PONTO ELETRÔNICO - PROTHEUS

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1 PONTO ELETRÔNICO - PROTHEUS Este comunicado tem como objetivo orientar os usuários quanto à parametrização e ao funcionamento do módulo Ponto Eletrônico no Protheus. O pleno funcionamento do módulo está condicionado à realização prévia de alguns cadastros, cujas informações organizam os registros de ponto de cada empregado, conforme o passo a passo a seguir: ACESSO AO SISTEMA Data base: última data do período (períodos anteriores) ou data atual. Filial: Código da Unidade no SEST ou SENAT. Ambiente: 16 Ponto Eletrônico. CADASTRO DE TURNO Atualizações > Cadastros Gerais > Turnos de Trabalho > Confirma > Incluir. Aba Gerais : Campo de preenchimento automático conforme sequência. Preencher conforme o padrão estabelecido no quadro de turnos de trabalho. 1

2 Para melhor visualização e entendimento, o nome do turno de trabalho deverá ser uniformizado conforme o padrão a seguir. FUNÇÃO (função do empregado) 01 (numerador para mais de um horário na mesma função) HORÁRIO (hora trabalhada) DIAS (dias trabalhados). No quadro a seguir, seguem alguns exemplos de utilização do padrão dos turnos de trabalho. Caso a Unidade identifique a necessidade de cadastrar uma nova função não mencionada, deve consultar seu técnico na Coordenação de Departamento Pessoal. Função Horário Exemplo Administrativo (duplo vínculo) 08:00-12:00 ADM 02-08:00 12:00 SEG A SEX Administrativo (um vínculo) 08:00-12:00-13:00-17:00 ADM 01-08:00 12:00 13:00 17:00 SEG A SEX Auxiliar de Saúde Bucal 08:00-12:00-14:00-18:00 ASB 01-08:00 12:00 14:00 18:00 SEG A SEX Auxiliar de Serviços Gerais 08:00-11:30-13:30-18:00 SERV GER 01-08:00 11:30 13:30 18:00 SEG A SAB Fisioterapeuta 14:00-18:00 FISIO 01-14:00 18:00 SEG A SEX Instrutor 08:00-12:00-13:00-17:00 INSTR 01-08:00 12:00 13:00 17:00 SEG A SEX Nutricionista 09:00-13:00 NUTRI 01-09:00 13:00 SEG A SEX Odontólogo 08:00-12:00 ODONT 01-08:00 12:00 SEG A SEX Porteiro (diurno) 07:00-19:00 PORTE D 01-07:00 19:00 SEG A SEX Porteiro (noturno) 19:00-07:00 PORTE N 01-19:00 07:00 SEG A SEX Promotor de Esporte e Lazer 08:30-12:00-13:00-17:30 PEL 01-08:30 12:00 13:00 17:30 SEG A SEX Psicólogo 09:00-12:00-13:00-18:00 PSICO 01-09:00 12:00 13:00 18:00 SEG A SEX Salva-Vidas 07:00-12:00-13:00-16:00 SV 01-07:00 12:00 13:00 16:00 TER A DOM Téc. de Formação Profissional 08:00-12:00-13:00-17:00 TFP 01-08:00 12:00 13:00 17:00 SEG A SEX OBSERVAÇÃO: Os horários descritos acima são meramente ilustrativos. É de responsabilidade do Gestor da Unidade definir o horário de trabalho da equipe de acordo com a carga horária estipulada em Ato. Na descrição do turno é permitido apenas o hífen (-) e dois pontos (:) como caractere especial. Os demais são rejeitados pelo e-social. Aba Informações Folha : Na aba Informações Folha, não é necessário o preenchimento de nenhum campo. 2

3 Aba Informações Ponto : Para todas as funções, exceto para Porteiro, o único campo que deve ser alterado é Tp. Jornada. Os demais campos foram pré-definidos. Para todas as funções, exceto para os porteiros, selecionar a opção 01 Horário diário e folga fixos. Para a função de Porteiro, deve-se preencher da seguinte forma: NÃO - Em caso de saída antecipada, não considerar horas noturnas. NÃO - Em caso de atrasos, não considerar horas noturnas. NÃO Essa informação vem da regra de apontamento dos porteiros. NÃO - Em caso de falta, não considerar horas noturnas. SIM Considera hora noturna trabalhada. Preencher regra de revezamento com 12X36. SIM Considera intervalo noturno trabalhado. Para os porteiros, selecionar a opção 02 Escala 12X36. 3

4 TABELA DE HORÁRIO PADRÃO Exceto para PORTEIRO e INSTRUTOR e ODONTÓLOGO Atualizações> Cadastro do Ponto> Tabela de Horário Padrão: Selecione o turno que deseja cadastrar a tabela e clique em Incluir. Informar se é um dia trabalhado, não trabalhado, compensado ou DSR. Informar quantas horas antes do horário, o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar o horário de trabalho com todos os intervalos. Informar quantas horas após o horário, o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar se a primeira ou segunda saída se trata de um intervalo. A segunda saída somente será intervalo no caso dos odontólogos, que possuem mais de um. Para a tabela de horários do empregado com duplo vínculo funcionar corretamente, os limites inferior e superior devem ser cadastrados da seguinte forma: Horário da Manhã Horário da Tarde Limite Inferior 2,00 (duas horas) 0,30 (trinta minutos) Limite Superior 0,30 (trinta minutos) 2,00 (duas horas) IMPORTANTE: O campo 1ª.S.Interv do duplo vínculo será sempre NÃO. Dessa maneira, a jornada da manhã não interfere na jornada da tarde e vice-versa. Se os limites forem respeitados, as marcações serão gravadas no dia correto. Durante o preenchimento da tabela de horário padrão, as informações podem ser inseridas somente na primeira linha e, depois, poderão ser replicadas para as demais, clicando em Outras Ações > Replicar > Selecionar os dias que deseja replicar > Salvar. 4

5 TABELA DE HORÁRIO PADRÃO PORTEIRO Informar se é um dia trabalhado, não trabalhado, ou DSR. Para cada semana (sequência), deve haver um DSR. Informar quantas horas antes do horário o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar o horário de trabalho do porteiro. Informar quantas horas após o horário, o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar SIM para a 1ª.S.Interv. e NÃO para 2ª.S.Interv., pois somente a primeira saída se trata de um intervalo. Sempre que a escala for variável como a dos porteiros que, em uma semana, trabalham às segundas, quartas, sextas e aos domingos, e na outra semana, trabalham às terças, quintas e aos sábados, mais uma sequência deve ser cadastrada. A sequência aparece na tela ao finalizar o primeiro cadastro, com a indicação do número no canto superior direito da tela. Após cadastradas todas as sequências, é possível consultá-las por completo ao selecionar o horário e clicar em Visualizar : 5

6 TABELA DE HORÁRIO PADRÃO INSTRUTOR Informar se é um dia trabalhado, ou DSR. Para instrutores, não devem existir dias compensados ou não trabalhados. Informar quantas horas antes do horário o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar o horário de trabalho do instrutor. Informar quantas horas após o horário o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar SIM para a 1ª.S.Interv. e NÃO para 2ª.S.Interv., pois somente a primeira saída se trata de um intervalo. Para os instrutores, deverão ser cadastrados seis dias como trabalhados e um dia como DSR (o DSR deve ser o dia em que a Unidade dará folga ao empregado). O horário de trabalho deve ser informado em apenas uma sequência, e os limites inferior e superior devem ser cadastrados de maneira que compreendam todo o horário em que é possível que o instrutor possa trabalhar, considerando possíveis variações. O horário de trabalho do instrutor terá característica flexível, ou seja, o sistema buscará o cálculo da quantidade de horas trabalhadas no dia independentemente dos horários de entrada, saída e intervalo. O caráter flexível desse horário não isenta o empregado do cumprimento da sua carga horária diária Nos dias de folga do instrutor, serão gerados débitos que devem ser abonados com o motivo da justificativa Folga Instrutor. 6

7 TABELA DE HORÁRIO PADRÃO ODONTÓLOGO Informar se é um dia trabalhado, não trabalhado ou DSR. Informar quantas horas antes do horário o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar o horário de trabalho com todos os intervalos. Informar quantas horas após o horário, o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar se a primeira ou segunda saída se trata de um intervalo. Como se trata de um odontólogo, que possui vários intervalos, devemos marcar SIM. O horário do odontólogo possui vários intervalos, que são as pausas de 10 (dez) minutos a cada 90 (noventa) minutos trabalhados. Eles devem ser registrados na tabela de horário padrão e, em função disso, os campos 1ª.S.Interv. e 2ª.S.Interv. são marcados como SIM. TROCA DE TURNO Atualizações > Funcionários > Troca de Turno > Confirma > Busca o empregado > Outras Ações > Alterar. Quando surgir a necessidade de alterar o horário do empregado, utilize a rotina de troca de turno, em que devem ser informadas qual a sequência e qual a regra a que o empregado está vinculado. Para os empregados que possuem escala de trabalho, como os porteiros, o campo sequência é muito importante, pois é nele que deve ser informado em qual sequência, 01 ou 02, o empregado estava trabalhando no primeiro dia do período (em casos de períodos anteriores) ou a data em que, de fato, ocorreu a mudança. É a partir dessa informação que as marcações serão gravadas corretamente. 7

8 Outro campo importante é o REGRA. Nesse campo, estão cadastrados os parâmetros para apuração das marcações. As funções que têm apuração diferenciada das demais possuem regras específicas, como os odontólogos, instrutores e porteiros. Na troca de turno, a data a ser informada é a do primeiro dia do período em caso de alteração para meses anteriores. Caso a troca de turno ocorra no mês corrente, a data a ser informada é a que ocorreu efetivamente a alteração. OBSERVAÇÃO: O turno no cadastro do empregado será atualizado após o fechamento do período. Nesses campos, o sistema mostra o turno, a sequência e a regra em que o empregado se encontra cadastrado. Aqui, devemos informar para qual turno, sequência e regra desejamos transferir o empregado. 8

9 CADASTRO DE RELÓGIO Atualizações Cadastro do Ponto Relógios Confirma Incluir. Para cadastrar um relógio no Protheus, acesse somente a aba Geral. As demais abas não sofrerão alterações. Informar o nome do relógio. SEST ou SENAT. Buscar o arquivo AFD na pasta C:\Temp\Ponto\. Informar o número do REP. Caso não exista, será necessário criar uma pasta C:\TEMP\PONTO para armazenar os arquivos AFD.txt. Em caso de dúvidas ao criar a pasta, procure a Coordenação de Informática. O caminho do arquivo não deve ser extenso, pois o campo possui limite de caracteres. O número do REP (Registrador Eletrônico do Ponto) é encontrado no arquivo AFD e é composto por 13 dígitos. A leitura somente é feita com a informação do número correto. Todos os arquivos AFD devem conter Cabeçalho, Número do REP e Totalizador, caso contrário, o arquivo será inválido. Cabeçalho Número do REP Totalizador 9

10 CADASTRO DE MOTIVO DE ABONO/JUSTIFICATIVA Atualizações > Cadastro de Ponto > Motivos Abono/Justificativa > Confirma > Incluir Informar se abona DSR: SIM. Informar o nome da justificativa. Informar se abona horas: SIM. Essa rotina serve para incluir um motivo específico de abono no sistema. As principais justificativas já estão cadastradas. LEITURA/APONTAMENTO MARCAÇÕES Miscelânea > Cálculos > Leitura/Apontamento Marcações > Confirma IMPORTANTE: Para fins de leitura/apontamento, a database deve ser sempre um dia anterior. Caso a leitura seja de um período passado, a data deve ser o último dia do período desejado. Ao abrir a tela de leitura das marcações, clique em Parâmetros. 10

11 Informar o código da Unidade. A utilização do campo vazio até 9999 ou ZZZZZ é utilizada para não restringir a leitura, alcançado, assim, todos os registros. Caso a intenção seja ler algum empregado ou grupo específico, esses campos podem ser informados. Informar o período o qual se deseja fazer a leitura. Informar de vazio até 99 para ler todas as regras de apontamento. Preencher esses campos conforme descrito na imagem. Após preencher os parâmetros, clicar em OK. 11

12 Após a confirmação, o sistema iniciará o processo de leitura das marcações. Ao concluir a leitura das marcações, será gerado o LOG de Ocorrências. No LOG, é possível identificar o número de marcações lidas e gravadas ou visualizar se ocorreu algum erro durante a leitura das marcações que impossibilitou a gravação. Indica que, dos arquivos lidos, um estava inválido. Informa o número de marcações lidas. Informa o número de marcações gravadas. Informa o número de empregados que tiveram as marcações lidas. MARCAÇÕES Atualizações > Lançamentos > Marcações > Confirma É possível inserir marcações ou excluir marcações indevidas por meio dos atalhos a seguir. Os motivos de inclusão e exclusão devem ser informados. Exclusão de marcação: Selecione a marcação desejada e pressione F4. Inclusão de marcação: As marcações devem ser incluídas no local correto, pois elas não são reordenadas. Para incluí-las, selecione a marcação após a que deseja incluir e pressione F5. 12

13 APONTAMENTO Atualizações > Lançamentos > Apontamentos > Confirma Essa rotina possibilita abonar ausências, atrasos e saídas antecipadas. Selecione a ocorrência a ser abonada e clique na lupa da coluna Mot.Abono para escolher o tipo. Caso seja necessário abonar parcialmente um débito, selecione a linha correspondente e pressione F4. Na tela que se abrirá, informe o código do abono e, em Hrs. Abonadas, informe a quantidade de horas que deseja abonar. Na mesma tela, é possível excluir o lançamento de um apontamento ao selecionar o apontamento e pressionar Delete. Observe no exemplo que o débito é de 1h27 no dia 10/5/2018, mas foi abonada apenas 1 hora. 13

14 REAPONTAMENTO DE MARCAÇÕES Sempre que fizer alterações nas batidas após a leitura/apontamento das marcações, é necessário reapontá-las para que o sistema organize novamente as batidas e considere os lançamentos feitos, calculando horas extras, atrasos, saídas antecipadas, etc. Essa rotina trabalha em conjunto com o cálculo mensal e pode ser feita de duas formas: geral e individual. Geral: Miscelânea > Cálculos > Leitura/Apontamento Marcações > Confirma Essa é a mesma rotina para leitura/apontamentos, porém, ao preencher o campo Processamento nos parâmetros, escolha a opção APONTAMENTO. Ao preencher os parâmetros, troque a opção AMBOS por APONTAMENTO. Individual: Atualizações > Lançamentos > Marcações > Confirma Ao acessar a rotina, a tela de marcações será aberta. Aperte a tecla F9 e será aberta a tela ao lado. Clique em Salvar. 14

15 BANCO DE HORAS Atualizações > Lançamentos > Banco de Horas > Confirma O banco de horas registra os créditos e débitos gerados diariamente para fins de compensação. Nessa rotina, é possível realizar lançamentos manualmente, seja para inclusão de saldo inicial, seja resultante de trabalho externo. Os valores lançados impactam diretamente o saldo mensal de horas. Para incluir saldo anterior, informe uma data anterior ao período em questão, o código do evento e a quantidade de horas. Para inclusão de saldo anterior, informe uma data anterior ao período atual. Para inclusão de banco referente a trabalho externo, informe a data atual. Em seguida, clique na lupa e selecione o código do evento desejado. Informe a quantidade de horas. CÁLCULO MENSAL Miscelânea > Cálculos > Cálculo Mensal > Confirma Após a realização de todos os ajustes, justificativas e abonos necessários, deve ser realizado o cálculo mensal para a ordenação e apuração das marcações de acordo com as configurações vinculadas para cada empregado. Ao acessar a rotina, será aberta a tela ao lado. Clique em Parâmetros. 15

16 Informar o código da Unidade. A utilização do campo vazio até 9999 ou ZZZZZ é utilizada para não restringir a pesquisa, alcançado, assim, todos os registros. Nesse exemplo, foi solicitada a geração de uma única matrícula, mas é possível solicitar para todas deixando de campo vazio até ZZZZZ. Preencher esses campos conforme descrito na imagem. Informar o período o qual se deseja fazer o cálculo. Informar de vazio até 99 para calcular todos os registros. Após preencher os parâmetros, clicar em SIM. 16

17 ESPELHO DE PONTO Relatórios > Sest/Senat > Espelho de Ponto > Confirma 1º - Escolha o diretório onde o arquivo deverá ser salvo. 3º - Defina a orientação da impressão. 4º - Selecione o formato. 2º - Defina os parâmetros para impressão. 5º - Clique em OK para a geração do espelho de ponto. Todo espelho de ponto deve ser assinado pelo empregado e pelo representante da empresa. 17