SISTEMAS DE NEGÓCIOS. a) SISTEMAS DE APOIO EMPRESARIAIS

Transcrição

1 1 SISTEMAS DE NEGÓCIOS a) SISTEMAS DE APOIO EMPRESARIAIS 1. COLABORAÇÃO NAS EMPRESAS Os sistemas colaborativos nas empresas nos oferecem ferramentas para nos ajudar a colaborar, comunicando idéias, compartilhando recursos, e coordenando nossos esforços de trabalho cooperativo como membros de muitos processos formais e informais e equipes e grupos de trabalho de projetos que compõem muitas organizações atuais. A meta dos sistemas colaborativos é ajudar a: Comunicar - compartilhar informações com outros Coordenar - coordenar esforços de trabalho individual e utilização compartilhada de recursos Colaborar - trabalhar cooperativamente em projetos e tarefas comuns Ferramentas para Colaboração nas Empresas: A tecnologia da Internet, como os navegadores e os servidores de rede, os bancos de dados e os documentos hipermídia, e as intranets e extranets, estão fornecendo o hardware, o software, os dados e as plataformas de rede para muitas das ferramentas de groupware de colaboração que os usuários de empresas desejam. Figura 1: Ferramentas para Colaboração Empresarial a) Ferramentas de Comunicação Eletrônica Abrange o correio eletrônico, o correio de voz, o envio de fax, a publicação na Web e os sistemas de telefonia pela Internet. Essas ferramentas possibilitam o envio eletrônico de mensagens, documentos e arquivos de dados, texto, voz, ou multimídia em redes de computadores. Isso ajuda a compartilhar tudo: de voz e mensagens de textos a cópias de documentos de projeto e arquivos de dados, com seus colegas de equipe, onde quer que eles estejam.

2 b) Ferramentas de Conferência Eletrônica Os membros de equipes e de grupos de trabalho em diferentes locais podem trocar idéias interativamente, ao mesmo tempo ou em momentos diferentes, graças a uma variedade de métodos de conferência. As opções de conferência eletrônica também incluem sistemas eletrônicos de reunião, no qual os membros de uma equipe podem encontrar-se num mesmo tempo e lugar num ambiente de sala de decisões. Entre as ferramentas de conferência eletrônica encontramos: Videoconferência, Sistemas de bate-papo, Fóruns de discussão, Sistemas de reunião eletrônica. c) Ferramentas de Administração do Trabalho em Colaboração Ajudam as pessoas a executar ou a controlar atividades do trabalho do grupo. Essa categoria de groupware inclui: Ferramentas de agendamento e programação Gerenciamento de atividades e projetos Sistemas de fluxo de trabalho Ferramentas de gerenciamento do conhecimento PROCESSAMENTO DE TRANSAÇÃO (SPT) Os SPT são sistemas que servem o nível operacional da organização, monitorando as atividades diárias ou normais de uma empresa. O principal objetivo dos SPT é responder a questões rotineiras e acompanhar o fluxo de transações através da organização como: Quantas peças existem em estoque? O que aconteceu com o pagamento de tal funcionário? Quantos empregados foram pagos no mês? Os SPT capacitam as organizações a executar suas atividades mais importantes de maneira mais eficiente. Sendo assim, esses sistemas são importantes fornecedores de dados para o nível operacional da empresa e também para os níveis mais elevados da empresa. Alguns SPT Sistema de reserva de hotel, Informações de clientes, Folha de pagamento, Cadastro de empregados, Processamento de pedidos, Faturamento, Controle de estoques, Contas a pagar receber, Controle de pontos de funcionários, Expedição de material.

3 3 Figura 2: Sistemas de processamento de Transações Características dos SPT Entrada e alimentação de dados Processamento e armazenamento Geração de documentos Grande quantidade de dados de entrada e de saída Necessidade de processamento eficiente (on-line ou batch) Alto grau de repetição no processamento Computação simples Grande necessidade de armazenamento Necessidade de auditoria Problemas relacionados com segurança As atividades do SPT compreendem a: Coleta (entrada) de dados: pode ser manual ou automatizada, Edição de dados: validação e integridade Correção de dados: erros diversos Manipulação dos dados: cálculos, classificação, disposição... Armazenamento: guarda dos dados em um ou mais bancos de dados Produção de documentos: podem ser impressos ou na tela do computador Exemplos de SPT Processamento de Pedidos É um importante sistema de processamento de transações que capta e processa pedidos dos clientes e produz os dados necessários para a análise de vendas e o controle de estoque. Em muitas empresas, ele também acompanha a situação dos pedidos dos clientes até que as mercadorias sejam entregues. Fornecem um método rápido e eficiente de registrar e classificar pedidos de clientes e transações de vendas. Fornecem aos sistemas de controle de estoque informações sobre pedidos aceitos para que possam ser preenchidos o mais depressa possível. Controle de Estoque Processam dados refletindo mudanças nos artigos em estoque. Registra mudanças nos estoques e prepara os devidos documentos de expedição.

4 Pode notificar os gerentes sobre artigos que precisam ser encomendados novamente e fornecer-lhes uma série de relatórios de situação do estoque. Ajuda uma empresa a fornecer serviço de alta qualidade para os clientes, minimizando, ao mesmo tempo, o investimento e os custos de manutenção de estoque. Contas a Receber Mantêm registros de totais devidos por clientes a partir de dados gerados pelas compras e pagamentos dos clientes. Produzem faturas e extratos mensais para clientes e relatórios de crédito. Estimulam o pronto pagamento dos clientes por meio da preparação de faturas oportunas e extratos mensais para os clientes a prazo. Fornecem relatórios aos gerentes para ajudá-los a controlar o montante de crédito prorrogado e a cobrança de dinheiro devido. Ajudam a maximizar as vendas a crédito e minimizar as perdas com calotes. Contas a Pagar Localizam dados relativos a compras e pagamentos aos fornecedores. Preparam cheques em pagamento de faturas e produzem relatórios de administração de caixa. Ajudam a garantir o pronto pagamento de fornecedores para manter boas relações, a garantir uma boa situação de crédito e a assegurar todos os descontos oferecidos pelo pronto pagamento. Propiciam rigoroso controle financeiro de todos os desembolsos de caixa da empresa. Fornecem à administração as informações necessárias para a análise de pagamentos, despesas, compras, contas de despesa com funcionários e fundos de caixa. Folha de Pagamento Recebem e mantêm dados dos cartões de ponto dos funcionários e outros registros. Produzem contracheques e outros documentos como, por exemplo, declarações de rendimentos e relatórios de folha de pagamento. Ajudam a efetuar pagamentos pontuais aos seus funcionários, bem como relatórios à administração e órgãos do governo sobre rendimentos, impostos e outras deduções. Fornecem relatórios analisando os custos e a produtividade da força de trabalho. Livro-razão Geral Consolidam dados recebidos de contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento e outros sistemas de informação contábil. Produzem os demonstrativos e relatórios financeiros periódicos Ajudam as empresas a executar tarefas contábeis de maneira correta e oportuna. Fornecem melhores controles financeiros e relatórios administrativos, envolvendo menos pessoal e menor custo do que os métodos contábeis manuais APLICATIVOS DE GESTÃO EMPRESARIAIS a. Planejamento de Recursos Empresariais Enterprise Resource Planning (ERP) É um sistema interfuncional que atua como uma estrutura para integrar e automatizar muitos dos processos de negócios que devem ser realizados pelas funções de produção, logística, distribuição, contabilidade, finanças e de recursos humanos de uma empresa.

5 As características dos softwares de ERP incluem: O software de ERP é parte de uma família de módulos de software que apóia as atividades empresariais envolvidas em todos os processos vitais da organização. O ERP é concebido como um ingrediente, essencial à eficiência, agilidade, e responsabilidade para com clientes e fornecedores, que uma empresa de e-business precisa ter para conseguir êxito no mundo dinâmico do e-commerce. 5 Figura 16: ERP O valor para os negócios do software de ERP: O ERP cria uma estrutura para integrar e aperfeiçoar seus sistemas internos de escritório, responsável por importantes melhorias no atendimento ao consumidor, na produção e na eficiência da distribuição. O ERP fornece rapidamente informação interfuncional vital sobre o desempenho da empresa para que os gerentes melhorem significativamente sua capacidade para tomar as melhores decisões pela empresa em todas as suas atividades. b. Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente Customer Relationship Management (CRM) Características: O CRM é descrito como uma aplicação interfuncional de e-business que integra e automatiza muitos processos de atendimento ao cliente em vendas, marketing direto, contabilidade e gerenciamento de pedidos, e atendimento e suporte ao cliente. Os sistemas de CRM criam uma estrutura de TI que integra todos os processos funcionais com o restante das operações de negócios de uma empresa. Os sistemas de CRM consistem numa família de módulos de software que executam as atividades empresariais envolvidas nos procedimentos de contato com o público. O CRM fornece as ferramentas que permitem que uma empresa e seus funcionários prestem rapidamente um serviço acessível, seguro e uniforme a seus clientes. Pesquisas: Custa seis vezes mais vender a um novo cliente que a um cliente antigo. Normalmente, um cliente insatisfeito com a empresa contará sua má experiência para oito a dez pessoas.

6 6 Uma companhia pode aumentar seus lucros em 85% aumentando sua retenção anual de clientes em apenas 5%. As chances de vender um produto a um novo cliente são de 15%, enquanto as chances de vender a um cliente existente são de 50%. 70% dos clientes insatisfeitos farão novamente negócios com a empresa, caso ela corrija seu erro rapidamente. Mais de 90% das companhias existentes não possuem a integração entre vendas e serviços, necessária no suporte ao e-commerce. Figura 17: CRM Os programas de CRM geralmente englobam: Vendas. O software de CRM acompanha os contatos com os clientes e outras empresas e eventos do ciclo de formação de clientes por vendas cruzadas e aumentos nas vendas. Marketing Direto e Satisfação. O software de CRM pode automatizar tarefas como qualificação de contatos, controle de reações, programação de contatos de vendas e fornecimento de informações para clientes atuais e potenciais. Atendimento e suporte ao consumidor. O CRM ajuda rapidamente os gerentes de atendimento a criar, programar e administrar solicitações de serviço. O software Help desk ajuda os representantes de atendimento ao consumidor a auxiliar os clientes com problemas com um produto ou serviço, fornecendo dados e sugestões para solucioná-los. Exemplos de vantagens do CRM incluem: O CRM permite que uma empresa identifique e escolha seus melhores clientes os mais lucrativos para a empresa para poder mantê-los como clientes duradouros de serviços maiores e mais lucrativos. O CRM possibilita personalização em tempo real de produtos e serviços com base em desejos, necessidades, hábitos de compra e etapas de desenvolvimento do cliente. O CRM pode manter acompanhamento dos contatos do cliente com a empresa independentemente do meio utilizado. O CRM possibilita que uma companhia desenvolva uma relação consistente com o cliente, além de serviço e suporte em todos os contatos que o cliente tenha com ela.

7 7 c. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos Supply Chain Management (SCM) O gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM) é um conceito de administração que integra o gerenciamento dos processos da cadeia de suprimentos. Muitas companhias, em suas iniciativas de e-business, estão convertendo o SCM num objetivo estratégico de proa. Isso é um requisito indispensável se elas desejarem atender às exigências de valor de seus clientes de e-commerce. As companhias estão reestruturando os processos de sua cadeia de suprimentos, apoiadas em tecnologias da Internet e em software de gerenciamento da cadeia de suprimentos. Os objetivos do SCM são: Dar ao cliente o que ele deseja Dar ao cliente o que ele desejar e onde ele desejar Dar aos clientes o que eles desejam, onde desejam e pelo menor custo possível. Figura 18: SCM A meta do SCM é: Reduzir custos Aumentar a eficiência Ampliar os lucros Melhorar os tempos de ciclos da cadeia de suprimentos Melhorar o desempenho nos relacionamentos com clientes e fornecedores Desenvolver serviços de valor adicionado que dão uma vantagem competitiva. Objetivos empresariais do SCM: Obter o produto certo no lugar certo pelo menor custo. Manter o menor estoque possível e também oferecer melhor atendimento ao cliente. Reduz os tempos. O gerenciamento da cadeia de suprimentos procura simplificar e acelerar as operações que se relacionam com a forma como os pedidos do cliente são processados pelo sistema até serem atendidos, e também com a forma de as matériasprimas serem adquiridas e entregues pelos processos de fabricação. Fim