GUIA DO USUÁRIO ARMAZENADOR 1
Índice INTRODUÇÃO... 3 ACESSANDO O PRONAVTECH... 4 Primeiro Acesso... 5 Demais Acessos... 6 Esqueci Minha Senha... 7 Esqueci o usuário principal... 7 ÁREA DE TRABALHO DO PRONAVTECH... 8 Cabeçalho... 8 Campos:... 8 Menu... 8 Campos Obrigatórios... 9 Mensagens e Alertas... 9 Tela de Pesquisa... 10 CONTAS... 10 Empresas... 10 Aba Empresa... 11 Aba Insc. Est. Subst. Trib... 11 Aba Endereço... 12 Usuários... 12 Dados da Conta... 13 Alterar Senha... 14 ARMAZENADOR XML... 14 DANFE Recebidos... 14 Gerenciar XML NF-e / CT-e... 15 Upload... 16 Download... 18 Excluir... 18 DANFE / DACTE... 18 Enviar por E-mail... 18 Consulta SEFAZ... 18 Carta de Correção... 18 Vincular XML (Cancelamento / Carta de Correção)...19 Inutilizações NF-e e CT-e... 19 Upload... 19 Download... 22 Excluir... 22 Gerenciar XML MDF-e... 22 Upload... 23 Download... 25 Excluir... 25 Enviar por E-mail... 25 Vincular XML (Cancelamento, Encerramento e Inclusão de Condutor)...25 HISTÓRICOS... 26 Exclusões NF-e, CT-e, Inutilizações NF-e, Inutilizações CT-e e MDF-e...26 2
Introdução O PRONAVTECH foi desenvolvido utilizando o conceito de Cloud Computing, conhecido no Brasil como Computação nas Nuvens ou Computação em Nuvem, refere-se à ideia de utilizarmos, em qualquer lugar e hora, os mais variados softwares por meio da internet com a mesma facilidade de tê-las instaladas em nossos próprios computadores. Através de um acesso à internet será possível utilizar as variadas opções disponíveis no sistema PRONAVTECH Armazenador de XML entre elas: Possibilidade de armazenamento de arquivo XML de Nota Fiscal Eletrônica, Conhecimento de Transporte Eletrônico e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais gerados pelos Emissores PRONAVTECH ou arquivos gerados por terceiros efetuando o processo de upload. Além do processo de upload o Armazenador PRONAVTECH permite fazer o download dos arquivos em um diretório da sua máquina. Permite fazer exclusão dos arquivos casa não necessite mantê-los armazenados. Visualizar o DANFE e DACTE dos arquivos armazenados. Enviar por e-mail o XML e permite fazer a Consulta SEFAZ para conferir a situação atual dos arquivos. Os arquivos poderão ficar armazenados por 5 anos ou mais, ficando a critério do cliente o gerenciamento. 3
ACESSANDO O PRONAVTECH Para acessar o PRONAVTECH deve-se ter um computador conectado a Internet e utilizar um dos seguintes browsers para navegação: Chrome Firefox Safári Internet Explorer Acesse o navegador desejado; Digite o endereço eletrônico para acesso ao PRONAVTECH: www.pronavtech.com.br 4
Clique em Login; Primeiro Acesso Clique em Primeiro Acesso; Informe o código de usuário fornecido pela Contmatic Informe a senha fornecida pela Contmatic 5
Nome: Informe o nome do usuário. Usuário: Informe o usuário. Este será a informação a ser utilizada no login do sistema. Senha: Informe a senha. Confirmar Senha: Informe novamente a senha. Apelido: Informe o apelido. E-mail: Informe o e-mail. Demais Acessos Informe Usuário e Senha; Clique em Logar; Selecione a empresa; Clique em Acessar; 6
Esqueci Minha Senha Na página de login do PRONAVTECH, terá os seguintes recursos: Não Consegue acessar a conta? Primeiro acesso Página Inicial Esqueceu usuário ou Senha, tem como redefinir ao entrar no recurso Não consegue acessar a conta? Ao acessar este recurso, o sistema apresenta uma tela com as seguintes opções: Esqueci minha senha e Esqueci o usuário Principal. Selecionando a opção Esqueci minha senha e clicando no campo Continuar, o sistema abre uma caixa de texto nesta mesma tela, com uma mensagem em cima: Para redefinir sua senha, digite o usuário que você utiliza para fazer o login no PRONAVTECH. Digitando usuário correto e a nova senha, será gerada aleatória e enviada automaticamente para o e-mail, que está cadastrado nas informações do usuário. Esqueci o usuário principal 7
A tela que será apresentada é semelhante à de login porém nesta tela em vez de entrar com os dados de usuário e senha, que foi cadastrado no PRONAVTECH, será pedido as informações do Código de Cliente e Senha de Cliente que foram fornecidas pela Contmatic. Quando digitar as informações corretas nos campos Códigos do Cliente e Senha do Cliente o sistema exibe a mensagem: O Usuário Principal foi enviado com Sucesso. Em alguns instantes você irá recebê-lo no e-mail. ÁREA DE TRABALHO DO PRONAVTECH O PRONAVTECH é visualizado na área de trabalho do Browser. Cabeçalho Campos: Usuário Ativo: O sistema apresenta automaticamente o usuário logado no sistema. Empresa Ativa: O sistema apresenta automaticamente a empresa logada no sistema, é possível clicar no combo box e selecionar outra empresa. Botão Sair: quando selecionado este botão o sistema retorna a tela de login. Ao clicar no logotipo, o sistema redireciona a tela para a página principal. Menu Nesta área apresentam-se todas as opções de processo do sistema PRONAVTECH. E no final será mostrado a versão em que o sistema está e a data da última atualização que foi feita. 8
Ao clicar em o Menu será ocultado. Para que o Menu seja apresentado novamente, clique em que está posicionado do lado esquerdo da tela. Campos Obrigatórios Nos processos que possuírem Inclusão / Alteração será apresentado nos campos obrigatórios o símbolo asterisco (*) e no final da tela a frase: (*) Campo de preenchimento obrigatório. Estes campos são obrigatórios e caso não sejam preenchidos o sistema exibirá mensagens de erros/alertas. Mensagens e Alertas As mensagens e alertas gerados pelo sistema são apresentados dentro do processo utilizado, no lado direito superior. Conforme o caso será apresentada uma ou várias mensagens. O sistema fecha estas mensagens automaticamente após aproximadamente 6 segundos ou o usuário poderá fechá-las clicando no X em azul. Se posicionar o mouse sobre as mensagens, elas não serão fechadas. Outras formas de apresentação de alertas: 9
Tela de Pesquisa Alguns processos possuem tela de pesquisa, com um ou vários campos para filtrar as informações. Como padrão sempre que acessar um processo que possua tela de pesquisa, o sistema automaticamente efetua a busca das informações, apresentando os dados. Se necessário é possível a aplicação de nova pesquisa. Clique em Pesquisar para que o sistema aplique o novo filtro. Clique em Limpar para que o sistema apague as opções de filtros efetuados e retorne ao filtro padrão do processo. Quando são listados os registros, é possível definir a quantidade de registros a serem visualizados por páginas e a opção de selecionar a página ou clicar na opção >>, > ou <, <<. Imprimir Alguns processos possuem a opção de imprimir os dados gerados em tela. Nestes casos será apresentado o botão CONTAS Nesta opção do menu encontra-se as informações sobre empresas, usuários, dados da conta e alteração de senha. Empresas Nesta tela será complementado o cadastro da empresa, pois alguns dados virão preenchidos ao validar o usuário e senha fornecidos pela Contmatic no processo de instalação. Novas empresas vinculadas à principal serão cadastradas através deste processo. Atenção É necessário após o primeiro acesso, que os dados da empresa principal sejam completados, como por exemplo: Inscrição Estadual, Regime Tributário, etc. 10
Acesse o Menu Contas Empresas Aba Empresa Campos: Data do Cadastro: O sistema preenche automaticamente esta informação com a data do servidor, não é possível alterar. Nome/Razão Social: Informe a Razão Social. Nome Fantasia: Informe o Nome Fantasia. CNPJ: Informe o CNPJ. Inscrição Estadual: Informe a Inscrição Estadual se houver, ou caso a empresa seja não possua marque a opção Isento. CNAE Fiscal: Informe o CNAE Fiscal. Inscrição Municipal: Informe a Inscrição Municipal. Regime Tributário: Informe o Regime Tributário em que a empresa está enquadrada no momento. Aba Insc. Est. Subst. Trib. 11
Campos: I.E. (Subst. Trib) UF: Informe a UF onde a empresa possui outra inscrição estadual. I.E. (Subst. Trib): Informe a inscrição estadual para a UF selecionada. Clique no botão Incluir; Aba Endereço Informe os dados do endereço e telefone da empresa. Usuários Neste processo é possível a inclusão de usuários para acesso ao sistema. Atenção Somente terá acesso a esta opção o usuário cadastrado como principal, ou seja, o usuário cadastrado na opção de Primeiro Acesso. Acesse o Menu Contas Usuários 12
Campos: Nome: Informe o nome do usuário. Usuário: Informe o usuário. Este será a informação a ser utilizada no login do sistema. Apelido: Informe o apelido. E-mail: Informe o e-mail. Confirmação de E-mail: Informe novamente o e-mail. Senha: Informe a senha. Confirmar Senha: Informe novamente a senha. Perfil Empresa: Selecione a empresa que o usuário terá acesso. Perfil: Selecione o perfil que o usuário terá para a empresa selecionada. Atenção O sistema controla o usuário, não permitindo o cadastro do mesmo usuário mesmo que para empresas diferentes. O processo é o mesmo de criação de uma conta de e-mail, não é permitido dois usuários com o mesmo conteúdo. Para facilitar utilize no usuário nome e sobrenome. É permitido a utilização de símbolos para separação dos nomes, como por exemplo _,, /, etc. Dados da Conta Neste processo serão exibidas automaticamente pelo sistema as informações referentes à conta do usuário. Campos: Informações Gerais São exibidas informações sobre a empresa logada e no grid são listadas todas as empresas cadastradas/vinculadas a empresa principal. A empresa principal é a utilizada pela Contmatic para cobrança. 13
Dados da Licença São apresentados os dados da licença adquirida pela empresa principal para utilização dela e de todas as demais vinculadas. É possível verificar o total de licenças para cada processo, a quantidade utilizada e o total disponível por processo. Alterar Senha Através deste processo é efetuada a alteração da senha do usuário logado. Acesse o Menu Contas Alterar Senha. Campos: Senha Atual: Informe a senha atual do usuário logado. Nova Senha: Informe a nova senha para o usuário logado. Confirmar Nova Senha: Informe novamente a nova senha. Clique no botão Salvar para concluir a alteração da senha. ARMAZENADOR XML Através dos processos abaixo será possível o armazenamento de arquivos XML e o controle de todos com base no DANFE recebido. DANFE Recebidos Nesta tela será cadastrado o DANFE recebido, para controlar a recepção do XML respectivos. O controle é efetuado pela chave de acesso. Será permitido o cadastro apenas se a chave de acesso informada não possuir XML armazenado. Atenção É possível o cadastro utilizando leitor óptico na chave de acesso. Acesse o Menu Armazenador XML DANFE Recebidos 14
Campos: Dt. Criação: o sistema apresentada automaticamente baseado na data do servidor. Situação: o sistema apresenta automaticamente como pendente. Chave de acesso: Informe a chave de acesso, digitando ou capturando o código de barras do DANFE através de leitor óptico. Após o armazenamento do XML referente ao DANFE cadastrado, a situação é atualizada automaticamente de pendente para importado e a coluna Dt Upload no grid de pesquisa é atualizada com a data do armazenamento do XML. Gerenciar XML NF-e / CT-e Nesta tela será efetuado o controle do XML da NF-e ou CT-e e terá os seguintes campos: Upload, Download, Excluir, DANFE, Enviar por E-mail, Consulta SEFAZ, Carta de Correção, Vincular XML. 15
Upload Através desta opção é possível a importação dos arquivos XML para o servidor. Clique na opção Upload; Clique em Procurar; Selecione um ou vários arquivos; Atenção É possível a seleção de mais de um arquivo, utilizando os botões shift ou ctrl, dependendo do browser utilizado. 16
Clique no botão Abrir; Os arquivos selecionados são apresentados na tela com as informações de nome e tamanho do arquivo. Para cancelar o Upload de um arquivo clique no botão Para cancelar o Upload de todos os arquivos listados, clique no botão Para efetuar o Upload de todos os arquivos listados, clique no botão Clique em Visualize aqui os erros de Upload caso o arquivo esteja com erros. O sistema apresentará o nome do arquivo com o erro e a ocorrência. Os arquivos que foram importados são apresentados automaticamente no grid. 17
Clique em Salvar para armazená-los Ou Clique em Cancelar para retornar a tela do processo sem armazenar os arquivos. Após salvar os arquivos, as NF-es ou CT-es serão exibidas(os) no grid de pesquisa do processo com as informações e a situação. Ao efetuar o Upload dos arquivos, o sistema efetua uma consulta a SEFAZ de forma automática para que o XML seja armazenado com a atual situação encontrada na SEFAZ. Download Nesta opção é possível fazer o download do arquivo XML que está armazenado. Para efetuar o download, selecione uma NF-e / CT-e no grid e acione o campo Download. O sistema apresentará uma nova tela com os campos Download e Fechar, clicando em Download o usuário deverá informar o local onde será salvo o arquivo, caso clique em Fechar o sistema fechará a tela sem fazer o download do arquivo XML. Excluir Nesta opção é possível excluir uma NF-e ou CT-e armazenado, porém no processo de exclusão o sistema obrigará ao usuário fazer um backup do arquivo, em seguida solicitará a senha do usuário que está solicitando a exclusão. DANFE / DACTE Nesta opção é possível selecionar um XML e visualizar a DANFE para nota fiscal armazenada ou DACTE para conhecimento de transporte armazenado. Enviar por E-mail Acionando este campo o sistema enviará o arquivo XML da NF-e ou CT-e, DANFE ou DACTE, além da carta de correção se houver. Consulta SEFAZ Nesta opção o usuário poderá fazer a consulta na SEFAZ para verificar o status do XML da NF-e ou CT-e. Carta de Correção Acionando este campo o usuário poderá fazer carta de correção para arquivos provenientes do PRONAVTECH. 18
Vincular XML (Cancelamento / Carta de Correção) O sistema permitirá através deste campo armazenar eventos de cancelamentos ou carta de correção ao CTe ou NF-e. Para fazer essa importação o arquivo XML ao qual se refere o cancelamento ou carta de correção deverá estar armazenado, pois o sistema vinculará ambos ao XML. Inutilizações NF-e e CT-e O usuário poderá armazenar arquivos XML das faixas de numeração de NF-e e CT-e inutilizados, o procedimento é o mesmo tanto para NF-e quanto para o CT-e. A primeira tela que o sistema apresentará ao selecionar a opção Inutilizações NF-e ou CT-e será a tela de pesquisa onde o usuário poderá visualizar todos os arquivos XML armazenados. Upload Através desta opção é possível a importação dos arquivos XML para o servidor. Clique na opção Upload; 19
Clique em Procurar; Selecione um ou vários arquivos; Clique no botão Abrir; Os arquivos selecionados são apresentados na tela com as informações de nome e tamanho do arquivo. 20
Para cancelar o Upload de um arquivo clique no botão Para cancelar o Upload de todos os arquivos listados, clique no botão Para efetuar o Upload de todos os arquivos listados, clique no botão Clique em Visualize aqui os erros de Upload caso o arquivo esteja com erros. O sistema apresentará o nome do arquivo com o erro e a ocorrência. Os arquivos que foram importados são apresentados automaticamente no grid. Clique em Salvar para armazená-los Ou Clique em Cancelar para retornar a tela do processo sem armazenar os arquivos. Após salvar os arquivos, as NF-es ou CT-es serão exibidas(os) no grid de pesquisa do processo com as 21
informações e a situação. Download Nesta opção é possível fazer o download do arquivo XML que está armazenado. Para efetuar o download, selecione uma NF-e / CT-e no grid e acione o campo Download. O sistema apresentará uma nova tela com os campos Download e Fechar, clicando em Download o usuário deverá informar o local onde será salvo o arquivo, caso clique em Fechar o sistema fechará a tela sem fazer o download do arquivo XML. Excluir Nesta opção é possível excluir um arquivo inutilizado armazenado, porém no processo de exclusão o sistema obrigará ao usuário fazer um backup do arquivo, em seguida solicitará a senha do usuário que está solicitando a exclusão. Gerenciar XML MDF-e Nesta tela será efetuado o controle do XML do MDF-e e terá os seguintes campos: Upload, Download, Excluir, Enviar por E-mail, Vincular XML. 22
Upload Através desta opção é possível a importação dos arquivos XML para o servidor. Clique na opção Upload; Clique em Procurar; Selecione um ou vários arquivos; Clique no botão Abrir; 23
Clique em Visualize aqui os erros de Upload caso o arquivo esteja com erros. O sistema apresentará o nome do arquivo com o erro e a ocorrência. Os arquivos que foram importados são apresentados automaticamente no grid. Clique em Salvar para armazená-los Ou Clique em Cancelar para retornar a tela do processo sem armazenar os arquivos. Após salvar, os arquivos serão exibidos no grid de pesquisa do processo com as informações e a situação. 24
Download Nesta opção é possível fazer o download do arquivo XML que está armazenado. Para efetuar o download, selecione um MDF-e no grid e acione o campo Download. O sistema apresentará uma nova tela com os campos Download e Fechar, clicando em Download o usuário deverá informar o local onde será salvo o arquivo, caso clique em Fechar o sistema fechará a tela sem fazer o download do arquivo XML. Excluir Nesta opção é possível excluir um arquivo inutilizado armazenado, porém no processo de exclusão o sistema obrigará ao usuário fazer um backup do arquivo, em seguida solicitará a senha do usuário que está solicitando a exclusão. Enviar por E-mail Acionando este campo o sistema enviará o arquivo XML do MDF-e além dos eventos de cancelamento, encerramento e inclusão de condutor se houver. Vincular XML (Cancelamento, Encerramento e Inclusão de Condutor) Nesta opção é possível vincular um evento de cancelamento, encerramento ou inclusão de condutor ao arquivo XML do MDF-e armazenado. Para vincular o usuário deverá acionar o campo Vincular XML e escolher uma das opções, Cancelamento, Encerramento ou Inclusão de Condutor, selecionando uma das opções o sistema abrirá uma tela para o usuário localizar o arquivo no seu diretório, conforme imagem abaixo. Após selecionar o arquivo o usuário deverá acionar o campo Salvar. Se não houver erros no XML o sistema vinculará o evento ao MDF-e armazenado. 25
HISTÓRICOS Todas as exclusões que o usuário fizer tanto no emissor quanto do armazenador, ficarão registrados no menu históricos, na opção Exclusões NF-e, Exclusões Inutilizações NF-e, Exclusões CT-e, Exclusões Inutilizações CT-e e Exclusões MDF-e. Exclusões NF-e, CT-e, Inutilizações NF-e, Inutilizações CT-e e MDF-e O Histórico terá como função demonstrar todas as exclusões feitas no módulo Armazenador possibilitando o controle interno das empresas. O sistema terá alguns filtros de pesquisa para que o usuário possa selecionar uma das opções. Este histórico será demonstrado na tela com possibilidade de impressão funcionando como um relatório. Será possível verificar as exclusões somente da empresa ativa e estará sempre habilitado para conferência independente do usuário que esteja logado. 26