Título: Controle de Estoque (componente de especificação) Palavras-chave: estoque, inventário, controle Autoria e data: Marcelo Pessôa 02 de junho de 2014 Versão: 1.0 Tecnologia: Independe de tecnologia Escopo: Exemplificar como funciona um sistema de controle de estoque, através de componentes prontos. Introdução: Uma das grandes dificuldades no projeto de Sistemas de Informação é identificar com clareza as funcionalidades a serem implementadas. O tratamento de informações é uma operação complexa dada a grande variedade de possibilidades que podem ser construídas e a grande dinâmica de alterações que os usuários solicitam. Além disso, na disciplina são construídos sistemas para pequenas organizações onde os usuários nem sempre conseguem descrever suas necessidades com clareza visto que não são especialistas. Estes componentes de especificação visam oferecer a descrição de funcionalidades comuns abrangendo modelo de dados atributos e principais funções. Descrição: Conforme descrito pelo Conselho de Contabilistas, inventário é uma lista de bens e materiais disponíveis em estoque que estão armazenados na empresa (ou armazenados externamente, mas a ela pertencentes). Os materiais disponíveis listados em um inventário podem ser utilizados na fabricação de bens mais complexos ou comercializados diretamente, dependendo do negócio da organização. O sistema de controle de estoque é um sistema que controla e mantém o inventário atualizado. Portanto é um sistema relevante por tratar de uma função 1
importante em muitas organizações, trabalha com grande número de informações e pode ser implementado de forma relativamente fácil. Será considerado o cenário de uma empresa industrial que fabrica equipamentos, portanto uma indústria e não comércio. Para o sistema de estoque, a diferença entre a indústria e o comércio é o fato de que, na indústria o estoque recebe matéria prima que é transformada em produto acabado, e o comércio não pode realizar alterações nos itens que são recebidos no estoque pois são vendidos conforme entraram. O estoque possui itens como, por exemplo, componentes eletrônicos e a saída será de placas ou produtos acabados. As saídas são realizadas individualmente através de OS ordens de serviço. 1. MER-Modelo entidade-relacionamento O modelo de dados do estoque está apresentado na Figura 1. Podem ser observadas as diversas tabelas descritas a seguir. A tabela Descrição do Material é o cadastro dos materiais. Observe que os atributos são referentes à caracterização dos materiais que são armazenados no estoque. A entrada de dados no estoque se dá através de duas tabelas: Entrada Material NF e Item NF. Trata-se do espelho da Nota Fiscal. A Entrada de Material NF registra os dados comuns da nota: número da nota, dados principais do cliente, etc. Figura 1 - MER - modelo entidade relacionamento do estoque 2
O Item NF registra os diversos produtos de uma nota: código, quantidade, etc. Com essas informações pode-se registrar a entrada de materiais para o estoque e também registrar quanto se gastou, informação que poderá ser integrada ao sistema financeiro. A tabela Cadastro Parceiro é assim chamada porque pode cadastrar tanto clientes como fornecedores, pois do ponto de vista da aplicação, são as mesmas informações necessárias para serem registradas. A tabela Movimentação Material é usada para entradas ou saídas avulsas 2. Atributos das tabelas Cada tabela, no MER, é derivada de objetos identificados quando foi desenhado o modelo de classes da aplicação. Provavelmente houve uma pequena alteração no modelo de classes devido à Normalização dos dados que criou novos objetos. Os atributos dos objetos se tornam, no modelo relacional, os campos das tabelas. A seguir são descritos os atributos de cada uma das tabelas. 2.1 Descrição do Material descrição material cod_material descrição família unidade estoque mín. lote compra localização data ativo A Descrição do Material é o cadastro de todos os itens que estão armazenados no estoque. Não pode ser armazenado nenhum item sem cadastro. Um corolário dessa afirmação é o processo de cadastro de materiais: uma só pessoa ou área deve cadastrar materiais. Não pode haver duplicação de código. Com isso é necessário definir com clareza o que pode ou não pode ser armazenado no estoque. Os casos óbvios de itens que devem ser codificados são matéria prima e materiais de consumo na produção. Há, entretanto, uma série de itens que são de difícil definição: materiais de limpeza como detergente, papel higiênico, pano de chão, papel sulfite, cartucho de impressora, entre outros. Isso significa que, nem tudo que é comprado, tem código e entra no estoque. Portanto, no registro de notas fiscais há um impacto de se registrar materiais que possuem código e materiais que não possuem código: como tratar isso? Na parte financeira do sistema é necessário registrar o gasto e no estoque o material não será controlado. Um último comentário sobre a entrada de materiais é de itens que ainda não são matéria prima: a equipe de engenharia está desenvolvendo um novo produto e adquire novos materiais que não são usados na empresa. Como tratar isso do ponto de vista do sistema de informação? Muitas vezes o material é apenas usado para testes e não é adotado para uso no novo produto e portanto não faz sentido codifica-lo. 3
Portanto, na aplicação é necessário definir a política a ser adotada na empresa. Torna-se necessário refletir se vale a pena ou não serem codificados. Os atributos desta tabela são: Código do material há diversas técnicas de codificação com códigos com letras e números com significado posicional, codificação simplesmente sequencial, mas o importante é a unicidade do código para poder ser chave da tabela e, uma vez definido o código, nunca mais alterar a codificação. Isto porque as pessoas que lidam diariamente com esses códigos acabam memorizando e é um transtorno alterar. Descrição Descrição clara do material usando terminologia que todos conheçam Família agrupamento dos materiais por família Unidade metro, quilo, peça, centena, etc Estoque mínimo para determinar o ponto de compra Lote de compra - como é vendido este item: unidade, caixa com 12, etc Localização onde é armazenado no almoxarifado Data: registrar a data de entrada ou alteração dos dados Ativo: marcar se este item é ativo ou não (se existe ou foi excluído) Os dois últimos itens servem para alterações ao longo do tempo. Por exemplo, um item que sai de linha, não possível mais de adquirir passa a ser inativo e não sai mais nas consultas. No entanto é necessário manter na tabela para as consultas a itens antigos onde este material era válido. 2.2 Entrada de Nota Fiscal Conforme já citado anteriormente, a entrada de dados da nota fiscal deve ser feita através da digitação da nota fiscal. Se a nota for eletrônica, pode ser feita uma rotina de leitura do XML que é o padrão de escrita da nota, e não há a necessidade de digitação. Enquanto o HTML é uma linguagem de marcação (markup language) para texto, o XML é um equivalente para envio de arquivos, para comunicação. Como as notas fiscais possuem um corpo único e diversos itens vendidos, na normalização dados, há o desdobramento para duas tabelas. 4
2.3 Entrada Material NF entrada material NF contador num.compra CNPJ num.nf data ICMS IPI valor total mat. prima A Entrada de Material NF permite o registro de uma nota fiscal com os materiais: entrada no estoque e valores no módulo financeiro. Os atributos são: Contador chave da tabela Numero da compra número para permitir a integração com o sistema de compras CNPJ identificação do fornecedor Data data da nota fiscal ICMS valor total do ICMS da nota IPI valor total do IPI da nota Matéria prima campo tipo sim/não para registrar se o material é matéria prima ou não. A rigor, pelas regras na normalização de dados o valor total do ICMS, do IPI e da nota não precisariam ser registrados, mas isso é usado para permitir a verificação da entrada de dados, se não houve erro de digitação. A matéria prima, do ponto de vista de impostos, tem tratamento diferenciado dos itens que não são matéria prima e portanto isso precisa ser registrado. Item NF itemnf contador cod_material quantidade unidade valor unitário ICMS_d IPI_d Nesta tabela são registrados os itens adquiridos propriamente ditos, um registro para cada um. Esta tabela possui chave dupla. Os atributos (campos) são: Contador esse valor é o mesmo da tabela entrada material NF Cod_material forma a chave dupla da tabela Quantidade quantidade adquirida Unidade Valor unitário ICMS_d valor desse imposto do item IPI_d valor do imposto deste item Os impostos são discriminados por item porque há diferenças de alíquotas conforme o tipo de material. 5
Às vezes a unidade que o fornecedor vende é diferente da unidade cadastrada no sistema. É necessário tomar cuidado para não digitar errado. Uma alternativa seria projetar o sistema que suporte o registro de uma unidade na compra e outra para o estoque. 2.4 Cadastro Parceiro Esta tabela está simplificada em relação a um cadastro real. Normalmente há mais atributos. Ela foi colocada para permitir a identificação do fornecedor da Nota Fiscal, mas pode ser também o cadastro dos clientes. Os atributos são: CNPJ chave Razão social nome formal da empresa Endereço Telefone C/F cliente ou fornecedor Data data da entrada dessas informações Ativo registro se é ativo ou não Necessário fazer um truque aqui quando há alteração no cadastro do cliente ou fornecedor como por exemplo mudança de endereço. Isso porque o sistema terá registros com o velho e o novo endereço e é necessário recuperar a informação correta. Assim, uma consulta à nota antiga de um fornecedor precisa recuperar o endereço antigo e a consulta a uma nota recente precisa recuperar o endereço novo. Ou se coloca um sufixo no CNPJ (por exemplo a -b ) ou se cria um novo campo chave que não o CNPJ- para permitir que haja dois registros de um mesmo CNPJ onde é valido um da data para trás e o outro da data para frente. 2.5 Movimento Material movimento material contador OS data responsável cod_material quantidade Entr./Saída Esta tabela permite a entrada ou saída de materiais, com os seguintes atributos: Contador chave da tabela OS ordem de serviço permite a interligação com o sistema de operações. Data da realização do movimento Código do material Quantidade E/S entrada ou saída do material Esse item permite a entrada ou saída de materiais de forma individual. Quando a organização possui um MRP a saída de material pode ser através de uma lista de material automática para fabricar um lote de produtos, associada a uma OP ordem de produção. Essa função não foi representada aqui. 6
2.6 Estoque Inicial estoque inicial O estoque inicial é uma base criada para permitir o cálculo das quantidades em estoque. contador O estoque é calculado da seguinte forma: cod_material quantidade Qtde = (Estoque inicial) + (Item_NF) + (Movimento_material) data Assim, conforme a normalização de dados, o valor das quantidades existentes em estoque não é registrado, mas sim calculado através dessa equação. O cálculo realizado somando um número muito grande de movimentações pode comprometer o desempenho e demorar muito. Para as aplicações desenvolvidas na disciplina isso não deve ser um problema pois o volume de dados não é muito grande. No entanto há uma forma de melhorar o desempenho mudando o estoque inicial a cada ano. Assim, o cálculo é feito da movimentação de um ano apenas. Evidentemente o calculo precisa calcular todos os movimentos da data do estoque inicial para frente. Portanto, quando é determinado o estoque inicial, as demais tabelas precisam fazer as queries com datas posteriores a ela ou então criar uma rotina para retirar todos os movimentos das datas anteriores para outras tabelas. O estoque inicial pode ser um registro do inventário. O inventário é uma funcionalidade que os estoques precisam ter, pois é uma exigência legal: a Receita Federal exige que todas as empresas apresentem seu inventário por ocasião do fechamento anual para apuração de lucros ou prejuízos. Os atributos da tabela estoque inicial são: Contador chave da tabela Código do material Quantidade Data 3. Funcionalidades As principais funcionalidades de um controle de estoque são: Cadastros: Cadastro de fornecedores Cadastro de clientes não é usado diretamente nesta aplicação somente em uma operação de venda quando se retira do estoque o produto acabado Cadastro de material Considerar aqui que os cadastros contêm a entrada de dados e a edição de dados. Não de deve apagar dados por razões de rastreabilidade. 7
Quando se desejar eliminar um registro do cadastro basta tornar o item inválido a partir de uma determinada data. A data é necessária pois as operações anteriores ao cancelamento do item precisam continuar existindo. Se um cliente muda de endereço inserir um novo registro e tornar o antigo inativo. Assim todas as notas antes da mudança possuem o endereço antigo e depois da mudança, o novo. Quem determina isso é a data. Movimentação: Entrada de Material com nota fiscal Alteração de nota fiscal Saída de Material saída avulsa de material Devolução de material é uma entrada de material sem nota fiscal Inventário registro das quantidades contadas fisicamente Ajuste de inventário correção de valor nas divergências Consultas Relação de itens para compra itens com estoque abaixo do estoque mínimo Quantidade em estoque de materiais Preço da última compra de um item (ou das últimas compras) versus quantidade Relatórios Relação de itens codificados Consumo médio de material (lista de todo estoque ou por faixa) Relatório de inventário (item, quantidade, valor) Aplicação: Controle de estoque é uma das funções importantes em sistemas de informação. Para cada aplicação específica há peculiaridades que precisam ser consideradas mas as operações básicas estão descritas neste documento. Um exemplo de situação específica é o controle de estoque de materiais perecíveis como remédios e alimentos. Nesses casos, um dos atributos do cadastro de material é a data de validade. O cálculo do estoque precisa ser realizado conforme as datas de vencimento e as movimentações devem ser feitas cuidando para retirar os itens com datas mais antigas. Além disso, há a necessidade de gerenciar itens que perderam a validade. 8