Começo por apresentar uma breve definição para projecto e para gestão de projectos respectivamente.

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1 The role of Project management in achieving Project success Ao longo da desta reflexão vou abordar os seguintes tema: Definir projectos, gestão de projectos e distingui-los. Os objectivos da gestão de projectos. A importância do planeamento para o sucesso da gestão de projectos. O controlo do tempo, custos e qualidade em gestão de projectos. Começo por apresentar uma breve definição para projecto e para gestão de projectos respectivamente. No que diz respeito ao projecto, podemos dizer que, é considerado um projecto, quando temos a ambição de realizar um objectivo específico, que envolve uma série de actividades e tarefas que consomem recursos. O projecto tem a particularidade de ter especificações definidas, tem que ser concluído no prazo definido, com datas de inicio e fim bem definidas, custos bem definidos e que satisfaça os requisitos de qualidade. Por sua vez a gestão de projectos, pode ser definida como o processo de controlar a realização dos objectivos do projecto. Para tal as organizações devem servir-se das suas estruturas e dos seus recursos. A gestão de projectos visa gerir o projecto através da aplicação de um conjunto de ferramentas e técnicas, sem por em causa nem prejudicar a operação rotineira da empresa. A função de gestão de projectos leva a que seja criado um grupo de trabalho, sejam disponibilizados e aplicados os recursos necessários, seja acompanhada e planeada a execução do projecto. Durante o acompanhamento e evolução dos trabalhos pode ser necessário ajustar os possíveis desvios do plano, tarefa que também esta a cargo da equipa que gere o projecto. Assim sendo vemos que a gestão de projectos é uma ferramenta eficiente lidar com novas ou actividades complexas. Por um lado temos o projecto em que as atenções estão voltadas para a definição e selecção de uma tarefa que será de benefício global para a empresa e por outro temos a gestão de projectos que está orientada para a gestão e controlo do próprio processo. A gestão de projectos esta preocupada com o cumprimento dos prazos, com o cumprimento de um orçamento de despesas, padrões de qualidade e desempenho adequado.

2 Como podemos ver no esquema apresentado abaixo, enquanto a gestão de projectos é uma abordagem a curto prazo, o próprio projecto é visto a longo prazo. A gestão do projecto dá-se até ao comprimento do projecto e o projecto permanece. Gestão do projecto Curto prazo Cumprimento do projecto Projecto Longo prazo Desadequação do projecto Ao longo do tempo tem sido demonstrado que a gestão do projecto e o sucesso do projecto não são directamente relacionados. Os objectivos de ambos, gestão e projecto são diferentes e o controlo do tempo, custo e progresso, que muitas vezes são os objectivos de gestão do projectos, não deve ser confundido com medir o sucesso do projecto. Pode acontecer que a gestão do projecto tenha resultado num fracasso, quer seja em parte ou como um todo e o processo venha a ser bem sucedido. O mesmo se passa ou contrário, em que a gestão de processos cumpriu todos os requisitos e a longo prazo o projecto fracasso e desadequou-se dos objectivos ou objectivos para que foi idealizado. Sabemos que são vários os factores que afectam o sucesso do projecto, são as pessoas envolvidas, as orientações de cada elemento envolvido e a relação entre eles. Vemos que o projecto está preocupado com a definição e selecção de uma tarefa que será de benefício global para a empresa e esses benefícios podem ser de vária ordem, quer sejam financeiros, técnicos, etc. Em contraposição a gestão de projectos esta orientada para o planeamento e controla da execução do projecto.

3 Gestão de projectos Projecto Planeamento Controlo Projecto de sucesso ou fracasso A definição de um projecto tem sugerido que há uma orientação no sentido de atingir metas a longo prazo e os factores que afectam a capacidade de atingir essas metas podem ser diferenciados e são apresentados de seguida esquematicamente.

4 Objectivos Conflitos Administração do projecto Lucro Terceiros envolvidos no projecto Eficiencia Relações com clientes Politica Recursos Humanos Acordos legais Contratante Para que um projecto obtenha o sucesso desejado este depende de: Um objectivo realista; Concorrência; Satisfação do cliente; Objectivo definido; Lucro gerado; Terceiros envolvidos;

5 Disponibilidade do mercado; Processo de execução; Valor percebido do projecto. Podemos dizer que a gestão do projecto é apenas um subconjunto de um contexto mais amplo que é o PROJECTO. A gestão do projecto vai desempenhar um papel importantíssimo no sucesso do projecto contudo esta gestão pode ser afectada por diversos factores fora do controlo directo do gerente do projecto. Projecto de gestão de sucesso ou fracassado A definição da gestão do projecto sugere um período mais curto e mais contexto específico para o sucesso. Os resultados de sucesso de gestão de projectos são muitos e incluem diversos indicadores para ser garantido o sucesso. São eles: Cumprimento do cronograma do projecto Padrões de qualidade adequados Cumprimento dos objectivos do projecto Por outro lado temos os factores que podem levar o projecto ao fracasso, são eles: Objectivos do projecto mal definidos Pessoa errada como gerente de projecto Tarefas mal definidas Falta de técnicas de gestão do projecto Datas mal definidas Falta de compromisso do projecto Todos estes factores sugerem que para que o projecto seja bem sucedido este deve garantir: Planeamento rigoroso Compromisso em concluir o projecto Nomeação cuidadosa de um gerente à altura Fluxos de informação correcta e adequada Adequação às mudanças

6 Adequar o projecto com objectivos pessoais dos trabalhadores Identificar erros e corrigi-los prontamente Um projecto pode ainda ser bem sucedido apesar das falhas de gestão do projecto, pois reúne os maiores objectivos a longo prazo. A gestão de projectos esta concluída e o projecto contínua e a longo prazo pode atingir-se o sucesso. Sabemos que a gestão do projecto é importantíssima e que é importante estudar as razões de fracasso na gestão do projecto para que posteriormente se venham a cometer os mesmos erros em acções futuras. Como ferramentas disponíveis para o gerente alcançar o sucesso temos: Divisão de trabalho e tarefas Divulgar a informação dos clientes e planos do projecto É importante que se faça uma distinção entre o sucesso do projecto e o sucesso da gestão do projecto, tendo em conta que boa gestão do projecto pode contribuir para o sucesso do projecto, mas é improvável que seja capaz de evitar o fracasso. É importante salientar também que um projecto pode ser um sucesso, apesar de um fraco desempenho da gestão de projectos. As técnicas aplicadas pela equipa que gere o projecto podem ajudar a garantir uma implementação bem sucedida, mas se o projecto é fundamentalmente errado desde o início será improvável que as técnicas o possam salvar. As técnicas podem ajudar a identificar a natureza que inviabiliza o projecto, e indicam que este deve ser abandonado ou alterado. Responsabilidades individuais A conclusão de um projecto requer a intercessão de uma equipa homogénea de indivíduos, incluindo o cliente, a equipa do projecto, a organização, o produtor e o utilizador final. Cada uma das partes tem um papel na definição e na determinação do sucesso. Eles todos têm tarefas e responsabilidades específicas que têm de cumprir para alcançar o sucesso. O cliente deverá ser o principal partido preocupado com o sucesso do projecto a longo prazo. O sucesso do projecto será considerado pelos utilizadores como a capacidade de satisfazer as suas necessidades. Satisfazer as necessidades dos utilizadores finais é uma faceta da garantia de qualidade.

7 A sobreposição entre projecto e gestão de projectos Já vimos que muitas das vezes existe uma sobreposição entre gestão de projectos e projectos, em que o primeiro é um subconjunto do segundo. No entanto, não existe confusão entre os dois na prática. O papel da gestão do projecto é a utilização dos recursos disponíveis com eficácia para realizar um objectivo definido dentro de determinados critérios. Este papel da gestão de projectos necessita de ser colocado dentro do contexto de um projecto mais amplo. Na figura seguinte vemos por ordem ascendente as seis fases de um projecto. Closedown Execução Soberania Produção Planeamento Concepção 1. Fase de concepção - a ideia para o projecto está a nascer no seio da organização do cliente e determinar a sua viabilidade. 2. Fase de planeamento - o método para atingir a ideia original é planeado e projectado. 3. Produção - os planos são convertidos em realidade física. 4. Soberania - o projecto terminado é entregue ao cliente para utilização. 5. Execução - o cliente faz uso do projecto acabado.

8 6. Closedown - o projecto é desadequado e eliminado no fim de sua vida útil. Vemos que o sucesso e o fracasso do projecto não é totalmente dependente do sucesso do projecto de gestão. Existe sempre uma ligação entre o fracasso do projecto de gestão e do fracasso do projecto como um todo. O resultado é que três questões devem ser abordadas por todos os envolvidos nos projectos. São estas: 1. A definição do projecto 2. O papel de cliente 3. O processo de avaliação. A definição do projecto e tomada de decisão rápida é essencial para o sucesso global. Para o papel de cliente no envolvimento dos projectos é importante e deve o cliente envolver-se activamente no planeamento e nas fases de produção. É necessário um processo de avaliação que analisa todo o projecto desde a sua concepção até o seu término. Esse processo irá incluir as questões da economia e da viabilidade do projecto. Conclusão Ao longo deste trabalho tento destacar as diferenças existentes entre projectos e gestão do projecto e da confusão que pode surgir a partir do uso comum destes termos. Em conclusão para que um projecto seja bem sucedido é preciso, primeiro, uma melhor apreciação do papel da gestão de projectos no âmbito de projectos, e esse papel deve ser colocada no contexto de um projecto mais amplo ao lado de outros critérios de fora e as expectativas de longo prazo. Segundo, o gestor do projecto deve permitir que o cliente contribua activamente para o planeamento e as fases de produção e, ao mesmo tempo o envolvimento da equipa do projecto deve ser estendido para a fase de utilização. Finalmente, deve-se ter sempre em mente que as técnicas de gestão bem sucedida do projecto contribuirá para a realização de projectos, gestão de projectos, mas não impedir um projecto de não ter sucesso. O projecto terá êxito quase certo, sem o sucesso da gestão de projectos o que é

9 provável que aconteça é que um projecto bem sucedido poderia aumentar ainda mais o seu sucesso. Trabalho realizado por: Mário Oliveira