1. Introdução a Microsoft Excel

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1 Introdução a Microsoft Excel 1. Introdução a Microsoft Excel 1.1. O que é Microsoft Excel Microsoft Excel é um software de planilha eletrônica produzido pela Microsoft Corporation, para o sistema operacional Windows. O software que nos permite usar números para fazer cálculos é chamado de planilha eletrônica. Esse tipo de software nos fornece todas as ferramentas necessárias para listar os dados disponíveis, realizar cálculos necessários, eventualmente introduzir mais dados, alterar ou eliminar os dados existentes, dar um novo formato ao conjunto de informações. E a grande vantagem é que os totais, ou quaisquer outras operações realizadas com fórmulas, são sempre recalculados automaticamente Alguns Recursos de Microsoft Excel Facilidades para abrir, localizar e gerenciar arquivos; Compatibilidade com vários sistemas de planilhas; Criação de gráficos e mapas geográficos; Completo sistema de formatação de células; Criação de modelos e estilos; Digitação e edição de dados em várias planilhas ao mesmo tempo; Salvamento automático de arquivos; Recursos de automatização como: AutoCompletar, AutoCálculo, AutoCorreção etc.; Corretor Ortográfico e de Fórmulas; Incorporação e vinculação de objetos; Seqüências de dados personalizadas; Recursos de integração com a Internet; Edição de dados diretamente nas células; Ferramenta pincel para copiar formatos; Possibilidade de arrastar dados de uma planilha para outra ou de uma pasta para outra; Utilização de títulos de colunas e linhas como nomes para a criação de fórmulas; Mesclagem de células na vertical; Formatação condicional através de caixas de diálogo; Possibilidade de girar o texto em diferentes ângulos; Tipos de gráfico ampliados; Múltiplos níveis de operação de desfazer e repetir tarefas; Aumento de para linhas; Algumas novas funções; 7

2 Microsoft Excel Alguns dos Novos Recursos de Excel 2007 Nova aparência: Em uma nova interface do usuário orientada a resultados, a Microsoft Office Excel 2007 fornece ferramentas e recursos poderosos que podem ser usados para analisar, compartilhar e gerenciar dados com facilidade. Formato de arquivo com base em XML No Microsoft Excel, a Microsoft está apresentando novos formatos de arquivos para Excel, conhecidos como os formatos Office Open XML. Esses novos formatos de arquivo facilitam a integração com fontes de dados externas e também oferecem tamanhos reduzidos de arquivo e recuperação aprimorada de dados. No Office Excel 2007, o formato padrão para uma pasta de trabalho do Excel é o formato de arquivo com base em XML do Office Excel 2007 (.xlsx). Outros formatos com base em XML são: o formato de arquivo habilitado por macro e com base em XML do Office Excel 2007 (.xlsm), o formato de arquivo para um modelo de Excel do Office Excel 2007 (.xltx) e o formato de arquivo habilitado por macro do Office Excel 2007 para um modelo do Excel (.xltm). Marca Inteligente de Nome de Pessoa: ao digitar um nome de pessoa, uma marca inteligente aparecerá para que você possa localizar informações para contato, como telefone, agendar reuniões etc. Novo painel de Pesquisa: oferece uma ampla variedade de acesso às informações na horizontal. Se houver conexão com a Internet, é possível consultar enciclopédias ou sites de terceiros. Comparação de pastas de trabalho lado a lado: novo método para comparar pastas de trabalho, lado a lado. A comparação de pastas de trabalho lado a lado permite que você veja facilmente as diferenças entre duas ou mais pastas de trabalho Exigências de Hardware e Software Para o uso razoável da versão 2007 de Excel são necessários os seguintes componentes: Microprocessador Pentium III, 1GHz ou superior; recomenda-se Pentium IV; Sistema operacional Microsoft Windows 2000, XP ou Vista1; 256 MB de memória RAM (512MB de memória RAM recomendado); 1750 MB de espaço disponível em disco rígido; Unidade de CD-ROM; Um monitor SVGA; Um mouse da Microsoft ou compatível. Quando utilizado com Windows Vista, a limitação de hardware para instalação é a do próprio Windows. 8

3 1.5. A Iniciação de Microsoft Excel Introdução a Microsoft Excel Para iniciar Microsoft Excel: 1. Clique no botão Iniciar. 2. Na guia Iniciar, aponte para Todos os programas. 3. Aponte para Microsoft Office e, em seguida, clique em Microsoft Office Excel Será aberta a janela do aplicativo, Figura 1. Uma planilha nada mais é que uma simulação da folha de papel, ou seja, planilha é uma grade de linhas e colunas. O cruzamento de uma linha com uma coluna determina o local da planilha onde são armazenadas as informações (textos, números, datas e fórmulas) e a esse local damos o nome de célula. Cada uma das linhas tem um número de identificação e cada uma das colunas uma letra. Para fazer referência a uma célula, utilizamos a denominação da coluna seguida do número da linha que a define. Assim, se uma célula é definida pela coluna B e linha 10, o seu endereço ou referência é B10. Após ter iniciado Microsoft Excel, uma janela de aplicativo é aberta e, dentro dela, a janela de trabalho, chamada pasta de trabalho. Você pode ter diversas pastas de trabalho dentro da janela do aplicativo Figura 1 Janela de Aplicativo 9

4 Microsoft Excel 2007 A seguir veja os componentes da janela de aplicativo: 1. Botão Office: Abre o Painel do Excel, no qual você encontrará os comandos básicos de tratamento de arquivos. 2. Barra de Ferramentas de Acesso rápido: apresenta botões que permitem executar operações rapidamente com o mouse É uma barra personalizável e contém um conjunto de comandos independentes da guia exibida no momento. 3. Barra de Título: apresenta o nome do aplicativo, no caso Microsoft Excel, e o nome do arquivo atual, além dos botões de controles da janela do aplicativo; 4. Faixa de Opções: Permite a localização rápida dos comandos do aplicativo Microsoft Excel. É constituída de Guias, organizadas em torno de cenários ou objetos específicos, por exemplo, guia Início, guia "Inserir, guia Layout de Página etc. Os controles em cada Guia são adicionalmente organizados em vários Grupos de comandos, por exemplo, grupos Modos de Exibição de Pasta de Trabalho, Zoom, Janela e Macros, que constituem a guia Exibição, apresentada na Figura Caixa de Nome: indica a referência da célula ativa ou o nome da célula. 6. Pasta de trabalho: grupo de planilhas que forma uma pasta de trabalho. 7. Barra de status: essa barra apresenta mensagens sobre Microsoft Excel. Na área de cálculo, exibe os resultados do cálculo automático e, na área de indicadores de teclas, as teclas acionadas no momento, por exemplo: NÚM, significa que a tecla NUM LOCK está acionada. 8. Barra de fórmulas: apresenta os dados e fórmulas à medida que você os digita A Pasta de Trabalho A janela de trabalho aberta por Microsoft Excel é uma pasta de trabalho, denominada Pasta1. Dentro de cada pasta de trabalho, você pode ter várias planilhas, folhas de gráfico, folhas de macro e caixas de diálogo. A pasta de trabalho é aberta automaticamente com 4 planilhas, denominadas Plan1, Plan2, Plan3 e Inserir Planilha; Figura 2 Janela da pasta de trabalho 10

5 Introdução a Microsoft Excel A seguir, veja os componentes da pasta de trabalho: 1. Indicadores de coluna: letras que ficam no topo da janela, para indicar cada coluna da planilha. 2. Indicadores de linha: números que ficam à esquerda da janela, para indicar cada linha da planilha. 3. Célula ativa: é a célula que receberá os dados digitados. Essa célula é destacada por uma borda mais escura. 4. Botões de rolagem de guias: as setas internas permitem exibir as guias de planilha uma a uma, para direita ou esquerda, enquanto as setas externas permitem exibir a última ou a primeira guia de planilha na pasta de trabalho. 5. Guias de planilha: apresentam os nomes das planilhas dentro da pasta de trabalho. 6. Divisão de guias: arraste essa caixa para direita para visualizar melhor as guias ou para esquerda para visualizar melhor a barra de rolagem horizontal. 7. Barras de rolagem: as janelas de documento possuem barras de rolagem vertical e horizontal que servem para exibir informações das linhas ou colunas que não estão visíveis na tela Personalizar Barra de Ferramentas de acesso rápido A Barra de Ferramentas de acesso rápido possui botões que permitem executar operações rapidamente com o mouse. Quando Microsoft Excel é iniciado, os comando Salvar, Desfazer e Refazer são exibidas automaticamente. Para personalizar a Barra de Ferramentas de acesso rápido : 1. Clique no botão Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido ( ). Veja a Figura 4. Figura 3 Caixa de diálogo Personalizar Acesso Rápido 11

6 Microsoft Excel Ative as caixas de verificação das barras de ferramentas que deseja exibir. Ao ativar uma caixa de verificação, será incluindo o botão de acesso rápido na barra superior. 3. Desative as caixas de verificação das barras de ferramentas que deseja ocultar. Para exibir os comandos padrão do Excel: 1. Clique no Botão Office. 2. Verifique que os comandos padrão são exibidos no Painel do Excel : Novo, "Abrir, Salvar, Salvar Como, Imprimir, Preparar, Enviar, Publicar e Fechar, como exibido na Figura 4. Figura 4 Painel do Excel Além destes comandos o painel apresenta a relação Documentos Recentes, o que permite acesso rápido aos últimos arquivos utilizados. O botão Opções do Excel abre a caixa de diálogo Opções do Excel, para definição de preferências de utilização do programa e o botão Sair do Excel fecha o programa. 12

7 Introdução a Microsoft Excel 1.8. A Guia Início Figura 5 Guia Início Grupo Área de Grupo Alinhamento Grupo Estilo Transferência 1. Colar 14. Alinhar a esquerda 30. Formatação Condicional 2. Recortar 15. Alinhar em cima 31. Formatar como Tabela 3. Formatar pincel 16. Centralizar 32. Estilo de Célula 4. Copiar 17. Alinha no meio 18. Alinha a direita Grupo Fonte 19. Orientação Grupo Células 5. Negrito 20. Diminuir recuo 33. Formatar 6. Fonte 21. Quebra texto 34. Inserir 7. Itálico 22. Aumentar recuo 35. Excluir 8. Tamanho de fonte 23. Mesclar 9. Sublinhado 10. Cor de preenchimento Grupo Número Grupo Edição 11. Aumentar fonte 24. Formato de número 36. Soma 12. Cor da fonte 25. Formato de número de 37. Limpar Contabilização 13. Diminuir fonte 26. Estilo de percentagem 38. Classificar e Filtrar 27. Separadores de milhares 39. Preencher 28. Aumentar as casas 40. Localizar e selecionar decimais 29. Diminuir casas decimais 13

8 Microsoft Excel Iniciador de Caixa de Diálogo À primeira vista, você pode não ver um determinado comando de uma versão anterior do Excel. Não se preocupe. Alguns grupos têm uma pequena seta diagonal no canto inferior direito. A seta é chamada de Iniciador de Caixa de Diálogo. Os Iniciadores de Caixa de Diálogo são pequenos ícones que aparecem em alguns grupos. Clicar em um Iniciador de Caixa de Diálogo abre uma caixa de diálogo ou um painel de tarefas relacionado, fornecendo mais opções específicas para esse grupo. Para abrir uma caixa de diálogo: 1. Clique na guia Início. 2. No grupo Fonte, clique no Iniciador de Caixa de Diálogo ( ). Será aberta a caixa de diálogo Fonte. Figura 6 Caixa de diálogo Fonte, aberta pelo Iniciador de Caixa de Diálogo 1.9. Dimensões e Limites Cada pasta de trabalho aberta em Microsoft Excel possui 3 planilhas, contudo você pode excluir ou inserir novas planilhas atingindo os limites de 1 a 255 planilhas. Cada planilha possui linhas, numeradas de 1 a , e possui colunas, denominadas de A à ZFD. 14

9 Introdução a Microsoft Excel As Opções do Excel As opções de configurações de Microsoft Excel são definidas na caixa de diálogo Opções do Excel. A Figura exibe a caixa de diálogo Opções do Excel com a guia Personalizar ativada. Para alterar as configurações do Excel: 1. Clique no Botão Office. 2. Clique no botão Opções do Excel. Será aberta a caixa de diálogo Opções do Excel. Figura 7 Caixa de diálogo Opções do Excel Nota: As opções de configurações de Microsoft Excel serão abordadas no decorrer deste texto A Movimentação pela Pasta de Trabalho A movimentação pela pasta de trabalho pode ser feita através do mouse ou do teclado. Pelo mouse, apenas clique na guia correspondente à planilha que se deseja ativar. Pelo teclado, utilize as teclas exibidas na tabela a seguir: Figura 8 Planilha Plan1 ativada 15

10 Microsoft Excel 2007 Tecla CTRL + PGDN CTRL + PGUP Efeito ativa a próxima guia ativa a guia anterior A Movimentação pela Planilha O Uso do Mouse As barras de rolagem horizontal e vertical podem ser usadas, com o mouse, para visualizar todas as áreas da planilha. Barra de rolagem vertical Quadro de rolagem Figura 9 Barras de rolagem Barra de rolagem horizontal O Uso do Teclado Teclas Efeito Teclas Efeito seta para direita seta para esquerda seta para baixo seta para cima PGDN PGUP ALT + PGDN ALT + PGUP Move para uma célula à direita Move para uma célula à esquerda Move para uma célula abaixo Move para uma célula acima Move uma tela abaixo Move uma tela acima Move uma tela à direita Move uma tela à esquerda HOME CTRL + HOME CTRL + END END, seta para direita END, seta para esquerda END, seta para baixo END, seta para cima Move para o início da linha Move para o início da planilha, célula A1 Move para a última célula que contém dados na planilha Move para a última coluna preenchida Move para a primeira coluna preenchida Move para a última linha preenchida Move para a primeira linha preenchida 16

11 Introdução a Microsoft Excel Movimentação para um Local Específico Para movimentar-se para um local específico: 1. Na guia Início, grupo Edição, clique na seta ao lado do comando Localizar e Selecionar. 2. Clique no comando Ir para.... Será apresentada a caixa de diálogo Ir para, Figura. Figura 10 Caixa de diálogo Ir Para 3. Na caixa de texto Referência, digite A Clique no botão OK. O cursor se movimentará rapidamente para o endereço especificado. Nota: A tecla de atalho para o comando Ir para é F O Sistema de Ajuda A Ajuda do Microsoft Excel é um recurso de ajuda que pode ser utilizado enquanto você trabalha. Se você tiver uma dúvida sobre qualquer ação dentro do Excel, você pode perguntar sobre o assunto para o assistente e ele lhe ajudará. A Ajuda do Microsoft Excel é instalada durante o processo de instalação do pacote Office 2007 e todos os programas do pacote possuem Ajuda O Botão Ajuda do Microsoft Excel Você poderá digitar um assunto e automaticamente o sistema de ajuda fará uma pesquisa e exibirá todos os tópicos relacionados. Para utilizar a Ajuda do Excel : 1. Clique no botão Ajuda do Microsoft Excel ( ) na lateral direita superior da janela do Excel. Aparecerá em sua tela o painel Ajuda do Excel, Figura, pronto para sua pesquisa. 17

12 Microsoft Excel 2007 Figura 11 Painel Ajuda do Excel Nota: Como parte do novo design da interface do usuário nos programas do Microsoft Office 2007, a caixa Digite uma pergunta, utilizada nas versões anteriores, foi movida para a janela Ajuda do Excel e renomeada para Digite as palavras a serem pesquisadas. 2. Digite o assunto desejado, como por exemplo, Formatar números, na caixa de texto Digite as palavras a serem pesquisadas. 3. Clique no botão Pesquisar ( ). Aguarde enquanto o sistema localiza os tópicos. 4. No próximo painel clique no tópico mais adequado à sua dúvida e verifique a solução apresentada. Para fechar o painel Ajuda do Excel : 1. Clique no botão Fechar ( ) na barra de título do painel. O painel será fechado. Para reabrir a Ajuda do Excel: 1. Clique no botão Ajuda do Microsoft Excel ( ) na barra superior, ou pressione a tecla F1. O painel Ajuda do Excel será reapresentado. 18

13 Introdução a Microsoft Excel Uma Ajuda Específica Você pode encontrar ajuda específica sobre um determinado tópico nas próprias caixas de diálogo. Para obter ajuda dentro de uma caixa de diálogo: 1. Abra uma caixa de diálogo, por exemplo, Opções do Excel. 2. Na parte superior direita da caixa de diálogo, clique sobre o botão de interrogação. 3. Clique em qualquer lugar da caixa de diálogo. Uma janela aparecerá com a ajuda sobre como utilizar os recursos dessa caixa de diálogo. Figura 12 Ajuda na caixa de diálogo Opções do Excel Guia Personalizar Microsoft Excel e a Internet Para usuários conectados à Internet, Microsoft Excel oferece uma grande variedade de recursos que serão discutidos no decorrer deste texto. Assim como os outros programas do pacote Office 2007, o Microsoft Excel atua como navegador Web, permitindo a navegação pelas páginas Web 2 na Internet. Para navegar na Web, você pode utilizar a barra de ferramentas de acesso rápido Dados, obter dados externos Da Web. Através de Microsoft Excel você pode criar hiperlinks que permitem saltar para outros arquivos em seu próprio computador ou para qualquer outro computador do planeta. Além disso, você pode abrir e salvar arquivos no formato HTML. 2 A aplicação mais importante da Internet. A Web utiliza entidades chamadas páginas para ordenar o acesso a grandes blocos de informações. 19

14 Microsoft Excel A consulta à Web. Através da guia Dados, grupo Obter Dados Externos, você pode navegar pelas páginas da Web e pesquisar arquivos de Microsoft Excel e do Office que estejam conectados por hiperlinks. Figura 13 Guia Dados Grupo Obter Dados Externos Para abrir a página de consulta à Web: 1. Clique na guia Dados e, em seguida, no grupo Obter Dados Externos, clique no comando Da Web. Figura 14 Caixa de diálogo Nova consulta à Web Para acessar uma informação da Internet através de Microsoft Excel: 1. Abra a página Nova consulta à Web. 2. Na caixa de texto Endereço, digite o endereço da Web para onde deseja navegar. 3. Pressione a tecla ENTER. Nota: Outros recursos de integração entre Microsoft Excel e a Internet serão abordados no decorrer do texto. 20

15 Introdução a Microsoft Excel Exercícios 1. Descreva os componentes da janela de aplicativo de Microsoft Excel. Veja a Figura Figura 15 Janela de Aplicativo

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