Referência Rápida
INTRODUÇÃO Este manual de referência rápida foi criado com o objetivo de orientar de uma forma simples o caminho para as rotinas mais usadas no sistema Megga Fransys. Sua consulta é muito fácil, abaixo daremos algumas dicas que facilitarão o seu dia a dia. Dicas: Utilize a tecla TAB para avançar entre os campos e SHIFT TAB para voltar entre os campos; No rodapé das telas há informações que ajudarão no preenchimento dos campos; Os campos Histórico e Documento poderão ser preenchidos com números ou observações; Todos os campos que estão sublinhados são obrigatórios; Para alguns campos a tecla F10 funciona como consulta e F9 como inclusão; Botões de atalho Clientes Atendimento Venda Acerto Preço telefônico balcão de contas praticado Entrega Pedido O.C. R.O. Cópia de programada segurança Para quaisquer esclarecimentos ou sugestões ligue para o departamento de suporte ao Megga Fransys Grande São Paulo: 3936-1848 Outras localidades: 0800 703-9309 email: suporte@irtecnologia.com.br Horários: De segunda à sexta das 8:30h às 12:00h e das13:30h às 18:00h Megga Fransys Referência Rápida
ÍNDICE 1. Cadastros a. Como cadastrar um cliente... 01 b. Como cadastrar seus funcionários... 02 c. Como cadastrar seus veículos... 02 d. Cadastrando seus fornecedores... 02 e. Plano de Contas... 02 f. Como cadastrar os preços de seus produtos... 03 2. Estoque a. Documentação... 03 b. Como lançar a nota de compra da Ultragaz... 03 c. Porque e como lançar uma nota de remessa de vasilhames... 03 d. Como gerar um contrato de comodato... 03 e. Como imprimir o contrato de comodato... 04 f. Como fazer uma devolução de comodato... 04 3. Vendas a. Como controlar o Disk Gás... 04 b. Como consultar o módulo Entrega programada... 04 c. Como vender Vasilhames / Peças de Instalação / Água... 04 d. Como vender gás... 04 e. Como realizar o, acerto de contas... 05 f. Como agendar um pedido de entrega... 05 4. Contas a. A pagar... 05 b. A receber... 05 c. Movimentação bancária... 05 5. Relatórios a. Clientes Inativos... 06 b. MCMM... 06 6. Utilitários a. Cópia de segurança... 06 b. Fechamento diário... 06 c. Arquivo NF (SINTEGRA)... 06 Megga Fransys Referência Rápida
1. CADASTROS Este módulo é a base do sistema. Mantendo um cadastro sempre atualizado seus lançamentos diários ficarão mais simplificados e seus relatórios mais claros e completos. Dentre os cadastros mais utilizados podemos citar: Clientes \ Fornecedores \ Planos de contas \ Tabelas de preço \ Funcionários \ Veículos. a. Como cadastrar um cliente Este cadastro pode ser acessado com um clique no botão de atalho ou através do menu de opções. Cadastro > Clientes > Incluir > Tipo de Endereço > (A - ambos) > Código de Endereço (Tab - o sistema traz esse código automaticamente) > Dados do Cliente > Endereço (F9 ou F10) > Classificação > Ramo de Atividade (F9 ou F10) > Segmento de Mercado* (F10) > Canal de Venda** (F10) > Gravar. Obs.: Ao consultar um cliente já cadastrado, você poderá ter acesso à tabela de preço diferenciado podendo então atualiza-la. *Segmento de Mercado: Conveniência: Econômico: Promissor: Empreendedor: Especial: Emergente: Querem receber o gás onde estão, por este motivo estão dispostos a pagar mais pelo serviço. Muito preocupado com preço do gás, querem buscar o gás em locais próximos de onde estão. Sofisticado e exigente na compra de gás, consomem pouco gás. Pouco sofisticado na compra de gás, preferem preço baixo a serviços, consomem pouco gás. Sofisticado e exigente na compra de gás, buscam parceria, consomem grandes volumes de gás. Pouco sofisticado na compra de gás, preferem preço baixo a serviços, consomem grandes volumes de gás. **Canal de Venda: Balcão: Posto de Revenda: Posto de Venda: Clientes que vão até a portaria para comprar. Uma extensão da revenda, localizado em outro ponto da região de atendimento, padronizado com as cores da Ultragaz. Gaiolas ou boqueiro. Venda Empresarial: Industrias e comércios. Venda Residencial: Telefone: Venda para residências (Programada, automática). Clientes que costumam fazer pedidos pelo telefone. Megga Fransys Referência Rápida 1
b. Como cadastrar seus funcionários Cadastro > Funcionários > Incluir > Nome > Data de Início > Tipo de Cargo > Forma de Contratação > Data de saída > Dados Pessoais > Documentos Pessoais > Dados Familiares > Rateio por Bloco de Custo* > Rateio por Canal** > Gravar *Rateio por bloco de custo: Transporte: Administração: Distribuição: Porcentagem do tempo que funcionário utiliza para transportar o gás da base de reabastecimento até a revenda. Porcentagem do tempo que funcionário utiliza no trabalho administrativo. Porcentagem do tempo que funcionário utiliza para vender o gás. **Rateio por canal: Para os funcionários que trabalham na distribuição este rateio deve ser feito de acordo com o(s) canal (is) onde eles atuam. Ex.: Um funcionário que trabalha metade do tempo atendendo postos de venda e o restante atendendo residências e pedidos telefônicos deve ter o seguinte rareio: Posto de Venda = 50% Venda Residencial = 25% Telefone = 25% Obs.: A soma do rateio do canal deve totalizar 100%. c. Como cadastrar seus veículos Este cadastro é semelhante ao cadastro de funcionários com relação aos rateios de bloco de custo e canal. Cadastro > Veículos > Incluir > Placa > Motorista (F10) > Ajudante (F10) > Descrição (marca do veículo ) > Data de Aquisição > Ano de Fabricação > Valor > Valor 1 ano mais novo > * Rateio por Canal (mesmo procedimento do cadastro de funcionários) > Gravar. d. Cadastrando seus fornecedores Este cadastro ajuda na visualização para quem você está emitindo uma despesa. Cadastro > Fornecedor > Incluir > Tipo > Razão Social > CNPJ ou CPF > Inscrição Estadual > Endereço (TAB digite o endereço completo) > Telefone > Contato > Gravar. e. Plano de contas O sistema é instalado com diversos planos de contas pré cadastrados que englobam a maioria das necessidades das revendas. Cadastro > Plano de Contas > Incluir > Subnível > Descrição > Tipo de Conta > Investimento (S ou N) > Rateio (B - Bloco Custo \ V - Veículo \ F - Funcionário) > Tipo de Plano (C - Contábil ou E - Estatístico) > Gravar. Obs.: Antes de incluir um registro novo tenha certeza de que realmente não há nenhum plano de contas já cadastrado relativo à sua necessidade. Planos de contas semelhantes confundem a análise dos relatórios. Megga Fransys Referência Rápida 2
f. Como cadastrar os preços de seus produtos O sistema oferece 3 tabelas de preços: 1. Praticado: Nesta tela você pode cadastrar o preço de todos os seus produtos identificando inclusive eventuais variações de preço por canal de venda. > Cadastro > Tabela de Preços > Preços Praticados > Incluir > Produto (F10) > Tipo de Preço (F10) > Valor (R$) > Gravar. 2. Diferenciado: Nesta tela você pode cadastrar preços específicos para cada cliente > Cadastro > Tabela de Preços > Preços Diferenciados > Cliente (F10) > Produto (F10) > Tipo de Preço (F10) > Valor (R$) > Gravar. 3. Descontos: Nesta tela você pode aplicar descontos para cada produto. > Cadastro > Tabela de Preços > Descontos > Cliente (F10) > Produto (F10) > Tipo de Preço (F10) > Percentual (%) ou Valor (R$) > Gravar. Obs.: O sistema primeiramente faz uma busca na tabela de preços diferenciados, caso encontre o cliente e o produto solicitado, o sistema busca na tabela de descontos e aplica o desconto de acordo com que foi cadastrado. Caso não haja preço cadastrado na tabela de preços diferenciados, o sistema utiliza então a tabela de preços praticados e novamente busca na tabela de descontos. 2. ESTOQUE a. Documentação Onde serão realizadas as movimentações no estoque que não envolvam receitas ou despesas. Ex.: doações, empréstimos rápidos, etc. Estoque > Documentação > Incluir > Tipo de Movimento (F10) > Cliente (quando for empréstimo) > Produto (F10) > Cheio > Vazio > Confirmar no Verde > Gravar b. Como lançar a nota fiscal de compra da Ultragaz Estoque > Nota Fiscal > Incluir > Tipo de NF (F10) selecionar a nota Compra > Série > Nº NF > Fornecedor (F10) > Frete = 1 > Mensagem > base do ICMS > Alíquota de ICMS > Desconto > Frete > Produto (F10) > Quantidade > Pr. Unitário > Confirma no Verde > $ A Pagar > Vencimento > Valor > Frete > Confirma no Verde > Voltar > Gravar c. Porque e como lançar uma nota de remessa de vasilhames Para cada nota fiscal de compra devemos lançar uma de remessa para dar saída dos vasilhames no estoque, lembrando sempre que compramos P e devolvemos V. Estoque > Nota Fiscal > Incluir > Tipo de NF (F10) selecionar a nota de Remessa de Vasilhame Acondicionamento > Série > Nº NF > Fornecedor (F10) > Frete = 1 > Produto (F10) > Quantidade > Pr. Unitário (Valor do Vasilhame) > Confirma no Verde > Gravar d. Como gerar um contrato de comodato Estoque > Nota Fiscal > Incluir > Tipo de NF (F10) selecionar a nota de Comodato > Série > Nº NF > Cliente (F10) > Frete = 1 > Produto (F10) > Quantidade > Pr. Unitário (Valor do Vasilhame) > Confirma no Verde > Clicar em Comodato > Nº Contrato (TAB sistema traz automaticamente) > Duração (duração do contrato. Ex.: Indeterminado) > Tipo de Contrato (C Consumidor Final ou R Revendedor) > Se o cliente for um revendedor preencher Tipo de Megga Fransys Referência Rápida 3
Atividade (F- Posto Fixo ou M Posto Móvel) > Cilindros (Kgs) > Anexos (quando comodatar outros produtos diferentes do vasilhame. Ex. gaiolas, mangueiras, etc.) > dados do Fiador (não são obrigatórios, porém se preencher o nome, os outros campos se tornarão obrigatórios) > Confirmar > Gravar e. Como imprimir o contrato de comodato Estoque > Comodato > Selecionar o contrato que deseja imprimir e clicar em emitir podendo imprimir o Contrato ou um Termo. f. Como fazer uma devolução de comodato Estoque > Nota Fiscal > Incluir > Tipo de NF (F10) selecionar a Nota de Devolução de Comodato > Série > Nº NF > Nº Contrato > Frete = 1 > Produto > Quantidade > Pr. Unitário > Confirma no Verde > Gravar 3. VENDAS a. Como controlar o Disk-Gás Para realizar-mos uma venda no Disk-Gás temos dois caminhos a escolher, tecla de atalho ou : Vendas > Atendimento Telefônico > Incluir > Telefone (digitar o número do telefone do cliente e pressionar TAB, se o cliente já possuir um cadastro o sistema trará todos os seus dados, caso contrário o sistema dará a mensagem de não encontrado, neste caso, você deverá pressionar a tecla F9 para cadastrar este cliente) > Atendente (F10) > Produto (F10) > Quantidade > Preço > Confirma no Verde > Motorista (F10) > Gravar Após feito o pedido devemos transmiti-lo ao motorista > Selecionar o pedido e clicar em Transmitir > Clicar no Verde > Gravar > Deseja imprimir > Se a opção for sim aparecera na tela Opções de Relatório > Após transmitido devemos atender este pedido > Clicar no botão Transmitidos > selecionar o pedido e clicar em Atender. b. Como consultar o módulo Entrega Programada Vendas > Entrega Programa > Digitar o período de provável consumo e clicar no botão buscar c. Como vender Vasilhames / Peças de Instalação / Água Vendas > Mercadoria > Incluir > Motorista (F10) > Veículo > Ajudante > Produto (F10) > Quantidade > Tipo de Preço (F10) > Confirmar no Verde > Gravar. Feito isso, devemos acertar estas vendas. Clicar em cima do nome do motorista e clicar no botão acertar. Cliente (F10) > Produto (F10) > Tipo de Preço (F10) > Quantidade > Confirma no Verde > Clicar em $ Receber > Recebimento (Informar como foi pago o produto) > Cliente (sistema trará) > Vencimento > Verificar o valor > Confirmar no Verde > Gravar d. Como vender gás Temos dois caminhos Tecla de Atalho ou : Vendas > Ordem de Carregamento > OC > Incluir > Motorista (F10) > Produtos (F10) > Quantidade > Preço > Confirmar no Verde > Gravar Obs.: Repetir o processo para os demais motoristas. Megga Fransys Referência Rápida 4
e. Como realizar o acerto de contas Vendas > Ordem de Carregamento > Acerto de Contas > Selecionar o Motorista e clicar em Baixar > Cliente (F10) > Produto (F10) > Quantidade > Preço > Clicar em $ > Forma de Recebimento > Vencimento > Valor > Confirmar no Verde > Próximo Cliente repetir o mesmo processo. Após conferir todo o resumo da venda inclusive se todos os clientes foram baixados, podemos Gravar Obs.: Um acerto de contas só está terminado quando todos os clientes atendidos pelo veículo em questão estiverem lançados. f. Como agendar um pedido de entrega Vendas > Pedido > Incluir > Emissão (data em que o pedido está sendo feito) > Saída (data que o pedido deverá ser entregue) > Cliente (F10) > Prazo > Tipo de Preço (F10) > Tipo de Frete = 1 > produto (F10) > Quantidade > Confirma no Verde > Gravar Obs.: O pedido será mostrado na tela de O.C. quando a data do sistema coincidir com a data de saída deste pedido. 4. CONTAS a. A pagar É neste módulo que deverão ser lançadas todas as despesas da revenda à prazo. Será neste mesmo módulo que você deverá fazer a baixa destas despesas quando as mesmas forem pagas. Inclusão Contas > A Pagar > Incluir > Plano de Contas (F10) e selecione o plano desejado) > Fornecedor (F10) > Vencimento > Valor Previsto > Gravar Baixa Contas > A Pagar > Clicar em cima da despesa que foi paga e clicar no botão Baixar > TAB > Pagamento (F10) > Banco (F10) > Data Pagamento > Juros > Desconto > Valor Pago > Confirma no Verde > Gravar b. A receber Todos os acertos que foram feitos conforme forma de recebimento à prazo aparecerão neste módulo. É neste mesmo módulo que lançaremos sua baixa no dia do recebimento. Inclusão Contas > A Receber > Incluir > Responsável (F10) > Plano de Contas (F10) e selecione o plano desejado) > Cliente (F10) > Histórico > Forma de Recebimento (F10) > Documento > Vencimento > Valor > Confirma no Verde > Gravar Baixa Contas > A Receber > Clicar no nome do cliente e clicar em baixar > Banco (F10) > Confirmar no Verde > Gravar c. Movimentação bancária É neste módulo que deverão ser lançadas as despesas à vista, transferências e depósitos. Contas > Movimentação Bancária > Incluir > Plano de Contas (F10) > Banco (F10) > Valor > Gravar Obs.: Se o plano de contas selecionado tiver rateio deveremos discriminar o valor para cada veículo ou funcionário. Megga Fransys Referência Rápida 5
5. RELATÓRIOS a. Clientes inativos É neste relatório que é possível visualizar todos os clientes que não compram gás a partir da data informada. Relatórios > Clientes Inativos > Informe a data desejada > Confirme no botão verde. b. MCMM É neste relatório que é possível visualizar o Mapa de Controle de Movimentação Mensal na qual informa: o Saldo do mês anterior, Entradas (NFs), Saídas (NFs), Entrega Normal e Eventual, Outras Saídas e Saldo Estoque para o mês seguinte. Relatórios > MCMM > Informe o mês e o ano desejado > Confirme no botão verde Obs.: O MCMM só é gerado se todos os dias do mês solicitados estiverem fechados mais o primeiro dia do mês seguinte. 6. UTILITÁRIOS a. Cópia de segurança Utilitários > Cópia Segurança > Salvar Obs.: É necessário fazer cópia de segurança todos os dias. b. Fechamento diário Utilitários > Fechamento Diário > Confirmar Obs.: É OBRIGATÓRIO fazer o fechamento diário, pois esse procedimento alimenta os relatórios do sistema fazendo com que seu banco de dados processe as informações com mais rapidez. c. Arquivo NF (SINTEGRA) É nesta opção que é gerado o arquivo (TXT) para ser validado pelo software da Receita Federal. Utilitários > Arquivo NF > Informe o Mês e Ano desejado > Confirme no botão verde d. CAT - NFP É nesta opção que é gerado o arquivo (TXT) conforme programa de incentivo do Governo Estadual de SP NPF (Nota Fiscal Paulista). Utilitários > CAT-NFP > Informe o Mês e Ano desejado > Confirme no botão verde. Megga Fransys Referência Rápida 6