Automação do Processo de Gestão de Medicina Ocupacional
Entendendo do Negócio
Como estávamos Processos construídos de forma manual; Dispersão Tecnológica: Excel (controles, dados gerenciais); Word (emissão de documentos); Outlook (controle de prazos); Controles paralelos através do sistema ERP.
Algumas oportunidades de melhoria Perda de consistência nas rotinas; Aumento de falhas na execução; Atrasos nas entregas aos clientes; Elevado custo operacional; Clientes insatisfeitos. Planilha1 Planilha2 Planilha3 Planilha4
Necessidades Iniciais Identificar problemas, causas e impactos; Redesenhar processos de forma inovadora e automatizálos; Melhorar tempo de resposta ao cliente.
Desafio Otimizar e automatizar os processos de Saúde Ocupacional, reestruturando e profissionalizando a prestação de serviço com foco do cliente. Reduzir tempo de ciclo de cada processo suportando todas as etapas necessárias ao negócio alinhadas aos objetivos estratégicos.
Pré-Projeto 1º Tentativa Resultado 4 horas de trabalho; Nenhuma entrega; Dois post-it utilizados; Mais questionamentos sem respostas. Por quê? Tentativa de automatizar o processo ideal sem olhar para o processo atual; Conhecimento do próprio negócio (havia dúvida sobre qual seria o processo ideal); Sem benchmarking, melhores práticas de mercado; Conhecimento do processo completo estava na cabeça de um único colaborador.
Recomeço 2º Tentativa Gestão de Processos de Negócio Alinhamento entre Negócio e Tecnologia da Informação com foco do cliente; Etapas: Mapeamento e análise do processo (situação atual Como é); Redesenho de processos (situação futura Deveria Ser); Planejamento e implementação do novo processo.
Mãos a Obra!!!! Alinhamento Estratégico do Projeto de Redesenho de Processos Expectativas da Alta Direção Transformar as informações em conhecimento estratégico; Vantagem competitiva com foco do cliente. Objetivo Principal do Projeto Otimização do conjunto de operações; Minimização/eliminação da margem de erro do processo; Transformar a percepção do cliente. E T O Como é Entender o processo na sua totalidade; Identificar as desconexões (oportunidades de melhoria). Resultado No processo e subprocessos de Gestão de Medicina Ocupacional foram identificadas 35 oportunidades de melhoria (TI e não TI);
Como é! Classificação das desconexões quanto a natureza 46% Processo 50% Sistema 4% Organização 50% 4% 0% 46% Processo Sistema Organização Pessoas Classificação das oportunidades de melhoria frente aos impactos 54% Processo 31% Financeiro 15% Cliente 0% 54% 31% 15% Financeiro Cliente Processo Aprendizagem
Como é!
Redesenho Deveria Ser Mapeamento do novo modelo Mundo Ideal Contemplar as oportunidades de melhoria; Atingir um melhor entendimento e representação uniforme da empresa; Suportar o projeto de novas partes da organização; Adotar um modelo para controlar e monitorar as operações. Resultado do novo mapeamento Solução de 100% das desconexões do Processo de Gestão de Medicina Ocupacional; Solução de 73% das desconexões dos subprocessos.
Fase I Novo Processo - Transformação Aprendemos que é necessário dividir o projeto em fases. Entregas realizadas / 2º semestre 2012 Etapa Comercial Controle de contratos Controle das elaborações de laudos PPRA e PCMSO Controle das renovações dos laudos Controle de reajustes Controle de pagamento médico Fase II Projetada em 2010 Integrações Geração automática de documentos Relatórios Gerenciais
Automação Processo Aprovação de Contratos Processo Pagamento de Coordenação Processo de Operação Processo Elaboração de Laudos de Filiais
BPMN 2.0
E as pessoas? Equipe da Medicina Ocupacional: Equipe mais importante do Projeto Maior inimigo: Insegurança da equipe Como transformar este pensamento: A Motivação do Gestor/Analista da área faz toda diferença; Estabelecer processo de comunicação sobre as etapas do projeto; Potencializar e valorizar as atividades dos membros da equipe, apresentando os ganhos com o novo processo; Comunicar os Sucessos e Insucessos (Busca da aprendizagem contínua). GESTÃO DO DESESPERO!!!
Fases do comportamento Negociação (impacto) Seguir em frente (reconstrução) Frustração (recuo) Aceitação (esperança) Desespero (barganha)
O que está mudando? Organização do trabalho; Equipe está conseguindo dedicar mais tempo em atividades que agregam valor as entregas para o cliente; Rastreabilidade das informações Amadurecimento do setor; Identificação de outros pontos críticos com foco do Cliente(Visita Técnica e Processo de Autorização de Exames Ocupacionais); Mudança de Paradigma Problema não é só TI Resposta dos Porquês - Colaboradores conhecem suas atividades e seu papel no processo e o impacto das suas ações na Operação;
2012/2013 Estabelecer o ciclo de melhoria contínua do processo, com foco do cliente. Fase II Projetada em 2010 Integrações Geração automática de documentos Relatórios Gerenciais Nova Fase II Homologação 2013 Implantação de dispositivo móvel para visitas técnicas APP para a trabalho Off-line Geração automática dos laudos PPRA e PCMSO
Mobile
Projeção Muitos desafios para a Medicina Ocupacional Redesenhar outros processos importantes; Trabalhar processos de forma integrada, não em nível de sistemas de informação, mas de interação entre as partes (setores, fornecedores e clientes) Etapa Comercial e Programas de Medicina Ocupacional Autorizações Prontuário Médico
Consultoria e Implantação Informações adicionais Sistema de Automação BPMS CRM Banco de Dados Dispositivo Móvel
A Unimed Porto Alegre agradece. Michele Marques Analista de Negócio TI michele.marques@unimedpoa.com.br (51) 3316.7717 Processos fornecem resultados, e uma organização torna-se tão eficaz quanto seus processos.