Fatores determinantes para o sucesso na implantação de um sistema de prontuário eletrônico do paciente.

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1 Fatores determinantes para o sucesso na implantação de um sistema de prontuário eletrônico do paciente. Anselmo Aparecido dos Santos Pereira 1, Luciano Gamez 2 1. Tecnólogo em Sistemas de Informação, Especialista em Engenharia de Projetos em Sistemas de Informação. Faculdade Carlos Drummond de Andrade, São Paulo (SP), Brasil. 2. Professor Doutor. Universidade Aberta do Brasil, Universidade Federal de São Paulo - UNIFESP, São Paulo (SP), Brasil. Resumo Objetivo: Mostrar que o sucesso na implantação de um sistema de prontuário eletrônico do paciente está relacionado a fatores de ordem pessoal e na mudança cultural da organizacional. Método: O presente estudo consiste numa revisão sistemática descritiva da literatura sobre a temática da implantação de um sistema de Prontuário Eletrônico do Paciente, pelos critérios da adesão de pessoal e da mudança cultural do trabalho. Resultados: A implantação de um sistema de Prontuário Eletrônico do Paciente supre todas as necessidades que a tecnologia pode alcançar, contudo, para se alcançar os resultados almejados há a necessidade de investimentos em pessoal, mudança cultural e gestão de processos de trabalho. Conclusão: As peculiaridades da área, a falta de conhecimento em computação por seu pessoal, a resistência por mudanças e a ausência de gestão por processos, são as principais barreiras a serem vencidas no processo de implantação do sistema de Prontuário Eletrônico do Paciente. Descritores: prontuário, eletrônico, paciente, implantação, cultura, gestão, processo e sucesso. Introdução A sociedade moderna vive um momento histórico conhecido como a Era da Informação, na qual o uso das tecnologias digitais provocou uma verdadeira

2 revolução na forma das pessoas se comunicarem. Ao contrário do que ocorria no passado, os meios de produção, acesso, transmissão, armazenamento de volumes cada vez maiores de dados bem como o compartilhamento da informação alcançaram níveis inimagináveis em tempos passados. As novas mídias admitem a manipulação de dados com extrema rapidez e flexibilidade que em alguns casos chegam a ser instantâneas, abrangendo praticamente a totalidade das áreas do conhecimento. A área da saúde também não ficou alheia a essas questões, pois, a procura em massa de um contingente cada vez maior obrigou o governo e as organizações de saúde a investirem em tecnologia para suprir as necessidades para atender essa população. Com os novos tempos o registro do paciente em prontuários de papéis, conforme o modelo predominantemente utilizado está cada vez mais obsoleto, o que exige o uso de ferramentas tecnológicas que além de registrar, também construa um histórico sistemático de toda a vida do paciente e dê suporte à tomada de decisões, ou seja, uso do Prontuário Eletrônico do Paciente. Prontuário do paciente, conforme Resolução nº 1.638/2002 do Conselho Federal de Medicina é um documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo (3), por sua vez, o Prontuário Eletrônico do Paciente, conforme (Marin, Miranda, 2016), deve ser entendido como uma estrutura eletrônica dedicada à manutenção de informação sobre o estado de saúde e o cuidado recebido por um indivíduo durante todo seu tempo de vida (4). Neste estudo realizou-se uma revisão sistemática de artigos científicos publicados nas bases de dados virtuais em saúde cujos núcleos remeteram às experiências nos processos de implantação de sistemas de Prontuário Eletrônico do Paciente, narrando vantagens e desvantagens. Neste trabalho entendemos que, por mais moderno e completo que seja um sistema, a chave para o sucesso na implantação de um sistema de Prontuário Eletrônico do Paciente está no fator humano, que deverá se conscientizar do valor desse sistema na instituição de saúde e entender que as mudanças fazem parte da nova realidade que ele enfrentará como força de trabalho, incluindo a mudança

3 cultural na instituição, a qual deverá implantar a gestão por processos a fim de alcançar suas metas e cumprir com seu dever de promoção à saúde. Método O presente estudo consiste numa revisão sistemática de literatura acerca do tema fatores favoráveis e desfavoráveis na implantação de um sistema de prontuário eletrônico do paciente, que não fossem de cunho material, mas sim com relação ao fator humano, a fim de se conseguir os resultados esperados. Foram utilizados os seguintes descritores: prontuário, eletrônico, paciente, implantação, cultura, processo e sucesso; os resumos dos artigos retornados foram lidos e analisados, conforme critérios aplicados: foi estipulado período de publicação entre 2000 e 2016; selecionamos os artigos publicados nos idiomas português, espanhol e inglês com estudos descritivos, observacionais, tecnológicos, disponibilizados nas bases de dados virtuais em saúde: Biblioteca Virtual em Saúde (BVS), Literatura Latino Americana em Ciências de Saúde (LILACS), National Library of Medicine (PUBMED), Medical Literature Analysis and Retrieral System Online (MEDLINE) e Scientific Electronic Library Online (SCIELO). Foram excluídos os artigos que não apresentaram a versão integral para evitar a superficialidade nos estudos, como também, aqueles que mencionaram experiência na implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente em clínicas e consultórios particulares. Resultados Os resultados obtidos são apresentados na tabela 1 a segui, como critério de busca utilizamos dos descritores prontuário, eletrônico, paciente, implantação, cultura, gestão, processo e sucesso, que atenderam ao objetivo deste estudo.

4 Tabela 1 Resultados obtidos sobre a obtenção de sucesso na implantação de um sistema de Prontuário Eletrônico do Paciente - PEP. Título do Artigo/Referência Prontuário Eletrônico do Paciente: conhecendo as experiências de sua implantação (5) Desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente (6) Revisão de literatura: Implantação de Prontuário Eletrônico do Paciente (7) Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instituição de saúde (8) Objetivo O objetivo deste trabalho foi conhecer diferentes experiências e avaliar as principais vantagens e desvantagens da adoção de um sistema de prontuários eletrônicos, tanto para a equipe médica quanto para o paciente. O objetivo desse estudo é descrever as etapas percorridas e procedimentos realizados no processo de implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente. Este trabalho objetivou identificar as evidências disponíveis na literatura sobre a implantação de prontuário eletrônico de paciente no período de 2005 a A presente pesquisa teve como objetivo verificar a contribuição da implantação de prontuário eletrônico, identificando suas vantagens e desvantagens para a instituição de saúde. Resultados Como principais vantagens da adoção de um sistema informatizado de registros foram citadas: o acesso rápido ao histórico do paciente, a facilidade na consulta de dado em atendimentos futuros, a redução no tempo de atendimento, a melhoria no controle e planejamento hospitalar e a melhoria na qualidade do atendimento. Por outro lado, a única desvantagem citada foi a resistência dos profissionais da saúde quanto ao uso de novas tecnologias. O sucesso ou fracasso na implantação de um sistema de prontuários eletrônico está condicionado, diretamente, ao treinamento intenso e adequado da equipe e à sua participação nas diversas etapas que precedem a implantação do sistema. Observou-se melhoria da qualidade de informação e consequentemente no atendimento aos pacientes. Como pontos positivos evidenciam-se a rapidez na realização da prescrição médica e de enfermagem bem como o impacto no controle de materiais e de medicamentos. Como ponto negativo aponta-se a falta de orientação, por parte da empresa contratada, para a implantação do sistema informatizado. Evidencia-se, na exploração da temática, o despreparo dos profissionais da saúde, em relação à implantação do prontuário eletrônico, comportamento que interfere, diretamente, na aceitação de mudanças que esta ação exige. Observa-se que o sucesso ou fracasso está intimamente ligado ao envolvimento dos usuários no planejamento e nas diversas fases de implantação do sistema. Chama atenção também a preocupação que o uso da informática não deve eliminar o contato com o paciente. Melhoria de qualidade dos dados do paciente, informações sobre o estado de saúde do paciente, armazenando todo cuidado de saúde (medicamentos, procedimentos, doenças, orientações, etc.), acompanhamento clínico, evitando repetição de exames realizados recentemente, tratamentos, uso de medicamentos, orientando assim a conduta de melhor atendimento à saúde do paciente. Há que se considerar também algumas desvantagens, como o custo elevado na implantação (equipamentos e treinamentos), a possibilidade do sistema ficar inoperante e a resistência da equipe.

5 Sistema de informação em saúde: concepções e perspectivas dos enfermeiros sobre o prontuário eletrônico do paciente (9) UBS Integral Jardim Edite participando da Implantação e Desenvolvimento do Prontuário Eletrônico do Paciente no Município de São Paulo (10) Identificar as concepções dos enfermeiros sobre o PEP e apontar as perspectivas desses profissionais sobre a implantação do PEP na instituição. Relatar a experiência de desenvolvimento e implantação do PEP na UBS Integral Jd. Edite e a participação de diferentes atores no seu processo de construção Trata de um sistema facilitador da prática, tendo em vista o acesso, a disponibilidade das informações, a rapidez, a praticidade, a clareza e a otimização do espaço físico, conhecimento superficial sobre o assunto, que a necessidade urgente de capacitação. De fatos, toda a tecnologia do sistema pode se tornar inútil se não houver uma adesão em massa dos profissionais. Embora muitas vezes atenda a todos estes requisitos, o sistema é passível de rejeição pelos profissionais. Por fim, a compreensão do PEP como um processo e não um produto torna-se premente, devendo ser considerado como um sistema de informação que permitirá acesso, segurança e padronização. O PEP construído se adequa aos processos de trabalho desenvolvidos em diferentes unidades da atenção básica. Parametrização do sistema e as diversas possibilidades de entrada e circulação do paciente no sistema conforme o fluxo já existente na unidade. Outro fator importante é utilização por todos os profissionais de diferentes níveis, a prescrição fica permitida somente a médicos, enfermeiras e dentistas. O atendimento é registrado nas fichas de atendimento que estão organizadas na plataforma da seguinte ordem: Ficha de Atendimento: dados básicos (SUS), Recepção (dados colhidos na entrada), anamnese (queixa, histórico e antecedente), exame físico (vitais e antropométricos), diagnóstico (CID obrigatório somente ao médico), Conduta (prescrição, orientações, procedimentos realizados e solicitados), evolução, impressos e finalização. A impressão das fichas sai ordenada e somente campos utilizados são impressos no ultimo setor encaminhado. Discussão Os resultados obtidos neste estudo convergem para benefícios trazidos quando da implantação de sistema de Prontuário Eletrônico do Paciente, tais como, rapidez na realização da prescrição médica e de enfermagem, o impacto no controle de materiais e de medicamentos, acesso rápido ao histórico do paciente, facilidade na consulta de dado em atendimentos futuros, redução no tempo de atendimento, melhoria no controle e planejamento hospitalar (11).

6 Por outro lado, como se pode perceber, inúmeros benefícios resultam de investimentos em tecnologia, porém, primeiramente é necessário aplicar esforços para convencer a equipe de trabalho, conscientizá-la de que a inovação tecnológica por si só não produz resultados satisfatórios. Deve-se encarar a implantação de um sistema de Prontuário Eletrônico do Paciente como um processo contínuo, onde há a necessidade de gerir processos de trabalho, padronizar tarefas, treinar todo o pessoal, torná-los parte direta e/ou indireta em todas as etapas, desde a fase de planejamento até a implementação da solução. Somente assim, como se infere a partir dos resultados discutido a implantação do PEP será uma solução completa para as instituições de saúde. Conclusões Neste trabalho foi realizado um estudo acerca das experiências relatadas em diversos artigos científicos acerca da implantação de um sistema de Prontuário Eletrônico do Paciente. A presente proposta foi verificar as dificuldades dessa implantação que não fossem de cunho material, mas sim com relação ao fator humano, a fim de se conseguir os resultados esperados. As peculiaridades da área, a falta de conhecimento em computação por parte de seu pessoal, a resistência por mudanças e a ausência de uma gestão por processos, são as principais barreiras a serem vencidas no procedimento de implantação do sistema de Prontuário Eletrônico do Paciente. Uma vez ultrapassada essas barreiras, o PEP torna-se um forte aliado na assistência ao paciente, servindo inclusive de suporte para projetos de Políticas Públicas. Referências 1. CÂNEO, Paula Krauter; RONDINA, João Marcelo, Prontuário Eletrônico do Paciente: conhecendo as experiências de sua implantação. Disponível em: =lnk&exprsearch=724290&indexsearch=id

7 2. JENAL, Sabine; ÉVORA, Yolanda Dora Martinez,Desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente. Disponível em: 3. JENAL, Sabine; ÉVORA, Yolanda Dora Martinez, Revisão de literatura: Implantação de Prontuário Eletrônico do Paciente. Disponível em: =lnk&exprsearch=683531&indexsearch=id 4. MARTINS, Celso; LIMA, Sania Maria de, Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instituição de saúde Revista de Administração em Saúde_ Vol. 16, No 63 Abr-Jun, Disponível em: 5. LIMA, Dayane França Braz; BRAGA, André Luiz de Souza; FERNANDES, João Luiz; BRANDÃO, Euzeli da Silva, Sistema de informação em saúde: concepções e perspectivas dos enfermeiros sobre o prontuário eletrônico do paciente. Disponível em: 6. RAMOS, Andrea Christina Borella; JUNIOR, Paulo Leandro de Oliveira; LUCARELLI, Maria Aparecida; BARBOSA, Adriana Maria de Macedo; FILHO, Alexandre Nemes; FERRAZ, Patrícia de Faria; TSUJIMOTO, Anette, UBS Integral Jardim Edite participando da Implantação e Desenvolvimento do Prontuário Eletrônico do Paciente no Município de São Paulo. Disponível em: SCIELO5: 7. MARIN, Heimar de Fátima; MIRANDA, Claudia, Prontuário Eletrônico do Paciente. Disponível em: