Professor: Eduardo Mureb Santos. Excel. Básico

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1 Professor: Eduardo Mureb Santos Excel Básico

2 Sumário 1 Introdução Apresentando o Excel Menus Conceitos Básicos Fórmulas Conceitos básicos Operadores de Texto Funções Função Soma Usando o assistente de função Função Máximo Função Mínimo Função Média Função Data de Hoje Função SE Função PROCV Gráficos Tabelas Criando e editando Gráficos Tabelas Dinâmicas Conceitos Básicos Campos de uma Tabela Dinâmica Construindo uma Tabela Dinâmica Criando gráficos a partir de uma Tabela Dinâmica Outras Funcionalidades Congelar Painéis Ferramenta Classificar... 29

3 1 Introdução O software Excel, que faz parte do pacote de programas do Microsoft Office, é um programa dedicado a criação de planilhas de cálculos, além de fornecer gráficos, função de banco de dados e outros. Podem ser criadas planilhas de cálculos para orçamentos, previsões e planejamentos para investimentos futuros, diversos tipos de tabelas, controle de gastos, controle de caixa, etc. Existem hoje diferentes versões do Excel, e, à medida em que uma nova versão é disponibilizada, novas funcionalidades são criadas com o objetivo de atender novas demandas dos usuários. Entretanto, as funcionalidades e comandos básicos permanecem inalterados, fazendo com que usuários de versões anteriores não fiquem perdidos em versões mais atuais. O objetivo deste material consiste em introduzir o programa para novos usuários, facilitando o aprendizado e servindo de guia para futuros trabalhos no programa. Nota: As orientações contidas neste curso são válidas para qualquer versão do Microsoft Excel (5.0, 97, 2000, XP, 2003, 2007 e 2013). 2 Apresentando o Excel Na imagem abaixo o layout principal do Excel 2013 é apresentado, com os seus principais botões. Vale lembrar que para as versões mais antigas do Excel estes botões se encontram na mesma posição, mas com layout um pouco diferente. 1 Botão do Office e acesso rápido 2 Menus 3 Barra de fórmulas 4 Nome da Célula 5 Célula (A1) 6 Planilhas 7 Botões de visualização (normal, layout da página e da quebra de página) 8 Botão de Zoom 2.1 Menus

4 Como mostrado acima, existem 7 menus pré-definidos que em geral agrupam funções semelhantes. Eles podem ser personalizados de acordo com o que o usuário deseja, selecionando a seguinte opção: Arquivos >> Opções >> Personalizar Faixa de Opções: Página Inicial: Abaixo segue a descrição geral de cada menu: Apresenta os principais botões de formatação de texto e da planilha (tipo e tamanho de fonte, copiar e colar, formatar célula, inserir linhas e colunas, filtrar, classificar, etc.) Inserir: O menu Inserir permite ao usuário inserir diversas informações, tanto internas como externas, tais como gráficos, imagens, tabelas, símbolos, etc. Layout da Página: É no menu Layout que é possível editar margens, orientação e tamanho da folha, inserir quebras de texto, definir o que vai ser impresso, alterar largura e altura da célula, etc.

5 Fórmulas: No menu Fórmulas se pode localizar comandos de gerenciamento dos nomes das células, rastreamento de precedentes e dependentes e todas as funções e fórmulas que são inseridas visando automatizar a pasta de tralho. Dados: No menu Dados se pode criar conexões com outras fontes, tais como: Access, Web e outros tipos de conexões que o Excel oferece suporte. Adicionalmente, gerencia os dados, criando filtros, classificando em ordem crescente/decrescente, removendo dados duplicados, etc. Revisão: No menu Revisão, encontram-se comandos de comentários numa célula e revisão ortográfica, além de comandos para proteger a planilha e a pasta de trabalho. Exibição: No menu Exibição, são encontradas as ferramentas de zoom, os botões de linhas de grade, barra de fórmula e títulos, além do modo de exibição da pasta de trabalho e do botão de gerenciamento de Macros.

6 2.2 Conceitos Básicos Linha, Coluna e Célula Ao abrir o Microsoft Excel é apresentada uma janela com três planilhas Plan1, Plan2 e Plan3. A planilha selecionada por padrão é a planilha Plan1, uma planilha vazia, onde existem linhas e colunas dispostas de tal forma que podemos inserir informações dentro deste espaço (célula). Linha - dentro do Excel as linhas são identificadas com números no canto esquerdo da tela, que vai de 0 a (nas versões do Excel mais recentes). Coluna - as colunas são identificadas com letras de A a Z e combinações de letras (AB, AC, etc) até totalizarem colunas. Célula Ativa - é a célula exibida com uma borda em verde (ou negrito em versões anteriores), indicando que a célula está selecionada. Os próximos dados digitados serão inseridos nesta célula, ou o próximo comando escolhido será aplicado nesta célula. Se for selecionada mais de uma célula, a primeira é a célula ativa, e as demais são destacadas Manipulando planilhas Renomeando uma planilha: Clique com o botão direito do mouse sobre o nome da planilha (Por exemplo, Plan1 ) e no menu clique em Renomear (ou dê um clique duplo em cima do Plan1 ). Basta digitar o novo nome e teclar ENTER. Inserindo uma planilha: Clique com o botão direito do mouse sobre o nome de uma das planilhas existentes, clique em Inserir e clique no ícone Planilha. Outra forma é clicar no ícone + ao lado do nome das planilhas. Movendo uma planilha: Clique sobre o nome da planilha a ser movida e arraste para uma nova posição. Excluindo uma planilha: Clique com o botão direito do mouse sobre o nome da planilha a ser excluída e clique em Excluir.

7 Manipulando linhas e colunas Quando se cria uma tabela, pode-se deparar com a necessidade de inserir ou excluir linhas e/ou colunas. Excluindo linha/coluna: clique com o botão direito do mouse na linha ou coluna que se deseja excluir e selecionar a opção Excluir. Para excluir usando o teclado, clicar Ctrl + -. Inserindo linha/coluna: selecione a linha/coluna em que se deseja adicionar com o botão direito do mouse e clique em Inserir. Para inserir usando o teclado, clicar Ctrl + Shift + +. Na tabela abaixo são exibidos alguns comandos básicos pra quem prefere selecionar células usando o teclado em vez do mouse: Para Selecionar Mover e selecionar uma célula acima, abaixo, à esquerda e à direita Estender a seleção Estender a seleção em um bloco Estender a seleção para o início da linha Estender a seleção para o fim da linha Selecionar linhas inteiras Selecionar colunas inteiras Pressione Teclas de setas de direção SHIFT + teclas de direção CTRL + SHIFT + teclas de setas SHIFT + HOME SHIFT + END SHIFT + Barra de Espaço CRTL + Barra de Espaço Manipulando células: Copiar e Colar Para copiar e colar uma célula ou um intervalo de células, basta fazer: 1) marcar a célula ou intervalo de células a ser copiado; 2) copiar para a memória, utilizando Ctrl + C ou o comando Editar >> Copiar; 3) posicionar o cursor na célula onde o conteúdo deve ser copiado e 4) colar o conteúdo utilizando Ctrl + V ou o comando Editar >> Colar Manipulando células: Copiando dados dentro de uma linha ou coluna Selecione as células que contêm os dados que você deseja copiar; depois arraste a alça de preenchimento (veja abaixo) pelas células que você deseja preencher e, em seguida, solte o botão do mouse. Os valores ou as fórmulas existentes nas células que estão sendo preenchidas serão substituídas.

8 Alça de Preenchimento Para preencher a célula ativa com o conteúdo da célula posicionada acima, pressione Ctrl + D. Para preencher com o conteúdo da célula posicionada à esquerda, pressione Ctrl + R. Se arrastar a alça de preenchimento para cima ou para a esquerda de uma seleção, e parar sobre as células selecionadas sem ultrapassar a primeira coluna ou a linha superior, você excluirá os dados da seleção. 3 Fórmulas 3.1 Conceitos básicos Para construir as fórmulas do Excel, utiliza-se os seguintes operadores: 1. Sinais de Operações 2. Sinais de Condição + Adição > Maior que - Subtração < Menor que * Multiplicação <> Diferente de / Divisão >= Maior e igual a % Percentagem <= Menor e igual a = Igualdade = Igual a ^ Exponenciação Para realizar operações entre células, basta que se faça referência ao nome da célula que o valor será adicionado sempre que ela for mencionada. Exemplo:

9 Observações: Toda fórmula no Excel sempre começa com sinal de igual para que o programa entenda que é um cálculo e não um texto qualquer que se está digitando. Não é usual colocar o valor das parcelas na célula como, por exemplo, = , porque estes valores podem sofrer alterações e o resultado não seria atualizado, sendo necessária a correção da fórmula depois. Use sempre os endereços de célula (A1 e B1 como no exemplo), pois assim, alterando-se os valores da célula o resultado será atualizado automaticamente. As fórmulas podem se referenciar a outras células na mesma planilha (por exemplo: B3, D4, etc), a células em outras planilhas da mesma pasta de trabalho ou a células em planilhas em outras pastas de trabalho Precedência de operadores Para se realizar cálculos com mais de um operador, deve-se levar em conta que existe uma ordem que o Excel realiza as operações. Ele funciona da forma abaixo: Precedência de Operações 1º Raiz e potenciação 2º Multiplicação e Divisão 3º Adição e Subtração O Excel faz os cálculos nesta ordem e não na ordem digitada Usando o Autopreenchimento É possível usar o auto preenchimento para copiar qualquer fórmula criada. Este processo economiza muito tempo e é um dos principais recursos do Excel. Para isso basta criar a primeira fórmula na célula desejada (normalmente a primeira da sua lista de valores), depois clicar sobre ela e levar o ponteiro do mouse até o canto inferior direito. Após o cursor mudar para uma cruz preta e fina, clicar e arrastar para copiar para outros itens da lista.

10 Arrastar para copiar a fórmula Endereços Absolutos e Relativos Os endereços de células podem ser divididos em 2 tipos. Os endereços relativos como o nome diz são referenciados pela posição da célula dentro da planilha. Quando copiados para outras células estes endereços mudam para manter relação com sua posição original. Veja o exemplo: Fórmula Digitada na F1 Use o autopreenchimento e arraste para as demais células Para a célula selecionada, as referências mudaram aumentando o número da linha Para endereços absolutos, o mesmo não muda quando a fórmula é copiada para outra célula (procedimento de travar células). Para isso coloca-se um cifrão ($) antes da letra e outro antes do número da célula. Por exemplo: $A$1. Use este endereço em valores de índice, que

11 serão usados para cálculos em toda a tabela de dados e que normalmente ficam em separado na planilha. Exemplo: Veja que o endereço da célula não mudou; ficou travada em B1 3.2 Operadores de Texto O operador de texto & é utilizado para concatenar texto. Por exemplo, se o nome do contribuinte estiver na coluna A e o sobrenome na coluna B, pode-se utilizar o operador &, para gerar o nome completo na coluna C. Para isso existe a seguinte fórmula: =A1 & & B1 Observe que se utiliza um espaço em branco entre as aspas ( " " ). Este espaço em branco é utilizado para que o sobrenome não fique " colado " com o nome. Operador de Referência: Os operadores de referência combinam intervalos de células para cálculos. Existem os operadores de intervalo, que produzem uma referência a todas as células entre duas referências, incluindo ambas, como por exemplo: SOMA(A1:A30). Esta fórmula irá retornar a soma de todos os valores contidos na faixa de célula A1 até A30. Já o operador de união é utilizado para "unir" vários intervalos de células, de tal forma que os mesmos sejam tratados como um único intervalo. Por exemplo, para se somar os valores dos intervalos C10:C20, mais os valores do intervalo M5:M15 mais o valor da célula Z5 utiliza-se a seguinte fórmula: = SOMA(C10:C20; M5:M15; Z5).

12 4 Funções Uma função é uma fórmula especial, pré-definida, que toma um ou mais valores (os parâmetros), executa uma operação e produz um valor ou valores. As funções podem ser usadas isoladamente ou como bloco de construção de outras fórmulas. Segue a descrição e o funcionamento de algumas funções: 4.1 Função Soma Ex: =SOMA(B1:B10) A função irá somar todos os valores que se encontram no endereço B1 até o endereço B10. Os dois pontos indicam até, ou seja, soma de B1 até B10. A fórmula será sempre a mesma, só mudará os endereços dos valores que você deseja somar. Outro exemplo: Neste exemplo estamos somando todos os valores do endereço A1 até o endereço D1. A fórmula seria digitada como no exemplo, e ao teclar ENTER o valor apareceria. Outra maneira de você somar é utilizando o Botão da Autosoma. Veja o exemplo: Para trabalhar com o botão da Autosoma você deve fazer o seguinte: 1. Selecionar os valores que desejar somar. 2. Depois clique no Botão da Autosoma e ele mostrará o resultado. 4.2 Usando o assistente de função O assistente de função auxilia na montagem de uma função, colocando o nome da função corretamente, abrindo e fechando o parênteses, mostrando também explicações sobre a montagem e o resultado prévio do cálculo. Para usar o assistente, clique no botão colar função.

13 Surgirá então o seguinte quadro: Escolha a categoria e a função desejada e depois clique OK. Caso queira uma explicação sobre o uso da função, clique no botão ajuda (? ) que está no canto inferior esquerdo do quadro. Como exemplo vamos escolher a função SOMA. Veja o quadro que aparece em seguida: No quadro acima ele soma o intervalo que vai do A1 até o D1 na caixa Num1 (para selecionar o intervalo basta clicar na caixa antes do sinal de =). Na frente aparecem os valores deste intervalo (5,4,6,9). A caixa Num2 é possível colocar mais um intervalo de células, ou seja podemos somar vários intervalos de células intercalados. Para outras funções basta também apenas selecionar a faixa de células. 4.3 Função Máximo Mostra o valor máximo de uma faixa de células. Exemplo: Suponha que deseja saber qual a maior idade entre homens em uma tabela de dados. Veja a fórmula no exemplo abaixo:

14 (A1:E1) refere-se ao endereço dos valores onde você deseja ver qual é o maior valor. No caso a resposta seria Função Mínimo Mostra o valor mínimo de uma faixa de células. Exemplo: Suponha que deseja saber qual adulto tem o menor peso em uma tabela de dados. Veja a fórmula no exemplo abaixo: (A1:E1) refere-se ao endereço dos valores onde você deseja ver qual é o menor valor. No caso a resposta seria Função Média Calcula a média de uma faixa de valores. Exemplo: Suponha que deseja saber qual a média de notas de uma prova numa tabela de dados. Veja o exemplo abaixo:

15 (A1:E1) refere-se notas da prova onde você deseja ver qual é a média. No caso a resposta seria 6, Função Data de Hoje Esta fórmula insere a data automática em uma planilha. Veja o exemplo Esta fórmula é digitada conforme acima. Você só precisa colocar o cursor no local onde deseja que fique a data e digitar =HOJE() e ela colocará automaticamente a data do sistema. 4.7 Função SE A função SE do Excel é sempre utilizada quando o valor de uma célula pode variar. A tarefa da função SE é comparar o valor da célula com um critério estabelecido e retornar dois resultados. Um se a comparação for verdadeira e outro se a comparação for falsa. Exemplo: 5+2 > 8 comparação falsa 2*3 = 6 comparação verdadeira (2+8) * 2 > 5+6 comparação verdadeira. Estas comparações são bem simples e conhecidas. No Excel funciona da mesma forma, mas compara-se uma célula (ou seja, seu conteúdo) com um determinado valor.

16 No exemplo a seguir o candidato é reprovado caso sua média seja menor que 6. Sendo assim, 6 é o critério para aprovação. Então compara-se a nota do candidato com 6. Se a comparação retornar verdadeiro, este estará aprovado, caso contrário estará reprovado. A forma de montar a Função é a seguinte: =SE (Comparação ; Resultado caso Verdadeiro ; Resultado caso Falso) A função SE para este exemplo ficaria assim: = SE (D2 > 6 ; APROVADO ; REPROVADO ) Logo, no exemplo acima o resultado da média do candidato Roberto é REPROVADO, pois sua média é menor do que 6 o que faz com que a comparação retorne falso. Para os demais, o resultado é APROVADO, já que suas médias são maiores que 6, fazendo com que a comparação seja verdadeira. Obs: o sinal de ponto e vírgula ( ; ) é obrigatório na função e serve para separar as 3 partes da mesma. Toda vez que usar um texto em qualquer função o mesmo deve vir dentro de aspas como as palavras aprovado e reprovado. Quando usar números ou endereços de células (p. ex: D2) não há necessidade de aspas Função SE composta Quando existe a possibilidade de o valor da célula conter mais de dois resultados, é necessário criar a função SE composta de mais outra. No exemplo a seguir o candidato que tiver média menor que 4 está reprovado, o candidato que tiver média maior que 6 estará aprovado, e o candidato que tiver um média entre 4 e 6 fará uma nova prova. Note portanto que podemos ter 3 situações para o resultado das notas do aluno. É necessário então criarmos duas funções SE, para realizar duas comparações, sobrando uma última alternativa para o retorno da resposta. Exemplo: =SE (D2 > 6; APROVADO ; SE(D2 < 4; REPROVADO ; NOVA PROVA ))

17 No exemplo acima a primeira comparação, sendo verdadeira, retorna a resposta APROVADO para o candidato; caso seja falsa, será realizada uma nova função para comparar novamente o valor da célula, pois ainda não se pode afirmar que o aluno está reprovado ou se fará uma nova prova. A segunda comparação retorna APROVADO caso a comparação D2 < 4 seja verdadeira. E retorna NOVA PROVA caso a comparação seja falsa, pois se D2 não é nem maior que 6 (1ª comparação) e nem menor que 4 só pode estar entre 4 e 6, fazendo com que o aluno faça uma nova prova. 4.8 Função PROCV A função PROCV procura um determinado valor numa Tabela Matriz. Suponha que exista uma planilha onde se controla a entrada e a saída de clientes de um hotel. Nela você deseja colocar o nome, tipo de quarto e o valor do quarto. Você deseja que, ao digitar o tipo do quarto, automaticamente apareça o valor do mesmo. Na verdade você terá que criar 2 tabelas: Na 1ª Primeira tabela será colocado o tipo de quarto das Classe e o seu valor; Na 2ª Segunda tabela será inserido o nome do cliente. Veja o exemplo: Onde: =PROCV é o nome da fórmula;

18 B14 refere-se ao endereço do valor procurado, ou seja, o tipo de quarto que você digitou; $A$2:$B$7 refere-se ao endereço absoluto da Tabela, ou seja, o endereço da tabela onde contém os dados que você procura, no caso, o valor dos quartos. O endereço da tabela matriz sempre deve ser absoluto (com o $), para que permaneça para as demais células (ou seja, os hóspedes); 2 refere-se ao número do índice de coluna, ou seja, o número da coluna onde estão os dados que devem ser retornados; no caso, o valor dos quartos. 5 Gráficos O Excel oferece uma ferramenta de criação de gráficos de vários modelos diferentes. Veremos a seguir alguns tipos mais comuns deles. 5.1 Tabelas Para fazer um gráfico, deve-se primeiro criar uma tabela organizada com os dados que se deseja trabalhar. Existem várias maneiras de criar gráficos. Veja o exemplo abaixo, onde o processo se inicia na criação de uma tabela com os dados necessários: Tabela de Receitas e Lucros Mês Receita (R$) Lucro (R$) Janeiro 1.000,00 750,00 Fevereiro 2.000,00 800,00 Março 800,00 630,00 Abril 3.500,00 200,00 Maio 950,00 840,00 Junho 1.200,00 750,00 Julho 2.800,00 600,00 Agosto 2.500,00 650,00 Setembro 3.000,00 550,00 Outubro 3.100,00 950,00 Novembro 2.900,00 740,00 Dezembro 2.700,00 800,00

19 Em seguida, devem ser selecionados os dados que se deseja inserir no gráfico. Para marcar vários dados ao mesmo tempo, basta clicar na primeira célula superior à esquerda e deslocar arrastando o mouse até a última célula, inferior direita, mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado, como mostrado na figura. 5.2 Criando e editando Gráficos Para criar um gráfico que relacione as receitas e lucros em cada mês, deve-se selecionar um tipo de gráfico adequado, no menu Inserir. Existem vários tipos de gráficos, como gráficos de barra, linha, 2D, 3D, etc. No Excel 2013 existe ainda uma funcionalidade dentro do menu Inserir que recomenda o tipo de gráfico a ser usado. As ferramentas de criação e edição de gráficos são as sinalizadas abaixo: Com os dados acima, pode-se fazer um gráfico de colunas 2D, conforme imagem abaixo:

20 Quando se cria um gráfico, um novo menu, chamado Ferramentas de Gráfico, é exibido, justamente para se trabalhar com ele. Pode-se alterar o Design do gráfico, alterar os dados selecionados e até mesmo o tipo de gráfico no sub menu Design, representado na figura abaixo: Existem dois sub menus no menu Ferramentas de Gráfico: Design (no Excel 2007, chamado de Layout) e Formatar. O primeiro é o mais usado na formatação de um gráfico. Podese modificar todo o layout do gráfico com relação a eixos, linhas de grade, editar a legenda e títulos, modificar/acrescentar dados ao gráfico e muito mais. Já o sub menu Formatar serve para trabalhar com a forma das letras, cores, estilos, etc. Se quiser, por exemplo, saber a representatividade de cada semestre na composição da receita, o gráfico de pizza pode ser mais indicado:

21 No exemplo acima, somou-se a receita dos meses que compõem o 1º semestre e dos meses que compõem o 2º. Em seguida, calculou-se o % de cada semestre no total da receita anual. Feito isto, seleciona-se os dados e cria-se um gráfico de pizza:

22 A partir do gráfico criado, pode-se editar primeiramente seu título, criando na caixa de texto localizada acima do gráfico. Clicando com o botão direito na área do gráfico, temos várias opções para deixar o gráfico de acordo com a necessidade do usuário: Clicando em Selecionar Dados, pode-se editar a legenda e alterar as séries de dados que compõem o gráfico.

23 6 Tabelas Dinâmicas 6.1 Conceitos Básicos Com tabelas dinâmicas se podem criar imediatamente resumos de uma lista Excel ou de uma base de dados externa. As tabelas dinâmicas permitem cruzar dados, resumindo dados de registos em dois ou mais caminhos combinando valores de diferentes campos. Para sua construção, deve-se tomar alguns cuidados, tais como: Deve-se identificar cada uma das colunas com um nome (label) porque o Excel irá fazer com que cada label seja o nome de campo na Tabela Dinâmica; Dado que a Tabela Dinâmica cria os totais baseados nos campos que se tem na tabela, deve-se remover quaisquer totais automáticos da lista de dados; O Excel usa toda a lista, incluindo células escondidas. Se não se quer que os dados escondidos não constem da Tabela Dinâmica, deve-se filtrar a lista de dados usando o Filtro Avançado; O Excel permite criar uma Tabela Dinâmica que contenha um máximo de itens. 6.2 Campos de uma Tabela Dinâmica Campos são importados para a Tabela Dinâmica arrastando-os para uma das quatro diferentes áreas: Página, Coluna, Linha e Dados. Apesar de se poder adicionar um campo a qualquer uma das áreas da Tabela Dinâmica, o posicionamento determina o layout da Tabela. Uma das características interessantes das Tabelas Dinâmicas é que o Excel insere automaticamente a linha e a coluna permitindo indicar o total para os valores nas linhas e colunas correspondentes da Tabela Dinâmica. As tabelas dinâmicas permitem, assim, organizar dados e calcular informação resumida utilizando categorias (campos) e funções resumo (soma, média, etc.), permitindo analisar dados rapidamente.

24 6.3 Construindo uma Tabela Dinâmica Agora segue o passo-a-passo para construir uma tabela dinâmica a partir dos dados abaixo: Ir em Inserir >> Tabela Dinâmica. Os dados podem ser oriundos de uma tabela existente no próprio Excel ou então de uma conexão externa. Para o primeiro caso, deve-se selecionar o intervalo onde estão os dados a serem utilizados na tabela dinâmica, conforme figura abaixo (os dados devem conter cabeçalhos, ou seja, devem ter algum título para que facilite a visualização e criação da tabela dinâmica). Já dados de uma conexão externa podem ser dados oriundos do Microsoft Access, SQL Server, etc., o que não é de escopo deste material. Selecionar os dados a serem utilizados na tabela dinâmica Pode-se escolher se a tabela dinâmica será criada em uma nova sheet (planilha) ou na mesma onde se encontram os dados Escolhida a opção de criar a tabela dinâmica na mesma planilha, após clicar em Concluir, a estrutura da tabela dinâmica aparecerá com todos os seus campos (veja abaixo).

25 Feito isto, basta, agora, arrastar os campos (colunas) para que se crie a visão que se deseja visualizar. No exemplo abaixo, a visão desejada é ver o valor das vendas e o total de unidades vendidas por Estado: Campos que devem ser arrastados para se criar a visão desejada Pode-se, ainda, acrescentar ou retirar níveis de análise na tabela Dinâmica. No exemplo abaixo, foi inserido o item Representante por Estado. Agora, pode-se visualizar o quanto cada representante vendeu em cada Estado de atuação (independente do ano da venda). Campo Representante foi adicionado para ser visualizado nas linhas

26 6.4 Criando gráficos a partir de uma Tabela Dinâmica A partir de uma tabela dinâmica já criada, é bastante simples montar gráficos utilizando seus campos. Suponha que se deseje criar um gráfico a partir dos dados abaixo: Campo Representante foi, agora, adicionado para ser visualizado nas colunas Note que, desta vez, o campo Representante foi colocado para ser visualizado nas colunas, e não mais nas linhas. Primeiro, deve-se selecionar a área que contém os dados a serem utilizados como insumo para o gráfico: I10:K19. Feito isto, ir em Inserir >> Gráfico (conforme figura abaixo). Neste caso, será usado o gráfico de colunas. Notar que a coluna L mostra o total por linha; logo não será usado para construção do gráfico (a menos que se deseja visualizar o total por Estado juntamente com sua quebra por representante).

27 Gráfico de colunas selecionado na aba Inserir 7 Outras Funcionalidades 7.1 Congelar Painéis Essa ferramenta é muito útil caso queira bloquear painéis ou visualizar duas áreas diferentes de uma planilha para melhor trabalhar com um grande volume de números ou informações. Seu funcionamento é bem simples. Dentro de sua planilha, vá na janela Exibição. Nela, temos o ícone congelar painéis. Ele se divide em três categorias, como se vê na imagem abaixo: Congelar Painéis, congelar linha superior e congelar primeira coluna.

28 No caso da primeira opção, você tem de definir até onde você quer congelar. Digamos que queremos congelar até a célula A15. Clique nessa célula e depois em congelar painéis. Agora você verá que uma pequena linha foi criada no documento. As células acima dessa linha ainda são editáveis, porém não descem mais com a rolagem, enquanto as linhas abaixo da mesma se comportam de maneira normal. Quando se quer apenas a primeira linha ou coluna, basta usar as duas outras opções, respectivamente. Independente da escolha feita por você, para desativar o congelamento de painéis, selecione a opção Descongelar Painéis, como mostra a imagem abaixo. Uma dica que pode vir a te ajudar é a ferramenta dividir. Ela, ao contrário da congelar, permite que você continue com a rolagem dentro da tabela, como se fossem duas planilhas diferentes. Ao clicar na opção, duas linhas, uma horizontal e uma vertical, serão criadas na planilha.

29 Barras que dividem a planilha, facilitando a visualização Elas são ajustáveis ao de acordo com a necessidade do usuário, com isso cada parte da planilha tem sua autonomia própria. Caso queria que se crie duas planilhas apenas com a numeração lateral diferente, pegue o mouse e arraste a linha vertical até o canto da tela para que desapareça, ou clique duas vezes sobre ela. Faça o mesmo efeito caso queira que as letras superiores tenham autonomia, dessa vez com a linha horizontal. 7.2 Ferramenta Classificar O Excel possui uma ferramenta de classificação que permite organizar de forma simples os dados da planilha. Adicionalmente, facilita a localização das informações que se deseja pesquisar, principalmente quando existem muitos dados. Supondo que exista a tabela abaixo que identifica os nomes dos funcionários com a cidade onde nasceram e a renda mensal, pode-se ver que ela não está organizada alfabeticamente. Para ordenar os itens em ordem alfabética, selecione as três células referentes aos rótulos (Nome Funcionário, Cidade e Renda). Feito isso, localize na aba Página Inicial (ou Início) do Excel a opção Classificar e Filtrar, clique sobre ela e selecione a opção Filtro.

30 Perceba que ao lado do nome dos rótulos foi adicionado um botão. Clicando nesse botão você terá acesso às opções de classificação e filtro. Através desse menu você poderá classificar os dados por ordem alfabética, numérica, ou aplicar filtros que farão diversas verificações como, por exemplo É igual a, É diferente de etc. Classificar em ordem alfabética (de A a Z) Como vemos na imagem acima, foi escolhida a opção de classificações de A a Z. Isso significa que automaticamente o Excel irá mudar de lugar todas as células, e deixá-las ordenadas alfabeticamente, como na imagem abaixo.

31 Organização por ordem alfabética pelo nome do funcionário Nesta apostila usou-se a classificação por ordem alfabética. No entanto, pode-se também usar a classificação pela renda, onde os dados seriam organizados numericamente do menor para o maior, do maior para o menor ou através de outras opções de filtro. Para fazer essa classificação, basta clicar sobre o botão ao lado do rótulo da coluna numérica, que no nosso exemplo é o RENDA, e aplicar a classificação desejada. Vale lembrar que quando se ordena uma coluna, a que está relacionada a ela também é ordenada. Na nossa planilha de exemplo, quando se classifica por ordem alfabética, tanto os produtos quanto os valores de renda são reorganizados. Portanto, não há necessidade de classificar as duas colunas, pois uma leva a outra.