Implantação de Sistemas de Informação em Saúde: Principais Dificuldades na Implantação de um PEP no Brasil

Transcrição

1 Implantação de Sistemas de Informação em Saúde: Principais Dificuldades na Implantação de um PEP no Brasil Nelson Hakamada 1, KarinaCamasmieAbe 2 Bacharel em Ciência da Computação, Centro Universitário Eurípides de Marília UNIVEM, Marília (SP), Brasil. Professora. Universidade Aberta do Brasil, Universidade Federal de São Paulo - UNIFESP, São Paulo (SP), Brasil. Pergunta: "Quais são as principais dificuldades encontradas, sob o ponto de vista do gestor, da Implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente, no Brasil?" Resumo O Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) traz inúmeras vantagens e benefícios para a instituição de saúde que o adota. Porém sua implementação é complexa e com muitas barreiras a serem superadas, sobre diversos pontos de vista. Objetivo: Este estudo tem o objetivo de demonstrar quais os principais desafios, problemas e barreiras encontradas na implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), a fim de ajudar os gestores, no planejamento e elaboração da sua uma implementação, auxiliando na tomada de decisão e no prévio conhecimento dos problemas que deverão ser superados. Método: Utilizou-se a Revisão Bibliográfica de Literatura, do tipo sistemático, levantando artigos usando as seguintes bases de pesquisa: BVS ( MEDLINE ( SciELO ( do período de publicação foi de 1996 a agosto de Os descritores no idioma português: prontuário eletrônico do paciente, PEP, implantação de sistemas de saúde, dificuldades de implantação, problemas na implantação, fatores que dificultam a implantação, barreiras na implantação. Resultados: Foram obtidos e levantados os principais problemas e dificuldades enfrentados na implantação do PEP por uma instituição de saúde no Brasil, os resultados foram organizados em fatores políticos, culturais, de gerenciamento, técnicos, de recursos e humanos. Conclusão: A conclusão era apenas levantar quais são as principais barreiras, dificuldades e problemas enfrentados pela instituição de saúde que adota um sistema de Prontuário Eletrônico

2 do Paciente (PEP), dessa forma concluiu-se que o fator humano é o principal problema a ser enfrentado na implantação do PEP. Descritores: Implantação de Sistemas de Informação em Saúde, Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), Problemas em PEP, Dificuldades em PEP, Barreiras em PEP. Introdução O registro de informações sobre os pacientes é uma tarefa e uma atividade diária dos profissionais da área de saúde. O conjunto dos dados fornecidos pelo paciente, dos atendimentos prestados, agravos e sintomas, medicamentos prescritos, dosexames solicitados e resultados, cirurgias, internações e altas, entre outras informações, constitui o chamado prontuário médico, também podendo ser chamado de prontuário do paciente ou registro médico (1). Trata-se de um documento de extrema importância que visa, além de registrar a evolução do paciente e, consequentemente, direcionar qual o melhor procedimento médico, além de conter todas as medidas associadas, bem como a grande variabilidade dos cuidados e medidas adotados pelos profissionais de saúde para com o paciente (1). Todas essas informações, durante muitos anos e ainda hoje, são anotadas numa folha de papel, o que traz muitos problemas, como a perda do prontuário, inelegibilidade do que um profissional de saúde escreve, demora na localização do registro, além de grandes locais para armazenamento das fichas de papéis e recursos humanos para manter os arquivos e de outros problemas enfrentados pelo prontuário em papel (1,2). Porém, nas últimas décadas, isso está mudando e a utilização dos recursos de Tecnologia da Informação (TI) tem contribuído para a área médica de forma significativa ao fornecer o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), com a finalidade de melhorar a qualidade da assistência à saúde. Além disso, o PEP consegue integrar os dados clínicos com informações administrativas, melhorando e otimizando o atendimento, e qualificando as tomadas de decisões (2,3).

3 Os benefícios do PEP são enormes, além da eliminação do papel, a informação está sempre disponível e atualizada, onde e quando o profissional solicitar, os dados armazenados são legíveis, exatos e confiáveis, todo o histórico do paciente estará armazenado, agilidade na obtenção da informação, além da minimização de erro humano, através de ferramentas disponíveis no sistema de informação em saúde (3). Para se conseguir usufruir dos benefícios da implantação de um PEP é uma longa caminhada, que pode durar anos, e onde muitas instituições de saúde desistem da implantação pelos mais diversos motivos e problemas encontrados (2,4,5). O objetivo deste trabalho foi levantar experiências e descrever quais são as principais barreiras, problemas e desafios na implantação de um sistema de prontuários eletrônicos, do ponto de vista do gestor e não o de fornecer soluções. Método Este estudo consiste em uma Revisão Bibliográfica de Literatura, do tipo sistemática, que visa levantar artigos indexados do tipo descritivos, tecnológicos ou de revisão, que abordem as dificuldades, problemas e barreiras encontradas na implantação de sistemas de informação de saúde, mais especificamente na implantação do PEP. Os artigos considerados foram levantados usando as seguintes bases de pesquisa: BVS ( MEDLINE ( SciELO ( A abrangência do período de publicação foi de 1996 a agosto de A estratégia de busca usada como base foram os seguintes descritores no idioma português: prontuário eletrônico do paciente, PEP, implantação de sistemas de saúde, dificuldades de implantação, problemas na implantação, fatores que dificultam a implantação, barreiras na implantação. Nos critérios de inclusão foram selecionados apenas artigos que abordaram a implantação de sistemas de informação em saúde no Brasil, mais especificamente a implantação de PEP e as principais dificuldades e barreiras encontradas na visão do

4 gestor, além de relatos de casos, onde serão agrupadas e relatadas quais são as principais dificuldades encontradas. Os critérios de exclusão usados foram os artigos que não estavam no idioma português e os que não relatavam quais problemas foram encontrados na implantação do PEP. Resultados Foram localizadas 13 publicações. A partir dos critérios de inclusão e exclusão dos artigos e, considerando a relevância ao tema Principais dificuldades na implantação de um PEP, foi realizada a leitura dos resumos dos artigos, sendo selecionados 8 artigos para a leitura crítica na íntegra e extração dos dados para esse estudo. Quadro 1 Distribuição de artigos localizados nas bases de dados BVS ( MEDLINE ( SciELO ( sobre as principais dificuldades encontradas na implantação de um Sistema de Informação em Saúde. Título do Artigo Objetivos Resultados Vantagens e O objetivo foi As vantagens são inúmeras, como agilidade no acesso desvantagens do levantar quais as à informação, troca de informações, economia de prontuário vantagens e espaço, redução de consumo de papel, informações eletrônico para desvantagens da gerenciais rápidas e precisas e superando em muito as instituição de adoção do PEP para desvantagens, dentre as quais as que foram levantadas saúde (1) uma instituição de destacamos o alto custo de investimento, saúde. desumanização, sistema fora-do-ar, necessidade de treinamento de pessoal, problemas de sigilo da Fatores dificultadores na utilização de um sistema de informação em unidades de terapia intensiva (2) Prontuário Eletrônico Paciente: conhecendo experiências sua do as de O objetivo foi levantar quais os principais fatores que dificultam na implantação de um Sistema de Informação em saúde em UTIs de um hospital particular de Belo Horizonte/MG. Após analisar 12 instituições de saúde, em diversos estados, o objetivo foi levantar as principais vantagens informação e resistência dos profissionais de saúde. Foram encontradas fatores relacionados à aspectos técnicos associados ao sistema como lentidão do sistema; dificuldade de compreensão da interface do sistema e de confiabilidade de alguns dados. Em relação aos aspectos relacionados à infraestrutura da instituição são citados o reduzido número de computadores e espaço físico inadequado. E os aspectos relacionados à posturas e atitudes dos profissionais frente ao uso do sistema de informação e falta de capacitação, falta de um processo de capacitação contínuo do usuário; desconhecimento do usuário sobre os recursos do sistema; medo e a resistência no uso de tecnologias e falta de envolvimento dos profissionais na implantação e avaliação do sistema. Há muitas vantagens quando se adota um sistema informatizado, porém por outro lado, há muitas dificuldades a serem vencidas, sendo a mais citada por mais de 50% das instituições, no estudo realizado, foi a resistência dos profissionais de saúde quanto ao uso de novas tecnologias, refletindo diretamente no sucesso ou

5 implantação (3) e desvantagens na implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente. fracasso da implantação de um sistema de prontuário eletrônico, outras citadas foram a necessidade de grandes investimentos em hardwares, softwares, equipamentos e treinamentos de todos os profissionais envolvidos, receio dos profissionais de expor suas condutas, perda da autonomia, demora em obter resultados reais com a implantação do PEP, problemas de ordem técnica no sistema, uso e acesso indevidos que comprometem a confiabilidade e segurança das informações do paciente, impacto negativo na relação médico-paciente e aumento do tempo de trabalho dos profissionais. Desafio implantação prontuário eletrônico paciente (4) da do do Demonstrar e relatar todos os desafios no processo de implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente, num estudo de caso de um Complexo Hospitalar Filantrópico, Londrina/PR. A implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente resultou em mudança na forma de trabalho do hospital. O conhecimento adquirido por parte da equipe resultou na melhoria da qualidade de informação e consequentemente no atendimento aos pacientes. Os pontos negativos foram a falta de orientação e treinamento, pela empresa contratada para a implantação do sistema informatizado, além de problemas de ordem técnica e alto custo de investimento. A Tecnologia da Informação na Área Hospitalar: um Caso de Implementação de um Sistema de Registro de Pacientes (5) Barreiras na implantação de sistemas de informação de uma instituição de saúde: A importância dos fatores humanos e de gerenciamento (6) O objetivo deste estudo foi de relatar a experiência na implementação de Sistema de Registro Eletrônico do paciente denominado R-ATA, no Hospital Universitário Lauro Wanderley da Universidade Federal da Paraíba. Após uma pesquisa realizada através de entrevista, foi analisado e levantado os principais fatores que criam barreiras na implantação de Sistemas de Informação, numa grande instituição de saúdena cidade de São Paulo. O resultado da implantação de um prontuário médico eletrônico traz muitos benefícios quando alcançado, porém requer considerações complexas e muito esforço para vencer barreiras de ordem legal, organizacional e tecnológica. Passando por um longo processo de educação dos profissionais de saúde, o que requer muitos treinamentos, e na melhoria das práticas de registro. Além da padronização de critérios muito bem definidos, principalmente dos profissionais de saúde. A falta de envolvimento e desinteresse dos profissionais foi a principal barreira na implantação. Os resultados da pesquisa foram divididos em fatores humanos, técnicos, recursos, gerenciamento, cultural e político, onde cada fator contribuiu como barreira na implantação do Sistema de informação, podendo-se destacar como principais, o fator humano com 61,9% (destacando a comunicação, o interesse das pessoas envolvidas e o trabalho em equipe) e o fator de gerenciamento tendo 55,3% (aspectos de planejamento, monitoramento e o uso de metodologias) dos problemas enfrentados na implantação. Detalhando os problemas citados pode-se destacar: resistência às mudanças internas, despreparo do cliente para o processo de implantação, imprecisões na especificação do serviço a ser prestado, pressões políticas do cliente, excesso de expectativa do cliente, rotatividade de mão de obra,

6 A informática no consultório médico (7) Implantação da tecnologia da informação numa organização de saúde: impactos e desafios (8) Avaliar o uso do PEP no consultório médico, demonstrando os prós e contras na adoção do sistema de informação em saúde. Analisar os impactos e desafios na implantação de Sistema de Informação em Saúde, num estudo de caso de uma instituição de saúde na cidade de Juiz de Fora/MG. problemas de infraestrutura, diferenças culturais, excesso de monitoramento do cliente, problemas de relacionamento e problemas de trabalho em equipe. Ou seja, as principais barreiras não eram por conta de problemas financeiros ou problemas técnicos, que poderiam ser num primeiro momento as principais causas, sem uma análise mais definida. Os resultados negativos demonstrados foram que um PEP depende de investimentos em infraestrutura, hardware e software; o PEP precisa de constante manutenção e atualização, além da preservação da integridade dos dados; treinamento dos usuários, tanto do uso das ferramentas disponíveis e do sistema como um todo; os treinamentos representam, muitas vezes, a peça principal na aceitação e utilização do PEP; manter a privacidade dos dados em meio eletrônico, investimento em segurança da informação; atenção na relação médico e paciente com um computador e aumento do tempo gasto com a consulta diante de um computador foram observados. Dentre os desafios encontrados podemos destacar o tempo de duração dos treinamentos e a metodologia empregada como insatisfatórios por grande parte dos usuários; além da importância da comunicação entre os usuários e profissionais de informática do começo ao fim do processo de implantação; o apoio da direção e/ou alta gerência e a participação dos funcionários nas diversas fases do processo de implantação. Figura 1 Modelo de Referência das Principais Barreiras à Implantação de SI (6).

7 Discussão O processo de implantação de um Prontuário Eletrônico do Paciente demanda além de alto grau de investimento financeiro, um longo tempo de estudos, planejamento e a elaboração de um plano de ações muito bem definido, que englobaria, além da abordagem técnica relativa ao sistema em si, fatores humanos, como mudança de hábito no modo de trabalho, relações pessoais, uma comunicação clara entre todos da instituição de saúde, entre outros (1,2,5,8). Baseado no levantamento dos resultados, para melhor entendimento, foi realizada a separação em grupos de fatores que dificultam e atrapalham a implantação do PEP, sendo esses: fatores humanos, técnicos, recursos, gerenciamento, cultural e político, conforme a Figura 1 (6). As questões dos problemas relacionados a fatores políticosou de gerenciamento fica o destaque para afalta de comunicação clara dos objetivos e das mudanças propostas por parte dos gestores, além de que a alta administração deve dar total apoio aos gestores da implantação (1,6,8). Nos quesitos de fatores de recursos, a questão da demanda de um alto grau de investimento, seja na parte de infraestrutura, equipamentos, salas, entre outros, foi citado por boa parte dos artigos selecionados (1,2,6). Nos fatores culturais, destacamos a mudança de rotina de trabalho, pessoas que faziam há anos as mesmas atividades da mesma forma, e mudanças organizacionais (1,2,8). Na questão de fatores técnicos, como problemas técnicos com o sistema,foram citados os chamados sistemas fora-do-ar, bugs, questões tecnológicas, sigilo da informação, atualizações e correções no sistema também são problemas que costumam ocorrer com frequência e que devem ser solucionados rapidamente para não causar desgaste desnecessário aos usuários. Além da inabilidade dos usuários no uso do sistema, ou seja, deve-se dar muita importância para a questão do treinamento dos usuários (1,6,3). Os fatores humanos estiveram presentes em todos os artigos, como por exemplo, a falta de interesse, boicote ao uso do sistema, resistência a novas

8 tecnologias e à mudanças, etc. A unanimidade se baseia no fato de que, sem a adesão por parte dos usuários, ocorre baixa adesão ao sistema, insucesso ou até abandono da implementação. Isso acontece devido a questões psicológicas do próprio ser humano, que se sente desconfortável quando submetido a mudanças (1,2,3,4,5,6,7,8). Conclusões Com base no levantamento dos principais problemas e dificuldades, o objetivo foi de reunir quais seriam essas barreiras no processo de implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente. Destaca-sea falta de comunicação entre as equipes e por parte da alta administração e gestores, o alto grau de investimento, e o fator humano, como principal e mais grave empecilho na implantação de um sistema de informação em saúde. Ou seja, independente da eficiência técnica do sistema, as pessoas envolvidas podem levar ao fracasso total da implementação. O conhecimento prévio e antecipado dos problemas pode ajudar os gestores a prevenirem e a se prepararem para minimizar os problemas que enfrentarão. Assim, pode-se concluir que, independentemente da estrutura e do momento em que se encontra a instituição de saúde, seja financeiro, seja legal ou político, os problemas encontrados serão semelhantes, no entanto, em proporções diferentes, cabendo aos gestores minimiza-los para alcançar o sucesso da implantação.

9 Referências Bibliográficas: 1. Martins C, Lima SM. Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instituição de saúde. RAS [Internet] Abr-Jun [acesso em 2016 Set 09]; 16 (63):[6 p.] Disponível em 2. Cavalcante RB, Bernardes MFVG, Cunha SG, Santos CS. Fatores dificultadores na utilização de um sistema de informação em unidades de terapia intensiva. R. Enferm. Cent. O. Min [Internet] Jan/Mar [acesso em 2016 Set 09]; 1(1): Disponível em 3. Canêo PK, Rondina JM. Prontuário Eletrônico do Paciente: conhecendo as experiências de sua implantação. J. Health Inform [Internet] Abril-Junho [acesso em 2016 Set 09]; 6(2): Disponível em: 4. Jenal S, Évora YDM. Desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente. J. Health Inform [Internet] Dez [acesso em 2016 Set 09]; 4(Número Especial - SIIENF 2012); Disponível em 5. Filho J R, Xavier JCB, Adriano AL. A Tecnologia da Informação na Área Hospitalar: um Caso de Implementação de um Sistema de Registro de Pacientes. RAC [Internet], v. 5, n. 1, 2001 Jan./Abr.: [acesso em 2016 Set 09]; Disponível em: 6. Prado EPV, Castro RPS, Albuquerque JP. Barreiras na implantação de sistemas de informação de uma instituição de saúde: A importância dos fatores humanos e de gerenciamento. Revista de Administração, Contabilidade e Economia da FUNDACE [internet], v. 1, n. 1, 2010 Set: [acesso em 2016 Set 09]; p Disponível em

10 7. Wechsler R, Anção MS, Campos CJR, Sigulem D. A informática no consultório médico. Jornal de Pediatria [internet], 2003: [acesso em 2016 Set 09]; 79(1); [10 p.] Disponível em Almeida AAM, Gonçalves AA, Novaes MLO, Simonetti VMM. Implantação da tecnologia da informação numa organização de saúde: impactos e desafios. EnANPAD [internet], 2006 Set [acesso em 2016 Set 09]; [15p.]. Disponível em