Manual para. Protocolo de Arquivamento

Transcrição

1 Manual para Protocolo de Arquivamento 1

2 Sumário 1- Apresentação 2- Objetivos 3- Instruções para utilização 3.1- Atualizar Posição de Entrega na ACE 3.2- Registrando o protocolo de arquivamento 4- Funções 5- de divergência Protocolo X Arquivo 6- Divergências Possíveis 6.1- Arquivado e não protocolada Avulso 6.2- Protocolado e não arquivado Faltante 2

3 1- Apresentação O Arquivo Matriz e o Setor de Sistemas da JAMEF vem trabalhando constantemente para melhoria dos procedimentos de controle, atualização (baixa) e recepção de documentos e dados. Pensando na melhoria do controle na recepção de nossos documentação, foi desenvolvido um protocolo eletrônico para registro de todos os documentos enviados ao Arquivo Matriz da Jamef. Neste protocolo haverá a possibilidade de acompanhamento pelas filiais de todos os documentos enviados pelo número de CTRC, Nota Fiscal e Minuta, sua atualização no sistema (baixa) e a data de seu arquivamento. Este procedimentos facilitará também a recuperação das informações quando necessário através da data de arquivamento e do número do protocolo enviado. 3

4 2- Objetivos O protocolo de arquivamento tem os seguintes objetivos: Desenvolver um protocolo institucional com o registro de todos os documentos enviados ao Arquivo Matriz; Possibilitar a visualização de todos os documentos protocolados e enviados ao Arquivo Matriz eletronicamente; Impedir o envio ao Arquivo Matriz de documentos que não estejam devidamente registrados no sistema Jamef; Atender as necessidades dos procedimentos do GED Gestão Eletrônica de Documentos (Digitalização); Comparar os documentos enviados e digitalizados eletronicamente; Gerar relatórios detalhados referente aos procedimentos de atualização dos documentos enviados ao Arquivo Matriz; Facilitar a recuperação da informação quando houver necessidade pela data de baixa e número de protocolo. 4

5 3- Instruções para utilização Seguem instruções para utilização do sistema Atualizar Posição de Entrega na ACE Atualmente a Jamef adota a metodológica de uma base de dados para cada filial, portanto, a baixa realizada na filial pode não estar na ACE e por este motivo existe a necessidade de atualização da posição de entrega antes de iniciar o protocolo de arquivamento. Acesse o menu: Operacional Expedir Carga Protocolo de Arquivo Importar posição de entregas das regionais filial. Esta opção busca na filial a posição de entrega conforme data de atualização na 5

6 Atualizar posição de entregas das regionais Esta opção atualiza a base ACE conforme posição de entrega na filial. 6

7 3.2- Registrando o protocolo de arquivamento Emitir Protocolo Arquivo O protocolo de arquivamento poderá ser registrado de duas maneiras: Código de barra Ao utilizar o leitor de código de barra o sistema automaticamente pesquisa o documento correspondente e preenche todos os campos necessários para o protocolo. Digitação do CTRC / NFS ou minuta Não sendo possível a leitura do código de barra o operador deverá deixar o campo Cód.Barra em branco e digitar os dados do documento, no final o mesmo será validada a correta digitação dos dados. Poderão existir na base de dados documentos com o mesmo código de barra, nestes casos o sistema irá mostrar uma tela de advertência e solicitar a digitação manual do mesmo. 7

8 Mensagem Documento inválido ou não existe Mensagem a ser apresentada quando o documento não existir na base de dados Mensagem Status de Entrega NÃO realizado Mensagem a ser apresentada quando o documento não estiver realizado na ACE, caso o documento esteja realizado na filial, favor atualizar a ACE, senão o documento deverá ser realizado antes da inclusão no protocolo. 8

9 Mensagem Responsabilidade da entrega não direcionada para a filial Mensagem a ser apresentada quando o documento tenha a regional de destino diferente de uma regional Jamef. A filial deverá entrar em contato com o Apoio Operacional para solicitar a alteração da regional de destino para que a mesma consiga protocolar o documento, caso a filial tenha realizado uma entrega que inicialmente estava direcionada para o agente. 9

10 4- Funções Abaixo descreveremos as funções para operação do sistema. Comando Função Descrição F4 Gravar Grava os registros na tela F7 Pesquisar Prepara a tela para uma pesquisa por algum campo em específico F8 Listar Lista conforme argumentos preenchidos Esc+F5 Esc+F6 F9 Retirar Incluir Relatório Retira um documento do protocolo Volta com o documento retirado do protocolo Lista o relatório contendo os documentos de um determinado protocolo e regional de baixa 10

11 5- de divergência Protocolo X Arquivo O operador no dia seguinte irá receber um contendo as divergências apontadas pelo sistema, no final do mesmo é apresentado um resumo da conciliação. 11

12 6- Divergências possíveis Após processar todas as informações o sistema processará um para o operador indicando as divergências encontradas sendo as principais: 6.1- Arquivado e não protocolado Avulso Todos os documentos enviados para o arquivo deverão ser obrigatoriamente protocolados. Se o sistema detectar documentos avulsos, isto é, que deveriam estar protocolados mas foram enviados para o arquivo sem a devida anexação, será emitido no relatório uma mensagem na frente da número listado de ARQUIVADO E NÃO PROTOCOLADO. Para estes casos o sistema apenas acrescentará a baixa ao documento no arquivo. Qualquer movimentação deste documento dependerá de autorização do controle operacional da Jamef, principalmente no caso de agentes Protocolado e não arquivado Faltante Se um documento for protocolado e houver a retirada do mesmo do lote sem a devida correção no sistema ocorrerá a seguinte mensagem na frente do número não encontrado PROTOCOLADO E NÃO ARQUIVADO. Neste caso o documento será automaticamente bloqueado no sistema da Jamef até que haja a regularização do mesmo no arquivo. Todos os documentos relacionados tem que ser enviados ao arquivo obrigatoriamente. 12

13 7- Dúvidas freqüentes Como baixar CTRCs complementares: tem que ser analisado caso a caso. Pode incidir comissão ou não para o agente. Quando incidir deve ser enviado para o agente providenciar a baixa. Como baixar CTRCs substitutos: Deve ter o mesmo tratamento de uma entrega normal, ou seja, se o CTRC cancelado teve o destino ao agente, o substituto deve ser enviado ao mesmo a fim de colher assinatura e baixa-lo normalmente. Se o destino for Jamef, deve-se colher assinatura e baixalo como uma entrega normal. Note que a assinatura constatante em um CTRC cancelado não comprova a entrega. Como baixar CTRCs de reentrega: deve ser emitido com a filial de responsabilidade igual a emitente e baixa-lo na própria filial. Agentes: deve-se informar ao Controle Operacional o número do CTRC que gerou a reentrega, qual o agente deve ser pago e o número da reentrega. Colaboradores responsáveis: Wander L S Garcia Analista de Documentação - Jamef Fone: (31) wander@bhz.jamef.com.br Luciano Ferreti Analista de Sistemas - Jamef Fone: (31) luciano@bhz.jamef.com.br 13