Visão. Missão. Valores METODOLOGIA DOMINE O EXCEL

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2 METODOLOGIA DOMINE O EXCEL Visão Ser referência nacional pela metodologia de ensino, conteúdo e melhores práticas profissionais com o uso do Microsoft Excel. Missão Ajudar os alunos a serem profissionais mais produtivos, por meio do uso prático do Microsoft Excel. Valores (1) Transparência (...integridade antes mesmo de ser nosso cliente/aluno) (2) Comprometimento (...em entregar nossa missão e agregar em sua carreira) (3) Preço Justo (...fazer valer seu dinheiro e tempo investido) (4) Qualidade (...acima de qualquer custo, o cliente deve estar satisfeito) (5) Inovação (...busca contínua de atualizações e novas práticas)

3 PROFESSORES, SÓCIOS & FUNDADORES. Alípio Thiago Administrador de empresas, pós-graduado em Finanças (ênfase em Finanças Pessoais) pela FGV. Experiência em gestão de carteira e vendas, com larga atuação no setor financeiro-bancário. Atualmente desempenha a função de Assessor de negócios e desenvolvimento da Carteira de Seguros Agrícolas em uma Instituição Financeira Cooperativa. Sócio fundador do Domine o Excel, criador e professor da metodologia Essencial. Administrador de empresas e Gestor de Agronegócios, pós-graduado no MBA Gestão Estratégica (USP) e no MBA em Engenharia e Inovação (USP/UFSC). Experiência em Planejamento Estratégico na Sicredi. Responsável pelo desenvolvimento, projeções e acompanhamento de mercado, indicadores estratégicos de desempenho (KPI), Data Base Marteking (DBM), pesquisas de mercado (Quanti e Quali) e análise de dados secundários. Fundador das plataformas Domine o Excel, e do Gerações Empreendedoras, onde também é mantenedor e voluntário.

4 ÍNDICE DOS ASSUNTOS DO EBOOK 01 Microsoft Office Excel 02 Conceitos Chave 03 Sinais e Condições 04 Referências e Alça de Preenchimento 05 Funções e Recursos 06 Domine o Excel Essencial 4

5 DINÂMICA DO EBOOK & GUIA ESSENCIAL ONLINE Neste ebook vou abordar 13 recursos entre funções, ferramentas e conceitos que certamente, serão base fundamental para você iniciar sua caminhada e aprendizado desta completa ferramenta, tão utilizada no mundo todo por profissionais de todos os segmentos possíveis. Com objetivo de oferecer uma experiência de ensino mais rica e prazerosa, você terá acesso a 13 vídeo-aulas gravadas exclusivamente para este guia, o qual você terá acesso gratuitamente a mais de 1 hora de conteúdo de alta qualidade, aproveite. CLIQUE AQUI E APROVEITE AS AULAS! 5

6 MICROSOFT OFFICE EXCEL O Excel é um software desenvolvido pela Microsoft e compõe o pacote Office. Seus recursos incluem uma interface intuitiva, oferecendo fórmulas de cálculos, inúmeras possibilidades de representação gráfica para análise visual, opções de validação de dados, automação de processos e rotinas, tudo isso com baixo investimento, e portanto, você e sua empresa poderão ter mais assertividade e produtividade. Nós sabemos que avaliar o nível de conhecimento é um grande desafio, além de ser um tanto quanto subjetivo, certo? Então que tal você participar do Teste de Proficiência do Domine o Excel, são apenas 20 questões. CLIQUE AQUI E PARTICIPE! 6

7 QUAL A IMPORTÂNCIA DE DOMINAR O EXCEL? Você sabia que 8 a cada 10 profissionais precisam utilizar o Excel diariamente em seu trabalho? Ainda, desses 8 profissionais apenas 2 realmente dominam os recursos e ferramentas do software? E portanto, além do desperdício de tempo com fórmulas e processos inúteis, perdem negócios por não conseguirem produzir relatórios com dados seguros e confiáveis? Seria genial você economizar tempo com automação de rotinas, certo? Já pensou em organizar e ter sempre em mãos o histórico de faturamento da sua empresa? Processar e organizar os dados para validar sua pesquisa do TCC da graduação ou pós? Enfim... é possível começar a Dominar o Excel através deste ebook! Claro que há muito mais a explorar, e nós, estamos preparados para lhe ensinar tudo! 7

8 CONCEITOS-CHAVE DO MICROSOFT EXCEL PASTA DE TRABALHO Quando falamos em criar uma pasta de trabalho (workbook), na verdade estamos nos referindo ao arquivo criado pelo MS Excel, assim uma pasta de trabalho pode conter centenas de planilhas, podendo ser interligadas umas as outras ou não. PLANILHAS São abas localizadas no rodapé da pasta de trabalho. Nela que encontramos as células para a criação de trabalhos e cálculos no Excel. Sendo que, cada pasta de trabalho pode conter centenas de planilhas (worksheet), as quais podem receber qualquer nome, assim como ocorre com as pastas de trabalho. 8

9 EXTENSÕES (SALVAR COMO) Embora o MS Excel permita o usuário salvar a pasta de trabalho em 26 diferentes extensões, vou tratar somente das 4 extensões mais relevantes no dia a dia de grande parte dos usuários, veja uma síntese dessas diferentes extensões. 9

10 FORMATO EXTENSÃO DESCRIÇÃO DIFERENCIAL Pasta de trabalho do Excel 2010 Pasta de trabalho do Excel (macros) Pasta de Trabalho Binária do Excel Pasta de Trabalho do Excel xlsx.xlsm.xlsb.xls O formato de arquivo padrão com base em XML do Office Excel Ele não pode armazenar o código de macro do Microsoft VBA ou planilhas de macro do Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm). O formato de arquivo do Office Excel 2007 baseado em XML e habilitado por macro. Ele armazena código de macro VBA ou planilhas de macro do Excel 4.0 (.xlm). O formato de arquivo binário do Office Excel 2007 (BIFF12). O formato de arquivo Excel (compatibilidade) Colunas Linhas Mais de 16 bilhões de células Semelhante à capacidade de armazenamento da extensão xlsx, contudo, aqui é possível armazenar códigos de macro VBA ou planilhas de macro. Semelhante à capacidade de armazenamento da extensão xlsx, mas ~ 25% mais leve em bytes de tamanho, sendo assim, se a base de dados for extensa e sem execução de macros é aconselhável utilizar esta extensão. 256 Colunas Linhas ± 16,7 milhões de células 10

11 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: EXTENSÕES (SALVAR COMO) 11

12 ÁREA DE TRABALHO 12

13 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: ÁREA DE TRABALHO 13

14 SINAIS & CONDIÇÕES NO EXCEL A função é um método utilizado para tornar mais fácil e rápido a montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e vários valores. Existem funções para os cálculos matemáticos, financeiros, estatísticos, de lógicas, engenharia, etc. Mas antes de entramos nas funções, propriamente ditas, é preciso abordar os sinais e condições de argumento que o Excel reconhece como válido. EXEMPLO DE FUNÇÃO =SOMA(A1:A5) para somar os valores da coluna A desde a linha 1 até a 5. EXEMPLO DE FÓRMULA =A1+A2+A3+A4+A5 o resultado nas duas situações será o mesmo. Observa-se que é necessário sempre iniciar um cálculo com sinal de igual (=) e podemos usar nos cálculos a referência de células (A1) ou os valores absolutos (10, 1000, VERDADEIRO, etc...). A quantidade de argumentos empregados em uma função depende da função que se esta utilizando, sendo que os argumentos podem ser números, textos, valores lógicos, referências internas ou externas, entre outros. Sempre pense no Excel como ele realmente é, ou seja, uma planilha de cálculo. Tenha em mente a lógica do cálculo e o resultado que você espera obter, assim será mais fácil montar a fórmula corretamente na planilha. A lógica do cálculo é mais importante do que a estrutura do cálculo! 14

15 SINAIS & CONDIÇÕES NO EXCEL SINAIS DE OPERAÇÕES SINAIS PARA CONDIÇÕES SINAL FUNÇÃO SINAL FUNÇÃO + Somar > Maior que - Subtrair < Menor que * Multiplicar <> Diferente de / Dividir >= Maior ou igual a % Porcentagem <= Menor ou igual a = Gatilho do cálculo = Igualdade 15

16 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: SINAIS & CONDIÇÕES 16

17 REFERÊNCIAS E ALÇA DE PREENCHIMENTO DO EXCEL A Alça de Preenchimento é basicamente um recurso que tem como objetivo transmitir uma sequência lógica de dados em uma planilha, facilitando a inserção de tais dados. ONDE ENCONTRA-LA? Clique em qualquer célula, agora observe o canto inferior-direto dessa célula selecionada. Acredito que você percebeu um pequeno quadrado, passe o mouse sobre e veja o que acontece. PORTANTO Quando clicar e arrastar, o conteúdo ou lógica de calculo que está registrado na respectiva célula, será copiado seguindo a mesma ordem ou lógica. Se faz necessário entender como tirar o máximo de proveito da Alça de Preenchimento e dos conceitos de Referência, para incrementar sua produtividade e alavancar seus resultados e eficiência dos trabalhos com o Excel. Busque conhecer o funcionamento da alça de preenchimento, para isso clique e arraste testando diferentes situações, hora com números, outra dias da semana, meses, enfim. Tenho certeza que você aprenderá facilmente como operar esse recurso e mais, experimente clicar com o mouse e ao menos tempo, segurar a tecla ctrl do teclado... Tadá! 17

18 REFERÊNCIAS E ALÇA DE PREENCHIMENTO DO EXCEL Uma Referência é a representação de uma célula ou o intervalo em uma fórmula, ou seja, a origem dos dados que a fórmula deverá assumir. EXEMPLO DE REFERÊNCIA =SOMA(A1:A5) para somar os valores da coluna A desde a linha 1 até a 5, como já vimos antes. PORTANTO O Excel irá somar todos os valores que estiverem registrados nas células A1, A2, A3, A4 e A5. Neste caso usamos a referência relativa, veremos um pouco mais sobre os tipos de referências seguir. Basicamente existem três tipos de referências: Relativa, Absoluta e Mista. As referências são identificadas num intervalo de acordo com seu tipo: as do tipo absolutas precedem de um sinal de cifrão ($) em sua notação ($A$1) e relativas não são precedidas por nenhum caractere (A1), já as mistas são a junção delas e portanto, tanto a coluna ou linha podem ser congeladas. Sempre que o cifrão $ estiver à esquerda da coluna ou linha, este estará congelado como referência absoluta. Pressione F4 para alterar entre os tipos de referência e aplicar a mais adequada ao resultado esperado. 18

19 REFERÊNCIAS E ALÇA DE PREENCHIMENTO DO EXCEL REFERÊNCIA RELATIVA REFERÊNCIA ABSOLUTA REFERÊNCIA MISTA A1 ou A1:B10 $A$1 ou $A$1:$B$10 $A1 ou A$1 TIPO ABSOLUTA MISTA RELATIVA $A$1 $A1 A$1 A1 INTERPRETAÇÃO A referência à coluna e à linha é fixa, não serão incrementados e nem alterados quando se copiar. Apenas a referência à coluna é absoluta. As linhas serão incrementadas quando copiadas na vertical. Apenas a referência à linha é absoluta. As colunas serão incrementadas quando copiadas na horizontal Tanto a coluna quanto a linha seguem referência relativa e vão incrementar quando copiadas. 19

20 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: TIPOS DE REFERÊNCIAS 20

21 FUNÇÃO SE (BIBLIOTECA DE LÓGICA) A função SE retorna um valor se uma condição que você especificou avaliado como VERDADEIRO e outro valor se for avaliado como FALSO. POR QUE DEVO USAR? Use a Função SE para conduzir testes condicionais sobre valores e fórmulas. SINTAXE DA FUNÇÃO =SE(teste_lógico; [valor_se_verdadeiro]; [valor_se_falso]) EXPLICAÇÃO DA SINTAXE teste_lógico: é qualquer valor ou expressão que pode ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO. valor_se_verdadeiro: é o valor fornecido se teste_lógico for VERDADEIRO. Se teste_lógico for VERDADEIRO e valor_se_verdadeiro for omitido, resultará em VERDADEIRO. O valor_se_verdadeiro pode ser outra fórmula alinhada dentro da SE. valor_se_falso: é o valor fornecido se teste_lógico for FALSO. Se teste_lógico for FALSO e valor_se_falso for omitido, resultará em FALSO. O valor_se_falso pode ser outra fórmula alinhada dentro da SE. 21

22 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: FUNÇÃO SE 22

23 FUNÇÃO SEERRO (BIBLIOTECA DE LÓGICA) A função SEERRO retorna um valor especificado se uma fórmula gerar um erro; caso contrário, retorna o resultado da fórmula. POR QUE DEVO USAR? Use a função SEERRO para capturar e controlar os erros em uma fórmula. SINTAXE DA FUNÇÃO =SEERRO(valor; valor_se_erro) EXPLICAÇÃO DA SINTAXE valor: O argumento verificado quanto ao erro. valor_se_erro: O valor a ser retornado se a fórmula gerar um erro. Os seguintes tipos de erro são considerados: #N/D, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NÚM!, #NOME? ou #NULO!. #DICA Se valor ou valor_se_erro for uma célula vazia, SEERRO a tratará como um valor vazio (""). Se quiser retornar o valor_se_erro como um texto utilize ( ) para escrever o retorno. 23

24 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: FUNÇÃO SEERRO 24

25 FUNÇÃO PROCV (BIBLIOTECA DE PESQUISA E REFERÊNCIA) A função PROCV é utilizada para pesquisar a primeira coluna de um intervalo de células e, em seguida, retornar um valor de qualquer célula na mesma linha do intervalo. SINTAXE DA FUNÇÃO =PROCV(valor_procurado; matriz_tabela; núm_índice_coluna; [procurar_intervalo]) EXPLICAÇÃO DA SINTAXE valor_procurado: O valor a ser procurado na primeira coluna da tabela ou intervalo, esse argumento do valor_procurado pode ser um valor ou uma referência. matriz_tabela: O intervalo de células que contém os dados. Você pode usar uma referência a um intervalo (por exemplo, A2:D8) ou um nome de intervalo. núm_índice_coluna: O número da coluna no argumento matriz_tabela do qual o valor correspondente deve ser retornado. Um argumento núm_índice_coluna de 1 retorna o valor na primeira coluna em matriz_tabela; um núm_índice_coluna de 2 retorna o valor na segunda coluna em matriz_tabela e assim por diante. procurar_intervalo: Um valor lógico que especifica se você quer que PROCV localize uma correspondência exata (0) ou aproximada (1). 25

26 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: FUNÇÃO PROCV 26

27 FUNÇÃO CONT.SES (BIBLIOTECA DE ESTATÍSTICA) A função CONT.SES aplica critérios a células em vários intervalos e conta o número de vezes que todos os critérios são atendidos. POR QUE DEVO USAR? Use a função CONT.SES para contar a frequência de determinado critério (texto ou valor) na planilha de cálculo. SINTAXE DA FUNÇÃO =CONT.SES(intervalo_critérios1; critérios1; [...]) EXPLICAÇÃO DA SINTAXE intervalo_critérios1: Referência com o intervalo no qual será avaliado os critérios associados. critérios1: Os critérios no formato de um número, uma expressão, uma referência de célula ou um texto que define quais células serão contadas Os sinais de avaliação como, por exemplo, maior (>) ou menor (<) devem ser alocados entre aspas junto com o valor avaliado, ou seja, se você deseja contar a frequência de qualquer valor maior que 53 em determinado intervalo, digite no critérios1 o valor >53. 27

28 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: FUNÇÃO CONT.SES 28

29 FUNÇÃO SOMASES (BIBLIOTECA DE MATEMÁTICA) A função SOMASES adiciona as células em um intervalo que atendem a vários critérios. POR QUE DEVO USAR? Use a Função SOMASES para somar intervalos de acordo com determinado(s) critério(s). SINTAXE DA FUNÇÃO =SOMASES(intervalo_soma; intervalo_critérios1; critérios1; [...]) EXPLICAÇÃO DA SINTAXE intervalo_soma: Uma ou mais células para somar, incluindo números ou nomes, intervalos ou referências de célula que contêm números. intervalo_critérios1: O primeiro intervalo no qual avaliar os critérios associados. critérios1: Os critérios no formato de um número, uma expressão, uma referência de célula ou um texto que define quais células no argumento intervalo_critérios1 serão adicionadas. 29

30 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: FUNÇÃO SOMASES 30

31 FUNÇÃO MÉDIASES (BIBLIOTECA DE ESTATÍSTICA) A função MÉDIASES retorna a média (média aritmética) de todas as células que satisfazem vários critérios. POR QUE DEVO USAR? Use a Função MÉDIASES para calcular a média de determinado conjunto de número, obedecendo os critérios de análise. SINTAXE DA FUNÇÃO =MÉDIASES(intervalo_média; intervalo_critérios1; critérios1; [...]) EXPLICAÇÃO DA SINTAXE intervalo_média: uma ou mais células a serem usadas para o cálculo da média, incluindo números ou nomes, matrizes ou referências que contêm números. intervalo_critérios1: o primeiro intervalo no qual avaliar os critérios associados. critérios1: os critérios no formato de um número, uma expressão, uma referência de célula ou um texto que define quais células no argumento intervalo_critérios1 serão adicionadas. 31

32 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: FUNÇÃO MÉDIASES 32

33 TABELA DINÂMICA As tabelas dinâmicas apresentam um excelente recurso para resumir, analisar, explorar e apresentar seus dados. Você também pode criar uma tabela dinâmica a partir de dados externos, como uma fonte de dados OLAP (Processamento Analítico Online) ou baseá-la no Modelo de Dados para poder analisar os dados em várias tabelas. BASE DE DADOS #1 A fonte dos dados deve estar organizada e possuir uma regra para armazenagem dos dados, isso porque a tabela dinâmica identificará padrão nesta fonte para organizar os dados. #2 A tabela dinâmica que será criada a partir destes dados de origem poderá ser alocada em uma planilha nova, ou em alguma já existente na pasta de trabalho. #3 Acesse a pasta de trabalho anexo deste ebook para acompanhar a aplicação prática da tabela dinâmica no exemplo de dados do boletim escolar. 33

34 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: TABELA DINÂMICA 34

35 GRÁFICOS Gráficos são usados para exibir séries de dados numéricos em formato gráfico, com o objetivo de facilitar a compreensão de grandes quantidades de dados e do relacionamento entre diferentes séries de dados. O Excel oferece suporte para vários tipos de gráficos com a finalidade de ajudá-lo a exibir dados de maneiras que sejam significativas para o seu público-alvo. Ao criar um gráfico ou modificar um gráfico existente, você pode escolher entre uma grande variedade de tipos de gráficos e seus subtipos. Também pode criar um gráfico de combinação usando mais de um tipo de gráfico. ELEMENTOS DE UM GRÁFICO 1. A área de gráfico. 2. A área de plotagem do gráfico. 3. Os pontos de dados da série de dados que são plotados no gráfico. 4. O eixo horizontal (categoria) e o eixo vertical (valor) ao longo dos quais os dados são plotados no gráfico. 5. A legenda do gráfico. 6. Um título de gráfico e eixo que você pode utilizar no gráfico. 7. Um rótulo de dados que você pode usar para identificar os detalhes de um ponto de dados em uma série de dados. 35

36 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: GRÁFICOS 36

37 FORMATAÇÃO CONDICIONAL Às vezes, é difícil ler e interpretar dados ao examinar linhas e linhas de informações. No entanto, você pode usar formatação condicional para destacar determinados dados, o ajudando a analisar dados, e para identificar condições e tendências. OBSERVAÇÃO Nenhuma formatação de estilo altera os valores, estrutura de qualquer fórmula. Ou seja, apenas a formatação visual será impactada a partir desta opção da formatação condicional ou qualquer outro tipo de personalizado de formatação. COMO ATIVAR (use a pasta de trabalho anexa) #1 Na guia Página Inicial será possível encontrar a opção de formatação condicional dentro do grupo Estilo conforme ilustração ao lado. #2 Selecione o intervalo que receberá a formatação. #3 Escolha uma opção dentre as disponíveis no gerenciador de regras #4 Defina os critérios relacionados em cada argumento, ou seja: texto, número, lógica, enfim. #5 Ao aplicar uma condição de validação de texto, utilize a opção texto que contém... 37

38 CLIQUE NA IMAGEM PARA ACESSAR A AULA: FORMATAÇÃO CONDICIONAL 38

39 DOMINE O EXCEL ESSENCIAL ONLINE Claro que você já percebeu, o Microsoft Excel é um universo amplo e, sem orientação qualificada, se torna complexo. A boa notícia, é que todos podem aprender a dominar essa ferramenta, somando metodologia, conteúdo e suporte qualificado com uma linguagem simplificada e objetiva. Com base em nossa experiência acadêmica e executiva, dentro de uma grande organização atuando nos mais variados projetos e atividades, percebemos na prática, como o Excel pode fazer a diferença para aqueles profissionais que realmente compreendem e sabem navegar por ela. CONHEÇA NOSSA METODOLOGIA! 39

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41 AVISO LEGAL: A LOGOMARCA (TM) APRESENTADA AO LADO DA NOMENCLATURA "DOMINE O EXCEL" É REGISTRADA E PROPRIEDADE DA MICROSOFT, DECLARAMOS QUE SEU USO É APENAS ILUSTRATIVO PARA REFERÊNCIA AOS SERVIÇOS PRESTADOS PELA "DOMINE O EXCEL", REFORÇAMOS QUE APENAS A NOMENCLATURA, NO CASO "DOMINE O EXCEL", É UMA MARCA REGISTRADA E PROPRIEDADE DA EMPRESA BLANCO & OLIVEIRA TREINAMENTOS PROFISSIONAIS LTDA ME - CNPJ / , ESTA POR SUA VEZ, FICA PROTEGIDA PELAS DEFINIÇÕES NA LEI Nº 9.279, DE 14 DE MAIO DE 1996.