Comunidade de Processos como agente de integração colaborativa em Governança BPM ABOP Slide 1
Agenda 1. Mudanças Organizacionais 2. Paradigmas 3. Mudanças de Paradigmas nas estruturas Organizacionais 4. Organização de Governança de Processos 5. Comunidade de Processos 6. A Experiência do Serpro ABOP Slide 2
Mudanças Organizacionais ABOP Slide 3
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Nada existe de permanente a não ser a mudança. Heráclito ABOP Slide 5
Mudança Uma mudança ou transformação pressupõe uma alteração de um estado, modelo ou situação anterior, para um estado, modelo ou situação futuros, por razões inesperadas e incontroláveis, ou por razões planejadas e premeditadas. Mudar envolve, necessariamente, capacidade de compreensão e adoção de práticas que concretizem o desejo de transformação. Isto é, para que a mudança aconteça, as pessoas precisam estar sensibilizadas por ela. ABOP Slide 6
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O Fator Humano E As Mudanças PROCESSOS TECNOLOGIAS PESSOAS Sem elas, não há mudanças ABOP Slide 8
Paradigmas ABOP Slide 9
Paradigmas Paradigmas são conjuntos de regras e regulamentos que estabelecem limites e que nos dizem como ter sucesso resolvendo problemas dentro dos limites (Barker) Paradigmas são verdades, princípios ou valores que balizam o comportamento das pessoas, levandoas a ter uma visão de mundo e dos fatos condicionada às suas experiências individuais ou coletivas. ABOP Slide 10
Efeito Paradigma É o fenômeno pelo qual uma pessoa tenta ignorar tudo que não se ajuste ao seu modo de entender a realidade. Pode ser construtivo quando concentra a atenção e aumenta a confiança das pessoas para resolver problemas. Pode ser, extremamente nocivo, quando provoca resistência às mudanças, impedindo as pessoas de preverem o futuro e bloqueando sua criatividade, de maneira a buscar sempre, nas experiências do passado, as soluções para os problemas do presente. ABOP Slide 11
Mudança de Paradigmas A Mudança de paradigma ocorre quando as verdades, princípios e valores estabelecidos não mais oferecem explicações aceitáveis para os problemas existentes. Quanto de nossos valores, de nossas verdades e de nossos princípios foram alterados na última década? Já pensou nisso? ABOP Slide 12
Mudança de Paradigmas A Mudança de paradigma requer informação, disposição interior e compromisso pessoal uma vez que implica em: - Aceitação de mudanças - Reconhecimento de limitações individuais - Visão de que os avanços da humanidade são frutos de indivíduos que revolucionaram o conhecimento de sua época. - Compreensão de que o ponto de visa dos indivíduos pode ser parcial. - Conhecimento de que todas as visões e percepções pessoais, mesmo divergentes, podem ser complementares. ABOP Slide 13
Mudança de Paradigmas Nas Estruturas Organizacionais ABOP Slide 14
Organização de Governança de Processos ABOP Slide 15
Organização de Governança de Processos Conselho BPM Comitê de Processos Escritório de Processos Outros Papéis ABOP Slide 16
A Experiência do SERPRO Comunidade de Processos ABOP Slide 17
Governança de Processos no SERPRO Planejamento Estratégico: Ciclo 2009-2010 Tornar claros os principais processos organizacionais identificando todas as conexões interáreas e promover a integração para o pleno funcionamento dos mesmos ABOP Slide 18
Modelo de Governança de Processos do Serpro ABOP Slide 19
Instituição do Escritório de Governança de Processos - EGOP ABOP Slide 20
Escritório de Governança de Processos do Serpro - EGOP Missão Coordenar as iniciativas de governança dos processos corporativos do Serpro, interagindo com os respectivos responsáveis, visando realizar o objetivo de promover visibilidade, padronização, integração, gerenciamento do desempenho e melhoria contínua desses processos, garantindo o alinhamento com os objetivos empresariais e a disponibilidade de informações para tomada de decisão. (adaptação BPM CBOK) ABOP Slide 21
EGOP Principais atribuições Gerir o conteúdo do Portfólio de Processos; Orientar e acompanhar o Gerenciamento do Desempenho dos processos corporativos; Orientar e apoiar a Melhoria Contínua (Transformação) dos processos corporativos; Coordenar a grade de Treinamento em Gerenciamento de Processos e propor sugestões para a melhoria contínua dos processos corporativos; Ampliar a discussão sobre integração de processos; Discutir a qualidade dos produtos, resultados e metas dos processos corporativos; Esclarecer dúvidas relacionadas a processos corporativos; Disseminar a cultura de governança de processos. ABOP Slide 22
Customizações Feitas pelo EGOP Modelo de Governança ABOP Slide 23
Comitê de Gestão e Integração de Processos Finalidade: Planejar e direcionar ações inerentes à Gestão Integrada dos Processos Corporativos. ABOP Slide 24
Comitê de Gestão e Integração de Processos Principais atribuições Identificar, selecionar, aprovar, priorizar, avaliar e normatizar as Integrações entre os Processos; Promover a cultura de integração de processos junto as Comunidades Serpro de Processos; Alinhar as integrações de processos com o Modelo de Gestão do Serpro; ABOP Slide 25
Comunidade Serpro de Processos (CSP) Como agente de integração colaborativa em Governança BPM ABOP Slide 26
Comunidade Serpro de Processos (CSP) Finalidade: manter vivas as discussões a respeito do tema Governança de Processos em todas as suas unidades, além de promover a troca de experiências e direcionar assuntos relacionados a processos corporativos para a decisão e/ou ação de seus gestores/responsáveis. ABOP Slide 27
Comunidade Serpro de Processos (CSP) Principais atribuições: Conhecer e debater os processos corporativos publicados no portfólio; Coletar e propor sugestões para a melhoria contínua dos processos corporativos; Ampliar a discussão sobre integração de processos; Discutir a qualidade dos produtos, resultados e metas dos processos corporativos; Esclarecer dúvidas relacionadas a processos corporativos; Disseminar a cultura de governança de processos; ABOP Slide 28
Gerente funciona l Gerente funcion al Diretori a COMUNIDADE SERPRO DE PROCESSOS Gerente funcion al Gerente funcion al Auditoria Processo Corporativo Processo Corporativo Processo Corporativo Gestor de processo Gestor de processo Gestor de processo EGOP Processo Corporativo Gestor de processo Comitê de Integração de Processos ABOP Slide 29
Comunidade de Processos Projeto piloto ABOP Slide 30
Cenário Cenário Cultura de gestão por processos no Serpro em fase de internalização; Escritório de Governança de Processos - EGOP com equipe reduzida e sobrecarregada; Escassez de consultores em Modelagem de Processos para atender às demandas das Ugs; Escassez de instrutoria para atender às demandas das diversas áreas; Dificuldade na comunicação entre EGOP e empregados devido abrangência geográfica da empresa; Necessidade de se manter os processos vivos e em contínua melhoria ABOP Slide 31
Estratégias Total alinhamento com o Escritório de Governança de Processos - EGOP; Iniciar o projeto tendo como piloto a Regional Fortaleza para posterior avaliação e propagação em âmbito nacional; Compor a Comunidade com representantes de todas áreas funcionais; Sensibilizar o corpo gerencial, em todos os níveis, buscando seu patrocínio e engajamento; Reservar pelo menos 10% do tempo de seus membros para dedicação às atividades da Comunidade; Envolver outras regionais como observadoras; ABOP Slide 32
Cronograma do Projeto Piloto Ação Estruturação da Comunidade Duração Proposta de prazo (2012) 1 mês Setembro Sensibilização 3 meses Outubro Internalização e Manutenção 3 meses Dezembro Planejamento 2ª Fase 1 mês Dezembro ABOP Slide 33
Ações de Destaque Lançamento por dramatização; Sensibilização do corpo gerencial (todos os níveis); Capacitação dos membros da Comunidade e do corpo gerencial; Projeto Visitas às Áreas ; Pesquisa de Conhecimento em Gestão de Processos;Projeto GINCANA de Processos; Parceria com a ABPMP; Ações de Benchmarking; Participação em Congressos e seminários; Programa de Capacitação (formação, pós-graduação, congressos etc); Evento de Avaliação e Planejamento; ABOP Slide 34
Resultados do Projeto Piloto Realizado workshop para apresentação dos resultados para alta direção e gestores de processo corporativos; Avaliação considerada alta positiva; Decisão de implantar as Comunidades regionais em 2 etapas: 5 no 1o. semestre de 2013 e outras 5 no 2o. Semestre de 2013; Planejamento das implantações; Elaboração do projeto de implantação de uma Comunidade; ABOP Slide 35
Projeto de implantação de uma Comunidade Reunião de sensibilização com o corpo gerencial regional; Indicação dos membros da Comuinidade regional; Reunião com os representantes indicados da Comunidade; Capacitação da Comunidade em BPM e Modelagem de processos; Capacitação do corpo gerencial todos os níveis; Reunião com o coordenador da Comunidade para repasse de recomendações de gestão; Avaliação da implantação. ABOP Slide 36
Comunidade Nacional de Processos do Serpro Criação da Coordenação Nacional da Comunidade Serpro de Processos; Elaboração de um Plano de Comunicação; Criação de uma ferramenta de colaboração; Criação de uma ferramenta para Gestão de Melhorias; Aproximação com EGOP, Comitê de Integração de Processos e Unidades funcionais; Realização de workshop de avaliação da 1a. Etapa; Realização de workshops regionais; Elaboração do Plano de Capacitação (cursos por e@d e presenciais) Capacitação dos empregados por área funcional; ABOP Slide 37
Comunidade de Processos ABOP Slide 38
Comunidade de Processos Finalidade Disseminar a cultura de Governança de Processos Atribuições Conhecer e debater os processos corporativos; Coletar e propor sugestões para a melhoria contínua dos processos corporativos; Ampliar a discussão sobre integração de processos; Discutir a qualidade dos produtos, resultados e metas dos processos corporativos; Esclarecer dúvidas relacionadas a processos corporativos ABOP Slide 39
Comunidade de Processos Organização Participação voluntária 2 a 3 representantes por área funcional; Perfis profissionais diversificados; Estrutura: Informal ou Formal?; Representada por todas as áreas funcionais; Projeções em todas as sedes/locais das organização; Patrocínio da alta direção; ABOP Slide 40
Comunidade de Processos Formas de atuação Trabalhando a cultura; Apoiando o Escritório de Governança; Apoiando o Comitê de Processo; Apoiando as Unidades Funcionais; Capacitando os colaboradores; Orientando usuários; ABOP Slide 41
Comunidade de Processos Recomendações Definir o relacionamento com os organismos de governança; Definir um Plano de Comunicação; Definir ferramentas de colaboração; Não interferir nas Unidades Funcionais; Coordenadores escolhidos por mandato/período; Preferencialmente, não formalizar; ABOP Slide 42
Comunidade de Processos comprovadamente é um agente efetivo de integração colaborativa em Governança BPM ABOP Slide 43
Alguma Dúvida? Contato: Carlos Augusto Neiva carlosaugusto.neiva@serpro.gov.br Coordenador Nacional Comunidade Serpro de Processos ABOP Slide 44