Utilização do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP): Experiências em hospitais brasileiros

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1 Utilização do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP): Experiências em hospitais brasileiros Adrianna Vulcão Neves 1, Ricardo Terra 2 1. Bacharel em Enfermagem. Universidade Federal do Pará UFPA, Belém (PA), Brasil. 2. Professor Doutor. Universidade Federal de Lavras - UFLA, Lavras (MG), Brasil. Resumo Este estudo objetivou evidenciar quais foram os impactos e experiências nos hospitais brasileiros após a implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP). Para isto, realizou-se uma revisão sistemática da literatura. Dentre os resultados, selecionou-se dez publicações para análise minuciosa, todas eram artigos sobre a implantação e utilização do PEP nos hospitais brasileiros, com metodologias diferentes sendo realizadas entre os anos de 2011 e Todos os estudos foram produzidos na região sul, sudeste e centro-oeste do Brasil. Acredita-se que os passos em direção ao futuro do prontuário eletrônico do paciente tenham sido bastante promissores, pois os resultados favoráveis, predominam sobre os desfavoráveis. A informatização das rotinas administrativas garante agilidade no acesso à informação, além da facilitação no intercâmbio de informações, sendo assim, compensa os altos investimentos nos equipamentos. As fragilidades da implantação de um PEP devem superadas, a partir do aprimoramento dos sistemas, da capacitação profissional e de investimentos em tecnologia que garantam avanços no processo de implantação dos mesmo nos hospitais do Brasil. Descritores: PEP, Prontuário Eletrônico do Paciente, Sistema de Prontuário Eletrônico. Introdução O prontuário do paciente é um documento básico nos hospitais e permeia toda a sua atividade assistencial, administrativa, de pesquisa e de ensino. Ele também permite a integração entre os vários setores, pois representa um canal de

2 comunicação entre os membros da equipe multiprofissional em saúde responsáveis pelo atendimento ao paciente (7). Acompanhando a tendência mundial de informatização na área da saúde, os hospitais brasileiros vêm se adequando à nova realidade tecnológica (3,4,5,6,7) investindo na substituição do prontuário de papel pelo novo modelo de registro da informação em saúde, feito em sistema eletrônico, conhecido como PEP Prontuário Eletrônico do Paciente. O prontuário eletrônico proporciona inúmeras vantagens, como agilidade no acesso à informação, intercâmbio de informações, economia de espaço, redução de consumo com impressos, informações gerenciais rápidas e precisas e aumento de tempo para os profissionais se dedicarem aos pacientes. No entanto, existem desvantagens, como o custo elevado na implantação (equipamentos e treinamentos), a possibilidade de o sistema ficar inoperante e a resistência da equipe (3,4,5,12). No entanto, a literatura registra que os benefícios são mais evidentes para a instituição de saúde, sendo que promove um atendimento seguro, eficiente e rápido para o paciente (1). Porém, para que a implantação de um sistema de informação aconteça, deve existir uma mudança cultural na instituição (2). A gestão deve procurar identificar as vantagens e as desvantagens para a organização, assegurando o processo dentro da instituição. Embora inicialmente, haja necessidade de um considerado investimento humano e financeiro, em razão da necessidade da implantação da tecnologia de informação e de treinamentos da equipe multiprofissional. Os responsáveis pelo projeto devem conhecer os fatores que podem dificultar a real implantação do PEP, e assim, adotar mecanismos durante a elaboração do planejamento para sua superação, para então garantir que o sistema possa funcionar de forma adequada (1). Nesse aspecto, traça-se assim a relevância em identificar os impactos da utilização do PEP por meio das evidências obtidas na literatura sobre o processo de implantação de um prontuário eletrônico nos hospitais, principal instituição que hoje investe na transição do prontuário de papel para o eletrônico. Com a disseminação da discussão na adoção do PEP, espera-se que o valor e a funcionalidade do mesmo evoluam e acompanhem as exigências em constante modificação das instituições de saúde. Espera-se, ainda, que sejam explorados mais

3 estudos sobre o tema para assegurar a qualidade da saúde do paciente, incentivar a pesquisa e apoiar a tomada de decisão médica. Método O protocolo estabelecido para a condução da Revisão Sistemática da Literatura (RSL) é descrito nos nove itens a seguir: i) s: Identificar as experiências e os impactos da utilização após a implantação do prontuário eletrônicos em hospitalares brasileiros. ii) Questão de Pesquisa: Quais são as experiências e os impactos da utilização após a implantação do Prontuário Eletrônico do Paciente em hospitais brasileiros? iii) Palavras-Chave: PEP, Prontuário Eletrônico Paciente, Utilização, Implantação. iv) String de Busca: ("prontuário eletrônico do paciente" or "pep") and ("utilização" or "implantação" or "impacto" or "experiências" or "adoção") and ("hospital" or "hospitais"). v) Método de Busca de Fontes: Busca em repositórios eletrônicos, utilizado seus mecanismos de busca. vi) Listagem de Fontes: Google Acadêmico, Biblioteca Virtual de Saúde (BVS), Lilacs e MEDLINE. vii) Tipos de Artigos: Artigos que reportem a experiência (impactos a nível assistencial e administrativo) após a implantação do PEP em hospitais brasileiros. viii) Idioma dos Artigos: Português. ix) Critérios de Inclusão e Exclusão dos Artigos: Artigos científicos brasileiros disponíveis para leitura completa, publicados em conferência ou periódico entre 2010 e s Foram encontradas 40 publicações sobre o tema, em que dez foram selecionadas e analisadas. Os estudos selecionados são artigos sobre utilização do PEP nos hospitais brasileiros, sendo 40% pesquisas quantitativas aplicadas, 10% pesquisa qualitativa, 40% revisões bibliográficas e 10% estudos de caso.

4 Pôde-se verificar que houve uniformidade no ano de publicação das pesquisas, sendo duas publicadas em 2011, duas em 2012, duas em 2013, uma em 2014, duas em 2015, e uma mais recente, em Todas as pesquisas se concentram na região sul, sudeste e centro-oeste do Brasil, o que demonstra a falta ou inexistência de estudos acerca do tema nas regiões Norte e Nordeste, mesmo possuindo hospitais que tiveram o PEP implantado. A Tabela 1 reporta as publicações que foram selecionados para o estudo, correlacionando a descrição do objetivo proposto em cada estudo com o resultado obtido nos respectivos trabalhos. Tabela 1 Publicações selecionadas nas bases de dados Google Acadêmico, Biblioteca Virtual de Saúde (BVS), Lilacs e MEDLINE, sobre a utilização do PEP em hospitais brasileiros. Conhecendo a experiência de implantação do prontuário eletrônico do paciente no Hospital de Base de São José do Rio Preto (3) Realizado cinco anos após a implantação do PEP no Hospital de Base em São José do Rio Preto, esse estudo avaliou a experiência com a nova ferramenta, a partir da análise das principais vantagens e desvantagens desse sistema segundo profissionais da saúde por meio do levantamento de dados com instrumento de medição. Concluiu-se que apesar das desvantagens, da necessidade de constante aprimoramento do sistema e da importância de uma capacitação mais adequada dos profissionais para fazer uso do software, a maioria dos entrevistados consideram o prontuário eletrônico mais vantajoso no trabalho dos profissionais de saúde e para o tratamento dos pacientes. A utilização do prontuário eletrônico do paciente por médicos do Hospital Municipal Dr. Munir Rafful: um estudo de caso (4) Caracterizar através de pesquisa aplicada a utilização do PEP pelos médicos do Hospital Municipal Dr. Munir Rafful, na cidade de Volta Redonda no Rio de Janeiro. O funcionamento do PEP e suas potencialidades ainda são fonte de dúvidas para a maior parte dos médicos do hospital em questão. O estudo demonstra a necessidade da disseminação e discussão de informações a respeito do PEP junto aos profissionais. Inovação em hospitais do Brasil e da Espanha: a percepção de gestores sobre o prontuário eletrônico do paciente (5) Descrever a adoção do PEP em hospitais do Brasil e da Espanha, com foco no papel dessa tecnologia na gestão hospitalar e na discussão de controvérsias inerentes ao desenvolvimento e implantação dessa ferramenta. Os principais resultados mostram que esse prontuário é uma inovação multifacetada. O PEP significa, também, inovação administrativa e de serviços em que o prontuário resignifica o produto do serviço hospitalar, comportando-se como um ator-rede mediador da gestão, mediante mecanismos de controle. Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP): Análise em Hospital da Serra Gaúcha (RS) (6) Realizar um estudo qualitativo acerca da implantação do PEP em um hospital da Serra Gaúcha, bem como demonstrar as suas vantagens e desvantagens em sua utilização pelos organismos de saúde pública. Com a implantação do prontuário eletrônico nos hospitais ocorre a melhoria da qualidade do atendimento, bem como recuperação rápida e organizada de informações dos pacientes. Porém, para se alcançar todas as vantagens do PEP, deve-se ainda se solucionar muitos dos problemas éticos, legais e técnicos, tais como a priorização da confiabilidade e privacidade, cumprimento da legislação e falhas nos sistemas. Prontuário Eletrônico do Paciente: conhecendo as experiências de sua implantação (7)

5 Pesquisa exploratória com o objetivo de avaliar as principais vantagens e desvantagens da adoção de um sistema de prontuários eletrônicos, tanto para a equipe médica quanto para o paciente. Concluiu-se que o sucesso ou fracasso na implantação de um sistema de prontuários eletrônico está condicionado, diretamente, ao treinamento intenso e adequado da equipe e à sua participação nas diversas etapas que precedem a implantação do sistema e à familiaridade dos usuários com o sistema implantado. Indicadores de uso do prontuário eletrônico do paciente (8) Reportar por meio de indicadores como os médicos utilizam o sistema de PEP. Conclui-se que, se o sistema adere ao fluxo de trabalho do médico na clínica e oferece algo mais em troca como mobilidade, descomplicação técnica, segurança entre outras características, os médicos usam o sistema adequadamente para melhorar a qualidade do atendimento ao paciente. Implantação do prontuário eletrônico do paciente no Brasil (9) Conhecer as percepções sobre a implantação do PEP no Brasil por meio de busca bibliográfica em bases de dados. Apesar das dificuldades, o uso da informática traz avanços ao sistema de saúde, sendo necessárias novas pesquisas para a consolidação da implantação do PEP e a melhoria da assistência à saúde da população. Revisão de literatura: Implantação de Prontuário Eletrônico do Paciente (10) Estudo de revisão identificando na literatura evidência sobre a implantação de Prontuário Eletrônico de Paciente. O sucesso ou fracasso estão intimamente ligados ao envolvimento dos usuários no planejamento e diversas fases de implantação. O prontuário eletrônico do paciente no sistema de saúde brasileiro: uma realidade para os médicos? (11) Conceituar PEP, discutir suas vantagens e desvantagens, a importância da sua implementação nos serviços médico-hospitalares, os aspectos éticos envolvidos e os desafios para uso desse recurso pelos médicos, de modo a subsidiar a tomada de decisão sobre o uso ou não dos prontuários eletrônicos na prática médica. Apesar das dificuldades relatadas, é de suma importância a criação de sistemas de informação que incluam o PEP no âmbito do sistema de saúde brasileiro, a fim de identificar os usuários, facilitar a gestão dos serviços, a comunicação, o compartilhamento das informações e, o mais importante, melhorar a qualidade da assistência prestada à população. Os benefícios da implantação de um Prontuário Eletrônico de Paciente (12) Identificar os benefícios da implantação de um PEP, bem como verificar o grau de satisfação dos seus usuários por meio de uma pesquisa descritiva de caráter quali-quantitativo do tipo estudo de caso. O PEP implantado no hospital melhorou o desempenho de seus serviços em diversas áreas, principalmente sobre o aspecto administrativo onde se mostrou como uma eficiente ferramenta de gestão. Mesmo com a evidencia das melhoras ocorridas com a implantação do PEP, constatou-se certa resistência à sua utilização por parte de alguns de seus usuários. Discussão Após a leitura das publicações, entre os resultados obtidos, observa-se que há rotineira enumeração dos aspectos positivos e negativos na apropriação de um sistema eletrônico que substitua o prontuário convencional de papel pelo prontuário eletrônico. A adoção do PEP tem seus benefícios, o que retrata a causa-mor da decisão em implantar um PEP nos hospitais. Por outro lado, há malefícios trazidos pelo prontuário eletrônico, que apesar de não superarem os benefícios, são

6 importantes serem descritos para que haja maior elucidação da sua utilização e prevenção de que esses problemas ocorram nas instituições que aderirem ao novo processo. Pode-se observar que, a menção a pontos negativos foi sensivelmente menor se comparada à menção das vantagens. E que os impactos foram apontados nos mais diversos aspectos, que são elencados na sequência. Observa-se que os impactos positivos que são apontados de forma unânime, relacionam-se a ferramenta em si, sendo a possibilidade de acesso rápido e remoto ao histórico do paciente, organização sistemática e objetiva dos dados, legibilidade absoluta das informações (3,4,5,6,7,8,9,10,11,12), o compartilhamento das informações por diversos profissionais da saúde (3,4,5,7,9,11,12), uso das informações do PEP como fonte para pesquisas clínicas e sociodemográficas, estudos epidemiológicos e avaliação da qualidade do cuidado, além da facilidade na consulta de dados em atendimentos futuros (3,5,7,8,9,11,12) e inexistência da possibilidade de extravio das fichas (11,12). Acerca da percepção dos profissionais, pode-se enfatizar que os profissionais acreditam que o PEP contribui para melhorar a qualidade na assistência prestada ao indivíduo, pois auxilia no processo de tomada de decisão e na efetividade do cuidado (7,11), e, que apesar das desvantagens do PEP, os profissionais optariam pelo seu uso mesmo com certas dúvidas sobre seu funcionamento e ainda suas potencialidades, e reforçam não ter anseio por voltar para processos manuais (3,9). A redução no tempo de trabalho dos profissionais foi um dado obtido com frequência, pois, para alguns estudos (3,5,7,8,12), esse tempo parece ter sido alargado principalmente no período de implantação do PEP. Porém, após um período de adaptação, houve queda no tempo de trabalho dos profissionais da saúde (3,5,7,8,12). Cita-se ainda que os médicos que utilizaram PEP tinham menor probabilidade de pagar indenização em comparação aos médicos que não fizeram uso. Isso ocorre porque a tecnologia evita erros de omissão e de diagnóstico ao facilitar o resgate, a legibilidade de dados e ao oferecer apoio à decisão clínica, por exemplo (11). Para os gestores, houve melhoria do planejamento e controle hospitalar (7). Possibilitou uma visão integrada de processos que anteriormente eram fragmentados. Isso favorece o controle dos estoques de medicamento e demais utensílios médicos, além de possibilitar o acompanhamento dos suprimentos evitando desvios e desperdícios (12). Por outro lado, a disponibilidade de informações apontada como positiva pelos profissionais, deve ser repensada dentro das instituições em função da obrigatoriedade de sigilo dos prontuários e, por isso, há

7 certo temor que o uso e acesso indevido às informações possa comprometer a confiabilidade e segurança dos registros (3,5,7,11). Com relação aos pacientes, foram citadas menores taxas de evasão (11), pois os tempos de espera para o atendimento e o tempo de permanência reduziram-se. Esta redução no tempo de atendimento hospitalar, pode ser explicada pela organização objetiva e clara das informações do paciente no prontuário eletrônico. A prevenção de erros de diagnóstico, na prescrição e na interação de medicamentos (3). Constatou-se, portanto, que o PEP aumentou a qualidade do serviço, tornando-o mais rápido, eficiente e seguro para o paciente (10,11). Um estudo recente cita a solicitação de exames on-line integrados com os sistemas de gestão (3), via TISS (Troca de Informação em Saúde Suplementar), com a operadora foi implantado recentemente e está em piloto. Porém, já pode-se afirmar que eliminou o papel e diminuiu a burocracia para o paciente (8). Por outro lado, algumas dificuldades são apontadas a partir das experiências relatadas. Essas fragilidades devem superadas a partir do aprimoramento do sistema, da capacitação profissional e de investimentos em tecnologia que garantam avanços no processo de implantação do PEP no Brasil (9). Destacam-se, dentre todas, a resistência dos profissionais de saúde ao uso de sistemas informatizados. Essa resistência se deve, na maioria das vezes, à falta de domínio de informática pelos profissionais de saúde (3,7,10,11,12) ou a usabilidade do sistema inicialmente pouco amigável ao usuário, além da necessidade de customização (5,10,11,12). Expôsse as falhas no sistema, ou seja, se o sistema fica inoperante, prejudica-se o acesso aos documentos eletrônicos do paciente e, consequentemente, o atendimento de qualidade (3,4,5,12). Uma preocupação com a implantação é a necessidade de grandes investimentos em equipamentos de hardware, sistemas de software e treinamentos de todos os profissionais envolvidos, o que foi apontado como impasse (7,8,11). Além dos custos com as operadoras de banda larga para manter um sistema on-line constantemente é um desafio muito grande (8). Quantidade insuficiente de computadores disponíveis (4) é uma queixa que surge após a implantação devido ao constante aumento de informações obrigatórias de registro para aumentar a qualidade no preenchimento do prontuário (3,11). Na busca de otimizar o tempo frente à quantidade de demanda de informações obrigatórias, a prática frequente de copiar e colar informações do prontuário do paciente para outro certamente

8 contribui para o aumento da incidência de erros de diagnóstico e prescrições médicas inadequadas. Por isso, o PEP não é visto pela maioria dos profissionais da saúde como um sistema capaz de diminuir o número de erros no atendimento do paciente (3). Há relatos de que o computador deterioraria a relação médico-paciente (5) uma vez que o sistema pode reduzir o contato olho no olho (11). E mais, além de os médicos muitas vezes alegarem que o PEP pode ameaçar sua autonomia, costumam questionar como os dados serão utilizados pelas seguradoras e pelos administradores dos estabelecimentos de saúde para influenciar, restringir e, até mesmo, ditar como a medicina será praticada (7,11). Conclusões A análise das literaturas demonstra que, após certo período de adaptação, na implantação de um PEP, há prevalência de benefícios sobre os prejuízos à equipe de saúde e aos próprios pacientes. Embora, ainda haja fragilidades, os profissionais optariam pelo uso da ferramenta mesmo sob evidência de que estão despreparados para a mudança. A sistematização informacional do prontuário melhora a qualidade do prontuário do paciente, impactando positivamente na assistência. Infere-se que uma política de planejamento adequado por parte da administração é essencial ao longo do processo de implantação e utilização do PEP, além da elaboração de planos de contingência para eventuais problemas. Assim, pode-se concluir que os bons resultados da implantação são dependentes, diretamente, do treinamento intenso e adequado da equipe e à sua participação nas diversas etapas que precedem a implantação do sistema. Portanto, há contínua preocupação de melhoria contínua do sistema, envolvendo todos os setores envolvidos no processo, incluindo profissionais de TI e usuários. No entanto, não se conhece estudos, após o período de implantação de um PEP, para averiguar quais modificações são necessárias para o avanço da utilização da ferramenta, a fim de garantir melhorias a assistência oferecida à população brasileira.

9 Referências 1. Martins C, Lima SM. Vantagens e desvantagens do prontuário eletrônico para instituição de saúde. Revista de Administração em Saúde 2014;16(63): Jenal S, Évora YDM. Desafio da implantação do prontuário eletrônico do paciente. Journal Of Health Informatics 2012;4(especial): Rondina, JM, Canêo PK, Campos MS. Conhecendo a experiência de implantação do prontuário eletrônico do paciente no Hospital de Base de São José do Rio Preto. Revista de Administração Hospital e Inovação em Saúde 2015;13(1): Namorato L. Cavalcanti Neto AJ, Garani FV, Braga PO, Lustosa SAS. A utilização do prontuário eletrônico do paciente por médicos do Hospital Municipal Dr. Munir Rafful: um estudo de caso. Journal Of Health Informatics 2013;5(2): Farias JS, Guimarães TA, Vargas ER. Inovação em hospitais do Brasil e da Espanha: a percepção de gestores sobre o prontuário eletrônico do paciente. Brazilian Business Review 2012;9(3): Brochetto AD, Reis ZC, Ganzer PP,et al. Prontuário eletrônico do paciente (PEP): análise em hospital da serra gaúcha (RS). Revista Eletrônica Gestão & Saúde 2015;6(3): Canêo, PK, Rondina JM. Prontuário Eletrônico do Paciente: conhecendo as experiências de sua implantação. Journal Of Health Informatics 2014;6(2): Pompilio Junior A, Ermetice E. Indicadores de uso do prontuário eletrônico do paciente. Journal Of Health Informatics 2011;3(1): Lourenção LG, Ferreira Junior CJ. Implantação do prontuário eletrônico do paciente no Brasil. Enfermagem Brasil 2016;15(1): Jenal S, Évora YDM. Revisão de literatura: Implantação de Prontuário Eletrônico do Paciente Journal Of Health Informatics 2012;4(4): Patricio CM, Maia MM, Machiavelli JL, Navaes MA. O prontuário eletrônico do paciente no sistema de saúde brasileiro: uma realidade para os médicos? Scientia Medica 2011;21(3): Goes AC, Siqueira ALC, Marcelino AS, Moura GL. Os benefícios da implantação de um prontuário eletrônico de paciente. Revista de Administração Hospitalar e Inovação em Saúde 2013;10(2):40-51.