V PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS

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1 V PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS 1 - Descrição do Plano de Gerenciamento de Integração (PMBOK) O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado. 2 - Processos de gerenciamento de custos do projeto: Para a tomada de decisão de implantação do projeto, considerando-se a análise da viabilidade financeira, serão avaliados os índices de: Taxa Interna de Retorno (TIR); Valor Presente Liquido (VPL); Período de Payback. Caso ocorra alteração de escopo, os índices acima deverão ser recalculados e sua nova configuração deverá ser apresentada ao patrocinador (presidente da organização executora), que avaliará e decidirá a continuidade do projeto. As prováveis atualizações que o orçamento do projeto venha a sofrer, serão registradas em planilhas Excel, sendo publicadas para acompanhamento no site do projeto SOP (Sistema On-line de Projetos); Os custos do projeto serão gerenciados com base no orçamento inicial previsto para o projeto, além do acompanhamento do fluxo de caixa projetado; O projeto terá seu desempenho avaliado através da Analise do Valor Agregado (EVA), usando a TVA Técnica do Valor Agregado. Através do relatório Análise do Valor Agregado, o custo e o prazo do projeto são acompanhados simultaneamente ; Quando houver necessidade de alocação de verbas nas fases do projeto, estas serão solicitadas sempre através de comunicação escrita no SOP O Fluxo de Caixa projetado para 30 meses, constante desse Plano de Gerenciamento de Custos, tem apenas a função de balizar avaliações e decisões futuras sobre ações

2 mercadológicas que a ACIM implantará. Os valores referentes ao prazo de 06 meses para desenvolvimento do projeto, são os valores orçados para todas as aquisições do projeto neste período (incluindo as aquisições de responsabilidade da ACIM), demonstrando o custo inicial total; O Plano de Gerenciamento de Custos contemplará apenas as despesas decorrentes de compras e contratações externas. Portanto, não fará parte deste gerenciamento, deixando de ser contabilizados no projeto, os custos de recursos internos e de pessoal. Todas as aquisições de equipamentos necessários para o desenvolvimento do projeto serão realizadas diretamente pela ACIM. Para isso, ela será demanda pela Projeto XXXXX S.I. Ltda via pedido de aquisição, conforme consta do Plano de Aquisições. Os equipamentos serão repassados pela ACIM à Projeto XXXXX S.I.Ltda por contrato de comodato. Os valores aqui gerenciados não serão alvo de atualização monetária, considerando a estabilidade monetária atual do país. Caso ocorram alterações significativas no cenário econômico-financeiro, com elevação de taxas inflacionárias, será adotado o IGPM como fator de correção. 3 - Avaliações do orçamento do projeto e das reservas gerenciais A aplicação do orçamento do projeto será acompanhada diariamente. Sua publicação será atualizada semanalmente no SOP, sempre dois dias antes da reunião semanal de avaliação do projeto; O controle para acompanhamento das reservas gerenciais será realizado em planilha Excel, propiciando a avaliação de alterações adicionais na sua estrutura; Para acompanhamento e medição do desempenho do projeto, utilizaremos a TVA Técnica do Valor Agregado, com 3 variáveis: 1) Valor Planejado (VP): é o valor estimado de trabalho físico programado para a execução; 2) Valor Agregado (VA): valor estimado do trabalho físico realmente executado; 3) Custos Reais CR: realmente gasto. Para cada atividade teremos planilhados: o seu COTA Custo orçado do trabalho agendado;

3 o seu COTR Custo orçado do trabalho realizado; o seu CRTR - Custo real do trabalho realizado; Para cada item orçado haverá então o acompanhamento, visualizando seu IDC Índice de Desempenho de Custo conforme exemplo na tabela a seguir: ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES Data da avaliação _xx/_xx/_xxxx Orçamento total previsto: Atividade executado CRTR COTR COTA CRTR -COTR Treinamento de consultores Aquisição de servidor 87, Totais RELATÓRIO DE ANÁLISE DO VALOR AGREGADO Data base: / / Variação do progresso (COTR-COTA) = Variação de Custo (COTR CRTR) = Percentual executado (COTR / ORÇAMENTO) / = 52,62 Índice de Desempenho de Custo (COTR/CRTR) / = 0,7795 Estimativa ao término (EAT= Orçamento/IDC) / 0,7795 = O ideal do IDC é sempre 1 ou maior que 1. Com a apresentação deste relatório nas reuniões de avaliação de projetos, o Gerente de Projetos e o Patrocinador embasarão suas decisões de ajustes. Durante a execução do projeto, após o final de cada período de 15 dias, serão calculados o COTA, COTR e CRTR, de forma a possibilitar a visualização da Curva S do projeto, conforme exemplos abaixo:

4 Datas/Períodos 01/XX/XX 02/XX/XX 03/XX/XX 04/XX/XX 05/XX/XX 06/XX/XX de realização COTA COTR CRTR EAT CURVA S COTA COTR CRTR O gráfico acima demonstra um exemplo de Curva S que será utilizado no projeto para acompanhamento. Ela permite o acompanhamento gráfico da evolução do custo previsto do projeto dentro do tempo decorrido. 4 - Custo total do projeto e suas reservas gerenciais O projeto será entregue à ACIM no prazo previsto de 06 meses. Neste período, a projeção de investimentos e despesas do projeto está demonstrada na tabela abaixo: Orçamento para desenvolvimento / Projeto XXXXX (para 06 meses) Item R$ Cartões SIM (chip s) (05) 75,00 Aparelhos celulares (05) 1.500

5 Servidor (01) Reservas gerenciais Link ADSL Transmissão GPRS Equipe de projeto Total O Fluxo de caixa projetado, conforme descrito abaixo, apresenta o desembolso previsto em cada período mensal no desenvolvimento do projeto: Projeto Projeto XXXXX Fluxo de Caixa projetado para 6 meses (desenvolvimento) Ítem Mês 01 Mês 02 Mês 03 Mês 04 Mês 05 Mês 06 Servidor da aplicação Aparelhos celulares 600,00 900, Chip s (SIMCARD) 30,00 45, Link de comunicação ADSL 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 300,00 Reserva gerencial 1.000, , , , , ,00 Equipe de projeto 5.033, , , , , ,33 Transmissão GPRS 419,30 419,30 419,30 419,30 419,30 419,30 Total , , , , , ,63 CBS - COST BREAKDOWN STRUCTURE (Desenvolvimento do projeto - 06 meses) Mão-deobra Materiai s Equipamento s 7

6 Segue a alocação de recursos para o projeto, para o período de 6 meses, distribuídos pelas atividades:

7 Considerando a integridade do projeto, de sua criação à sua execução, demonstrando sua viabilidade e propiciando o gerenciamento de custos de maneira adequada, passamos a apresentar os orçamentos e projeções para os próximos 30 meses. Estas projeções servem para fundamentar a decisão de alocação de recursos para a execução do projeto, porém o escopo do projeto deverá ser realizado no período de 6 meses. Para maior estabilidade financeira do projeto, ficou definido o valor de R$19.500,00 (cerca de 10 do total dos custos) como reservas gerenciais. Este valor, adicionado ao orçamento do projeto, totaliza o custo final de sua execução, para o período projetado de 30 meses. Custos do Projeto Projeto XXXXX (Execução- 30 meses) Item R$ Hardware Link de comunicação ADSL Reserva gerencial Equipe de projeto Despesas promocionais Transmissão GPRS Total Custos do projeto Projeto XXXXX 30 meses 19 Hardware Link de comunicação Reserva gerencial Equipe de projeto Despesas promocionais Transmissão GPRS

8 As reservas gerenciais são destinadas à cobertura das necessidades do plano de Gerenciamento de Riscos e para outros eventos que sejam demandados pelos outros processos que envolvem o projeto. CBS - Cost Breakdown Structure Valor Total Previsto (para 30 meses) Mão-de-obra Materiais Equipamentos Total CBS - COST BREAKDOWN STRUCTURE Mão-de-obra Materiais Equipamentos Formas de uso das reservas gerenciais Conforme forem demandadas as necessidades de uso pelos outros planos dentro do projeto, as reservas serão utilizadas. Deverão ser solicitadas via , através do SOP, com antecedência mínima de 05 dias, sempre que possível. As reservas gerenciais serão administradas pelo Gerente do Projeto e/ou pelo Patrocinador, obedecendo aos seguintes critérios:

9 Para o período de desenvolvimento do projeto (06 meses) é de R$6.000,00 Conforme Plano de Gerenciamento de Riscos, o Gerente do Projeto terá até alçada para utilização das reservas no atendimento aos riscos projetados em até R$2.000,00. Ultrapassado este valor, e até atingir o total projetado de R$3.453,72 para cobertura do IF (Impacto financeiro) dos riscos, a alçada é do Sponsor. A utilização dos recursos destinados à reserva gerencial, que excedam às reservas para cobertura de IF, são destinadas à cobertura de eventos não planejados. Neste caso, as alçadas mantêm a mesma proporcionalidade dedicada a riscos. Para o período de execução do projeto (30 meses) R$19.500,00 Gerente do Projeto: demandas individuais até R$1.000,00, ou até somarem 50 das reservas R$9.750,00; Presidente da Acim (Patrocinador): demandas individuais superiores a R$1.000,00, ou quando o uso acumulado tiver ultrapassado 50 das reservas acima de R$9.751,00; No caso específico do uso das reservas para respostas a riscos, as alçadas para os primeiros seis meses do projeto são especificadas conforme descrito no Plano de Gerenciamento de Riscos; Entende-se como demanda individual cada solicitação específica de mudança proveniente dos outros processos gerenciados no projeto. Caso ocorra o fim das reservas e seja necessária sua recomposição, o Gerente do projeto deverá solicitar ao PATROCINADOR que analise e defina qual a novo valor. Nesse caso, após a recomposição, serão mantidas as alçadas acima definidas. Ao final de 30 meses, como elemento motivador para o uso adequado das reservas aprovadas, 30 do saldo restante destas reservas será rateado equitativamente entre os integrantes da equipe do projeto (incluindo o Gerente do Projeto). 7 - Principais premissas:

10 Destacamos abaixo as principais premissas que devem embasar o gerenciamento de custos do projeto: Os custos com aquisição dos servidores serão arcados pela ACIM, sob supervisão do Gerente de Tecnologia; Os custos com aquisição dos cartões SIM (chip s) serão arcados pela ACIM; Os custos com aquisição dos aparelhos celulares serão arcados pela ACIM; Todos os custos relacionados com a aquisição de softwares para o projeto serão arcados pela ACIM; Ficam sob a responsabilidade financeira da Projeto XXXXX os custos com mão-de-obra de sua equipe; As definições de alteração de escopo que afetem diretamente os custos previstos do projeto, somente serão autorizadas em reunião conjunta pelo Sponsor e o Gerente do Projeto. 8 - Principais restrições Seguem agora algumas restrições a que está sujeito o projeto, dentro do foco do gerenciamento de custos: O orçamento do projeto, para o período de 6 meses, está limitado a R$67.000,00; As reservas gerenciais somente podem ser sacadas conforme descrição de alçadas constante deste plano; A TIR (Taxa interna de retorno) deve ser superior a 1,50 a.m.; O período de payback não poderá ser superior a 25 meses. 9 - Administração do plano de gerenciamento de custos Este plano será administrado pelo Sr. João Paulo Silva Júnior, integrante da equipe do projeto, tendo como suplente o Sr. Sérgio Yamada. O plano será reavaliado quinzenalmente, nas segunda e última reuniões semanais de avaliação do projeto, com apresentação de relatório de Análise do Valor Agregado.

11 10 - Situações não previstas no plano No caso de ocorrerem situações não previstas neste plano de gerenciamento de custos, originadas pelos outros planos que compõem o projeto, serão alvo de avaliação para aprovação na reunião semanal de avaliação do projeto. Se aprovadas, deverá ser atualizado o plano de gerenciamento, sempre utilizando o SOP Responsabilidade pelo plano João Paulo, Gerente Operacional do projeto será responsável pela atualização e acompanhamento do custo do projeto. Ayrton Ângelo da Silva Filho, Gerente de Projeto, que na ausência do principal responsável, será responsável pelo gerenciamento do custo Freqüência de atualização do plano de gerenciamento de riscos O Plano de Gerenciamento do Riscos será reavaliado mensalmente na Reunião de Avaliação do Projeto; As necessidades de atualização do Plano antes da Reunião de Avaliação do Projeto deverão ser decididas pelo Gerente do Projeto em conjunto com Gerente Operacional da ACIM e terão que ser aprovadas pelo Sponsor. APROVAÇÕES Emitido por: João Paulo 19/09/2005 Aprovado por: Ayrton Ângelo S. Filho 19/09/2005 REGISTRO DE ALTERAÇÕES Data Alterado por Descrição da mudança