Email Informações relacionadas a configuração de e-mail no sistema, monitoramento de emails, etc. Monitoramento de Email's recebidos Monitoramento da Caixa de Entrada Personalização dos padrões de mensagem no sistema Configurar e-mail com cobrança automática para seu cliente
Monitoramento de Email's recebidos
Monitoramento de Email's recebidos Monitoramento da Caixa de Entrada Essa funcionalidade foi desenvolvida com o intuito de agilizar os processos do dia-a-dia. O sistema já possuí a funcionalidade da Manifestação do Destinatário, que consulta as Notas emitidas contra o seu CNPJ, mas esse processo não é imediato, pois depende da Receita para retornar os dados, o que pode demorar horas, ou talvez até mais de um dia, para retornar as notas. O e-mail, geralmente é disparado logo após a Emissão da Nota, pelo sistema do seu Fornecedor. Desta forma, se os Fornecedores lhe enviam os arquivos por e-mail, poderá utilizar essa funcionalidade e ter mais praticidade, e rapidez nos processos da sua empresa. Antes de tudo, precisamos configurar as Contas de E-mail nas quais recebe os Arquivos XML. Clique aqui para saber como realizar a configuração. Após realizada a Configuração, o sistema irá iniciar o Monitoramento dos e-mail's configurados, e irá salvar os que possuem algum anexo no formato XML.
Os e-mail's recebidos que possuírem um Anexo XML, poderão ser utilizados nas seguintes telas do sistema: - Importar NFe (Lançamento das Compras) - Emissão de CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
- Emissão de MDFe (Manifesto de Documentos Fiscais)
Conforme imagens acima, após clicar no botão para selecionar o ANEXO, a seguinte tela será aberta.
- A Filial será preenchida conforme o que foi preenchido na tela de Emissão, mas poderá ser alterada caso necessário; - Caso queira filtrar por alguma Conta de E-mail em específico, poderá selecionar a mesma, ou então será filtrado por todas; - Selecione o Período de recebimento dos E-mail's que deseja consultar; - Clique no botão Pesquisar para realizar a consulta. Todos os e-mail's recebidos que possuem algum anexo XML serão exibidos, respeitando os filtros selecionados. Caso queira Visualizar o XML, clique no botão
É recomendado consultar a situação da nota no site da Receita, pois o fornecedor/emitente da nota, poderá ter realizado o cancelamento da mesma logo após a emissão. Caso tenha dúvidas sobre a regularidade da nota, consulte a situação da mesma, selecionando-a e clicando no botão Selecione as Notas que deseja importar os dados, marcando a caixa de texto, e clique no botão "F5 - Incluir Dados", ou utilize o F5 do teclado. Os dados serão preenchidos automaticamente, facilitando o preenchimento dos campos, e todo o processo manual que deveria ser efetuado sem essa funcionalidade.
Personalização dos padrões de mensagem no sistema
Configurar e-mail com cobrança automática para seu cliente Você já sentiu a necessidade de avisar o seu cliente que a fatura dele está vencendo em breve? Está realizando essa tarefa manualmente e gastando muito tempo? É possível automatizar este processo através do envio automático da Cobrança por e-mail. Mas como funciona isso, exatamente? Toda vez que é realizada uma venda a prazo para seu cliente o sistema irá encaminhar uma cobrança automaticamente para o e-mail do mesmo. Outra possibilidade de uso é o cadastramento de uma fatura avulsa no seu sistema, também permitindo desfrutar dessa funcionalidade.
1 Passo - Ir até as configurações do sistema Para que tudo funcione como esperado, são necessárias algumas configurações. Primeiro de tudo devemos ativar o envio da cobrança automática. Para isso, vá até o menu de Configurações e em seguida clique sobre Configurações Globais. 2 Passo - Ativar o envio de cobrança automática
Feito isso, localize a aba Geral(em verde), e então procure pela opção Enviar Cobrança Automaticamente, marque este campo e posteriormente clique em Configurar Envio O botão de Configurar Envio só ficará ativo se habilitada a opção de Enviar Cobrança Automaticamente.
3 Passo - Alterar mensagem e definir quando o sistema deve cessar o envio das cobranças Ao clicar em Configurar Envio, será aberta uma tela semelhante a imagem acima onde é possível ver uma opção chamada Não Enviar Vencimento da Parcela Cobranças, após 10 dias do
, basta definir a quantidade de dias e seguir para o próximo passo. Mas como funciona na prática essa configuração dos dias? Exemplo: João tem uma parcela vencida a 10 dias, a partir do próximo dia o sistema não irá mais notificar João sobre essa pendência. Logo abaixo é possível alterar a mensagem que será enviada ao cliente e também é possível estar realizando uma alteração no código HTML do layout de cobrança(em azul). Você não precisa fazer qualquer tipo de alteração na Mensagem, a tryideas sistemas já disponibiliza um estilo padrão de e-mail. Recomendamos que a personalização da mensagem seja feita apenas por usuários avançados. 4 Passo - Ativar o envio da cobrança por e-mail para seu cliente Informações adicionais para usuários
avançados Caso opte por alterar a estrutura da mensagem de cobrança, você terá a sua disposição as tags abaixo, elas serão substituídas pelos respectivos dados do cliente no momento do envio da cobrança. %NOME_CLIENTE - Nome do cliente a ser cobrado %DATA_ATUAL - Data que o e-mail está sendo enviado %VALOR - Valor da cobrança %DATA_VENCIMENTO - Data de vencimento da cobrança %NOME_EMITENTE - Nome da empresa que está enviando a cobrança %TELEFONE_EMITENTE - Telefone da empresa que está enviando a cobrança