MICROSOFT EXCEL INTERMEDIÁRIO

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1 MICROSOFT EXCEL INTERMEDIÁRIO Fabiano Taguchi CONTEÚDO PROGRAMÁTICO Conceitos e operações em pasta de trabalho; Uso de referências mistas e absolutas; Fórmulas e funções; Formatação condicional; Inserindo conteúdo em planilhas; Classificação e validação de dados; Filtros e macros; Criação e formatação de gráficos; Formulários; Protegendo planilhas. 1

2 CONCEITOS BÁSICOS MICROSOFT EXCEL O Excel é um software do tipo planilha eletrônica, e com ele é possível desde fazer simples cálculos até desenvolver suas próprias funções, bem como utilizar as várias ferramentas do utilitário para análise de dados. 2

3 APRESENTAÇÃO MS-EXCEL RECURSOS LIMITE Pastas de trabalhos abertas Memória do computador Tamanho da planilha linhas X colunas Quantidade de células Número de caracteres por célula Níveis de desfazer 100 Intervalo da ferramenta zoom 10 a 400% Janelas em uma pasta de trabalho Memória do computador Planilhas em uma pasta de trabalho Memória do computador Cores em uma pasta de trabalho 16 milhões de cores (32 bits) 3

4 COMPONENTES DE UMA PASTA Uma pasta de trabalho contém: Planilha; Coluna; Linha; Célula. 4

5 OPERAÇÕES Tratando-se de planilhas é possível: Inserir e excluir; Renomear; Mover ou copiar; Alterar a cor da guia; Proteger; Ocultar e re-exibir. OPERAÇÕES As demais operações são listadas em: Inserir (Linhas, colunas e células); Excluir (Linhas, colunas e células); Mover ou copiar (Somente em células); Alterar o tamanho (Linhas e colunas, somente); Proteger (Somente em células); Ocultar/re-exibir (Linhas e colunas, somente). 5

6 MODELO DE EXCEL ARQUIVO MODELO DE PASTA MODELO DE PASTA DE TRABALHO Você tem um comércio, e montou uma planilha para controlar as despesas do mês, e deseja adotar este modelo para os outros meses. Podemos, então criar o modelo de pasta de trabalho. É possível criar diversas formatações e salvá-las como um modelo de Excel. 6

7 MODELO DE PASTA DE TRABALHO O modelo de pasta de trabalho fica salvo dentro da pasta de Modelos Personalizados do Office. MODELO DE PASTA DE TRABALHO Depois que o modelo de pasta de trabalho tiver sido criado, basta que as planilhas sejam criadas sob este modelo: ARQUIVO ABRIR MODELOS PESSOAIS ARQUIVO SALVAR COMO 7

8 HORA DE PRATICAR ARQUIVO ORCAMENTO FAMILIAR A partir dos conhecimento básicos do Microsoft Excel, crie um modelo de Excel para controlar os gastos de uma família. Esta família possui 03 pessoas, e você deve armazenar as seguintes informações: data, gasto, descrição, valor e observações. Ao final apresentar se ao final do mês, a família teve um saldo positivo ou não. CÁLCULOS ENTRE PLANILHAS E PASTAS DE TRABALHO 8

9 CÁLCULOS É possível e também um importante recurso os cálculos que envolvem valores que estão em diferentes planilhas e pastas de trabalho. Como em uma situação onde: O cadastros de produtos está em uma planilha; O cálculo a ser pago é realizado em outra planilha. REFERÊNCIAS EM CÁLCULOS Quando começamos a trabalhar com cálculos é necessário entender que temos três tipos de referências para endereços de células: Referência relativa (simples) B2; Referência mista B$2 ou $B2; Referência absoluta - $B$2. 9

10 CÁLCULOS ARQUIVO INDICES ARQUIVO - VENDA Partindo dos conceitos de referências e cálculos entre pastas e planilhas temos os arquivos: INDICES Tabela para reajuste de venda VENDA Arquivo que mostra o preço a partir do reajuste de um produto. RESUMINDO =B$2*[INDICE.xlsx]INDICES!B3 Está sendo multiplicado o conteúdo de B2 pelo valor que está na célula B3 da planilha INDICES da pasta de trabalho INDICES. =B$2*INDICES!B3 Está sendo multiplicado o conteúdo de B2 pelo valor que está na célula B3 da planilha INDICES. 10

11 HORA DE PRATICAR Anteriormente criamos o modelo de Excel chamado Orçamento Familiar, crie um esboço do orçamento de uma família do mês de Janeiro de Crie uma pasta de trabalho para categorizar os gastos sendo: ALIMENTAÇÃO, LAZER, TRANSPORTE, EDUCAÇÃO e OUTROS. FORMATAÇÃO CONDICIONAL 11

12 FORMATAÇÃO CONDICIONAL A ferramenta de formatação condicional é uma forma de otimizar resultados que necessitam de uma formatação diferente da utilizada na planilha, essa formatação é realizada de forma automática. FORMATAÇÃO CONDICIONAL Em muitas vezes uma formatação condicional sobreposta em outra, atrapalha a visualização de resultados, para isso podemos selecionar células e limpar uma formatação pré-existente. 12

13 PARÂMETROS É possível realizar a formatação condicional a partir de um parâmetro (regra), como por exemplo: Que fique formatado com preenchimento de cor azul a coluna das médias finais da planilha BOLETIM aquelas que estiverem com uma nota maior ou igual a 7. 13

14 CRIANDO UM PARÂMETRO HORA DE PRATICAR Crie a planilha boletim e faça as seguintes formatações condicionais: Coluna Média Final Média >=7 Preenchimento de fundo azul, com fonte de cor branca e negrito Média <7 Preenchimento de fundo vermelho, com fonte de cor branca e negrito. 14

15 HORA DE PRATICAR Coluna Situação Aprovado Preenchimento de fundo azul, com fonte de cor branca e negrito Reprovado Preenchimento de fundo vermelho, com fonte de cor branca e negrito. Notas do bimestre As notas dos bimestres maiores ou iguais a 7 devem estar em negrito. PLANILHA BOLETIM Construa a planilha abaixo e aplique a ferramenta de formatação condicional conforme o exercício. 15

16 OPERADORES OPERADORES ARITMÉTICOS OPERAÇÃO SÍMBOLO Adição + Subtração - Multiplicação * Divisão / Potenciação ^ Porcentagem (Percentual) % Concatenação & 16

17 OPERADORES RELACIONAIS OPERAÇÃO SÍMBOLO Maior > Maior ou igual >= Menor < Menor ou igual <= Igual == Diferente <> ERROS ####### - Espaço na coluna é muito pequeno; #VALOR Argumentos do cálculo está errado; #NOME Sintaxe da função está errada; #REF Referência de célula não é válida; #N/A Valor não existe; #NUM Valores numéricos estão errado; #DIV/0! Não é possível fazer divisão por 0. 17

18 FUNÇÕES E FÓRMULAS Uma fórmula é criada pelo usuário e para isso são utilizados os operadores aritméticos, já para as funções são utilizados os operadores relacionais. Toda formula ou função começa por um sinal de igualdade (=). FUNÇÕES 18

19 OPERADORES ENTRE PARÂMETROS : Significa até ; Significa e Dois pontos (:) =SOMA(A1:A4) Ponto e vírgula(;) =SOMA(A1;A4) Neste caso a soma começara a ser feita em a1 e terminará em a4, ou seja, será somando a1+a2+a3+a4. Neste caso a soma será feita em a1 e a4, o intervalo entre esses valores será ignorado. O cálculo será a1 + a4. ALGUMAS FUNÇÕES = SOMA (A1:A10); = MULT (A1;A2;A4;A6;A10) = MEDIA (A1:A10) = MÁXIMO (A1:A10) = MÍNIMO (A1:A10) 19

20 HORA DE PRATICAR Digite a planilha abaixo e calcule o que se pede (células com preenchimento em azul): FUNÇÕES LÓGICAS Funções apresentadas: SE, E e OU. 20

21 SE A função SE permite analisar situações e de acordo com uma condição permite que cálculos ou mensagens possam ser exibidas na tela. Sintaxe da função SE = SE (condição; resposta_verdadeira; resposta_falsa) HORA DE PRATICAR Na pasta de trabalho Boletim que foi aplicada a ferramenta de formatação condicional temos dois cálculos a realizar: MÉDIA FINAL Média das notas dos 04 bimestres SITUAÇÃO Se a média do aluno for maior ou igual a 7 está aprovado, caso contrário está reprovado. 21

22 E A função E é usada em combinação com a função SE, permitindo que até 30 condições possam ser criadas. A sintaxe da função SE com E é: = SE (E(condição_01; condição_02; condição_03); resposta_verdadeira; resposta_falsa) OU Da mesma forma que a função E, a função OU é também usada em combinação com a função SE, permitindo que as mesmas 30 condições possam ser criadas. A sintaxe da função SE com OU é: = SE (OU(condição_01; condição_02; condição_03); resposta_verdadeira; resposta_falsa) 22

23 ARQUIVO FUNCOES HORA DE PRATICAR A pasta de trabalho funções tem uma série de planilhas que vamos calculando a partir do estudo das funções: BOLETIM E = Um aluno só estará aprovado caso tenha uma média maior ou igual a 7,0 e a frequência maior ou igual a 75%, caso contrário estará reprovado. AGENCIA OU = Um carro é seminovo se for fabricado a partir de 2007 ou tiver menos de km rodado. Funções apresentadas: LOCALIZAR, ESQUERDA, DIREITA, FUNÇÕES DE TEXTO NUM.CARACT, MAIUSCULA e MINUSCULA. 23

24 LOCALIZAR A função LOCALIZAR retorna o número referente à posição do caractere em uma sequencia de caracteres de texto. A sintaxe da função é: = LOCALIZAR (caractere; texto) = LOCALIZAR ( - ;a2) ESQUERDA A função ESQUERDA extrai de um conjunto de caracteres todos os que estão à esquerda do valor indicado. A sintaxe da função é: = ESQUERDA (texto; número_caractere) = ESQUERDA (A2; 10) 24

25 DIREITA A função DIREITA extrai de um conjunto de caracteres todos os que estão à direita do valor indicado. A sintaxe da função é: = DIREITA (texto; número_caractere) = DIREITA (A2; 10) OUTRAS FUNÇÕES A função NUM.CARACT retorna o número de caracteres que estão em uma célula. Sua sintaxe é: = NUM.CARACT (célula) Temos nesta categoria ainda: = MAIUSCULA (célula) = MINÚSCULA (célula) 25

26 ARQUIVO FUNCOES HORA DE PRATICAR Chegou a hora de calcular a planilha TEXTO. A partir do nome do país e seu código, usando as funções de texto você deve extrair o nome do país e o código, para isso serão usadas as funções: LOCALIZAR, DIREITA, ESQUERDA e NUM.CARACT. Funções apresentadas: HOJE, DIA.DA.SEMANA, AGORA, DIA, MÊS, ANO, HORA, MINUTO, SEGUNDO e DIAS360. FUNÇÕES DE DATA E HORA 26

27 FUNÇÕES DE DATA E HORA Valores de data no Excel são calculados a partir de um número serial que é calculado a partir da data de 01/01/1900, assim: 01/01/1900 representa o valor 1 01/01/2015 representa o valor FUNÇÕES DE DATA E HORA Isso permite por exemplo que seja possível calcular que dia será daqui a 45 dias. Data = 01/01/ Resultado = 11/01/

28 ARQUIVO FUNCOES HOJE E AGORA A função HOJE retorna a data do dia atual, conforme a configuração do computador, sua sintaxe não possui parâmetros. A partir dessa função resolva a planilha PAGAMENTOS informando qual será a data do vencimento dos pagamentos a partir do prazo. DIA.DA.SEMANA A função DIA.DA.SEMANA retorna o dia da semana correspondente a uma determinada data. Os dias da semana são representados por 01 (domingo) a 07 (sábado). A sintaxe da função tem: = DIA.DA.SEMANA (célula; retorno) 28

29 FUNÇÕES DE DATA E HORA As horas também são representadas por números seriais, o que permite também serem calculadas. Exemplo: 6 horas Representa 0,25 (06 dividido por 24 horas) HORA DE PRATICAR ARQUIVO FUNCOES A planilha CALCULA PASSEIO irá lhe ajudar a calcular quanto tempo você gastou para percorreu um determinado trajeto. Imaginemos o seguinte: Saída em 21/10/2012 às 08:00 Chegada em 24/10/2012 às 16:00 Quanto tempo você gastou? 29

30 DIA, MÊS e ANO As funções DIA, MÊS e ANO retornam um valor inteiro de acordo com o parâmetro que é passado para as funções. Como sintaxe ambas têm como parâmetro apenas o valor da série. = DIA (célula) = MÊS (célula) = ANO (célula) HORA, MINUTO e SEGUNDO Da mesma forma que DIA, MÊS e ANO, temos as funções HORA, MINUTO e SEGUNDO que extraem de uma hora cada um dos elementos do tempo. A sintaxe leva como parâmetro apenas um horário. = HORA (célula) = MINUTO (célula) = SEGUNDO (célula) 30

31 DIAS360 A função DIAS360, última a ser apresentada nesta seção retorna o número de dias decorridos entre duas datas. Sua sintaxe é apresentada abaixo: = DIAS360 (data_inicial; data_final) = DIAS360 (A1;A2), onde: A1 = 23/01/1995 A2 = 02/01/1996 PLANILHA HORÁRIO - EXERCÍCIO Construa uma planilha para servir de modelo mensal para registro de frequência de um colaborador. Utilize todos os conceitos estudados, tornando sua planilha mais automatizada possível. 31

32 Funções apresentadas: ABS, RAIZ, ALEATORIOENTRE, FATORIAL, IMPAR, PAR, ARRED, ARREDONDAR.PARA.BAIXO, ARREDONDAR.PARA.CIMA, SOMASE e SOMASES. FUNÇÕES DE MATEMÁTICA E TRIGONOMÉTRICAS ABS Serão apresentadas nesta seção algumas das funções que envolvem cálculos matemáticos e trigonométricos. A função ABS retorna um valor sem sinal, sua sintaxe exige como parâmetro um valor. = ABS (célula) 32

33 MATEMÁTICA E TRIGONOMETRIA Outras funções desta categoria são: = RAIZ (valor) = ALEATORIOENTRE (valor_inicial; valor_final) = FATORIAL (valor) = IMPAR (valor) = PAR (valor) ARREDONDAMENTOS Para arredondamento temos 03 funções. Todas exigem como parâmetro o valor e o número de casas decimais: ARRED, ARREDONDAR.PARA.BAIXO e ARREDONDAR.PARA.CIMA = ARRED (célula; qtde_casas) = ARREDONDAR.PARA.BAIXO (célula; qtde_casas) = ARREDONDAR.PARA.CIMA (célula; qtde_casas) 33

34 SOMASE Uma importante função desta categoria é a SOMASE, que faz a soma de um intervalo de acordo com um critério. Vejamos: SOMASE Outros critérios podem ser adotados na função SOMASE, como na planilha abaixo: = SOMASE (A2:A5; > ; B2:B5) = SOMASE (A2:A5; ; B2:B5) 34

35 SOMASE Ainda, critérios coringas podem ser usados também, vejamos a listagem abaixo: = SOMASE (A1: A10; =*S ; E1: E10) = SOMASE (A1: A10; =S* ; E1: E10) = SOMASE (A1: A10; >=10 ; E1:E10) = SOMASE (A1:A10; BRASIL*, E1:E10) = SOMASE (A1:A10; A22; E1:E10) SOMASE = SOMASES (A2:A9; B2:B9; =Maças ; C2:C9; 2) = SOMASES (A2:A9; B2:B9; =A* ; C2:C9; 2) 35

36 SOMASES Mas pode surgir uma planilha, onde o usuário deseja que mais de um critério seja utilizado para a soma. Para usar mais de um critério, então a função SOMASES é utilizado, tendo como sintaxe: = SOMASES (intervalo_soma; intervalo_01_critério; critério_01;intervalo_02_critério; critério_02) HORA DE PRATICAR Crie a planilha abaixo, e utilize as funções SOMASE e SOMASES para calcular. 36

37 Funções apresentadas: PROCV e PROCH. FUNÇÕES DE PROCURA E REFERÊNCIA PROCH A função PROCH localiza valores em linhas de uma tabela. A função de procura horizontal deve ser usado sempre que os campos estiverem localizados em linhas da planilha, a sintaxe para a função é: = PROCH (valor_procurado; matriz; número_índice) 37

38 PROCH VALOR PROCURADO: É o valor a ser pesquisado MATRIZ: É a tabela onde será procurado o valor NÚMERO_ÍNDICE: Número da linha da matriz de onde o valor deverá ser retirado. PROCH = PROCH (C8; C1:H5; 2) = PROCH (C8; C1:H5; 3) = PROCH (C8; C1:H5; 4) = PROCH (C8; C1:H5; 5) 38

39 PROCV A função PROCV localiza valores em colunas de uma tabela. A função de procura vertical deve ser usado sempre que os campos estiverem localizados em colunas da planilha, a sintaxe para a função é: = PROCV (valor_procurado; matriz; número_índice; intervalo) PROCV VALOR PROCURADO: É o valor a ser pesquisado MATRIZ: É a tabela onde será procurado o valor NÚMERO_ÍNDICE: Número da linha da matriz de onde o valor deverá ser retirado. = PROCV (1,95; A2:C10; 2) = PROCV (0,7; A2:C10; 3) 39

40 PROCV = PROCV (B12; B2:F8; 2) = PROCV (B12; B2:F8; 3) = PROCV (B12; B2:F8; 4) = PROCV (B12; B2:F8; 5) HORA DE PRATICAR A partir das funções de procura vamos criar uma planilha para identificar os dados de um produtos a partir do seu nome. 40

41 Funções apresentadas: CONT.NÚM, CONTAR.VAZIO, CONT.SE, FUNÇÕES ESTATÍSTICAS MAIOR e MENOR. CONT.NÚM A função CONT.NÚM é usada para contar valores encontrados em um determinado intervalo. Sua sintaxe é: = CONT.NÚM (valor_inicial; valor_final) 41

42 CONT.SE A função CONT.SE é usada para contar valores de acordo com uma condição pré estabelecida. Sua sintaxe é: = CONT.SE (intervalo; condição) = CONT.SE (B2:B5; >=9 ) CONTAR.VAZIO A função CONTAR.VAZIO é usada para contar o número de células que se encontram vazias em um determinado intervalo. Sua sintaxe é: = CONTAR.VAZIO (valor_inicial; valor_final) 42

43 MAIOR A função MAIOR é uma variante da função MÁXIMO, porém permite que seja retornado o maior valor de acordo com um critério que estabeleça a posição. Pode ser encontrado por exemplo o terceiro maior valor de uma lista. Sua sintaxe é: = MAIOR (valor_inicial; valor_final; posição) MENOR A função MENOR é uma variante da função MÍNIMO, porém permite que seja retornado o maior valor de acordo com um critério que estabeleça a posição. Pode ser encontrado por exemplo o terceiro menor valor de uma lista. Sua sintaxe é: = MENOR (valor_inicial; valor_final; posição) 43

44 INSERINDO FUNÇÕES INSERINDO FUNÇÕES 44

45 Os exercícios serão realizados a partir dos ARQUIVOS: FOLHA DE PAGAMENTO FUNCOES ESTATISTICAS FUNCOES LOGICAS LOJA DE CALCADOS EXERCÍCIOS PARA AVALIAÇÃO INSERINDO CONTEÚDOS 45

46 ELEMENTOS GRÁFICOS É possível inserir imagens, objetos de desenhos (clip-arts), formas e gráficos. O Excel não tem como propriedade fazer a edição desses componentes, porém é possível sua inserção e alguma modificação. IMAGENS As imagens são inseridas através da aba inserir, com o uso da ferramenta imagem. 46

47 IMAGENS Quando uma imagem é inserida e selecionada, uma nova aba aparece, a aba formatar. Nesta aba é possível: Ajustar (cor, brilho e contraste); Estilos de imagem (bordas, formas e efeitos); Organizar (alinhamento e giro); Tamanho (cortar e redimensionamento). CLIP-ART Clip-arts são arquivos que são armazenados em uma biblioteca do pacote Office. O clip-art é inserido da mesma forma que uma imagem. 47

48 FORMAS Uma forma é um elemento que podem auxiliar a organizar uma planilha. Existem um gama de formas que podem ser inseridas em uma planilha. FORMAS Sob uma forma é possível alterar: Editá-la ponto a ponto; Estilos de formas (visualização, preenchimento, contorno e efeitos); Organizar (Avançar, recuar, alinhar e girar); Redimensionar. 48

49 SMART-ART Um elemento do tipo smart-art serve para representação visual de uma informação, através de layouts. Lembre-se que uma forma gráfica por vezes representa mais informação do que um texto. Na aba inserir, um smart-art é acessado pela ferramenta de inserção de objeto smart-art. SMART-ART 49

50 WORDART Wordart consiste em uma galeria de estilo que pode ser adicionado a uma planilha. A ferramenta de Wordart está na aba Inserir. A edição é feita pela aba formatar que aprece quando o Wordart é selecionado. PREENCHENDO CÉLULAS AUTOMATICAMENTE 50

51 PREECHENDO CÉLULAS Em muitas vezes desejamos preencher um grupo de células com valores sequenciais, para isso devemos usar o recursos de listas, que pode ser usado tanto para números sequenciais como para funções e fórmulas. PREENCHENDO CÉLULAS 51