TUTORIAL CADASTRO PROPRIO NO SYSPDV

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1 TUTORIAL CADASTRO PROPRIO NO SYSPDV 1

2 Tutorial Cadastro Próprio no Syspdv EQUIPE DE CAPACITAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO Documentação Operacional Edição: 002 (06/02/2014) Grupo Casa Magalhães Fortaleza, CE Rua Luisa Miranda Coelho, 800 Luciano Cavalcante Fone (85) Fax (85) SAC (85) São Paulo, SP Rua Cincinato Braga, 59, Cj. 5B1 Bela Vista PABX (11)

3 Índice Introdução... 4 Finalidade da Rotina... 4 Notas da Documentação... 4 Pré-requisitos... 5 Plano de Contas... 5 Passo a Passo... 7 Caminho para o Cadastro do Próprio... 7 Preenchimento da Aba Principal... 7 Preenchimento da Aba Plano de Contas... 8 Preenchimento da Aba Cupom Preenchimento da Aba Impostos Preenchimento da Aba Configurações [NFe/ ] Preenchimento da Aba Configuração NFCe

4 Introdução Objetivo deste material. O objetivo deste tutorial é apresentar os procedimentos necessários para o cadastro do próprio (Empresa) no SysPDV. Essa funcionalidade guarda os dados referentes à empresa como endereço, regimes fiscais, tabela de preço praticado, mensagens padrão impressas no cupom e configuração diversas. Finalidade da Rotina Com o cadastro do próprio (Empresa), o Syspdv consegue ter a referência que será utilizada como base de informações da Empresa sempre que assim for solicitado e necessário para algum processo comercial realizado pelo Syspdv. Além do mais, este cadastro é de extrema importância para atender exigências fiscais que envolvem toda a administração tributária, gerenciamento de contribuições, fiscalização, adequação da Empresa e conformidade com as normas governamentais. O cadastro do próprio ainda pode conter informações sobre entradas e saídas financeiras como juros, multas e descontos. Também pode conter informações sobre textos impressos em cupons fiscais, configurações para emissão de Notas Fiscais Eletrônicas, Endereço da Empresa, CNPJ, entre outras informações que podem ser obrigatórias ou não para os processos realizados através do Syspdv. Em outras palavras, o cadastro do próprio é o primeiro cadastro que deve ser preenchido. É a primeira prioridade. Neste cadastro é onde vamos deixar todas as informações cabíveis sobre a Empresa/Estabelecimento que está utilizando o Syspdv. Notas da Documentação Esta rotina foi testada e está em perfeito funcionamento na versão Portanto qualquer tentativa de reproduzir este passo a passo em versões diferentes a esta, podem estar sujeitas a não conformidade com os passos listados neste tutorial. Caso você encontre qualquer incompatibilidade nas instruções, erros textuais ou eventuais erros na rotina mesmo executando na versão adequada enviem-nos um explicando o ocorrido contendo no assunto do o texto: Erro em tutorial [Cadastro Próprio] para [email protected]. 4

5 Pré - requisitos Plano de Contas O Plano de Contas trata-se de um plano que irá definir todas as contas, sejam estas á crédito ou á débito, recebimento ou pagamento. Ele é utilizado sempre que acionamos o módulo financeiro para controle financeiro das importâncias em reais (R$) envolvidas em transações comerciais como vendas, compras, empréstimos, pagamentos, recebimentos, entre outros. O plano de contas pode ser cadastrado através do caminho: Financeiro>Plano de Contas; Ou pode ser importado em XML através do caminho: Utilitários>Interface>Importação>XML. A figura 1.1 mostra como é a janela para criação de um Plano de Contas: Figura 1.1: Cadastro de Plano de Contas. A figura 1.2 mostra como é a janela para importação de um Plano de Contas: Figura 1.2: Importação de XML Importação do Plano de Contas No cadastro do próprio, podemos definir como os juros, multas e descontos serão definidos e classificados em um plano de contas já cadastrado. Logo, podemos concluir que é um pré-requisito o cadastro de um Plano de Contas. 5

6 Obs.: Caso não seja de interesse da Empresa o controle financeiro através do Módulo Financeiro do SysPDV, podemos desabilitar o parâmetro 112 (Plano de Contas Habilita Movimentação). Com isso, podemos prosseguir com o cadastro do próprio sem configurar a aba Plano de Contas. Na figura 1.3 mostra como é a janela para configuração de Parâmetros do SysPDV Server referente à utilização do Plano de Contas: Figura 1.3: Parâmetros do SysPDV Server Configuração do Uso do Plano de Contas 6

7 Passo a Passo Caminho para o Cadastro do Próprio Após atender aos pré-requisitos anteriormente citados, podemos prosseguir então com a rotina para o cadastro do próprio através do seguinte caminho: Cadastro>Próprio. Vide figura 2.1 referente ao caminho a ser acessado: Figura 2.1: Caminho para Cadastro do Próprio. Preenchimento da Aba Principal Na aba Principal, vamos encontrar diversos campos que deverão ser preenchidos. Estes campos são referentes a informações do Próprio (Empresa). Abaixo a figura 2.2 mostra como é a janela de Cadastro do Próprio na Aba Principal: Figura 2.2: Cadastro Próprio Aba Principal 7

8 1. Aba Principal. Após clicar em Alterar, preencha os campos presentes na Janela conforme as seguintes descrições: 1.1. Loja: Digite o código da loja. Em geral, a loja 0001 é única ou a matriz Razão Social: Cadastre a razão social de sua loja Fantasia: Cadastre o nome fantasia, ou nome pelo qual o público conhece sua empresa Endereço: Digite o endereço completo de sua empresa IBGE(Código): Informe o código de IBGE conforme o Estado e Cidade escolhidos. Vide item País(Código): Informe o código do país (01058 = Brasil) Fone/Fax: Cadastre os contatos de telefone e fax da empresa. O número do telefone deve ser preenchido com 11 dígitos contendo o DDD+NÚMERO. Caso possua mais dígitos, exclua o 0(zero) do DDD Responsável/ Informe o nome do responsável e o dele ou de contato com a Empresa CNPJ/I.E./Inscrição Municipal: Informe o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, Inscrição Estadual e a Inscrição Municipal da sua Empresa Preço Praticado: O preço padrão de sua Empresa. Conforme a parametrização poderá ser praticado outro preço presente em outra tabela de preços. Sugestão padrão é deixar habilitada a opção Tabela IBGE (Código): 2.1. Clique na Lupa a frente do campo IBGE (Código) Escolha o Estado e a Cidade nos campos solicitados Clique em Ok-F9 ou aperte F9 para que o código de IBGE seja confirmado no campo da aba Principal. Abaixo a figura mostra como é a janela para localização do Código IBGE: Figura 2.2.1: Localização e Seleção do Código do IBGE. Preenchimento da Aba Plano de Contas Nota: Caso a Empresa tenha optado em não utilizar o Módulo Financeiro do Syspdv para controle financeiro e por decorrência tenha desabilitado o parâmetro 112 ao que refere-se a utilização do Plano de Contas, esta Aba, Plano de Contas, não será preenchida. Caso contrário prossiga com as proximas diretrizes. 8

9 No cadastro do Próprio, o Plano de Contas tem a finalidade de configurar o recebimento e o pagamento de multas, juros e descontos. Logo, por meio desta configuração, é possível verificar através de um relatório de balancete, os resultados do Plano de Contas. A figura 2.3 mostra como é a Aba Plano de Contas em Cadastro do Próprio. Figura 2.3: Cadastro Próprio Aba Plano de Contas 1. Para configurar o recebimento e pagamento de multas, juros e descontos conforme o Plano de Contas, devemos através da Aba Plano de Contas informar qual o Código Reduzido referente a informação do Plano de Contas correspondente. 2. Cada campo de Código deve ser Preenchido conforme a seguinte descrição: 2.1. Multas e juros de recebimento: Essa opção é para as empresas que irá cobrar juros e multas, nas vendas realizadas a prazo. Informe o plano de contas para alimentar os relatórios e resultados Multas e juros de Pagamento: Essa opção é para as empresas que paga juros e multas nas compras realizadas. Informe o plano de contas para alimentar os relatórios e resultados Descontos nos Recebimentos: Essa opção é para as empresas que concede descontos nas suas vendas a prazo. Informe o plano de contas para alimentar os relatórios e resultados Descontos nos Pagamentos: Essa opção é para as empresas que recebe descontos nos seus pagamentos realizados. Informe o plano de contas para alimentar os relatórios e resultados. Clicando nos campos a esquerda, podemos informar então o Código Reduzido correspondente a informação financeira presente no Plano de Contas. Siga os passos abaixo: 1. Clique no campo a esquerda para inserir o código. 2. Clique em Localizar-F2 ou aperte F2 no teclado para localizar a informação do Plano de Contas. 3. Selecione a informação financeira adequada para o campo desejado. 4. Clique em Ok-F9 ou aperte F9. Obs.: Repita o mesmo procedimento até preencher os 4 campos de códigos. 9

10 Figura 2.3.1: Localização e Seleção do Ítem em Plano de Contas Preenchimento da Aba Cupom A aba cupom já possui dados padrões cadastrados que ilustram a utilização dos campos no cupom. O campo mensagem pode ser alterado e inserida a informação que deseja ser impressa no rodapé do cupom fiscal. Nota: O cabeçalho do cupom fiscal não é alterado pelo Syspdv, portanto, o preenchimento deste campo não causará nenhuma alteração no cupom fiscal a ser impresso por uma ECF. Em outras palavras, o cabeçalho impresso no cupom fiscal é salvo e configurado na própria ECF, onde contém também informações sobre o Próprio(Empresa). Abaixo, a figura 2.4 mostra como é a Aba Cupom presente no Cadastro do Próprio: Figura 2.4: Cadastro Próprio Aba Cupom. 10

11 1. Cabeçalho: Correspondentes a três linhas do cupom. Essas informações já se encontram cadastradas na impressora Fiscal ECF da empresa, não sendo necessário inserir nenhuma informação nesse campo. Mensagem: Correspondentes a duas linhas do cupom. Podem ser inseridas mensagens de apreço ou slogan da empresa, para ser impressa no cupom fiscal. 2. Comprovante: Correspondentes a duas linhas do cupom. As mensagens inseridas serão impressas no cupom que indiquem dívida do cliente, como o parcelamento de compras. Preenchimento da Aba Impostos Na Aba Impostos, vamos adicionar informações pertinentes á gestão tributária. Todas as configurações obrigatórias e fiscais referentes á cobrança de impostos deverão ser adicionadas nesta aba. Tais configurações são Regimes Tributários, Alíquotas de ICMS, Código do Regime Tributário, entre outras. Portanto, é imprescindível contato de quem está configurando esta Aba com o responsável pela Gestão Tributária e Contabilidade da Empresa. Se possível, o preenchimento deve ser feito de maneira conjunta para que não haja falhas nessas configurações que acabem impactando negativamente as demais etapas de uma implantação. Figura 2.5: Cadastro Próprio Aba Impostos. 1. Na Aba Impostos do Cadastro do Próprio existem 2 áreas onde a primeira indicada na figura acima como o número 1 (um), é referente ao cadastro e configuração tributária e fiscal. Segue abaixo a descrição dos campos: 1.1. Regime Federal: Opção que deve ser marcado para indicar se o regime é Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional. Para efeito de tratamentos fiscais. Estas informações devem ser orientadas pela contabilidade Regime Estadual: Opção que deve ser marcado para indicar se o regime é Normal, Especial Subst. Tributária, Alíquota Efetiva ou Simples estadual. Para efeito de tratamentos fiscais. Estas informações devem ser orientadas pela contabilidade Agregado: Informe o percentual de agregação fornecido pela SEFAZ que incide sobre os produtos movimentados dentro do estado e entre estados. 11

12 1.4. Alíquota ICMS: Alíquota de débito: Deve preencher com informação pertencente à alíquota para fins de cálculo da substituição tributária. Super Simples: Deve preencher com a alíquota para permissão do crédito na emissão de nota fiscal para empresas que utilizam o crédito de ICMS Decreto: Campo referente ao Decreto Nº que diz respeito á atividade de Material de Construção. Este decreto está vigente no Estado do Ceará Referente a Impostos Federais: PIS/COFINS Alíquotas Específicas: Marque essa opção para exportação fiscal do sistema Fortes AC. Vlr Subs compõe base PIS/COFINS: Marque essa opção para o valor da substituição possa compor a base do PIS/COFINS de notas de entradas e para geração dos arquivos fiscais 1.7. Cst. Alíq. Efet.: Informe o CST referente a Alíquota Efetiva CRT: Informe o Código do Regime Tributário: Simples Nacional, Simples Nacional (Excesso de Sublimite) ou Regime Normal Alíquota ICMS: Alíquota de débito: Deve preencher com informação pertencente à alíquota para fins de cálculo da substituição tributária. Super Simples: Deve preencher com a alíquota para permissão do crédito na emissão de nota fiscal para empresas que utilizam o crédito de ICMS. 2. Histórico de Regimes: Em Histórico de Regimes ficarão todos os Regimes que a empresa já optou. Estes Regimes ficarão registrados e divididos por ano onde cada ano. Caso haja mudanças de Regime Federal e Estadual da empresa, estas mudanças serão informadas neste campo e também estarão disponíveis para exportação em arquivos fiscais. Preenchimento da Aba Configurações [NFe/ ] Na Aba Configurações [NFe/ ], vamos configurar o SysPDV para emissão e envio de Notas Fiscais Eletrônicas. A configuração desta Aba é imprescindível quando vamos trabalhar com emissão de Notas Fiscais. Nota: Apenas quando configuramos o campo Data de início do uso da NFE é que o Sistema SysPDV entende que vamos trabalhar com emissão de Notas Fiscais Eletrônicas. Caso não haja esta configuração ele ainda continuará operando apenas com a emissão de Notas Fiscais através de Formulários. Figura 2.6: Cadastro Próprio Configurações [NFe/ ] 12

13 1. Informações referentes ao Envio de NFe: 1.1. Suframa: Digite o código da loja. Em geral loja 0001 é única ou a matriz Data de Início do uso da NFE: Campo para ser informada a data do inicio da nota fiscal eletrônica Natureza da Operação: Informe a natureza da operação, para imprimir NFSe. Busque informações com seu contador antes de realizar o cadastro Regime Esp. Tributário: Informe o regime especial de tributação, para imprimir NFSe. Busque informações com seu contador antes de realizar o cadastro Responsável pelo envio da NFE: Após a configuração do parâmetro 216 será mostrado nesta tela o responsável pela emissão da NFE. 2. Impressão de uma observação na Nota: Linhas 1 e 2 são espaços destinados para digitação de uma observação que será impressa na nota fiscal de saída. 3. Configurações de para envio de NFE: 3.1. Host (Servidor de SMPT): Informar o servidor de smtp para envio de Porta: Informar a porta do servidor de SMPT Login: Informar o login do usuário do Senha: Informar a senha do usuário do Botão Testar Conexão: Usado para testar a comunicação. Preenchimento da Aba Configuração NFCe Na Aba Configuração NFCe, vamos configurar o SysPDV para geração de Notas Fiscais do Consumidor Eletrônicas. A configuração desta Aba é de extrema importância para que seja possível gerar e emitir Notas Fiscais do Consumidor Eletrônicas. Figura 2.7: Cadastro Próprio Configuração NFCe. 13

14 1. Configurações: Estas configurações são pertinentes a emissão de Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica CFOP: Informe o CFOP que será incluído na Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica Fuso Horário: Informe o fuso horário para emissão da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica. 2. Código de Segurança Alfanumérico (Token): Esta configurações são pertinentes ao Token utilizado para emissão de Notas Fiscais do Consumidor Eletrônica Id Token: Informe o ID de identificação do Token a ser utilizado Número do Token: Informe o número do Token a ser utilizado. 14

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