INSS Administração Parte 01 Janilson Santos

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1 INSS Administração Parte 01 Janilson Santos 2012 Copyright. Curso Agora eu Passo - Todos os direitos reservados ao autor.

2 1) Noções de Teoria da Administração: planejamento, organização, direção e controle. A) Planejamento Planejamento é a função administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente. O planejamento consiste no processo de elaboração, execução e controle de um plano (projeto) que tem como objetivo final aumentar o lucro das empresas (planejamento privado) ou o bem estar econômico de uma população (planejamento público). O planejamento é necessário a fim de prever as incertezas para fazer frente às complexidades, problemas e oportunidades resultantes das mudanças. Analisando estritamente o planejamento público, podemos citar, também, as seguintes motivações: - Falhas de mercado: o sistema de mercado pode não ser capaz de resolver sozinho todos os problemas econômicos de uma população, como a existência de monopólios ou falta de capital para investimentos em atividades estratégicas, por exemplo. - Subdesenvolvimento econômico: em países subdesenvolvidos, o planejamento público pode ser justificado pela busca, por parte da sociedade, de fatos econômicos que possibilitem um rápido desenvolvimento. Em termos de planejamento governamental, em vez do planejamento tradicional, que valoriza o produto e o plano, faz-se uso do planejamento estratégico, que destaca o processo, sendo, por isso, um instrumento de mobilização. Um governo que elabore objetivos em conjunto com a sociedade (planejamento com ênfase nas necessidades dos atores sociais stakeholders) faz uma política de melhor qualidade e quanto maior a governabilidade decorrente da boa atuação política, mais factível torna-se a execução do planejamento. As atividades de planejamento podem ser separadas em dois subconjuntos: diagnóstico e prognóstico. As atividades de diagnóstico são aquelas que têm por objetivo analisar o passado, que oferece os dados e os fatos históricos que servirão como base para o planejamento. As atividades de prognóstico são aquelas que visam à previsão do comportamento futuro da economia. O planejamento é um processo constituído de uma série seqüencial de seis passos, a saber: - definir os objetivos; Prof. Janilson Santos 2

3 - verificar qual a situação atual em relação aos objetivos; - desenvolver premissas quanto às condições futuras; - analisar as alternativas de ação; - escolher um curso de ação entre as várias alternativas; - implementar o plano e avaliar os resultados. Com relação aos tipos de planejamento, são várias as classificações; Idalberto Chiavenato reconhece três níveis de planejamento, conforme o quadro: Nível Tipo de Conteúdo Tempo Amplitude Organizacional Planejamento Institucional Estratégico Genérico e abrangente Longo prazo Macroorientado: aborda a empresa como uma totalidade. Intermediário Tático Menos genérico e mais detalhado Médio prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente. Operacional Operacional Detalhado e específico Curto prazo Microorientado: aborda apenas cada tarefa ou operação. - Planejamento Estratégico Segundo Oliveira (2002) planejamento estratégico é o processo administrativo que proporciona sustentação metodológica para se estabelecer a melhor direção a ser seguida pela empresa visando ao otimizado grau de interação com o ambiente e atuando de forma inovadora e diferenciada. Quando se fala em planejamento estratégico, podemos destacar quatro fases: - formulação dos objetivos organizacionais; - análise interna das forças e limitações da empresa; - análise do ambiente externo; - formulação das alternativas estratégicas. O Planejamento Estratégico apresenta cinco características fundamentais: - está relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável; - é orientado para o futuro (longo prazo); - é compreensivo (afeta a organização como um todo); - é um processo de construção de consenso; - é uma forma de aprendizagem organizacional. Quanto aos princípios específicos de planejamento estratégico, vamos mencionar: Prof. Janilson Santos 3

4 - Planejamento Permanente: como vivemos em um ambiente de mercado turbulento e mutável, as empresas devem criar e manter constantemente um plano estratégico, já que nenhum plano se mantém com as mudanças ambientais; - Planejamento Participativo: temos como principal benefício do planejamento a participação de todos da organização, desde a alta cúpula até o chão da fábrica. - Planejamento Integrado: os vários planos que são elaborados pelos escalões da empresa devem ser integrados entre as áreas e sub-áreas. - Planejamento Coordenado: todo o processo de planejamento deve ocorrer de forma coordenada e interdependente, pois nenhuma área deve planejar isoladamente as suas metas. OBS.: Missão: É o motivo pelo qual a empresa existe; o que ela se propõe a realizar. Também encontramos este conceito com os nomes Razão de Ser e Definição do Negócio. A definição da missão da empresa é um elemento essencial para determinar o seu posicionamento estratégico. Para definir bem uma missão é preciso que se considere três elementos (THOMPSON e STRICKLAND, 2000): As necessidades do consumidor, ou o que está sendo atendido, Os grupos de consumidores, ou quem está sendo atendido, e As tecnologias usadas e funções executadas, ou como as necessidades dos consumidores estão sendo atendidas. Tendo as necessidades dos clientes como foco, a missão é definida dentro de um horizonte de longo prazo. Essa missão deve ser comunicada para toda a empresa, de forma a criar um senso comum de oportunidade, direção e significado, mantendo uma aderência dos públicos interno e externo com as ações e estratégias adotadas pela empresa. Uma missão bem definida prepara a empresa para o futuro, pois estabelece uma visão comum entre os membros quanto aos rumos da empresa e transmite a identidade e a finalidade da empresa para os seus diferentes stakeholders. OBS.: Visão: É o cenário ideal visualizado pela empresa. É a situação que a empresa busca, e para onde ela dirige sua criatividade e recursos. A visão consiste num macroobjetivo, não quantificável de longo prazo, que expressa onde e como a organização pretende estar no futuro. A visão atua como um elemento motivador, energizando a empresa e criando um ambiente propício ao surgimento de novas ideias. Toda visão tem um componente racional, que é produto da análise ambiental e outro componente emocional, que é produto da imaginação, da intuição e da criatividade dos gestores. Por isso, todo processo de planejamento é composto também de uma certa dose de feeling, Prof. Janilson Santos 4

5 onde aos fatos e dados são adicionados à capacidade empreendedora e visionária daqueles que estão planejando. Ao contrário do que se pode imaginar num primeiro momento, a formulação da visão não é exclusividade da alta gerência da empresa. Ela pode ser estabelecida em qualquer nível hierárquico, individualmente ou de forma coletiva. Para que ela funcione melhor é preciso, entretanto, que ela seja disseminada. Portanto, é correto afirmar que a visão é mais consistente quando a organização consegue incorporá-la em seus diferentes níveis, fazendo com que estes, de forma sinérgica, busquem alcançá-la no longo prazo.um exemplo desse processo ocorreu no caso do grupo Disney, que não desapareceu depois da morte de seu idealizador Walt Disney, o qual deixou de herança a sua visão de:.criar um mundo onde todos possam se sentir crianças.. - Análise SWOT É uma das ferramentas de planejamento mais utilizadas atualmente. O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês: Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Análise do Ambiente Externo: Ameaças: são situações, tendências ou fenômenos externos à organização, atuais ou potenciais que podem prejudicar substancialmente e por longo tempo a realização de sua missão e/ou objetivos, bem como o alcance de um bom desempenho. Oportunidades: são situações, tendências ou fenômenos externos à organização, atuais ou potenciais que podem contribuir em grau relevante e por longo tempo para a realização de sua missão e/ou objetivos, bem como para o alcance de um bom desempenho. Análise do Ambiente Interno: Pontos Fortes: são fenômenos ou condições internas capazes de auxiliarem por longo tempo o desempenho da organização e a realização de sua missão e objetivos. Pontos Fracos: são situações, fenômenos ou condições internas que podem dificultar a realização da missão e o cumprimento dos objetivos. - Planejamento Tático. O planejamento estratégico é desdobrado em vários planejamentos táticos e estes se desdobram em planos operacionais para sua realização. O planejamento tático enfatiza as atividades correntes dos vários departamentos da empresa. Prof. Janilson Santos 5

6 O Planejamento Tático tem pôr objetivo otimizar determinada área de resultados e não a empresa como um todo. Os planos táticos geralmente envolvem: - planos de produção; - planos financeiros; - planos de marketing; - planos de recursos humanos. - Planejamento operacional. O planejamento operacional abrange cada uma das tarefas ou operações individualmente. Preocupa-se com o que fazer e com o como fazer as atividades quotidianas da organização. Os planejamentos operacionais correspondem a um conjunto de partes homogêneas do Planejamento Tático. Os planos operacionais podem ser classificados em quatro tipos: - Procedimentos: são relacionados com métodos. - Orçamentos: são relacionados com dinheiro. - Programas: são relacionados com tempo. - Regulamentos: são relacionados com comportamentos das pessoas. Cada um dos planejamentos operacionais deve conter com detalhes: os recursos necessários para o seu desenvolvimento e implantação; os procedimentos básicos a serem adotados; os produtos ou resultados finais esperados; os prazos estabelecidos; os responsáveis pela sua execução e implantação. B) Organização Ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração estabelecendo relações entre eles e as atribuições de cada um. É o processo administrativo que visa à estruturação da empresa, reunindo pessoas e os equipamentos, de acordo com o planejamento efetuado. C) Direção Para que a Empresa funcione adequadamente ela precisa ser dirigida. Em outros termos, ela precisa ser governada e orientada para os objetivos pretendidos. Sem a Direção, a Empresa fica à deriva, sem rumo certo. A Direção relaciona-se diretamente com a maneira pela qual o objetivo deve ser alcançado através das atividades que devem ser realizadas. Prof. Janilson Santos 6

7 Estabelecidos os objetivos, definido o Planejamento, Organizados os trabalhos, cabe à Direção fazer executar as coisas. Todo trabalho deve ser dirigido para o alcance dos objetivos A Direção constitui a terceira etapa do processo administrativo, depois do Planejamento e da Organização. Enquanto o Planejamento e a Organização são etapas anteriores à execução dos trabalhos, a Direção é a etapa concomitante ou simultânea a ela. Direção é a função administrativa que conduz e coordena o pessoal na execução das atividades planejadas e organizadas. Significa orientar e coordenar os trabalhos dos subordinados. No fundo, dirigir significa interpretar os objetivos e os planos para os outros e dar as instruções de como executá-los. Tratase de atuar diretamente sobre pessoas para conseguir que executem as suas atividades. Esta função engloba atividades como a tomada de decisão, a comunicação com os subordinados, superiores e pares, a obtenção, motivação e desenvolvimento de pessoal. - Princípios básicos de direção A Direção deve basear-se em quatro princípios básicos, a saber: a) PRINCÍPIO DA UNIDADE DE COMANDO - Cada subordinado deve subordinar-se a um e apenas um superior. A recíproca deste princípio é a de que deve haver uma autoridade única sobre cada pessoa na Empresa, para evitar a duplicidade de ordens. b) PRINCÍPIO DA DELEGAÇÃO - É preciso que todas as atividades necessárias à realização dos objetivos empresariais sejam delegadas a um nível que possa executá-las adequadamente. A delegação significa a designação de tarefas, a transferência de autoridade e a exigência de responsabilidade pela execução daquelas tarefas. c) PRINCÍPIO DA AMPLITUDE DE CONTROLE - Também chamado Princípio de Âmbito de Controle, refere-se ao número ideal de subordinado que cada chefe pode supervisionar diretamente. Seu enunciado é o seguinte: Cada Chefe deve ter um número adequado de subordinados para poder supervisioná-los adequadamente. d) PRINCÍPIO DA COORDENAÇÃO - Também chamado Princípio das Relações Funcionais. Diz ele: Todas as atividades devem ser coordenadas e integradas tendo em vista um objetivo comum. - Meios de Direção Para dirigir os subordinados, a Administrador - em qualquer nível que esteja situado - deve dar ordens ou instruções, comunicar, motivar, liderar e coordenar. O talento do bom Administrador reside em saber utilizar todos esses meios de Direção. D) Controle Prof. Janilson Santos 7

8 Esta função está intimamente associada com o Planejamento. Ao planejamento cabe definir objetivos a se alcançar; ao Controle cabem as atividades de estabelecer os padrões de desempenho, manter registros de processos e resultados alcançados (pontos de controle), avaliar resultados e estabelecer as medidas corretivas necessárias. Idalberto Chiavenato ensina que o controle é um processo cíclico e é composto de quatro fases, a saber: - estabelecimento de padrões ou critérios; - observação do desempenho; - comparação do desempenho com o padrão estabelecido; - ação corretiva para corrigir o desvio entre o desempenho atual e o desempenho esperado. São características do controle administrativo: Maleabilidade: possibilitar a introdução de mudanças decorrentes de alterações nos planos e nas ordens. Instantaneidade: acusar o mais depressa possível as faltas e os erros verificados. Correção: permitir a reparação das faltas e dos erros, evitando-se sua repetição. Quanto aos tipos, vamos mencionar o controle: Preliminar: é exercido antes da execução de uma função. Concomitante: é aquele que se estabelece ao mesmo tempo em que as ações vão se desenvolvendo. Pós-Controle: é exercido após a execução de uma função. Vamos mencionar ainda: - O controle familiar: é utilizado em empresas cuja menor dimensão ou estabilidade do contexto social permitam um controle mais informal, com ênfase nas relações pessoais. A limitada descentralização, característica desta forma de controle, reduz a necessidade de controles. Tal tipo de controle encontra limitações quando a empresa se volta para um ambiente de maior competição, aumenta sua dimensão ou surgem ameaças à figura do líder. Seu maior risco é a fidelidade ao líder sobrepujar os requerimentos de eficácia e inovação necessários aos tempos atuais. - O controle burocrático: é comum de ser encontrado em ambientes estáveis e pouco competitivos. Baseia-se em regras e normas rígidas, com predomínio de medidas financeiras, com uma forte estrutura funcional, com limitado grau de autonomia. Como consequência, tende a gerar e manter uma cultura organizacional avessa à mudança. É próprio da administração pública. Prof. Janilson Santos 8

9 - O controle por resultados: é largamente utilizado em contextos sociais muito competitivos e é fortemente baseado em controles financeiros. Nestes tipos de organizações é feita a opção pela descentralização através do desenvolvimento de centros de responsabilidade que são avaliados com base nos resultados apresentados. Esta descentralização aumenta o grau de autonomia, responsabilidade e discrecionalidade e, portanto, a necessidade de controle. Geralmente associado a empresas de grande porte, obriga-se, por isto, à formalização dos procedimentos, e a utilização de técnicas padronizadas facilita o controle. - O controle ad-hoc: baseia-se na utilização de instrumentos não formais que promovam o autocontrole. São próprios de ambientes dinâmicos e complexos, valendo-se de estruturas descentralizadas. Embora possam utilizar medidas financeiras, estas organizações realizam atividades que dificultam a formalização dos procedimentos e de comportamentos por não possuírem características repetitivas e cujos fatores críticos não são de caráter financeiro. Exemplos podem ser encontrados nas empresas de alta tecnologia, centros de pesquisa e desenvolvimento ou departamentos de marketing. TESTES 1) (INSS) Acerca do processo administrativo, julgue os itens subseqüentes. 1 Suponha-se que Francisca, servidora do INSS, ao atender um segurado e receber dele um requerimento de benefícios, tenha constatado que ele não havia incluído um item a que tinha direito. Suponha-se, ainda, que ela tenha decidido não lhe dizer nada a esse respeito. Nessa situação, a atitude de Francisca não pode ser reprovada, pois o servidor do INSS pode omitir de segurado a existência de direito a verba de benefício que não tenha sido explicitamente requerida. 2 Para que sejam efetivas, as funções administrativas de planejamento, direção, organização e controle devem ser impessoais. 3 Um plano que abranja o procedimento de recepção de segurados do INSS e as programações de tempo de espera para cada caso, visando à melhoria da qualidade do serviço de atendimento, é exemplo de planejamento estratégico. 4 O balanço e o relatório financeiro são exemplos de controle estratégico. 2) (TCU) Determinada organização pública encontra-se diante do seguinte quadro: - servidores desmotivados para o desenvolvimento das atividades que lhe são atribuídas; - perspectiva de corte do orçamento previsto para suas atividades; - servidores com alto grau de capacitação para o desenvolvimento das atividades previstas em seus cargos; - instalações deficientes; Prof. Janilson Santos 9

10 - predisposição de parlamentares a apoiar a mudança da legislação, de modo a conceder maior autonomia à organização. Com referência à análise SWOT e à aplicação dessa análise à situação acima descrita, julgue os itens de 1 a 6. 1 O fato de os servidores estarem desmotivados para o desenvolvimento das atividades que lhe são atribuídas é um exemplo de ameaça à organização. 2 O fato de os servidores terem alto grau de capacitação para o desenvolvimento das atividades previstas em seus cargos é um exemplo de força da organização. 3 A predisposição parlamentar de apoio à mudança da legislação constitui um exemplo de força da organização. 4 A perspectiva de corte do orçamento previsto para o desenvolvimento das atividades da organização constitui exemplo de ameaça à organização. 5 A análise SWOT é obtida a partir da análise interna da organização, realizada ao longo de, no mínimo, um ano. 6 Instalações deficientes são exemplo de fraqueza da organização. Prof. Janilson Santos 10