Ensino, Pesquisa e Consultoria em Gestão CSC 4.0: ALÉM DOS CUSTOS DAS TRANSAÇÕES. Caio Fiuza.

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1 Ensino, Pesquisa e Consultoria em Gestão CSC 4.0: ALÉM DOS CUSTOS DAS TRANSAÇÕES Caio Fiuza

2 Nos últimos 10 anos, a gestão das áreas de apoio nas grandes organizações brasileiras vem passando por importantes transformações. A principal delas é a estruturação, cada vez mais comum, de centros de serviços compartilhados. Com os centros, as empresas buscam consolidar atividades transacionais das unidades de negócio em uma estrutura central visando reduções de gastos em decorrência das eliminação da duplicidade de funções, da padronização dos processos e dos ganhos de escala. Em resumo, uma estrutura de CSC opera processos transacionais padronizáveis e comuns a várias unidades de negócio e tem como principal objetivo a garantia da qualidade ao menor custo na execução das transações. Apesar dos ganhos experimentados e divulgados, surge o seguinte questionamento: será que o modelo de operação dos centros atuais permite a obtenção de todos os benefícios esperados? ALTO Escala e eficiência 1 onda (centralização) 2 onda (gestão de processos) 3 onda (gestão da demanda) BAIXO Nível de atendimento às unidades de negócios ALTO MODELO BENCHMARK DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS Antes de responder a essa pergunta, é preciso apresentar o modelo benchmark de serviços compartilhados que propõe o desenvolvimento de um CSC em três ondas, com ganhos consecutivos de escala, eficiência e nível de atendimento. 01

3 A primeira onda é caracterizada pela centralização das atividades e é focada na obtenção de ganhos de escala e sinergias entre funções. Em geral, os primeiros processos a serem absorvidos referem-se aos serviços financeiros, notadamente contas a pagar e contas a receber, e aos processos relacionados a suprimentos. A segunda onda consiste na estruturação de mecanismos formais de prestação de serviço visando a otimização dos processos. Nesta onda, o trabalho desenvolvimento pode ser dividido em dois estágios: criação de um catálogo de serviços, com respectivo custeio, e criação de mecanismos de atendimento aos clientes internos. Um catálogo de serviços é um desdobramento do mapeamento de processos, no qual se define o escopo de prestação de serviços do CSC para os clientes internos. Para cada serviço incorporado ao catálogo devem ser definidos SLAs (acordos de nível de serviço) e SLAs Reversos. Definidos os serviços e os níveis de atendimento parte-se para o custeio que é a definição da forma de apuração dos custos para o conjunto de serviços prestados pelo CSC e a definição do modelo de repasse de custos para os serviços prestados para as unidades de negócio. Os modelos mais comuns de custeio são o rateio simples e o de custos por serviço, que requer o uso de métodos mais sofisticados como o custeio baseado em atividades. Nos CSCs com maior maturidade os serviços do catálogo são oferecidos em mais de uma modalidade, como no exemplo abaixo, fato que proporciona maior autonomia aos clientes internos no momento da escolha do nível de serviço mais adequado. SERVIÇO MODALIDADES CUSTO CRITÉRIO DE SLA Recrutamento e seleção Regular Emergencial R$ X R$ 5X 60 dias 15 dias Compra de material Regular Emergencial R$ Y R$ 2Y 45 dias 30 dias Cadastro de nota fiscal para pagamento Regular Emergencial R$ Z R$ 4Z 24 horas 4 horas 02

4 Após a criação do catálogo são desenvolvidos os mecanismos de atendimento ao cliente interno que, na maioria dos casos, estão baseados em 3 canais de comunicação: portal de auto-atendimento, central de atendimento e key accounts. Portal de auto-atendimento: interface web do cliente interno com o CSC para levantamento de informações e solicitações de alguns processos de suporte online. Central de atendimento: interface de atendimento telefônico para resolução de demandas de baixa complexidade e registro e encaminhamento de solicitações referentes aos serviços prestados. Key accounts: responsáveis por implementar e executar o modelo que estabelece as regras de relacionamento do CSC com as unidades de negócio, bem como o processo de acompanhamento e divulgação dos resultados para os mesmos. A terceira onda tem foco na educação da demanda. Os clientes são estimulados a planejarem de forma mais acurada o consumo dos serviços e, com isso, reduzir o número de chamados e a proporção de solicitações em modalidade emergencial. Em empresas que usam como base para os repasses de custos o custeio baseado em atividades é possível obter ganhos financeiros da ordem de 20% em função da educação da demanda. Ao longo do desenvolvimento das ondas, a implantação de um centro de serviços compartilhados é complexa. Esta requer conhecimento específico dos processos de negócio das organizações e habilidades para gestão de mudanças. Os CSCs mais maduros desenvolvem grande habilidade para racionalização de processos e estruturação de relacionamentos com clientes das unidades de negócio. Entretanto, os ganhos auferidos nas três ondas denunciam o foco prioritariamente operacional da atuação dos CSCs. Na primeira onda, são reduzidos custos aproveitando a escala proporcionada pela centralização dos processos. Na sequência, a empresa gera savings por operar os processos de forma racionalizada. Por fim, na terceira onda, os ganhos são oriundos da conscientização dos clientes internos quanto à necessidade de maior planejamento para melhor uso dos orçamentos de suas respectivas áreas. 03

5 Os benefícios listados acima são inegáveis. Porém, as empresas pioneiras, que já percorreram as três ondas já buscam novos desafios para seus centros de serviços. Isso fica explícito ao analisar a área de finanças. Tradicionalmente, os centros de serviços financeiros, também chamados CSCFinance, desempenham papel importante, principalmente na operação dos processos de contas a pagar e contas a receber, que geralmente são transferidos das áreas de negócio. Mas, será que estas unidades atuam de forma decisiva para as prioridades dos diretores financeiros? SUPPLY CHAIN FINANCE: NOVAS PERSPECTIVAS PARA OS CENTROS DE SERVIÇOS FINANCEIROS Escopo das áreas financeiras e do csc finance Presença no escopo da área financeira 0% 20% 40% 60% 80% 100% Contas a pagar Contas a receber Baixas e conciliação Tesouraria Definição de limites de crédito a clientes e fornecedores Gerenciamento de obrigações de impostos indiretos Gerenciamento de obrigações de impostos diretos Cadastros Contabilidade Encerramento contábil Recebimento fiscal Faturamento Administração de ativos fixos Gerenciamento do relacionamento externo (fiscalização) Suprimentos Logística sempre presente no CSC Finance usualmente presente no CSC Finance raramente presente no CSC Finance Pesquisa recente do Instituto de Engenharia de Gestão IEG com 67 executivos financeiros de empresas industriais e de serviços pertencentes a 15 setores da economia mostrou que suas prioridades estão voltadas para a redução de custos de produção e para a melhoria na utilização de capital de giro. 04

6 Apesar dos dois itens destacados ocuparem o topo da lista de prioridades, a efetiva obtenção dos resultados positivos relacionados não depende exclusivamente de ações dos gestores financeiros. Para uma empresa reduzir seus custos de produção, por exemplo, necessita de melhores processos de planejamento, de melhores compras, de uma operação mais enxuta e de melhor relacionamento junto ao fornecedores. Dos quatro itens citados, apenas o último está sob responsabilidade da área financeira. Adicionalmente, para a melhoria da utilização do capital de giro é necessário um bom trabalho de planejamento de estoques além de processos ágeis e transparentes e bom relacionamento com clientes e fornecedores. Com isso, e considerando apenas o que está sob responsabilidade da área financeira, a nova lista de prioridades pode ser dividida em três grupos: processos, relacionamentos e integração financeira na cadeia de suprimentos, ou seja, com fornecedores, clientes e bancos. PROCESSOS Melhor agilidade e transparência nos processos RELACIONAMENTOS Intensificação do relacionamento com clientes Intensificação do relacionamento com fornecedores Intensificação do relacionamento com instituições financeiras INTERAÇÃO FINANCEIRA NA CADEIA DE SUPRIMENTOS Redução dos custos de financiamento ao longo da cadeia de suprimentos Necessidade de melhor integração dos agentes financeiros com os demais agentes da cadeia Diante dos desdobramentos das prioridades dos diretores financeiros conclui-se que um passo importante para os CSCs mais maduros será, a partir de suas vocações naturais, expandir sua atuação e apoiar a empresa na implantação do conceito de Supply Chain Finance (SCF). 05

7 Derivado do Supply Chain Management (SCM), o SCF visa elevar a eficiência financeira de cadeias de suprimento resultando na otimização do capital de giro através de instrumentos de financiamento a fornecedores e clientes. Este financiamento pode ser fruto de um produto bancário ou de alternativas relacionadas ao mercado de capitais. Além da otimização de capital de giro, as práticas de SCF podem contribuir para o aumento da visibilidade e transparência do fluxo financeiro, permitindo uma maior liquidez nas transações comerciais, melhorando a previsão do fluxo de caixa e mitigando riscos para os envolvidos na cadeia. Petrobras e FIAT são duas empresas que já começaram a praticar o SCF. A primeira iniciou em 2009 a distribuição pública de cotas seniores da primeira série de emissão do Fundo de Investimento em Direitos Creditórios (FIDC) de fornecedores da empresa. Atualmente, a empresa tem aproximadamente R$ 600 milhões em créditos concedidos a seus fornecedores visando o desenvolvimento dos mesmos. Já a FIAT, em conjunto com o BDMG, apresentou em 2011 a primeira tranche de R$110 milhões do Fundo de Investimentos em Direitos Creditórios Cadeias Produtivas de Minas Gerais (FIDC CPMG). Esta modalidade de financiamento vai facilitar o acesso da cadeia de fornecedores ao capital de giro a custos mais com petitivos aumentando a força financeira e a performance dos mesmos. Ao todo, mil fornecedores poderão ser beneficiados e a expectativa é de que seja elevada a qualidade nos produtos e que melhores prazos e preços sejam praticados. Apesar dos casos apresentados acima, a adoção de mecanismos como o FIDC ainda é incipiente no Brasil. Entretanto, a comparação abaixo mostra que as empresas com CSC Finance estão mais avançadas na implantação do conceito de SCF. 06

8 Sua empresa adota o supply chain finance? 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Não, nem há previsão de adotar Não, mas há intenção de adotar Sim, mas começando a estruturar Sim, mas com formalização parcial Sim, mas com formalização total Empresas sem CSC Empresas com CSC O QUE MUDA NA ATUAÇÃO DO CSC 4.0 E COMO FICAM OS GANHOS? Diferentemente da forma de atuação vista nas ondas anteriores, o CSC 4.0 pressupõe uma participação mais propositiva e envolvidas com os grandes desafios financeiros das unidades de negócio. Em um primeiro momento, espera-se que, de forma proativa, o CSC identifique oportunidades de ganho e fomente o conceito de SCF. Identificadas as oportunidades, o papel do CSC é estruturar o relacionamento dos negócios com fornecedores, clientes e instituições financeiras. A pesquisa do IEG constatou que, na maioria dos casos, as empresas promovem o compartilhamento de informações com clientes e fornecedores. Entretanto, este se dá informalmente, ou seja, nem sempre há o registro do conteúdo compartilhado e a periodicidade da comunicação é irregular. Por fim, aproveitando a habilidade de racionalizar processos, os centros podem eliminar a principal dificuldade declarada pelos gestores financeiros: ter informações em tempo hábil para o planejamento do fluxo de caixa. De acordo com a pesquisa de IEG, as informações mais ausentes estão relacionadas às políticas de crédito a clientes e fornecedores. 07

9 Apesar de presente no escopo das áreas financeiras, a definição dos limites de crédito raramente está no escopo do CSC Finance, omo apresentado na Figura 3. Absorver este processo é uma oportunidade. Com isso, o CSC 4.0 passa a atuar em nível tático e estratégico na organização. Tomando como exemplo a área financeira, o CSCFinance torna-se peça fundamental para a redução de custos operacionais e da necessidade de capital de giro que podem ser traduzidos em ganhos financeiros e não-financeiros não associados aos custos por transação. A tabela abaixo apresenta um resumo da atuação e dos ganhos gerados pelo CSC Finance em cada onda. MOMENTO ATUAÇÃO NATUREZA DO GANHO NÍVEL 1ª Onda Centralização de atividades Aproveitamento de escala Operacional 2ª Onda Racionalização de processos Diminuir o custo por transação Operacional 3ª Onda Educação da demanda Diminuir o número de transações Operacional/ tático 4ª Onda (CSC 4.0) Supply Chain Finance Redução de custos operacionais e da necessidade de capital de giro Tático/ estratégico 08

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