Produto 06: Divulgação do Planejamento Estratégico

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1 Produto 06: Divulgação do Planejamento Estratégico IFES Instituto Federal do Espírito Santo Vitória-ES, maio de 2014.

2 1. APRESENTAÇÃO O presente documento corresponde ao produto06 Evento de Divulgação do Contrato firmado entre o IFES e a GDconsult. O produto consiste na realização de 4 (quatro) eventos nos Campus selecionados para a divulgação, lançamento e adesão dos campi ao Planejamento Estratégico do Ifes. O trabalho realizado envolveu as atividades de preparação das oficinas, reunião para apresentação do método para a equipe de desenvolvimento do projeto, produção de cartilha para divulgação do planejamento estratégico e realização dos eventos. 2

3 2. SUMÁRIO 1. APRESENTAÇÃO SUMÁRIO INTRODUÇÃO PROGRAMAÇÃO DO EVENTO METODOLOGIA SELEÇÃO DOS PROJETOS ESTRATÉGICOS ADESÃO CAMPI ADESÃO DO CAMPUS SERRA: ADESÃO DO CAMPUS VITÓRIA: ADESÃO DO CAMPUS LINHARES: EVENTO REITORIA CARTILHA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXO (LISTA DE PRESENÇA DOS QUATRO EVENTOS)

4 3. INTRODUÇÃO Considerada como a última etapa do Projeto de Planejamento Estratégico do Ifes, foram realizados quatro eventos de divulgação e lançamento do PE. Para o trabalho da consultoria a Diretoria de Planejamento Institucional selecionou os seguintes Campus: Reitoria Linhares Serra Vitória Além de realizar o lançamento oficinal do Planejamento Estratégico, também fazia parte do escopo do produto apresentar o Portfólio de Projetos Estratégicos para possibilitar aos Campi a adesão e consecutivamente o alinhamento na atuação. Desta forma, em reunião prévia com a equipe de desenvolvimento, foram selecionados 7 (sete) projetos que apresentavam maior maturidade e capacidade de contribuir com o Mapa Estratégico e atender as necessidades apresentadas e documentadas nas etapas anteriores do planejamento, como por exemplo, oficina de SWOT e Encontro com a Comunidade. Para institucionalizar a adesão dos Campi, foi elaborado um Termo de Adesão, que buscava garantir inclusive o alinhamento do PDI do Campus ao Planejamento Estratégico elaborado. 3.1 Programação do evento 4

5 4. METODOLOGIA Partindo da premissa adotada pelo Balanced Scorecard BSC de que os objetivos estratégicos do Mapa Institucional são atingidos a partir das iniciativas (Projetos e Processos), a metodologia estruturada buscou exatamente essa possibilidade, ou seja, garantindo o alinhamento do PDI que consiste em um documento com as ações que serão realizadas por cada Campus no horizonte de , aos objetivos estratégicos do Mapa seria possível garantir o alinhamento da estratégia em todos os níveis principalmente tático e operacional. Figura 1 Alinhamento entre as ações do Campus do Ifes e os Objetivos Estratégicos A figura abaixo apresenta a lógica de intervenção utilizada para o desdobramento e alinhamento da estratégia no Instituto Federal do Espírito Santo Ifes. Figura 2 Lógica de desdobramento e alinhamento da estratégia Ifes 5

6 O desdobramento e alinhamento do Planejamento Estratégico acontecem a partir da identificação dos projetos estratégicos do Portfólio que atendem as necessidades de cada Campus. A partir da seleção e escolha dos projetos, serão identificados os lideres de projetos no Campus que deverão coordenar as ações do projeto no seu campus e monitorar o alcance dos resultados. O líder de projeto no campus terá a responsabilidade de interagir, sempre que necessário, com o líder do projeto na Reitoria, sendo o ponto focal no campus pelo monitoramento dos resultados. Essa lógica de atuação a partir da adesão do campus ao portfólio está ilustrada na figura abaixo: Figura 3 Visão gerencial 4.1 Seleção dos projetos estratégicos adesão campi Os grupos receberam um painel com espaços para a identificação das principais ações do PDI do Campus e na outra coluna um espaço para a seleção de que projeto está alinhado às ações propostas conforme figura 4. 6

7 Figura 4 Painel de Adesão ao Portfólio do Ifes Os seguintes projetos foram selecionados pela equipe de desenvolvimento para o trabalho: 1. Adequação dos espaços para estrutura mínima dos campi, laboratórios de pesquisa aplicada e extensão e para verticalização. 2. Comunicação do Ifes. 3. Normatização de Procedimentos Institucionais. 4. Observatório de Egressos Ifes. 5. Programa de Parcerias Tecnológicas. 7

8 6. Programa de Qualidade de Vida no Trabalho. 7. Ifes Cidadania - Ampliação de programas de extensão 4.2 Adesão do Campus Serra: Como resultado do evento realizado no Campus Serra, foram selecionados para adesão os 7 (sete) projetos listados abaixo com a identificação dos respectivos lideres para o campus. Projeto: Adequação dos espaços para estrutura mínima dos campi, laboratórios de pesquisa aplicada e extensão e para verticalização. Líder do Projeto no campus: José Geraldo Orlandi Projeto: Comunicação do Ifes. Líder do Projeto no campus: Jucieli Alves da Costa Projeto: Normatização de Procedimentos Institucionais. Líder do Projeto no campus: Rosângela César Vargas Projeto: Observatório de Egressos Ifes. Líder do Projeto no campus: Walace Andrade Nascimento Projeto: Programa de Parcerias Tecnológicas. Líder do Projeto no campus: Karin Satie Komati Projeto: Programa de Qualidade de Vida no Trabalho. Líder do Projeto no campus: Lucia de Almeida Coelho Projeto: Ifes Cidadania - Ampliação de programas de extensão comunitária. Líder do Projeto no campus: Elizângela Campos Rosa Broetto 8

9 4.3 Adesão do Campus Vitória: Como resultado do evento realizado no Campus Vitória, foram selecionados para adesão os 7 (sete) projetos listados abaixo com a identificação dos respectivos lideres para o campus. Projeto: Adequação dos espaços para estrutura mínima dos campi, laboratórios de pesquisa aplicada e extensão e para verticalização. Líder do Projeto no campus: Sergio Carlos Zavaris Projeto: Comunicação do Ifes. Líder do Projeto no campus: João Henrique Caminhas Projeto: Normatização de Procedimentos Institucionais. Líder do Projeto no campus: Norma Pignaton Projeto: Observatório de Egressos Ifes. Líder do Projeto no campus: José Eduardo Rigo Projeto: Programa de Parcerias Tecnológicas. Líder do Projeto no campus: João Batista Conti Projeto: Programa de Qualidade de Vida no Trabalho. Líder do Projeto no campus: Luis Antônio da Silva Projeto: Ifes Cidadania - Ampliação de programas de extensão comunitária. Líder do Projeto no campus: Paula Bevenuto Silva Gamberini 9

10 4.4 Adesão do Campus Linhares: O evento realizado no Campis Linhares teve a participação de 57 pessoas, porém somente 4 (quatro) servidores os demais eram alunos do campus. Desta forma, só foi possível identificar os projetos que estariam alinhados as necessidades do campus, sendo necessário realizar um evento específico para assinatura do termo de adesão com o Diretor e identificação dos líderes de projetos no campus. Projeto: Adequação dos espaços para estrutura mínima dos campi, laboratórios de pesquisa aplicada e extensão e para verticalização. Projeto: Comunicação do Ifes. Projeto: Normatização de Procedimentos Institucionais. Projeto: Observatório de Egressos Ifes. Projeto: Programa de Parcerias Tecnológicas. Projeto: Programa de Qualidade de Vida no Trabalho. Projeto: Ifes Cidadania - Ampliação de programas de extensão comunitária. 4.5 Evento Reitoria O evento realizado na Reitoria teve uma característica própria, pois em várias situações o líder do projeto já atua na Reitoria. A primeira etapa do evento teve o mesmo formato, com a apresentação dos principais produtos que foram gerados a partir da estruturação do planejamento estratégico do Ifes, porém, na segunda parte do evento, foram formados 5 (cinco) grupos de acordo com as cinco Pro- Reitoria presentes. A partir dai cada grupo ficou responsável pela estruturação do documento Plano do 10

11 Projeto utilizando um painel que apresentava os principais itens que necessitam de preenchimento do documento citado. Figura 5 Mapa do Projeto Os projetos selecionados para o trabalho dos grupos foram: 1. Campanha para estimulo à verticalização em rede - PROEN 2. Programa de apoio a Mestrados Profissionais - PRPPG 3. Apoio à pesquisa aplicada e extensão PROEX 4. Plano de Distribuição Orçamentária - PROAD 5. Implantação dos Sistemas Institucionais Integrados/SIG - PRODI 11

12 5. CARTILHA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Como produto da última etapa do contrato, a consultoria desenvolveu uma cartilha com o objetivo de divulgar as etapas e produtos que fizeram parte do Projeto de Elaboração do Planejamento Estratégico do Ifes. Essa cartilha foi entregue no padrão estabelecido no edital conforme ilustrada nas figuras abaixo: 12

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20 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS Alonso Mazini Soler. Maturidade Organizacional e o Modelo de Avaliação PMI-OPM3, BHUSHAN, N.; RAI, K. (2004). Strategic Decision Making: Applying the Analytic Hierarchy Process. New York: Springer. BENNICASA, B. O. AMANDA; SANTOS, A. LUIS. Práticas de Gerenciamento de Portfólio em Organizações Brasileiras. Mundo Project Management, Rio de Janeiro, Ano 08, Nº 43, p , Editora Mundo, fev/mar BOLAY, F.W. Planejamento de Projeto Orientado por Objetivos Método ZOPP. Recife: GTZ, Carvalho e Rabechini Jr - Construindo Competências para gerenciar projetos. Atlas, CLELAND, David L; IRELAND, Lewis R. Gerenciamento de Projetos. 2. ed. São Paulo: LTC, Título do original: Project Manager s Portable Handbook. COSTA, R. HÉLIO. Seleção de Portfólio de Projetos baseada na Moderna Teoria do Portfólio de Markowitz. Mundo Project Management, Rio de Janeiro, Ano 08, Nº 43, p , Editora Mundo, fev/mar Darci Prado. MMGP - Um modelo brasileiro de maturidade em gerenciamento de Projetos Disponível em: < HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos: guia para o exame oficial do PMI. 2. ed. Tradução de Cristina de Assis Serra. Rio de Janeiro: Elsevier, Título do original: PMP:Project Management Professional. KERZNER, Harold. Gestão de Projetos: as melhores práticas. 2ª edição, Porto Alegre: Bookman, KERZNER, Harold. Project Management: A System Approach to Planning, Scheduling, and Controlling - 8th ed. John Wiley & Sons, Mansur, Ricardo. Escritório Avançado de Projetos na prática: Plano de Negócio uma máquina de fazer dinheiro. Rio de Janeiro, Brasport, PFEIFFER, P. O Quadro Lógico: um método para planejar e gerenciar mudanças. Revista do Serviço Público, Brasília, Ano 51, V.1, p , jan-mar, PMBOK. Project Management Institute. Um guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos. O PMBOK Quarta Edição, SAATY, T. L (1980). The Analytic Hierarchy Process. New York: McGraw-Hill International. SAATY, T. L. (2005). Theory and Applications of the Analytic Network Process: Decision Making with Benefits, Opportunities, Costs, and Risks. Pittsburgh: RWS Publications. SEBRAE. Manual de Elaboração e Gestão de Projetos Orientados para Resultados - Versão 6. Brasília,

21 7. ANEXO (lista de presença dos quatro eventos) 21