Módulo 7 Funcionamento de uma organização focada em estratégia, integração do BSC da organização com o BSC corporativo, como tornar a estratégia em

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Marcos Neto Cabral
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1 Módulo 7 Funcionamento de uma organização focada em estratégia, integração do BSC da organização com o BSC corporativo, como tornar a estratégia em um processo contínuo, análise das métricas, elaboração de planos de ação, exemplo de casos reais e exercícios

2 Alinhamento com a estratégia O processo do Balanced Scorecard permite a uma organização alinhar e focar todos os seus recursos na sua estratégia. Unidade de negócio Equipe Executiva Recursos Humanos ESTRATÉGIA Tecnologia da Informação Orçamento e Investimentos de Capital

3 Integração do BSC da organização com o BSC corporativo BSC Objetivos da Direção Objetivos dos Processos Objetivos Operacionais Unid. A Unid. B Unid. X Unid. Y Unid. Z

4 Conglomerado de empresas operando independentemente Não há um Balanced Scorecard da organização. Cada empresa em funcionamento desenvolve um Balanced Scorecard independente para sua estratégia e suas operações. FMC Produtos uímicos para Aplicação Produtos uímicos Industriais Máquinas e Equipamentos Sistemas de Defesa - Agrícolas - Alimentos - Farmacêuticos - Lítio - Álcalis - Peroxina - Fósforo - Energia - Máquinas de Alimentos - Transportes - Sistemas Terrestres - Armamentos A FMC Agricultural Products é uma importante empresa no segmento de defensivos agrícolas nacionais, focada em diversos segmentos como algodão, arroz, cana de açúcar, fumo, milho e soja. Oferecer produtos de qualidade através um leque de serviços capaz de auxiliar toda a cadeia produtiva, trabalhar com foco no desenvolvimento, contribuir para o fortalecimento da agricultura nacional e para o desenvolvimento socioeconômico do país de forma sustentável e equilibrada, têm se tornado mais do que um objetivo: é um compromisso da FMC.

5 Criando vínculos entre unidades de serviços compartilhados Unidade Estratégica de Negócios Unidade de Serviços Compartilhados 3 Scorecard dos Vínculos Definir os objetivos e parâmetros da UEN, os quais espera-se que a unidade de apoio ajude a atingir. Scorecard da Unidade de Serviços Compartilhados Uma Empresa dentro de uma Empresa 2 Finanças 1 Acordo de Serviços Clientes Missão Processos Internos Feedback da Satisfação do Cliente 4 Aprendizado As estratégias e Scorecards das unidades de serviços compartilhados também devem refletir os vínculos com seus clientes internos

6 O Balanced Scorecard descreve como a estratégia será executada Janelas do BSC Macro Objetivo Objetivo Indicador Meta Ações Finanças - Aumento no faturamento - Aumentar a receita com novos produtos - Aumento anual de faturamento - Percentual da receita proveniente de novos produtos +25% 30% Todas as ações indicadas abaixo Clientes - Produtos inovadores - Satisfazer as necessidades dos clientes utilizando recursos de ponta -Retenção de clientes - Participação no segmento de mercado 80% 40% - Processo de gestão de relacionamento - Programa de participação nos lucros Processos internos - Alto padrão de desenvolvimento interno de produtos - Acelerar o desenvolvimen to de novos produtos -Funcionalidade do produto - Tempo de comercialização nº 1 no setor 9 meses - Vínculo com Universidade - Reengenharia do ciclo de tempo de desenvolvimento Aprendizado - Força de trabalho estável e talentosa - Adquirir, desenvolver e preservar habilidades estratégicas - Disponibilidade de competências especializadas - Retenção de pessoalchave 90% 95% - Modelo de competências - Programa de novas contratações - Treinamento dos supervisores

7 Apresentação Gráfica Os dados de melhoria de desempenho (indicadores) podem ser apresentados tanto pela curva I quanto pelo histograma II I II Nível de desempenho (%) A curva representa as metas de melhoria, e os pontos são os dados de desempenho ocorridos Metas de melhoria 1 Dados de desempenho

8 Análise e Plano de Ação Cada medida de desempenho deve ser seguida por uma análise, e se necessário por um plano de ação. Tendência dos dados versus metas Causa-raiz Análises Planos de ação Pareto, Histograma, etc. 3.

9 O que é um plano de ação A organização deve: Formular e implementar um plano que identifique a ação de gestão apropriada, recursos, responsabilidades e prioridades para a gestão do negócio. O que é um plano? Plano é um documento que diz o que será feito, porque, como, quando, por quem e onde. Também conhecido em inglês como 5W1H: What O que Why Por que How Como When uando Who uem Where Onde

10 Modelo de plano de ação Resp. Documento/Aprovado PLANO DE AÇÃO No. FADM 004 Contr.-CHECADO Data - DATE Rev. Márcia Guerra Marcia Guerra 1/2/2007 N O que porque como quando quem onde 1 Prevenir acesso indevido de pessoas que não sejam funcionários as instalações da organização Existem áres de desenvolvimento de produto com informações confidenciais Todos os funcionários devem utilizar crachás com código de barras para terem acesso as instalações até 3/8/07 Celso na matriz e nas filiais

11 Princípio da organização orientada para a estratégia Torne a estratégia responsabilidade diária de todos Os processos de RH são essenciais para mover a estratégia de cima para baixo Processo de transposição de cima para baixo para compartilhar a estratégia e alinhar a força de trabalho. Empresa UEN * EDUCAÇÃO Processo de baixo para cima para internalizar e executar a estratégia * ALINHAMENTO DAS METAS PESSOAIS * SALÁRIOS EUILIBRADOS Força de trabalho focada na estratégia

12 A solução: tornar a estratégia um processo contínuo Circuito de Aprendizado Estratégico e Circuito de Controle Administrativo ESTRATÉGIA TESTAR, APRENDER E ADAPTAR ASSOCIAR ESTRATÉGIA E ORÇAMENTOS * Stretch targets¹ *Iniciativas estratégicas * Previsões sempre atualizadas Atualizar a estratégia BALANCED SCORECARD ORÇAMENTO Testar as hipóteses * Testar vínculos causais * Simulação dinâmica *Analítica de negócios *Estratégia emergente Fornecer verbas Prestar contas PARA FECHAR O CIRCUITO ESTRATÉGICO ¹ Stretch target: meta para extrair mais desempenho da empresa Entrada (Recursos) DESEMPENHO Iniciativos e Programas Saída (Resultados) * Feedback estratégico * Reunião da administração * Prestação de contas

13 Conclusão - uma organização focada na estratégia Sistema Gerencial Estratégico 5. Mobiliza a mudança por meio da liderança executiva 1. Traduz a estratégia em termos operacionais BSC Estratégia Mapas Estratégicos da organização 2. Alinhar a organização à estratégia Mapas Estratégicos dos processos Sistemas de Informação e Análise Aprendizado Estratégico 4. Converte a estratégia em processo contínuo 3. Transforma a estratégia em tarefa de todos Mapas Estratégicos pessoais

14 Exercício Imagine que você é dono de uma escola de inglês, que tem uma única unidade localizada em um bairro de classe média, e tem 20 professores atuando entre manhã, tarde e noite. Atualmente a escola possui 150 alunos. Você já recuperou seu investimento e está pensando em crescer. Para atingir esta visão você deve: 1) Escrever 3 possíveis valores 2) Escrever uma missão possível para a empresa 3) Escrever uma possível visão de futuro 4) Escrever 4 objetivos estratégicos, sendo um para cada janela do BSC: finanças, aprendizado, clientes, processos internos 5) Definir metas mensuráveis para cada um dos objetivos do item 4 6) Definir pelo menos uma ação possível de ser realizada para cada um dos 4 objetivos do item 4

15 Resposta do exercício 1) Escrever 3 possíveis valores: Comunicação Integração Profissionalismo Lucratividade Trabalho em equipe Etc 2) Escrever uma missão possível para a empresa: Nosso negócio é facilitar a comunicação e a integração entre as pessoas de diversos paises. Nós ensinamos idiomas promovendo o entendimento das diversas culturas e valores. 3) Escrever uma possível visão de futuro: Nós vamos ser a melhor equipe de ensino do país, sempre com resultados financeiros positivos.

16 Resposta do exercício 4) Escrever 4 objetivos estratégicos, sendo um para cada janela do BSC: finanças, aprendizado, clientes e processos internos: Finanças: aumentar o faturamento no próximo ano Aprendizado: melhorar a capacitação dos professores Clientes: promover a integração entre os estudantes Processos internos: implantar um software de gestão 5) Definir metas mensuráveis para cada um dos objetivos do item 4: Finanças: aumentar o faturamento no próximo ano meta: obter 30% de aumento no faturamento no próximo ano. Aprendizado: melhorar a capacitação dos professores meta: melhorar a capacitação de 25% dos professores no próximo ano. Clientes: promover a integração entre os estudantes meta: conseguir que 50% dos estudantes dos cursos 8, 9 e 10 se conheçam e se relacionem. Processos internos: melhorar a contabilidade meta: obter relatórios diários de fluxo de caixa.

17 Resposta do exercício 6) Definir pelo menos uma ação possível de ser realizada para cada um dos 4 objetivos do item 4: Finanças: aumentar o faturamento no próximo ano meta: obter 30% de aumento no faturamento no próximo ano ação: realizar anúncios da escola no canal de TV da região. Aprendizado: melhorar a capacitação dos nossos professores meta: melhorar a capacitação de 25% dos professores no próximo ano ação: enviar 1 professor a cada 3 meses para curso de 20 dias no exterior. Clientes: promover a integração entre os estudantes meta: conseguir que 50% dos estudantes dos cursos 8, 9 e 10 se conheçam e se relacionem ação: realizar reuniões de conversação de 1h, 3 vezes por semana. Processos internos: melhorar a contabilidade meta: obter relatórios diários de fluxo de caixa ação: adquirir e implantar um módulo de software para os processos financeiros até 20/06/08.

18 Fim do Módulo 7

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