Sistemas ERP como instrumento de integração entre as disciplinas de um curso de graduação em Engenharia de Produção

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1 Sistemas ERP como instrumento de integração entre as disciplinas de um curso de graduação em Engenharia de Produção José Roberto de Barros Filho (UNISUL) Ana Regina Aguiar Dutra (UNISUL) Ivete Rossato (UNISUL) Resumo Este trabalho mostra a aplicação de uma ferramenta computacional como um instrumento de integração entre disciplinas afins dentro de uma grade curricular de um curso de graduação em Engenharia de Produção. A Unisul (Universidade do Sul de Santa Catarina) vem trabalhando no sentido de incorporar os Sistemas Integrados de Gestão às grades curriculares dos seus cursos das áreas de negócio e de tecnologia. O somatório de uma pesquisa desenvolvida pelo Grupo de Pesquisa em Sistemas Integrados de Gestão onde era trabalhada a questão da introdução do assunto Sistemas Integrados nas grades curriculares e o resultado de uma pesquisa realizada no curso de Engenharia de Produção, que apontava uma falta de integração entre disciplinas afins, sugeriu que um sistema integrado poderia ser introduzido ao longo de um curso de graduação e ainda proporcionar a necessária integração entre disciplinas afins. O presente trabalho está em desenvolvimento, mas já mostra resultados extremamente satisfatórios. Palavras chave: Ensino de graduação, Sistemas integrados de gestão, Sistemas ERP. 1. Introdução O objetivo deste trabalho é relatar a iniciativa do curso de Engenharia de Produção da Unisul de usar um sistema ERP de mercado como umas das ferramentas de integração entre as disciplinas da grade curricular. No cenário empresarial, a cada dia aumentam as atividades de coordenação, monitoração e simulação de novos cenários em empresas, com o objetivo de formular ações rápidas de correções de metas estabelecidas do negócio. Esse processo necessita de informação atualizada, integrada e consistente. Prover este tipo de informação função básica dos chamados sistemas integrados de gestão empresarial, os sistemas ERP (Enterprise Resources Planning). A principal característica dos sistemas ERP é o aspecto da integração, ou seja, todas as áreas de um empreendimento sendo afetadas umas pelas outras. Um curso de graduação, no caso de Engenharia de Produção, é formado por áreas de conhecimento ou disciplinas que não existem de maneira isolada. Porém, tradicionalmente, os cursos de graduação possuem suas grades curriculares compostas por disciplinas estanques (com começo e fim). A prática profissional exige que o Engenheiro de Produção saiba como são integradas as disciplinas da graduação na gestão de um processo empresarial (composto por uma ou várias disciplinas). A integração que se deseja entre as disciplinas de um curso de graduação é sempre algo complicado, pois está se falando em ementas distintas (sistema tradicional de ensino), professores e objetivos distintos para cada disciplina. Propõe-se então o uso da tecnologia dos sistemas ERP (principalmente o aspecto da integração) para resolver ou pelo menos amenizar o problema da integração entre disciplinas que necessitam de uma maior conexão. Diante desta necessidade e da crescente procura por profissionais que conheçam os sistemas ENEGEP 2004 ABEPRO 5507

2 ERP, o curso além de estar integrando suas disciplinas está formando profissionais com habilidades em gestão de tecnologias ERP. 2. Sistemas ERP Com o avanço da Tecnologia da Informação as empresas passaram a utilizar sistemas computacionais para suportar suas atividades. Geralmente, em cada empresa, vários sistemas foram desenvolvidos para atender aos requisitos específicos das diversas unidades de negócio, plantas, departamentos e escritórios. Por exemplo, o departamento de planejamento da produção utiliza um sistema próprio e o departamento de vendas utiliza outro. Dessa forma, a informação fica dividida entre diferentes sistemas. Os principais problemas dessa fragmentação da informação são a dificuldade de obtenção de informações consolidadas e a inconsistência de dados redundantes armazenados em mais de um sistema. Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) solucionam esses problemas ao agregar, em um só sistema integrado,funcionalidades que suportam as atividades dos diversos processos de negócio das empresas. Os sistemas ERP surgiram a partir da evolução dos sistemas MRP (Material Resource Planning). Neles, foram agregados as funções de programação mestre da produção, cálculo grosseiro de necessidades de capacidade, cálculo detalhado de necessidade de capacidade, controle do chão de fábrica, controle de compras e, mais recentemente, Sales & Operations Planning. Dessa forma, os sistemas MRP deixaram de atender apenas as necessidades de informação referentes ao cálculo da necessidade de materiais, para atender às necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial sobre outros recursos de manufatura. O MRP passou, então, a ser chamado de MRP II (Manufacturing Resource Planning - Planejamento de Recursos de Manufatura). O ERP, Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão surgiu e se consolidou na década de 90 como uma solução que prometia integrar todos os dados da organização, automatizar setores, auxiliar a produção e fornecer parâmetros para a tomada de decisões. As empresas passaram a adotar soluções ERP por diversas razões: necessidade de reduzir custos, eliminar desperdícios e como conseqüência alterar formas de trabalho e gerenciamento, além da tendência de terceirizar atividades que não compunham suas especialidades de negócio. A evolução tecnológica dos componentes utilizados pelo ERP também contribuiu para sua expansão (SOUZA & ZWICKER, 2000). A implantação de um ERP depende do tamanho da empresa, da quantidade de processos que deverão ser modificados e dos recursos disponíveis. Um modelo de implantação genérico pode ser dividido em planejamento, desenho da solução, construção e testes (COLANGELO, 2001). No processo de implantação de ERP, Corrêa, Gianesi e Caon (2001) citam as seguintes atividades, entre outras: treinamento conceitual da lógica do pacote, treinamento operacional, desenho de processos, mudança organizacional, eventuais customizações e parametrização do sistema. De acordo com Davenport (1998), integração é vista como a ligação conjunta de informação e processos de setores distintos da organização, e pode ocorrer entre diferentes funções ou entidades operacionais. Uma transação em um sistema ERP é um conjunto de processos instantâneos que atualizam outros processos, de forma automática. Um sistema ERP pode produzir benefícios quantitativos e qualitativos, tais como, maior produtividade, eficiência, satisfação do usuário/cliente, rapidez de tomada de decisão, redução de custos, controle ENEGEP 2004 ABEPRO 5508

3 gerencial, inovação tecnológica (SANTOS, KALDEICH & SILVA, 2003). O conceito de integração implica em aumento sensível de complexidade do projeto e modelagem de dados do sistema ERP. Sobre a integração, dentro do contexto da abordagem aqui apresentada, descreve-se a seguir algumas características relevantes que devem estar presentes tanto no modelo original do ERP quanto na construção do software produto, objeto de maior ou menor facilidade de implementação e customização de componentes de sistema integrado de gestão em empresa. Davenport (1998), baseado no aplicativo da empresa alemã SAP, listou os setores da organização suportados por sistemas ERP: Setores Finanças Operações e Logística Vendas e Marketing Recursos Humanos Processos Contas a receber e a pagar Contabilidade Gerenciamento e previsão de caixa Custos Sistema executivo de informações Consolidação financeira Livro razão Análise de rentabilidade Lucro Padrão e preço de custo / período Inventário Planejamento de materiais Gerenciamento de material Manutenção Planejamento da produção Gerência de projetos Requisições de compras Gerenciamento da qualidade Controle de perdas Transportes Ordem de pagamento Estimativas Gerenciamento de vendas Planejamento de vendas Avaliação de vendedores Alocação de recursos humanos Folha de pagamento Planejamento de pessoal Despesas de viagem Tabela 1 Setores das organizações suportados pos Sistemas ERP (Davenport, 1998) Geralmente, um produto ERP possui dois tipos de módulos: um em relação a atividades-fins ou verticais da empresa (exemplo: engenharia, controle de manufatura, gestão da produção, controle da qualidade) e outro conjunto de apoio a atividades-meios, orientado para a administração e gestão da organização (exemplo: contabilidade, finanças, custos, recursos humanos, controle de estoques). Esses dois conjuntos interligados e suportados por plataformas de dados formam a estrutura básica do sistema ERP que deve refletir, de forma permanente, políticas e estratégias do negócio. No entanto, esta classificação é conceitual e só pode ser assumida quando confrontado o ambiente da organização com a estrutura do sistema ERP em análise (SANTOS, CARVALHO & MIRANDA, 2000). Com o objetivo de ampliar a abrangência dos produtos vendidos, os fornecedores de sistemas desenvolveram mais módulos, integrados aos módulos de manufatura, mas com escopo que ultrapassa os limites da manufatura. Como exemplo, foram criados os módulos de ENEGEP 2004 ABEPRO 5509

4 Gerenciamento dos Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, entre outros. Esses novos sistemas, capazes de suportar as necessidades de informação para todo o empreendimento, são denominados sistemas ERP Estrutura típica dos sistemas ERP Os sistemas ERP são compostos por uma base de dados única e por módulos que suportam diversas atividades das empresas. A figura abaixo apresenta uma estrutura típica de funcionamento de um sistema ERP. Os dados utilizados por um módulo são armazenados na base de dado central para serem manipulados por outros módulos. Figura 1 Estrutura típica de funcionamento de um sistema ERP (DAVENPORT, 1998) Os módulos citados na figura acima estão presentes na maioria dos sistemas ERP. Além deles, alguns sistemas ERP possuem módulos adicionais, tais como: Gerenciamento da Qualidade, Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Manutenção, entre outros. As utilização de sistemas ERP otimiza o fluxo de informações e facilita o acesso aos dados operacionais, favorecendo a adoção de estruturas organizacionais mais achatadas e flexíveis. Além disso, as informações tornam-se mais consistentes, possibilitando a tomada de decisão com base em dados que refletem a realidade da empresa. Um outro benefício da implantação é a adoção de melhores práticas de negócio, suportadas pelas funcionalidades dos sistemas, que resultam em ganhos de produtividade e em maior velocidade de resposta da organização. 3. O curso de Engenharia de Produção da UNISUL Em outubro de 1975 foram discriminadas as atividades dos Engenheiros de Produção como profissão autônoma incluindo a Engenharia Industrial no grupo de Engenharia pela resolução número 235 do CONFEA. Em junho de 1983, a resolução de número 288 do mesmo documento, considerou que o curso de Engenharia poderia ser dividido em seis grandes áreas (civil, elétrica, mecânica, metalúrgica, química e minas) e que de cada uma poderia advir formações em Engenharia de Produção e Engenharia Industrial. Existem então dois Engenheiros de Produção, um pleno (seguindo a resolução 235/1975) e outro como uma habilitação de um curso de engenharia (resolução 288/1983). O curso de Engenharia de Produção Plena da Unisul foi criado no ano de 1998 seguindo a resolução 235/1975. No ano passado o curso foi reconhecido junto ao Conselho Estadual de Educação (Resolução No 078, parecer No 166) do Estado de Santa Catarina e aguarda a sua aprovação junto ao CREA-SC. Possui uma carga horária de horas e funciona em regime ENEGEP 2004 ABEPRO 5510

5 noturno com aula aos sábados pela manhã distribuídos em 56 disciplinas (Tabela 2). Disciplinas/ Conteúdos Quantidade de Disciplinas Número de Créditos Carga Horária % Total de Horas % Carga Horária Mínima (3240) Básicas ,83 56,48 Profissionalizantes ,50 30,65 Complementares ,66 12,96 Subtotal ,00 100,00 Estágio ,00 - TCC ,00 - Ativ.Complementares ,00 - Total ,00 - Tabela 2 Grade curricular Engenharia de Produção da UNISUL A grade curricular do curso é composta pelas disciplinas do ciclo básico comuns a todo curso de engenharia (Química, Física, Matemática, Desenho, Estatística, etc.), as disciplinas de formação complementar (Sociologia, Ciências do Ambiente, Filosofia Social e Ética, etc.) e as disciplinas de formação profissionalizante que podem ser dividida em 4 áreas: Engenharia da Produção (Produto, Processo, Qualidade e Mercado), Engenharia do Trabalho (Ergonomia, Saúde e Segurança), Engenharia Econômica e Engenharia Auxiliada pelo Computador. Durante todo o curso é desenvolvida a capacidade empreendedora do Engenheiro de Produção (Figura 2). Formação Empreendedora Engenharia da Produção Produto Processo Qualidade Mercado Engenharia do Trabalho Ergonomia Saúde e Segurança Engenharia Econômica Engenharia Auxiliada pelo Computador Engenharia de Formação Geral Figura 2 Estrutura da formação do Engenheiro de Produção Pleno da Unisul O Curso de Engenharia de Produção da UNISUL tem como objetivo geral formar profissionais aptos a atuarem na área de gestão empresarial, incluindo a maioria de seus departamentos especializados, como a gestão de materiais, de recursos humanos, de projetos, da produção, da manutenção, da pesquisa e do desenvolvimento, e da implantação de políticas e estratégias empresariais. Por outro lado, o curso busca a formação de um profissional empreendedor, comprometido com a realidade da economia de mercado, inserido nas mudanças estruturais induzidas pela globalização, sem, contudo, negligenciar uma forte formação de base científica e tecnológica. A partir do reconhecimento o curso vem sofrendo alterações e inovações estão sendo implementadas. No presente momento o curso está com seu Projeto Pedagógico em revisão. 4. O ERP na Unisul Na busca de um gerenciamento eficiente das informações, a Unisul implantou o SAP/R3 mediante o Projeto Visão. O objetivo deste projeto foi de reestruturar a universidade para ENEGEP 2004 ABEPRO 5511

6 promover uma melhor integração dos alunos, docentes e colaboradores aos processos de gestão universitária. A implantação do SAP/R3 contou com o comprometimento da direção e foi realizada por professores e funcionários da universidade, com a participação de consultores designados pelas empresas envolvidas na parceria. A importância da implantação deste sistema se justifica pela capacidade de apoio aos procedimentos de gestão e à tomada de decisões. Como a universidade apresenta uma grande quantidade de dados e processos, existe a necessidade de contar com procedimentos de tratamento da informação mais precisos e rápidos. Durante a implantação do SAP/R3, foi criado na Unisul o GPSIG (Grupo de Pesquisa em Sistemas Integrados de Gestas), um grupo estratégico de pesquisa para dar suporte às ações acadêmicas e administrativas na Unisul, integrado por professores e funcionários e liderados pelo Diretor de Pesquisa da Unisul. Os objetivos iniciais colocados pelo grupo foram os seguintes: gerar conhecimentos e tecnologia em sistemas integrados de gestão por processos, para a melhoria da prática acadêmica e administrativa; gerar conhecimentos em gestão universitária, para criar diferenciais ser referência como grupo de pesquisa aplicada em ser um grupo de pesquisa de referência em gestão, gerando conhecimento para o alto desempenho de uma instituição de ensino superior. gerar conhecimento na área dos sistemas integrados ERP e posterior repasse dos conhecimentos em sala de aula. As iniciativas no ensino estão vinculadas aos cursos ligados às áreas de negócios (Administração, Contabilidade, Economia, Marketing), onde os Sistemas Integrados proporcionam o entendimento amplo da forma como a empresa opera e a integração de suas áreas. Também, nos cursos ligados às áreas de tecnologia (Computação, Sistemas de Informação e Engenharias), além da utilização anteriormente comentada, pode ser mostrados aos alunos o papel dos SI no ambiente empresarial empresa e os desafios envolvidos em sua implantação e gerenciamento, podendo-se chegar até mesmo ao desenvolvimento de projetos integrados, envolvendo alunos de diversos cursos e de grupos de pesquisa. Todo o processo, de inserir o ERP na sala de aula, iniciou através da parceria junto a SAP, pois já era a solução adotada na gestão da Universidade. Porém, devido a complexidade, necessidade de especialistas e, principalmente o fato do SAP/R3 ser uma ferramenta complexa e pesada, embora muito poderosa, grupo de pesquisa buscou outras alternativas de parceria para atuar na área do ensino da teoria de sistemas ERP. Diversas soluções de mercado, principalmente aquelas voltadas para as médias empresas, foram analisadas. Após muito trabalho, o grupo de pesquisa e a universidade fecharam uma parceria com a empresa Microsiga, empresa brasileira especializada em software de gestão, para o repasse da tecnologia ERP em sala de aula. Embora a Unisul não use o pacote AP7 GE Gestão Educacional, há dois anos no mercado e utilizado por mais de 100 instituições educacionais, estamos desenvolvendo atividades no sentido de trabalhar a tecnologia dos Sistema Integrados em sala de aula e projetos de pesquisa. A Microsiga recentemente lançou o Programa Institucional Microsiga dá Educação voltado para a inserção dos Sistemas ERP em cursos de graduação. Esta iniciativa casou muito bem ENEGEP 2004 ABEPRO 5512

7 com as necessidades da Unisul, do Grupo de Pesquisa GPSIG e do curso de Engenharia de Produção. 5. Estratégias de integração de disciplinas através do uso do sistema ERP O curso de Engenharia de Produção, como uma das etapas do processo de Revisão do Projeto Pedagógico do curso, realizou uma pesquisa junto à seus alunos. Um dos pontos cobertos foi a questão da integração entre as disciplinas. O resultado da pesquisa apontou que os alunos sentiam uma falta de integração nos conteúdos de disciplinas afins. Era momento então de tomar decisões no sentido de ampliar a integração entre disciplinas. Os professores além de uma melhor articulação entre as suas disciplinas, também precisavam de ferramentas que facilitassem este processo. Como o Engenheiro de Produção egresso da Unisul está capacitado para atuar no contexto global de empreedimentos em geral e estes empreendimentos são, na sua maioria, gerenciados por sistemas integrados (ERPs), dava para se pensar na utilização do ERP já durante a graduação. O aluno pode ver as relações entre as disciplinas envolvidas em um processo de negócio empresarial. Definiu-se 10 etapas para a implementação desta inovação dentro do curso de Engenharia de Produção. São elas: 1. Capacitação de um grupo piloto de professores em Sistemas Intergados de Gestão ; 2. Levantamento das disciplinas cobertas por um Sistema Integrado de mercado; 3. Definição de um projeto piloto (uma ou duas diciplinas integradas); 4. Integração das disciplinas; 5. Apresentação dos resultados; 6. Readequações se necessárias; 7. Capacitação dos professores do curso; 8. Expansão do projeto piloto; 9. Criação de um modelo geral para o curso (Empresa Modelo) 10. Implementação do modelo ao longo do curso. A primeira etapa foi realizada entre os professores pesquisadores do GPSIG. A seguir, em conjunto com a coordenação do curso foram definidas as disciplinas potencialmente cobertas por um Sistema Integrado. Foram definidas 22 disciplinas conforme tabela a seguir (tabela 3). Técnicas de Programação I Técnicas de Programação IV Projeto de Engenharia Aux. por Computador Introdução à Economia Gestão da Qualidade Total Manufatura Auxiliada por Computador Programação Linear Análise de Investimentos Marketing Empresarial Programação Dinâmica Contabilidade Empresarial Simulação de Sistemas de Produção Engenharia de Métodos Projeto do Produto Logística Empresarial Custos Empresariais Sistemas de Produção I Projetos Industriais Gestão da Produção Aux. por Computador Engenharia e Análise do Valor Administração Financeira Sistemas de Produção II Tabela 3 Disciplinas potencialmente cobertas por um Sistemas Integrados Na etapa seguinte (etapa 3), foi definido o projeto piloto, com as disciplinas de Sistemas de ENEGEP 2004 ABEPRO 5513

8 Produção I e II, Logística Empresarial e Gestão da Produção Auxiliada por Computador. Está sendo trabalhado um cenário integrado (etapa 4), onde o aluno pode ver a gestão da produção, desde o recebimento dos materiais (Logística), planejamento e controle da produção (Sistemas de Produção), distribuição (Logística) e os processos de negócios envolvidos (Gestão da Produção Auxiliada por Computador). Este cenário está sendo trabalhado neste semestre. As etapas seguintes, de 5 a 10 serão encaminhadas após o final do semestre corrente (2004-A) 6 Conclusões Embora o projeto com um todo esteja implementado, os resultados já são sentidos e inclusive percebidos pelos alunos. A oportunidade de integrar professores, disciplinas e alunos através dos processos de negócio configurados dentro do Microsiga AP7 (ferramenta utilizada) é muito interessante. É claro que integrar um curso completo, ou 40% do curso (22 disciplinas) é uma tarefa de difícil implementação, mas com um retorno, baseado no piloto, muito interessante. Iniciativas como esta são incentivadas dentro da Unisul, que através do seu Projeto Pedagógico Instituconal, promove a inovação na sala de aula. O uso de novas tecnologias e a sua disponibilização dentro do contexto do ensino moderno é fundamental para que os egressos estejam melhor preparados para atuar no competitivo mercado de trabalho do mundo atual. Referências BARBALHO, S. C. M., AMARAL, D. C. & ROZENFELD, H. (2003) - Ensino baseado em cenários de integração: um balanço entre aspectos positivos e negativos de 10 cursos. Anais do XXIII Encontro Nacional de Engenharia de Produção (ENEGEP), Ouro Preto, Brasil. BORGES, A (2004) - Especial: A tecnologia no setor educacional. Revista Computer World - Edição IDG Computerworld do Brasil Serviços e Publicações. COLANGELO, L. (2001) Implantação de sistemas ERP São Paulo; Editora Atlas CORRÊA, H. L., GIANESI, I. G. N. & CAON, M. (2001) Planejamento, Programação e Controle da Produção MRP II / ERP : Conceitos, Uso e Implantação São Paulo; Editora Atlas. DÁVALOS, R. V. & MÜLBERT, A. L. (2002) - Implantação de um Sistema Integrado de Gestão para dar suporte às atividades administrativas e de ensino. Anais do XXII Encontro Nacional de Engenharia de Produção (ENEGEP), Curitiba, Brasil. DAVENPORT, T (1998) - Putting the enterprise into the enterprise system - Harvard Business Review,jul-aug. p MACHADO, A. B. & KALDEICH, C. (2000) - Sistemas integrados de gestão empresarial: Um enfoque contábil-financeiro sobre o sistema SAP R/3. Anais do VII Congresso Brasileiro de Custos, Recife, Brasil. SANTOS, A. A., KALDEICH, C. & SILVA L. G. C. (2003) - Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 bem contabilidade e custos. Anais do XXIII Encontro Nacional de Engenharia de Produção (ENEGEP), Ouro Preto, Brasil. SANTOS, A. A. (1999) - Sistemas integrados de gestão empresarial: Uma visão do uso de produtos ERP no Brasil. Anais do VI Congresso Internacional de Custos, Braga, Setembro, , CARVALHO, J. A. & MIRANDA, L. C. (2000) - Uma abordagem sobre custos de sistemas integrados de gestão empresarial: Sistemas ERP. Anais do VII Congresso Brasileiro de Custos, Recife, Agosto, CONSELHO ESTADUAL DE EDUACAÇÃO (2003) - Reconhecimento do curso de Engenharia de Produção da Universidade do Sul de Santa Catarina. RESOLUÇÃO N o 078. PARECER N o 166. Santa Catarina, Brasil. SOUZA, C. A. & ZWICKER, R. (2000) Ciclo de vida de sistemas ERP Caderno de pesquisas em administração, São Paulo, vol. 1, número 11, 1o. trimestre. ENEGEP 2004 ABEPRO 5514