OpenOffice PLANILHA Setembro/2002 Versão 1.0.1

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1 OpenOffice PLANILHA Setembro/2002 Versão

2 LICENCIAMENTO DE USO DESTA DOCUMENTAÇÃO Este manual foi elaborado e é de propriedade da Companhia do Metropolitano de São Paulo - Metrô, sendo seu uso livre para consulta, impressão, reprodução e distribuição desde que para fins, exclusivamente, educacionais e sem caráter comercial. Outros tipos de uso dependerá de prévia e formal autorização da Companhia do Metropolitano de São Paulo - Metrô. A cessão de uso do presente material não implica em nenhuma responsabilidade adicional por parte da Companhia do Metropolitano de São Paulo Metrô, nem avaliza os serviços de quem o utilize para fins de suporte e/ou treinamento. O material em questão é cedido de forma gratuita por plena liberalidade da Companhia do Metropolitano de São Paulo Metrô, dentro do espírito de compartilhamento do conhecimento existente na comunidade de software livre, podendo a qualquer momento ficar indisponível ou deixar de ser editado/atualizado, sem aviso prévio. É sempre obrigatória a citação da fonte. Sugestões para alterações, acréscimos ou quaisquer modificações do conteúdo deste manual são bem-vindas e devem ser encaminhadas para o endereço de openoffice@metrosp.com.br. 2

3 OPENOFFICE PLANILHA Este manual foi elaborado com o apoio de: Gerência de Informática e Tecnologia da Informação Gustavo Celso de Queiroz Mazzariol - gqueiroz@metrosp.com.br Assistente da Gerência de Informática Olga Massako Yamadera olgayama@metrosp.com.br Coordenadoria de Atendimento ao Cliente Jair Ribeiro de Souza jrsouza@metrosp.com.br Eiko Telma Nakano - tnakano@metrosp.com.br Eliana Ferreira eferreira@metrosp.com.br Francisco de Assis Pereira assis@metrosp.com.br Hermison Taylor da Silva htaylor@metrosp.com.br Ricardo Sequeira Bechelli - bechelli@metrosp.com.br Sônia Cristina dos Santos Moliterno smoliterno@metrosp.com.br Consultoria e supervisão geral Barros Martins Consultoria e Treinamento em Informática S/C Ltda. Sandra Regina Marques de Barros - sbarrosmartins@uol.com.br 3

4 Índice geral I - PRIMEIROS PASSOS Iniciando o OpenOffice Planilha Descrição da área de trabalho Ver...9 Zoom...10 Fonte de Dados...10 Barra de ferramentas...10 Barra de Status...10 Cabeçalhos de Linhas e Colunas...11 Destacar Valor...11 Visualizar quebra de página...11 Tela cheia...11 II - ABRIR E CRIAR DOCUMENTOS Criar uma nova planilha Abrir um Documento Existente Salvar um documento Fechar um documento...13 III - ENTRADA DE DADOS NA PLANILHA Células Digitando dados em uma planilha...14 Barra de fórmulas...14 Entrada de textos e números...15 IV- FÓRMULAS Conceito de fórmulas Fórmulas e cálculos...17 Sinal de igual...17 Operadores numéricos...17 Adição...17 Subtração...18 Multiplicação...18 Divisão Trabalhando com porcentagens...19 Porcentagem em uma tabela...19 Porcentagem de reajuste de valor...19 Percentual de desconto Trabalhando com várias folhas de cálculo Funções...22 Função Soma...22 Função Média...23 Função Mínimo...23 Função máximo...23 V - EDITANDO DOCUMENTOS Desfazer, refazer ou repetir tarefas Selecionar células...24 Pelo mouse...24 Pelo teclado Recortar um texto...24 Pelo Menu...25 Pelo Teclado

5 Pela Barra de Funções Copiar células...25 Pelo Menu...25 Pelo Teclado...25 Pela Barra de Funções...26 Pelo Marcador da Célula...26 Copiar fórmulas...27 Valor absoluto Colar...28 Pelo Menu...28 Pelo Teclado...28 Pela Barra de Funções Modificações...28 Gravar...28 Proteger registro...28 Mostrar as modificações...28 Aceitar ou rejeitar...28 Comentários...29 Fundir documentos Comparar documento Buscar (Localizar) & Substituir Navegador Cabeçalhos e rodapés Preencher Excluir Conteúdo Excluir Células Excluir Planilha Copiar ou Mover Planilha Excluir Quebra Manual...31 VI - FORMATAR Células...32 Número...32 Fonte...32 Efeitos de Fonte...32 Alinhamento...33 Bordas...33 Fundo...33 Proteção da Célula Linha...34 Pela Barra de Menus...34 Pela Planilha Coluna...34 Pela Barra de Menus...34 Pela Planilha Planilha Fundir Células Página...36 Gerenciar...36 Página...36 Contorno...37 Plano de Fundo

6 Cabeçalho...37 Rodapé...38 Folha Mudar Caracter Catálogo de estilos Designer Formatação condicional...39 VII - INSERIR Quebra no documento Células Linhas Colunas Planilha Dados externos Caracter Especial Hyperlink (vínculo) Função Lista de Funções Nomes Nota Imagens Objeto...44 Objeto OLE...44 Plug-in...44 Applet...44 Fórmula Gráfico...45 Criar um gráfico através de uma tabela já existente Frame flutuante...46 VIII - FERRAMENTAS Revisor ortográfico...47 Verificar...47 Verificação Automática Auditoria Correção Automática Pesquisa Cenários Proteger Documento Conteúdo da Célula...49 Recalcular...49 Cálculo automático...49 Inserção automática Galeria Configurar Opções...50 IX - IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS Definir a área de impressão...50 Definir...51 Adicionar...51 Remover...51 Editar

7 2 - Visualizar a impressão Imprimindo documentos...52 X - DADOS Definir Intervalo Selecionar intervalo Classificar Utilizar filtros...53 AutoFiltro...54 Filtro Padrão...54 Filtro Avançado Subtotais Validade Operações múltiplas Consolidar Contorno Piloto de Dados (tabela dinâmica)...55 Seleção atual...56 Atualizar área...56 XI - JANELA...56 Nova janela...56 Dividir...56 Congela...56 XII AJUDA Conteúdo Ajudante Dica Ativar Ajuda Registro Sobre

8 OpenOffice PLANILHA O OpenOffice Planilha é a planilha de cálculos do OpenOffice. Este aplicativo possibilita ao usuário a criação de relatórios, planilhas de contas, cálculos, gráficos, entre outras coisas. Estes são alguns dos recursos que o OpenOffice Planilha oferece ao usuário. Similar ao StarCalc possibilita também a leitura de documento emitidos em outros aplicativos, tais como o MS-Excel. I - PRIMEIROS PASSOS 1 - Iniciando o OpenOffice Planilha Para iniciar o OpenOffice Planilha no Windows 9.x/Me/XP, clique em Iniciar/Programas/OpenOffice.org 1.0.1/OpenOffice.org Calc, conforme o modelo abaixo: 2 - Descrição da área de trabalho A planilha do OpenOfficePlanilha possui 256 colunas nomeadas de A até Z, de AA até AZ, de BA até BZ, e assim por diante até IV. Possui um total de linhas, possuindo um total de células. A área de trabalho possui as seguintes barras de comandos: 1 - Barra de Títulos: mostra o nome do aplicativo e os botões para minimizar, maximizar/restaurar e fechar o aplicativo (é opcional quando da utilização do OpenOffice como aplicativo); 2 - Barra de Menu: apresenta os nomes dos menus para acesso às listas de comandos e funções do 8

9 OpenOffice Planilha; 3 - Barra de Ferramentas: apresenta os botões para acessar os comandos básicos do OpenOffice Planilha, tais como: abrir, guardar, cortar, copiar, colar etc.; 4 - Barra de Objetos: apresenta os botões para acessar os comandos de edição do texto, tais como: tipo e tamanho de letras, estilos de parágrafos etc.; 5 - Barra de Ferramentas Principal: apresenta os botões para acessar os comandos de inserção de tabelas, gráficos, corretor ortográfico etc.; 6 - Barra de Fórmula: apresenta as informações de uma determinada célula, fórmulas etc.; 7 - Barra de Endereçamento: possibilita o acesso à Internet ou a um documento aberto; 8 - Barra de Rolagem: possibilita o deslocamento através da planilha. As barras de rolagem são na vertical e na horizontal; 9 - Célula: é a unidade de preenchimento de valores; 10 - Planilha ativa: é a planilha que está em uso. Quando abre-se um novo documento no OpenOffice Planilha, assim como no MS-Excel e no StarCalc, aparecem sempre três planilhas. Caso queira, pode-se trabalhar com as três ou com mais planilhas em conjunto (ver o capítulo Inserir); 11 - Área da Folha: informa em qual célula o cursor está posicionado; 12 - Barra de Status: apresenta o número da página, zoom, tipo de texto etc.; Ver Este recurso possibilita reconfigurar a área de trabalho. Para acioná-lo, clique na Barra de Menu em Ver. 9

10 Zoom Possibilita ajustar o tamanho da área de trabalho. A opção Variável possibilita ainda a escolha de qual tamanho de área que se deseja trabalhar. Fonte de Dados Permite selecionar uma base de dados para extração e utilização de seu conteúdo. Para acioná-lo, clique na Barra de Menu em Ver Navegador Fonte de Dados. Barra de ferramentas Possibilita selecionar quais barras serão exibidas na tela. As barras assinaladas com o já estão ativadas. Para desativá-las ou para ativar as demais, clique na barra desejada. Barra de Status Esta função habilita, ou não, a exibição da Barra de Status, localizada na linha inferior da tela. Esta barra possibilita a visualização do número da página, zoom, inserte (se está ligado ou não) etc. 10

11 Cabeçalhos de Linhas e Colunas Permite ativar a visualização do cabeçalho de linhas (1, 2, 3, 4...) e colunas (A, B, C, D...). É importante deixar esta visualização sempre ativada, pois para trabalhar no OpenOffice Planilha é fundamental visualizar as linhas e as colunas. Destacar Valor Ativa o destaque dos valores numéricos da planilha, facilitando a visualização dos valores digitados e onde existem fórmulas. Exemplo: Os números apresentados em azul se referem a valores digitados, enquanto os números em verde se referem a fórmulas. Caso não queria utilizar este recurso os números serão todos mostrados na cor padrão do OpenOffice Planilha. Observação: as cores são mostradas apenas na tela. Na impressão, serão com a cor padrão do OpenOffice Planilha. Visualizar quebra de página Esta opção é útil quando da elaboração de planilhas e relatórios extensos, uma vez que facilita a visualização da área que será impressa. Tela cheia Faz a mudança entre a visualização de tela cheia e normal. Para voltar ao normal (quando a tela estiver cheia) clique neste botão, que aparecerá no canto superior esquerdo da tela. II - ABRIR E CRIAR DOCUMENTOS 1 - Criar uma nova planilha Na barra de Menu, selecione Arquivo Novo Planilha 2 - Abrir um Documento Existente Para abrir um documento existente: Na barra de menu clique em Arquivo Ou através do botão na barra de funções. Abrir. 11

12 Visualizar área de trabalho Um nível acima Criar nova pasta Lista Detalhes Será aberta uma Janela solicitando a localização do documento. Caso não esteja disponível na pasta corrente, será necessário localizá-lo. Digitar o nome do arquivo Digitar o tipo de software Digitar a versão do aplicativo 3 - Salvar um documento Visualizar área de trabalho Um nível acima Criar nova pasta Lista Detalhes Para salvar um documento pela primeira vez: Na barra de Menu, clique em Arquivo Salvar Como. Digitar o nome do arquivo Digitar o tipo de software Para Salvar o documento com um novo formato, deve-se seguir o mesmo procedimento. Se quiser apenas salvar o documento, sem alterar o formato, nome ou pasta, clique no botão Salvar, na Barra de Funções. Um recurso importante é o de Salvar o arquivo utilizando uma senha. Para isso, basta clicar na opção Salvar com senha, na tela de Salvar como. Em seguida é só clicar em OK e aparecerá a tela ao lado. Coloque uma senha para o arquivo e, em seguida, clique em OK. 12

13 na OBS.: não esqueça a senha do arquivo. Sem ela será impossível abri-lo. 4 - Fechar um documento barra de Menu, clique em Arquivo Sair. Se o documento não estiver salvo, antes de fechálo, será aberta uma janela com as opções de: salvar o documento (Salvar); não salvar (Rejeitar) ou cancelar o fechamento do documento (Cancelar), como mostra a figura: III - ENTRADA DE DADOS NA PLANILHA 1 - Células Células são as unidades de inserção de dados. Com o seu do preenchimento, pode-se inserir textos, números, fórmulas ou funções. Colunas Linhas Célula ativa Célula ativa: é a célula que está em edição, isto é, onde se está trabalhando. Colunas e linhas: são as coordenadas utilizadas para a localização das células. As colunas são apresentadas na vertical e são nomeadas por letras de A até Z e de AA até IV, num total de 256 colunas. Já as linhas apresentadas na horizontal são nomeadas por números, num total de linhas. Para trabalhar com uma planilha de cálculos, seja no OpenOffice Planilha, no StarCalc, no Lotus 123 ou no MS-Excel é fundamental entender as coordenadas, para que se possa localizar o conteúdo de células, bem como criar fórmulas e funções. Para selecionar uma célula, clique sobre a desejada. Esta célula ficará ativa, conforme o exemplo a seguirbaixo: 13

14 Perceba que a letra B aparece destacada em relação a coluna A, tal como a linha 6 que aparece em destaque em relação as demais linhas. Para se movimentar entre as células existem três formas: Usando o mouse: Para selecionar uma célula através do mouse é muito simples: vá com o mouse na célula desejada e clique nela com o botão esquerdo do mouse. Para se movimentar em outras partes da planilha (que não aparecem na tela) utilize as barras de rolagem (que estão na parte inferior da planilha e na margem direita da planilha). Para usá-las clique na seta na barra de rolagem da margem direita para visualizar mais linhas e na seta na barra de rolagem inferior para visualizar mais colunas. Usando o teclado: Em alguns trabalhos, o uso do teclado é mais prático que o do mouse para movimentar-se: Tecla Seta Î Seta Í Seta Ð Seta Ï Enter Tab Ctrl + Í Ctrl + Ï Page Up Page Down Ctrl + Home End Home Posição do Cursor Célula para à direita Célula para a esquerda Célula para baixo Célula para cima Célula inferior Célula da direita Primeira coluna da linha atual Primeira linha da coluna atual Tela para cima Tela para baixo Célula A1 Posiciona o cursor no fim de uma linha Posiciona o cursor no início de uma linha Usando a área da folha: na área de folha e digite em qual célula deseja ir e, em seguida, clique em Enter. Automaticamente, o cursor irá para a célula desejada. 2 - Digitando dados em uma planilha Barra de fórmulas Com este recurso, sempre que for incluído um valor ou um texto numa célula, os dados digitados 14

15 Torne Se aparecerão, automaticamente. Com esta barra, pode-se também visualizar os valores ou textos incluídos numa determinada célula ou fazer correções nos valores incluídos nas células. Barra de fórmulas A Barra de Fórmulas é composta por: Linha de entrada - onde visualiza-se o conteúdo de uma célula, podendo-se editá-lo; Função Automático - representada pelo botão, permite criar fórmulas através da ajuda; Função cancelar - representada pelo botão, permite cancelar um texto ou uma fórmula que estiver sendo digitada ou corrigida. Poderá ser utilizada também a tecla <ESC> do teclado; Observação: esta função só é ativada quando há digitação de um texto ou fórmula numa célula; Função aceitar - representada pelo botão, permite aceitar um texto ou uma fórmula que estiver sendo digitada ou corrigida. Poderá ser utilizada também as teclas <ENTER> ou <TAB>; Observação: esta função só é ativada quando há digitação de um texto ou fórmula numa célula. Quando não estiver sendo digitado um texto ou fórmula aparecerá a seguinte barra de fórmulas: No local onde apareceria o símbolo de cancelar e aceitar aparecem agora outros dois símbolos, o de Soma e o de Função. Soma - é representada pelo somatória na planilha; Função - é representada pelo símbolo símbolo. Esta função facilita a utilização das funções de. Este recurso facilita a operação de fórmulas. Estes dois recursos serão melhor explicados no capítulo seguinte Fórmulas e funções. Entrada de textos e números Na área de trabalho poderão ser digitados caracteres, números, títulos etc., observando alguns detalhes: ativa a célula onde deseja digitar, digite o texto e, ao terminar, clique em Enter ou Tab; o texto digitado ultrapassar o tamanho da largura da célula ele ocupará o espaço da próxima célula (se esta célula não possuir nenhum texto ou valor). Exemplo: No caso do exemplo anterior, o texto Relação de produtos, ultrapassou o espaço da célula A1 e invadiu o espaço da célula A2. Isto não quer dizer que o texto está ocupando a célula A2. Se houver a necessidade de preencher a célula A2, o texto digitado na célula A1, desaparecerá da tela, mas continuará ocupando a célula A1. No caso da necessidade de aumentar a largura da célula 15

16 consulte o capítulo Formatar desta apostila. Este é um exemplo de uma folha de cálculo preenchida: Pode-se perceber que na Barra de Fórmulas aparece o conteúdo da célula onde está posicionado o cursor. Para corrigir um texto ou valor digitado em uma célula, clique em F2 ou dê um clique-duplo na célula. Em seguida, o texto ou valor preenchido será reeditado na barra de fórmulas. Para corrigi-lo utilize as telas de backspace, as setas (Í ou Î) ou Delete. Após a correção, clique em Enter para confirmar; ou em ESC para cancelar a correção. No caso da necessidade de se excluir um conteúdo de uma célula, deve-se clicar no botão Delete, do teclado, sobre a célula. Aparecerá a seguinte caixa de diálogo: Com esta caixa, pode-se escolher o que deverá ser excluído da célula. Faça sua escolha e, em seguida, clique em OK. IV- FÓRMULAS 1 - Conceito de fórmulas Uma fórmula permite fazer uma correlação entre a células, possibilitando a realização de operações matemáticas, entre outras opções. O processo para introduzir uma fórmula em uma célula é o mesmo utilizado para o texto, só que na célula pode-se ver o resultado e, na Barra de Fórmula, a fórmula. Toda fórmula deve começar com o sinal = ou +, se for omitido, o OpenOffice Planilha interpretará a fórmula como um texto. Exemplo de uma fórmula: =B5*C5 Neste caso, pode-se ver que a fórmula foi digitada na célula D5. Assim o valor contido na célula C5 será multiplicado pelo valor contido na célula B5, sendo o resultado apresentado na célula D5. Na montagem da fórmula, pode-se usar letras minúsculas e maiúsculas para as referências. Uma vantagem em se trabalhar com fórmulas é o fato de se ter a atualização automática quando se altera algum valor de uma célula pertencente à uma fórmula, isto é, se o valor da célula B5 for alterado, automaticamente, o valor em D5 será mudado, pois este possui uma fórmula com referência a B5. 16

17 2 - Fórmulas e cálculos Sinal de igual Este sinal (=) é de fundamental importância para a criação de fórmulas. Para se criar uma fórmula é necessário digitar o símbolo de igual antes da digitação da fórmula. O sinal de igual também possibilita um link entre as células. Se for digitado, por exemplo, =A2, na célula A1, (e clicar em <ENTER>), ele copiará o valor da célula A2 para a A1, conforme o exemplo ao lado: Pode-se perceber que o valor mostrado na célula A1 é o mesmo da célula A2, só que na barra de fórmulas aparece a fórmula utilizada. Este recurso pode ser muito útil quando do trabalho entre folhas de cálculos (como será mostrado mais adiante), ou quando da necessidade de mostrar um valor em vários pontos de uma folha de cálculo. Operadores numéricos O OpenOffice Planilha possibilita a criação de fórmulas utilizando vários operadores numéricos: adição, subtração, multiplicação, divisão e exponenciação. Adição O símbolo deste operador é +. Exemplo: =B6+B12. É possível também fazer operações de soma utilizando várias células, utilizando o recurso de AutoSoma. O AutoSoma é caracterizado pelo botão acioná-lo, siga conforme o exemplo:. Para Posicione o cursor na célula em que deseja ver o resultado da soma. Em seguida clique no botão de AutoSoma. Aparecerá esta tela: Pode-se perceber que o OpenOffice Planilha cria a fórmula (marca a área abrangida pela fórmula), sendo que a fórmula irá aparecer também na barra de fórmulas. Em seguida clique em <ENTER> e aparecerá o resultado da somatória. No caso de se desejar somar apenas uma parte dos valores, digite =soma( ), sendo que na área entre parênteses devese marcar as células que se desejam somar, conforme o exemplo a seguir: 17

18 Pode-se perceber que na fórmula (célula B13), estão selecionadas somente algumas células e na planilha estas mesmas células estão também selecionadas. Para editar a célula corrente não esqueça de clicar na tecla F2. Subtração O símbolo deste operador é o sinal de -. Exemplo: =E7-E8. Ou conforme o exemplo: Multiplicação O símbolo deste operador é *. Exemplo: =B6*C6, ou tal como no exemplo: Neste exemplo foi possível fazer o cálculo do total, em dinheiro, que foi vendido, multiplicando o valor unitário à quantidade vendida. Divisão O símbolo deste operador é /. Exemplo: =B6/C6 ou tal como no exemplo: Pode-se ver a fórmula na Barra de Fórmulas e o valor obtido na célula D6. 18

19 3- Trabalhando com porcentagens Porcentagem em uma tabela A inserção de porcentagens numa tabela ou num relatório facilita a leitura dos dados inseridos na tabela. Para isso, usa-se esta planilha como exemplo: Nesta planilha temos um controle de vendas, sendo que nesta possui valores mensais e um valor geral com o total vendido no período. O que será feito é calcular aqui a porcentagem referente ao valor de quanto foi vendido por mês. A fórmula básica é: clique primeiro com um sinal de igual = no local que se deseja ver a porcentagem. Em seguida, clique na célula se quer saber a porcentagem, o divida pela célula com o valor a ser comparado, multiplique por 100 e, para finalizar, clique em Enter. No exemplo acima, foi montada esta fórmula: é uma comparação entre o valor da célula B13 com a célula B15. Como pode-se ver no exemplo, aparece o valor da porcentagem na célula C13. Assim em relação a tudo o que foi vendido nos meses de janeiro, fevereiro e março, o mês de janeiro correspondeu a 33,06% do total. Porcentagem de reajuste de valor Assim como no exemplo acima, o reajuste de um valor, utilizando uma porcentagem é também muito simples. Segue exemplo: 19

20 Para calcular o reajuste de um valor simples: clique na célula onde se quer visualizar o novo valor com o sinal de igual =, em seguida, clique no valor que será calculado, some ele com ele mesmo e clique (ou digite) o valor da porcentagem do aumento. Nesta tabela precisa ser calculado como reajustar o valor das mercadorias do mês de janeiro para o mês de fevereiro. Vamos usar esta mesma fórmula. Como se pode ver neste exemplo, a fórmula marcou as células que estavam em evidência. Agora, ver o quadro já ajustado: Neste quadro já pode-se ver o valor após o reajuste. Percentual de desconto Da mesma forma que o cálculo do reajuste, é possível calcular um percentual de desconto do preço de um produto. Para fazer este cálculo, devese usar a seguinte fórmula: clique na célula que se deseja visualizar o novo valor com o sinal de igual =, em seguida, clique na célula em que tenha o valor a ser comparado menos, entre parênteses, esta célula com o valor a ser descontado ou conforme o modelo ao lado: 20

21 4 - Trabalhando com várias folhas de cálculo Um dos recursos interessantes e importantes do OpenOffice Planilha é a possibilidade de se trabalhar com várias planilhas ao mesmo tempo, criando fórmulas que fazem vínculos entre elas. Quando abre-se um documento novo, ele sempre terá três planilhas, sendo aumentar ou diminuir o número total de planilhas. Este recurso é útil quando há necessidade de se fazer vínculos de trabalhos, produzindo rapidez e qualidade no trabalho executado. Exemplo: imagine uma empresa de transporte onde se precisa calcular o valor gasto com transporte e com o pessoal nos três primeiros trimestres do ano. Para fazer este cálculo foram criadas três planilhas, sendo a primeira com os gastos com os veículos, a segunda com os gastos com o pessoal e a terceira com um relatório do gasto geral. A primeira planilha refere-se aos custos dos veículos: A segunda planilha refere-se ao custo com pessoal: A terceira planilha refere-se ao relatório de gastos: Para calcular o valor dos gastos é fácil: clique com o sinal de igual = na célula B4 na terceira folha e, em seguida, clique na célula B7 da primeira planilha e clique em Enter. 21

22 Aparecerá esta tela: Pode-se perceber então que na Barra de Fórmulas aparece a fórmula =planilha1.b7, o que representa o nome da planilha (no caso planilha1) e a célula fonte desta planilha ( no caso B7). Dessa forma, ao usar este recurso a planilha de custos fica assim: 5 - Funções Uma Função é um método utilizado para tornar mais fácil e rápido o processo de montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e vários valores. Existem funções para os cálculos matemáticos, financeiros e estatísticos. Por exemplo, na função =SOMA(A1:A10), significa que a função SOMA, somará os valores do intervalo A1 até A10, sem que precise informar célula por célula. É importante lembrar que a função deverá iniciar com o sinal de igual =. Algumas funções: Função Soma Esta função tem por objetivo facilitar o trabalho de somatória de valores. Para isso, clique no campo em que deseja inserir a função e, em seguida, faça como no exemplo ao lado: Como pode-se perceber, a função SOMA foi digitada na célula B12 tendo os valores a serem somados de B6 a B10. Em seguida, tecle em Enter para ter o resultado. 22

23 Função Média Esta função tem objetivo de calcular a média existente entre diferentes valores. Para acionar esta função digite = média (valores) e tecle em Enter. Ou como no exemplo: Pode-se perceber que na célula B12 aparece a média dos valores e na Barra de Fórmulas, a fórmula com a função média. Função Mínimo Esta função tem o objetivo de informar o valor mínimo existente em um grupo de valores. Para acioná-la, digite = mínimo(valores) e tecle em Enter. Ou como no exemplo a seguir: Como se pode perceber, na célula B12 foi registrado menor valor entre as células escolhidas. Função máximo Esta função tem por objetivo o maior valor existente dentro de um grupo de valores. Para acionar esta função digite = máximo(valores). Ou como no exemplo: Como pode-se perceber, na célula B12 foi registrado maior valor entre as células escolhidas. V - EDITANDO DOCUMENTOS 1 - Desfazer, refazer ou repetir tarefas Esta opção permite desfazer uma determinada tarefa ou mesmo voltar a uma tarefa que já tenha sido desfeito. Obs.: o item Refazer só será ativado após o uso do item Desfazer. Para acessar essa opção: na Barra de Menu em Editar; em Desfazer para desfazer uma ação ou Repetir para refazer uma ação que foi desfeita. 23

24 Arraste Se Ou utilize os botões da Barra de Funções: - botão Desfazer - botão Repetir 2 - Selecionar células Este recurso é importante para editar as células de uma planilha, uma vez que possibilita selecionar células que poderão ser posteriormente: recortadas, copiadas, coladas ou deletadas. Para selecionar as células, há dois caminhos: Pelo mouse o mouse, com o botão esquerdo pressionado, sobre as células; quiser selecionar uma linha ou uma coluna, clique no número da linha ou na letra da coluna, conforme exemplo: Como pode-se ver no exemplo ao clicar na linha 5 foi selecionada toda a linha. Da mesma forma pode-se selecionar a coluna clicando na letra da coluna. Além disso, é possível selecionar toda a folha de cálculo clicando no botão que está localizado na junção das linhas com as colunas. Pelo teclado com a tecla (SHIFT) pressionada, percorra com as teclas direcionadas (acima, abaixo, esquerda e direita) sobre as células. Para selecionar todo a tabela, pressione (CTRL) (A), ou em Selecionar Tudo no menu Editar, na Barra de Menu. Exemplo de uma seleção: Ao clicar neste botão será selecionada toda a folha de cálculo 3 - Recortar um texto Este recurso possibilita a movimentação de conteúdos de uma célula para outra. Quando recorta-se uma ou mais células o seu conteúdo vai para a área de transferência do Windows, possibilitando sua transferência (ou colagem) para uma outra célula. Antes, porém, de acioná-lo, deve-se fazer a seleção do texto que deseja recortar. 24

25 Existem três formas de se recortar um texto: Pelo Menu na Barra de Menu, em seguida em Editar Cortar. Pelo Teclado Selecione as células a serem recortadas e, em seguida, utilize as teclas de atalho (CTRL) (X). Pela Barra de Funções Selecione as células a serem recortadas e clique no botão Cortar na Barra de Funções. Após recortá-las, o OpenOffice Planilha copia as células recortadas para a área de transferência e em seguida apagará o conteúdo das células selecionadas, aguardando que seja colocado em outro local. Observação: se recortarmos outra seleção de células, o OpenOffice Planilha apagará a seleção anterior da área de transferência. 4 - Copiar células Este recurso é idêntico ao Recortar, só com uma diferença: o OpenOffice Planilha não apaga as células selecionadas, fazendo somente a sua cópia da seleção para a área de transferência. Existem quatro formas de se copiar células: Pelo Menu na Barra de Menu, em seguida em Editar - Copiar. Pelo Teclado Selecione as células a serem copiadas e, em seguida, utilize as teclas de atalho (CTRL) ( C ). 25

26 Pela Barra de Funções Selecione as células a serem copiadas e, em seguida, clique no botão Copiar na Barra de Funções. Pelo Marcador da Célula Um recurso interessante da Planilha é a possibilidade de se usar o Marcador da Célula como forma de copiar um valor de uma célula para outra (ou para uma quantidade desejada) localizada à direita e abaixo da célula. Marcador da célula Para fazer a cópia, clique no marcador da célula o arraste para as células que desejar. A cópia, porém só será feita para as células localizadas ao lado ou abaixo da célula copiada. e Neste caso, o valor da célula A3 foi arrastado para a célula A7. O quadrinho em amarelo mostra o conteúdo da última célula copiada. Ao soltar o botão do mouse o conteúdo será copiado para as células marcadas: Como pode-se ver, o OpenOffice Planilha mudou o número do Documento. Isto se dá porque, toda vez que é feita uma cópia utilizando o marcador com valores, o OpenOffice Planilha entende que este valor deva ser ajustado por um - seja a cópia na vertical ou na horizontal. Assim ao arrastar o conteúdo da célula A3 (Documento1) para a célula A7, o OpenOffice Planilha alterou o conteúdo para Documento 5. Para que isso não ocorra é necessário marcar um grupo de células com igual conteúdo, marcar este grupo e arrastá-los até o local desejado. 26

27 Exemplo: Como pode-se ver no exemplo, o conteúdo copiado até a célula A9 não sofreu nenhuma alteração. Copiar fórmulas Este recurso otimiza uma série de trabalhos a serem executados. Isto se dá porque quando elabora-se relatórios e planilhas, muitas vezes é utilizada a mesma fórmula em vários pontos; usando uma cópia das fórmulas pode-se reduzir substancialmente o trabalho. Nesta planilha foram calculadas as somatórias totais do trimestre 01 (célula B7) e o total dos salários (célula E4). Assim, em vez de construir novas fórmulas para calcular os valores dos outros campos é possível copiar as fórmulas para estes campos, utilizando tanto o marcador da célula quanto o teclado, o mouse ou a Barra de Menu. Quando copiadas, as fórmulas são mudadas automaticamente. Assim a fórmula que está na célula B7 (soma B4: B6) ao ser copiada para a célula C7 é alterada para fazer a somatória da coluna correspondente. Valor absoluto Existem porém, casos em que há a necessidade de se fazer cópias de valores absolutos. Isto é, quando é preciso ser feita uma cópia de uma fórmula que deve manter as suas referências iniciais. Exemplo: Nesta planilha é preciso calcular o valor da porcentagem que cada produto representou, em relação ao total apurado. Para calculá-la, deve-se comparar o valor de cada produto com o total. O total é, portanto, o valor absoluto. Se for feita uma cópia do valor sem marcar a célula representativa do total (B13) como valor absoluto, o OpenOffice Planilha irá marcar outros valores nas tabelas. Para marcar a célula como valor absoluto, basta digitar o símbolo $ antes e depois da letra da célula, conforme no modelo acima. Em seguida, clique em Enter. Assim ao se fazer a cópia da fórmula para uma outra célula, esta preservará a célula definida como 27

28 Posicione Na valor absoluto. 5 - Colar Este recurso copia o conteúdo da área de transferência para a posição corrente do cursor, podendo colar células, figuras, tabelas etc. Para colar, siga os passos a seguir: Pelo Menu o cursor no ponto em que deseja colar o texto; Barra de Menu, clique em Editar Colar. Pelo Teclado Selecione o ponto do texto onde deseja que seja feita a colagem e, em seguida, utilize as teclas de atalho (CTRL) (V). Pela Barra de Funções Selecione o ponto do texto onde deseja que seja feita a colagem e, em seguida, utilize o botão colar da Barra de Funções. 6 - Modificações Este recurso é útil para visualizar as alterações feitas em um documento. Para acioná-lo, existem as seguintes sub-opções: Gravar Permite salvar o registro das modificações feitas no documento. É importante observar que esta opção é diferente de salvar o documento em um arquivo. Para executar esta opção: na Barra de Menu em Editar Modificações Gravar. Proteger registro Permite salvar o registro das modificações por meio de uma senha. Mostrar as modificações Permite visualizar as modificações do documento realizadas, sendo marcadas em torno das células modificadas. Para executar esta opção: na Barra de Menu em Editar Modificações Mostrar. Aceitar ou rejeitar Esta opção abre uma caixa de diálogo, para que seja aceita ou não as modificações no documento. Se for selecionada uma entrada na lista será possível confirmar as modificações no documento. Para executá-la: na Barra de Menu em Editar Modificações Aceitar ou rejeitar. 28

29 Faça Faça Na No Na Comentários Permite criar um comentário para a célula corrente, porém, esta opção só está disponível se a célula corrente for modificada e não estiver feita as gravações das modificações. Para executá-la: a gravação das modificações; as mudanças na planilha; numa das células que foram alteradas; na Barra de Menu em Editar Modificações Comentário... Em seguida, clique no retângulo e digite o seu comentário. Para finalizar, clique em outra célula. Quando passar com o mouse sobre a célula alterada, o comentário poderá ser visualizado. Fundir documentos Abre um arquivo selecionado na caixa de diálogo, onde pode-se ver as modificações de dois arquivos e unir os documentos no documento corrente. Para executar esta opção: na Barra de Menu em Editar Modificações Unir documentos. 7 - Comparar documento Abre um arquivo selecionado na caixa de diálogo, mostrando a diferença entre dois documentos fazendo as mudanças desejadas no documento corrente. Para comparar os documentos: na Barra de menu em Editar Comparar documentos. 8 Buscar (Localizar) & Substituir No OpenOffice Planilha tem-se a possibilidade de se localizar palavras ou trechos de textos de forma rápida ou, até mesmo, a substituição destas palavras por outras. Para fazer a procura no texto: Barra de Menu, selecione o Menu Editar Buscar & Substituir; No campo Buscar por digite a palavra ou o texto que deseja localizar; campo Substituir digite a palavra ou o texto que deseja substituir; no botão Localizar ou Substituir se quiser localizar a palavra ou o trecho do texto cada vez que ele aparece no texto; no botão Localizar tudo ou Substituir tudo se quiser ver ou alterar as palavras ou o trecho do texto de uma só vez. Ou utilize, se preferir, as teclas de atalho (CTRL) (F) ou pelo botão da Barra de Ferramentas. 9 - Navegador Com o navegador, é possível ir rapidamente a um ponto do texto previamente selecionado. Para acioná-lo, utilize a tecla de atalho (F5) ou siga estes passos: Barra de Menu, Editar Navegador. 29

30 Para fechar o Navegador, clique em F5 ou clique no botão fechar Cabeçalhos e rodapés Este comando permite definir e formatar o cabeçalho e o rodapé de seu documento. Para acessá-lo: na Barra de Menu em Editar Cabeçalhos & Rodapés. A caixa de diálogo do cabeçalho e do rodapé é dividida em três partes: Estas 3 partes correspondem ao local onde será incluído o cabeçalho ou o rodapé - à esquerda, à direita ou no centro da folha. A caixa é idêntica tanto para configurar o cabeçalho quanto para configurar o rodapé. Para escolher entre cabeçalho e rodapé, clique na barra. Os botões que aparecem na parte inferior da caixa de diálogo facilitam o trabalho de inserção e configuração do cabeçalho e do rodapé, possibilitando a mudança do tipo de letra, a inserção de nomes, como: o nome do arquivo, o nome da planilha, o dia, a data etc Preencher Este recurso possibilita uma cópia dos valores de células para outras células que estão localizadas ao lado, acima ou abaixo da célula com o valor a ser copiado. Para acioná-lo: na Barra de Menu em Editar Preencher. Escolha a opção de preenchimento de célula: embaixo, em cima ou em série Excluir Conteúdo Este recurso tem a mesma função da tecla DEL do teclado, possibilitando a eliminação de um conteúdo de uma célula. Para executá-lo: na Barra de Menu em Editar Excluir Conteúdo. 30

31 13 - Excluir Células Este recurso possibilita a eliminação ou a movimentação de uma seleção de células, de linhas e/ou colunas. As células abaixo ou à direita das células eliminadas serão movidas para o espaço vago. Para isso: Selecione a linha ou a coluna que deseja eliminar; na Barra de Menu em Editar Excluir Células. Em seguida, a linha ou coluna selecionada será eliminada. Caso não seja selecionada uma linha ou uma coluna aparecerá a tela ao lado: Neste caso, o OpenOffice Planilha irá perguntar o que se deseja fazer. Assim, é só selecionar a opção e clicar em OK. 14 Excluir Planilha Esta opção possibilita a eliminação da planilha corrente ou selecionada. Para executá-la: Selecione a planilha que deseja eliminar; na Barra de Menus em Editar Excluir Planilha. É só clicar em Sim para confirmar a eliminação da planilha Copiar ou Mover Planilha Na caixa de diálogo, pode-se especificar para onde a planilha será movida e especificada. É possível mover ou copiar o documento para um outro documento. Para executar esta opção: na Barra de Menu em Editar Copiar/Mover planilha Excluir Quebra Manual Esta opção remove as quebras de linhas e de colunas inseridas no documento manualmente. Para isso: Ative a célula posterior as quebras de linha ou de coluna; na Barra de Menu em Editar Remover Quebra Manual; no tipo de remoção de quebra que deseja eliminar. 31

32 VI - FORMATAR 1 - Células Neste comando pode-se definir as configurações de uma ou mais células especificadas, tais como o tamanho e tipo da letra, o alinhamento, o plano de fundo, a borda etc. Para acioná-lo: na Barra de Menu em Formatar Células. Em seguida, será aberta a janela de Atributos da célula, com várias pastas que permitem trabalhar com a formatação das células. Conheça suas funções: Número Nesta pasta, o usuário pode definir o formato dos números: formato de moeda, porcentagem, hora, data, científico etc., além do idioma a ser usado para a célula especificada. Fonte Nesta pasta, pode-se definir o tamanho da letra, a fonte (tipo de letra), cor, o idioma, e os atributos pertencentes ao efeito do caracter. Efeitos de Fonte Nesta pasta, pode-se definir alguns efeitos nos caracteres. 32

33 Alinhamento Nesta pasta, pode-se definir a posição horizontal e vertical do texto na célula (justificado, centrado, direita, esquerda), a posição de escrita na célula (horizontalmente, verticalmente ou inclinado). Bordas Nesta pasta, há a opção de configurar a borda de uma ou mais células especificadas, alterando a espessura da linha da borda, a opção de sombra e a cor da linha. Fundo Nesta pasta, há a possibilidade de definir a cor de fundo do caracter, diferente do padrão branco. Exemplo: Proteção da Célula Nesta pasta, há a opção de ser feita uma proteção na célula. Porém esta opção só terá efeito se o documento for protegido posteriormente. Por definição todas as células são marcadas para serem protegidas ou criar uma nova planilha. Pode-se ainda omitir a impressão de células de serem impressas, omitir a exibição de fórmulas ou omitir tudo. 33

34 2 - Linha Pela Barra de Menus Esta opção permite formatar uma ou mais linhas da planilha, quanto à altura, ocultamento ou não de linhas. Para isso, clique numa célula (para ajustar uma linha) ou num agrupamento de linhas (para ajustar várias linhas ao mesmo tempo). Altura - nesta tela, é possível ajustar a altura de uma ou mais linhas; Otimizar altura - possibilita o ajuste de uma célula que possua um valor ou texto maior que a altura padrão; Ocultar - possibilita o ocultação de uma linha ou um grupo de linhas. Para visualizá-las de novo clique no item Mostrar. Pela Planilha Pode-se ajustar a altura da linha utilizando-se também os recursos da Barra das Linhas na planilha. Para isso: na divisão do número das linhas na planilha; Arraste com o mouse mantendo o botão esquerdo pressionado na divisão das linhas para acima e para baixo (para aumentar ou diminuir o tamanho das linhas). Divisão do número: aqui para ajustar a linha Para fazer um ajuste otimizado, isto é, ajustando a altura das linhas com a dos valores digitados, clique duas vezes na divisão de linhas. 3 -Coluna Pela Barra de Menus Esta opção permite formatar uma ou mais colunas de sua planilha, quanto à altura, ocultação ou não de colunas. Para isso, clique numa célula (para ajustar uma coluna) ou num agrupamento de colunas (para ajustar várias colunas ao mesmo tempo). 34

35 Ao clicar em Largura será aberta esta tela: Nesta tela é possível ajustar a altura de uma ou mais colunas, alterando o tamanho da largura na janela acima: Otimizar altura - possibilita o ajuste de uma célula que possua um valor ou texto maior que a largura padrão; Ocultar - possibilita o ocultação de uma coluna ou um grupo de colunas. Para visualizá-las, dê novo clique no item Mostrar. Pela Planilha Pode-se ajustar a largura da coluna utilizando-se também os recursos da barra das linhas na folha de cálculo. Para isso: na divisão do número das colunas na folha de cálculo; Arraste com o mouse mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado na divisão das colunas para acima e para baixo (para aumentar ou diminuir o tamanho das colunas). Divisão do número: aqui para ajustar a coluna Para fazer um ajuste otimizado, isto é, ajustando à largura das colunas com a dos valores digitados, clique duas vezes na divisão de colunas. 4 - Planilha Este recurso permite mudar o nome, ocultar ou mostrar a planilha que estiver selecionada. Para acessá-lo: na Barra de Menu em Formatar Planilha. Em seguida, aparecerá uma tabela com as seguintes opções: A opção de Renomear possibilita mudar o nome da folha de cálculo selecionada (ou ativa). Em seguida, digite o novo nome da folha de cálculo e clique em OK. O recurso de Ocultar possibilita o ocultamento da folha de cálculo que estiver selecionada. Para visualizá-la de novo clique em Mostrar. 35

36 5 - Fundir Células Este recurso permite fazer a união entre as células determinadas pelo usuário. Para utilizá-lo: Marque as células que deseja unir; na barra de Menu em Formatar Fundir Células Definir. Em seguida, as células escolhidas serão, automaticamente, unificadas numa única célula, conforme no exemplo: Pode-se perceber que na linha 2 as cinco primeiras células estão unidas numa única célula, enquanto que as demais células continuam como antes. Para desfazer a união, siga os mesmos passos utilizados para unir as células e clique em Remover. 6 - Página Neste item, pode-se formatar todas as operações pertencentes à página do documento como, as margens, o plano de fundo, a borda das células, o tipo de papel, o cabeçalho, o rodapé etc. Assim, para executá-la: na Barra de Ferramentas em Formatar Página. Em seguida, aparecerão estes recursos: Gerenciar Esta pasta permite configurar o estilo de página. Na área Contém é mostrado um resumo de todas as configurações pertencentes à página. Página Esta opção permite configurar manualmente o formato do texto de acordo com o tamanho da folha utilizada na impressão e as configurações que o usuário preferir, ou escolher uma configuração pré-definida pelo OpenOffice Planilha. Nos campos Margem (Esquerda, Direita, Superior, Inferior) é possível mudar as margens da página. Este recurso é útil quando da necessidade de se elaborar trabalhos que demandem uma configuração maior que a Padrão do OpenOffice Planilha. 36

37 No campo Formato de papel, pode-se mudar o tamanho do papel padrão do OpenOffice Planilha. Com os botões Vertical e Horizontal é possível mudar o formato da página, conforme o exemplo abaixo: Formato vertical Formato horizontal Contorno Esta opção permite formatar um contorno para página de acordo com a preferência do usuário, ou com uma opção pré-definida. Também há opções de tipo de cor de linha e sombreamento. Este recurso é fundamental para a elaboração de relatórios e planilhas. Plano de Fundo Nesta pasta pode-se mudar a cor de fundo, diferente da tradicional cor branca, ou uma figura que ficará por baixo do documento. Cabeçalho Esta pasta permite formatar um cabeçalho quanto às seguintes configurações: espaçamento, altura, ajuste dinâmico da altura etc. Possui também a opção de contornos de cabeçalho e planos de fundo do cabeçalho (cor ou uma imagem). 37

38 Rodapé Esta opção permite formatar um rodapé quanto às seguintes configurações: espaçamento, altura, ajuste dinâmico da altura etc. Possui também a opção de contornos de cabeçalho e planos de fundo do cabeçalho (cor ou uma imagem). Folha Nesta pasta pode-se escolher vários itens que são visualizados na impressão, como a grelha, gráficos, fórmulas etc., a ordem de numeração das páginas e a escala de impressão da página. Observação: a linha de grade que será mostrada na impressão é diferente da linha de grade mostrada na tela. 7 Mudar Caracter Esta opção possibilita mudar os carecters de uma célula para maiúscula ou minúscula. Para utilizá-la: Selecione a célula onde estão os caracteres; em Formatar Mudar Caracter. Depois escolha a opção de maiúsculas ou minúsculas. 8 Catálogo de estilos Essa opção permite que o usuário possa usar um modelo do OpenOffice Folha de Cálculo para trabalhar com estilos de página e de células. Para utilizá-la: na Barra de Ferramentas, em Formatar Catálogo de estilos. 38

39 Na 9 Designer Esta opção fornece os mesmos recursos que a de Catálogo de estilos, com uma diferença: a Janela não será fechada ao se efetuar as formatações. Pode-se abrir esta tela utilizando a tecla de atalho (F11) Formatação condicional Esta opção possibilita definir o estilo de uma célula pelas condições pré-definidas. Para executá-la: na Barra de Menu em Formatar Formatação condicional. O OpenOffice Planilha permite criar novos estilos para que sejam utilizados no documento. Para isso: Abra o Designer; com o botão direito do mouse na janela do Designer; em Novo; Defina o nome do estilo na pasta Gerenciar no campo Nome; Defina as configurações desejadas e pressione o botão OK. VII - INSERIR 1 - Quebra no documento À medida em que preenchemos uma planilha, as quebras serão inseridas, automaticamente, enquanto esta planilha está sendo preenchida. Esta função insere uma linha de quebra de linha, quebra de coluna ou quebra de página na posição corrente do cursor. Para inserir quebra: Barra de Menu, selecione Inserir Quebra manual; Escolha o item: uma quebra de página ou de coluna. 2 - Células Esta opção possibilita a inserção de uma nova coluna ou linha na planilha. No caso da inserção de uma linha, ela será incluída acima da célula que estiver ativada. Na inserção de uma nova coluna, ela será incluída à esquerda da célula ativada. Observação: as fórmulas serão reajustadas, automaticamente, com a inclusão de novas linhas e 39

40 colunas. Para inserir células: Selecione a célula de onde será inserida a nova linha ou coluna; na Barra de Menus em Inserir Células. 3 - Linhas Esta opção insere uma linha em branco na planilha, acima da célula que estiver ativada. Para isso: Selecione o cursor onde será incluída a nova linha; na Barra de Menu em Inserir Linhas. Em seguida, será incluída uma nova linha em branco. 4 - Colunas Esta opção insere uma nova coluna em branco na planilha, a esquerda da célula que estiver ativada. Para inserir uma nova coluna: Selecione o cursor onde será incluída a nova coluna; na Barra de Menu em Inserir Colunas. 5 - Planilha Esta opção insere uma nova planilha no documento. Para isso: na Barra de Menu em Inserir Planilha. Em relação ao MS-Excel este recurso já possui alguns avanços. Entre os quais existe a opção de escolher quantas planilhas se deseja incluir, o nome da planilha, e a opção de criar a partir de um outro arquivo. 6 Dados externos Nesta tela, pode-se inserir dados de um outro documento. 40

41 7 - Caracter Especial Esta opção insere um ou mais caracteres especiais. Na caixa de diálogo (ver abaixo) é possível visualizar várias fontes de textos disponíveis. Para isso: Na Barra de Menu, selecione Inserir Caracter especial 8 Hyperlink (vínculo) Um hyperlink é uma referência para um documento da Internet ou em um arquivo local. Pode-se também inserir uma referência de uma posição específica de um documento. Para isso: Selecione a parte do texto que será a chave da hiperligação, isto é, o ponto de onde será feita a hiperligação; na barra de menu em Inserir Hyperlink. Nesta tela, pode-se escolher qual o tipo de hiperligação será feita: se pela Internet, pelo correio eletrônico, por um documento já existente ou por um novo. Como exemplo, vamos criar uma hiperligação em um documento já existente. No campo Atalho do documento acima, deve-se informar em qual arquivo será feita a hiperligação. Este campo só deve ser preenchido no caso da hiperligação ser feita com outro arquivo. Para selecionar um outro arquivo o usuário deverá clicar no botão. Ao selecionar o arquivo, o nome dele será preenchido no campo, bem como a indicação da sua localização, conforme no exemplo abaixo: Já o campo Destino no documento deverá ser preenchido para se localizar onde será feito o outro link. Para selecionar, clique no botão que está ao lado deste campo. Ao clicar neste botão, aparecerá uma janela do lado esquerdo da tela: Nesta Janela, deve-se escolher qual o destino da hiperligação que está sendo feita no documento. Na Janela, aparecem as opções: Folhas, Nome de intervalos, Intervalo do Banco de Dados. Para selecionar, deve-se clicar no item correspondente ao que se deseja fazer. No caso, foi inserido um marcador de texto; para selecioná-lo, é necessário clicar sobre o sinal de que aparece ao lado do item. Este sinal significa que há documentos neste item. Ao clicar sobre este sinal, será possível selecionar o marcador de texto onde será feita a hiperligação. 41