ICTUS. Sistema de Gestão

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1 ICTUS Sistema de Gestão

2 Sumário Introdução... 4 Configurações do Sistema ICTUS... 4 Atalhos... 5 Barras... 6 Barra de Ferramentas Principal... 6 Barra Inferior da Tela Principal... 7 Barra Tela de Cadastros... 7 Barra Inferior dos Registros... 8 Cadastros... 8 Fornecedores... 9 Produtos... 9 Cadastro Produto Clientes Diversos Empresa Formas de Pagamento Vendedores Transportadora Agenda Funcionalidade do Processo Controle de Estoque Devolução de Pedido Gerar Nota/Cupom a partir de um orçamento ou pedido Compras Pedido de Compra Novo Pedido de Compra Nota Fiscal de Entrada Movimento dos Fornecedores Vendas Orçamentos e Pedidos Pedido Simples Pedido Completo... 20

3 Orçamentos e Pedidos Abertos Nota Fiscal Eletrônica NF-e Nota Fiscal Eletrônica Calculo para Substituição Tributaria Aliq. ICMS ST= (Valor do ICMS ST *100)/ Total da mercadoria Nota Fiscal de Estorno Manual de possíveis erros Nota Fiscal de Serviço Eletrônica NFS-e Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica ( NFC-e) Contas a Receber Movimento Financeiro do Cliente Bloquetos e Duplicatas Contas a Pagar Relatórios Relatório Produtos Relatórios Clientes Relatórios Vendedores Relatório Orçamentos e Pedidos Relatório NF-e Venda ou Serviço Relatórios Ordens de Serviço Relatório de Pedido de Compra Relatório Compras Relatório Contas a Pagar Como salvar um relatório em PDF Como Imprimir um relatório Ferramentas e Utilitários Comissões dos Vendedores Movimento dos Produtos... 32

4 Introdução Bem-vindo ao sistema ICTUS. O ICTUS é um sistema de gestão empresarial de fácil usabilidade que está em constante desenvolvimento e aprimoramento através da inclusão de novos recursos e funcionalidades que seguem modernas tendências tecnológicas e a regulamentação vigente. Requisitos do Sistema Sistema Operacional Windows XP / SP3 Processador: 1GHz. Memória: 1Gb Disco rígido ou SSD com pelo menos 10% de espaço livre Resolução mínima de tela recomendada 1024 X 768 Configurações do Sistema ICTUS A utilização eficaz de um sistema requer a especificação clara das regras de negócio no sistema de gestão. Informações a respeito do enquadramento fiscal da empresa, da metodologia de controle do estoque dentre outras, precisam ser especificadas no ICTUS. O primeiro passo na utilização do ICTUS deve ser realizar estas configurações. Configurando o ICTUS: 1- Abra o sistema e efetue o login com o usuário e a senha. 2- No menu do sistema localize e clique em Diversos. 3- Na nova janela, localize e clique em Empresas. Nesta janela poderão ser efetuadas as configurações dos dados da empresa, nome, endereço, telefone, a conta de padrão do sistema e as configurações das regras de negócio.

5 Atalhos Ctrl + ["] Ctrl + [;] Ctrl + [-] Ctrl + [+] Ctrl + [C] Ctrl + [F4] Ctrl + [L] Ctrl + [P] Ctrl + [U] Ctrl + [V] Ctrl + [X] Ctrl + [Y] Ctrl + [Z] Ctrl + Shift + [:] Ctrl + Tab End Enter Esc F12 F3 F4 F6 F8 F9 Home Inseri o conteúdo do mesmo campo do registro anterior no atual Inserir a data atual Excluir Registro Novo Registro Copiar seleção Fechar a janela atual Localizar Registro Imprimir Substituir Registro Colar Seleção Recortar Seleção Refazer a última alteração Desfazer a última alteração Inserir a hora atual Sair do subformulário Mover para o último campo do registro atual Executa ou seleciona comando, tabulação em campos Desfazer alterações no campo atual Sair do Ictus Consulta Produtos Exibir a lista de uma caixa de combinação Consulta Clientes Gerar cupom fiscal de pedidos Abre formulário de Relatórios Mover para o primeiro campo do registro atual

6 Page Down Page Up Shift + Enter Tab Página ou Registro anterior Próxima Página ou Registro Salvar Registro Tabulação, navega entre os campos dos formulários Barras Barra de Ferramentas Principal Esta barra de ferramentas esta presente em todas as telas, abaixo a explicação de cada uma delas. : Fecha janela aberta. : Tem a função de localizar, : Abre tela para novo cadastro. : Abre tela para Salvar registro. : Abre tela para excluir registro. : Volta para o primeiro registro. : Volta para o registro anterior. : Avança para o próximo registro.

7 : Avança para o ultimo registro. : Organiza arquivos por ordem crescente de A á Z. : Organiza arquivos por ordem decrescente de Z á A. : Abre tela para configuração da pagina para impressão. : Abre tela para impressão. : Fecha tela de visualização de impressão. : Abre tela para exportar arquivos. Barra Inferior da Tela Principal Clicando em cima de qualquer opção ele abrira uma tela para a respectiva função. Barra Tela de Cadastros Nas telas de cadastros existem duas barras as quais mostram que o arquivo esta sendo editado e outra que o arquivo esta salvo. : Esta barra com a seta mostra que o arquivo esta salvo.

8 : Esta barra com a caneta mostra que o arquivo esta sendo editado, e para salva-lo é necessário clicar nesta barra. Barra Inferior dos Registros Esta barra é visualizada nas telas de registros, mostra em que numero de registro você esta, o numero de registros existentes, as setas permitem navegar entre os registros, e no campo pesquisa você pode localizar um registro através de uma informação especifica. O campo NÃO FILTRADO informa que o arquivo não esta filtrando informações, assim podendo navegar entre os registros. Esta barra é visualizada quando um arquivo é filtrado, assim não é possível localizar outros arquivos, nem navegar entre eles. Para que outros arquivos possam ser localizados deve-se clicar no campo FILTRADO, assim não estará mais filtrando um arquivo. Cadastros No ICTUS você pode realizar os cadastros de seus clientes, fornecedores e produtos.

9 Fornecedores Campos de pesquisa Esta é a tela de cadastro de fornecedores. Produtos Aqui você tem o resumo das informações de todos os produtos cadastrados de sua empresa. Campos de pesquisa

10 Nesta tela você pesquisa os cadastros dos produtos aplicando os filtros desejados como Grupo, Marca, Fornecedor entre outros, e poderá visualizar um relatório com os filtros aplicados é só clicar na impressora para visualizar. Se precisar de um relatório específico Clique em Produtos e Serviços, já clicando em Lista Fiscal você poderá editar toda a parte fiscal dos produtos sem precisar entrar em produto por produto. Cadastro Produto Aqui você cadastra todos os seus produtos. Calculo sem porcentagem de frete. Valor 1= Valor Unitário + % IPI Valor 2= Valor Unitário + % Sub. Valor 1 + Valor 2 + Valor unitário = Valor de Custo. Cálculo com Porcentagem de Frete. Valor 1= Valor Unitário + % IPI Valor 2= Valor Unitário + % Sub. Valor 3= Valor Unitário + % Frete Valor 1 + Valor 2 + Valor 3 +Valor unitário = Valor de Custo.

11 Produtos Guia Fiscal Nesta tela você deverá informar toda a parte fiscal do produto, estas informações serão enviadas para a nota fiscal, sendo assim estas informações devem estar sempre corretas. Produtos guia Composição Na guia de composição você pode informar a composição deste produto ou kit. Ex. kit de livros este kit é composto de 1 livro da pequena sereia, 1 livro da branca de neve, 1 livro dos 3 porquinhos, 1 livro da chapeuzinho vermelha. Baixa no estoque Quando realizado a venda deste kit o sistema irá baixar livro por livro, não baixará o kit. Para que a baixa no estoque funcione você deverá desmarcar no kit a opção Controlar Estoque e deixar esta opção marcada nos itens que compõem o Kit.

12 Produtos guia sugestão de venda Na guia de sugestão de venda você pode sugerir outros produtos para seu cliente comprar, pois ele pode vir a precisar também destes itens. Ex. Seu cliente compra uma porta, você pode sugerir para ele comprar uma dobradiça, pois provavelmente ele vá precisar para colocar na porta. Produtos guia Movimento do Estoque Nesta guia você pode acompanhar o movimento do produto no estoque, quando que o produto saiu e em qual pedido ou nota ele saiu, ou quando que foi dado entrada nele e qual o numero da nota ou se foi manual. Produtos guia Últimas Compras Na guia de ultimas compras você visualiza quando você comprou, de qual fornecedor, quantas peças comprou e por quanto comprou.

13 Produtos guia Promoções Na guia de promoções você pode fazer uma promoção de um produto em um certo período. Ex. Promoção de tijolos - inicia dia 01/01/2017 e termina 02/01/2017 Tijolos a 0,60 centavos Guia especifica para madeireiras Nessa guia as madeireiras podem cadastrar as medidas de madeiras e acréscimo para beneficiamento. Assim na hora da venda o sistema já calcula em cima do percentual. Clientes Aqui você visualiza a lista de todos os clientes cadastrados de sua empresa. Na tela acima você consulta os clientes aplicando o filtro desejado ou clica em TODOS CLEINTES para ver o cadastro de todos.

14 Cadastro Clientes Aqui você adiciona todos os seus clientes e suas respectivas informações. Diversos Nesta tela você poderá fazer diversos cadastros, exemplos, formas de pagamento, transportadoras, vendedores, marcas, textos para NF-e e muito mais. Empresa Nesta tela você deverá inserir os dados de sua empresa.

15 Formas de Pagamento Caso seja necessário cadastrar uma nova forma de pagamento essa é a tela, onde você tem a facilidade de definir como deverá proceder com essa forma de pagamento. Vendedores Nesta tela você consulta seus vendedores e poderá cadastrar novos clicando no +. Transportadora Consulte e cadastre nesta tela suas transportadoras.

16 Agenda Nesta tela você pode cadastrar seus contatos e busca-los rapidamente quando necessário. Funcionalidade do Processo Controle de Estoque O Controle de estoque funciona da seguinte forma, quando finalizado o pedido, nota ou cupom automaticamente é dado baixa no estoque. Obs. Para que a baixa no estoque seja efetuada os seguintes campos terão que estar selecionados no produto: Controlar Estoque?, Un Conversão, Qtd Conversão e em natureza de operação no CFOP deve ser selecionado o campo Movimento de Estoque. Devolução de Pedido Para realizar uma devolução de pedido, deverá ser selecionado a opção devolvido no campo Situação O/P, assim este pedido será devolvido para o estoque.

17 Caso a devolução seja parcial, o procedimento deverá ser o mesmo, porem após ser devolvido deve-se duplicar realizar a alteração necessária e finaliza-lo novamente. Gerar Nota/Cupom a partir de um orçamento ou pedido Na tela de orçamento/pedido existem dois botões NF-e e Cupom, clicando nestes botões irá gerar a nota ou o cupom. Compras Pedido de Compra Esta tela exibe os pedidos de em aberto. Novo Pedido de Compra

18 Nota Fiscal de Entrada Nesta tela você consulta a nota de entrada desejada aplicando os filtros ou o período desejado. Para importar um xml é preciso clicar em IMPORTAR NF-e selecionar o xml e clicar em importar. Feito isso vc devera relacionar os produtos com os produtos cadastrados. Movimento dos Fornecedores Nesta tela exibe os movimentos dos fornecedores.

19 Vendas Orçamentos e Pedidos Uma das mais utilizadas do ICTUS, portanto terá uma explicação diferenciada. Assim como as telas anteriores esta também poderá aplicar filtros para obter uma busca mais especifica. O ICTUS tem dois tipos de Pedido, o Pedido Simples e o Completo. Pedido Simples Se seus pedidos forem mais simples sem medida, marca de produto, etc. Você poderá usar este pedido, agilizando na hora da venda no balcão ou caixa.

20 Pedido Completo Já no pedido completo existem mais campos a serem informados, sendo melhor para em alguns ramos de empresa. Orçamentos e Pedidos Abertos Esta tela usa-se para consultar os pedidos que não foram gerado notas. Nota Fiscal Eletrônica NF-e Consulta Nota Fiscal Eletrônica Aplique os filtros desejados como situação ou período ou informe o numero da nota desejada.

21 Nota Fiscal Eletrônica Esta tela pode ser um pouco complexa no inicio, mas é bem simples na prática. Os campos estão exatamente na ordem com que devem ser preenchidos, é só seguir a ordem inserindo todas as informações que quando você informar o ultimo produto você vai clicar no TOTAL assim o sistema vai somar tudo e trará para os campos abaixo as informações. Depois é só seguir a ordem informando a transportadora, volume, parcelas etc. Calculo para Substituição Tributaria Base ICMS ST = (Total mercadoria + Valor do IPI + Frete + Seguro + Outras Despesas Descontos) * (1+(%MVA / 100)) MVA busca no cadastro dos produtos através dos campos: %MVA Icms ST.Int. e %MVA Icms ST.Ext. Ou pode ser informado na hora. Valor do ICMS ST = (Base ICMS ST * %ICMS )/100 Valor de ICMS %ICMS no ictus opção: por estado ou por produto (frmempresas) Aliq. ICMS ST= (Valor do ICMS ST *100)/ Total da mercadoria Nota Fiscal de Estorno Caso o prazo de 24 horas seja ultrapassado, a empresa não pode mais cancelar a NF-e. O que a empresa pode fazer é emitir uma NF-e de estorno, conforme está regulamentado pela Instrução Normativa 45/98 (que é válida para contribuintes do RS). A NF-e de estorno deve ter as seguintes características: - Dados de produto e valores equivalentes aos da nota original - CFOP da operação inversa - Informar o valor 3 NF-e de Ajuste no campo Finalidade da emissão

22 - Referenciar a nota original, no quadro Nota e conhecimentos fiscais referenciados - Descrição da Natureza da Operação = 999 Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal - Informar a justificativa de estorno no campo de Informações complementares A NF-e de estorno está regulamentada pela Instrução Normativa 45/98, Título I, Capítulo XI, Seção Manual de possíveis erros - Erro de validação do XML- Campo não preenchido ou algum campo foi preenchido incorretamente; - Erro de xml XPROD Ocorre quando o nome do produto possui caracteres diferentes, hífen, traço, ou quando o nome do produto é copiado de algum lugar. (Tem que apagar todo o campo e digitar o nome novamente, apague dando delete também, pois as casas podem ter espaço.). -Erro CST IPI- trocar de lugar o código de CST IP, colocar em IPI NT. - ECF Cadastro Produto- Para quem é simples nacional utilizar Não Tributado ou Não incidente; -Erro Natureza de Operação- Nas notas fiscais, é ocasionado por não ter selecionado uma das opções de CFOP do produto; -Erro na Transportadora- Quando ocorrer este erro é porque deve selecionar a transportadora O Próprio (Envia dados do cliente) ; -Erro de duplicidade- é porque já possui outra nota com o mesmo numero ou ela foi denegada; Simples nacional- ST 101 para cima. Não simples- ST tem q ser abaixo de 90. -Valores diferem... - Possui valores que estão diferentes na nota e que deveriam estar iguais; - Erro de PIS/ COFINS- CST faltando ou um valor em branco na guia do PIS e COFINS.

23 - Erro NUL - Campo foi inserido incorretamente, ou não foi inserido. - Erro de instancia (Somente um UNIFE pode ser executado).- Deve clicar em fechar UNIFE nos outros computadores, e depois tentar novamente. - Erro XPed e XItem - Tem que informar na guia complemento o numero do pedido e o numero do item. - Erro XLgr Informar endereço do cliente com mais de 3 caracteres. - Erro XNro Informar o numero do endereço do cliente no seu devido campo. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica NFS-e Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica ( NFC-e)

24 Na tela de consulta das NFC você informa o período que deseja visualizar as notas ou será informado apenas o do dia. Na consulta as cores das linhas diferenciam a situação da nota, laranja é pq a nota deve ser consultada para ver se foi autorizada ou não, em preto fica as autorizadas. Contas a Receber Esta tela você pode editar um novo contas, ou pode só verificar um contas que já foi gerado, assim como em movimento financeiro do cliente, onde mostra os contas a receber e pagos dos clientes. Movimento Financeiro do Cliente Nesta tela você pode ver toda a movimentação diária ou por período de todos os clientes ou de clientes em especifico. Bloquetos e Duplicatas

25 Contas a Pagar Nesta tela você registra suas contas a pagar manualmente ou ela será gerada automaticamente se você importar a nota. Relatórios Esta é a tela de relatórios. Pode ser acessada através do painel de controle ou pelo botão F9.

26 Relatório Produtos Relatórios Clientes Relatórios Vendedores

27 Relatório Orçamentos e Pedidos Relatório NF-e Venda ou Serviço Relatórios Ordens de Serviço

28 Relatório de Pedido de Compra Relatório Compras Relatório Contas a Pagar O relatório de contas a pagar direciona para o movimento financeiro do Fornecedor, onde poderá filtrar as contas pagas ou a pagar por fornecedor ou todas.

29 Como salvar um relatório em PDF Abra o relatório, clique no ícone de exportar arquivo, selecione a opção PDF e salve o arquivo no local e nome desejado. Este recurso pode ser feito através do atalho F11 também. Como Imprimir um relatório Para imprimir o relatório clique no ícone da impressora na barra superior e selecione a impressora, paginas e numero de cópias desejada. Dando CTRL P você pode trocar de impressora.

30 Ferramentas e Utilitários Conversão para Importação Faça a conversão de suas notas de entrada, uma vez que feito a conversão sempre que vir a nota do fornecedor com os mesmos códigos o sistema irá converter na nota de entrada e também converterá no produto para as notas de saída. A nota de saída do fornecedor vem com um CFOP iniciando com 5, 6 ou 7, mas como entrada deve ser lançada com algum que comece com 1,2 ou 3. Esta tela de conversão permite programar para que o sistema faça essa conversão automaticamente, é possível fazer a conversão para CFOP, CST ICMS, CST PIS e COFINS e CST IPI. Envio de Arquivos NF-e Abre tela para envio de arquivos de NF-e.

31 Manifesto de documentos fiscais O manifesto eletrônico é obrigatório quando sua empresa irá transportar a mercadoria do cliente com um veiculo próprio da empresa ou alugado. Nesta tela você irá informar sua transportadora, ou seja os dados da empresa, seu veiculo com placa, o condutor e seu CPF, as notas que ele irá entregar e em qual cidades ele vai passar. É importante que ao condutor terminar as entregas seja finalizado o MDF-e, pois o sistema não pode liberar uma novo manifesto para este condutor caso ela não esteja encerrada, o encerramento pode demorar minutos ou horas até liberar para um novo MDF-e. Atualizações Em atualizações você pode atualizar as margens de lucro por grupo ou marca, pode também atualizar a virada mensal e pode atualizar a parte fiscal dos seus produtos de acordo com a regra que seu contador te passar. Ex Para os produtos com CFOP 5405 informe ST ICMS 500

32 Controle de Entregas No controle de entregas você gerencia as entregas por transportadora e veículo. Comissões dos Vendedores Controle as comissões dos vendedores Movimento dos Produtos Nesta tela você pode movimentar os produtos de sua empresa, aqui você pode dar entrada e saída de produtos.

33 ICTUS Fones: (51) (51) (51) Contatos: