Técnicas de Negociação

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1 Sessão n.º7 7/Dez/06 Técnicas de Negociação Um processo de negociação bem conduzido não faz somente um vencedor, mas gera condições de satisfazer todas as pessoas envolvidas com os resultados atingidos Kassem Sayed 1

2 Introdução Hoje, negociação é encarada como uma arte, que, neste caso, é entendida como aquilo que se aprende e se aprimora na prática, sendo formada por três elementos: a criatividade, a sensibilidade e a intuição. Os melhores negociadores actuam procurando fazer muitas perguntas, ouvindo cuidadosamente, concentrando-se no que desejam, mantendo-se sintonizados no processo e tentando descobrir o que a outra parte envolvida no processo pretende conseguir. Negociar é um processo de comunicação, que envolve uma ou mais partes com interesses comuns e/ou antagónicos, que se sentam para confrontar e discutir propostas explicitas com o objectivo de alcançar um acordo. Assim, por ser concebida como um processo, é fundamental em qualquer negociação definir os objectivos que queremos ver discutidos e, principalmente, saber recolher a informação para a elaboração de uma adequada planificação e condução da própria negociação. Em qualquer negociação deveremos considerar algumas questões: o Identificar os aspectos em comum para ambas as partes; o Perceber os múltiplos interesses que estão envolvidos; o Processo direccionado para as soluções e não para os problemas; o Identificar benefícios para ambas as partes. 2

3 Etapas do processo de negociação O processo de negociação exige algumas etapas que devem ser considerar, contudo não as devemos entender como algo rígido. Em alguns casos, pode-se suprimir uma ou outra. O importante é ter sempre presente que elas nos ajudam na sistematização do processo de negociação. 1. Definir objectivos claros O primeiro passo no planeamento de cada negociação é determinar os objectivos. O que pretende obter? Geralmente, há vários objectivos em discussão. É importante organiza-los por ordem de prioridade e determinar quais são os negociáveis e quais não entram sequer em discussão. Pode dividir os seus objectivos por categorias: Objectivos ideais Objectivos realistas Prioridades que quer atingir, no mínimo 2. Preparação Para negociar com êxito é preciso estar preparado. Depois de definidas as metas da negociação é, igualmente importante, definir a relação a ser estabelecida após a negociação, supor os interesses e objectivos do outro; 3

4 recolher informação que fundamente a nossa posição na reunião, prever possíveis impasses, como evitá-los e superá-los. 3. Abertura Durante a negociação é extremamente importante criar-se um ambiente favorável ao entendimento desde o início, reduzindo eventuais tensões, procurando-se um consenso. 4. Exploração Muitas vezes iniciamos uma negociação nesta etapa, esquecendo-nos das anteriores. Isto poderá ser um erro, pois o desenvolvimento será mais fácil se precedido da etapa de planeamento. Nesta etapa deveremos explorar e compreender variáveis envolvidas, clarificar pontos obscuros, pesquisar e criar alternativas de ganho mútuo. 5. Acordo Este momento requer muita sensibilidade. Devem-se evitar a impaciência e a precipitação. Deveremos ainda ter em consideração: Resumir o que ficou combinado; Recapitular os benefícios mútuos; Verificar se não há mal-entendidos e/ou resistências; Formalizar, se necessário, o compromisso; Registar o que ficou acordado; Combinar (se houver) os próximos passos e definir o cronograma. 4

5 6. Avaliação Já concluída a negociação e distante do outro negociador, pode ser interessante verificar o saldo da negociação, os seus pontos positivos e negativos. Reflectir sobre o que se passou é bom para não se cometer futuramente os mesmos erros. O Negociador Entre as habilidades e características exigidas no processo de negociação, destacamos: o Distanciamento emocional; o Saber ouvir sabiamente esta prática permite obter muitas respostas e identificar os interesses envolvidos na negociação, facilitando a decisão; o Utilizar comunicação de forma clara e correcta; o Movimento corporal e gestual no processo de persuasão; o Ser respeitoso, integro, justo, responsável, digno de confiança, ter senso de humor e autodisciplina; o Ser paciente, flexível, saber lidar com as diferenças; o Procurar o contínuo aperfeiçoamento; Em qualquer processo de negociação existem alguns erros que podemos evitar e que constantemente cometemos. Entre os mais comuns, está aquele que mais compromete o sucesso da negociação: a falta de planeamento. Outros erros podem ser: o Negociar com as pessoas erradas ; o Insistir numa posição; 5

6 o Perder o controlo da negociação; o Sentir-se impotente perante os argumentos apresentados pela outra parte; o Afastar-se das metas e limites estabelecidos; o Pensar na resposta certa no dia seguinte ; o Culpar-se pelos erros dos outros; o Prender-se a detalhes e esquecer o todo; o Evitar o conflito, em vez de o administrar; o Não cumprir prazos ou promessas perdendo, com isso, credibilidade; o Ignorar as diferenças desrespeitando a lógica do outro negociador; o Assumir, com frequência uma postura defensiva; o Falar mais do que ouvir; o Não se colocar na posição do outro; o Utilizar termos técnicos ou linguagem inacessível à outra parte; o Não dar a importância devida aos resultados da negociação 6

7 Algumas Dicas práticas para uma negociação O que se deve fazer Escute com atenção Deixe espaço suficiente para manobra nas propostas O que não se deve fazer Não faça demasiadas concessões no início das negociações. Não faça ofertas inicias demasiado radicais e deixe espaço para adaptações e concessões Se não concordar completamente com o compromisso proposto, não hesite em recusá-lo Faça propostas com condições: se você fizer isto, eu faço aquilo Tente descobrir qual é a posição da outra parte: O que achava se Nunca diga nunca. Não responda imediatamente (mesmo antes da outra parte terminar) com sim ou não. Não ridicularize a outra parte Seja flexível de forma a adaptar-se à situação e às reacções do seu adversário. Lembre-se de que a flexibilidade não é sinal de insegurança ou fraqueza mas de estar alerta e compreender a questão. Se durante as negociações, se dizem coisas off the record, mantenha-se off the record. Trabalhe com uma agenda para tornar a reunião mais eficiente. Não comece a falar se não tiver algo de relevante para dizer. Não interrompa a outra parte. Deixe-a acabar primeiro antes de começar a falar. Nunca faça reuniões com mais de 2 horas sem intervalo 7

8 Estilos de Negociação Estilos Persuasão Conceitos Levar os outros a aceitar a sua ideia Comportamentos Típicos Fazer propostas e sugestões; Argumentar, raciocinar e justificar Comportamentos Extremos Dispersão: propostas apresentadas e não defendidas; argumentos incapazes de levar a propostas tangíveis Afirmação Impor e julgar o outro Fazer conhecer exigências e normas Expor o seu ponto de vista e os seus objectivos Avaliar os outros Tirania: excesso de pressão sem manifestação clara de expectativas; uso indiscriminado do poder de posição Punir, recompensar e conceder Ligação Compreender o quadro de referência do outro Encorajar a participação do outro Procurar pontos de acordo Escutar com empatia Indecisão: apoiar ou escutar o outro com um fim em si mesmo; reformulações constantes de propostas; Atracção Abrir-se ao outro procurando envolvê-lo Influenciar o outro com o seu próprio comportamento Falsidade: Reconhecer falhas e dúvidas inexistentes, uso 8

9 Seduzir, motivar o outro, elevar a moral excessivo do poder pessoal Partilhar informações Reconhecer os próprios erros 9