João Telles Corrêa Filho Abril de 2011

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2 Durante o último mês de março foram publicados dois importantes artigos nas seções de economia / negócios dos jornais Folha de São Paulo e Estado de São Paulo. O primeiro fala sobre o aquecimento do mercado, do consequente crescimento das operações de fusões e aquisições empresariais e de seus reflexos sobre os negócios dos escritórios de advocacia. Isso é ótimo pois gera resultados para os escritórios, empregos para os advogados e riqueza para o País. Já o segundo apresenta dados e discussões sobre a crescente concorrência imposta por bancas internacionais que, além de contarem com as contas dos maiores grupos empresariais do mundo, são geridos a partir de princípios e práticas que lhes conferem produtividade, qualidade e rentabilidade bastante superiores à média dos escritórios brasileiros e isso já não é tão bom assim: representa uma ameaça. Porém, como toda ameaça constitui-se igualmente em oportunidade, julguei oportuno apresentar um tema que pode tornar-se em excelente alavanca para o desenvolvimento dos escritórios nacionais a gestão por processos. Espero com isso contribuir para a gestão de seu escritório e coloco-me a seu dispor para apresentar o tema pessoalmente. João Telles Corrêa Filho Abril de 2011

3 O são processos? Processos são atividades logicamente relacionadas que, usando recursos do negócio, produzem resultados reais, adicionando valor a cada etapa.* Processos cruzam... Vendas Execução Finanças..... fronteiras funcionais e organizacionais... Fornecedor externo... fronteiras na cadeia de suprimentos... Fornecedor interno... fronteiras hierárquicas... Conselho Cliente CR1 CR2 CR3 * Tsiane Poppe Araújo

4 O que é gestão por processos? Gerir por processos significa administrar recursos com uma visão integrada. Materiais Humanos Processos agregam valor para os clientes e para o escritório. Mercadológicos Financeiros Tecnológicos

5 O que é gestão por processos? Gerir por processos significa administrar recursos com uma visão integrada. Materiais Humanos Processos agregam valor para os clientes e para o escritório. Os processos criam e consomem, simultaneamente, recursos no interior das organizações. Mercadológicos Financeiros Tecnológicos

6 O que é gestão por processos? Gerir por processos significa administrar recursos com uma visão integrada. Materiais Mercadológicos Humanos Financeiros Processos agregam valor para os clientes e para o escritório. Os processos criam e consomem, simultaneamente, recursos no interior das organizações. A boa gestão por processos conduz ao crescimento da eficiência deste ciclo de criação-consumo. Tecnológicos

7 O que é gestão por processos? Isso significa que os processos são transversais percorrem horizontalmente a estrutura organizacional do escritório. PROCESSOS CONSELHO DE SÓCIOS ÁREAS OPERACIONAIS (JURÍDICAS) ÁREAS ADMINISTRATIVAS EMPRESAS PARCEIRAS

8 O que é gestão por processos? Portanto, gestão por processos significa garantir que todas as atividades sejam analisadas conforme seus reflexos em toda a organização. Assim, a estrutura de processos é uma visão dinâmica da forma pela qual a organização produz valor para si e para o cliente. A gestão por processos exige, antes de tudo, um mudança cultural.

9 Tombamento da gestão Tombar a gestão significa transformá-la de um modelo hierarquizado em um modelo por processos Conselho CR1 CR2 CR3 PROCESSOS Conselho de sócios Áreas operacionais (jurídicas) Áreas administrativas Empresas parceiras

10 Tombamento da gestão FASE I Empresa hierarquizada tradicional GESTÃO FUNCIONAL TRADICIONAL FASE II Empresa hierarquizada GESTÃO FUNCIONAL COM PROCESSOS EM SEGUNDO PLANO FASE III Empresa processual GESTÃO PROCESSUAL COM FUNCIONAL EM SEGUNDO PLANO FASE IV Empresa processual GESTÃO ORIENTADA A PROCESSOS

11 Por quê tombar a gestão? Para fazer com que o escritório esteja preparado para o novo ambiente: Estágio dos grandes escritórios mundiais CLASSE MUNDIAL EXCELENTE EFICIENTE BÁSICO DESCONTROLE Estágio da maior parte dos escritórios brasileiros

12 Implantando a gestão por processos As quatro etapas: PADRONIZAR OS PROCESSOS TRATAR AS ANOMALIAS CONTROLAR OS PROCESSOS Mapear as falhas Definir prioridades e agir sobre as falhas Melhorar os processos Definir objetivos e metas Controlar (KPI s) Auditar Criar padrões conforme as necessidades dos clientes (externos e internos) DEFINIR OS PROCESSOS Definir fluxos Compreender as inter-relações horizontais

13 Financeiro Estagiários Advogados Paralegal Sócio Implantando a gestão por processos 1. Mapear (definir) os processos. Ex: ação trabalhista NEGOCIAR CONTRATO CADASTRAR PASTA ELABORAR PEÇAS APONTAR HORAS ANALISAR PUBLICAÇÕES EFETUAR DILIGÊNCIAS APONTAR HORAS REGISTRAR PUBLICAÇÕES NÃO CADASTRAR CLIENTE FATURAR TRABALHO CONTROLAR RECEBIMENTO OK? 1

14 Implantando a gestão por processos 1. Mapear (definir) os processos. Usando as normas ISO. ISO Aspectos e Impactos dos processos ISO-9000 Processos Requisitos de Qualidade do Processo OHSAS Perigos e Danos dos processos SA-8000 Princípios Valores Conduta Ética

15 Implantando a gestão por processos 2. Padronizar os processos. Processos MANUAIS DO ESCRITÓRIO Atividades Atividades Atividades Atividades PROCEDIMENTOS DESCRIÇÃO DE FUNÇÃO MATRIZ DE HABILIDADES MAPA DE COMPETÊNCIAS Garantir que o escritório entregue SEMPRE com a mesma qualidade

16 Implantando a gestão por processos 3. Controlar os processos: Controles operacionais, táticos e estratégicos Sistema integrado

17 Implantando a gestão por processos 3. Controlar os processos: Controles operacionais, táticos e estratégicos Sistema integrado Usar as perspectivas do Balanced Scorecard Finanças Cliente Aprendizado Processos internos

18 Implantando a gestão por processos 3. Controlar os processos: Controles operacionais, táticos e estratégicos Sistema integrado Usar as perspectivas do Balanced Scorecard Finanças Cliente Aprendizado Processos internos Computar os custos do controle

19 Implantando a gestão por processos 3. Controlar os processos: Controles operacionais, táticos e estratégicos Sistema integrado Usar as perspectivas do Balanced Scorecard Finanças Cliente Aprendizado Processos internos Computar os custos do controle Computar os custos da FALTA DE CONTROLE

20 Implantando a gestão por processos 4. Tratar as anomalias e melhorar processos Possibilidades e origens Serviço executado fora das especificações (manuais, procedimentos) Reclamações ou perda de clientes

21 Implantando a gestão por processos 4. Tratar as anomalias e melhorar processos Ferramentas para medir as anomalias Histogramas Pareto Diagramas de causa-efeito, etc Pareto de reclamações de clientes

22 Implantando a gestão por processos 4. Tratar as anomalias e melhorar processos Ações Treinamento Eliminação de gargalos Atuação nos principais problemas do Pareto Pareto de reclamações de clientes

23 Implantando a gestão por processos 5. Funções dos novos Gerentes de Processos* Planejar os processos Determinar metas e expectativas Estabelecer planos e orçamentos Prover recursos Implementar processos Planos e recursos ENTRADAS Atualizar metas e planos PROCESSO EXECUTADO Controlar os processos Monitorar os processos Reforçar o sucesso Diagnosticar desvios Tomar ações corretivas FEEDBACK Métricas ( KPI s) RESULTADOS * Harmon, 2007

24 Principais benefícios da gestão por processos Identificação de pontos críticos Redução de desperdícios Eliminação de gargalos Atribuição de responsabilidades Monitoração de desempenho

25 Conclusão Administrar por processos significa cuidar para que todas as atividades desenvolvidas no escritório sejam realmente capazes de trazer retorno para a organização. Para que isso seja possível, alguns desafios terão que ser vencidos: Pessoas terão que ser treinadas e convencidas, Sistemas e documentos deverão ser modernizados, Estratégias terão que ser revistas. Todo este esforço deverá ser coordenado e patrocinado pelos sócios, sem o que as mudanças não ocorrerão e é importante que elas ocorram, pois a competição está se tornando mais e mais acirrada.

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