Manual Operativo do Sistema de Monitoramento do Plano Plurianual de Ação Governamental - PPAG APRESENTAÇÃO

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2 APRESENTAÇÃO O Plano Plurianual de Ação Governamental PPAG é um planejamento de médio prazo da esfera pública, que explicita diretrizes, objetivos, ações, programas e metas a serem atingidas, definindo quantitativamente recursos necessários a sua implementação. O PPAG constitui-se como uma importante tarefa de pensar o futuro, pois, com este instrumento se decide quais são os investimentos prioritários para um projeto de desenvolvimento para a cidade. A partir destas premissas, destaca-se a necessidade de se trabalhar, de forma mais intensa, com maior gerenciamento das políticas públicas no nível municipal. Os Programas e Projetos, materializados no PPAG, são frutos de um planejamento democrático propiciado pelo debate para o melhor direcionamento dos recursos públicos. Tão importante quanto a elaboração e a implementação do PPAG, são as atividades de monitoramento e avaliação, que fazem parte do seu ciclo de gestão. O monitoramento do PPAG consiste no acompanhamento da execução das metas, visando à obtenção de informações para subsidiar decisões, bem como a identificação e a correção de problemas. A avaliação é o acompanhamento dos resultados pretendidos e do processo utilizado para alcançá-los. A avaliação do PPAG buscará aferir até que ponto as estratégias adotadas e as políticas públicas desenvolvidas atendem as demandas da sociedade. Diante deste cenário, foi desenvolvido o Sistema de Monitoramento do PPAG da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, importante ferramenta de acompanhamento da execução das metas instituídas no PPAG, definido a partir de uma lógica integrada e orientadora para o conjunto das ações governamentais. 1

3 SUMÁRIO 1. Introdução 2.Glossário dos principais termos utilizados no Módulo de Monitoramento do PPAG / SOF 3. Acesso ao sistema 4. Lançamento das informações de execução física 5. Justificativas e Restrições 6. Envio das informações via sistema 7. Relatórios 7.1. Relatório de Restrições 7.2. Relatório de Execução Orçamentária das Sub-ações / Metas Físicas 7.3. Relatório de Demonstrativo da Execução das Metas Físicas 7.4. Metas Físicas dos Programas Municipais com Financeiro - Orçado x Executado 7.5. Relatório de Envio 2

4 1. Introdução Este documento foi elaborado para auxiliar a operação do novo Módulo de Monitoramento do PPAG, incluído no Sistema Orçamentário e Financeiro - SOF da Prefeitura. Ele registra, de forma estruturada e sistemática, os procedimentos operacionais do sistema, servindo de base e orientação para os usuários em geral. Objetivos: O manual Operativo do Sistema de Monitoramento do Plano Plurianual de Ação pretende atender aos seguintes objetivos: 1 - PADRONIZAR CONCEITOS E PROCEDIMENTOS - tratamento uniforme das rotinas de execução; 2 - AGILIZAR A EXECUÇÃO DAS TAREFAS - facilidade de acesso às informações do sistema pelo usuário; - minimização do tempo de resposta aos questionamentos do usuário na execução de suas tarefas; 3 - DAR AUTONOMIA AO USUÁRIO - acesso direto aos dados para solução dos problemas próprios da execução; 4 - MELHORAR A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO - otimização do processo decisório. 2. Glossário dos principais termos utilizados no Módulo de Monitoramento do PPAG / SOF: Meta ou Meta Física - é a dimensão quantitativa da ação orçamentária. Ex.: número de alunos matriculados, de famílias beneficiadas, de fiscalizações realizadas, de serviços administrativos, etc. Meta Física Finalística - resulta em bens ou serviços oferecidos diretamente à população. Excluem-se as metas administrativas ou os serviços administrativos. Monitoramento das Metas - é o acompanhamento sistemático e contínuo das metas físicas finalísticas em um período de tempo determinado. Deve produzir informações e dados confiáveis para subsidiar a análise e a avaliação. 3

5 Número Sequencial - é o código que o SOF fornece para o conjunto de informações relativas a cada meta física (Unidade Orçamentária, Unidade Administrativa, Função, Programa, Ação, Sub-ação, Produto, Unidade de Medida). Plano Plurianual de Ação Governamental (PPAG) - é o planejamento governamental a médio prazo (4 anos) com objetivos, metas, diretrizes e alocação de recursos. Para a Prefeitura de Belo Horizonte, constitui-se de Programas, Ações e Sub-ações. Quantidade Executada - é a quantidade da meta física executada durante determinado período. Quantidade Orçada - é a quantidade da meta física prevista para o ano corrente. Sub-ações - são os detalhamentos das ações; constituem-se das metas físicas (finalísticas e administrativas) e possuem valores financeiros orçados e executados (salvo algumas exceções). 3. Acesso ao Sistema A entrada no Módulo de Monitoramento do PPAG ocorre da seguinte forma: logo após o clique no ícone do SOF, aparece a tela inicial com os nomes dos módulos integrantes do SOF; clicar no Monitoramento PPAG, conforme a seguir: 4

6 O acesso ao sistema será de acordo com o Perfil do usuário, que pode ser: a) Gestor do Monitoramento Este Perfil é o mais completo, pois acessa todas as funcionalidades de Cadastro, Atividades, Relatórios e Manutenção do Sistema. Permite o acompanhamento e controle de todos os Programas e Projetos da Prefeitura e dos Orçamentos Temáticos (Orçamento Criança e Adolescente, Orçamento dos Objetivos do Milênio, etc.). Somente os técnicos da Gerência do PPAG o possuem. b) Gerencial do Monitoramento O usuário deste perfil tem a possibilidade de extrair relatórios de todas as Unidades Orçamentárias da Prefeitura. Ele possibilita o acompanhamento gerencial de todos os Programas e Projetos da administração municipal. Somente alguns órgãos do núcleo central têm acesso. c) Operacional do Monitoramento Este é o perfil de todos os usuários definidos dos órgãos da administração direta e indireta. Permite o lançamento periódico da execução física dos projetos e atividades da Prefeitura e a extração de relatórios de acompanhamento apenas de sua Unidade Orçamentária. Portanto, as funcionalidades do Módulo Monitoramento do PPAG estão distribuídas, para os usuários operacionais, da seguinte maneira: 5

7 4. Lançamento das informações de execução física Para a atividade de lançamento das informações referentes à execução física de cada sub-ação, o usuário deve proceder da seguinte forma: 1º passo: entrar no item ATIVIDADES, conforme a seguir: 6

8 O usuário digita o número do sequencial referente à sub-ação/meta e em seguida lança o quantitativo executado físico (cada sub-ação possui um sequencial): 7

9 Caso o usuário não tenha o número seqüencial desejado, o mesmo pode ser obtido pelo seguinte relatório: 8

10 Após o usuário obter os sequenciais que necessita, deve realizar o lançamento da execução das metas físicas por sequencial. Em seguida, aparecerão automaticamente, na tela todas as informações referentes àquela subação/meta, incluindo a quantidade orçada (o mesmo que prevista): O lançamento no campo Quantidade deve ser realizado para cada mês de execução, até o 10º dia útil do mês subsequente. Quando a meta executada for lançada apenas uma vez ao ano (ex.: Arraial de Belô), nos outros meses o quantitativo a ser lançado deverá ser zero. A cada lançamento mensal o sistema automaticamente somará os quantitativos executados, exibidos no campo Qtde Executada, quando as metas forem cumulativas (o saldo da quantidade também aparece). No caso de haver metas não cumulativas estas possuem um identificador no sistema, que impede a soma das quantidades - isto ocorre, por exemplo, na área de educação, onde os alunos matriculados são os mesmos durante todo o ano (podendo sofrer variação em alguns meses). Neste caso, o usuário informará o quantitativo total de alunos matriculados em cada mês. Dessa forma, o sistema está programado para exibir no campo Qtde. executada o maior valor executado do ano; ou seja, ao final do ano, o relatório geral exibirá o maior número de atendimentos que a Prefeitura executou, possibilitando análise do grau de eficiência. 9

11 Antes de realizar o lançamento da execução das metas, o usuário deve verificar se as mesmas são cumulativas ou não-cumulativas. Isto pode ser observado no relatório do item 7.3 deste Manual. Ressalta-se que todas as metas deverão ser informadas, mesmo as zeradas, para o correto envio, via sistema, das informações completas de cada órgão. 5. Justificativas e Restrições O usuário da unidade orçamentária deve descrever a justificativa em duas situações: - a cada lançamento mensal, quando a quantidade executada da meta já houver ultrapassado a quantidade orçada/prevista; - no último lançamento do ano (referente a dezembro), quando a quantidade executada total do ano estiver abaixo do previsto. Em caso de ocorrência da segunda opção (execução total anual abaixo do previsto), o usuário deve informar também a restrição que ocasionou obstáculos para a não execução satisfatória da meta. Esta informação se dá a partir da seleção de restrição previamente cadastrada. Para melhor conhecer o significado de cada restrição, o usuário poderá extrair relatório de restrições (ver item 7.1). Ressalta-se que o sistema não permitirá avançar para as outras etapas sem a correta inclusão das justificativas. 6. Envio das informações via sistema Após o lançamento das informações relativas à execução das metas físicas de sua unidade orçamentária, o usuário deve realizar o envio das informações via sistema, mensalmente. O procedimento é o seguinte: ATIVIDADES > Envio Execução da Meta Física 10

12 Indicar a UO específica, o período (mês) e salvar. Para conferência das informações antes do envio, o usuário pode verificar o relatório do item 7.2 deste manual. Já para o controle de envio das informações, o usuário pode extrair o Relatório de Envio (ver item 7.5). 11

13 7. Relatórios Os usuários das Unidades Orçamentárias podem extrair diversos relatórios do Módulo de Monitoramento do PPAG o que auxilia no acompanhamento interno da execução física e financeira das metas do órgão, trazendo mais agilidade e transparência nas tomadas de decisões dos gestores Relatório de Restrições Este relatório especifica melhor cada restrição cadastrada no sistema. 12

14 7.2. Relatório de Execução Orçamentária das Sub-ações / Metas Físicas Este relatório demonstra, mês a mês, a quantidade executada da meta física, as justificativas, restrições e os motivos das alterações realizadas pela equipe da Gerência do PPAG para a adequação de alguma informação. 13

15 7.3. Relatório de Demonstrativo da Execução das Metas Físicas Este relatório possibilita aos gerentes e os gestores de cada órgão visualizar a execução física das meta, em qualquer periodicidade possível (mensal, bimestral, semestral, etc.), tendo em vista que a base de informação é mensal. O usuário pode selecionar todos os Programas, Ações e Sub-ações ou selecionar determinada informação. Este documento traz as informações por sequencial. Além disso, ele possui diversos filtros de exibição, ou seja, se o usuário quiser extrair apenas as metas previstas com execução zerada ou apenas as metas não cumulativas, ele terá essas e outras opções. Isso agiliza a análise das informações específicas. Detalhamento dos filtros: a) Geral: relatório completo com todas as sub-ações finalísticas cadastradas do órgão; b) Exibe somente metas quantificadas: relação das sub-ações que possuem quantitativo previsto e executado; 14

16 c) Exibe sub-ações zeradas: relação das sub-ações que possuem metas zeradas, tanto na previsão quanto na execução; d) Exibe somente metas previstas com execução zerada: relação das subações que possuem metas previstas, mas que não estão havendo execução física; e) Exibe somente metas executadas com metas previstas zeradas: relação das sub-ações que não possuem previsão de metas, mas que estão havendo execução física; f) Exibe somente metas com execução acima do previsto: relação das subações que possuem execução das metas maior do que a previsão inicial; g) Exibe somente metas com execução abaixo do previsto: relação das sub-ações que possuem execução das metas menor do que a previsão inicial; h) Exibe somente metas com justificativas: relação das sub-ações que tiveram execução tanto inferior quanto superior ao previsto, com justificativas; i) Exibe somente metas cumulativas: relação das sub-ações que possuem metas que se acumulam (somam) a cada período; j) Exibe somente metas não-cumulativas: relação das sub-ações que possuem metas que não se acumulam (não somam) a cada período Metas Físicas dos Programas Municipais com Financeiro - Orçado x Executado Este relatório exibe as informações acumuladas até determinado mês, físicas e financeiras por sub-ação, demonstrando a previsão de metas e gastos e a sua efetiva execução. O usuário pode extraí-lo apenas com informações físicas ou informações financeiras, além de outros filtros de exibição. Este demonstrativo traz um grande avanço em relação à análise de eficiência do município, tendo em vista que exibe a execução física e orçamentária para cada sub-ação. 15

17 A estrutura da Lei Orçamentária Anual para 2009 possui valor orçado para cada sub-ação (salvo algumas exceções), facilitando a execução orçamentária. Ao emitir a Nota de Empenho (no módulo execução orçamentária), o técnico da área financeira deve selecionar a sub-ação respectiva, conforme exemplo: 16

18 7.5. Relatório de Envio Neste relatório o usuário poderá verificar se realizou o envio de todas as subações/metas. 17

19 Se a quantidade executada da meta não foi lançada e nem enviada, a mesma aparecerá marcada na cor vermelha. Se foi lançada, mas não enviada, aparecerá na cor marrom. Se foi devidamente lançada e enviada, aparecerá em azul com um ok!, indicando a situação correta. 18

20 Prefeitura de Belo Horizonte Prefeito Marcio Lacerda Secretaria Municipal Planejamento, Orçamento e Informação - SMPL Secretário Municipal Helvécio Miranda Magalhães Júnior Secretaria Municipal Adjunta de Orçamento - SMAO Secretário Municipal Adjunto Geraldo Afonso Herzog Equipe Técnica Gerência do PPAG Denise Barcellos (Coordenadora) Maria Aparecida Monteiro Oliveira Juliana Diniz Xavier dos Santos Mário Ribeiro Pires Filho Empresa de Informática e Informação do Município de Belo Horizonte - Prodabel Presidente Paulo Moura Equipe Técnica Gerência de Grupo de Projetos Orçamentários e Financeiros Maria Clara Baptista Oliveira Freitas Arnaldo Eustáquio Teodoro 19