Tutorial de Almoxarifado Conteúdo 1 Cadastrar Campos Auxiliares... 2 2 Cadastrar Produtos... 3 3 Cadastrar Fornecedor... 4 4 Cadastrar Entrada de Produtos... 5 5 Cadastrar Saída de Produtos... 6 6 Transferência de Produtos... 8 Ultramax Sistemas 1
1 Cadastrar Campos Auxiliares Antes de começar o cadastro dos produtos, é necessário incluir no sistema os campos auxiliares, conforme descrito a seguir: a. Selecione a UNIDADE(1) e o PERÍODO(2); b. Selecione o menu MÓDULOS (3); c. Selecione a opção ALMOXARIFADO(4); d. Selecione um dos CAMPOS AUXILIARES indicados no item (5) e inicie o cadastro. e. Em qualquer campo selecionado irá abrir uma janela como mostra a figura abaixo, nela clique em NOVO(6); f. Na janela que abrir digite as informações solicitadas(7) e clique no botão INCLUIR(8), como mostra o exemplo: Ultramax Sistemas 2
Repita esse procedimento para cada um dos campos auxiliares: Área de consumo: setores da empresa que podem utilizar os produtos do almoxarifado; Grupo do produto: exemplo: Bebida; Subgrupo do produto: exemplo Refrigerante; Fabricante do produto: nome do fabricante do produto (não é o fornecedor, para cadastrar fornecedor siga as orientações do capítulo 3 desse tutorial); Unidade do produto: unidade de medida do produto(kg, peça, etc); 2 Cadastrar Produtos a. Clique no menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/PRODUTO; b. Clique em NOVO; Ultramax Sistemas 3
c. Digite as informações solicitadas e clique em INCLUIR; OBSERVAÇÕES: 1 - os campos com asterisco (*) são obrigatórios; 2 NCM Nomenclatura Comum do MERCOSUL identifica a natureza da mercadoria e é um código de 8 dígitos. Necessário para emissão da NF-e do produto; 3 Código fiscal Necessário preenchimento para emissão de NF-e do produto 3 Cadastrar Fornecedor É necessário ter os fornecedores cadastrados para controlar a movimentação dos produtos, siga as instruções a seguir para esse cadastro: a. Abra o menu Cadastros/Cadastro de pessoas/fornecedores/entidades/visitantes b. Na janela que abre clique no botão NOVO; c. Preencha os campos na aba DADOS(1) e a aba ENDEREÇO(2) e clique em INCLUIR(3); OBSERVAÇÃO: os campos com asterisco (*) são obrigatórios; Ultramax Sistemas 4
4 Cadastrar Entrada de Produtos Quando for vendido ou retirado um produto do almoxarifado, o sistema deve ser atualizado, com a entrada do produto, para isso siga os passos a seguir: a. Selecione a UNIDADE(1) e o PERÍODO(2); b. Selecione menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/MOVIMENTAÇÃO PRODUTO; c. Clique no botão NOVA ENTRADA; d. Abrirá uma nova janela nela digite o N o DA NOTA(1) de entrada, digite o nome ou código do fornecedor (2) e clique em PROCURAR(3), selecione o fornecedor na lista que aparece; e. Em ADICIONAR PRODUTOS(4), digite a informação solicitada(5) (descrição ou código), e clique no botão correspondente(6), repita esse procedimento até incluir todos os produtos da nota, depois de incluir todos os produtos, clique em EFETIVAR(8). OBSERVAÇÕES: 1 - se o valor unitário do produto estiver incorreto, clique no menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/PRODUTO, e altere o valor; 2 se precisar interromper a entrada de movimento, clique no botão SALVAR E CONTINUAR DEPOIS(7), pois assim não perderá os dados já digitados; 3 se a compra for FATURADA, na caixa FATURA(9) clique no botão +(10), e insira as informações do faturamento (repita esse procedimento para cada parcela). Ultramax Sistemas 5
5 Cadastrar Saída de Produtos Quando ocorrer uma venda ou outro tipo de movimentação de saída, o sistema deve ser atualizado, com a saída desses produtos, para isso siga os passos a seguir: a. Selecione a UNIDADE(1) e o PERÍODO(2); b. Selecione menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/MOVIMENTAÇÃO PRODUTO; c. Clique no botão NOVA VENDA; d. Abrirá uma nova janela nela selecione a EMPRESA EMITENTE (1), selecione a ÁREA DE CONSUMO (2) digite o nome ou código do cliente (3) e clique em PROCURAR, selecione o fornecedor na lista que aparece; Ultramax Sistemas 6
e. Se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada manualmente digite o N DA NOTA (4), se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada pelo Ultramax Gestão, marque a opção GERAR NF-E (5) e preencha o e-mail do destinatário da NF-e. f. Em ADICIONAR PRODUTOS (6), digite a informação solicitada (7) (descrição ou código), e clique no botão correspondente (8), quando o produto aparece, digite a QUANTIDADE (9), o SUBTOTAL (10) (que é o valor cobrado pelo produto, incluindo descontos), e o CFOP (11) (o sistema irá buscar automaticamente se o campo Código Fiscal estiver preenchido no cadastro do produto) repita esse procedimento até incluir todos os produtos da nota, depois de incluir todos os produtos selecione a FORMA DE PAGAMENTO (12), preencha os valores de pagamento e clique em CONCLUIR (14). g. Assim que a venda é concluída a NF-e já é transmitida automaticamente. Se desejar transmitir em outro momento da NF-e, utilize a opção de SALVAR E CONTINUAR DEPOIS (13). OBSERVAÇÕES: se precisar interromper a saída do movimento, clique no botão SALVAR E CONTINUAR DEPOIS (13), pois assim não perderá os dados já digitados; Para emissão de NF-e pelo sistema Ultramax, é necessário primeiramente entrar em contato com a equipe Ultramax para liberação do módulo de NF-e e instalação do certificado digital e também é necessário realizar os cadastros iniciais referentes à NF-e, esses cadastros estão no tutorial a seguir: Tutorial para emissão de NF-e: http://www.ultramax.com.br/tutorial/gestaoescolar/financeiro/ge_009_003_tutorial_par a_emissão_nfe.pdf Ultramax Sistemas 7
6 Transferência de Produtos Use essa opção quando tiver que enviar os produtos de uma determinada nota de entrada, para outra unidade da empresa. a. Selecione a UNIDADE (1) e o PERÍODO (2); b. Selecione menu MÓDULOS/ALMOXARIFADO/MOVIMENTAÇÃO PRODUTO; c. Clique no botão NOVA TRANSFERÊNCIA; Ultramax Sistemas 8
d. Abrirá uma nova janela nela selecione a EMPRESA EMITENTE (1), digite o nome ou código do cliente (2) e clique em PROCURAR, selecione o fornecedor na lista que aparece; e. Se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada manualmente digite o N DA NOTA (3), se a NOTA FISCAL ELETRONICA for gerada pelo Ultramax Gestão, marque a opção GERAR NF-E (4) e preencha o e-mail do destinatário da NF-e. f. Em ADICIONAR PRODUTOS (5), digite a informação solicitada (6) (descrição ou código), e clique no botão correspondente (7), quando o produto aparece, digite a QUANTIDADE (8), o SUBTOTAL (9) (que é o valor cobrado pelo produto, incluindo descontos), e o CFOP (10) repita esse procedimento até incluir todos os produtos da nota, depois de incluir todos os produtos clique em CONCLUIR (12). g. Assim que a transferência é concluída a NF-e já é transmitida automaticamente. Se desejar transmitir em outro momento da NF-e, utilize a opção de SALVAR E CONTINUAR DEPOIS (11). OBSERVAÇÕES: se precisar interromper a transferência, clique no botão SALVAR E CONTINUAR DEPOIS (11), pois assim não perderá os dados já digitados; Ultramax Sistemas 9