Projetos, Programas e Portfólios Projeto é um empreendimento temporário, com objetivo de criar um produto, um resultado ou serviço único. Projetos podem estar integrados em um programa, quando se relacionam com um mesmo objetivo. Portfólio de projetos pode incluir projetos, programas e outras atividades; descreve todo o trabalho para atingir um objetivo estratégico de uma empresa. 1
O que Gerenciar em um Projeto? O que você vai produzir? Escopo Qual o trabalho a ser feito? Recursos Humanos Quem vai fazer? do produto do projeto Tempo Custo Qualidade Qual o tempo necessário? Quanto vai custar? Com que qualidade será produzido? Aquisições Riscos Comunicação Partes Interessadas O que precisa ser adquirido? Que fatores podem interferir na execução? Quem se interessa pelo resultado? Quem são os envolvidos? Relações entre as demandas do Projeto Uma alteração no escopo do produto nos faz rever todas as demais demandas do projeto; Alterar uma demanda implica em revisão das demais, verificando seus impactos. Recursos Custo Escopo Prazo Qualidade Risco 2
Grupos de Processos Segundo o PMBOK 5ª edição Processos de Monitoramento e Controle Iniciação Planejamento Execução Encerramento Iniciação Objetivos da iniciação: Traduzir a expectativa do(s) cliente(s) no projeto; Analisar a viabilidade do projeto; Identificar as partes interessadas no projeto; Assegurar o entendimento dos objetivos do projeto pelas principais partes interessadas; Atribuir um líder para o projeto; Formalizar o início do projeto. 3
Planejamento Uma vez formalizado o novo projeto, é necessário iniciar as atividades de planejamento, começando pelo escopo do projeto; O escopo é base para o planejamento das demais gerencias do projeto: recursos humanos, tempo, aquisições, custo, qualidade, riscos e comunicação; O documento Declaração do escopo, é atualizado ao longo do ciclo de vida do projeto, em ondas progressivas e sucessivas; É o documento base para a elaboração da EAP (WBS). Execução Após as devidas aprovações dos patrocinadores do projeto, deve colocar em prática o que foi planejado; Seguir a risca o planejado é um fator chave de sucesso; Quaisquer mudanças necessárias que fujam do plano do projeto devem ser implementadas no planejamento do projeto através do Controle Integrado de Mudança ; Acompanhar todas as atividades é fundamental para garantir a execução do planejado. 4
Monitoramento e Controle A maioria dos projetos são perdidos durante a execução e não no planejamento; A falta de controle adequado, ou acompanhamento, pode causar desvios incorrigíveis ao projeto; Mais que controlar as ações, o gerente do projeto deve controlar as necessidades de mudanças para que as metas sejam atendidas; Dica: Centralizar as informações é mais eficiente para o controle. Encerramento Finalizar um projeto é tão bom quanto iniciá-lo, por isso a fase de encerramento de um projeto é tão importante quanto o planejamento; O encerramento de um projeto pode ocorrer em uma das três situações: O Projeto atingiu seus objetivos e o produto final foi entregue; O Projeto não poderá atingir seus objetivos; O produto do projeto não é mais necessário. Em todas as ocasiões a finalização do projeto deve ser devidamente documentada e as lições aprendidas registradas para usos futuros; O encerramento de um projeto acontece em duas partes: Encerramento Administrativo e Encerramento de todos os Contratos. 5
Informações do Projeto Acesso às informações globais do projeto; Na guia Projeto, selecionar Informações sobre o projeto. Calendário do Projeto Especificar os períodos úteis e os feriados do projeto. 6
Calendário do Projeto Na guia Projeto, selecionar Alterar Período de Trabalho. Calendário do Projeto Para alterar o período útil, selecionar a guia Semanas de Trabalho e clique em Detalhes. 7
Calendário do Projeto Para cada dia da semana, definir: Se será um dia útil padrão do Project (9:00 às 12:00 e 13:00 às 18:00); Se será um dia de folga ou, Se será um dia útil não padrão (informar os horários de trabalho). Calendário do Projeto Após a definição do período útil, é importante compatibilizarcom as Opções do Project. 8
Calendário do Projeto Calendário do Projeto Informar os feriados e dias não úteis: selecionar a guia Exceções. 9
Calendário do Projeto Informar os detalhes das exceções: especificar o período como Folga (Padrão). Calendário do Projeto Informar as exceções: recorrência do feriado. 10
Calendário do Projeto Caso preferir, pode tornar este calendário padrão para os novos projetos, selecionar o Backstage Arquivo, Informações, Organizador. Calendário do Projeto Selecionar o calendário padrão do lado direito (Projeto1) e clicar no botão Copiar para copiá-lo para o Global.mpt. 11
Definição de Recursos Recursos do Projeto Trabalho Material Custos Humanos Equipamentos Definição de Recursos Os recursos são criados na Planilha de Recursos; Selecionar a guia Recurso ou pela Barra de Modos, Planilha de Recursos. 12
Definição de Recursos Criar recursos, tipo: trabalho, material ou custo. Informações sobre os Recursos Incluir período de férias e aumento de custo nos recursos trabalho ou material; Clicar duas vezes no nome do recurso, abrirá a janela Informações sobre recurso. 13
Entrada da EAP no Project Incluir novas tarefas Automaticamente ou Manualmente. Entrada da EAP no Project Criar estrutura de tópicos (Fases, Pacotes de trabalho ou tarefa de resumo e tarefas) através dos botões, na guia Tarefa, no grupo Cronograma; Ou na guia Tarefa, no grupo Inserir, clicar nos botões tarefa, ou Resumo ou Etapa do projeto (milestone ou marco). 14
Entrada da EAP no Project Para verificar os níveis hierárquicos, inserir a coluna EDT; Ou na guia Formato, no grupo Mostrar/Ocultar, selecionar Número da Estrutura de Tópicos. Restrição de tarefa Restringirdata de início ou términoemtarefa agendada automaticamente; Clicarduas vezes na tarefa e na guia Avançado, clicar no campo Tipo de Restrição e selecionar o tipo de restrição e estabelecer a data da restrição. 15
Restrição de tarefa Restrições flexíveis: as tarefas podem iniciar mais cedooumaistardepossívelde acordocom as dependências entre alas; Restrições semiflexíveis: as tarefas tem um limite paraa data de iníciooude término; Restrições inflexíveis: data de início ou término exclusivamente. Calendário da tarefa A tarefapodeser planejadaparaser realizadaem outro horário que não do horário útil do projeto; Clicarduas vezes na tarefa e na guia Avançado, clicar no campo Calendário e selecionar o calendário e estabelecer se a tarefa ignora ou não o calendário do recurso. 16
Anotação da tarefa Clicarduas vezes na tarefa e na guiaanotações inserir informações pertinentes a ela; Ou na guia Tarefa, grupo Propriedades, selecionar o botão Anotações. Dividir tarefa Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, selecionar Dividir tarefa(split); Ouno Gráfico de Gantt, clicarcom o lado direito do mouse emcimada barra da tarefa e arrastaro mouse para a data de reinício da tarefa. 17
Tarefa Inativa Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, selecionar Inativa; Ouno Gráfico de Gantt, clique com o lado direito do mouse emcimado nomeda tarefae selecionar Desativar Tarefa. A tarefa quando inativa, todas as suas informações não ficam mais contidas no projeto. Tarefa Inativa 18
Prazo Final Determinar uma data de prazo final em uma tarefa; Clicar duas vezes na tarefa, na guia Avançado, determinar a data. Prazo Final No Gráfico de Gantt aparece uma seta informando a data determinada. 19
Alocação de Recursos Na tabelade entradade tarefas, no nívelmaisbaixoda EAP, ou seja nas tarefas, alocar os recursos; Na guia Recurso, no grupo Atribuições, selecionar Atribuir recursos; Ouclicarduasvezesnatarefae najanelaquese abre, selecionar a guia Recursos; Ouatravésdo campo Nome dos Recursos; Ou pelo formulário de tarefas. Durações no MS Project Tempo Útil Tempo decorrido mins = minutos minsd hrs = horas hrsd dias = dias diasd sems = semanas semsd meses = meses mesesd 20
Estimando as durações das atividades 41 Atividades controladas pelo empenho Atividades controladas pelo empenho possuem sua duração alterada à medida que o número de recursos alocados é alterado. Por exemplo, uma atividade com 80 horas de trabalho programadas, requer 10 dias de prazo para ser concluída, com um recurso alocado 100% Ao alocar mais um recurso, a duração será alterada para 5 dias (cada recurso irá trabalhar 40 horas) 21
Atividades controladas pelo empenho Selecione duas vezes a tarefa, na guia Avançado selecionar Controlada pelo empenho. Tipo de Tarefa O padrão da coluna tipo quando alterado a quantidade de recurso alocados é (duração=trabalho/unidades): Tipo de tarefa Controlado pelo empenho Alteração Unidade Fixa Sim reduz a duração da tarefa Unidade Fixa Não aumenta a quantidade de horas de trabalho Duração Fixa Sim reduz a quantidade de horas de trabalho, mantendo a duração e o trabalho Duração Fixa Não aumenta a quantidade de horas de trabalho Trabalho Fixo Sim reduz a duração da tarefa 22
Tipo de Tarefa Estimativa de Custos O MS Project trabalha com dois tipos de custos em projetos: Custo Variável: Provém da alocação de recursos humanos, materiais e equipamentos no projeto em cada tarefa. Custo Fixo: Informado diretamente na atividade, é o custo que não depende da alocação do recurso e nem da duração da tarefa. 23
Estimativa de Custos Alterar para tabela de custos das tarefas: Estimativa de Custos 24
Dependências entre atividades As dependências estabelecem a lógica de execução do projeto; O uso de dependência entre atividades é o que torna o cronograma um instrumento dinâmico; O caminho crítico do projeto é dado pelas durações e dependências entre as atividades. Tipos de dependências Término a Início (TI) Uma atividade deve terminar para que a outra possa iniciar, altera a data de início e término da sucessora. 25
Tipos de dependências Início a Início (II) As atividades iniciam ao mesmo tempo. Tipos de dependências Término a Término (TT) As atividades terminam no mesmo tempo. 26
Tipos de dependências Início a Término (IT) Uma atividade só é concluída quando a outra inicia, altera a data de início da predecessora. Latência É um intervalo de tempo definido entre a predecessora e a sucessora da ligação de dependência; Pode ser positivo ou negativo; Pode ser estabelecido em tempo útil, tempo decorrido ou em termos de percentual (de acordo com duração da atividade predecessora). 27
Latência Término a Início (TI) com latência positiva Término a Início (TI) com latência negativa Latência Início a Início (II) com latência positiva Início a Início (II) com latência negativa 28
Latência Término a Término (TT) com latência positiva Término a Término (TT) com latência negativa Latência Início a Término (IT) com latência positiva Início a Término (IT) com latência negativa 29
Dependências entre tarefas Pelo Gantt: Clicar no meio da barra da atividade predecessora, arrastar e soltar na atividade sucessora da ligação; Pela Guia Tarefa grupo Cronograma: Marcar a atividade predecessora e a sucessora na tabela da tela Gráfico de Gantt e clicar no botão (Use a tecla SHIFT para marcar uma área ou CONTROL para atividades não consecutivas); Pelo campo Predecessoras: Na atividade sucessora, informar o ID da atividade predecessora. Se a atividade tiver mais de uma predecessora, separar a lista com ; ; Clicar duas vezes na atividade Sucessora, na janela que se abre na guia Predecessoras, clicar na coluna Nome da Tarefa e na seta de drop-down selecionar a tarefa predecessora, definir a dependência na coluna Tipo e a Latência. Clicar OK. Observação: O Project cria por padrão as ligações sempre do tipo Término a Início. Caminho Crítico 15 dias 10 dias 2 dias 30
Caminho Crítico Cálculo das datas mais cedode início e término. 1 15 15 dias 1 10 10 dias 16 17 2 dias Caminho Crítico Cálculo das datas mais tarde de início e término. 1 15 15 dias 1 1 10 10 dias 15 6 15 16 17 16 2 dias 17 31
Caminho Crítico 1 15 15 dias 1 15 1 10 10 dias Atividades sem folga, são consideradas críticas 6 15 16 17 Atividades com folga no prazo, são consideradas tarefas não críticas 16 2 dias 17 Caminho Crítico Com as durações estimadas e o seqüenciamento das atividades concluído, é possível identificar o caminho crítico do projeto; O caminho crítico é composto pelas atividades que determinam a duração do projeto; As atividades críticas não possuem folga na sua duração, e qualquer atraso causará alteração na data de término e na duração projeto. 32
Caminho Crítico Na guia Formato, grupo Estilos de Barra, selecionar Tarefas Críticas. Super Alocação de recursos Verificar a super alocação através da coluna Indicadores; Ou no modo de exibição, Gráfico de recursos; Ou pela Planilha de recursos; O nome do recurso destacado em vermelho indica a super alocação. 33
Super Alocação de recursos No Gráfico de Recursos, na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, selecionar Detalhes e na seta de drop down selecionar Gráfico de Gantt; Através desta tela, acompanhar as atividades que ocorrem simultaneamente e resolver a Super Alocação; Através da janela inferior, deve-se resolver a super alocação dos recursos substituindo recursos, ou alterando as relações de dependências ou alocando mais recursos nas atividades ou fazer split. Super Alocação de recursos 34
Super Alocação de recursos Ou na guia Recurso, no grupo Nível, selecionar Opções de Redistribuição. Super Alocação de recursos Na janela que se abre, selecionar o intervalo de redistribuição, a ordem de redistribuição e, redistribuir atrasando ou não o projeto. 35
Linha de base Representa o planejamento aprovado do projeto; Preserva as seguintes informações das tarefas e do projeto: Duração, Datas de Início e Término; Trabalho e; Custo. É estática, e não deve ser alterada ao longo do projeto, a menos que haja uma mudança aprovada no escopo. Linha de base No Gantt de Controle, selecionara guiaprojeto, no grupocronograma, selecionardefinir Linha de Base. 36
Linha de base Na janela que se abre, selecionar Projeto inteiro e OK. Linha de base No Ganttde Controle, as barras são mais finas, pois o espaço será completado com as barras da linha de base; Apresenta o percentual de execução ao lado direito da atividade; Mostra o caminho crítico. 37
Data de Status A data de status representa a data da atualização dos dados reais das atividades do projeto; Para informar a data de status, selecionar a guia Projeto, no grupo Propriedades, selecionar Informações sobre o projeto, ou no grupo Status. Data de Status Pode exibir uma linha no cronograma representando a data de status; Na guia Formato, no grupo Formatar, selecionar Linhas de Grade. 38
Informação dos Dados Reais Para informar dados reais da tarefa: Na guia Tarefa, no grupo Cronograma, selecionar Atualizar como agendado, caso a tarefa foi executada conforme planejada; Ou adicionar as colunas Início Real e Término Real; Ou alterar para a tabela Controle e informar as datas reais nas colunas. Informação dos Dados Reais 39
Informação dos Dados Reais Informar as datas reais e, se precisar de mais tempo para o término da tarefa, indicar a nova duração restante. Análise e Reprogramação do Projeto Após a informação dos dados reais das tarefas, comparar a nova programação com a linha de base para verificar se o projeto está: Atrasado, adiantado ou dentro do prazo; Ou acima, abaixo ou dentro do orçamento; Ou consumindo mais ou menos esforço de trabalho que o planejado. 40
Estatísticas do projeto É possível verificar a qualquer momento a estatística do projeto; Na guia Projeto, no grupo Propriedades, clicar em Informações do projeto, e na janela que se abre clicar no botão Estatísticas. Gerenciamento de Valor Agregado Gerenciamento de Valor Agregado é uma metodologia usada para medir corretamente o desempenho de um projeto em termos de prazos e custos; O Valor Agregado se baseia no custo do trabalho realizado até uma determinada data para calcular os índices de desempenho do projeto. 41
Gerenciamento de Valor Agregado Data atual Atividades Concluídas até a data Quanto planejamos gastar? (Valor Planejado ou Custo Orçado do Trabalho Agendado) Quanto custou o que produzimos até aqui? (Custo Real ou Custo Real do Trabalho Realizado) Quanto vale o que produzimos? (Valor Acumulado ou Custo Orçado do Trabalho Realizado ) Gerenciamento de Valor Agregado Data Atual Valor Planejado (VP ou COTA): Valor Real Gasto (CR ou CRTR): Valor Acumulado (VA ou COTR): R$ 4.000,00 R$ 2.700,00 R$ 3.000,00 42
Gerenciamento de Valor Agregado IDA - Índice de Desempenho de Agendamento IDA ou SPI (Schedule Performance Index) = VA / VP IDA = 3.000,00 / 4.000,00 IDA = 0,75 IDA < 1 Projeto Atrasado Menos Trabalho IDA = 1 Projeto no Prazo Valor Planejado (VP): Valor Real Gasto (CR): Valor Acumulado (VA): R$ 4.000,00 R$ 2.700,00 R$ 3.000,00 IDA > 1 Projeto Adiantado Mais Trabalho Gerenciamento de Valor Agregado IDC - Índice de Desempenho de Custo IDC ou CPI (CostPerformance Index) = VA / CR IDC = 3.000,00 / 2.700,00 IDC = 1,11 IDC < 1 Projeto Acima do Orçamento IDC = 1 Projeto dentro do Orçamento Valor Planejado (VP): Valor Real Gasto (CR): Valor Acumulado (VA): R$ 4.000,00 R$ 2.700,00 R$ 3.000,00 IDC > 1 Projeto abaixo do Orçamento 43
Gerenciamento de Valor Agregado Gerenciar o projeto de desenvolvimento de um sistema, composto de 4 módulos; Para otimizar o tempo de desenvolvimento, montou-se quatro equipes que trabalharão em paralelo. Gerenciamento de Valor Agregado Como os módulos são similares em termos de complexidade, a EAP foi criada desta maneira: 44
Gerenciamento de Valor Agregado Após 20 dias, cada projeto estava na seguinte situação: Módulo 1 Módulo 2 Módulo 3 Módulo 4 Projeto R$ 2.500 Desenv. R$ 2.500 Projeto R$ 2.500 Desenv. R$ 2.500 Projeto R$ 2.500 Desenv. R$ 2.500 Projeto R$ 2.500 Desenv. R$ 2.500 Implant. R$ 2.500 Operação R$ 2.500 Implant. R$ 2.500 Operação R$ 2.500 Implant. R$ 2.500 Operação R$ 2.500 Implant. R$ 2.500 Operação R$ 2.500 CR: 2.800 CR: 2.200 CR: 8.500 CR: 5.000 VP: 5.000 VP: 5.000 VP: 5.000 VP: 5.000 VA: 2.500 VA: 2.500 VA: 7.500 VA: 5.000 IDA: 0,50 IDA: 0,50 IDA: 1,50 IDA: 1,00 IDC: 0,89 IDC: 1,36 IDC: 0,88 IDC: 1,00 Acima do prazo e Acima do custo Acima do prazo e abaixo do custo Abaixo do prazo e acima do custo Dentro do prazo e dentro do custo Gerenciamento de Valor Agregado IDA Melhorar desempenho de custo 1,1 IDC Melhorar desempenho de prazo e custo Melhorar desempenho de prazo 45
Relatórios Principais relatórios utilizados: Impressão do Cronograma do Projeto; Relatório Sumário do Projeto; Relatório Quem faz o que para delegação das atividades aos envolvidos; Relatório Fluxo de Caixa com informações sobre o desembolso do projeto. Relatórios Na guia Projeto, na guia Relatórios, selecionar Relatórios. 46
Relatórios Selecionar o relatório Resumo do Projeto. (mostra as estatísticas do projeto) Relatórios Em Atribuições, selecionar o relatório Quem faz o que e, depois, Quem Faz o que e quando. 47
Relatórios Em Custos, selecionar o relatório Fluxo de Caixa. Relatórios Visuais Selecionar a guia Projeto, no grupo Relatórios, selecionar Relatórios Visuais. 48
Relatórios Visuais Os relatórios visuais permitem visualizar os dados do projeto em relatórios em Tabela e gráfico dinâmico no Microsoft Office Excel, ou no Microsoft Visio. Filtro Personalizado Na guia Exibição, no grupo Dados, selecionar Filtro: escolha um filtro padrão do Project para aplicar; Ou selecionar Mais Filtros, para personalizar. 49
Filtro Personalizado Selecionar Mais Filtros; Escolher o tipo de filtro; Tarefa ou Recurso; Na janela que se abre selecionar Novo. Filtro Personalizado Insirirum nome para o filtro na janela que se abre; Selecionar Mostrar no menu para exibir o nome do filtro no submenu Filtro para. 50
Filtro Personalizado Clicar na coluna Nome do campo e selecionar um campo do qual conteúdo você deseja filtrar; Na coluna Teste, selecionar um item de comparação; Na coluna Valor(es), insirirnúmeros, datas ou texto a partir dos quais o conteúdo do campo será filtrado. Filtro Personalizado Filtro Interativo: O filtro Interativo exibe uma caixa de diálogo para inserir critérios cada vez que aplicar um filtro; Digitar uma mensagem entre aspas, seguida de um ponto de interrogação (?) na coluna Valor(es). 51
Grupo Personalizado Na guia Exibição, no grupo Dados, selecionar Agrupar, e escolher um grupo padrão para aplicar; Ou clicar em Mais grupos, para personalizar. Grupo Personalizado Selecionar Mais Grupos; Na caixa de diálogo Mais grupos, escolher o tipo de grupos; Tarefa ou Recurso; Clicar no botão Novo. 52
Grupo Personalizado Inserir um nome para o grupo na caixa de diálogo Definição de grupo; Selecionar Mostrar no menu para exibir o nome do grupo no submenu Agrupar por. Grupo Personalizado Clicar na coluna Nome do campo e selecionar um campo do qual deseja agrupar; Na coluna Ordem, selecionar Crescente ou Decrescente. 53
Classificar Classificar os dados do projeto, na guia Exibição, grupo Dados, selecionar Classificar; Ou clicar em Classificar por. Classificar Em Classificar por, selecionar até três critérios. 54
Campos Personalizados São campos para incluir informações adicionais de seu interesse, como textos, números, sinalizadores e fórmulas, etc. Na guia Projeto, no grupo Propriedades, selecionar Campos Personalizados. Campos Personalizados Campos Personalizados Na janela que se abre, selecionar o Tipo do campo, renomear o campo, no botão Fórmula, atribuir fórmula ao campo ou, criar Indicador Gráfico para o novo campo. 55
Campos Personalizados Criar um campo com fórmula. Campos Personalizados 56
Campos Personalizados Criar um campo utilizando Indicadores Gráficos; Informar no campo teste, os critérios, no campo Valores informar um campo ou uma informação e, escolher imagem no campo Imagem. Campos Personalizados Inserir o campo na Planilha de Gantte verificar os indicadores gráficos. 57
Comparar Projetos Comparar as versões do projeto, na guia Projeto, no grupo Relatórios, selecionar Comparar Projetos. Comparar Projetos Na janela que se abre, no botão Procurar, selecionar a versão anterior, e depois selecionar as tabelas de Tarefas e de Recursos; Abrirá outro arquivo designado Relatório de Comparação. 58
Linha do Tempo Ferramenta onde é inserido os itens do projeto; Na guia Exibição, no grupo Modo Divisão, selecionar Linha do Tempo; Ou na guia Tarefa, no grupo Exibir, Linha do Tempo; Ou pela barra de modos, em Mais modos de exibição, na janela que se abre, Linha do Tempo. Linha do Tempo Selecionar a linha do tempo, na guia Formato. 59
Suporte pelo e-mail contato@supporttrainning.com.br Obrigado! 60