EXCEL: VISÃO GERAL 4

Transcrição

1

2 EXCEL: VISÃO GERAL 4 Conhecendo o Excel 4 Conhecendo a área de trabalho 5 Entrada na barra de Fórmulas 6 Iniciando o programa 6 Abrindo uma pasta de planilhas 6 Inserindo dados 6 Apagando o conteúdo de células 7 Substituindo o conteúdo de uma célula 7 Salvando a planilha 8 EXCEL: PASSO A PASSO I 8 Digitando textos 8 Formatando textos 9 Selecionando dados 9 Preenchendo células adjacentes 10 Inserindo linhas e colunas 11 Excluindo linhas e colunas 11 Alterando a altura da linha 11 Copiando e movendo células 12 Formatando a planilha 12 Fechando a pasta de trabalho 13 Imprimindo a planilha 13 EXCEL: PASSO A PASSO II 15 Utilizando fórmulas 15 Copiando fórmulas 16 Formatando números 16 Digitando números 17

3 Digitando datas e horas 17 Incrementando seqüências 18 Usando o assistente de funções 19 Usando valores absolutos ou relativos 20 EXCEL: PASSO A PASSO III 20 Criando um gráfico 20 Utilizando o Assistente de gráficos 20 Classificando os dados e filtros 24

4 Excel: Visão geral O Excel é um software de planilha eletrônica produzido pela Microsoft Corporation, para o sistema operacional Windows. Uma Planilha Eletrônica é um software que permite usar números para fazer cálculos. Esse tipo de software fornece todas as ferramentas necessárias para listar os dados disponíveis e realizar cálculos a partir de um conjunto de informações. Sua grande vantagem é que os totais, ou qualquer outra operação realizada com fórmulas, podem ser sempre recalculados automaticamente. Dentre as áreas que o Excel pode ser utilizado, temos: Folha de Pagamento, Requisição de material, Ordem de Compra, Controle de Estoque, Área de Vendas, Projeções de venda, Relatório de Comissão, Área Administrativa Financeira, Controle do fundo p/ pequenas despesas, Controle e projeção de fluxo de caixa, Declaração de rendimentos... Conhecendo o Excel Barra de Título Registra o nome da pasta ativa de trabalho. Barra de Menus Apresenta todos os comandos disponíveis. Barra de ferramentas Padrão e Barra de ferramentas Formatação Oferecem rápido acesso aos comandos do Excel, através do adequado pressionamento de seus botões. Barra de Fórmulas Mostra a referência e o conteúdo da célula ativa. Barra de Guias Exibe os nomes das planilhas em guias ou páginas. À esquerda, são exibidos os Botões de rolagem de guias e à direita, a Caixa de divisão, que permite ampliar ou diminuir o tamanho da barra de guias, e a Barra de rolagem horizontal da planilha. Barra de Status Mostra mensagens e o estado de determinadas teclas. Janela de trabalho

5 Destinada a receber e exibir os dados de uma planilha a qual possui uma dimensão máxima de linhas por 256 colunas. Conhecendo a área de trabalho Uma planilha é uma grade constituída de linhas e colunas. As intersecções de linhas e colunas, denominadas de células, são destinadas a armazenar informações. Cada célula é identificada por um endereço ou referência que é formada pela letra da coluna e pelo número da linha. A célula C5, por exemplo, situa-se na interseção da coluna C com a linha 5. Antes de digitar os dados ou escolher um comando, seleciona-se a célula ou o grupo de células desejado. A célula selecionada, chamada de

6 célula ativa, distinguida por uma moldura, é a que receberá os dados a serem inseridos ou o efeito do comando. Para finalizar a digitação de uma entrada de dados numa célula pode-se pressionar a tecla Enter ou clicar sobre o botão esquerdo do mouse em outra célula. Entrada na barra de Fórmulas. Ao iniciar a entrada ou a edição de dados numa célula, a barra de Fórmulas mostra três botões denominados: Cancelar: pode ser clicado para anular uma entrada de dados, Entrada: finaliza uma entrada de dados Assistente de função: auxilia na aplicação de funções matemáticas e lógicas. Pode-se, também, encerrar uma digitação pressionando as teclas de direção ou de setas e, ao mesmo tempo, mover o cursor para a célula adjacente no sentido da seta. Para corrigir erros cometidos durante a digitação, pressiona-se a tecla Backspace para apagar o caractere à esquerda do cursor ou a tecla Del para apagar o caractere à direita do cursor. Iniciando o programa Para iniciar o programa Excel pelo menu Iniciar, deve-se proceder como segue: 1 - Clique no botão Iniciar na Barra de Tarefas para abrir o menu vertical. 2 - Aponte com o cursor para o grupo Programas para ativar seu submenu e, em seguida, dê um dique sobre o programa Microsoft Excel. Abrindo uma pasta de planilhas Ao ativar o programa Microsoft Excel, se a janela denominada Pasta1 não estiver presente na barra de título, clique sobre o botão Nova pasta de trabalho, o primeiro botão à esquerda, na barra de ferramentas Padrão. Inserindo dados Para inserir um dado nas células da planilha, proceda como segue:

7 1 - Posicione o cursor de seleção na célula A1 e digite o título Processamento de Dados. Em seguida, pressione a tecla Enter, para finalizar a entrada e o cursor de seleção é, automaticamente, deslocado para a célula de baixo. 2 - Digite um subtítulo INF Posicione o cursor na célula B4, e inicie a digitação dos nomes dos alunos da turma. DICA: Normalmente, o tamanho da célula é insuficiente para conter o título ou nome digitado e você percebe que "digitou" sobre a célula vizinha. Nestes casos é só clicar duas vezes na margem superior da célula vizinha (entre as letras que identificam as colunas ) e a célula automaticamente se ajustará. Apagando o conteúdo de células Para remover o conteúdo de uma ou mais células, basta selecionar a célula ou a faixa de células e pressionar a tecla Del. Experimente essa operação, procedendo como segue: 1 - Selecione a célula A1, clicando sobre a mesma. 2 - Aparece o conteúdo Processamento de Dados, em seguida, pressione a tecla Del ou Delete. 3 - Retorne com o conteúdo da célula, clicando sobre o botão Desfazer na barra de ferramentas Padrão. Substituindo o conteúdo de uma célula Para substituir o conteúdo de uma célula, basta posicionar o seletor sobre a célula e digitar o novo conteúdo. 1 - Selecione a célula. 2 - Digite uma nova informação e pressione Enter.

8 Salvando a planilha Para salvar esta planilha no disco rígido com o nome de ex_excel1 dentro do subdiretório já criado com o nome de excel, proceda como segue: 1 - Clique sobre o menu Arquivo e escolha Salvar como. 2 - Na caixa de diálogo Salvar como, clique sobre a seta posicionada à direita da caixa de texto Salvar em:" selecione a unidade de disco rígido, geralmente, identificada pela letra C. 3 - Localize o seu diretório e dentro dele excel e clique no botão Abrir. 4 - Na caixa de texto intitulada Nome do arquivo, digite ex_excel Clique sobre o botão Salvar, para efetivar a gravação. Excel: Passo a passo I Digitando textos Um texto é um conjunto de caracteres que pode ser formado por letras, números e símbolos especiais. Os textos são, automaticamente, alinhados à esquerda na célula. Uma célula admite um texto com um comprimento de até 255 caracteres. Se o texto digitado for maior do que a largura da célula, ele se estenderá sobrepondo-se às células da direita, bastando aumentar a

9 margem direita da célula com um duplo clique do mouse ou arrastandoa até comportar o texto. DICA: Caso você queira colocar um título centralizado em uma planilha, basta: 1 - Digitar BOLETIM PARCIAL na célula A1 da planilha. 2 - Aumente o espaço da célula A1 para conter o texto. 3 - Marcar com o mouse as células (A1:B1) que conterão o texto (clique e arraste). 4 - Acionar na barra de formatação o botão Mesclar e centralizar. Formatando textos Para trocar o tamanho da fonte do texto digitado para, digamos, tamanho 14 com estilo negrito, siga os seguintes passos: 1 - Selecione (clique sobre) a célula que contém o texto a ser alterado. 2 - Abra a lista Tamanho da fonte na barra de ferramentas Formatação e escolha o tamanho Em seguida, clique sobre o botão Negrito para realçar o texto. 4 - Digite em A2: NOME e em B2: MENÇÃO I 5 - Passe para tamanho 12, negrito, centralize os subtítulos nas respectivas células, utilizando a seleção de ambas células e, posteriormente, na barra de ferramentas Formatação, o drop-down (setinha) para tamanho 12 e os botões Centralizar e Negritar. OBS: Não há necessidade de selecionar as letras do texto, pois ao marcar a(s) célula(s) e informar os novos formatos, imediatamente, as alterações acontecerão nos conteúdos. Selecionando dados Com os seus dados digitados você poderá fazer a seleção de uma única célula ou de um intervalo.

10 Para fazer uma seleção adjacente veja o quadro: uma célula clique sobre a célula um intervalo clique na célula inicial e arraste com o mouse até o final do intervalo. uma coluna clique na letra da coluna uma linha clique no número da linha Para fazer a seleção de colunas não adjacentes, execute as operações acima e mantenha pressionada a tecla CTRL. Preenchendo células adjacentes Para verificar o recurso de auto preenchimento do Excel, experimente os seguintes exercícios: 1 - Selecione nova planilha, clicando sobre a guia Plan Digite o número 100 na célula A1, clique no botão Entrada e deixe o seletor posicionado nesta célula. 3 - Coloque o ponteiro do mouse em cima da alça de preenchimento do seletor e quando o ponteiro mudar para o formato de cruz, arraste a

11 alça do cursor preenchimento até a célula D1 e solte o botão do mouse. 4 - Na célula C2 digite seu nome e arraste a alça do seletor até a célula C Digite nas células A2, A3 e A4 as palavras Endereço, Cidade e Estado, respectivamente. 6 - Selecione as células A2:A5 e arraste a alça de preenchimento até a célula A12. Inserindo linhas e colunas Para inserir uma linha em branco entre a linha de cabeçalho e a de dados, posicione o cursor em qualquer célula da linha Clique sobre o menu Inserir e escolha Linhas. 2 - Para inserir uma coluna em branco entre a coluna D e a E, posicione o cursor em qualquer célula da coluna E. 3 - Clique sobre o menu Inserir e escolha Colunas. Excluindo linhas e colunas Para excluir uma linha ou uma coluna, pelo menu de atalho, proceda como segue: 1 - Dê um clique sobre a linha a ser excluída diretamente com o botão direito do mouse para selecioná-la e, ao mesmo tempo, abrir o menu de atalho ou menu rápido. 2 - Clique sobre o comando Excluir do menu de atalho. 3 - Selecione a coluna a ser excluída, clicando sobre a letra da coluna com o botão direito do mouse. 4 - No menu de atalho, escolha Excluir. Alterando a altura da linha Altere a altura da linha e distancie alguns milímetros procedendo como segue:

12 1 - Posicione o cursor sobre os números das linhas. 2 - Arraste-o, lentamente, sobre a divisão da linha e quando ele mudar de formato, pressione o botão do mouse e arraste o cursor para baixo, aumentando alguns milímetros a altura da linha, de acordo com a sua necessidade. Copiando e movendo células Para fazer cópia do conteúdo de uma célula, intervalo de células ou toda planilha, você deve seguir os seguintes passos: 1 - Selecione a célula (clique do mouse) ou faixa de células (arrastando o cursor com o botão do mouse pressionado a partir da primeira célula até o final). 2 - Clique sobre o menu Editar e escolha Copiar. 3 - Posicione o cursor na nova célula ou área de destino. 4 - Abra, novamente, o menu Editar e Selecione Colar. OBS: A borda em movimento em torno das células indica que as mesmas podem ser copiadas, novamente. Pressione a tecla Esc para eliminar a borda. A área de colagem deve ter sempre o mesmo tamanho da área copiada. Formatando a planilha Você pode melhorar a apresentação da planilha, de algumas formas: 1 - Colocando linhas de grade na sua planilha, delimitando a área da planilha e inserindo por meio do botão Bordas na barra de Ferramentas, os contornos para realce Com a Autoformatação, selecionando qualquer célula da planilha vá para o menu Formatar, opção Autoformatação, selecione na caixa Formato da tabela o estilo conveniente dentre os itens da lista e clique sobre o botão OK.

13 DICA: Se a formatação da tabela for alterada, utilize o procedimento de arrastar as margens das colunas e refaça, manualmente, a estrutura anterior. Fechando a pasta de trabalho Uma Pasta de trabalho é igual a um arquivo inicialmente com 16 planilhas com limite de até 256 planilhas. Uma planilha é igual a um conjunto de linhas, colunas e células em que você armazena e manipula dados da pasta de trabalho (256 colunas X linhas). Feche a pasta de trabalho, dando um clique sobre a opção Fechar, a partir do menu Arquivo. Caso a pasta não tenha sido salva anteriormente, o Excel abre a caixa de diálogo. Se realmente não deseja salvar esta pasta, clique sobre o botão Não. Imprimindo a planilha Antes de imprimir uma planilha, é aconselhável que utilize o comando Visualizar impressão, pois ele permite reduzir as ocorrências de desperdício de papel, eliminando o procedimento de tentativa/erro. Estando na janela de Visualizar impressão: 1 - Clique sobre Zoom para obter um modo de exibição mais ampliado. 2 - Ajuste o layout da página, clicando, inicialmente, no botão Configurar.

14 3 - A caixa de diálogo Configurar Página, apresenta quatro guias: Página, Margens, Cabeçalho/ Rodapé, e Planilha. 4 - Para centralizar os dados na página, selecione a guia Margens e, no quadro Centralizar na página, marque a caixa de verificação Horizontal e a Vertical. 5 - Para imprimir sem as linhas de grade, selecione a guia Planilha e desmarque a caixa de verificação Linhas de grade, caso esteja previamente marcada. 6 - Volte a clicar sobre o botão Visualizar da caixa de diálogo. 7 - O Excel mostra a planilha do modo que será impressa. 8 - Clique sobre a página da planilha para ampliar seu tamanho e clique, novamente, para retornar ao modo de página inteira, ou se preferir, clique sobre botão Zoom na barra de ferramentas que funciona como uma chave liga-desliga. 9 - Se houver uma impressora conectada ao sistema e desejando realizar a impressão, escolha o botão Imprimir e, em seguida, na caixa de diálogo Imprimir, o botão 0K Para sair do visualizador de impressão e voltar para a janela da planilha, clique no botão Fechar.

15 Excel: Passo a passo II Utilizando fórmulas Para se criar uma fórmula em uma célula é necessário que você saiba os endereços das células e comece sempre uma fórmula com o sinal de igual (=). Os operadores usados nas fórmulas são: * multiplicação / divisão + soma - subtração ^ exponenciação Se você quiser somar, por exemplo, o valor da célula = B1+B2+B3, siga os seguintes passos: 1 - Selecione a célula B 2 - Dê um clique sobre o botão AutoSoma na barra de ferramentas. 3 - O Excel subentende que se deseja somar os valores das três células e gera a fórmula, mostrando o intervalo de células a serem somadas. 4 - Pressione Enter ou clique, novamente, sobre o botão AutoSoma, para aceitar a fórmula proposta pelo Excel.

16 5 - O valor da soma aparece na célula B4 e a fórmula na barra de fórmulas, se a célula B4 for selecionada. DICA: Observe que esta simples operação de soma também poderia ser obtida, digitando-se na célula B4 a expressão: =B1+B2+B3 ou digitando-se a fórmula: = SOMA(B1:B3) Copiando fórmulas Para se obter a soma de mais outras duas colunas da planilha, pode-se copiar a fórmula da célula B4, como segue: 1 - Selecione a célula B Posicione o ponteiro do mouse sobre a alça de preenchimento do cursor de seleção, e quando o ponteiro mudar para a forma de sinal de +, pressione e, mantendo pressionado o botão do mouse, arraste o cursor de seleção para a célula D4 e, em seguida, libere o botão do mouse. Formatando números Para exibir esses mesmos valores como resultados de vendas, isto é, em formato de moeda, proceda como segue: 1 - Selecione o intervalo B1:D4 (esta é a forma abreviada de dizer da célula B1 à célula D4). Para selecionar uma faixa de células, posicione o cursor de seleção na célula inicial, no caso a célula B1, e, com o ponteiro em cima da célula B1, pressione e mantenha o botão do mouse pressionado enquanto arrasta o cursor de seleção até a célula D4. As células selecionadas são marcadas com um fundo escuro. Nota: Para desmarcar seleção, basta dar um clique sobre qualquer outra célula da planilha. 2 - Na barra de Menus em Formatar, selecione Células. 3 - Na guia Número e dentro do quadro de Categoria marque a opção Moeda.

17 4 - Verifique se o exemplo ao lado está correto (símbolo/casas decimais), em caso negativo, acione as setas para lançar os valores corretos. 5 - Clique em OK. DICA: Se alguma célula agora mostra o símbolo de número # em vez de valores, é porque a formatação "estourou" a largura das colunas. Nesse caso, a largura das colunas deve ser ampliada para poder exibir os respectivos valores. Digitando números Os números são, automaticamente, alinhados à direita na célula. O Excel reconhece um número se este possuir os algarismos de O a 9 e qualquer um dos seguintes símbolos: +, -, ( ), $, %. Nota: Para o Excel considerar um número como texto, basta digitar um apóstrofo antes do número. Digitando datas e horas As datas e horas são armazenadas internamente como números, permitindo, inclusive, sua utilização em cálculos.

18 1 - Para selecionar nova planilha nessa mesma pasta de trabalho, clique sobre a guia Plan2 na parte inferior da tela. 2 - Digite os dados da primeira coluna do quadro abaixo. 3 - Excel os exibirá conforme apresentados na segunda coluna: 30/10 19/12/1996 set-96 16/5 30/Out 19/12/96 Set/96 16/Mai (data) (data) (data) (data) Nota: Para introduzir a data do dia, pode-se utilizar a combinação de teclas Ctrl + ; e para a hora atual, Ctrl + Shift + ;. Incrementando seqüências Uma seqüência de números sucessivos reconhecidos pelo Excel é incrementada pelo valor do intervalo dessa mesma seqüência, pelo recurso de auto preenchimento. 1 - Insira a data de hoje (pressione Ctrl + ;) na célula F3 e deixe o seletor posicionado nesta célula. 2 - Arraste a alça de preenchimento até a célula F8,e solte o botão do mouse. 3 - Na célula A1 digite Janeiro e arraste a alça de preenchimento até F Digite o nº 5 na célula C3 e nº 10 na célula D3. Selecione ambas as células e arraste a alça de preenchimento até D Digite Mês 1 na célula A2 e proceda o arrasto até F2.

19 DICA: Todas as seqüências somente são incrementadas,após a entrada dos dados na primeira célula. Usando o assistente de funções As funções pré-definidas no Excel efetuam cálculos rapidamente, facilitando as digitações de fórmulas. Os valores em que uma função efetua as operações são chamados de argumentos. Os valores retornados pelas funções são chamados de resultados. A seqüência de caracteres usada em função é chamada de sintaxe. A sintaxe de uma fórmula começa com um sinal de igual = e é seguida por uma combinação de valores e operadores. Para utilizar as funções proceda da seguinte maneira: 1 Clique no botão Assistente de função na barra de ferramentas Padrão. 2 - Escolha a função mais apropriada 3 - Preencha os valores solicitados na fórmula DICA: Caso a caixa de diálogo esteja sobre a planilha, impedindo você de verificar os dados, arraste-a com o mouse para uma melhor posição.

20 Usando valores absolutos ou relativos Podemos copiar as fórmulas arrastando a alça de preenchimento por entre colunas ou linhas. Quando você arrasta o mouse pelas linhas fica fixo a coluna; arrastando por entre as colunas fica fixo a linha dentro da fórmula. Em ambos os casos você estará trabalhando com valores relativos (mudam de acordo com a posição). Para ficar fixo linha e/ou coluna no movimento do mouse (valor absoluto), deve-se colocar a posição fixa entre $. Por exemplo =A5*B7 para fixar o A5 use =$A$5*B7 Excel: Passo a passo III Muitas vezes, será importante você organizar os dados de sua planilha em forma de gráfico, tornando mais claro, ilustrativo e objetivo o conjunto de informações e os resultados obtidos após os cálculos realizados. Criando um gráfico Para criar qualquer tipo de gráfico, é necessário que você selecione a região da planilha que deseja incluir como dados do seu gráfico e verifique qual a melhor forma de apresentação, isto é, se você deseja um gráfico em uma folha separada ou incorporado à própria planilha. Existem no Excel quatorze (14) tipos de gráficos diferentes, todos ativados com um clique na Barra de Menus, comando Inserir/Gráfico, ou no botão na Barra de Ferramentas. Considerando a planilha abaixo (TOTAL DE VENDAS), vamos empregá-la como base para utilização dos principais recursos disponíveis e facilitar a sua iniciação ao uso de gráficos. Utilizando o Assistente de gráficos Para utilizar os recursos gráficos, você deve seguir os seguintes passos:

21 1 - Abrir a planilha de origem dos dados (TOTAL DE VENDAS). 2 - Selecione a área de células A1:B5. DICA: No caso das colunas necessárias a montagem do gráfico serem alternadas(não adjacentes): marque uma delas, pressione a tecla CTRL e assinale a outra coluna. 3 - Acione o Assistente de gráficos. 4 - Na tela da etapa 1, você deve escolher o tipo e o subtipo do gráfico (vamos optar por tipo=colunas/subtipo=colunas agrupadas com efeito 3-D. 5 - Clique em 6 - Nesta etapa 2, troque a opção Seqüências em para Linhas e você terá uma melhor disposição dos dados do gráfico. 7 - Clique em

22 Nesta etapa 3, você pode configurar vários itens, senão vejamos: 8 - Na guia Título, em Título do gráfico, informe na caixa de entrada: Venda Quadrimestral. 9 - Na guia Título, em Eixo das categorias (X): informe na caixa de entrada: Totais vendidos Na guia Título, em Eixo dos valores (Z) informe na caixa de entrada: Valores OBS: O eixo Y não está disponível devido ao fato de não corresponder a este tipo de gráfico e dados selecionados Abra a guia Eixos e verifique que as opções selecionadas, automaticamente (X/Z), são as mais adequadas para este tipo de

23 dados Abra a guia Linhas de grade e escolha entre inserir ou não linhas adicionais na parede do gráfico, marcando ou desmarcando as opções disponíveis. OBS: Evite "poluir" um gráfico com linhas, textos, títulos e eixos desnecessários Na guia Legenda, você pode escolher a opção para o posicionamento do quadro de legendas do gráfico (marque diferentes opções e veja o resultado no painel visualização) Na guia Rótulos de dados, você pode fazer com que seja exibidos, por exemplo, os valores, os percentuais (dependendo do gráfico e dos dados sobre os quais o gráfico está sendo desenvolvido), e outros elementos acima das colunas Por fim, na guia Tabela de dados, você pode fazer com que uma tabela seja exibida logo abaixo do gráfico, juntamente com a legenda ou não - para o nosso exemplo, não achamos ser necessário que a tabela seja exibida Clique em 17 - Nesta etapa 4 (última) selecione a opção para que o gráfico seja inserido numa nova planilha, e deixe o nome da planilha como Gráfico Clique em Veja como ficou a planilha.

24 DICA: Se você quiser fazer qualquer alteração no gráfico, após a sua conclusão, posicione o apontador do mouse sobre uma área limpa do gráfico, clicar no botão direito e escolher, no Menu rápido, a opção que você deseja modificar. Classificando os dados e filtros Para fazer uma classificação dos seus dados na planilha, você poderá faze-lo por qualquer coluna, basta para isso, clicar em qualquer lugar da célula e, em seguida, clique no Botão de Ferramentas Classificação crescente Classificação decrescente. Para visualizar na sua planilha apenas os dados desejados de uma coluna utilize o AutoFiltro da seguinte maneira: 1 - Abra a planilha TOTAL DE VENDAS. 2 - Marque uma célula qualquer. 3 - Na barra de Menus, em Dados/Filtrar, marque a opção AutoFiltro.

25 4 - Abra o drop-down no título da coluna desejada 5 - Na lista informada selecione a sua opção de dados (pesquisa). 6 - Logo após, a planilha retira todos os dados não pertinentes a sua pesquisa. 7 - Desmarque a opção AutoFiltro (Dados/Filtrar) para retornar à planilha original.