PROCEDIMENTO DE ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS

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1 PROCEDIMENTO DE ELABORAÇÃO E APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS Código: PRO.QUALI 001/05 Folhas: 16 Revisão: 09 Data: Elaborado por: Tânia Carlos de Araujo Verificado por: Berilo Gonçalves de Oliveira Aprovador por: Dra. Gisele Fleury Charmillot Germano de Lemos

2 1. Objetivo Definir os diversos tipos de documentos e a forma como os mesmos são elaborados e aprovados para atender aos requisitos do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP. 2. Referências Norma NBR ISO 9000:2015; Norma NBR ISO 9001:2015; Norma NBR ISO 14004: Áreas Envolvidas Secional e Subseções da OAB SP 4. Definições Documento: informação e o meio no qual ela está contida. Registro: documento que apresenta os resultados obtidos ou provê evidências de atividades realizadas. Revisão de Documentos: é a atividade executada por Colaboradores de mesma função daquele que elaborou o documento. A revisão pode ser necessária para incluir, remover, alterar ou substituir conceitos, definições, sequência de atividades ou de registros. Histórico da Revisão: é a exposição detalhada do motivo da revisão. Identificação da Revisão: é o modo de identificar o local (barras verticais à esquerda e à direita) do texto alterado. Lista Mestra de Documentos: é o documento que relaciona todos os documentos atuais, pertencentes ao da OAB SP. Conjunto de Documentos do SGI da OAB SP: Manual do Sistema de Gestão Integrado (MGI), Planejamento do (PLA), Procedimentos (PRO), Programas (PRG) e Instrução Técnica- Operacional (ITO). PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 2

3 5. Descrição 5.1 Elaboração de proposta de documento Todos os Colaboradores podem propor novos Procedimentos ou outros documentos para o da OAB SP. Todas as propostas, no formato definido neste Procedimento, em forma de minutas e identificadas como tal, são submetidas ao Superior Imediato do autor que, se considerar adequado, encaminhadas para o(s) responsável(is) pelo(s) respectivo(s) processo(s), para análise da consistência, da pertinência e da adequação ao propósito ao qual se destina o documento. 5.2 Da aprovação da proposta Após a aceitação da proposta pelo Superior Imediato do proponente e pela(s) Área(s) envolvida(s) com o Procedimento elaborado, o documento do é encaminhado para o Coordenador do SGI, para verificação quanto a eventuais conflitos com os demais documentos e definição da respectiva codificação. Por último, os documentos com extensões (Manual do Sistema de Gestão Integrado (MGI), Planejamento do (PLA), Procedimento (PRO), Programa (PRG)), são encaminhados ao Representante da Direção, com vistas à devida análise e aprovação final. Em se tratando dos documentos com extensão (ITO), Instrução Técnica-Operacional, esses deverão ser submetidos à aprovação do superior imediato e do Coordenador do. Caso a sistemática ou a rotina proposta implique no desenvolvimento de sistema informatizado, após aprovação final, deve ser submetida à apreciação e manifestação do Gerente da Área de Informática, o qual se incumbirá de levar a proposta a efeito. 5.3 Codificação e formatação do documento A codificação dos documentos do segue o modelo constante do Anexo 1. Todos os documentos seguem as formatações apresentadas no Anexo 2, que definem os padrões adotados pelo da OAB SP. 5.4 Distribuição dos documentos Uma vez aprovado pelo Representante da Direção, o Coordenador do da OAB SP inclui o documento na Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP (modelo no Anexo 3), de acordo com o PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 3

4 Procedimento de Controle de Documentos = PRO.QUALI 002/05 e realiza a sua distribuição, isto é, libera o acesso, para leitura, a todos os Colaboradores envolvidos com o SGI. 5.5 Revisões dos documentos Podem ser necessárias revisões nos documentos do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP em função de mudanças Organizacionais, Não Conformidades levantadas em Auditorias, soluções propostas para Ações Corretivas, identificação e tratamento de Riscos e Oportunidades, recomendações da Diretoria em Reuniões de Análise Crítica pela Direção, sugestões de Colaboradores ou de Inscritos, dentre outros. A revisão de um documento segue a mesma sistemática da elaboração, até à aprovação pelo Representante da Direção, conforme definido nos itens de 5.1 a 5.4 deste Procedimento. O número de referência a cada revisão é alterado, acrescentandose uma unidade numérica na página de capa. A identificação do texto alterado se dará com a aposição de barras paralelas ao mesmo. Nota: no caso de ocorrências de erro ortográfico ou de digitação, a correção será efetuada somente na próxima revisão do documento. De posse do documento revisado e aprovado, o Coordenador do SGI procede à identificação do original anterior como OBSOLETO, preenche o Registro de Histórico de Mudança (Anexo 4), relatando o motivo da revisão. Na sequência, substitui a via ultrapassada em seu arquivo físico, altera a Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP e distribui conforme o Procedimento de Controle de Documentos PRO.QUALI 002/ Garantia da segurança das informações Os documentos originais (atuais ou revisados) em meio físico (papel), são arquivados em local protegido contra acesso indevido, alterações, subtrações ou outras ações que possam colocar em risco a integridade das informações disponíveis. Para os documentos veiculados em meio eletrônico, por intermédio da intranet da OAB SP, são observadas as regras de segurança da Área de Informática contra vírus, acessos indevidos (hackers), alterações, subtrações ou outras ações que possam colocar em risco a consistência das informações disponíveis. Além disso, os documentos devem conter a tarja em marca d água CÓPIA NÃO CONTROLADA SEM GARANTIA DE ATUALIZAÇÃO PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 4

5 para que, quando impressa em meio físico, não se prestar como justificativa para Ato Administrativo, uma vez que a OAB não adota o Procedimento de Cópia Controlada. Todos os documentos, disponibilizados em meio eletrônico para alterações pelas Áreas Gestoras, serão encaminhados pela Coordenadoria do SGI, conterão tarja em marca d água EM REVISÃO e a data da sua expedição. Após a revisão, a Área devolverá o arquivo lógico atualizado para o SGI e não deverá manter cópias físicas ou lógicas, a fim de inibir o uso de edições desatualizadas pelos colaboradores das Áreas. 5.7 Sequência de Atividades A sequência das atividades descritas neste Procedimento está representada graficamente, no Fluxograma do Padrão de Elaboração de Documentos do (Anexo 5). 6. Indicadores de Desempenho Não aplicável. 7. Anexos Anexo 1 Definição da codificação dos documentos do Sistema de Gestão Integrado Anexo 2 A Definição do padrão de elaboração de Procedimentos ou instruções técnicas do Anexo 2 B Definição do padrão de elaboração do Planejamento do Sistema de Gestão Integrado Anexo 2 C Definição do padrão de elaboração do Manual do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP Anexo 3 Modelo da Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão Integrado Anexo 4 Modelo do Registro de Histórico de Mudança Anexo 5 Fluxograma do padrão de elaboração de Documentos do Sistema de Gestão Integrado PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 5

6 Anexo 1 Definição da codificação dos documentos do Sistema de Gestão Integrado. A codificação dos documentos é dada pelos seguintes campos: Os três primeiros campos são alfabéticos e definem o Tipo De Documento (TDD). Os próximos cinco campos são alfabéticos ou alfanuméricos, representando a área emissora do documento, seguindo a tabela constante deste anexo (ÁREA). Os três campos seguintes são numéricos e seqüenciais, por Área emissora do Procedimento (NNN). Os dois últimos campos são numéricos, indicando o ano da emissão inicial do documento (AA). Exemplo: TDD.ÁREA.NNN/AA TABELA DE CODIFICAÇÃO POR TIPO DE DOCUMENTO TDD MGI PLA PRG PRO ITO Tipo De Documento Manual do da OAB SP PLAnejamento da Gestão Integrada PROgrama PROcedimento Instrução Técnica Operacional PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 6

7 TABELA DE CODIFICAÇÃO DAS ÁREAS SIGLA DIRETORIAS E AFINS ÁREA CONSE DIRTE PRESI SECGE SECAD VIPRE DIREP ASSPR CDHUM CELEI COMUN PRERR ETCOR GABPR GPTED SECPR SECON ETICA BIBLI CAMAR ESASP EXAME GABVP SECOM QUALI Conselho Secional Diretor Tesoureiro Presidência Secretário Geral Secretário Geral Adjunto Vice-Presidência Diretor Representante da Direção no SGI ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR PRESIDENTE Assessoria da Presidência Comissão de Direitos Humanos Comissão Eleitoral Comunicações Direitos e Prerrogativas Corregedoria do Tribunal de Ética Gabinete da Presidência Gabinete do Presidente do TED Secretaria da Presidência Secretaria do Conselho Turmas Disciplinares do Tribunal de Ética e Disciplina ÁREAS SUBORDINADAS ÀO DIRETOR VICE-PRESIDENTE Biblioteca Câmaras Recursais Escola Superior de Advocacia Estágio e Exame de Ordem Gabinete da Vice-Presidência Secretaria das Comissões ARQUI ASJUD OBRAS GABSG REHUM SUBSE TRAFE ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR SECRETÁRIO GERAL Arquivo Assistência Judiciária Comissão de Obras e Patrimônio Gabinete da Secretaria Geral Recursos Humanos Departamento de Subseções (*) Tráfego PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 7

8 ATEND CADAS COPRO GABSA INSCR JURID OUVID PROTO INFRA SINAD SOADV SUPRI CONTA CONFI FINAN GABTE INFOR COMAD GABMA ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR SECRETÁRIO GERAL ADJUNTO Atendimento Cadastro Comissão Processante Gabinete da Secretaria Geral Adjunta Inscrições Jurídico Ouvidoria Protocolo Geral Obras e Serviços Operacionais Serviços e Informações ao Advogado Sé Sociedades de Advogados Suprimentos ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR TESOUREIRO Controladoria Contábil Controladoria Financeira Financeiro Gabinete da Tesouraria Informática ÁREAS SUBORDINADAS À DIRETORIA DA MULHER ADVOGADA Comissão da Mulher Advogada Gabinete da Diretoria da Mulher Advogada CEVEN ÁREAS SUBORDINADAS AO DIRETOR ADJUNTO DE CULTURA E EVENTOS Cultura e Eventos (*) Relação completa das Subseções encontra-se disponibilizada na Intranet, na área do Departamento de Subseções. Exemplo: TDD DEPTO NNN AA PRO QUALI OO2 05 Procedimento da Área do nº. 2 - elaborado em PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 8

9 Anexo 2 A Definição do padrão de elaboração dos Procedimentos ou Instruções Técnicas do. NOTA: Todos os documentos do são elaborados, preferencialmente, em letra tipo Arial, corpo da letra (tamanho) 12, e na cor preta. Página Inicial NOME DO PROCEDIMENTO Código: Folhas: Revisão: Data: Elaborado por: (Responsável pela Área) Verificado por: (Coordenador do SGI) Aprovado por: (Representante da Direção) PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 9

10 Página Inicial NOME DA INSTRUÇÃO TÉCNICA OPERACIONAL Código: Folhas: Revisão: Data: Elaborado por: (Responsável pelas Informações) Verificado por: (Coordenador do SGI) Aprovado por: (Superior Imediato) PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 10

11 1. Objetivo Deve constar, de forma clara e sucinta, a real finalidade da emissão do Procedimento ou da Instrução Técnica Operacional. 2. Referências Devem constar todas as leis, normas, regulamentos e documentos utilizados para a elaboração do procedimento ou da instrução técnica operacional. Os documentos (leis, normas, regulamentos) referenciados no Procedimento do, que não apresentarem o ano de sua edição, são considerados sempre na edição mais recente. 3. Áreas Envolvidas Relacionar as Áreas da Secional e/ou Subseções que estarão envolvidas com as atividades relacionadas no Procedimento ou na Instrução Técnica Operacional. 4. Definições Quando aplicável, são utilizadas as definições constantes das Normas Internas ou aquelas apresentadas nas normas NBR ISO 9000:2015 e NBR ISO 14001: Descrição As atividades devem estar descritas em ordem cronológica e os responsáveis por sua execução explicitamente definidos. 6. Indicadores de Desempenho Se aplicável, a definição do Indicador de Desempenho deve conter claramente descrita, a fórmula de cálculo, o responsável pela coleta, a periodicidade e o tipo de análise que deverá ser efetuada nos dados colhidos. 7. Anexos Neste tópico devem constar os modelos, fluxogramas, tabelas e registros que serão utilizados, os quais ficarão anexos ao Procedimento ou à Instrução Técnica Operacional editada. PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 11

12 Anexo 2 B Definição do padrão de elaboração do Planejamento do. Os Planejamentos do SGI são documentos elaborados para um determinado processo ou para um conjunto de processos, em forma de matrizes ou tabelas, que têm por finalidade (conforme aplicável) definir: O QUE = a atividade a ser desenvolvida; QUEM = o cargo do responsável pela execução da atividade; COMO = o método de execução da atividade; QUANDO = o período em que a atividade é executada; PORQUE = a finalidade ou objetivo da execução da atividade; ONDE (LOCAL) = o local onde será executada a atividade; ONDE (REGISTRO) = onde será registrada a atividade; QUANTO = o Indicador de Desempenho para monitoramento e medição da atividade. O Planejamento, como todo documento, tem uma capa idêntica à dos Procedimentos que deve ter em destaque: o Título, o Código, a Revisão, o Elaborador, o Verificador, o Aprovador, a Data etc. PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 12

13 Anexo 2 C Definição do padrão de elaboração do Manual do Sistema de Gestão Integrado da OAB SP. NOTA: Todos os documentos do serão elaborados em letra padrão Arial, corpo da letra (tamanho) 12, e na cor preta. O Manual do é um documento estratégico, que apresenta o escopo de implantação do da OAB SP, bem como o que ela faz para atender aos requisitos das Normas ABNT NBR ISO 9001:2015 e NBR ISO 14001:2015. Esse manual contém informações sobre a Política do Sistema de Gestão Integrado, os Objetivos do, o Mapeamento dos Processos e sua inter-relação, além das atribuições e responsabilidades. O Manual do relaciona também todos os documentos e práticas do SGI, aplicáveis à Secional e às Subseções da OAB SP. O referido Manual do, como todo documento do Sistema, tem uma capa idêntica à dos Procedimentos, que deve ter em destaque: o Título, o Código, a Revisão, o Elaborador, o Verificador, o Aprovador, a Data etc. PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 13

14 Anexo 3 Modelo da Lista Mestra de Documentos do Sistema de Gestão Integrado Lista Mestra de Documentos do Revisão: Título Código Revisão Análise Crítica pela Direção PRO.QUALI 005/04 00 Manual do MGI.PRESI 001/05 00 Data: / / Assinatura do Coordenador do SGI PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 14

15 Anexo 4 - Modelo do Registro de Histórico de Mudança Registro de Histórico de Mudança HISTÓRICO DE MUDANÇA Documento: PRO.QUALI 001/05 Revisão Motivo da Mudança Data 06 Alteração nos itens 02, 03, Assinatura do Coordenador do SGI PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 15

16 Anexo 5 - Fluxograma do padrão de elaboração de Documentos do PRO.QUALI 001/05 Revisão 09 16