Sistema para Administração de Condomínios MANUAL DO USUÁRIO Bancos do Condomínio ENG Sistemas - 1 -
FUNCIONAMENTO DO MÓDULO... 3 TELA DE EXIBIÇÃO DE BANCOS:... 4 INCLUIR UM NOVO BANCO:... 4 Banco...5 Agência / Dígito...5 Data de Início de Operação...5 Nome da Agência...5 Número da Conta / Dígito...5 Tipo de Conta...5 Finalidade da Conta...5 CHEQUES COMO DEFINIR O USO... 6 Emite Cheques do Condomínio...6 Último Cheque Emitido / Liberado até o Número...6 Modo de Preenchimento...6 Impressão Matricial...6 Bematech...6 CHEQUES COMO CONFIGURAR A IMPRESSÃO... 7 BOLETOS BANCÁRIOS COMO CONFIGURAR... 8 Nosso Numero...9 Cedente / Convênio / Carteira / Outros Campos...9 Mensagens para o Caixa do Banco...9 Considerações...9 CORRIGIR SALDO INICIAL DO BANCO... 10 ENG Sistemas - 2 -
FUNCIONAMENTO DO MÓDULO Entidade Financeira é banco cadastrado em Bancos do Condomínio. Podem ser cadastradas contas com finalidades específicas como por exemplo, para guardar os fundos para determinada obra, para Fundo de Reserva, para encargos anuais de funcionários, para aplicações financeiras, etc. Essas contas podem ou não existir: o condomínio pode ter uma única conta bancária, mas pode criar contas virtuais a partir dela, e subdividir o saldo por finalidade. Por exemplo, suponha que o condomínio tenha um saldo de R$50.000,00 em uma conta única. Poderia ser dividido como abaixo: Nome Conta Agência Saldo Finalidade Banco do Brasil S/A 230123.1 1316.2 8.000,00 Principal Banco do Brasil S/A 999999.1 1316.2 23.000,00 Aplicação Financeira Banco do Brasil S/A 888888.1 1316.2 2.000,00 Encargos Funcionários Banco do Brasil S/A 777777.1 1316.2 7.000,00 Fundo de Reserva Banco do Brasil S/A 666666.1 1316.2 10.000,00 Reforma da Fachada Saldo Total 50.000,00 Apenas a primeira conta é a real. É através dela que se recebe os boletos bancários e emite os cheques. As demais são virtuais mas, para o sistema, são entidades financeiras individuais, com todos os recursos de um banco real. A conta principal recebe as taxas de condomínio. Uma vez recebido, transfere-se a parcela devida a cada finalidade para o banco correspondente, através do módulo Transferência Bancária. Todas as movimentações bancárias, de recebimento ou de pagamento, podem ser vistas claramente no módulo SALDOS, de onde podem ser emitidos os relatórios Extratos Bancários e Livro Caixa. Quando se cadastra um edifício, o sistema, automaticamente, cria um banco, chamado TESOURARIA, que é o CAIXA do edifício. A TESOURARIA é a única entidade financeira que faz recebimentos ou pagamentos em DINHEIRO. Para acessar esse módulo, clique em BANCOS DO CONDOMÍNIO. ENG Sistemas - 3 -
TELA DE EXIBIÇÃO DE BANCOS ANCOS: INCLUIR UM NOVO BANCO ANCO: Clique em INCLUIR, na tela de BANCOS DO CONDOMÍNIO. Será exibida a tela abaixo. ENG Sistemas - 4 -
BANCO Deve ser selecionado de uma lista pré-cadastrada, clicando no controle <. AGÊNCIA / DÍGITO Código da agência bancária. Deve ser preenchido com quatro caracteres numéricos. O dígito, quando não tiver, deve ser preenchido com zero. DATA DE INÍCIO DE OPERAÇÃO É a data em que essa conta entrará em operação no sistema Scon V2, o que pode não corresponder ao da abertura da conta. NOME DA AGÊNCIA É o nome designador da agência. Normalmente é o nome do bairro onde ela se encontra. NÚMERO DA CONTA / DÍGITO Deve ser o número real da conta corrente se for este o tipo de conta que se está cadastrando. Para outros tipos, como APLICAÇÕES, POUPANÇA, ou contas virtuais com destinação específica, tais como Fundo de Reserva, Cotas Extras, Reserva para 13 Salário, etc, o número deve ser outro que não a da conta corrente real. Deve ser informado sem zeros à esquerda. Não havendo dígito verificador, coloque zero no campo Dígito. TIPO DE CONTA Os tipos possíveis são: Aplicação Corrente Poupança Apenas CONTA CORRENTE apresenta opções para CHEQUES ou BOLETOS BANCÁRIOS. FINALIDADE DA CONTA Deve ser informada a finalidade da conta real ou virtual. Ex.: C/CORRENTE, APLICAÇÃO FINANCEIRA, POUPANÇA, FUNDO DE RESERVA, etc. Se o tipo da conta não for CONTA CORRENTE, o processo se encerra aqui. Nesse caso clique em GRAVAR. ENG Sistemas - 5 -
CHEQUES COMO DEFINIR O USO Cheques só são configuráveis para banco com tipo de aplicação CONTA CORRENTE. Nesse caso a tela de opções abaixo é exibida. EMITE CHEQUES DO CONDOMÍNIO Essa opção define para o sistema que esse banco está autorizado a manusear cheques. Marque-a. Se permanecer desmarcada esse banco não aparecerá na lista para seleção de bancos em operações com cheques. ÚLTIMO CHEQUE EMITIDO / LIBERADO ATÉ O NÚMERO... É a faixa de numeração disponível para o sistema gerar. Normalmente é a numeração de cheques disponíveis no talão ou no formulário contínuo de cheques. Se em PADRÃO EDIFÍCIO a opção for para apenas Registrar Cheques Emitidos Pelo Síndico, o campo Liberado Até o N deve ser preenchido com 9999999. MODO DE PREENCHIMENTO As opções possíveis são: Manual Impressão Matricial Impressora de Cheques BEMATECH Quando marcada uma das duas últimas opções, os cheques pendentes A EMITIR estarão em uma lista no controle IMPRIMIR CHEQUES e, quando selecionados, o sistema os imprimirá. Antes de imprimi-los, os cheques devem estar devidamente CONFIGURADOS, ou seja, você tem que informar ao sistema em qual linha e em que posição da linha as informações do conteúdo do cheque deverão ser impressas. Esse processo é feito marcando-se o banco desejado e acionando o controle CONFIGURAR CHEQUES na tela BANCOS DO CONDOMÍNIO. Isso é feito apenas uma vez por banco. IMPRESSÃO MATRICIAL O banco fornecerá cheques em formulários para que o sistema os imprima em uma impressora matricial, Epson, por exemplo. BEMATECH Essa é uma impressora própria para emissão de cheques, que os imprime um a um. Os cheques podem ser retirados de um talão de cheques, ou destacados de formulário contínuo de cheques. ENG Sistemas - 6 -
CHEQUES COMO CONFIGURAR A IMPRESSÃO Isso só pode ser feito para banco onde a opção EMITE CHEQUES DO CONDOMÍNIO estiver marcada. Na tela de BANCOS DO CONDOMÍNIO marque o banco desejado e clique em CONFIGURAR CHEQUES. Nessa tela é definido o local onde cada informação deve ser colocada no cheque. Coloque uma folha branca normal na impressora e clique em TESTAR. Coloque a folha usada sobre um cheque real e veja se os valores saíram corretamente em relação ao cheque. Se não, corrija as posições que saíram erradas e teste novamente. Faça esse processo até que todos os valores saiam em suas posições corretas. Quando isso ocorrer, clique em GRAVAR. Essa configuração vale para esse banco em qualquer edifício, ou seja, não será preciso reconfigurar cheques para o banco em outro edifício. ENG Sistemas - 7 -
BOLETOS BANCÁRIOS COMO CONFIGURAR Boletos só são configuráveis para banco com tipo de aplicação CONTA CORRENTE. Na tela abaixo marque a opção EMITE BOLETOS BANCÁRIOS. Será apresentado o quadro que permite a configuração básica para a geração correta do CÓDIGO DE BARRAS nos boletos emitidos: Antes de definir os dados referentes aos boletos bancários, deve-se comparecer ao banco para acordar esse processe de emissão e recebimento de arquivos de retorno. Nesse momento, informações e códigos que permitirão que boletos recebidos sejam creditados corretamente na conta do edifício, serão passados pelo banco. Isso é imprescindível. ENG Sistemas - 8 -
NOSSO NUMERO O Nosso Número é colocado em cada boleto emitido, seguindo a configuração exigida pelo banco. É por ele que o sistema identifica qual a dívida a ser baixada. Não pode haver sobreposição dessa numeração. Se anteriormente, por outros meios, já tiverem sido emitidos boletos para esse edifício, para esse banco, informe uma numeração inicial superior aos já emitidos. Se não fizer isso, se houver o recebimento de um desses boletos antigos, corre-se o risco de o sistema tentar baixar uma dívida errada, baseado em um Nosso Número repetido. CEDENTE / CONVÊNIO / CARTEIRA / OUTROS CAMPOS Cada banco trata esses campos de forma diferenciada. Para se saber quais os dados necessários ao preenchimento desses campos, clique no controle?. O sistema apresentará uma tela como a abaixo: Esse é um exemplo para o Banco Itaú. Lembre-se que, para cada banco, as exigências são diferentes. Se clicar em PREENCHER, o sistema preencherá os campos com os valores padrão, deixando em branco aqueles que o banco lhe forneceu, se necessário. MENSAGENS PARA O CAIXA DO BANCO As três primeiras linhas são reservadas para que o sistema coloque informações variáveis tais como: Informar se a unidade possui débito anterior Juros e multa em caso de atraso Valor de desconto se pago em dia ou antecipado Nas outras três linhas o preenchimento é livre. Pode ser usado para informar ao caixa o prazo limite de recebimento: Não receber após 30 dias de vencido, por exemplo. CONSIDERAÇÕES O simples preenchimento desses campos não garante que estejam corretos. É imprescindível que se emita um boleto de valor baixo, R$1,00 por exemplo, pagueo e verifique se foi creditado corretamente. Obtenha o arquivo de retorno e o ENG Sistemas - 9 -
processe. Se tudo estiver correto, o boleto será creditado na conta, e o registro baixado. Só emita boletos reais após resultado positivo para esse teste. CORRIGIR SALDO INICIAL DO BANCO Depois de cadastrado o banco, e se já era uma conta existente, com movimentação, é necessário definir o saldo inicial desse banco para o sistema. Na tela BANCOS DO CONDOMÍNIO marque o banco desejado e clique em ALTERAR. Os dados do banco serão exibido, mas na parte inferior da tela será disponibilizado o controle CORRIGIR SALDO INICIAL DO BANCO. Clique nele. Será exibida a tela: Informe o valor do saldo inicial para esse banco e, se necessário, corrija a DATA REAL DO INÍCIO DE OPERAÇÃO. Ao clicar em PROCESSAR o sistema reatualizará toda a movimentação bancária, refazendo os saldos tomando por base aquele que foi fornecido em NOVO SALDO ATUAL, e a data real do início de operação. A contabilidade do sistema é feita de forma LINEAR. Não existe a possibilidade de se alterar o saldo entre um mês e outro, usando a famosa MARRETA. Todo o processo tem que estar correto, do início ao fim. ENG Sistemas - 10 -