CAPÍTULO 6. SISTEMAS EMPRESARIAIS Sistemas de Processamento de Transação (SPT) Sistemas Colaborativos Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) 1 O objetivo do capítulo é explicar como os sistemas de processamento de transações, os sistemas colaborativos e os sistemas de informação gerencial foram desenvolvidos e aplicados às operações das empresas e situações de tomada de decisão enfrentadas pelos gerentes. Mostra as principais tendências e mudanças que estão ocorrendo no suporte às decisões empresariais, as quais estão dotando os profissionais de empresas e trabalhadores de conhecimento, os gerentes e executivos, com ferramentas de suporte e análise. Os SI nos Negócios Existem tantas maneiras de utilizar a tecnologia da informação nos negócios quanto atividades empresariais a serem executadas, problemas empresariais a serem resolvidos e oportunidades empresariais a serem buscadas. Como usuário final, você precisa possuir um entendimento e avaliação básicos das principais maneiras pelas quais os sistemas de informação são utilizados para apoiar cada uma das funções de negócios. Os sistemas de informação empresarial podem ser descritos como uma série de tipos de sistemas de informação (processamento de transações, colabotrativos e informações gerenciais, etc.) que apóiam as funções organizacionais de contabilidade, finanças, marketing, administração de operações e administração de RH. 6.1. Sistemas de Processamento de Transação (SPT) Os SPT são sistemas que servem o nível operacional da organização, monitorando as atividades diárias ou normais de uma empresa como controle de estoque, folha de pagamento, atendimento a clientes, fluxo de materiais, entre outros. O principal objetivo dos SPT é responder a questões rotineiras e acompanhar o fluxo de transações através da organização. Os SPT capacitam as organizações a executar suas atividades mais importantes de maneira mais eficiente. Sendo assim, esses sistemas são importantes fornecedores de dados para o nível operacional da empresa e também para os níveis mais elevados da empresa. 6.1.1 Exemplos de SPT Sistema de reserva de hotel, Informações de clientes, Folha de pagamento, Cadastro de empregados, Processamento de pedidos, Faturamento, Controle de estoques, Contas a pagar receber, Compras, Controle de pontos de funcionários, Expedição de material. 6.1.2 Descrição de Alguns SPT Processamento de Pedidos É um importante sistema de processamento de transações que capta e processa pedidos dos clientes e produz os dados necessários para a análise de vendas e o controle de estoque. Também acompanha a situação dos pedidos dos clientes até que as mercadorias sejam entregues. Fornecem um método rápido, acurado e eficiente de registrar e classificar pedidos de clientes e transações de vendas. Fornecem aos sistemas de controle de estoque informações sobre pedidos aceitos para que possam ser preenchidos o mais depressa possível. Controle de Estoque Processam dados refletindo mudanças nos artigos em estoque. Registra mudanças nos níveis de estoque e prepara os devidos documentos de expedição. Pode notificar os gerentes sobre artigos que precisam ser encomendados novamente e fornecerlhes uma série de relatórios de situação do estoque.
2 Ajuda uma empresa a fornecer serviço de alta qualidade para os clientes, minimizando, ao mesmo tempo, o investimento e os custos de manutenção de estoque. Contas a Receber Mantêm registros de totais devidos por clientes a partir de dados gerados pelas compras e pagamentos dos clientes. Produzem faturas e extratos mensais para os clientes e relatórios de administração de crédito. Estimulam o pronto pagamento dos clientes por meio da preparação de faturas acuradas e oportunas e extratos mensais para os clientes a prazo. Fornecem relatórios aos gerentes para ajudá-los a controlar o montante de crédito prorrogado e a cobrança de dinheiro devido. Ajudam a maximizar as vendas a crédito minimizando, ao mesmo tempo, perdas com calotes. Contas a Pagar Localizam dados relativos a compras e pagamentos aos fornecedores. Preparem cheques em pagamento de faturas e produzem relatórios de administração de caixa. Ajudam a garantir o pronto pagamento de fornecedores para manter boas relações, a garantir uma boa situação de crédito e a assegurar todos os descontos oferecidos pelo pronto pagamento. Propiciam rigoroso controle financeiro de todos os desembolsos de caixa da empresa. Fornecem à administração as informações necessárias para a análise de pagamentos, despesas, compras, contas de despesa com funcionários e necessidades de fundos de caixa. Folha de Pagamento Rcebem e mantêm dados dos cartões de ponto dos funcionários e outros registros de trabalho. Produzem contracheques e outros documentos como, por exemplo, declarações de rendimentos, relatórios de folha de pagamento e de análise da mão-de-obra. Ajudam as empresas a efetuarem pagamentos pontuais e acurados a seus funcionários, bem como relatórios à órgãos do governo no tocante a rendimentos, impostos e outras deduções. Fornecem relatórios analisando os custos e a produtividade da força de trabalho. Livro-razão Geral Consolidam dados recebidos de contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento e outros sistemas de informação contábil. Os sistemas de livro-razão geral: Produzem os demonstrativos e relatórios financeiros periódicos Ajudam as empresas a executar tarefas contábeis de maneira acurada e oportuna. Normalmente fornecem melhores controles financeiros e relatórios administrativos e envolvem menos pessoal e menores custos do que os métodos contábeis manuais. 6.1.3 Características dos SPT Entrada e alimentação de dados Processamento e armazenamento Geração de documentos Grande quantidade de dados de entrada e de saída Necessidade de processamento eficiente (on-line ou batch) Alto grau de repetição no processamento Computação simples Grande necessidade de armazenamento Necessidade de auditoria Problemas relacionados com segurança 6.1.4 As atividades do SPT compreendem a: Coleta de dados: pode ser manual ou automatizada, consiste na entrada dos dados
Edição de dados: validação e integridade Correção de dados: erros diversos Manipulação dos dados: cálculos, classificação, disposição... Armazenamento: guarda dos dados em um ou mais bancos de dados Produção de documentos: podem ser impressos ou exibidos na tela do computador 3 6.2. Colaboração nas Empresas Os sistemas colaborativos nas empresas nos oferecem ferramentas para nos ajudar a colaborar comunicando idéias, compartilhando recursos, e coordenando nossos esforços de trabalho cooperativo como membros de muitos processos formais e informais e equipes e grupos de trabalho de projetos que compõem muitas organizações atuais. A meta dos sistemas colaborativos é possibilitar que as pessoas trabalhem em conjunto de forma fácil e eficaz, ajudando-as a: Comunicar - compartilhar informações com outros Coordenar- coordenar esforços de trabalho individual e utilização compartilhada de recursos Colaborar - trabalhar cooperativamente em projetos e tarefas comuns 6.2.1 Ferramentas para Colaboração na Empresa: Muitos analistas do setor acreditam que as capacidades e o potencial da Internet, assim como das intranets e extranets, estão impulsionado a demanda por ferramentas de colaboração nas empresas. Por outro lado, é a tecnologia da Internet, como os navegadores e os servidores de rede, os bancos de dados e os documentos hipermídia, e as intranets e extranets, que estão fornecendo o hardware, o software, os dados e as plataformas de rede para muitas das ferramentas de groupware de colaboração que os usuários de empresas desejam. Comunicação eletrônica, Conferência eletrônica, Controle do trabalho colaborativo 6.2.2 Ferramentas de Comunicação Eletrônica Abrangem o correio eletrônico, o correio de voz, o envio de fax, a publicação na Web, os pagers, e os sistemas de telefonia pela Internet. Essas ferramentas possibilitam o envio eletrônico de mensagens, documentos e arquivos de dados, texto, voz, ou multimídia em redes de computadores. Isso ajuda a compartilhar tudo: de voz e mensagens de textos a cópias de documentos de projeto e arquivos de dados, com seus colegas de equipe, onde quer que eles estejam. 6.2.3 Ferramentas de Conferência Eletrônica Ajudam as pessoas a se comunicar e a colaborar enquanto trabalham juntas. Os membros de equipes e de grupos de trabalho em diferentes locais podem trocar idéias interativamente, ao mesmo tempo ou em momentos diferentes, graças a uma variedade de métodos de conferência. As opções de conferência eletrônica também incluem sistemas eletrônicos de reunião, no qual os membros de uma equipe podem encontrar-se num mesmo tempo e lugar num ambiente de sala de decisões. Entre as ferramentas de conferência eletrônica encontramos: Videoconferência, Sistemas de bate-papo, Fóruns de discussão, Sistemas de reunião eletrônica 6.2.4 Ferramentas de Administração do Trabalho em Colaboração Ajudam as pessoas a executar ou a controlar atividades do trabalho do grupo. Essa categoria de groupware inclui: Ferramentas de agendamento e programação Gerenciamento de atividades e projetos Sistemas de fluxo de trabalho Ferramentas de gerenciamento do conhecimento.
4 6.3 Sistemas de Informação Gerencial (SIG) Conjunto integrado de pessoas, procedimentos, banco de dados e dispositivos que suprem os gerentes e os tomadores de decisão com informações para ajudá-los a alcançar as metas da organização, gerando relatórios diversos. Ele gera produtos de informação que apóiam muitas das necessidades cotidianas de tomada de decisão de gerentes de empresas. Relatórios, telas e respostas produzidas por esses SI fornecem informações que os gerentes especificaram de antemão para o adequado atendimento de suas necessidades de informação. Esses produtos de informação predefinidos satisfazem as necessidades de informação dos administradores dos níveis operacional e tático, que encontram tipos mais estruturados de situações de decisão. 6.3.1 Características de um SIG Geram relatórios com formatos fixos e padronizados Produzem relatórios impressos e em tela Usam dados internos armazenados em computador Permitem que usuários finais façam seus próprios relatórios personalizados Requerem pedidos formais dos usuários 6.3.2 Benefícios do SIG para as empresas: 1. Redução de custos nas operações. 2. Melhoria no acesso às informações com relatórios precisos e rápidos, com menor esforço. 3. Melhoria na produtividade e nos serviços realizados e oferecidos. 4. Melhoria na tomada de decisões, com fornecimento de informações mais rápidas e precisas. 5. Estímulo de maior interação entre os tomadores de decisão. 6. Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões. 7. Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações. 8. Redução do grau de centralização de decisões na empresa e, 9.Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos. 6.3.3 Relatórios Três importantes alternativas de relatórios são fornecidas por esses sistemas: Relatórios Periódicos Programados ou agendados Esta forma tradicional de fornecimento de informações para os gerentes utiliza um formato préespecificado projetado para fornecer aos gerentes informações em uma base regular. Relatórios de Exceção Os relatórios são produzidos apenas quando ocorrem condições excepcionais. Relatórios por Demanda ou Solicitação As informações encontram-se disponíveis sempre que um gerente as requisita. 6.3.4 Áreas de aplicação dos SIG SIG de Marketing SIG Industrial SIG de Recursos Humanos SIG Financeiro 6.4 Sistemas de Informação de Marketing: A função organizacional de marketing diz respeito ao planejamento, promoção e venda de produtos existentes em mercados existentes e ao desenvolvimento de novos produtos e novos mercados para melhor atender clientes correntes e potenciais. Os sistemas de informação de marketing integram o fluxo de informações exigido pelas muitas atividades de marketing.
Os sistemas de informação de marketing fornecem informação para que: Os sites possibilitem um processo de marketing interativo, onde os clientes possam tornar-se parceiros na criação, comercialização, compra e melhoria de produtos e serviços. Os sistemas de automação da força de vendas utilizem tecnologias móveis de computação para automatizar atividades de processamento de informações para administração de vendas. Outros sistemas de marketing auxiliem os gerentes de marketing no planejamento do produto, estimativa e outras decisões de administração de produto, estratégias de propaganda e promoção de vendas e pesquisa e previsão de mercado. As diversas maneiras importantes utilizadas pelos sistemas de informação baseados no computador para apoiar a função de marketing são: Marketing Interativo, Automação da Força de Vendas, Propaganda e Promoção, Administração de Vendas, Pesquisa e Previsão de Mercado, Atendimento e Suporte ao Cliente, Administração de Produto. A Internet se tornou o principal canal de distribuição do novo ambiente de marketing on-line. Os clientes não são apenas participantes passivos que recebem propaganda da mídia antes de comprar, mas estão ativamente envolvidos em um processo antecipador e interativo propiciado pela rede. O marketing interativo encara os clientes potenciais como pertencendo a muitos segmentos de mercado distintos que devem ser abordados de modo diferente on-line por meio de técnicas de marketing direcionado. O marketing interativo também encoraja os clientes a se envolverem em questões de desenvolvimento do produto, entrega e atendimento. Tecnologias da Internet: Grupos de discussão na rede, Formulários e questionários da rede, Correio eletrônico Marketing Interativo: O crescimento da Internet produziu um impacto na função de marketing. O termo foi cunhado para descrever um tipo de marketing baseado na utilização da Internet, intranets e extranets para estabelecer a interação entre uma empresa e seus clientes atuais ou potenciais. Sua meta é possibilitar que uma empresa utilize de modo lucrativo essas redes para atrair e manter clientes que se tornarão parceiros da empresa na criação, aquisição e melhoria de produtos e serviços. Os resultados esperados do marketing interativo são uma mistura rica de: Dados vitais de marketing, Idéias de novos produtos, Vendas em grande quantidade, Fortes relações com clientes Automação da Força de Vendas Cada vez mais, os computadores e redes estão fornecendo a base para a automação da força de vendas. Em muitas empresas, a força de vendas está sendo equipada com notebooks que as conecta aos navegadores de rede e aos sites de marketing de software de gerenciamento de contatos de vendas na Internet, extranets e às intranets da empresa. Suas características: Aumento na produtividade pessoal dos vendedores. Drástica agilização da captação e análise de dados de venda desde o campo para os gerentes de marketing no escritório central da empresa. Possibilidade de administração de marketing e vendas na melhoria do suporte que a empresa fornece a seus vendedores. Muitas empresas encaram a automação da força de vendas como uma maneira de conquistar uma vantagem estratégica na produtividade de vendas e na capacidade de respostas de marketing. Alguns dos benefícios da automação da força de vendas baseada na rede incluem: Encurtar o ciclo de vendas por meio da pré-qualificação de clientes potenciais. Aumentar a receita por meio do marketing direcionado. 5
6 Automatizar a administração e qualificação das indicações de vendas na rede. Pegar todas as informações sobre o cliente diretamente para os bancos de dados de vendas. Melhorar a administração de pedidos com o acesso a dados sobre preços, promoções, disponibilidade, programações de produção, regulamentações de exportação, transportadores e programas de transporte. Administração de Vendas e Produtos Os gerentes de vendas devem planejar, monitorar e apoiar o desempenho dos vendedores em suas organizações. Sistemas computacionais produzem relatórios de vendas que analisam as vendas por produto, linha de produtos, cliente, tipo de cliente, vendedor e território de vendas. Esses relatórios ajudam os gerentes de marketing a monitorar o desempenho das vendas de produtos e dos vendedores e os ajudam a desenvolver programas de apoio para aumentar os resultados das vendas. Os gerentes de produto precisam de informações para: Planejar e controlar o desempenho de produtos específicos, linhas de produtos e marcas. Os computadores ajudam a fornecer informações de preço, receita, custo e crescimento para produtos existentes e desenvolvimento de novos produtos. Fornecer informações e análise para decisões de preço é uma das principais funções deste sistema. As informações também se fazem necessárias nos recursos de fabricação e distribuição que os produtos propostos irão exigir. Os modelos computadorizados podem ser utilizados para avaliação do desempenho de produtos atuais e dos clientes potenciais para sucesso dos produtos propostos. Propaganda e Promoção Os gerentes de marketing necessitam de informações para ajudá-los a maximizar as vendas aos custos mais baixos possíveis para a propaganda e promoção. Os computadores utilizam informações de pesquisa de mercado e modelos de promoção para ajudar a: Selecionar mídias e métodos promocionais Alocar recursos financeiros Controlar e avaliar resultados de várias campanhas de propaganda e promoção. Marketing Direcionado: Tornou-se uma importante ferramenta no desenvolvimento de estratégias de propaganda e promoção para os sites de comércio eletrônico de uma empresa. O marketing direcionado é um conceito de administração de propaganda e promoção que inclui cinco componentes-alvo: Comunidade. As empresas podem personalizar suas mensagens de propaganda na rede e seus métodos de promoção para atrair pessoas de comunidades específicas. Estas podem ser comunidades de interesse, tais como as comunidades virtuais. Conteúdo. Propaganda na forma de cartazes eletrônicos ou banners pode ser veiculada em site na Internet, além da home page da empresa. Essas mensagens alcançam o público-alvo. Contexto. A propaganda figura apenas em páginas da Internet que são relevantes ao conteúdo de um produto ou serviço. Por isso, a propaganda é dirigida apenas a pessoas que já estejam procurando informações sobre um assunto relacionado aos produtos de uma empresa. Aspectos Demográficos e Psicológicos. Os esforços de marketing podem ser dirigidos apenas a tipos específicos ou classes da população. Comportamento On-line. As campanhas de propaganda e promoção podem ser adaptadas a cada visita individual a um site. Esta estratégia se baseia em arquivos web cookie gravados na unidade de disco do visitante a partir de visitas prévias. Os arquivos de cookies permitem à empresa acompanhar o comportamento on-line de uma pessoa em seu site para que os esforços de marketing possam ser instantaneamente desenvolvidos e direcionados para esse indivíduo a cada uma de suas visitas ao site.
Pesquisa e Previsão de Mercado Os sistemas de informação de pesquisa de mercado propiciam informações de marketing para ajudar os gerentes a fazerem melhores previsões de marketing e desenvolverem estratégias de marketing mais eficazes. Os sistemas de informação de marketing ajudam os pesquisadores de mercado a coletarem, analisarem e manterem uma quantidade enorme de informações sobre uma ampla gama de variáveis de mercado sujeitas a constante mudança. Isto inclui: Informações sobre clientes existentes, clientes potenciais, consumidores e concorrentes. As tendências mercadológicas, econômicas e demográficas também são analisadas. Os dados podem ser reunidos a partir de muitas fontes, entre as quais os bancos de dados de uma empresa, mercados de dados e depósitos de dados, sites na Rede Mundial de Computadores e empresas de serviços de telemarketing. Ferramentas estatísticas de software podem ajudar os gerentes a analisarem dados de pesquisa de mercado e preverem vendas e outras importantes tendências de mercado. 6.5 Sistemas de Informação Industrial Os sistemas de informação industrial apóiam a função de produção/operações, que inclui todas as atividades relativas ao planejamento e controle dos processos de produção de bens ou serviços. A função de produção/operações diz respeito à administração dos sistemas operacionais de todas as empresas. Os sistemas de informação de planejamento e controle utilizados para a administração de operações e processamento de transações apoiam todas as empresas que precisam planejar, monitorar e controlar estoques, compras e o fluxo de bens e serviços. Manufatura Integrada por Computador (CIM) Os sistemas de informação para fabricação utilizam várias técnicas importantes para apoiar a manufatura integrada por computador (CIM). A CIM é um conceito global que enfatiza que os objetivos do uso do computador na automação industrial devem servir para: Simplificar (reprojetar) os processos de produção, desenhos de produtos e organização fabril como fundamento vital para a automação e a integração. Automatizar Os processos de produção e as funções organizacionais que os apóiam com computadores e robôs. Integrar Os processos de produção/apoio usando computadores e redes de telecomunicações. A implementação desses conceitos de fabricação permite que uma empresa responda rapidamente e atenda requisitos de clientes por meio de produtos e serviços de qualidade. Os usos de computadores na manufatura incluem: Engenharia assistida por computador (CAE) Projeto assistido por computador (CAD) Planejamento de processos assistido por computador (CAPP) Planejamento de requisitos de material (MRP) Planejamento de recursos de fabricação (MRP-II) Manufatura assistida por computador (CAM) Os sistemas de manufatura assistida por computador (CAM) são aqueles que automatizam o processo de produção. Isto poderia ser realizado, por exemplo, pela monitoração e controle do processo de produção em uma fábrica por meio de sistemas de execução industrial, ou pelo controle direto de um processo físico (controle de processo), uma máquina-ferramenta (controle de máquinas) ou máquinas com algumas capacidades de trabalho semelhantes às humanas (robôs). Os sistemas de execução industrial (MES) são sistemas de informação de monitoração de desempenho para operações no chão da fábrica. Eles monitoram, acompanham e controlam os cinco componentes essenciais envolvidos em um processo de produção: 7
Matéria-prima, Equipamento, Pessoal, Instruções e especificações, Instalações de produção 8 Os MES incluem: Sistemas de programação e controle do chão da fábrica Sistemas de controle de máquinas Sistemas de controle robótico Sistemas de controle de processo Redes de Manufatura Colaborativa Processos de fabricação como a engenharia e desenho assistidos por computador, controle da produção, programação da produção e administração de compras normalmente envolvem um processo de colaboração. Cada vez mais, isto envolve o uso da Internet, intranets, extranets e outras redes para conectar as estações de trabalho de engenheiros e outros especialistas com seus colegas em outros locais. Essas redes podem conectar funcionários dentro de uma empresa ou incluir representantes de seus fornecedores ou clientes onde quer que possam estar localizados. Controle de Processo Éo uso de computadores para controlar um processo físico em curso. Os computadores de controle de processo são utilizados para controlar processos físicos em áreas como: Refinarias de petróleo, Fábricas de produtos alimentícios, Fábricas de cimento, Fábricas de papel e celulose, Siderúrgicas, Usinas de energia elétrica, Fábricas de produtos químicos. Controle de Máquinas É o uso de um computador para controlar as ações de uma máquina. Este controle também é popularmente conhecido como controle numérico. O controle de máquinas-ferramentas nas fábricas é uma aplicação típica de controle numérico, embora também se refira ao controle de máquinas de composição tipográfica, máquinas têxteis e outros tipos de maquinaria industrial. Os computadores de controle de máquinas são utilizados em áreas como: Fábricas, Indústrias e Lojas que utilizem máquinas Robótica Robôs são máquinas inteligentes que controlam diretamente suas próprias atividades com a ajuda de microcomputadores. É a tecnologia de montar e utilizar máquinas (robôs) com inteligência de computador e faculdades físicas semelhantes às humanas controladas por computador (destreza, movimento, visão e assim por diante). Os robôs são utilizados como trabalhadores de colarinho de aço para aumentar a produtividade e reduzir os custos. Eles são utilizados em áreas como: Fábricas e Atividades de trabalho que envolvam riscos. Engenharia Assistida por Computador Os engenheiros de fabricação utilizam a engenharia assistida por computador (CAE) para simular, analisar e avaliar os modelos de desenhos de produto que eles desenvolveram utilizando métodos de desenho assistido por computador (CAD). As redes de poderosas estações de trabalho de engenharia dotadas de alta capacidade gráfica e de cálculo e software CAD ajudam a: Analisar e projetar produtos e processos e instalações de fabricação. Refinar os desenhos iniciais do engenheiro e fornecer gráficos tridimensionais que podem ser girados para exibir todos os lados do objeto que está sendo projetado. Aumentar o zoom para visualizar detalhes de uma peça específica e até fazer com que peças do produto se movam como o fariam em uma operação normal. Fazer com que o desenho possa ser convertido para modelo matemático acabado do produto.
6.6 Sistemas de Informação de Recursos Humanos A função de administração de recursos humanos envolve o recrutamento, colocação, avaliação, remuneração e desenvolvimento dos funcionários de uma organização. A meta é o uso eficaz e eficiente dos recursos humanos de uma empresa. Dessa forma, os sistemas de informação de recursos humanos são projetados para apoiar: O planejamento para atender as necessidades de pessoal da empresa. O desenvolvimento de funcionários até o seu potencial pleno. O controle de todas as políticas e programas de pessoal. Originalmente, as empresas utilizavam sistemas de informação baseados em computador para: Produzir contracheques e relatórios de folha de pagamento Manter cadastro de pessoal Analisar o uso de pessoal nas operações das empresas. Muitas empresas foram além destas funções tradicionais de administração de pessoal e desenvolveram sistemas de informação de recursos humanos que também apóiam: Recrutamento, seleção e contratação, Lotação de cargos, Avaliações de desempenho, Análise de benefícios dos funcionários, Treinamento e desenvolvimento, Saúde e segurança do trabalho Preenchendo Cargos na Organização A função de lotação de cargos deve ser apoiada por sistemas de informação que registrem e localizem os recursos humanos dentro de uma empresa para maximizar seu aproveitamento. Esses sistemas são utilizados em sistemas de manutenção de cadastro de pessoal, sistemas de inventário das qualificações dos funcionários e sistemas de previsão de requisitos de pessoal. Treinamento e Desenvolvimento Os sistemas de informação ajudam os gerentes de RH a planejar e monitorar o recrutamento, treinamento, avaliações de desempenho e desenvolvimento de carreira dos funcionários por meio da análise da história de sucesso dos programas em curso. Também analisam a situação do desenvolvimento de carreira de cada funcionário para determinar se deveriam ser recomendados métodos de desenvolvimento como programas de treinamento e avaliações periódicas. Análise de Remuneração Os sistemas de informação podem ajudar a analisar o alcance e distribuição da remuneração dos funcionários (ordenados, salários, pagamentos de incentivos e benefícios extras) dentro de uma empresa e fazer comparações com remuneração paga por empresas similares ou com vários indicadores econômicos. Esta informação é útil para: Planejar mudanças na remuneração, principalmente se estão envolvidas negociações com sindicatos trabalhistas. Ajudar a manter competitiva e justa a remuneração de uma empresa, ao mesmo tempo que controla os custos de remuneração. Relatórios para Órgãos Governamentais Os informes para as agências de governo são uma das principais responsabilidades da administração de recursos humanos. As organizações utilizam SI computadorizados para manter atualizadas as estatísticas e relatórios de produção requeridos por uma série de leis e regulamentações governamentais. Essas estatísticas podem dizer respeito a questões como: Políticas e estatísticas de oportunidade similar, Saúde do funcionário, Acidentes e riscos no local de trabalho, Procedimentos de segurança. 9
6.7 Sistemas de Administração Financeira: São baseados no computador apóiam os gerentes financeiros nas decisões relativas ao financiamento de uma empresa e à alocação e controle de recursos financeiros na empresa. As principais categorias de sistemas de administração financeira incluem: A administração de caixa e investimentos, Orçamentos de capital, Previsão financeira e Planejamento financeiro Administração de Caixa Coletam informações, em tempo real ou em uma base periódica, sobre todos os recebimentos e desembolsos de caixa de uma empresa. Os sistemas de administração de caixa: Permitem às empresas depositarem ou investirem mais depressa os fundos em excesso e, com isso, aumentarem a renda gerada por fundos depositados ou investidos. Produzem previsões diárias, semanais ou mensais de recebimentos ou desembolsos de dinheiro (previsões de fluxo de caixa) que são usadas para identificar futuros déficits ou excessos de caixa. Administração de Investimentos On-line Muitas empresas investem seu excesso de caixa em títulos negociáveis de baixo risco a curto prazo ou em alternativas de maior retorno e risco, de forma que a receita do investimento possa ser obtida até que os fundos sejam requeridos. Os serviços on-line de administração de investimentos: Ajudam o gerente financeiro a tomar decisões de compra, venda ou retenção para cada tipo de título de forma a desenvolver uma composição ótima de títulos que minimize riscos e maximize receitas de investimento para a empresa. Orçamentos de Capital O processo de orçamento de capital envolve a avaliação da rentabilidade e impacto financeiro de propostas de dispêndios de capital. Esta aplicação faz uso intenso de modelos de planilha eletrônica que incorporam a análise do valor atual dos fluxos de caixa esperados e a análise de probabilidade de riscos para determinar a ótima combinação de projetos de capitalização para a empresa. Previsão e Planejamento Financeiros Uma diversidade de pacotes de previsão financeira fornece técnicas analíticas que resultam em previsões econômicas ou financeiras de condições econômicas locais e nacionais, níveis de salários, níveis de preço e taxas de juros. Os sistemas de planejamento financeiro utilizam modelos de planejamento financeiro para avaliar o desempenho financeiro presente e projetado de uma empresa ou de uma de suas divisões ou subsidiárias. Os sistemas de planejamento financeiro: Ajudam a determinar as necessidades financeiras de uma empresa e analisam métodos alternativos de financiamento do negócio. Utilizam previsões financeiras relativas à situação econômica, operações empresariais, tipos de financiamento disponíveis, taxas de juros e preços de ações e obrigações para desenvolver um plano ótimo de financiamento para a empresa. Usam pacotes de planilhas eletrônicas para montar e manipular modelos. São utilizados para responder situações hipotéticas e perguntas relativas a busca de objetivos para avaliar alternativas de financiamento e investimento. 10
11 6.8 MODELO DE SIG Entradas: internas e externas Internas: Externas: Sistemas de Processamento de Transações (SPT) outras áreas específicas da empresa (Planejamento Estratégico, Política Organizacional, Plano de Metas, etc.) clientes, fornecedores, concorrentes, mercado, governo, etc Saídas: relatórios diversos : Agendados ou Periódicos Demanda ou Solicitação De Exceção Drill Down 6.9 EXEMPLO DE SIG FINANCEIRO Entradas: Internas: Planejamento Estratégico Política corporativa Plano de metas SPT: Folha de pagamento Razão geral Contas a pagar Contas a receber Externas: Concorrência Índices de preço Indicadores econômicos Leis tributárias Agências governamentais Saídas: (Relatórios diversos) Custo da folha de pagamento Investimento em estoque Total das vendas por período Pagamento a fornecedores Valores devidos pelos clientes Custos e lucros Administração de fundos Etc... FIM