MANUAL SPED(EFD) PIS-COFINS

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1 MANUAL SPED(EFD) PIS-COFINS O que é SPED? É um arquivo de texto que detalha todas as movimentações fiscais da empresa em um determinado período, listando todas as operações de compra (Notas de compra) e venda (Nota de venda e Cupom fiscal), resultando no quanto à empresa deve de imposto ao governo. O arquivo segue um formato (leiaute) estabelecido pelo governo, definido em lei e publicado no manual, acesse o guia prático em: O projeto SPED é dividido em vários arquivos. O que estamos vendo neste manual é referente ao EFD (Escrituração Fiscal Digital), que é a substituição dos livros fiscais, e em específico o que esta sendo cobrado pelo governo é referente aos impostos PIS e COFINS, então ficou estabelecido a obrigatoriedade de entrega do arquivo SPED-EFD-PIS-COFINS para as empresas com regime de tributação LUCRO REAL e LUCRO PRESUMIDO. ESQUEMA DIFERENÇA ENTRE LUCRO REAL X LUCRO PRESUMIDO

2 1. Funcionamento do LUCRO REAL Lucro real aproveita-se a entrada, descontando-a da Saída, como o próprio nome diz, Comprei por 100,00 e vendi por 150,00, meu lucro é de 50,00. Vamos aos impostos desta operação acima, se comprei 100,00 a 18% de imposto, o fornecedor que me vendeu pagou 18,00 de imposto, e se vendi a 150,00 a 18% de imposto eu devo 27,00, ok, porém estaremos pagando imposto repetido sobre os primeiros 100,00, concorda? sendo que nosso lucro real foi somente 50,00, então a contabilidade foi resolvida criando o crédito do imposto recolhido na compra (os 18,00), subtraindo do que eu deveria contribuir (27,00), sobra-se então 9,00 a recolher. A essa prática de não recolher o imposto duas vezes sobre o mesmo valor, denominase NÃO-CUMULATIVO, ou seja, não se acumula o imposto sobre o que já foi pago de imposto. E tudo isso tem que ser demonstrado ao governo pelo arquivo SPED, qual Nota Fiscal lhe gerou o crédito(+) e qual Nota gerou a contribuição(-) de cada tipo de imposto: ICMS, IPI, PIS e COFINS. 2. Funcionamento do Lucro Presumido Conforme o próprio nome diz, Não é um lucro real, é um lucro achado, ou deduzido, no entanto se vendemos um produto por 150,00 o governo acha que tivemos 70,00 de lucro, isso influencia na geração do arquivo SPED, pelo fato de NÃO se APROVEITAR dos CRÉDITOS(+) das entrada de compra. Conclui-se que este esquema é CUMULATIVO, ou seja, o fornecedor paga o imposto de 18,00 sobre o produto de 100,00 e nos pagaremos 27,00 sobre nossas vendas de 150,00, ou seja, foi recolhido o imposto dos 100,00 nas duas operações, imagina quando este produto sai da fabrica, vai pro distribuidor, vai pro atacadista e só depois for pro lojista vender para o cliente final, para reduzir esta diferença o governo deu um desconto na alíquota do imposto, um exemplo: quem é lucro real paga uma alíquota de PIS de 1,65%, e quem é lucro presumido paga no mesmo imposto apenas 0,65%. PRODUTO ISENTO, MONOFÁSICO E ALIQ. ZERO Temos também aqueles produtos que não geram créditos e/ou débitos de impostos, que são alguns produtos isentados de impostos pelo governo, ou que o governo instituiu que a alíquota de imposto baixasse para 0 (zero), mesmo assim as notas que constam esses produtos devem estar no arquivo SPED, com seus respectivos código de CST (Código de Situação Tributária). Temos também os produtos Monofásicos (que é a mesma coisa de Substituição tributária), na qual o fabricante paga o imposto total de todas as operações com o produto até o consumidor final, ou seja, ele é tributado em uma fase (Monofásico) e o fabricante Substitui quem deveria tributar e recolher o imposto (Substituto tributário), que também não geram créditos e contribuições de impostos, porém devem aparecer no arquivo SPED.

3 Temos situações complexas que um determinado produto não aproveita o crédito, mais paga a contribuição na saída, temos também produto que não tem crédito e não tem contribuição quando vende-se para outra pessoa jurídica(cnpj), e paga o imposto quando vende-se para pessoa física (CPF). INICIANDO O USO DO SISTEMA CORRIGINDO TABELA DE IMPOSTO E CADASTROS Entre no cadastro do produto (Botão 1), localize e abra o cadastro do produto (Botão 2), entre na guia NFe (Botão 3), confira e se necessário corrija o NCM (Campo 4), Cadastre a tabela de imposto de Nota de Aquisição (Compra) e a tabela de imposto para as vendas em Cupom Fiscal (ECF) pelo Botão 5 e confira com seu contador se a tabela de imposto utilizada na NFe de venda (Botão 6) esta adequada para geração das contribuições de todos os impostos (Não apenas do PIS e COFINS). TELAS DE IMPOSTOS

4 A CFOP e CST da nota de aquisição devem ser informadas com enfoque na empresa, ou seja, você recebe a nota do seu fornecedor com a CFOP de saída dele 5.100, porém esta nota deve entrar na empresa com e a CST de Entrada com ou sem crédito. A CFOP informada na nota de aquisição será utilizada ao importar a NFe para evitar a digitação manual. NOTAS FISCAIS DE AQUISIÇÃO (COMPRA/ENTRADA) A Nota Fiscal deve ser digitada ou importada para o Soften SIEM, mas NÃO com os dados de impostos emitidos pelo fornecedor (que consta na nota recebida), mas SIM com as CST e impostos de aproveitamento ou não do crédito (que deve ser informado pelo contador). Entre na tela das Notas fiscais de compra pelo Botão 1, você terá duas opções Botão 2 para digitação manual e o Botão 3 para importação do XML da NF-e recebida. Importe o XML

5 Clique no Botão 1 para Escolha o Arquivo XML e Botão 2 para importar a nota, será dado uma mensagem de conclusão. Volte à tela de consulta de nota de entrada, e abra a nota. MUITO IMPORTANTE: Clique no Botão 1 para atualizar os produtos da nota de compra com a tabela de imposto de entrada preenchida no cadastro de cada produto. Este procedimento deve ser feito depois, inclusive pode ser importado uma NFe com produto não cadastrados, e após a importação o usuário deve entrar no cadastro dos produtos novos, atualizar a tabela de imposto de entrada, voltar a abrir a nota de entrada e clicar no botão 1 para calcular todos os créditos de todos os impostos desta nota. NOTA FISCAL DE VENDA

6 Faça a Nota fiscal de Saída, para mais informações consulte o manual da NFe. CUPOM FISCAL DE VENDA Importe as vendas feitas no ECF, essas vendas são inseridas como pedido de venda. Atenção: As vendas do ECF são sempre flexíveis e relacionadas à tabela de imposto dos produtos, se for alterada a tabela, será automaticamente alterado para todas as vendas de ECF em todos os períodos. CONFERÊNCIA PARA GERAÇÃO DO SPED Neste ponto veremos a tela de conferência e apuração do SPED, onde veremos por período, no qual queremos gerar o arquivo, todas as notas de entradas e contas de energia que dão direito a crédito e todas as notas de saída e cupons fiscais que geram contribuição e que estarão presentes no arquivo SPED. Entre pelo menu em Operações > Faturamento > Arquivo SPED. Informe o Período (Campo 1) para qual deseja gerar o arquivo e conferir os lançamentos. Lembre-se, a data deve ser do primeiro ao último dia de um mês. Verifique todos os documentos de entrada AQ = notas de aquisição e EN= notas de energia, e todos os documento de saída NF = notas de saída e CF = cupons fiscais, dando dois

7 cliques na linha do documento (Item 2) em questão, você entrará para visualização dos itens desta nota com a possibilidade de alteração do valor, CFOP e tabelas de impostos. ALTERAÇÃO DO ITEM Corrija a CFOP e CST conforme necessitar, observe que se informar uma CST isenta, monofásica ou alíquota zero, de crédito ou contribuição, não informe o valor do imposto, senão será retornado erro no PVA (Programa de validação do arquivo SPED).

8 Vamos ver alguns detalhes adicionais antes de gerar o arquivo SPED. A seguir, vamos ao item 3 da tela principal: Dados da empresa Nesta tela vamos configurar os dados da empresa e do contador. No campo Contribuição apurada, temos a opção de Contribuição por Alíquota Básica (PIS: 1,65% ou 0,65% e COFINS de 7,6%) e Alíquota Específica, que devem ser consultadas nas tabelas disponíveis no site do SPED. Lembrando que todas as alíquotas, CFOP e CST devem ser preenchidas conforme orientação do contador da empresa declarante. Aquisição de Energia/Água Entre nesta tela para cadastrar as contas de energia e água canalizada que geram direito de crédito a empresa.

9 ECF e Reduções Z. Estes registros de Redução Z são obrigatórios para preenchimento, e como o sistema de frente de caixa não guarda essa informação como COO e GT de cada redução Z, deve-se gerar por um programa da própria fabricante da ECF, para ser importado no Soften SIEM. Pelo Botão 1 importe o arquivo SPED gerado através do software da ECF, específico para este fim, após a importação, selecione no campo 2 a série da ECF a ser analisada, e confira dia a dia o total de venda do dia no ECF e o total de venda importado para o SIEM (pedido de venda), no qual será calculado os impostos. Veja o detalhe na tela de conferência, que pode ser visto produto por produto de cada cupom e seus respectivos impostos.

10 GERANDO O ARQUIVO E VALIDANDO PELO APLICATIVO PVA-PIS-COFINS Baixe o aplicativo PVA-PIS_COFINS pelo site do SPED (como informado no inicio) e instale-o, é necessário Java Run-time instalada no computador. GERAR ARQUIVO NO SOFTEN SIEM Na tela de conferencia do SPED, após conferir os totais de Crédito e Contribuição de cada imposto clique em Gerar arquivo EFD (Botão 1), preencha o período na tela que abrir e clique em Gerar arquivo EFD (Botão 2). Um arquivo é gerado no diretório C:\SPED\.

11 Abra o aplicativo PVA-PIS-COFINS Clique no botão 1 para escolher o arquivo e clique no botão 2 após ter-lo selecionado. O processo se iniciará, caso já tenha sido importado em algum outro momento o sistema fará a pergunta se deseja excluir a escrituração e prosseguir, clique em SIM. Se nenhum erro estrutural ocorrer o próximo passo é se deseja fazer a validação do conteúdo, clique em sim para o PVA analisar se as tabelas de clientes, fornecedores, produtos estão corretas e se são vinculados às notas de entradas e saídas, e se as mesmas estão informadas com CFOP e CST corretamente com seus respectivos impostos. Se o arquivo tiver algum erro de informação será apresentado uma mensagem de erro e logo após um relatório com os erros.

12 Corrija os erros no Soften SIEM e volte a gerar o arquivo e re-importar no PVA. Após corrigir os erros vamos gerar os registros de apuração, dentro do PVA. Clique no Botão 1 para criar o Bloco M de apuração na escrituração, leia a mensagem e clique em SIM (Botão 2). Na próxima etapa vamos complementar algumas informações, clique na guia Escrituração (Botão 1), e abra a guia Apuração PIS (Passo 2), e deve ser repetido na Apuração COFINS, clique nas receitas isentas (Passo 3), escolha cada linha (Passo 4) para preencher o detalhamento da receita, clique no Botão 5 e preencha a tela com o mesmo valor da CST selecionada, conforme figura, clique no Botão 6 para finalizar, realize a mesma rotina para cada CST da apuração de PIS e repita o mesmo procedimento para a apuração do COFINS.

13 Para finalizar clique no botão para validar novamente, e se não houver erro gere o arquivo para entrega, assinando e imprima o recibo de envio.

14 OPERAÇÕES AVANÇADAS No menu Configurações > SPED > 1 Corrigir cupons fiscais Esta opção percorre todos os pedidos de venda e corrige-os como necessita para a geração do SPED-EFD. (É importante) 2 Atualizar tabela de imposto de todas as notas de entrada Esta opção preenche os impostos de todas as notas de aquisição, de uma só vez, após preenchimento ou correção da tabela de imposto de aquisição de cada produto. 3 Repetir tabela de imposto SPED do produto 1 para todos os produtos Esta opção é útil quando todos ou a maioria dos produtos compartilham a mesma configuração da tabela de imposto de aquisição e de imposto do cupom fiscal de venda, ele preenche a tabela de imposto de todos os produtos igual ao produto de código 1.