Microsoft Excel Alan Cleber Borim -

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1 Microsoft Excel 2000 Alan Cleber Borim -

2 Microsoft Índice 1.0 Microsoft Excel Acessando o Excel Como sair do Excel Elementos da tela do Excel Barras de Ferramentas Barra de Ferramentas Padrão Barra de Ferramentas Formatação Barra de Fórmulas Criando nova planilha Abrindo uma planilha já existente Células e Planilhas Como se mover dentro da planilha Entrando com conteúdo Formatando Células Números Alinhamento Fonte Borda Padrões Proteção Alterando o conteúdo da célula Alterando a largura de uma coluna Alterando a altura de uma linha Centralizando texto na célula Centralizando títulos na planilha Excluindo uma planilha Copiando, Movendo ou Apagando células ou faixas de células Inserindo linha ou coluna Alça de preenchimento Fórmulas Funções especiais SOMA MÉDIA MULT Refinando apresentação da planilha Gráficos Imprimindo Imprimir uma planilha Imprimir um gráfico Dividindo uma planilha Separando verticalmente Separando horizontalmente Salvando planilha 16 Alan Cleber Borim -

3 1.0 Microsoft Excel 2000 Microsoft Excel 2000 Planilhas são utilizadas na informática desde o seus primórdios com os sistemas operacionais, até hoje planilhas são muito utilizadas em várias funções tanto da informática, quanto em qualquer outra área que necessite de informações organizadas de forma coerente e agradável. O Excel 2000 é um aplicativo potente capaz de criar e manipular planilhas eletrônicas de uma forma muito fácil e usual, porém, como foi dito para o Microsoft Word, esse aplicativo não é o único editor existente no mercado, mas para esse curso será abordado apenas o utilização do Microsoft Excel Planilhas eletrônicas nada mais são do que um conjunto de linhas e colunas onde a intersecção nada mais é do que o ponto de encontro entre uma linha e uma coluna. Neste caso o Excel possui 36 colunas e linhas nas quais podemos formatar as células, inserir texto, números e manipula-los da forma que achar melhor, pois além de podermos formatar o texto como um editor comum o Excel possui uma gama de formulas matemáticas que podem ser usadas pros mais variados propósitos. 1.1 Acessando o Excel Da mesma forma que o Word, para acessar o Excel basta clicar no Menu Iniciar, Programas e selecionar o ícone Microsoft Excel. 1.2 Como sair do Excel Igual ao Word ou qualquer outro aplicativo baseados na tecnologia Windows basta clicar no botão fechar, presente na barra de título ou clicar no menu Arquivo, Sair. 1.3 Elementos da tela do Excel Barra de título Barra de ferramentas Barra de formulas Planilha Barra de status 3

4 Microsoft Excel 2000 O Excel, por ser um aplicativo baseado na tecnologia Windows, mantém padronizado a barras de título da janela que contém o nome do aplicativo, o nome dos arquivos, e os botões minimizar, maximizar e restaurar. 2.0 Barras de Ferramentas 2.1 Barra de Ferramentas Padrão A barra de ferramenta padrão do Excel é praticamente as mesmas que a barra do Word, as únicas diferenças são os botões específicos para tratamento de planilha, por exemplo, o botão Colar Função e o botão Classificar, destacados na figura acima. 2.2 Barra de Ferramentas Formatação Da mesma forma a barra de formatação não mudou muito do Word para o Excel, pois mantém as mesmas funcionalidades para formatação de texto, as diferenças nesta barra são os indicadores Mesclar e Centralizar e o bloco financeiro que contem os itens de Estilo de moeda, Estilo de porcentagem, Separados de milhares, aumentar casas decimais e diminuir casas decimais respectivamente destacados na figura anterior. 2.3 Barra de Fórmulas A Barra de fórmulas é o local onde entramos com as formulas e também é o local onde editamos o conteúdo (texto) de cada célula da planilha, essa barra é dividida em três partes: Indicador de posição: é a indicação exata de onde o cursor está posicionado, ou seja, qual célula está ativa. Editor de funções: é onde fazemos a confirmação ou o cancelamento da função digitada. Campo de edição da célula: local onde editamos as fórmulas inseridas nas células, tanto quanto o texto/números inseridos na célula. 3.0 Criando nova planilha Ao abrir o Excel, automaticamente é aberto uma nova planilha para utilização, se quiser criar uma nova planilha, basta clicar no ícone Novo presente na barra de ferramentas padrão, conforme destaque na figura abaixo. Obs.: se uma planilha do Excel já estiver sendo utilizado por um usuário e o mesmo clicar no ícone Novo, será perguntado ao usuário se deseja salvar as alterações da planilha atual. 4

5 4.0 Abrindo uma planilha já existente Microsoft Excel 2000 Sempre que for necessário a alteração de uma planilha previamente criada, a planilha deve ser aberta novamente no Excel. Para fazer isso clique no botão Abrir, presente na barra de ferramentas padrão, como mostrado em destaque na figura abaixo, ou no item Abrir, presente no menu Arquivo. Quando clicar em abrir aparecerá uma caixa de diálogo contendo os diretórios do sistema, então basta procurar o arquivo e clicar no botão Abrir. Tanto o Excel quanto o Word e outros aplicativos baseados em tecnologia Windows possuem uma área no próprio menu Arquivo que contém os quatro últimos arquivos utilizados pelo Excel. 5.0 Células e Planilhas A janela da planilha no Excel é o local onde temos todas as linhas e colunas utilizadas para criarmos nossas fórmulas e utiliza-las para os mais variados fins, na figura ao lado temos a célula A1 selecionada, isso significa que a intersecção entre a coluna A e a linha 1 está selecionada, ou seja, célula é a denominação da intersecção entre a linha e a coluna do Excel, uma célula é chamada célula ativa quando a mesma está selecionada, como no exemplo a célula A Como se mover dentro da planilha Existem duas formas de se mover dentro de uma janela de planilha, uma é pelo mouse e a outra é pelo teclado, com o mouse basta clicar na célula desejada que automaticamente ela se torna ativa, ou selecionada. Pelo teclado, são usadas todas as teclas de movimentação que são: Tecla Seta para cima Seta para baixo Seta para direita Seta para esquerda Home Ctrl + Home PgUp PgDown Ctrl + PgUp Ctrl + PgDown Ctrl + Seta para cima Ctrl + Seta para baixo Ctrl + Seta para direita Ctrl + Seta para esquerda Movimentação Movimenta a seleção para cima Movimenta a seleção para baixo Movimenta a seleção para direita Movimenta a seleção para esquerda Leva a seleção para a coluna A da linha atual Leva a seleção para a primeira célula (A1) Move a seleção uma tela acima na mesma coluna Move a seleção uma tela abaixo na mesma coluna Move a seleção uma tela à esquerda na mesma linha Move a seleção uma tela à direita na mesma linha Move a seleção para a primeira célula da coluna Move a seleção para a ultima célula da coluna Move a seleção para a primeira célula da linha Move a seleção para a ultima célula da linha Obs.: Mesmo com essas informações de como se movimentar dentro da planilha deve-se tomar cuidado com a tecla Scroll Lock, com essa tecla pressionada a movimentação com as setas fica modificada fazendo com que a tela se mova e não a seleção entre as células. 5

6 6.0 Entrando com conteúdo Microsoft Excel 2000 O Excel classifica a entrada da dados na célula em três categorias: 1- Números 2- Texto ou títulos 3- Fórmula A verificação do Excel do conteúdo inserido na célula é feita a partir do primeiro caractere digitado ao ser digitado qualquer coisa perceba que na barra de fórmula aparece o que está sendo digitado junto com os botões de confirmação e cancelamento das fórmulas. Se o que for digitado for um número o mesmo é alinhado à direita da célula e se for um texto é automaticamente alinhado a esquerda da célula e se o caractere que for inserido na célula for o sinal de igual (=) o Excel entende que será inserido uma fórmula e se prepara para executa-la. Às vezes é necessário digitar um texto, mas que na realidade esse texto é composto por números, e se o número for digitado diretamente na célula o mesmo é alinhado a direita. Mas conforme o alinhamento não é o desejado existem, pelo menos, duas formas de solucionar esse tipo de problema. Primeira forma: Antes de digitar o texto utiliza aspas simples ( ) antes do número, o Excel entenderá a modificação e deixará o número como texto. Segunda forma: Ao digitar o número, selecione a célula que deseja alterar clicando com o botão direito do mouse selecionando Formatar Células então selecione, na guia número a categoria Texto, isso fará com que a célula tenha todos os caracteres que foram inseridos e os que ainda serão inseridos como texto. 7.0 Formatando 7.1 Células A formatação das celular serve para alterar as configurações da célula que está ativa. A caixa de diálogo Formatar Célula é utilizada para modificar as propriedades da tanto da célula ativa quanto das demais células, quando selecionadas. Ao abrir a caixa de diálogo Formatar Células teremos: Números A formatação da guia Número é capaz de modificas a formatação do conteúdo da célula, deixando como apenas Texto, Moeda, contábil, personalizado, entre outros. 6

7 Microsoft Excel Alinhamento A guia Alinhamento é utilizada, como o próprio nome diz, para alinhar o conteúdo dentro da célula, podendo modificar os alinhamentos padrão, tanto quanto modificar alinhamentos incomuns, como grau de rotação de um texto. Nesta guia pode-se deixar configurado o parâmetro Retorno automático do texto, esse item é usado quando muito texto é digitado dentro da tabela porque, com esse item ativado, o texto não ultrapassa os limites da célula criando novas aumentando o tamanho da célula e jogando o texto para baixo Fonte A guia Fonte é a mesma utilizada no Word que é a responsável por modificar as configurações de tipo de fonte, tamanho, estilo e outros Borda Uma planilha pode ser comparada a uma tabela comum utilizada no Word, e essa tabela possui configurações de modificação de borda, modificando todas as bordas (superior, inferior, esquerda e direita), quanto cor da borda, tipo de preenchimento, espessura das bordas entre outras configurações. 7

8 Microsoft Excel Padrões As configurações nesta guia são utilizadas para modificar as cores da célula e tipo de preenchimento da célula Proteção Todas as modificações na guia Proteção são efetuada após proteger o documento. A proteção do documento é feita clicando no menu Ferramentas no item Proteger. 7.2 Alterando o conteúdo da célula Após ter digitado os textos ou números dentro da célula, se for necessário alterar o texto, deve-se tomar o seguinte cuidado: Se for simplesmente digitado algo em cima todo o conteúdo anterior da célula é excluído. Para que isso não aconteça, devemos clicar sobre o conteúdo que aparece na barra de fórmula ou pressionando a tecla F2 presente no teclado, fazendo com que a célula possa ser alterada se m perder todo o conteúdo até então digitado. 8

9 7.3 Alterando a largura de uma coluna Microsoft Excel 2000 Uma coluna pode ser ajustada dependendo do conteúdo inserido na célula ou clicando no menu Formatar, Coluna, Largura, onde poderá ser editado o valor da largura da coluna selecionada, da mesma forma que se clicarmos com o botão direito do mouse sobre a coluna que deverá ser modificada aparecerá uma caixa de diálogo com o item de configuração Largura da Coluna. 7.4 Alterando a altura de uma linha Da mesma forma que a coluna a linha, também, pode ter suas configurações de altura modificadas, basta clicar no menu Formatar, Linha, Altura da Linha, onde poderá ser editado a altura da linha selecionada, ou se clicar com o botão direito do mouse sobre a linha desejada e então selecionar Altura da Linha. 7.5 Centralizando texto na célula A centralização de textos em uma célula é feita da mesma forma que a centralização dos textos em um documento do Word, basta clicar no botão centralizar que está na barra de ferramentas Formatação, como destacado acima. 7.6 Centralizando títulos na planilha Para centralizar títulos na planilha é utilizada uma ferramenta presente na barra de ferramentas Formação, chamado Mesclar e Centralizar (em destaque na figura acima). Para utilizar essa ferramenta deve-se digitar o texto na célula desejada, selecionando as células que compõem o título da planilha conforme destaque na figura abaixo. Antes Selecionando a linha do título Depois de mesclar e centralizar 9

10 Microsoft Excel Excluindo uma planilha Por padrão o Excel abre um arquivo novo contendo três planilhas, mas isso n ao impede de que essas planilhas sejam excluídas da pasta de trabalho isolando apenas as que deseja utilizar. Para excluir uma planilha da pasta de trabalho pode ser feito de duas maneiras. A primeira que é apresentada é a forma mais formal que consiste em clicar no menu Exibir, Excluir Planilha, conforme figura ao lado. A segunda forma, mais informal consiste em clicar com o botão direito do mouse sobre a aba da planilha que se encontra na canto inferior esquerdo da janela, como destacado na figura abaixo, e então clicar em Excluir. 7.8 Copiando, Movendo ou Apagando células ou faixas de células Na planilha em que estiver trabalhando o procedimento para copiar ou mover o conteúdo das células é o mesmo que o procedimento no Word que consiste em utilizar as funções do menu Editar, Copiar e Colar, que também estão presentes na barra de ferramentas padrão do Excel. A única ferramenta que não é utilizada no Word é a alça de preenchimento que será mostrada no próximo item. Para apagar uma célula ou uma faixa de células deve-se primeiro selecionar as células que deseja apagar e então clicar no menu Editar e então clicar na opção Excluir, ao clicar nesta opção aparecerá uma caixa de diálogo solicitando algumas informações adicionais para concluir a exclusão que são: - Deslocar células para esquerda - Deslocar células para cima - Linha inteira - Coluna inteira O mesmo procedimento pode ser feito para inserir linhas ou colunas. 10

11 Microsoft Excel Inserindo linha ou coluna Ao selecionar a linha ou coluna que deseja inserir, basta clicar com o botão direito do mouse, e então clicar em Inserir aparecerá uma tela igual a destacada ao lado, onde poderá ser selecionado as opções de inserção da linha ou coluna. Da mesma forma esse procedimento pode ser feito usando o menu Inserir, Linhas, ou Colunas. 8.0 Alça de preenchimento A alça de preenchimento é uma ferramenta utilizada para facilitar a edição das planilhas no Excel, essa ferramenta é o ponto preto localizado no canto inferior direito da célula, mostrado na imagem abaixo. Essa ferramenta tem a capacidade de copiar o conteúdo das células selecionadas, por exemplo: Alça de preenchimento. Ao digitarmos um texto na célula, se desejarmos copiar esse texto para a célula vizinha, basta clicar na alça de preenchimento e arrastar para a célula desejada, que seu conteúdo será copiado para a próxima célula. A alça de preenchimento também tem a capacidade de criar seqüências, por exemplo: Digitando na primeira célula o nome Janeiro e na segunda célula digitar Fevereiro, ao selecionar as duas células clicar na alça de preechimento e arrastar o próprio Excel completará as outras células com os nomes dos meses seguintes. 11

12 Microsoft Excel Fórmulas As fórmulas são a verdadeira razão da existência das planilhas, elaborando fórmulas corretamente é possível deixar sua planilha sempre correta e atualizada. Operadores usados para elaboração de fórmulas + (Somar) - (Subtrair) * (Multiplicar) / (Dividir) ^ (Potenciação) Essas são as operações padrão que existem em qualquer planilha eletrônica, mais abaixo é apresentado um exemplo real de uma operação com planilhas do Excel. Na figura ao lado foi efetuado uma formula simples de soma e divisão, ao deixarmos a célula D1 ativa, como mostrada na figura, a barra de fórmulas mostra qual foi a fórmula usada para essa conta, que é =(A1+B1)/C1 essa conta refere-se aos valores inseridos nas células A1, B1 e C1, se modificarmos qualquer um desses valores o próprio Excel também modificará o resultado deixando sempre atualizada sua planilha. 9.1 Funções especiais Do mesmo jeito que os operadores usados para a criação da fórmula, no Excel existem fórmulas predefinidas para as mais variadas funções e cálculos suficientes para auxiliar na criação de sofisticadas planilhas. Funções especiais mais utilizadas As funções especiais mais utilizadas, no Excel, são SOMA, MÉDIA, MULTI, entre outras mais sofisticadas, nos exemplos abaixo temos: SOMA MÉDIA A SOMA nada mais é que a função predefinida responsável por fazer a soma entre as células selecionadas, a vantagem de usar essa função seria que se houvesse mais que duas células não há a necessidade de digitar todas as referências de todas as células envolvidas na soma. A função MÉDIA retorna o valor da média aritmética das células envolvidas, da mesma maneira que a SOMA não existe a necessidade de ficar digitando as referências de todas as células envolvidas MULT Como é de entendimento pelo próprio nome a função MULT retorna o valor da multiplicação entre todas as células selecionadas. 12

13 Microsoft Excel Refinando apresentação da planilha Uma planilha cheia de números e cálculos fica, ao mesmo tempo, ilegível e feia, então uma importante tarefa existente na criação e apresentação de planilhas é o refinamento das planilhas, que consiste em modificar o tamanho e cor dos textos utilizados, manter as células e suas funções separadas de outros valores que podem acarretar na danificação da fórmula, inserção de figuras, gráficos entre outros Gráficos Os gráficos são uma das melhores ferramentas utilizadas no Excel, pois de uma forma simples podem ser combinadas uma grande seqüência de valores e células e o próprio aplicativo é gerar o gráfico, como mostrado na figura abaixo. Criando um gráfico Para criarmos um gráfico devemos seguir os seguintes passos: Selecionar a faixa de células com a qual o gráfico apresentará as informações. Ativar o item Gráfico presente no menu Inserir. 13

14 Microsoft Excel 2000 Escolher o tipo de gráfico desejado, e então clicar em Avançar ou em Concluir. Selecionar o tipo de intervalo do gráfico, e então clicar em Avançar ou em Concluir. Ajustar as propriedades do gráfico indicando os eixos de visualização, nome do gráfico, entre outras configurações, então clicar em Avançar ou em Concluir. E como último passo indicar qual será o local em que aparecerá o gráfico pronto, se será em outra planilha ou na planilha atual, e então finalizar a construção do gráfico clicando no botão Concluir. Obs.: De todas as telas mostradas acima, na criação de um gráfico, somente a primeira é obrigatória, as próximas não são, pois são telas de refinamento da criação do gráfico. Conforme o gráfico é um objeto criado pelo próprio Excel o mesmo pode ser editado, pois após a criação do gráfico, ao clicar em Concluir, irá aparecer o gráfico no local selecionado junto com a barra de ferramentas gráfico, que possibilita a modificação das informações do gráfico Imprimindo Igual ao Word a forma de imprimir planilhas eletrônicas pelo Excel não muda muito, como mostrado na próxima figura, a tela de impressão segue praticamente os mesmos padrões de informação, mas com algumas diferenças. 14

15 11.1 Imprimir uma planilha Microsoft Excel 2000 Após a criação e a edição da planilha com todas as informações necessárias, gráficos, fórmulas, textos e etc. A impressão da planilha pode ser feita de duas formas: - Selecionando o botão imprimir, na barra de ferramentas padrão. - Clicando no menu Arquivo, Imprimir, onde será mostrada a tela ao lado. Nesta opção todas as informações da tela serão impressas, inclusive gráficos, textos figuras, etc Imprimir um gráfico A impressão, simplesmente do gráfico mantém a tela de impressão basicamente igual a da impressão de planilhas, a única diferença está na opção destacada na figura ao lado, que seleciona apenas o gráfico para impressão. O processo de impressão do gráfico é diferenciada pelo fato de ter que selecionar o gráfico antes de imprimi-lo Dividindo uma planilha Trabalhando com o Excel pode chegar momentos no trabalho em que a planilha se torna muito grande dificultando a visualização dos dados da mesma, por causa desse tipo de problema é possível dividir a planilha na vertical ou na horizontal possibilitando uma visão mais ampla dos dados da planilha. 15

16 12.1 Separando verticalmente Microsoft Excel 2000 Usando uma planilha muito extensa basta posicionar a planilha no local onde deseja dividir a planilha, clicar e arrastar, usando o mouse, o objeto existente na barra de rolagem horizontal no canto inferior direito da tela, conforme destaque da figura abaixo. A barra que parece separar a barra de rolagem horizontal da vertical, mas na realidade é usada para dividir a janela Separando horizontalmente Nesta mesma planilha extensa, posicione a planilha no local desejado e arraste a barra existente acima da barra de rolagem vertical no canto superior direito da planilha, conforme destaque da imagem abaixo. Exatamente como a divisão vertical essa barra parece ser apenas decorativa para separar a barra de rolagem vertical das barras de ferramentas, porém é usada para dividir a planilha. Existe, também, uma terceira forma de dividir a planilha, que se encontra no menu Janela, o item Dividir, ao clicar neste item automaticamente a janela é dividida em quatro janelas menores, ou seja, uma divisão horizontal e uma vertical, centralizadas na planilha Salvando planilha Após todo o desenvolvimento de complexas formulas, gráficos, proteções, e todo o trabalho da digitação de tudo isso, é imprescindível o salvamento deste documento, pois se houver qualquer problema de queda de energia, ou travamento do sistema, todos os dados da planilha serão perdidos e todo o trabalho deverá ser recomeçado. Um procedimento seguro é salvar o documento toda vez que algum dado for inserido na planilha, clicando no botão Salvar, presente na barra de ferramentas padrão, como mostrado em destaque na figura abaixo. 16

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