O Escritório de Processos da Pró-reitoria de Gestão e Governança. Divisão de Gestão de Procedimentos e Normas

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1 O Escritório de Processos da Pró-reitoria de Gestão e Governança Divisão de Gestão de Procedimentos e Normas

2 SUMÁRIO Universidade: ensino, pesquisa, extensão e gestão Estrutura da UFRJ Conceito de escritório de processos A DGPN - Divisão de Gestão de Procedimentos e Normas - na estrutura da PR6 A Identidade da DGPN Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador CPST Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia Dificuldades Encontradas Lições aprendidas Considerações Finais Referências Bibliográficas

3 Universidade: ensino, pesquisa, extensão e gestão As atividades de ensino, pesquisa e extensão são a própria razão de ser da universidade, dessa forma devem definir sua missão. Para que a missão da universidade possa ser cumprida, faz-se necessário a adoção de um modelo de gestão que possibilite um alinhamento entre os processos operacionais da área de educação e os processos operacionais da área administrativa.

4 Estrutura da UFRJ

5 Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança Conceito de escritório de processos: BPM => Business Process Management => Gerenciamento de Processsos de Negócios

6 A DGPN - Divisão de Gestão de Procedimentos e Normas - na estrutura da PR6

7 A Identidade da DGPN NEGÓCIO Coordenar e normatizar, no âmbito da UFRJ, as ações de gerenciamento dos processos organizacionais, com ênfase na melhoria contínua. MISSÃO Apoiar a Pró-Reitoria de Gestão e Governança e as demais Pró-Reitorias da UFRJ, no esforço conjunto de alinhar os processos de trabalho do dia a dia aos macro-objetivos estabelecidos pelas diretrizes de ensino, pesquisa e extensão e, dessa forma, contribuir para que a Universidade como um todo possa cumprir o seu papel social de um atendimento eficaz e eficiente ao Cidadão. VISÃO Ser reconhecida, no âmbito da UFRJ, até 2019, como um centro de excelência na prática da gestão e modelagem de processos de negócio.

8 VALORES: contribuir para a produção e manutenção de um excelente ambiente de trabalho; comprometer-se com o trabalho a ser realizado, respeitando os colegas, os clientes, os prazos, o atingimento das metas e objetivos estabelecidos, o compartilhamento de informações, e a prática do trabalho em equipe; buscar, incessantemente, novas formas de fazer o trabalho dentro de uma perspectiva de gestão do conhecimento e inovação; demonstrar entusiasmo pela vida e pelo trabalho, mantendo a autoestima sempre elevada; tratar a todos com respeito, igualdade e simplicidade independentemente de sua posição. COMPETÊNCIAS DISTINTIVAS profissionais competentes e atualizados no uso das ferramentas de gestão e modelagem organizacional; comprometimento com a entrega dos resultados esperados; habilidade no estabelecimento de parcerias com outras áreas, unidades e instituições acadêmicas; desde 2010 pesquisando e aplicando os conceitos da Gestão de Processos de Negócio nas unidades da UFRJ.

9 Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança Principais atividades:

10 Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança Proposta de Valor: Elaboração de mapa da cadeia de valor; alinhamento estratégico; mapeamento de processos; documentação das rotinas; acompanhamento da implantação dos processos modelados; monitoramento do desempenho dos processos; auditoria da conformidade dos processos modelados.

11 Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança Metodologia utilizada: Business Process Management A gestão de processos de negócio é um conjunto de técnicas que apoiam a governança corporativa facilitando a tomada de decisão.

12 Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança Fluxo de Atividades para modelagem de processos:

13 Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança Quem atendemos:

14 Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança Principais Parcerias: Pró Reitoria de Pessoal - PR4 Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST/PR4 CISI - Centro de Integração de Serviços de Informática COPPE Sistema de Gestão Integrada - Decania do CT Secretaria do Conselho de Ensino de Graduação (CEG)/PR1 Subcoordenação de Formação Profissional SFP/PR4

15 Escritório de processos da Pró-Reitoria de Gestão e Governança Tipos de relacionamento:

16 Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST A CPST é responsável por desenvolver ações de perícia, promoção à saúde, prevenção de doenças e inspeção e avaliação em segurança nos ambientes de trabalho, em consonância com a Política de Atenção à Saúde e Segurança do Trabalho do Servidor.

17 Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST Equipe de trabalho no projeto de modelagem de processos da CPST DGPN: Osmário Santos Lilian Chagas Lúcia Nascimento CPST: Eduardo Oliveira Rosemarie Portella Estagiários: Daniele Amorim Leonardo de Carvalho Rodrigo Werneck

18 Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST METODOLOGIA: Modelagem de processos dividida em 4 fases, em conformidade com o ciclo PDCA: Fase I Planejamento da Modelagem (PLAN); Etapa 1 Análise de viabilidade; Etapa 2 Formação de equipe; Etapa 3 Elaboração do termo de abertura; Etapa 4 Obtenção de patrocínio; Etapa 5 Delimitação das fronteiras do projeto; Etapa 6 Nivelamento do conhecimento.

19 Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST METODOLOGIA: Modelagem de processos dividida em 4 fases, em conformidade com o ciclo PDCA: Fase II Execução da Modelagem (DO); Etapa 1 Realização de Entrevistas; Etapa 2 Mapeamento da Situação Atual; Etapa 3 Validação do Mapeamento da Situação Atual; Etapa 4 Técnicas de Observação Discreta Etapa 5 - Criação de Indicadores de desempenho; Etapa 6 Implantação de Indicadores de Desempenho; Etapa 7 Modelagem da Situação Futura.

20 Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST METODOLOGIA: Modelagem de processos dividida em 4 fases, em conformidade com o ciclo PDCA: Fase III Monitoramento do desempenho (CHECK); Etapa 1 Plano de Gerência de Mudanças; Etapa 2 Implantação do Novo Modelo; Etapa 3 Gerenciamento dos Indicadores de Desempenho. Fase IV Ajustes necessários (ACT). Etapa 1 Análise dos Indicadores de Desempenho; Etapa 2 Verificação da necessidade de ajustes das metas e/ou do processo.

21 Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador - CPST Macroprocesso Realizar Perícia em Saúde:

22 Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador CPST Processo: Conceder Licença

23 Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador CPST Processo: Conceder Benefícios

24 Estudo de caso: Coordenação de Políticas de Saúde do Trabalhador CPST Processo: Realizar Avaliação

25 Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia A Biblioteca Central do CT conta com um acervo de milhares de livros, revistas e teses da área de engenharia e oferece amplo espaço para estudo individual e em grupo.

26 Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia ESTRUTURA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Apresentação Histórico Estratégia Atual 3.1. Setor de Seleção e Aquisição 3.2. Setor de Processamento Técnico de Livro e Teses/Dissertações 3.3. Setor de Referência 3.4. Setor de Processamento Técnico de Periódicos Visão Geral 4.1. Negócio 4.2. Visão 4.3. Valores Diagnóstico Organizacional 5.1. Análise Interna Pontos Fracos Pontos Fortes 5.2. Análise Externa Ameaças Oportunidades 5.3. Cruzamento de Dados da Análise SWOT Quadro Estratégico para o Exercício Produtos e Serviços Oferecidos Projetos Desenvolvidos Referências

27 Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia Objetivos traçados no planejamento estratégico: 1. Promover capitação de recurso. 2. Reformular a política de desenvolvimento de coleções. 3. Estabelecer política de marketing. 4. Promover capacitação do corpo técnico. 5. Estabelecer política de trabalho com ênfase nas prioridades. 6. Promover estreitamento com o público alvo (corpo docente, discente e técnico). 7. Implementar a atividade de relações públicas.

28 Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia

29 Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia

30 Estudo de caso: Biblioteca Central da Decania do Centro de Tecnologia

31 Dificuldades Encontradas

32 Lições aprendidas Busque sempre o apoio da Alta Gestão; Defina escopo e prazos para realização do projeto; Procure apoio e comprometimento de todos os envolvidos; Nunca inicie uma etapa sem encerrar a anterior; Garanta a adequação dos processos às normas e regras vigentes; Homologue e formalize cada entrega; Estabeleça parcerias.

33 Considerações Finais Não é suficiente fazer o seu melhor; primeiro, é preciso saber exatamente o que fazer para depois dar o seu melhor. Joseph Juran

34 Referências Bibliográficas

35 Referências Bibliográficas Oliveira, Saulo Barbará de. Gestão por processos : Fundamentos, técnicas e modelos de implementação : foco no sistema de gestão de qualidade com base na ISO 9000:2000 / Saulo Barbará de Oliveira (organizador). - 2ª ed. - Rio de janeiro : Qualitymark, Júnior e Scucuglia. Mapeamento e Gestão por Processos BPM. Gestão orientada à entrega por meio de objetos. Metodologia GAUSS/ Orlando Pavani Júnior e Rafael Scucuglia São Paulo M.Books do Brasil Editora Ltda. Pidd, Michael. Modelagem empresarial: ferramentas para tomada de decisão / Michael Pidd; trad. Gustavo Severo de Borba et al. - Porto Alegre : Artes Médicas, Saviani, José Roberto. O analista de negócios e da informação: o perfil moderno de um profissional que utiliza a informática para alavancar os negócios empresariais / José Roberto Saviani 4 ed. - São Paulo: Atlas, Severino, Antônio Joaquim. Metodologia do trabalho científico / Antônio Joaquim Severino ed. rev. e atualizada São Paulo: Cortez Tregear, Roger Estabelecendo o Escritório De Processos / Roger Tregear; Leandro Jesus; André Macieira. Rio de Janeiro: Elo Group.ealização do projeto.

36 Osmário Santos Diretor da DGPN Lilian Chagas Analista de Processos de Negócios da DGPN Lúcia Nascimento Analista de Processos de Negócios da DGPN