UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA JÚLIO DE MESQUITA FILHO. Módulo Solicitante

Transcrição

1 Módulo Solicitante

2 Para efetuar uma solicitação de serviço, selecione a opção Nova Solicitação no menu. A tela de solicitação será exibida com as informações do solicitante e um formulário para a solicitação. O campo Unidade Universitária será exibido com a mesma unidade do solicitante, mas pode ser alterado para outra unidade do mesmo campus. No campo Departamento/Seção, apenas serão exibidos aqueles que possuem serviço cadastrado (sessão Início deste manual), caso apareça somente [--- Selecione ---], é porque não há nenhum serviço cadastrado para nenhum departamento/seção da unidade universitária selecionada ou os serviços cadastrados estão com nível de abrangência que não permite que seu usuário faça a solicitação(ex: serviço com nível de abrangência 'Unidade Universitária' só poderá ser solicitado por usuário da mesma unidade universitária do departamento/seção prestador de serviços. Sendo assim, selecione o departamento/seção para qual deseja-se fazer a solicitação, selecione o serviço desejado no campo Serviço e no campo Descrição da Solicitação, descreva os detalhes do serviço que foi selecionado. Por exemplo: Para o serviço Troca de Lâmpada, informe a localização, a quantidade, o tipo e um bom horário para atendimento. IMPORTANTE: Os campos Departamento/Seção, Serviço e Descrição da Solicitação são obrigatórios para qualquer tipo de solicitação. Enquanto o campo Arquivo anexo é opcional. Arquivo anexo, pode ser comparado a um anexo de . E dependendo do serviço selecionado, pode ser necessário enviar um arquivo para o departamento/seção prestador de serviços (documento justificando solicitação, imagem para alteração em site, documento para impressão/publicação, etc), isto poderá ser feito por aqui.

3 Para finalizar, salve a solicitação clicando no botão Salvar. Será gerada uma mensagem para o administrador do departamento/seção prestador de serviços e uma mensagem de confirmação de recebimento para o solicitante, contendo a descrição da solicitação e um número para o acompanhamento da mesma. Após realizar a solicitação, vem a fase de acompanhamento e para isto, clique na opção Minhas Solicitações no menu a esquerda da tela, serão listadas todas as solicitações do usuário. Note que o sistema informa a quantidade total de solicitações efetuadas (2 registros), e para cada uma delas, descreve o serviço solicitado, o número, a data e hora da solicitação, a prioridade de atendimento, o status atual e um campo de qualificação. É importante ressaltar que o número da solicitação é sequencial de acordo com o departamento/seção prestador de serviços. Neste exemplo acima, tenho duas solicitações, onde uma é número 01 para o STI da FC e a outra é número 12 para o STI da FEB. Para manter o padrão já exibido, continuaremos o acompanhamento a partir da solicitação 12/STI-FEB, pois esta foi feita com o serviço que cadastramos no início deste manual. Na tela de listagem das solicitações, clique sobre o serviço solicitado, será exibida a tela de acompanhamento, nela é possível ver todos os dados da solicitação, como a identificação do solicitante, o momento da solicitação, a descrição digitada pelo solicitante, uma estimativa de resposta do prestador de serviços, qual a prioridade definida para a solicitação e o status atual.

4 Para interação do solicitante, existe apenas duas opções nesta tela: registrar uma observação ou comentário e cancelar a solicitação. Para registrar o comentário, basta digitá-lo no campo Observações e clicar no botão Salvar, imediatamente após registrar o comentário, o sistema envia mensagem com dados da solicitação (número e status) e dados do comentário efetuado (identificação de quem comentou e o comentário digitado), esta mensagem será enviada ao solicitante com uma cópia para o atendente ou para o administrador do departamento/seção prestador de serviços quando ainda não houver atendente designado para a solicitação. Note que existe a opção de deixar o comentário privado aos servidores do mesmo departamento/seção de quem está fazendo o comentário, neste caso, o sistema apenas registrará o comentário e não enviará mensagens. Para cancelar a solicitação, clique no link de cor laranja com o texto Cancelar solicitação, o sistema vai alterar o status para CANCELADA, então o solicitante poderá digitar um comentário para o cancelamento e salvar as informações. Neste caso, a solicitação será cancelada e a partir deste momento o solicitante não poderá mais interagir com ela, apenas visualizar os registros gravados.

5 Na imagem a seguir, veremos a tela de acompanhamento após termos gravados alguns cometários, a ordem que os comentários são exibidos é cronológica inversa (do mais recente ao mais antigo) e os comentários privados exibem uma mensagem identificando a condição. No exemplo apresentado, através dos registros de andamento, podemos identificar que a solicitação estava aberta, foi encaminhada para um atendente, o administrador alterou o atendente, alterou a prioridade e a solicitação foi encaminhada para outro atendente, onde este atendeu e encerrou a solicitação. Para cada alteração no andamento, o solicitante pôde acompanhar e registrar novos comentários quando necessário. Agora, com o encerramento da solicitação, surge a possibilidade do solicitante qualificar o atendimento. Veja a listagem de solicitações, Minhas Solicitações, observe que existe o link Qualificar para a solicitação exemplo.

6 Clicando sobre o link Qualificar, o solicitante será encaminhado para a tela de qualificação onde poderá expressar sua opinião sobre o serviço prestado. Os quesitos que se referem ao profissional, são para avaliar o servidor que encerrou a solicitação e o quesito Tempo de Resposta refere-se ao departamento/seção prestador de serviços. É Importante ressaltar que esta qualificação não é obrigatória e que após efetuada, não poderá ser alterada. O solicitante deverá clicar sobre a qualificação que deseja atribuir para cada quesito do formulário, conforme for selecionando, a opção selecionada aparecerá ao lado direto, ao terminar de atribuir as qualificações aos quesitos, será calculada uma nota geral ( de 2 até 10) e a qualificação poderá ser salva. Note que há um campo Observações, nele o solicitante não é obrigado a digitar nada, mas poderá deixar seus comentários, sugestões, elogios e críticas.

7 Listando as solicitações, podemos visualizar a nota geral da qualificação e clicando sobre a nota, é possível visualizar os detalhes da qualificação. Com isso, encerramos o Módulo Solicitante, nele nós vimos como efetuar solicitações, como acompanhar as suas solicitações, como cancelar uma solicitação e a qualificação do atendimento.