Unidade III 1. APRESENTANDO PLANILHAS ELETRÔNICAS. 1.1) Conceito de Planilha Eletrônica. 1.2) Inicializando o Excel e o Calc

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1 Unidade III 1. APRESENTANDO PLANILHAS ELETRÔNICAS 1.1) Conceito de Planilha Eletrônica Em certa época, a planilha era um pedaço de papel que os contadores e planejadores de empresas utilizavam para colocar uma grande quantidade de números dentro de linhas e colunas. Os números poderiam, então, ser somados, subtraídos e comparados, uns aos outros. O Excel (Microsoft Office) e o Calc (BrOffice) são programas de gerenciamento, criação e apresentação de dados. A estrutura básica do programa consiste em uma planilha de alto desempenho, recursos completos para criação de gráficos, além de funções de gerenciamento de dados. A planilha é o principal instrumento do Excel e do Calc. Você irá usá-la para elaborar novos modelos de cálculo, criar gráficos, armazenar e pesquisar as informações de bases de dados. 1.2) Inicializando o Excel e o Calc Para inicializar o Excel e o Calc através do menu Iniciar da Barra de Tarefas, siga os seguintes passos: 1. Clique no Botão Iniciar; 2. Selecione Programas; 3. Selecione Microsoft Office ou BrOffice.org; 4. Selecione Microsoft Office Excel ou BrOffice.org Calc; Logo após o processo de inicialização o programa mostra a Tela de Abertura mostrada na figura a seguir: Barra de Fórmula Célula Ativa Títulos de Coluna Títulos de Linha Planilha Selecionada Componentes Básicos da Tela de Abertura

2 Dentro da janela do Excel ou Calc existe uma janela de documento. A atual janela de documento apresenta o nome Pasta1 ou Sem titulo 1 (que é o nome do arquivo que contem várias planilhas), estas planilhas são emolduradas por barras verticais e horizontais mostrando os nomes das linhas e colunas. Cada página ou planilha é composta por colunas, que são nomeadas por letras também. Vai da coluna A até a coluna XFD (depois de ZZ começa AAA) e linhas (com indicadores de 1 a ). Célula é a interseção de linhas e colunas em uma planilha onde você pode inserir e armazenar dados; Célula Ativa - é a célula selecionada que está pronta para receber dados ou aplicação de comandos. Intervalo de Células é um conjunto de células, adjacentes ou não. Caixa de Nome - Exibe a localização da célula ativa, objetos selecionados ou o tamanho de uma seleção. Barra de Fórmulas - é usada para inserir ou editar dados em células de planilhas ou em gráficos. No Excel No Calc Para incluir dados, selecione uma célula, digite os dados e selecione com o mouse a caixa de entrada da barra de fórmula (no Excel) e (no Calc) ou pressione ENTER. Para editar dados, selecione a barra de fórmula com o mouse ou pressione F2. Em seguida, digite as alterações e selecione com o mouse a caixa de entrada, ou pressione ENTER. Para cancelar as alterações, pressione o botão do mouse sobre a caixa de cancelamento da barra de fórmula (no Excel) e (no Calc) ou pressione ESC. Alça de Preenchimento pequeno quadrado preto localizado na parte inferior direita da célula ativa ou em volta de objetos gráficos, elementos de desenho ou texto selecionado. Marcadores de Página são os marcadores das páginas da planilha. Estes marcadores recebem automaticamente os nomes de: Plan1, Plan2, Plan3, etc., no Excel; e no Calc, os nomes são Planilha1, Planilha2, Planilha3, etc. Ponteiro do Mouse você pode utilizar o mouse para várias tarefas comuns; entre elas, selecionar comandos em um menu, especificar faixas, selecionar e marcar opções em janelas de diálogo, selecionar tópicos de ajuda ou mover o cursor.

3 Ao usar o mouse, você deve conhecer os seguintes formatos: Ponteiro Localização na Tela O que fazer Sobre as células da planilha Dentro da Barra de Fórmula e dentro da caixa de texto. Sobre os Gráficos, objetos de desenho, nas Guias, Grupos e Barra de Rolagem. Ao longo das bordas entre títulos de linhas ou colunas. Sobre a alça de preenchimento no canto inferior direito da célula ativa. Pressione o botão do mouse com o ponteiro sobre a célula ou arraste para selecionar o intervalo. Pressione o botão do mouse para posicionar o ponto de inserção onde você deseja iniciar a edição de texto ou números. Aponte, selecione ou arraste até um novo local. Mantendo pressionado o botão do mouse, arraste o ponteiro para ajustar a altura da linha ou a largura da coluna. Arraste para criar a seqüência. 2. ARQUIVO 2.1) Criar um Novo Documento de Planilha Para criar um novo documento de planilha: para o Calc, clique na Barra de Menus em Arquivo => Novo => Planilha, ou pelo botão Novo na Barra Padrão; para o Excel, clique na Barra e Menus em Arquivo => Novo, uma janela será exibida onde se deve selecionar o item Pasta de Trabalho em Branco e clicar no botão Criar, ou pelo botão Novo na Barra Padrão, uma janela será exibida onde se deve selecionar o item Pasta de Trabalho em Branco e clicar no botão Criar. 2.2) Abrir um Documento de Planilha Existente Para abrir um documento de planilha existente: para o Calc, clique na Barra de Menus em Arquivo => Abrir ou pelo botão Abrir na Barra Padrão; para o Excel, clique na Barra e Menus em Arquivo => Abrir, ou pelo botão Novo na Barra Padrão. Será aberta uma nova janela solicitando a localização do documento. Se o documento não estiver disponível na pasta corrente, será necessário localizálo: No Excel

4 Um Nível Acima Menu Organizar Menu Exibir Criar Nova Pasta Selecionar o Tipo de Software Selecionar Nome do Arquivo No Calc 2.3) Documentos Recentes Lista os dez últimos arquivos que foram abertos recentemente, facilitando a sua reabertura. 2.4) Fechar

5 2.5) Salvar Fecha o arquivo que estiver em edição, sem fechar o Excel ou Calc. Salva o documento que estiver ativo, mantendo o mesmo nome e pasta. Para salvar existem duas formas: no Calc, através do menu Arquivo => Salvar ou através do botão Salvar na Barra Padrão; no Excel, através do menu Arquivo => Salvar ou através do botão Salvar arquivo será salvo automaticamente. na Barra Padrão. O 2.6) Salvar como Salva o arquivo que estiver em edição como um novo nome, em um local diferente ou em um outro formato. Este recurso também é utilizado para salvar o arquivo pela primeira vez. Para salvar como: no Calc, clique na Barra de Menus em Arquivo => Salvar Como e será aberta a tela abaixo; no Excel, clique na Barra de Menus em Arquivo => Salvar Como ou através do botão Salvar na Barra Padrão e será aberta a tela abaixo. No Calc No Excel

6 Salvar em... Criar Nova Pasta Menu Exibir Nome do Arquivo Tipo de Software Menu Exibir muda a forma de visualização dos arquivos; Criar uma nova pasta cria uma nova pasta; Última pasta visitada exibe a última pasta visitada. Ao lado do nome da pasta existe um seletor, onde poderá ser escolhida uma outra pasta para o arquivo; Nome do Arquivo exibe o nome do arquivo em edição; Tipo do Arquivo exibe em que formato este arquivo está salvo 2.7) Visualizar a Impressão Para visualizar o documento a ser impresso: para o Calc, na Barra de Menus, clique em Arquivo => Visualizar Página, ou através do botão Visualizar Página localizado na Barra Padrão; para o Excel, na Barra de Menus, clique em Arquivo => Visualização de Impressão, ou através do botão Visualização de Impressão localizado na Barra Padrão Nesta tela é possível visualizar o documento a ser impresso e também alterar a configuração da página, tais como margens e tamanho da planilha. Para fazer as alterações, mudar de página e dar um zoom na página (para aumentar ou diminuir a visualização da página) utilize a Barra de Impressão.

7 No Calc No Excel 2.8) Imprimir

8 Para fazer a impressão de documentos existem duas formas: no Calc, pelo botão Imprimir na Barra Padrão, ou pela Barra de Menus clique em Arquivo => Imprimir (nesta opção pode-se imprimir várias cópias, configurar a impressora ou selecionar quais as páginas que deverão ser impressas); no Excel, pelo botão Imprimir na Barra Padrão, ou pela Barra de Menus clique em Arquivo => Imprimir (nesta opção pode-se imprimir várias cópias, configurar a impressora ou selecionar quais as páginas que deverão ser impressas). No Calc No Excel

9 2.9) Sair No Calc, na Barra de Menus, clique em Arquivo => Sair; no Excel, Arquivo => Fechar. Se o documento não estiver salvo, antes de fechá-lo, será aberta uma janela com as opções de: salvar o documento (Salvar ou Sim); não salvar (Descartar ou Não); ou cancelar o fechamento do documento (Cancelar). No Excel No Calc 3. EXECUTANDO AS OPERAÇÕES BÁSICAS 3.1) Entrada de Dados

10 Você pode entrar com valores, textos, datas, horas, fórmulas e funções. Ao digitar o dado você pode confirmar ou cancelar sua entrada. Inserindo Números Para digitar um número como uma constante, selecione uma célula e digite o número. Os números podem incluir caracteres numéricos (de 0 a 9) e qualquer um dos caracteres especiais a seguir: + - ( ), / $ % = # ^. No entanto os símbolos ^ % / não podem iniciar uma entrada numérica. Quando os números forem digitados, estes serão alinhados à direita para permitir a utilização de operações matemáticas. Texto Entradas de textos são conhecidas como labels e se compõe de letras ou qualquer combinação de números e letras. Quando o texto for digitado, os caracteres serão alinhados à esquerda na célula. Data e Hora O Excel e o Calc manipulam as datas e os horários como números seriais, para que se possa efetuar cálculos com os mesmos. No Excel, para inserir a data de hoje, pode-se usar a combinação de teclas (CTRL+;) e, para inserir a hora atual, a combinação (CTRL+SHIFT+;). 3.2) Reeditando Conteúdo de Células Para Substituir o Conteúdo de uma Célula selecione a célula, entre com o novo dado e pressione ENTER. Para Modificar Dados de uma célula, selecione a célula que deseja modificar os dados e dê um duplo clique sobre a mesma, ou pressione F2. Para Apagar Dados de Célula(s), selecione a(s) célula(s) que deseja apagar e pressione a tecla Delete. 3.3) Selecionando Faixas Uma Área Selecione a primeira célula e arraste o mouse até a última célula desejada. Várias Áreas (células não adjacentes) Selecione o primeiro grupo de células (conforme descrito acima), pressione a tecla CTRL e selecione a área restante com o mouse e a tecla CTRL pressionada. Uma Coluna ou uma linha inteira Clique no número da linha ou na letra da coluna desejada. Planilhas Seqüenciais Para selecionar planilhas que estejam seqüencialmente dispostas, devese selecionar a primeira planilha, manter pressionada a tecla SHIFT e clicar sobre a outra guia.

11 Planilhas Não Seqüenciais Para selecionar planilhas que não estejam seqüencialmente dispostas, deve-se selecionar a primeira planilha, manter pressionada a tecla CTRL e clicar sobre a(s) outras planilhas. Selecionando todas as células da Planilha Clique uma vez sobre o botão selecionar tudo localizado à esquerda do indicador de coluna A e acima do indicador de linha ) Cópia e Movimentação de Dados A cópia e movimentação de dados devem ser feitas após a seleção da célula ou da faixa de células desejadas. Copiando Dados Pressione a tecla CTRL e arraste o mouse até o local onde deseja copiar o conteúdo da célula; Movendo Dados Arraste o mouse até o local onde deseja mover o conteúdo da célula; Obs: Pode-se mover célula cujo conteúdo é o resultado de uma função, mas na cópia o Excel e o Calc retornarão o valor zero (0). 3.5) Inserção, Exclusão e Movimentação de Planilhas Para realizar essas operações, a(s) planilha(s) que sofrerão a ação deve estar previamente selecionada. Inserindo Planilhas Deve-se selecionar uma das planilhas em cujo local se deseja que a nova seja inserida, clique com o botão direito do mouse sobre a Planilha selecionada, um menu será exibido onde se deve selecionar a opção Inserir (no Excel) ou Inserir Planilha (no Calc). Quando for inserida uma planilha na pasta de trabalho, as demais são deslocadas para a direita. Apagando Planilhas Deve-se selecionar a planilha que se deseja apagar, clique com o botão direito do mouse sobre a Planilha selecionada, um menu será exibido onde se deve selecionar a opção Excluir (no Excel) ou Excluir Planilha (no Calc). Após a sua exclusão as demais que estavam à sua direita tomam o seu lugar, sem, contudo mudar de nome. Movimentando Planilhas Uma planilha pode ser movida de forma que ela seja acomodada em qualquer posição dentro da pasta de trabalho, basta selecioná-la e arrastá-la até a posição desejada. Copiando Planilhas

12 Deve-se pressionar a tecla CTRL, enquanto é clicada e arrastada a sua guia até a posição desejada. Enquanto a tecla CTRL estiver pressionada, o cursor mudará de formato, mostrando uma pequena seta vertical que indica a posição de inserção da planilha. Quando o indicador de inserção estiver sobre o local correto, liberar a tecla CTRL e o cursor, para que a planilha seja copiada. Renomeando Planilhas A Plan1 (no Excel) ou Planilha1 (no Calc) está selecionada como padrão. Para alterar o seu nome clique com o botão direito do mouse sobre a planilha, um menu será exibido onde se deve selecionar a opção Renomear (no Excel) ou Renomear Planilha (no Calc), digitar o nome desejado e pressione ENTER. No Excel No Calc Digitar o Novo Nome da Planilha 3.6) Trabalhando com Linhas e Colunas Largura das Colunas Você pode digitar um número de 0 até 255 na caixa Largura da coluna. Este número representa o número de caracteres que podem ser exibidos em uma célula usando a fonte padrão. O quadro de diálogo abaixo aparecerá quando você selecionar a(s) coluna(s) que deseja alterar, pressionando o botão direito do mouse sobre a coluna selecionada, onde aparecerá um menu, devendo-se clicar na opção Largura da Coluna. Na caixa Largura da Coluna, digite o valor desejado. No Excel

13 No Calc Altura das linhas Na caixa de diálogo Altura da Linha, você pode digitar um número de 0 a 409 representando a altura de linha em pontos. Se definida como 0 (zero), a linha será oculta. O quadro de diálogo abaixo aparecerá quando você selecionar a(s) linha(s) que deseja alterar, pressionando o botão direito do mouse sobre a linha selecionada, onde aparecerá um menu, devendo-se clicar na opção Altura da Linha. Na caixa Altura da Linha, digite o valor desejado. No Excel No Calc Ocultando e Reexibindo Colunas e Linhas Você pode ocultar linhas e/ou colunas, para isso basta selecioná-las, clicar com o botão direito do mouse sobre as linhas e/ou colunas selecionadas, um novo menu será exibido, devendo-se clicar sobre a opção Ocultar. Para Exibir/Mostrar colunas ou linhas ocultas, siga o procedimento abaixo: 1. Selecione as células na linha acima/coluna esquerda e na linha abaixo/coluna à direita das linhas/colunas ocultas. 2. Clique com o botão direito do mouse sobre as linhas e/ou colunas selecionadas no passo anterior, um novo menu será exibido, devendo-se clicar sobre a opção Reexibir (no Excel) e Mostrar (no Calc). Eliminando Linhas e Colunas

14 Ao selecionar a coluna e/ou linha que se deseja excluir, deve-se clicar com o botão direito do mouse sobre a coluna e/ou linha selecionada, um novo menu aparecerá, devendo selecionar a opção Excluir (no Excel) e Excluir Coluna ou Excluir Linha (no Calc). Assim, as colunas mais a Direita serão deslocadas para a Esquerda e as linhas abaixo serão deslocadas para cima. Inserção de Linhas e Colunas Ao selecionar a coluna e/ou linha que se deseja inserir, deve-se clicar com o botão direito do mouse sobre a coluna e/ou linha selecionada, um novo menu aparecerá, devendo selecionar a opção Inserir (no Excel) e Inserir Colunas ou Inserir Linhas (no Calc). Assim, a coluna selecionada será deslocada para a Direita e uma nova coluna vazia ficará visível. Da mesma forma, a linha selecionada será deslocada para baixo e uma nova linha vazia ficará visível. 3.7) AutoPreenchimento Esse recurso analisa as demais entradas existentes na coluna atual (acima ou abaixo da célula ativa) ou linha atual (à direita ou esquerda da célula ativa) e tenta completar automaticamente o texto que está sendo digitado. O segredo do AutoPreenchimento está na alça de preenchimento, como mostra a figura abaixo. Alça de Preenchimento, ao posicionar o Ponteiro do Mouse ele muda para uma Sinal de Soma (+). AutoPreenchimento com Números Para usar o AutoPreenchimento com números, é necessário, ao contrário dos demais tipos de dados, planejar qual tipo de seqüência deve ser programado. Quando é selecionada apenas uma célula com valor numérico, o AutoPreenchimento simplesmente faz uma cópia do seu conteúdo, da mesma forma que faz com uma célula que contém apenas texto. Para poder propagar uma seqüência de números, o AutoPreenchimento precisa de, pelo menos, duas células como referência para poder analisar qual incremento deve ser utilizado na criação das novas células, ou utilizando a tecla CTRL e a alça de preenchimento. Ao usar a tecla CTRL, o Excel e o Calc apenas copiam o mesmo valor da célula para as demais células arrastadas (devendo manter pressionada a alça de preenchimento), porém se você só arrastar o cursor do mouse (mantendo a alça de preenchimento pressionada) o Excel e o Calc realizam o sequenciamento dos números. Criando Listas para AutoPreenchimento Para visualizar as listas padrão do Excel, clique no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Opções. Clique em Mais Usados e, em seguida, em Opções principais para o trabalho com o Excel, clique em Listas Personalizadas. Na caixa Listas personalizadas, certifique-se de que a opção Nova Lista está selecionada e; em seguida, digite as entradas na caixa

15 Entradas da lista, pressionando um ENTER a cada item que comporá a lista. Quando a lista estiver completa, clique em Adicionar e então clique duas vezes em OK. Para visualizar as listas padrão do Calc, clique no menu Ferramentas e, em seguida, clique em Opções. Clique em BrOffice.org Calc e, em seguida, em Listas de Classificação. Na caixa Listas de Classificação, pressione o botão Novo e; em seguida, digite as entradas na caixa Entradas, pressionando um ENTER a cada item que comporá a lista. Quando a lista estiver completa, clique em Adicionar e então clique uma vez em OK.

16 Para acessar uma lista personalizada na planilha, digite o primeiro nome na primeira célula, arraste a alça de preenchimento com o botão esquerdo do mouse. 4. FORMATAÇÃO 4.1) Formatação de Células - Excel O Excel oferece vários modos para controlar a aparência dos dados de sua planilha. Estas opções encontram-se disponíveis através do menu Formatar, clique em Células, ou através das teclas CTRL + 1, conforme figura abaixo: Número A guia número fornece formato de números não encontrados na Barra de Ferramenta de Formatação, inclusive os formatos contábil, data, hora, personalizado, etc. Ao selecionar uma categoria o quadro exibe os formatos predefinidos e personalizados para essa categoria. Alinhamento

17 Os dados são apresentados no formato GERAL, ou seja, números para a direita e textos para a esquerda. Chamamos de alinhamento na célula porque se trata de alinhar o conteúdo dentro da célula onde foi digitado. Horizontal Geral: Alinha texto à esquerda, números à direita, e centraliza valores lógicos e valores de erro. Este é o alinhamento padrão. Esquerda (recuo): Alinha o conteúdo da célula à esquerda. A opção recuo é utilizada para aumentar a margem à esquerda de um texto na célula. Centro: Centraliza o conteúdo da célula. Direita (recuo): Alinha o conteúdo da célula à direita. Preencher: Repete o conteúdo da célula selecionada até que a célula esteja completa. Se células vazias à direita também apresentarem o alinhamento "Preenchido", elas também serão preenchidas. Justificar: Alinha texto retornado automaticamente dentro de uma célula à direita e à esquerda. Você deve ter mais de uma linha de texto retornado automaticamente para exibir o texto justificado. Centralizar seleção: Centraliza uma entrada de célula ao longo das células selecionadas. Vertical Superior: Alinha o conteúdo da célula pela borda superior. Centro: Centraliza o conteúdo da célula.

18 Inferior: Alinha o conteúdo da célula pela borda inferior. Justificar: Justifica o conteúdo da célula pelas bordas superior e inferior na largura da célula. Orientação Gira as entradas da célula selecionada. Você pode colocar o texto na vertical ou especificar um ângulo de rotação clicando com o mouse sobre a caixa de orientação ou especificando um valor na caixa graus. Controle de Texto Quebrar texto automaticamente: exibe o texto em várias linhas dentro de uma célula, permitindo o alinhamento à esquerda, à direita, centralizado ou justificado. Reduzir para Caber: reduz a fonte do texto automaticamente de forma a exibir todo o conteúdo em uma só célula. Mesclar Células: mescla as células selecionadas para que possam ser tratadas como uma só célula. O botão na guia Início, no grupo Alinhamento é um atalho para a opção Mesclar Células. Da direita para a esquerda: Selecione uma opção na caixa Direção do texto para especificar a ordem de leitura e o alinhamento. Fonte Esta opção lista as fontes disponíveis na tela e na impressora. Você poderá selecionar uma fonte ou digitar o nome da fonte desejada na caixa localizada acima da lista de fontes.

19 Borda Bordas e sombreamentos são úteis para realçar informações importantes e tornar mais fácil a leitura de uma planilha. Com o Excel você pode facilmente emoldurar ou sombrear células ou intervalo de células de uma planilha. É possível também aplicar bordas e sombreamento às células vazias para aprimorar a aparência de um relatório.

20 Preenchimento Este recurso controla o sombreado de células selecionadas ou a aparência do objeto gráfico selecionado. As opções disponíveis dependerão do objeto selecionado e se forem selecionados múltiplos objetos e escolhido a guia Preenchimento, as opções selecionadas serão aplicadas somente aos objetos que possuam aquelas características. Por exemplo, se forem selecionados uma linha e um retângulo, a opção Preencher irá se aplicar somente ao retângulo.

21 4.1) Formatação de Células - Calc O Calc oferece vários modos para controlar a aparência dos dados de sua planilha. Estas opções encontram-se disponíveis através do menu Formatar, clique em Células, ou através das teclas CTRL + 1, conforme figura abaixo:

22 Números A guia número fornece formato de números não encontrados na Barra de Ferramenta de Formatação, inclusive os formatos moeda, data, hora, definido pelo usuário, etc. Ao selecionar uma categoria o quadro exibe os formatos predefinidos e personalizados para essa categoria. Alinhamento Os dados são apresentados no formato PADRÃO, ou seja, números para a direita e textos para a esquerda. Chamamos de alinhamento na célula porque se trata de alinhar o conteúdo dentro da célula onde foi digitado.

23 Horizontal Padrão: Alinha texto à esquerda, números à direita, e centraliza valores lógicos e valores de erro. Este é o alinhamento padrão. Esquerda: Alinha o conteúdo da célula à esquerda. A opção recuo é utilizada para aumentar a margem à esquerda de um texto na célula. Centro: Centraliza o conteúdo da célula. Direita: Alinha o conteúdo da célula à direita. Preenchido: Repete o conteúdo da célula selecionada até que a célula esteja completa. Se células vazias à direita também apresentarem o alinhamento "Preenchido", elas também serão preenchidas. Justificado: Alinha texto retornado automaticamente dentro de uma célula à direita e à esquerda. Você deve ter mais de uma linha de texto retornado automaticamente para exibir o texto justificado. Centralizar seleção: Centraliza uma entrada de célula ao longo das células selecionadas. Vertical Superior: Alinha o conteúdo da célula pela borda superior. Meio: Centraliza o conteúdo da célula. Inferior: Alinha o conteúdo da célula pela borda inferior. Orientação do Texto

24 Gira as entradas da célula selecionada. Você pode colocar o texto na vertical ou especificar um ângulo de rotação clicando com o mouse sobre a caixa de orientação ou especificando um valor na caixa graus. Propriedades Quebrar texto automaticamente: exibe o texto em várias linhas dentro de uma célula, permitindo o alinhamento à esquerda, à direita, centralizado ou justificado. Reduzir para Caber: reduz a fonte do texto automaticamente de forma a exibir todo o conteúdo em uma só célula. Fonte Esta opção lista as fontes disponíveis na tela e na impressora. Você poderá selecionar uma fonte ou digitar o nome da fonte desejada na caixa localizada acima da lista de fontes. Bordas Bordas e sombreamentos são úteis para realçar informações importantes e tornar mais fácil a leitura de uma planilha. Com o Calc você pode facilmente emoldurar ou sombrear células ou intervalo de células de uma planilha. É possível também aplicar bordas e sombreamento às células vazias para aprimorar a aparência de um relatório.

25 Efeitos de Fonte Este recurso controla o sombreado de células selecionadas ou a aparência do objeto gráfico selecionado. As opções disponíveis dependerão do objeto selecionado e se forem selecionados múltiplos objetos e escolhido a guia Efeitos de fonte, as opções selecionadas serão aplicadas somente aos objetos que possuam aquelas características. Por exemplo, se forem selecionados uma linha e um retângulo, a opção Preencher irá se aplicar somente ao retângulo.

26 5. GRÁFICOS É a representação gráfica de dados de planilhas. Quando você cria um gráfico com base em uma seleção da planilha, o Microsoft Excel e o BrOffice.org Calc usam os valores da planilha e os apresenta no gráfico sob a forma de pontos de dados, representados por barras, linhas, colunas, fatias, pontos e outras formas. Estas formas são conhecidas como marcadores de dados. Antes de criar um gráfico, você deve definir como deseja usá-lo. Se o objetivo do gráfico for acrescentar dados da planilha e mostrar o gráfico junto com ela, crie um gráfico incorporado na planilha, caso contrário, você pode criar o gráfico como nova planilha. O Gráfico é atualizado automaticamente toda vez que a planilha é atualizada. Na planilha selecione as células que contêm os dados que você deseja usar no gráfico ou selecione apenas uma célula, o Excel e o Calc plotam automaticamente todas as células contendo dados que cercam diretamente aquela célula em um gráfico. Para criar um gráfico clique no menu Inserir, na opção Gráficos, abrirá a caixa Inserir Gráfico, (figura abaixo). No Calc

27 No Excel O Excel e o Calc oferecem suporte para vários tipos de gráficos com a finalidade de ajudar a exibir dados de maneira que sejam significativas para a audiência. Clique sobre o gráfico desejado, o gráfico é colocado na planilha como um gráfico incorporado. No Calc

28 No Excel Quando você cria um gráfico no Excel, as ferramentas de gráfico são disponibilizadas e as guias Design, Layout e Formato são exibidos. Você pode

29 usar os comandos nessas guias para modificar o gráfico para que ele apresente os dados do modo desejado. Por exemplo: Use a guia Design para exibir a série de dados por linha ou por coluna, fazer alterações nos dados de origem do gráfico, alterar a localização do gráfico, alterar o tipo de gráfico, salvar um gráfico como um modelo ou selecionar as opções predefinidas de layout e formatação. Use a guia Layout para alterar a exibição de elementos gráficos, como os títulos de gráfico e os rótulos de dados utilizem as ferramentas de desenho ou adicione caixas de texto e imagens aos gráficos. Use a guia Formato para adicionar cores de preenchimento, alterar estilos de linha ou aplicar efeitos especiais. Da mesma maneira funciona com o Calc, porém estas funções encontram-se na caixa Assistente de Gráficos, exibido quando se deseja inserir um gráfico. 6. TABELAS - LISTAS Uma lista é uma tabela onde cada linha é vista como um registro e cada coluna, um campo do registro. Toda tabela possui rótulos na sua primeira linha que identificam o campo ou a coluna. Um exemplo de lista é uma relação de produtos, clientes, faturas, alunos etc. Cada Coluna é um campo o Banco de Dados Nome dos Campos Cada Linha é um Registro O Excel e o Calc não exigem nenhuma preparação especial de sua parte para tratar qualquer lista como um banco de dados. Eles dispõem de uma série de recursos que permitem seleção, visualização, análise e manutenção da lista. 6.1) AutoFiltro Filtrando Dados em uma Tabela Filtrar um banco de dados ou uma lista de dados significa poder exibir apenas os dados segundo critérios que você mesmo estabelece, utilizando o comando AutoFiltro. O comando AutoFiltro posiciona uma caixa de listagem drop-down no início de cada coluna de sua lista. Para exibir um determinado

30 grupo de registros, selecione os critérios que deseja em uma ou mais caixas de listagem drop-down. Para usar o comando AutoFiltro para localizar registros, siga estes passos: 1. Dê um clique em uma célula da tabela ou selecione os nomes do campo. 2. Usando o Calc, clique no menu Dados, selecione a opção Filtro e posteriormente a opção AutoFiltro. Usando o Excel, clique no menu Dados e selecione a opção Filtro. 3. Agora, no início de cada título de coluna, há uma seta para baixo. Dê um clique na seta próxima ao título que você deseja usar para o filtro. Uma caixa de listagem com opções de filtro aparece, com as seguintes opções: Classificar de A a Z Classifica a lista em ordem crescente Classificar de Z a A Classifica a lista em ordem decrescente Classificar por Cor Personalizar classificação Filtros de Texto Atribuem critérios para o filtro O Excel e o Calc ocultam as entradas que não atendam ao critério especificado e o botão Filtro significa que um filtro está aplicado. Quando você passa o ponteiro do mouse sobre o título de uma coluna filtrada, uma dica de tela exibe o filtro aplicado. Para limpar um filtro de uma coluna, clique no botão Filtrar no título e, em seguida, clique em Limpar Filtro de <Nome da Coluna> (para o Excel) ou Todas (para o Calc). Criando um AutoFiltro Personalizado Quando você quiser exibir um intervalo de dados numéricos ou personalizar um filtro de coluna de uma forma diferente, escolha Filtros de Texto e, em seguida, clique em um dos comandos do operador de comparação ou clique em Personalizar Filtro. A caixa de diálogo contém duas caixas de listagem relacionais e duas caixas de valores que você pode usar para criar um intervalo personalizado para o filtro. Para criar um AutoFiltro personalizado no Excel, siga estes passos: 1. Dê um clique em uma célula da tabela. 2. Se o AutoFiltro não estiver ativado, siga os passos definidos anteriormente para definir os filtros. Uma caixa de listagem drop-down aparece no início de cada coluna da lista. 3. Dê um clique na seta próxima ao título que você deseja usar para o filtro e selecione Filtros de Texto e, em seguida, clique em Personalizar Filtro. A caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro aparece. 4. Dê um clique na primeira caixa de listagem de operador e especifique a relação (é igual a, é maior do que, é menor do que, e assim por diante) que você deseja para o filtro, e a seguir dê um clique na primeira caixa de listagem de valor e especifique os valores de limite que deseja definir. 5. Se quiser especificar um segundo intervalo, dê um clique em E para indicar que os registros devem atender aos dois critérios ou dê um clique em OU para indicar que os registros podem atender a um dos dois critérios. A seguir, especifique a relação na segunda caixa de listagem de valor. 6. Dê um clique em OK para aplicar o AutoFiltro personalizado. Os registros selecionados pelo filtro são exibidos em sua planilha.

31 6.2) Usando Comando SubTotais para Organizar uma Lista O comando Subtotal (no Excel) ou Subtotais (no Calc) do menu Dados ajuda você a organizar uma lista exibindo os registros em grupos com subtotais, médias aritméticas ou outras informações de somatória. O comando Subtotal também pode exibir um total global no início ou no fim de sua lista, permitindo que você some colunas de números rapidamente. Como um bônus, o comando Subtotais exibe sua lista em modo de estrutura de tópicos para que você possa maximizar ou minimizar cada seção da lista simplesmente dando um clique. Para adicionar subtotais a uma lista, siga estes passos: 1. Organize a lista de modo que os registros de cada grupo fiquem juntos. Uma maneira fácil de fazer isso é classificar o campo em que você está baseando seus grupos. Por exemplo, você pode classificar baseando-se em funcionários, região ou loja. 2. No menu Dados, selecione a opção Subtotal (no Excel) e Subtotais (no Calc). A caixa de diálogo Subtotais aparecerá. No Calc No Excel

32 3. Na caixa de listagem A (do Excel) e Agrupar por (do Calc) cada alteração em escolha o grupo cujo subtotal você deseja definir. Pode ser a mesma coluna em que baseou a classificação da lista - sempre que este valor mudar, o Excel e o Calc inserirão uma linha e calcularão o subtotal dos campos numéricos deste grupo de registros. 4. Na caixa de listagem Usar função (do Excel) e Utilizar função (do Calc), escolha a função que deseja usar no subtotal. SOMA é a mais comum, mas outras opções estão disponíveis. 5. Na caixa de listagem Adicionar subtotal a (do Excel) e Calcular subtotais de (do Calc), escolha a coluna ou colunas que deseja usar no cálculo do subtotal. Você pode calcular o subtotal em mais de uma coluna marcando várias caixas de verificação, mas certifique-se de remover as marcas de verificação das colunas que não deseja calcular. 6. Dê um clique em OK para adicionar os subtotais à lista. Você verá a tela com subtotais, tópicos e um total global. 7. FÓRMULAS 7.1) Barra de Fórmulas Os dados digitados em determinada célula, podem ser visualizados na Barra de fórmulas, conforme mostrado abaixo

33 Barra de fórmulas A Barra de fórmulas é composta por: Linha de entrada: campo no qual se visualiza e edita o conteúdo da célula; Assistente de função: botão assistente de função;, onde se acessa a tela do Função cancelar: botão, limpa o conteúdo de uma linha de entrada ou cancela as alterações feitas em uma fórmula. Pode-se usar utilizar também a tecla <ESC> do teclado para o mesmo fim. Função Aceitar: botão, aceita o conteúdo da linha de entrada e insere o conteúdo na célula. Podem-se usadas também as teclas <ENTER> ou <TAB> para o mesmo fim. Esse botão somente será ativado quando houver digitação de um texto ou fórmula numa célula ou na linha de entrada. Quando não houver um texto ou fórmula digitada, a barra de fórmula será apresentada conforme a figura abaixo, na qual se observa que os botões cancelar e aceitar são substituídos por outros dois, somatório e de função. Soma (Somatório): representado pelo símbolo facilitar o somatório na planilha. é usado para Função: representado pelo símbolo operação de fórmulas. é usado para facilitar a 7.2) Entrada de textos e números Na área de trabalho poderão ser digitados caracteres, números, títulos, observando o seguinte detalhe: se o texto digitado ultrapassar o tamanho da largura da célula, este ocupará parte do espaço da próxima célula se esta não

34 possuir nenhum texto digitado. Note que isso não significa que o texto estará ocupando a célula vizinha. Isso é um efeito apenas visual. Como exemplo veja a figura abaixo. Para resolver esse problema coloque o cursor sobre a região que divide as colunas A e B, pressione o botão esquerdo do mouse e arraste para direita ou esquerda conforme o ajuste necessário. Para excluir o conteúdo de uma célula, pode-se usar a tecla <Del> ou <BkSp>. 7.3) Trabalhando com fórmulas Uma fórmula faz uma correlação entre células, possibilitando a realização de operações matemáticas. O processo para introduzir uma fórmula em uma célula é o mesmo utilizado para o texto, porém, na célula podemos ver o resultado e na Barra de Fórmula, a fórmula. Toda fórmula deve ser iniciada com o sinal de (=). Caso seja omitido, o BrOffice.org Planilha interpretará a fórmula como sendo um texto. Exemplo de uma fórmula: =A1*B1+2. Veja a seguir Na montagem da fórmula, podemos utilizar letras minúsculas ou maiúsculas para as referências de coluna ) Operadores numéricos O BrOffice.org Planilha cria fórmulas, utilizando os principais operadores numéricos: adição, subtração, multiplicação e divisão. Adição (+)

35 O símbolo deste operador é (+). É possível também fazer operação de soma utilizando varias células, através do recurso de Autosoma, botão. Os exemplos abaixo ilustram o uso dessas operações. Note que não é necessário digitar a identificação da célula para compor a fórmula, basta que se clique em cima da mesma. No exemplo de soma abaixo, basta que se clique no botão Autosoma, que automaticamente é feita a seleção as células envolvidas na operação. No caso geral, pode-se usar a função =soma() e selecionar as células desejadas. Subtração (-) O símbolo deste operador é (-). O exemplo abaixo ilustra o procedimento. Multiplicação (*) O símbolo deste operador é (-). O exemplo abaixo ilustra o procedimento. Divisão (/) O símbolo deste operador é (/). O exemplo abaixo ilustra o procedimento.

36 7.3.2) Fórmulas envolvendo várias planilhas Em caso de múltiplas planilhas, pode-se proceder normalmente. Isto é, digite o símbolo (=) na célula da planilha na qual constará o resultado e percorra as células na planilha de interesse que comporão a função. Posteriormente, basta clicar em <ENTER>. O exemplo abaixo ilustra esse processo. Na célula A1 da planilha um digite 10, na planilha 2, célula A1 digite 21, e na planilha 3, célula, A1 digite =Planilha1.A1+Planilha2.A1 (na verdade basta clicar nas células que o texto será automaticamente digitado). Tem-se com isso o resultado FUNÇÕES Uma função é um método utilizado para tornar mais fácil e rápido o processo de montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e com múltiplos valores. Existem funções para os cálculos matemáticos, financeiros, estatísticos, entre outros. Por exemplo, na função =SOMA(A1:A10), tem-se um somatório dos valores contidos nas células no intervalo de A1 até A10. Note que não há necessidade de se especificar célula por célula. 8.1) Inserindo uma função Para inserir uma função pelo ajudante siga estes passos: Clique na célula que irá receber a função; Clique no botão Assistente de função ( ). Opcionalmente, pode-se clicar na Barra de Menus Inserir e depois em Função. Nesta guia são mostradas todas as funções disponíveis divididas por categorias. No

37 lado direito da tela é exibida a característica e aplicabilidade de cada função. A figura abaixo ilustra o resultado dessa ação. 8.2) Categorias de funções As funções são dividas por categorias que compreendem um tipo de aplicação. São estas as funções: Todas as funções: Exibe todas as funções existentes no BrOffice.org Planilha. Figura anterior Banco de dados Esta categoria cria funções vinculadas ao banco de dados.

38 Data & hora Esta categoria cria funções específicas: data e hora. Exemplo de algumas funções: =Agora ( ). Mostra a data e hora atual. Dica: primeiramente formate a célula para o formato Data. =Meses(). Determina os meses em um período específico pré-determinado. Parâmetros de entrada: Data inicial, Data final, Tipo (0,1). Veja o exemplo abaixo

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40 Financeiras Esta categoria cria funções de cálculos financeiros. Lógicas Esta categoria de funções verifica se os valores de uma célula são verdadeiros ou falsos quando comparados a outros valores de outras células. Exemplo, função SE. Esta função faz um teste lógico entre o valor de uma célula e uma referência, que terá como resultado verdadeiro ou falso, realizando uma ação ou uma mensagem de acordo com esse resultado. Por exemplo, na tabela abaixo a coluna Nota é dada pela média das notas dos alunos. O que pode ser feito pela função estatística =média().

41 Na coluna Situação, escolhe-se a função SE da categoria Lógica. Como mostrado abaixo. Posteriormente, faz-se o teste lógico para verificar a situação do discente.

42 Após clicar em ok, o resultado é mostrado 8.3) Lista de Funções Uma listagem das funções usadas recentemente e outras disponíveis pode ser visualizada na Barra de Menus Inserir e depois em Lista de funções. Obs.: Há uma grande similaridade entre os princípios e práticas mostradas no BrOffice e no Microsoft Excel.