Agenda Encontro II. RH Dúvidas do Fórum RH Outras Dúvidas RH Outras questões simulado RH Seleção de alguns slides

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1 Blended PMP Encontro Presencial III Instrutor: Andriele Ribeiro Agenda Encontro II Qualidade Dúvidas do Fórum Qualidade Outras Dúvidas Qualidade Outras questões simulado Qualidade Seleção de alguns slides RH Dúvidas do Fórum RH Outras Dúvidas RH Outras questões simulado RH Seleção de alguns slides Comunicações Dúvidas do Fórum Comunicações Outras Dúvidas Comunicações Outras questões simulado Comunicações Seleção de alguns slides 1

2 Gerenciamento da Qualidade Dúvidas do Fórum Dúvida do Fórum (1) Bom dia, professor. Estou vendo o vídeo que trata da atividade "Realizar a Garantia da Qualidade". Estou tentando alguma forma de me convencer, para não dizer engolir, que esse processo esta na Execução e não no Monitoramento e Controle. 2

3 Dúvida do Fórum (1) Assim, pensei no seguinte simples exemplo. Sou o gerente de projetos de implantação de uma linha de produção para envase de caixinhas de sucos. No meu Plano de Projetos, para a parte de qualidade, se espera que o conteúdo de cada caixa tenha uma variação máxima de 5%. O método para analisar essa variação será o Gráfico de Controle. Bom... A atividade "Realizar a Garantia da Qualidade" é garantir que os processos definidos no plano de projetos, no caso é leitura dos conteúdos das caixas e geração do gráfico de controle, esteja sendo implementados. Ja a atividade "Realizar o Controle da Qualidade" é identificar se os conteúdos da caixinha estejam nos limites definidos. Seria algo assim? Dúvida do Fórum (2) Professor, no video acima apresentado temos que uma entrada do processo Realizar o Controle da Qualidade são as "Medições de Desempenho do Trabalho". Bom, a que se refere essas medições? -São medições do produto do projeto, por exemplo um carro novo ou um novo protótipo para irrigação inteligente, ou -- São medições de desempenho do projeto, por exemplo... custo, prazos e etc ou - - São medições já feitas no produto, onde um problema foi corrigido e serve de entrada para fins de comparação? 3

4 Dúvida do Fórum (2) Dúvida do Fórum (2) Definição PMBOK As medições de desempenho do trabalho são usadas para produzir métricas das atividades do projeto para avaliar o progresso real em comparação com o progresso planejado. Essas métricas incluem, entre outras: Desempenho técnico planejado versus real; Desempenho dos prazos planejados versus reais e Desempenho dos custos planejados versus reais. 4

5 Dúvida do Fórum (3) O 'Plano de melhorias no processo' é uma das saídas do processo 'Planejar a qualidade'. Ele detalha as etapas de análise de processos para identificar as atividades que aumentam o seu valor. O processo 'Realizar a garantia da qualidade' tem como um dos objetivos a melhoria contínua dos processos. Sendo assim, eu imaginei que o 'Plano de melhorias no processo' era uma entrada para o processo 'Realizar a garantia da qualidade mas não é. Porque? Onde esse 'plano de melhorias no processo' é utilizado? Dúvida do Fórum (3) 5

6 Dúvida do Fórum (4) No processo "Realizar o Controle da Qualidade", defeitos ou reparos são corrigidos via solicitação de mudança. Não entendi o uso do termo pois a correção de defeitos, a meu ver, não envolve mudança e sim atendimento de um item especificado e não atendido. Normalmente usamos este termo em outro contexto. Tipicamente quando alteramos o escopo/prazo ou custo do projeto (via solicitação do cliente ou interna). Estranho né? Dúvida do Fórum (4) 6

7 Dúvida do Fórum (4).5 Solicitações de mudança aprovadas Como parte do processo Realizar o controle integrado de mudanças, uma atualização do andamento do controle de mudanças indica que algumas mudanças foram aprovadas e outras não. As solicitações de mudança aprovadas podem incluir modificações como reparos de defeitos, revisão dos métodos de trabalho e revisão do cronograma. A implementação oportuna das mudanças aprovadas precisa ser verificada. Dúvida do Fórum (4).5 Solicitações de mudança Se as ações corretivas ou preventivas recomendadas ou um reparo em um defeito exigir uma modificação no plano de gerenciamento do projeto, deverá ser iniciada uma solicitação de mudança (Seção ) de acordo com o processo Realizar o controle integrado de mudanças (4.5) definido. 7

8 Dúvida do Fórum (5) Dúvida do Fórum (6) 8

9 Gerenciamento da Qualidade Outras dúvidas Gerenciamento da Qualidade Outras questões de simulado 9

10 Questão de simulado Qualidade epmp (3) TODAS as opções listadas abaixo são ações específicas para promover a qualidade no projeto, EXCETO: Questão de simulado Qualidade epmp (3) Letra c) 10

11 Questão de simulado Qualidade epmp (5) Não é responsabilidade do processo Realizar a garantia da qualidade, EXCETO: Questão de simulado Qualidade epmp (5) Letra a) 11

12 Questão de simulado Qualidade epmp (7) Em relação a qualidade do projeto, todas as questões abaixo estão corretas, EXCETO: a. Limites de especificação demonstram o intervalo de uma variação aceitável de um processo, determinado por uma linha superior e outra inferior, dentro do qual o processo está sob controle. b. Processo estável é aquele em que as causas especiais de variação foram removidas. c. Um processo que está fora de controle é aquele que apresenta um ponto de dados fora dos limites superior ou inferior de controle d. Variação com causa atribuível/causa especial se relaciona com um ponto de dados, ou regra dos sete, que requer investigação para determinar a causa da variação Questão de simulado Qualidade epmp (7) Letra a) 12

13 Questão de simulado Qualidade epmp (20) Entre os processos de gerenciamento da qualidade, qual é responsável por verificar se os padrões de qualidade que foram estabelecidos para as entregas estão sendo cumpridos? Questão de simulado Qualidade epmp (20) Letra a) 13

14 Gerenciamento da Qualidade Seleção de alguns slides Gerenciamento da Qualidade O gerenciamento da qualidade inclui os processos e as atividades que determinam as políticas de qualidade, os objetivos e as responsabilidades de modo que o projeto satisfaça as necessidades para as quais foi empreendido. Presença de atividades de melhoria contínua de processos realizadas durante todo o projeto, conforme apropriado. 14

15 Definição de Qualidade Qualidade O grau com que um conjunto de características inerentes atende aos requisitos. Grau (Grade) Grau (grade) Categoria ou classificação utilizada para diferenciar itens que possuem a mesma utilidade funcional (por exemplo, martelo ), mas que não tem os mesmos requisitos de qualidade (por exemplo, podem ser necessários tipos diferentes de martelos para resistir a diferentes graus de forca). 15

16 Processos de gerenciamento da qualidade do projeto Planejar a qualidade O que é a qualidade? Como conseguir? Como controlar? Como garantir? Realizar a Garantia da Qualidade Estamos seguindo os processos? Como melhorá-los? Realizar o Controle da Qualidade Os produtos gerados estão atendendo aos padrões? Várias ferramentas e técnicas compartilhadas!!! 31 Planejar a qualidade O processo de identificar os requisitos e/ou padrões de qualidade do projeto e do produto, bem como documentar de que modo o projeto demonstrará a conformidade 16

17 Gráficos de controle Desvio Padrão 1 1 +/-1 σ: 68.26% +/-2 σ: 95.46% +/-3 σ: 99.73% +/-6 σ: 99.99% 68.26% 95.46% 99.73% Gráficos de controle 17

18 Gráficos de controle Realizar o Controle da Qualidade Edição atual PMBOK Processo de monitoramento e registro dos resultados da execução das atividades de qualidade para avaliar o desempenho e recomendar as mudanças necessárias. 18

19 Realizar o Controle da Qualidade Edição anterior PMBOK Monitoramento de resultados específicos do projeto a fim de determinar se eles estão de acordo com os padrões relevantes de qualidade e identificação de maneiras de eliminar as causas de um desempenho insatisfatório. Ele deve ser realizado durante todo o projeto. Inspeção Exame de um produto do trabalho para determinar se ele está em conformidade com os padrões documentados. 19

20 Realizar a Garantia da Qualidade Edição atual PMBOK Processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições do controle de qualidade para garantir que sejam usados os padrões de qualidade e as definições operacionais apropriadas. Realizar a Garantia da Qualidade Edição anterior PMBOK Aplicação das atividades de qualidade planejadas e sistemáticas para garantir que o projeto emprega todos os processos necessários para atender aos requisitos. 20

21 Resumindo O projeto está usando os padrões? Os padrões podem ser melhorados? Gerenciamento de Recursos Humanos Dúvidas do Fórum 21

22 Todas as técnicas de resolução de conflitos abaixo apresentadas NÃO representam uma situação em que uma parte perde e a outra ganha, EXCE Escolher uma resposta. Dúvida do Fórum (1) Estimado professor. Tive uma certa dificuldade de interpretar a pergunta abaixo. Todas as técnicas de resolução de conflitos abaixo apresentadas NÃO representam uma situação em que uma parte perde e a outra ganha, EXCETO: a. Negociação b. Confronto c. Retirada d. Força Gerenciamento de Recursos Humanos Outras dúvidas 22

23 Gerenciamento de Recursos Humanos Outras questões de simulado Questão de simulado RH epmp (10) Ao avaliar um histograma, o gerente de projetos conclui que, em um determinado período de tempo, haverá super-alocação da equipe, podendo ocasionar em atraso no projeto. Para poder resolver este problema, o gerente de projetos deverá solicitar recursos adicionais para o projeto, que está sendo executado em uma estrutura organizacional matricial. Para quem ele deve solicitar estes recursos? Letra c) 23

24 Questão de simulado RH epmp (11) Você é gerente de um projeto em uma organização multinacional e tem conquistado muito sucesso em seus projetos. Provavelmente isso se dá em função de você possuir bem desenvolvido, PRINCIPALMENTE, um dos traços de liderança abaixo relacionados: Letra c) Questão de simulado RH epmp (18) Você faz parte de um projeto de design de um novo automóvel. Seu gerente de projetos criou um gráfico hierárquico com diferentes departamentos listados e as atividades listadas abaixo de cada departamento. Qual dos seguintes diagramas mostra esta informação? Letra d) 24

25 Organogramas de Projeto Organograma do Projeto (Estrutura Analítica Organizacional) Projeto Depto. Marketing Depto. Finanças Depto. TI Item 3.8 EAP Item 6.7 EAP Item 9.5 EAP Item 2.4 EAP 25

26 Organograma do Projeto (Estrutura Analítica de Recursos) Questão de simulado RH epmp (19) O projeto de telecomunicações do qual você faz parte tem "deadlines" agressivos, fazendo com que você e sua equipe faça horas extras. Um gerente vai até sua sala e pede ao seu time que o ajude em um outro projeto em seu departamento. Se você ajudá-lo certamente seu projeto terá problemas. Mas você não pode dizer não porque ele é um amigo muito próximo do patrocinador de seu projeto. Que tipo de poder está influenciando sua posição? Letra d) 26

27 Questão de simulado RH epmp (21) Quando o gerente de projetos está focado no indivíduo, buscando avaliação de desempenho feita por parte dos supervisores, de forma a adequar o projeto em função de variações com base nesta avaliação, qual ferramenta ele está utilizando para este fim? Letra d) Outra questão de simulado RH Durante a primeira metade do projeto, cinco membros da equipe foram transferidos para outros projetos sem serem substituídos, dois membros da equipe entraram em férias sem lhe informar e outros membros da equipe demonstraram incerteza sobre o trabalho que deveriam realizar. Nessa situação, é MELHOR você criar um(a) para a segunda metade do projeto. a) Estrutura analítica do projeto b) Histograma de recursos c) Plano de Gerenciamento do pessoal d) Matriz de responsabilidades Letra c) 27

28 Gerenciamento de Recursos Humanos Seleção de alguns slides Os processos de Gerenciamento de RH Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar a equipe do projeto Planejamento Execução 28

29 Desenvolver o plano de recursos humanos É o processo de identificar e documentar funções(papéis), responsabilidades, habilidades necessárias e relações hierárquicas do projeto, e criar um plano de gerenciamento de pessoal. Plano de Recursos Humanos Plano de Recursos Humanos Papéis e Responsabilidades Organogramas do projeto Plano de Gerenciamento de Pessoal 29

30 Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto A mobilização da equipe deve ocorrer na execução do projeto? A equipe não participa do planejamento? 30

31 Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto O processo de melhoria de competências, interação e ambiente global da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. Desenvolvimento individual Desenvolvimento como equipe Ambiente/ Motivação 31

32 5 etapas de desenvolvimento de uma equipe Formação Pessoas são reunidas como uma equipe Conflito Acontecem desentendimentos conforme as pessoas começam a aprender a trabalhar juntas Desempenho A equipe se torna eficiente. Momento em que GP pode se concentrar mais no desempenho individual. Dispersão Equipe é desfeita Acordo Os membros da equipe começam a desenvolver bons relacionamentos de trabalho Desenvolver a equipe do projeto 32

33 Gerenciar a equipe do projeto Este processo compreende: a avaliação do desempenho de membros da equipe e feedback; o registro e a resolução de questões; a resolução de conflitos; a coordenação de mudanças para melhorar o desempenho do projeto. Gerenciamento de Conflitos Maiores fontes de conflitos: Cronograma Prioridades Recursos Opiniões Técnicas Procedimentos Administrativos Custos Personalidade 33

34 Gerenciamento de Conflitos Técnicas de resolução de conflitos Confronto ou solução de problemas (Confronting / Problem Solving): Resolver e eliminar o problema real. Ganha-ganha. Negociação (Compromising): Soluções que satisfaçam parcialmente os envolvidos. Os dois lados perdem algo. Retirada/Evitar (Withdrawal / Avoidance): Adiar resolução do problema. Evitar embate. Gerenciamento de Conflitos Técnicas de resolução de conflitos Panos quentes / Acomodação (Smoothing): Enfatizar pontos de concordância e não as diferenças de opinião. Colaboração: Incorporar diversos pontos de vista e opiniões de diferentes perspectivas; resulta em consenso e compromisso. Imposição / Força (Forcing): Precisa explicar??? 34

35 Gerenciamento de Conflitos Técnicas de resolução de conflitos Confronting/Solução de problemas é normalmente a melhor opção, mas deve-se analisar cada caso individualmente. Gerenciar a equipe do projeto 35

36 Tipos de poder Formal ou Legítimo (formal ou legitimate) Baseado no cargo Recompensatório (reward) Dar recompensas Penalizatório ou coercitivo (penalty ou coercive) Ter autoridade para punir os membros da equipe Especialista (expert) Ser especialista técnico ou em GP Referente (referent) Baseado em se referir à autoridade de alguém com cargo mais alto OU Poder da fama, de outras pessoas gostarem de você Tipos de poder Melhores: Especialista e Recompensatório Pior Penalizatório Derivados do cargo Formal, recompensatório e penalizatório Conquistado por conta própria Especialista 36

37 Teoria da Motivação Teoria de X e Y de McGregor Teoria X: Pessoas precisam ser supervisionadas o tempo todo. São incapazes de assumir responsabilidades e evitam trabalhar sempre que possível. Teoria Y: Pessoas estão dispostas a trabalhar sem supervisão e querem ser bem sucedidas. Elas podem orientar seus próprios esforços. Teoria da Motivação Hierarquia das necessidades de Maslow Self Actualization Estima Esteem Social Safety Physiological 37

38 Teoria da Motivação Teoria de Herzberg Fatores higiênicos: deficiências nesses fatores destroem motivação. Entretanto, na maioria das circunstâncias, melhorá-los não vai aumentar a motivação. Salário Condições de trabalho Relacionamentos no trabalho Segurança Teoria da Motivação Teoria de Herzberg Fatores motivacionais: O que motiva as pessoas é o trabalho em si, incluindo fatores como: Responsabilidade Auto-realização Crescimento profissional Reconhecimento 38

39 Gerenciamento das Comunicações Dúvidas do Fórum Gerenciamento das Comunicações Outras dúvidas 39

40 Gerenciamento das Comunicações Outras questões de simulado 4, 8, 9, 10, 13, 14, 15, 18, 20, Gerenciamento das Comunicações Seleção de alguns slides 40

41 Gerenciamento das Comunicações Inclui os processos necessários para garantir que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Os processos de Gerenciamento das Comunicações Identificar as partes interessadas Planejar as comunicações Distribuir as informações Gerenciar as expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e controle 41

42 Identificar as partes interessadas Planejar as comunicações Processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação. O que precisa ser comunicado, para quem, por quem, quando, com qual método, com qual tecnologia e com que freqüência. 42

43 Planejar as comunicações Número de canais de comunicação Planejar as comunicações Análise de requisitos da comunicação 2 pessoas, 1 canal Número de Canais de Comunicação = n(n-1)/2 3 pessoas, 3 canais 4 pessoas, 6 canais 5 pessoas, 10 canais 43

44 Planejar as comunicações Modelos de Comunicação Comunicação eficaz Não-verbal: responsável por 55% das comunicações; gestos, postura, etc. Paralinguística: altura e tom da voz; também ajudam a transmitir uma mensagem. Retorno (feedback): Entendeu o que eu disse? Planejar as comunicações Modelos de comunicação Exemplo de um modelo básico de comunicação: 44

45 Planejar as comunicações Métodos de Comunicação Comunicação Interativa Comunicação Ativa Comunicação Passiva Planejar as comunicações Tecnologias de Comunicação Cara a cara Relatórios Telefone Fax Instant Messenger 45

46 Planejar as comunicações Tipos de comunicação Escrita formal: Problemas complexos, plano de gerenciamento, TAP, comunicação a grandes distâncias. Escrita informal: s, bilhetes manuscritos, mensagens instantâneas. Planejar as comunicações Tipos de comunicação Verbal formal: Apresentações, palestras Verbal informal: Reuniões, conversas 46

47 Distribuir as informações Gerenciar as expectativas das partes interessadas Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem. 47

48 Gerenciar as expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, inclusive relatórios de andamento, medições de progresso e previsões. 48

49 Reportar o desempenho 49