CENTRAL DE DESPESAS MANUAL DO USUÁRIO FILIAIS ELETROZEMA

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1 PÁGINA: 1 / LOGIN NO SISTEMA O login na Central de Despesas é o mesmo utilizado no acesso a Intranet Zema: O acesso está liberado para os usuários das lojas que ocuparem os cargos de: Gerente de Loja, Coordenador Administrativo, Caixa e Crediário. OBS: se o usuário permanecer com o aplicativo aberto durante 60 minutos sem nenhuma movimentação, o tempo de acesso é expirado, necessitando o usuário efetuar login novamente. 2. MENU: ÁREA FILIAL Neste menu, a filial poderá solicitar as despesas realizadas por colaboradores da empresa, no caso de entrega de tabloides e demais despesas:

2 PÁGINA: 2 / SOLICITAÇÃO DE DESPESAS Formulário responsável por realizar as solicitações de todas as despesas da filial, exceto as despesas de tabloides feitas pelos próprios colaboradores das filiais Eletrozema. OBS: deverá ser preenchida uma solicitação para cada despesa. Para cada seleção que o colaborador solicitante realizar no formulário abaixo, deverá aguardar a tela carregar os dados para em seguida passar para a próxima seleção. ALERTA: No momento de solicitar qualquer despesa, filial não poderá abrir ao mesmo tempo e nem mesmo manter minimizadas duas ou mais telas de solicitação (tela abaixo), pois esta situação pode interferir no envio dos dados (cruzando informações das telas abertas) ocasionando divergências e impossibilitando a análise correta da despesa. Na primeira parte do formulário são apresentadas as informações da filial solicitante: Caso seja uma despesa de publicidade rateada entre várias filiais, marque a opção SIM, conforme abaixo:

3 PÁGINA: 3 / 31 Basta selecionar as filiais, uma a uma, na caixa de seleção Filial e logo após informar o valor do rateio e clicar em Incluir Filial. Prossiga desta forma para as demais filiais, até adicionar todas as filiais envolvidas nesta despesa. O aplicativo irá calcular automaticamente o valor total. Deverá ser anexado neste formulário (painel abaixo demonstrará a forma correta de anexar os documentos) o de autorização da (s) filial (is) participante (s) do rateio. OBS: Caso tenha alguma filial (que faça parte do rateio) que o crédito pré-aprovado seja inferior ao valor lançado para esta filial, a solicitação não poderá ser concluída. A próxima etapa é o preenchimento do motivo da despesa. Descreva na caixa de texto os detalhes desta despesa, para que o conferente da CSC possa analisar: É necessário informar também a Categoria e a Subcategoria correspondentes a esta despesa:

4 PÁGINA: 4 / 31 Segue abaixo algumas particularidades conforme a seleção da Categoria e Subcategoria: Categoria - Descarga de Carreta e Subcategoria Descarga É necessário informar o valor bruto (total da despesa) e a quantidade de descargas realizadas: Categoria - Lanche e Subcategoria - Lanche Balanço É necessário informar o valor bruto, será exibido o painel para que sejam informados todos os colaboradores que participaram do lanche, para isso basta selecionar na caixa de seleção o colaborador envolvido e clicar em Incluir Colaborador: Caso tenha sido selecionado e incluído um colaborador indesejado, basta clicar em Excluir para que este colaborador seja removido da lista.

5 PÁGINA: 5 / 31 OBS: se colaboradores de outras filiais tiverem participado do balanço, os nomes destes devem ser discriminados no campo Informações Complementares (logo abaixo). Categoria - Publicidade Quando é selecionada a categoria Publicidade, será exibido o painel de extrato, listando o crédito pré-aprovado para publicidade neste mês, somando com os valores que já foram gastos e o saldo disponível, conforme abaixo: OBS: só poderão ser solicitadas as despesas, cujo valor seja inferior ou igual ao saldo disponível do crédito préaprovado, isto para despesas de PUBLICIDADE. O crédito só será abatido após a aprovação da despesa. Caso o conferente tenha aprovado indevidamente uma despesa (no caso de PUBLICIDADE), a mesma poderá ter seu status alterado, se a filial ainda não tiver realizado o pagamento. Se ocorrer a mudança do status, o crédito será automaticamente estornado. Para toda despesa que o valor tiver que ser descontado da verba de publicidade liberada pelo regional, a categoria escolhida deverá ser PUBLICIDADE. Quando for despesa referente a Campanha de Associação Comercial, a Nota Fiscal, recibo e/ou boleto deverá ser emitido separadamente da mensalidade mensal, sendo escolhida a categoria PUBLICIDADE e a subcategoria CAMPANHA ASSOCIAÇÃO COMERCIAL. Sendo que se a despesa referente a Associação Comercial for emitida com o valor da mensalidade mensal e com Campanha associativa, a mesma será aprovada no valor total e descontando o valor referente a PUBLICIDADE.

6 PÁGINA: 6 / 31 Categoria - Publicidade e Subcategoria Tabloides É necessário informar o valor bruto (total da despesa) e a quantidade total de tabloides entregues: OBS: só será possível solicitar este tipo de despesa, se a filial possuir verba de publicidade disponível. Após a aprovação, serão abatidos 50% da verba (conforme procedimento 002/07). Categoria Entrega de mercadorias Deverá ser gerado o relatório de custos no formato PDF que consta no sistema Controle de Entregas localizado na intranet. Em seguida, este relatório deverá ser anexado no sistema de aprovação de despesas, juntamente com a Nota Fiscal ou selecionar a opção RPA para que a Central de Despesas providencie o documento (não é necessário o envio do relatório e/ou Nota Fiscal por malote). Após conferência e aprovação da Central de Despesas o pagamento das entregas de mercadorias será feito através do recibo que será habilitado no sistema de aprovação de despesas (para casos em que o comprovante seja Nota Fiscal) ou RPA (caso o prestador não possua Nota Fiscal). No caso do pagamento ser por NF, após a despesa ser aprovada, deverá ser anexado à nota o recibo de aprovação e enviados no caixa. Os romaneios impressos deverão ser arquivados na filial por 6 anos (não é necessário escanear e anexar no sistema de aprovação de despesas e/ou enviar os romaneios). Categoria Montagem de móveis terceirizada Deverá ser gerado o relatório de custos no formato PDF que consta no sistema Controle de Montagens localizado na intranet. Em seguida, este relatório deverá ser anexado no sistema de aprovação de despesas, juntamente com a Nota Fiscal ou selecionar a opção RPA para que a Central de Despesas providencie o documento (não é necessário o envio do relatório e/ou Nota Fiscal por malote). Após conferência e aprovação, o pagamento das montagens terceirizadas será feito através do recibo que será habilitado no sistema de aprovação de despesas (para casos em que o comprovante seja Nota Fiscal) ou RPA (caso o prestador não possua Nota Fiscal). No caso do pagamento ser por NF, após a despesa ser aprovada, deverá ser anexado à nota o recibo de aprovação e enviados no caixa.

7 PÁGINA: 7 / 31 Os romaneios impressos deverão ser arquivados na filial por 6 anos (não é necessário escanear e anexar no sistema de aprovação de despesas e/ou enviar os romaneios). OBS.: para as despesas referentes a montagem terceirizada de bicicletas deverá ser enviada apenas a solicitação de despesa via sistema. Os cartões de bicicletas deverão ser encaminhados devidamente preenchidos via malote para a Central de Despesas (sem serem anexados no sistema) juntamente com o formulário abaixo devidamente preenchido (a filial é responsável pela a impressão do formulário abaixo). OBS: as despesas referentes a montagem de bicicletas só serão analisadas após a chegada dos cartões na CSC. O prazo para a análise será de até 7 dias corridos contados a partir da chegada dos mesmos na CSC. O próximo passo é selecionar o fornecedor responsável pela despesa. Informe primeiro o tipo de fornecedor Pessoa Física ou Jurídica, depois é possível realizar a busca deste fornecedor. A busca pode ser filtrada pela Razão Social, Nome Completo ou Nome Fantasia ou então CNPJ ou CPF. Selecione o tipo de filtro e digite o que deseja buscar na caixa de texto ao lado e clique em Buscar. Caso não informe nada na caixa de texto serão listados todos os fornecedores cadastrados:

8 PÁGINA: 8 / 31 Após encontrar o fornecedor, basta clicar em Selecionar na grade abaixo: Após clicar em Selecionar, serão listados os dados referentes ao fornecedor selecionado conforme abaixo:

9 PÁGINA: 9 / 31 Caso exista alguma informação desatualizada deste fornecedor, clique na caixa de seleção Marque aqui para solicitar a atualização dos dados cadastrais do fornecedor e informe os novos dados abaixo. Desta forma será exibido um painel para que a filial possa informar os dados que precisam ser atualizados, assim o conferente no momento da análise poderá atualizar estas informações do fornecedor nos sistemas da matriz. Segue abaixo o painel para o preenchimento das informações do fornecedor que foi selecionado, caso seja necessário: O painel acima também será exibido, caso seja um fornecedor novo. Neste caso, ao contrário de buscar o fornecedor, a filial deverá clicar no botão Novo na parte de pesquisa de fornecedor. OBS: a filial apenas deve clicar em Novo se não encontrar o fornecedor através da busca realizada conforme explicado acima. OBS: quando for um fornecedor novo e o comprovante for RPA, a filial deverá primeiramente enviar através do Formulário de Cadastro de Fornecedores localizado na intranet Download de Utilitários, os dados do prestador de serviços para central.cadastro@zema.com. Assim que a Central de Cadastros confirmar para a filial que o cadastro foi incluso, a solicitação de despesa poderá ser encaminhada para a Central de Despesas através do sistema de aprovação de despesa, para que o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) seja providenciado. A regra acima vale também para os casos que o cadastro do fornecedor precisa ser atualizado. A próxima etapa é escolher o Tipo de Documento que será enviado para a aprovação:

10 PÁGINA: 10 / 31 Será necessário que a filial, escaneie os documentos (que serão analisados), salve-os no formato JPEG", "GIF" ou "PDF" e anexe os arquivos correspondentes a estas imagens: Ao anexar o documento é necessário informar o Nome do Documento (o tipo de despesa e valor; ex: rádio 100,00), o Nº do documento como também o Nº de série do documento. Logo após, clique no botão Select File, para apontar onde este documento se encontra no computador e clique no botão Incluir Documento. Faça da mesma forma para os demais, até adicionar todos os documentos que se referem à despesa. Ex.: Após localizar o documento, clique em Abrir (conforme figura abaixo):

11 PÁGINA: 11 / 31 Aguarde carregar, como mostra a imagem abaixo: Quando o campo Select File ficar na cor verde claro, pode-se clicar em Incluir Documento e aguardar a tela carregar. Feito isso, passamos para anexar o próximo documento, preenchendo os campos e buscando o próximo arquivo. O campo Select File agora estará na cor verde limão, porém o processo será o mesmo para os demais anexos.

12 PÁGINA: 12 / 31 OBS: As despesas escaneadas devem estar bem legíveis para facilitar a avaliação da Central de Despesas. Quando for anexar os documentos, evitar nomeá-los com os caracteres (*ã,.~ç ) para não ocorrer erro no anexo. Caso o tipo de fornecedor seja Pessoa Física e o Tipo de Documento seja RPA - Recibo de Pagamento Autônomo, será aberto um novo painel na tela, ao contrário do painel citado acima (anexo de documentos), conforme abaixo: Se o fornecedor tiver a Isenção total de INSS, é necessário que o colaborador escaneie a declaração de isenção e salve no formato "JPEG", "GIF" ou PDF. Logo após clique no botão Select File e aponte onde está o arquivo desta declaração no computador. Se o fornecedor tiver a Retenção de INSS, basta clicar na caixa de seleção Retenção de INSS.

13 PÁGINA: 13 / 31 OBS: para despesa cujo documento seja RPA, não é necessário preencher nenhum tipo de recibo, apenas a solicitação do sistema. Se a filial necessitar enviar alguma autorização escaneada para despesa referente ao tipo de documento RPA, é só anexar a documentação conforme demonstração abaixo: Por último, informe alguma informação complementar (caso necessário) na caixa de texto abaixo e clique em Enviar Solicitação para finalizar o processo de solicitação de despesa. OBS: Caso a filial tenha preenchido uma solicitação indevidamente, basta clicar em Cancelar, para que o aplicativo desconsidere todos os dados que foram inseridos e a filial possa preencher uma nova solicitação. A despesa enviada será analisada em até 7 dias corridos. OBS: caso a despesa seja reprovada pelos motivos: falta de autorização, correção de documentação, dentre outros, deverá ser providenciado o solicitado, e posteriormente preenchida e enviada uma nova solicitação para a análise. ALERTA: no momento de solicitar despesas no sistema de aprovação da Central de Despesas, a filial não poderá abrir ao mesmo tempo e nem mesmo manter minimizadas duas ou mais telas de solicitação, pois esta situação

14 PÁGINA: 14 / 31 pode interferir no envio dos dados (cruzando informações das telas abertas) ocasionando divergências e impossibilitando a análise correta da despesa. 2.2 TABLOIDE FUNCIONÁRIO Formulário responsável por realizar as solicitações de todas as despesas de tabloides feitas pelos próprios colaboradores das filiais Eletrozema. OBS: deverá ser preenchida uma solicitação por mês/ano e respeitar a data de corte parametrizada para a verba de publicidade. Para cada seleção que o colaborador solicitante realizar no formulário abaixo, deverá aguardar a tela carregar os dados para em seguida passar para a próxima seleção. ALERTA: No momento de solicitar qualquer despesa, filial não poderá abrir ao mesmo tempo e nem mesmo manter minimizadas duas ou mais telas de solicitação (tela abaixo), pois esta situação pode interferir no envio dos dados (cruzando informações das telas abertas) ocasionando divergências e impossibilitando a análise correta da despesa. Na primeira parte do formulário são apresentadas as informações da filial solicitante: Primeiramente deve-se escolher o Tipo da Solicitação (Tabloide):

15 PÁGINA: 15 / 31 Deverá ser informado o Valor Pago por Milheiro. Em seguida, deve-se selecionar o Nome do colaborador e informar a Quantidade de Tabloides entregues pelo colaborador. Após clicar em Incluir, podem ser informados mais colaboradores que participaram do processo. O sistema calcula automaticamente a Quantidade Total e o Valor Total: Será exibido também o painel de extrato, listando a data de corte e o crédito pré-aprovado para o mês/ano referentes selecionados:

16 PÁGINA: 16 / 31 OBS 1: só poderão ser solicitadas as despesas, em que o valor total seja inferior ou igual ao saldo disponível do crédito pré-aprovado. OBS 2: se for escolhido um colaborador indevidamente e/ou informado a quantidade incorreta de tabloides inseridas para o colaborador, este poderá ser excluído clicando em Excluir. Se for inserido o valor pago incorreto por milheiro, deverão ser excluídos todos os colaboradores que tiverem sido incluídos, corrigir o valor e inserir os colaboradores novamente. O próximo passo é selecionar o Mês e o Ano referentes à despesa: Por último, clique em Enviar Solicitação para finalizar o processo de solicitação de despesa:

17 PÁGINA: 17 / 31 OBS: Caso a filial tenha preenchido uma solicitação indevidamente, basta clicar em Cancelar, para que o aplicativo desconsidere todos os dados que foram inseridos e a filial possa preencher uma nova solicitação. OBS: caso a despesa seja reprovada pelos motivos: falta de autorização, informações erradas, dentre outros, deverá ser providenciado o solicitado, e posteriormente preenchida e enviada uma nova solicitação para a análise. 3. MENU CONSULTA Neste menu, a filial poderá visualizar e alterar as despesas que se encontram disponíveis para serem analisadas (despesas realizadas por colaboradores da empresa, no caso de entrega de tabloides e demais despesas). Neste, a filial acompanhará a mudança de status de cada despesa solicitada. Se houver necessidade de alterar alguma despesa, basta encontrá-la na grade e clicar em Abrir: OBS: somente poderão ser alteradas as despesas cujo status estejam: EM ABERTO e/ou AGUARDANDO ANÁLISE, o que significa que o processo de análise da solicitação pela Central de Despesas ainda não iniciou-se. Item DESPESAS : que contempla as despesas diversas (entrega de mercadorias, lanche, etc.):

18 PÁGINA: 18 / 31 Se a despesa tiver sido aprovada, será habilitado o recibo. A filial deverá clicar no campo correspondente para que o recibo seja visualizado. O mesmo deverá ser impresso, anexado à despesa (todos os comprovantes) e enviado no caixa.

19 PÁGINA: 19 / 31 Assim que o recibo for impresso, automaticamente a despesa terá seu status alterado para Paga. OBS: caso ocorra erro na impressão (ex.: a impressora travou), a solicitação deverá ser filtrada com o status Paga (conforme painel abaixo) e poderá ser impresso o recibo novamente. Caso o tipo de documento seja RPA, deverá ser solicitada a reimpressão conforme procedimento 001/07 da Central de Despesas. As despesas só serão aceitas pelo setor Financeiro (Matriz) se estiverem anexadas a este recibo, exceto RPA.

20 PÁGINA: 20 / 31 Item DESPESAS - FUNCIONÁRIOS : que contempla as despesas de funcionários: Se a despesa tiver sido aprovada, será exibida uma mensagem informando quando o pagamento será lançado na Folha de Pagamento do (s) colaborador (es), conforme painel abaixo: OBS: somente poderão ser alteradas as despesas cujo status estejam: EM ABERTO e/ou AGUARDANDO ANÁLISE, o que significa que o processo de análise da solicitação pela área Central de despesas ainda não iniciou-se. 4. MENU FORMULÁRIOS Neste menu, a filial poderá enviar dúvidas, sugestões ou reclamações quanto ao sistema ou as regras de negócios, e poderá também visualizar diretamente dentro deste sistema os procedimentos, hoje existentes na intranet quanto ao que diz respeito à Central de Despesas:

21 PÁGINA: 21 / DÚVIDAS / SUGESTÕES / RECLAMAÇÕES Formulário responsável pelo envio de dúvidas, sugestões ou reclamações quanto ao sistema ou as regras de negócios. Basta preencher o formulário e clicar em Enviar. A mensagem será diretamente enviada para o conferente responsável pelas despesas da filial: 4.2 PROCEDIMENTOS CENTRAL DE DESPESAS Formulário que permite o acesso aos procedimentos relacionados à Central de Despesas, e que estão contidos no manual de procedimentos localizado na intranet da empresa. Basta escolher o procedimento a ser consultado e clicar no ícone a direita do nome do procedimento, que representa um arquivo no formato PDF :

22 PÁGINA: 22 / MENU RELATÓRIOS Neste menu, a filial poderá acessar os diversos relatórios disponíveis para acompanhamento das despesas, créditos disponíveis, etc.: 5.1 CRÉDITO PRÉ-APROVADO Com este relatório é possível listar todos os Créditos liberados e Débitos lançados para uma determinada filial, mês e ano referentes:

23 PÁGINA: 23 / 31 Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o relatório a ser lido/impresso: 5.2 DESPESAS COM ENTREGA DE MERCADORIAS Com este relatório é possível listar todas as despesas de entrega de mercadorias aprovadas e/ou pagas:

24 PÁGINA: 24 / 31 Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o relatório a ser lido/impresso: 5.3 DESPESAS COM MONTAGEM TERCEIRIZADA

25 PÁGINA: 25 / 31 Com este relatório é possível listar todas as despesas com montagens terceirizadas que foram aprovadas e/ou pagas: Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o relatório a ser lido/impresso: 5.4 DESPESAS DE FUNCIONÁRIOS Com este relatório é possível listar todos os pagamentos pendentes a serem realizados para os colaboradores referentes à entrega de tabloides, como os pagamentos que já foram realizados e também os que foram reprovados:

26 PÁGINA: 26 / 31 Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o relatório a ser lido/impresso: 5.5 DESPESAS DE PUBLICIDADE Com este relatório é possível listar todas as despesas de publicidade aprovadas pelo departamento de CSC:

27 PÁGINA: 27 / 31 Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o relatório a ser lido/impresso: 5.6 DESPESAS GERAIS Neste relatório é possível listar todas as despesas aprovadas, reprovadas, pagas:

28 PÁGINA: 28 / 31 Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o relatório a ser lido/impresso. Para este relatório o layout utilizado é bastante formal, pois a principal utilização será a exportação para a planilha de Excel: 5.7 PONTOS PERDIDOS

29 PÁGINA: 29 / 31 Com este relatório é possível listar todas as ocorrências de perda de pontos no mês (anteriores a novembro 2014), devido irregularidades apresentadas nas despesas. Através deste, é realizada a apuração dos pontos para o fechamento da Avaliação de Caixa e Crediário (processo extinto em novembro 2014): Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o relatório a ser lido/impresso. OBS: para verificar o motivo pelo qual a filial perdeu ponto, a mesma deverá consultar a despesa pelo código da solicitação, conforme painel abaixo.

30 PÁGINA: 30 / 31 Ao informar os parâmetros de geração e clicar em GERAR RELATÓRIO, será exibida uma nova janela contendo o relatório a ser lido/impresso.

31 PÁGINA: 31 / SUPORTE AO USUÁRIO Dúvidas ou problemas quanto ao funcionamento e usabilidade do sistema podem ser tratados diretamente com a Central de Serviços da T.I. no ramal 1888 ou pelo ServiceDesk TI (intranet). Dúvidas ou problemas quanto às regras de negócio ou como proceder em uma situação não tratada pelo sistema, podem ser esclarecidos diretamente com a equipe da Central de Despesas através dos ramais: 1404, 1409, 1493 e 1727.