Apostila de Uso do OpenOffice.org Calc 2.0. Projeto Libertas-BR

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1 Apostila de Uso do OpenOffice.org Calc 2.0 Projeto Libertas-BR 6 de dezembro de 2006

2 Sumário 1 Visão Geral do OpenOffice.org 4 2 Openoffice.org Calc Primeiros passos Iniciar o Openoffice.org Calc A Tela do Openoffice.org Calc Trabalhando com o OpenOffice.org Calc Criar um novo documento Salvar documentos Salvando um documento pela primeira vez Salvando um documento com um novo formato Apenas salvando um documento alterado Utilizando senhas em documentos Documentos existentes Fechar um documento Trabalhando com várias planilhas Entrada de dados nas planilhas Células Inserir dados em uma planilha Entrada de textos e números Fórmulas Conceito de fórmulas Fórmulas e cálculos Sinal de igual Adição, subtração, multiplicação e divisão Fórmulas entre planilhas Trabalhando com porcentagens Utilizando funções lógicas e matemáticas Função Soma Função Média Função Mínimo

3 5.3.4 Função máximo Editando documentos Desfazer, refazer ou repetir tarefas Selecionar células Copiar, Cortar e Colar Localizar e Substituir Cabeçalhos e Rodapés Excluir Formatar planilhas Células Mesclar células Alterando a altura das linhas Alterando a largura das colunas Planilha Formatando a Página Inserir Inserir quebra no documento Inserir Células Inserir Linhas Inserir colunas Inserir planilha Dados externos Inserir caracteres especiais Hiperlink Inserir Função Utilizando o Assistente de Funções Utilizando a lista de funções Inserindo nomes Notas Explicativas Inserir Imagem Inserir Objeto Inserir Gráficos Ferramentas Ortografia Impressão de documentos Definir a área de impressão Visualizar a impressão A Créditos 95 3

4 Capítulo 1 Visão Geral do OpenOffice.org O OpenOffice.org é um conjunto de aplicativos para escritório, disponível em mais de 30 idiomas. Livre e de código aberto, é desenvolvido por uma comunidade de programadores e simpatizantes do mundo todo e funciona nas principais plataformas disponíveis no mercado, como: ˆ Microsoft Windows; ˆ Mac OS X X11; ˆ Solaris; ˆ Distribuições GNU/Linux atuais; ˆ dentre outras. A versão em inglês do OpenOffice.org pode ser baixada a partir da página org/, já suas últimas versões em português têm, por razões de registro de marcas, adotado o nome BrOffice e podem ser baixadas a partir da página sem quaisquer taxas de licenciamento de uso de software ou taxas para fazer upgrade. A versão do OpenOffice.org 2.0 (em português), sobre a qual trata este manual, foi instalada a partir dos backports do Debian (disponíveis no endereço O OpenOffice.org também é bastante versátil, trabalhando inclusive com documentos MS Office, e disponibiliza as seguintes ferramentas: ˆ Processador de textos; ˆ Planilha; ˆ Programa de desenho e ilustração vetorial; ˆ Criador de apresentação; ˆ Editor HTML; ˆ Editor de fórmula matemática; ˆ Linguagem de script e macro; 4

5 ˆ Editor de acesso a dados (em desenvolvimento). Esta apostila trata exclusivamente da utilização do Openoffice.org Calc, na versão do OpenOffice.org

6 Capítulo 2 Openoffice.org Calc 2.0 O Openoffice.org Calc 2.0 é uma planilha eletrônica que possibilita ao usuário criar relatórios, planilhas de contas, cálculos, gráficos, etc. Similar ao MS-Excel, o OpenOffice.org Calc também possibilita ao usuário calcular, analisar e comunicar visualmente seus dados de maneira rápida e fácil, além de permitir a leitura de documentos produzidos em outros aplicativos. Por suas funções e decisões avançadas de planilha, como as ferramentas de gráfico usadas para gerar gráficos em 2D e 3D e suas ferramentas para prover sofisticadas análises de dados, o Calc pode ser considerado um aplicativo sofisticado e de grande utilidade. O OpenOffice.org 2.0 permite salvar textos no formato OpenDocument, novo padrão internacional para documentos de escritório. É um formato baseado na linguagem XML que permite ao usuário abrir seus textos em qualquer outro programa compatível com OpenDocument sem prendê-los ao Writer. O Calc também permite, é claro, abrir antigos textos do MS-Excel ou salvar novos textos no formato XLS para enviar às pessoas que ainda utilizam os produtos da Microsoft. 2.1 Primeiros passos Iniciar o Openoffice.org Calc 2.0 Para iniciar o Openoffice.org Calc 2.0 no ambiente LibertasBR clique no ícone do OpenOffice.org Calc através do menu K Escritório OpenOffice.org Calc (como mostra a figura abaixo). 6

7 Figura 2.1: Abrindo o OpenOffice.org Calc através do menu K Fazendo isso, o OpenOffice.org 2.0 será aberto: 7

8 Figura 2.2: OpenOffice.org A Tela do Openoffice.org Calc 2.0 A janela principal do Openoffice.org Calc 2.0, visualizada na figura abaixo, é similar à janela de outros editores de texto existentes no mercado. 8

9 Figura 2.3: A Tela do Openoffice.org Calc 2.0 Componentes da janela principal do Openoffice.org Calc 2.0 Openoffice.org Calc 2.0 é configurada da seguinte maneira: A área de trabalho do ˆ Barra de Títulos: Mostra o nome do aplicativo e os botões para minimizar, maximizar, restaurar e fechar o aplicativo. ˆ Barra de Menu: Apresenta os nomes dos menus para acessar as listas de comandos e das funções do Openoffice.org Calc 2.0. ˆ Barra de Ferramentas: Apresenta os botões para acessar os comandos básicos do Openoffice.org Calc 2.0, tais como: abrir, salvar, cortar, copiar, colar, etc. ˆ Barra de Fórmulas: 9

10 Apresenta as informações de uma determinada célula, fórmulas, etc. ˆ Barras de Rolagem: São usadas para mover e visualizar trechos do seu texto. ˆ Célula: Uma célula é uma unidade de preenchimento de valores na planilha eletrônica. As células são identificadas por números de colunas e linhas. Maiores detalhes sobre as células serão dados na seção 4.1. ˆ Planilha ativa: É a planilha que o usuário está utilizando. Quando se abre um novo documento no Open- Office.org Calc, assim como no MS-Excel, aparecem três planilhas. O usuário pode, se quiser, trabalhar com as três ou com mais planilhas em conjunto. ˆ Caixa de nome: Informa em qual célula está posicionado o cursor. Na figura abaixo, por exemplo, a caixa de nome indica que a célula A1 (coluna A, linha 1) está ativa. ˆ Barra de Estado: Apresenta o número da página, zoom, tipo de texto, etc. 10

11 Capítulo 3 Trabalhando com o OpenOffice.org Calc 3.1 Criar um novo documento Para criar um novo documento em branco no OpenOffice.org Calc, clique no ícone na barra de ferramentas ou, na barra de menu, selecione a opção Arquivo - Novo. Em seguida, selecione o tipo de documento que deseja criar no submenu que será exibido (como mostra a figura a seguir). 11

12 Figura 3.1: menu Arquivo Novo Planilha Após selecionar uma das opções para criar um novo documento, será aberta uma nova planilha que você poderá editar e usar como melhor entender. A seção seguinte trata de um aspecto importante com relação a edição de documentos: salvar alterações. Serão descritos os procedimentos para salvar documentos pela primeira vez, salvar alterações em documentos existentes, utilizar senhas, etc. 12

13 3.2 Salvar documentos Após fazer alterações num documento do OpenOffice.org Calc, será necessário salvá-las para que seja possível recuperá-las posteriormente Salvando um documento pela primeira vez Na barra de Menu, clique em Arquivo - Salvar Como... Figura 3.2: menu Arquivo Salvar como... 13

14 Aparecerá então a seguinte caixa de diálogo: Figura 3.3: Salvando um documento Nela, devem ser informados: o nome que será dado ao novo documento (à planilha), o local (ou pasta) onde o arquivo deve ser salvo, e o formato (ou tipo de arquivo) que terá o novo arquivo Salvando um documento com um novo formato Deve-se seguir o mesmo procedimento utilizado para salvar um arquivo pela primeira vez, alterando a especificação do formato em Tipo de arquivo. 14

15 Figura 3.4: Salvando um documento com um novo formato O formato padrão (em que são salvas as planilhas no OpenOffice.org Calc 2.0) é o formato ODS ou, Planilha do OpenDocument (.ods), como mostrado na figura acima. O recurso de alterar o formato em que os documentos serão salvos é importante por permitir a portabilidade dos arquivos salvos no OpenOffice.org Calc 2.0. Com este recurso, é possível salvar arquivos em formatos utilizados por outras planilhas eletrônicas disponíveis no mercado (como o MS-Excel, por exemplo) Apenas salvando um documento alterado Se quiser apenas salvar o documento, sem alterar o formato, nome ou pasta, clique no botão Salvar, na barra de funções, ou clique na opção Arquivo - Salvar, como mostra a figura abaixo 15

16 Figura 3.5: menu Arquivo Salvar Com isso, as alterações feitas no documento serão salvas (e poderão ser recuperadas posteriormente). O nome dado anteriormente ao documento (quando foi utilizada a opção salvar como) será mantido, bem como a localização do arquivo no sistema de pastas e o tipo (ou formato) do arquivo Utilizando senhas em documentos Um recurso importante do OpenOffice.org Calc é o de salvar arquivos utilizando senha. fazê-lo, basta marcar a opção Salvar com senha na caixa Salvar como. A figura a seguir mostra esta opção selecionada (no canto esquerdo inferior da figura): Para 16

17 Figura 3.6: Salvando um documento com senha Em seguida, clique no botão Salvar (ou OK, dependendo da sua configuração). Aparecerá a seguinte tela: Figura 3.7: Protegendo documentos com senha Coloque uma senha 1 para o arquivo, confirme-a, e em seguida clique em OK. 3.3 Documentos existentes Para abrir um documento existente: 1 Não esqueça a senha do arquivo. Sem ela será impossível abrir o documento futuramente. 17

18 1. Na barra de menu, clique em Arquivo, e selecione a opção Abrir. Figura 3.8: menu Arquivo Abrir 2. Ou através do botão, na barra de funções. 3. Executando qualquer uma das opções acima, será aberta a seguinte Janela solicitando a localização do documento: 18

19 Figura 3.9: Abrindo documentos Se o documento não estiver disponível na pasta corrente, será necessário localizá-lo na estrutura de diretórios. 3.4 Fechar um documento Para fechar um documento, sem finalizar o OpenOffice.org Calc, pela barra de Menu, clique em Arquivo, e selecione a opção Fechar (como mostra a figura abaixo). 19

20 Figura 3.10: Fechando documentos Se o documento não estiver salvo, antes de fechá-lo será aberta uma janela com as opções: salvar o documento (Salvar), não salvar (Descartar), ou cancelar a ação de fechar o documento (Cancelar). Como mostra a figura: Figura 3.11: Caixa de confirmação Para fechar um documento, finalizando o OpenOffice.org Calc, pela barra de Menu, clique em Arquivo - Sair, ou pressione a combinação de teclas <Ctrl> + <Q>. Também nesse caso será aberta a caixa de opções para salvar o documento, se ele não tiver sido salvo. 20

21 3.5 Trabalhando com várias planilhas Um dos recursos mais interessantes e importantes do OpenOffice.org Calc é a possibilidade de se trabalhar com várias planilhas simultaneamente, permitindo a criação de fórmulas que vinculam células das diferentes planilhas (o recurso de criar vínculos entre células será abordado em detalhes no capitulo 5). Quando se abre um novo documento no OpenOffice.org Calc, esse documento possuirá (normalmente) três planilhas. Existe a possibilidade de aumentar ou diminuir o número de planilhas. A figura abaixo mostra as abas de acesso às planilhas. Figura 3.12: Abas de acesso às planilhas Este recurso é muito útil quando se faz necessário vincular trabalhos, aumentando assim a velocidade, precisão e qualidade do trabalho executado. Como já dito, alguns exemplos de utilização de planilhas vinculadas serão fornecidos posteriormente neste guia. 21

22 Capítulo 4 Entrada de dados nas planilhas 4.1 Células As células, como mencionado, são as unidades onde os dados serão inseridos. É através do preenchimento das células que o usuário pode utilizar textos, números, fórmulas ou funções das suas planilhas. A figura abaixo mostra um conjunto de células do OpenOffice.org Calc. Figura 4.1: Células do OpenOffice.org Calc Célula ativa - Qualquer célula que esteja selecionada ou em edição, isto é, onde podem ser digitados novos dados, ou onde serão corrigindo dados previamente digitados. Ela aparece em destaque, como na figura seguinte: Figura 4.2: Célula ativa Colunas e linhas - São as coordenadas utilizadas para a localização das células. As colunas estão apresentadas na vertical e são nomeadas por letras de A até Z, e de AA até IV, num total de 22

23 256 colunas. Já as linhas estão apresentadas na horizontal e são numeradas, num total de linhas. Para trabalhar com uma planilha, seja a OpenOffice.org Calc, a Lótus 123 ou a MS-Excel é fundamental entender as coordenadas, pois é através destas que o usuário pode localizar o conteúdo das células, bem como criar fórmulas e funções. Para selecionar uma célula, clique com o botão esquerdo do mouse sobre a célula desejada. Ao fazê-lo essa célula ficará ativa, como mostra a figura 4.2. Repare que, na figura, a letra B- que indica a coluna - aparece destacada em relação às outras colunas, assim como a linha 1 que aparece em destaque em relação às demais linhas. As coordenadas da célula ativa também são exibidas na caixa de nome (a figura acima mostra as coordenadas B1 da célula ativa). Movimentando-se entre células - Há três formas de se movimentar entre células: 1. Usando o mouse: Para selecionar uma célula através do mouse basta clicar nela com o botão esquerdo do mouse. Para se movimentar para outras partes da planilha (que não aparecem na tela) utilize as barras de rolagem (que estão na parte inferior e à direita da planilha), clicando nas setas das barras de rolagem para chegar onde deseja. 2. Usando o teclado: Para muitas tarefas usar o teclado é mais prático que usar o mouse para se movimentar entre células. Para usar o teclado utilize as seguintes teclas: Teclas Posição do cursor Seta Vai uma célula para a direita. Seta Vai uma célula para a esquerda. Seta Vai uma célula para cima. Seta Vai uma célula para baixo. <Enter> Vai para a célula inferior. <Tab> Vai para a célula à direita. <Ctrl> + Vai para a última coluna da linha atual. <Ctrl> + Vai para a primeira coluna da linha atual. <Ctrl> + <Home> Vai para a célula A1. <End> Vai para o fim da linha. <Home> Vai para o início da linha. 3. Usando a caixa de nome: Para usar a caixa de nome, clique nela e digite as 23

24 coordenadas da célula para qual deseja se movimentar e em seguida pressione <Enter>. O cursor irá para a célula desejada automaticamente. 4.2 Inserir dados em uma planilha Barra de fórmulas Este recurso é de grande importância para o OpenOffice.org Calc, pois cada vez que for incluído um valor ou um texto numa célula, os dados digitados aparecerão automaticamente. É por meio dessa barra que se pode visualizar os valores ou textos incluídos numa determinada célula, ou fazer correções no valores anteriormente incluídos nas células. Figura 4.3: A barra de fórmulas exibe o conteúdo da célula A barra de fórmulas apresenta dois estados diferentes, que dependem da célula selecionada estar, ou não, em edição. Quando se digita um texto ou fórmula numa célula, a barra de fórmulas se apresenta da seguinte maneira: Figura 4.4: Barra de fórmulas Nesse caso, a barra de fórmula se apresenta da seguinte maneira: ˆ Linha de entrada: É onde se visualiza o conteúdo de uma célula, sendo possível a edição desse conteúdo; ˆ Assistente: Funções: Representado pelo botão de funções;, que permite ao usuário criar fórmulas através de um assistente ˆ Cancelar: representado pelo botão, permite cancelar um texto, ou fórmula, que estiver sendo digitado ou corrigido. Também pode-se utilizar a tecla <Esc> do teclado. ˆ Aceitar: Representado pelo botão ou corrigido., permite aceitar um texto, ou fórmula, que está sendo digitado Além deste botão, também podem ser utilizadas as teclas <Enter> ou <Tab> 1. Quando não estiver sendo digitado um texto ou fórmula aparecerá a seguinte barra de fórmulas: 1 Em alguns teclados essa tecla é simbolizada por duas setas sobrepostas apontando para lados opostos 24

25 Figura 4.5: Barra de fórmulas Como se observa pela figura anterior, no local onde apareceria o símbolo de cancelar e aceitar aparecem agora outros dois símbolos, o de Soma e o de Função. ˆ Soma: É representada pelo símbolo planilha.. Essa função facilita a utilização das funções de soma na ˆ Função: É representada pelo símbolo. Este recurso facilita a operação de fórmulas. Estes dois recursos serão melhor explicados no capítulo seguinte Fórmulas e funções Entrada de textos e números Na área de trabalho, poderão ser digitados caracteres, números, títulos, etc., observando alguns detalhes: ˆ Antes de inserir qualquer texto ou fórmula, ative a célula onde deseja inserir tal valor; ˆ Após ativar a célula, insira o texto ou fórmula, entretanto, caso o texto digitado ultrapasse a largura da célula, ele parecerá ocupar o espaço da próxima célula (caso a célula seguinte não possua nenhum texto ou valor). Exemplo: Figura 4.6: Inserindo dados numa planilha No exemplo acima, o texto Exemplo de digitação ultrapassou o espaço de exibição da célula A2 e invadiu o espaço da célula B2. Entretanto, esse texto está integralmente localizado na célula A2, e não ocupa a célula B2. Se a célula B2 for preenchida, o texto Exemplo de digitação não será integralmente exibido na tela, mas continuará ocupando a célula A2 - como se percebe na barra de fórmulas. 25

26 Figura 4.7: Inserindo dados numa planilha Na figura acima, é possível perceber pela barra de fórmulas que o texto contido na célula A2 continua sendo Exemplo de digitação, mas, na tela, é exibido apenas Exemplo de dig (com uma pequena seta vermelha ao lado 2 ). Para voltar a visualizá-lo integralmente, basta aumentar a largura da coluna A (consulte o capítulo sobre formatação para saber como fazê-lo). Vale ressaltar que se, em vez do texto Exemplo de digitação, houvesse um número na célula A2 que ultrapassase os limites desta célula, e houvesse também um texto qualquer na célula B2, o número não seria exibido em parte na célula A2. Em seu lugar, seriam exibidas seqüências de ###... (como mostrado na figura abaixo): Figura 4.8: Inserindo dados numa planilha Este é um mecanismo do OpenOffice.org Calc que evita erros em relação aos números devido ao tamanho da célula. ˆ Caso seja necessário corrigir um texto ou valor previamente digitado em uma célula, pressione a tecla <F2> ou dê um clique-duplo com o botão esquerdo do mouse na célula. Em seguida o texto ou valor preenchido será reeditado na barra de fórmulas. Para corrigi-lo utilize as teclas de <Backspace>, as setas de direcionamento ou <Delete>. Após a correção pressione <Enter> para confirmar ou em <Esc> para cancelar a correção. ˆ Caso seja necessário excluir totalmente um conteúdo de uma célula, pressione a tecla <Delete> quando a célula estiver selecionada. 2 Esta seta vermelha indica que o texto da célula não esta sendo integralmente exibido. 26

27 Capítulo 5 Fórmulas 5.1 Conceito de fórmulas Uma fórmula permite ao usuário fazer uma correlação entre as células, possibilitando assim a realização de operações lógicas, matemáticas, etc. O processo para introduzir uma fórmula em uma célula é o mesmo utilizado na inserção de textos, entretanto, há uma diferença entre o que é exibido na célula e o que é exibido na Barra de Fórmula: enquanto na célula o usuário verá o resultado da fórmula, na Barra de Fórmula, verá a fórmula em si. Toda fórmula deve começar com o sinal = (ou + em alguns casos); se este sinal for omitido, o OpenOffice.org Calc interpretará a fórmula como um texto. Veja abaixo um exemplo de fórmula: =A1+A2 Na planilha: Figura 5.1: Utilizando fórmulas Nesse caso, observa-se que a fórmula foi digitada na célula B1. Assim o valor contido na célula A1 será somado ao valor contido na célula A2, e o resultado será apresentado na célula B1. Na montagem da fórmula pode-se usar letras minúsculas e maiúsculas para as referências. Vantagem: Uma grande vantagem ao se trabalhar com fórmulas está no fato de termos a atualização automática quando alteramos algum valor de uma célula pertencente à uma fórmula, isto é, se alterarmos o valor da célula A2, o valor de B1 será alterado automaticamente, pois este possui uma fórmula com referência à A2. Veja abaixo: 27

28 Figura 5.2: Utilizando fórmulas 5.2 Fórmulas e cálculos Sinal de igual Este sinal (=) é de fundamental importância para a criação de fórmulas. Como dito anteriormente, para criar uma fórmula é necessário digitar o símbolo de igual antes da digitação da fórmula. O sinal de igual também possibilita a criação de um link entre as células. Se o usuário digitar, por exemplo, =A1, na célula A2, (e clicar em <Enter>) ele copiará o valor da célula A1 para a A2, conforme o exemplo: Figura 5.3: Utilizando fórmulas Perceber-se que o valor mostrado na célula A2 é o mesmo da célula A1, todavia, na barra de fórmulas, aparece a fórmula utilizada. Este recurso pode ser muito útil quando o trabalho envolve diferentes planilhas (como será mostrado mais adiante), ou quando há necessidade de se mostrar um valor em vários pontos de uma planilha (vale ressaltar que este recurso funciona tanto para valores numéricos quanto para entradas de texto) Adição, subtração, multiplicação e divisão O OpenOffice.org Calc possibilita a criação de fórmulas utilizando vários operadores numéricos: adição, subtração, multiplicação, divisão e exponenciação. Veremos a seguir cada um dos operadores: Adição Este operador possibilita a soma de valores entre as células. O símbolo a ser utilizado no OpenOffice.org Calc é +. Por exemplo: =B5+B9+B15 Também é possível fazer operações de soma utilizando várias células, através do recurso de AutoSoma. 28

29 O AutoSoma é caracterizado pelo botão. Para acioná-lo, siga os passos: 1. Posicione o cursor na célula que deseja ver o resultado da soma. 2. Clique no botão de AutoSoma. Aparecerá a tela: Figura 5.4: Utilizando a função AutoSoma Perceba que o OpenOffice.org Calc cria a fórmula, marca a área abrangida pela fórmula, e exibe a fórmula também na barra de fórmulas. 3. Em seguida, pressione <Enter> e o resultado da somatória aparecerá na célula. 4. Também é possível fazer somas utilizando a fórmula =soma( ). Nela, deve-se digitar, entre os parênteses, as referências das células a serem somadas. Nesta fórmula, para indicar um intervalo de soma, utilize o separador : (dois pontos). Como no exemplo abaixo: =soma(a1:a5) Seriam somadas as células A1, A2, A3, A4 e A5. Subtração Este operador possibilita a subtração de valores entre as células. O símbolo a ser utilizado é o sinal de -. Exemplo: =B5-C5 Multiplicação Este operador possibilita a multiplicação de valores entre as células. O seu símbolo é *. Exemplo: =B5*C5 Divisão Este operador possibilita a divisão de valores entre as células. O seu símbolo é /. Exemplo: =B5/B9 29

30 5.2.3 Fórmulas entre planilhas Como mencionado, é possível fazer referências a textos, valores e fórmulas que estão em outras planilhas. Analisemos, por exemplo, uma empresa que precisa calcular o valor gasto com transporte e com o pessoal nos três primeiros trimestres do ano. Para fazer este cálculo serão criadas três planilhas, sendo a primeira relativa aos gastos com transporte, a segunda relativa aos gastos com o pessoal, e a terceira com um relatório do gasto geral. A primeira planilha se refere aos custos com veículos: Figura 5.5: Exemplo de planilha 1 Como é possível notar, a última linha de cada coluna se refere ao total de gastos com um dado trimestre. Este somatório, como é possível ver na barra de fórmulas, é feito através da função =soma(??:??). A segunda planilha se refere aos custos com pessoal: 30

31 Figura 5.6: Exemplo de planilha 2 Nesta planilha, através da função =soma(??:??), também estão somados os totais de cada coluna. Na terceira planilha, é feito o relatório de gastos. 1. Em primeiro lugar monta-se um esqueleto contendo os espaços para os dados que devem ser inseridos no relatório: 31

32 Figura 5.7: Exemplo de planilha 3 2. Em seguida, devem ser inseridas referências na planilha para os valores que estão nas outras planilhas. Para fazê-lo siga os seguintes passos: (a) Estando a célula B4 da terceira planilha selecionada, clique no sinal de igual ( = ) da barra de fórmulas, ou pressione a tecla < = > (igual) do seu teclado. (b) Em seguida, clique na aba da Planilha 1 e na célula B8 (desta Planilha) e pressione <Enter>. (c) Na Planilha 3, aparecerá o seguinte resultado: 32

33 Figura 5.8: Exemplo de planilha 4 (d) Pode-se perceber então que na barra de fórmulas aparece a fórmula =Planilha1.B8, que representa o nome da planilha (no caso Planilha1) e a célula fonte desta planilha (no caso B8). 3. Assim, completando a planilha com as referências para as planilhas anteriores, o relatório de custos fica da seguinte maneira: 33

34 Figura 5.9: Exemplo de planilha 5 4. Por fim, completado com as somas das linhas, o relatório ficaria da seguinte maneira: 34

35 Figura 5.10: Exemplo de planilha 6 5. Vale ressaltar, ainda, que os mesmos procedimentos poderiam ser aplicados a relatórios e fórmulas mais complexos Trabalhando com porcentagens Porcentagem em uma tabela A inserção de porcentagens numa tabela ou num relatório pode facilitar muito a leitura dos seus dados. O procedimento básico para se calcular a porcentagem de um valor em relação a outro é a seguinte: 1. Insira um sinal de igual (=) na célula em que você deseja ver o resultado apresentado; 2. Clique na célula que contém o valor parcial (ou valor sobre o qual você deseja saber a porcentagem); 3. Divida o valor da célula anterior pela célula em que está contido o valor total (ou valor de referência da operação); 4. Pressione <Enter>; 5. Clique no botão. A seguir, alguns exemplos de cálculo de percentagem: 35

36 Em primeiro lugar, há uma planilha básica onde será calculado qual percentagem do total corresponde a parcial Figura 5.11: Calculando percentagem - 1 Seguindo os passos mencionados acima, clique em igual e em seguida será efetuada a divisão de B1 por B2. Como é possível observar na barra de fórmulas foi adotada a seguinte fórmula para calcular a percentagem: =B1/B2 36

37 Figura 5.12: Calculando percentagem - 2 Em seguida, utilize o botão (na barra de ferramentas) para dar formato de percentagem ao resultado. Ele altera o formato do resultado da divisão, exibindo-o como uma percentagem. Para utilizá-lo, faça a divisão normalmente ( =B1/B2, no caso acima) e pressione esse botão sobre a célula selecionada. 37

38 Figura 5.13: Calculando percentagem Utilizando funções lógicas e matemáticas Função é um método utilizado para tornar mais fácil e rápido o processo de montagem de fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e com vários valores. Existem funções para cálculos matemáticos, financeiros, estatísticos, lógicos, etc. A função =SOMA(A1:A10), por exemplo, significa que serão somados os valores do intervalo A1 até A10, sem que seja necessário digitar as coordenadas de cada célula (no caso A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9 e A10) que será somada. É importante lembrar que toda função deve iniciar com o sinal de igual (=) Função Soma Essa função tem por objetivo facilitar trabalhos de somatória de valores. Para utilizá-la, clique na célula em que deseja inserir a função (considerando que os dados a ser somados já foram inseridos na planilha). Em seguida, clique no botão do assistente de funções. Será aberta a seguinte caixa: 38

39 Figura 5.14: Exemplo de uso da função soma - 1 Na caixa aberta, procure a função soma e selecione-a. Repare que à direita da caixa é exibido o nome da função, sua sintaxe básica e uma breve explicação sobre a mesma. 39

40 Figura 5.15: Exemplo de uso da função soma - 2 Clique no botão próximo para prosseguir. O formato da caixa será alterado e serão exibidos campos onde será possível definir as células envolvidas na fórmula. 40

41 Figura 5.16: Exemplo de uso da função soma - 3 Também será possível clicar no botão encolher. Ao fazê-lo, o assistente de funções será minimizado, permitindo a seleção das células com o uso do mouse, como mostra a figura abaixo: 41

42 Figura 5.17: Exemplo de uso da função soma - 4 Para finalizar, clique no botão maximizar. O assistente de funções será reaberto. Clique em OK. O resultado será exibido na célula que foi selecionada no primeiro passo. 42

43 Figura 5.18: Exemplo de uso da função soma Função Média Essa função tem objetivo de calcular a média de diferentes valores. Para acioná-la, digite a fórmula =média(valores) e pressione <Enter>, ou utilize o assistente de funções. Para utilizar o assistente de funções, siga os mesmos passos descritos acima (para a função soma). Selecionando a função média, em vez de selecionar a função soma : 43

44 Figura 5.19: Exemplo de uso da função média Perceba que na célula B12 aparece a média dos valores contidos entre as células B5 e B9, e que a barra de fórmulas exibirá a fórmula com a função média Função Mínimo Essa função tem o objetivo de informar o valor mínimo em um dado grupo de valores. Para acionar esta função digite =mínimo(valores) e pressione <Enter>. Ou siga os passos do assistente de funções: 1. Selecione a célula onde deseja ver o resultado exibido; 2. Clique no botão do assistente de funções; 3. Procure a função mínimo (na lista de funções) e clique no botão próximo ; 4. Clique no botão encolher e selecione na planilha o intervalo de células relacionado à fórmula; 5. Clique no botão maximizar e, em seguida, no botão OK do assistente de funções. Seguindo os passos anteriores, o resultado seria: 44

45 Figura 5.20: Exemplo de uso da função mínimo Repare que os passos descritos acima são os mesmos passos que foram seguidos para as funções soma e média (variando apenas a função selecionada). Repare também que, enquanto a barra de fórmulas exibide a sintaxe da fórmula utilizada, a célula B13 foi registrada como tendo menor valor entre as células escolhidas. 45

46 5.3.4 Função máximo Essa função tem por objetivo exibir o maior valor existente em um dado grupo de valores. Para acionar essa função digite =máximo(valores), ou siga os passos descritos nas fórmulas anteriores, selecionando a função máximo na lista de funções: Figura 5.21: Exemplo de uso da função máximo 46

47 Capítulo 6 Editando documentos 6.1 Desfazer, refazer ou repetir tarefas Essa opção permite ao usuário desfazer uma determinada tarefa, ou, então, recuperar a uma tarefa que este usuário tinha desfeito. Observação: o ítem Refazer só será ativado após o recurso Desfazer ter sido utilizado. Para acessar essa opção: ˆ clique em Editar na Barra de Menu; ˆ clique em Desfazer para cancelar uma ação, ou Refazer para recuperar uma ação que foi desfeita; ˆ ou utilize os botões Desfazer, e/ou Refazer na Barra de Ferramentas. 6.2 Selecionar células Esse recurso é muito utilizado para editar as células de uma planilha, uma vez que possibilita selecionar células que poderão ser recortadas, copiadas, coladas, ou deletadas posteriormente. Para selecionar células, há dois caminhos: ˆ Pelo mouse: Pressione o botão esquerdo do mouse e arraste o ponteiro sobre as células que deseja selecionar; para selecionar apenas uma linha, ou uma coluna, clique no número da linha, ou na letra da coluna; e para selecionar toda a Planilha, clique no botão que está localizado na junção das linhas com as colunas. ˆ Pelo Teclado: Com a tecla <Shift> 1 pressionada, percorra com as teclas direcionadas (,, e ) sobre 1 Em alguns modelos de teclado, esta tecla é marcada por uma seta pra cima 47

48 as células; para selecionar o texto todo, pressione a combinação de teclas <Ctrl> + <A>, ou selecione a opção Selecionar Tudo do menu Editar pela barra de menu. 6.3 Copiar, Cortar e Colar Recortar O recurso de recortar células possibilita a movimentação de conteúdos de uma célula para outra. Quando se recorta uma ou mais células o seu conteúdo vai para a área de transferência, possibilitando que este conteúdo seja transferido (ou colado) para outra(s) célula(s). Antes de acionar este recurso, porém, o usuário deve fazer a seleção da(s) célula(s) que deseja recortar. Existem três formas de utilizar essa função: através do Menu, do Teclado, e dos botões da Barra de funções. Para utilizá-las, selecione o trecho que deseja recortar e siga um dos seguintes procedimentos: ˆ Pelo Menu: clique em Editar - Cortar na Barra de Menu. ˆ Pelo Teclado: Selecione as células a serem recortadas e, em seguida, pressione a combinação de teclas <Ctrl>+<x>. ˆ Pela Barra de Ferramentas: Clique no botão Recortar na barra de funções. Ao recortar a(s) célula(s), o conteúdo será apagado da área de trabalho do OpenOffice.org Calc e transferido para a área de transferência. Observação: Se, em seguida, outra seleção de células for recortada ou copiada, o OpenOffice.org Calc apagará a seleção anterior da área de transferência. Copiar células Este recurso é semelhante ao recurso Recortar, com a diferença que ele não apaga as células selecionadas, somente copiando a seleção para a área de transferência. Existem quatro formas de utilizá-lo: ˆ Pelo Menu: clique em Editar na Barra de Menu e, em seguida, selecione a opção Copiar. ˆ Pelo Teclado: Selecione as células a serem copiadas e em seguida utilize as teclas de atalho <Ctrl>+<c>. ˆ Pela Barra de Ferramentas: Clique no botão Copiar na Barra de Funções. ˆ Através do marcador da célula Um recurso muito interessante da Planilha é a possibilidade de usar o marcador da célula para copiar um valor de uma célula para outra. 48

49 O marcador da célula é um pequeno quadrado mostrado no canto inferior esquerdo das células ativas, como mostra a figura abaixo: Figura 6.1: O marcador da célula, destacado pelo círculo em vermelho Para fazer a cópia clique com o botão esquerdo do mouse no marcador da célula e arraste-o para as células que desejar. A cópia, porém, só será feita para as células localizadas ao lado, acima, ou abaixo da célula copiada. No caso abaixo, o valor da célula A1 foi arrastado para as células A2 e A3. O quadro em amarelo mostra o conteúdo da última célula copiada. Ao soltar o botão do mouse o conteúdo será copiado para as células marcadas: 49

50 Figura 6.2: Copiar através do marcador Figura 6.3: Cópia feita através do marcador Quando se utiliza este procedimento para copiar números, entretanto, o OpenOffice.org Calc muda os números copiados. Logo, se a célula inicial era 5, a primeira cópia feita pelo marcador será 6, a segunda 7 e assim sucessivamente. Isso se dá porque, toda vez que se copia utilizando o marcador com valores, o OpenOffice.org Calc entende que esse valor deve ser ajustado por um - seja a cópia na vertical ou na horizontal. Para que isso não ocorra é necessário marcar um grupo de células com conteúdo igual, marcar este grupo e arrastá-lo até o local desejado. Exemplo: 50

51 Figura 6.4: Utilizando marcador de célula Figura 6.5: Cópia feita através do marcador No caso acima, o número 12 foi digitado em duas células consecutivas que foram selecionadas e copiadas utilizando o marcador. Como se pode ver, nesse caso o conteúdo copiado até a célula A5 não sofreu nenhuma alteração. Copiar fórmulas A cópia de fórmulas é muito interessante e importante porque otimiza uma série de trabalhos a serem executados. Isso ocorre porque ao elaborar relatórios e planilhas a mesma fórmula é utilizada muitas vezes em vários pontos. Portanto, cópiar fórmulas pode reduzir substancialmente o trabalho. Na planilha abaixo foram calculadas as somatórias das colunas B e C. Em vez de construir novas fórmulas para calcular os valores dos outros campos é possível copiar as fórmulas para esses campos, utilizando o marcador da célula, o teclado, o mouse e/ou a barra de menu. 51

52 Figura 6.6: Copiando fórmulas Figura 6.7: Cópia de fórmula feita através do marcador Quando copiadas, as fórmulas serão mudadas automaticamente. Assim, a fórmula que em B4 é representada por [ =soma(b1:b3) ], ao ser copiada para a célula C4 será alterada para [ =soma(c1:c3) ], fazendo a somatória da coluna C. Referências Absolutas Porém, há casos em que é preciso fazer cópias de fórmulas da exata maneira como elas estavam, isto é, fazer uma cópia de uma fórmula sem alterar suas referências originais. Exemplo: Na planilha seguinte, calculou-se o valor da porcentagem que cada produto representa em relação ao total apurado. Para calcular a porcentagem deve-se comparar o valor de cada produto com o total. O total deve ser, portanto, indicado por uma referência absoluta. Ao fazer uma primeira fórmula e copiá-la sem marcar a célula que indica o valor do total - B11, no caso - como referência absoluta, o OpenOffice.org Calc atualizará os valores nas outras fórmulas, resultando em erros, como mostrado na figura a seguir. 52

53 Figura 6.8: Referência absoluta - 1 No exemplo acima, a primeira fórmula feita foi =B5/B11, ela divide o valor de uma parcial pelo total e informa a porcentagem. Ao copiar a fórmula para as outras células, entretanto, as referências foram atualizadas, gerando erro. Na célula C6 (em destaque na figura), por exemplo, a divisão correta deveria ser =B6/B11, mas como a referência para o valor total também foi atualizada, a fórmula copiada foi =B6/B12 Para resolver este problema basta marcar a referência (B11) da célula que contém o valor total como referência absoluta. Para tanto, digite o símbolo $ antes e depois da letra que informa a referência da célula, em seguida pressione <Enter>. Assim, ao fazer a cópia da fórmula para uma outra célula, esta preservará a célula definida como absoluta, como se vê no exemplo abaixo: 53

54 Figura 6.9: Referência absoluta - 2 Como é possível ver no exemplo, apenas o valor de B8 foi atualizado, enquanto a referência que indica o total ($B$11) foi mantida. Colar Esse recurso copia o conteúdo da área de transferência para a posição corrente do cursor, podendo colar células, figuras e tabelas, dependendo do que estiver na área de transferência. Para colar siga estes passos: ˆ Pelo Menu Posicione o cursor no ponto em que deseja colar o texto; na barra de Menu, entre em Editar - Colar. ˆ Pelo Teclado Selecione o ponto do texto onde deseja que seja feita a colagem e, em seguida, utilize as teclas de atalho <Ctrl> + <v>. ˆ Pela Barra de Ferramentas Selecione o ponto do texto onde deseja que seja feita a colagem e em seguida utilize o botão colar da Barra de Funções. 54

55 6.4 Localizar e Substituir Uma função bastante útil do OpenOffice.org Calc é a possibilidade de localizar, e até mesmo substituir, palavras ou trechos de textos rapidamente. Para fazer a procura no texto selecione o Menu Editar - Localizar e Substituir na barra de Menu; (ou utilize, se preferir, as teclas de atalho <Ctrl>+<f>). Figura 6.10: Localizando e substituindo entradas ˆ no campo Localizar digite a palavra ou o texto que deseja localizar; ˆ no campo Substituir digite a palavra ou o texto que deseja substituir (campo não obrigatório); ˆ clicando no botão Localizar, as ocorrências da palavra ou do trecho de texto serão exibidas individualmente; ˆ clicando no botão Substituir tudo, as palavras ou o trecho de texto serão alterados de uma única vez. 55

56 6.5 Cabeçalhos e Rodapés Esse comando permite ao usuário definir e formatar o cabeçalho e o rodapé do documento que está sendo editado. Para utilizá-lo, clique em Editar - Cabeçalhos e Rodapés... na Barra de Menu. A caixa de diálogo do cabeçalho e do rodapé é dividida em 3 partes, como mostra a figura a seguir: Figura 6.11: Cabeçalhos e rodapés 56

57 Essas 3 partes correspondem aos locais onde que serão incluídos o cabeçalho e o rodapé (à esquerda, à direita, ou no centro da planilha). A caixa é idêntica tanto para configurar o cabeçalho quanto para configurar o rodapé. Para alternar entre configuração de cabeçalho e de rodapé, clique nas guias e selecione cabeçalho ou rodapé. Figura 6.12: Cabeçalhos e rodapés Os botões que aparecem na parte mais interna da caixa de diálogo facilitam o trabalho de inserção e configuração do cabeçalho e do rodapé, possibilitando a mudança do tipo de letra; a inserção de nomes, como o nome do arquivo; o nome da planilha; o dia; a data; etc. 6.6 Excluir Excluir conteúdos Esse recurso tem a mesma função da tecla <Delete> do teclado, possibilitando a eliminação do conteúdo de uma célula. Para utilizar essa função, clique em Editar - Excluir Conteúdo na Barra de Menu. Excluir células... Esse recurso possibilita a eliminação ou a movimentação de uma seleção de células, linhas, e/ou colunas. As células abaixo ou à direita das células eliminadas serão movidas para o espaço vago. Para utilizar essa função clique em Editar - Excluir células na Barra de Menu. ˆ Para eliminar uma linha ou coluna inteira, selecione a linha, ou coluna, que deseja eliminar e clique em Editar - Excluir células na Barra de Menu. ˆ Em seguida, a linha ou coluna selecionada será excluída. Caso o usuário não selecione uma linha ou uma coluna aparecerá a seguinte tela: 57

58 Figura 6.13: Excluir células ˆ Neste caso o OpenOffice.org Calc perguntará o que o usuário deseja fazer. Selecione a opção desejada e clique em OK. 58

59 Capítulo 7 Formatar planilhas 7.1 Células Por meio da opção Formato - Células, é possível configurar uma, ou mais células, alterando características como tamanho, tipo da letra, alinhamento, plano de fundo, borda, etc. Ao clicar em Formato - Células na Barra de Menu, será aberta a janela de formatação de células na qual há várias guias onde é possível definir diversos parâmetros de formatação. Figura 7.1: Formatar célula 59

60 Como é possível verificar na figura 7.1, há, na caixa de formatação de células, guias que oferecem opções de formatação. Segue abaixo uma breve explicação sobre cada uma das guias: ˆ Número: Nessa guia, o usuário pode definir o formato dos números (formato de moeda, porcentagem, hora, data, cientifico, etc.) e também o idioma que será usado para a célula especificada. Figura 7.2: Formatar números 60

61 ˆ Fonte: Nessa guia o usuário pode definir o tamanho da letra, a fonte (tipo de letra), a cor e o idioma da planilha. Figura 7.3: Formatar fonte 61

62 ˆ Efeitos da fonte: Nessa guia o usuário pode definir alguns efeitos nos caracteres, como atribuir um tipo de sublinhado, mudar a cor da fonte, etc. Figura 7.4: Formatar efeitos da fonte 62

63 ˆ Alinhamento: Nessa guia o usuário pode definir a posição horizontal e vertical do texto dentro da célula (justificado, ao centro, direita, esquerda), a posição de escrita na célula (horizontalmente, verticalmente ou inclinado). Figura 7.5: Formatar alinhamento da fonte nas células 63

64 ˆ Bordas: Nesta guia o usuário encontra a opção de configurar a borda de uma ou mais células alterando a espessura da linha da borda, a opção de sombra e a cor da linha. Figura 7.6: Formatar bordas 64

65 ˆ Plano de Fundo: Nessa guia o usuário pode definir a cor de fundo do caractere. Figura 7.7: Formatar plano de fundo 65

66 ˆ Proteção de célula: Nessa pasta o usuário pode criar uma proteção para a célula. Porém, essa opção só será ativada se o documento for protegido posteriormente. Por definição todas as células estão marcadas como protegidas ao criar uma nova planilha. Nessa caixa ainda é possível omitir impressão de células, exibição de fórmulas, ou omitir tudo. Figura 7.8: Formatar proteção de células 66

67 7.1.1 Mesclar células Esse recurso permite unir células determinadas pelo usuário. Para mesclar células, selecione as células que deseja mesclar, clique em Formato - Mesclar Células na barra de Menu. Em seguida, as células escolhidas serão automaticamente unidas em uma única célula como mostrado na figura abaixo: Figura 7.9: Células mescladas Repare que, na figura acima, não há divisão entre as células A1, A2, B1, B2, C1 e C2 (uma vez que as células foram mescladas e passam a se comportar como uma única célula). Também é possível mesclar células selecionando-as e clicando no botão. 7.2 Alterando a altura das linhas É possível formatar altura, ocultamento, etc. de uma ou mais linhas da planilha. Para fazê-lo, clique numa célula (para ajustar uma linha) ou em um agrupamento de linhas (para ajustar várias linhas ao mesmo tempo). Ao clicar no menu Formato - Linhas - Altura será aberta a seguinte caixa: 67

68 Figura 7.10: Altura da linha Nessa caixa digite a altura desejada para a(s) linha(s) em centímetros e clique em OK para confirmar a operação. Também é possível ajustar a altura da linha utilizando o mouse, clique na divisão entre duas linhas (entre os números das linhas) e arraste o mouse para acima ou para baixo, mantenha o botão esquerdo do mouse pressionado. 7.3 Alterando a largura das colunas Para formatar a altura de uma ou mais colunas da planilha, selecione a coluna, ou um agrupamento de colunas, para ajustar várias colunas ao mesmo tempo. Em seguida, selecione Formato - Colunas - Largura na barra de menu. Ao fazê-lo, será aberta a seguinte caixa de diálogo: Figura 7.11: Largura da coluna Defina a largura desejada para as colunas selecionadas e pressione OK. Também é possível ajustar a largura da coluna utilizando os recursos da planilha. Para isso, clique na divisão entre as colunas e arraste o mouse para os lados, mantenha o botão esquerdo pressionado. 68

69 7.4 Planilha Para mudar o nome, ocultar ou mostrar a Planilha selecionada, clique em Formato - Planilha na Barra de Menu. Ao fazê-lo, o seguinte submenu será exibido: Figura 7.12: Formatar planilha Nele, as principais opções serão as seguintes: ˆ Renomear: possibilita mudar o nome da Planilha selecionada (ou ativa). Ao selecionar essa opção, será aberta uma caixa de diálogo onde deve ser digitado o novo nome da Planilha. ˆ Ocultar: possibilita o ocultamento da Planilha selecionada. Para voltar a visualizá-la clique em Mostrar. ˆ Mostrar: mostra planilhas que tenham sido ocultadas. 7.5 Formatando a Página Acessando, pela Barra de Menu, a opção Formato - Página, será aberta uma caixa de diálogo onde é possível formatar todas configurações relacionadas à página do documento, como margens, 69

70 plano de fundo, borda das células, tipo de papel, cabeçalho e rodapé, por exemplo. Ao acessar essa opção, será aberta a seguinte caixa de diálogo: Figura 7.13: Formatando a página 70

71 Nessa caixa, as guias indicam: ˆ Organizador: Permite configurar o estilo da página. Na área Contém é mostrado um resumo de todas as configurações pertencentes à página. Figura 7.14: Formato Página - Organizador 71

72 ˆ Página: Permite configurar manualmente o formato do texto (de acordo com o tamanho do papel utilizado na impressão) da maneira que o usuário preferir, ou escolher uma configuração pré-definida pelo OpenOffice.org Calc. Figura 7.15: Formato Página - Página 72

73 Nos campos de margem (Esquerda, Direita, Superior, Inferior) é possível mudar as margens da página. Esse recurso é muito útil quando é necessário elaborar trabalhos que demandam uma configuração superior ao Padrão do OpenOffice.org Calc. No campo de Formato de papel é possível mudar o tamanho do papel padrão do OpenOffice.org Calc. Com os botões Retrato (página alinhada na vertical) e Paisagem (página alinhada na horizontal) é possível mudar o formato da página. ˆ Bordas: Permite formatar o contorno para página de acordo com a preferência do usuário, ou oferece uma opção pré-definida. Também oferece opções para o tipo de cor de linha e sombreamento. Figura 7.16: Formato Página - Bordas 73

74 ˆ Plano de Fundo: Permite mudar a cor de fundo, diferente da cor branca tradicional, ou inserir uma figura que ficará no plano de fundo do documento. Figura 7.17: Formato Página - Plano de fundo 74

75 ˆ Cabeçalho: Permite formatar um cabeçalho quanto à espaçamento, altura, ajustar a altura automaticamente, etc. Possui também a opção de contornos e planos de fundo para o cabeçalho (cor ou imagem). Figura 7.18: Formato Página - Cabeçalho 75

76 ˆ Rodapé: Permite formatar uma nota rodapé, alterando espaçamento, altura, auto-ajuste da altura, etc. imagem). Possui também a opção de contornos e planos de fundo para o cabeçalho (cor ou Figura 7.19: Formato Página - Rodapé 76

77 ˆ Planilha: Nessa pasta pode-se escolher entre vários ítens que serão visualizados na impressão, como linhas de grade, gráficos, fórmulas, ordem de numeração das páginas e escala de impressão da página. Figura 7.20: Formato Página - Planilha 77

78 Vale ressaltar que a linha de grade que será exibida na impressão é diferente da linha de grade que é exibida na tela. 78

79 Capítulo 8 Inserir 8.1 Inserir quebra no documento À medida que uma planilha é preenchida, os limites das páginas serão definidos automaticamente, mas também é possível inserir divisões e/ou quebras entre páginas manualmente. Para inserir uma quebra de página na posição em que cursor se encontra selecione Inserir - Quebra manual na barra de menu. 8.2 Inserir Células Possibilita a inserção de células na planilha. É importante ressaltar que, a menos que tenham sido utilizadas referências absolutas - ver seção as fórmulas serão reajustadas automaticamente com a inclusão de novas células. Para inserir células, selecione a célula de onde será inserida a nova linha ou coluna; clique em Inserir - Células na barra de Menu. 8.3 Inserir Linhas Para inserir uma nova linha em branco na planilha, selecione o local onde será incluída a nova linha, clique em Inserir - Linhas na barra de Menu. Em seguida, será incluída uma nova linha em branco, acima da célula ativada. 8.4 Inserir colunas Para inserir uma nova coluna em branco, selecione o local onde deverá ser incluída a nova coluna. Clique em Inserir - Colunas na barra de Menu. Em seguida, será incluída uma nova coluna em branco à esquerda da célula ativada. 79

80 8.5 Inserir planilha Para inserir uma nova planilha em seu arquivo de trabalho, clique em Inserir - Planilha na barra de Menu. Em relação ao MS-Excel esse recurso já possui alguns avanços, dentre eles a possibilidade de escolher quantas planilhas se deseja incluir, o nome da planilha, e a opção de criar planilhas a partir de outro arquivo. 8.6 Dados externos Acessando o Menu Inserir - Dados Externos será aberta uma caixa de diálogo que o usuário poderá utilizar para importar dados de um outro documento. 8.7 Inserir caracteres especiais Esta opção insere um ou mais caracteres especiais. Enquanto esse recurso é acessado, com a caixa de diálogo aberta, é possível visualizar várias fontes de textos disponíveis. Para inserir caracteres especiais: selecione Inserir - Caractere especial... na barra de menu. A seguinte caixa se abrirá: Figura 8.1: Inserindo caracteres especiais Para inserir qualquer dos caracteres, selecione-o e pressione o botão OK. 8.8 Hiperlink Um hiperlink é uma referência para um documento da Internet, para um arquivo local, ou para uma posição específica do documento aberto. Para acessar essa função, selecione a parte do texto que será a chave do hiperlink, isto é, o ponto a partir de onde será feito o hiperlink, clique em Inserir - Hiperlink na barra de Menu. 80

81 Figura 8.2: Inserindo um Hiperlink Uma caixa se abrirá, nela o usuário poderá escolher qual tipo de hiperlink deseja criar: pela Internet, pelo correio eletrônico, por um documento já existente, ou por um novo documento. 8.9 Inserir Função Utilizando o Assistente de Funções É possível inserir funções no OpenOffice.org Calc a partir do Assistente de Funções aberto ao clicar em Inserir - Função... na barra de Menu. Ou quando ao acionar a combinação de teclas <Ctrl> + <F2>. Ao fazê-lo, será aberta a seguinte caixa: Figura 8.3: Inserindo função automaticamente 81

82 Nela, as funções disponíveis no OpenOffice.org Calc estão organizadas por categorias e serão mostradas na área de Funções, logo abaixo do campo de Categoria Utilizando a lista de funções A opção de exibir a lista de funções abre uma barra de navegação ao lado direito da tela, listando as funções disponíveis no OpenOffice.org Calc. Para habilitá-la, clique em Inserir - Lista de funções na barra de menu. Será exibida, à direita da tela, uma lista de funções como mostra a figura a seguir: Figura 8.4: Lista de funções No parte superior da barra situada no lado direito é possível escolher a categoria das funções por uma ComboBox. Dê um duplo clique na função desejada para incluí-la na célula ativa, ou clique no botão Fx ( ) situado ao lado dessa ComboBox Inserindo nomes Esta opção possibilita a inserção de nomes nas células. Assim, por exemplo, uma célula que antes era nomeada A5 passará a ser nomeada total. Isto pode facilitar alguns trabalhos, tais como criar fórmulas e funções. 82

83 Para inserir nome numa célula, selecione-a e clique em Inserir - Nomes. Será aberto o seguinte submenu: Figura 8.5: Inserindo nomes Definir permite que seja incluído o novo nome da célula. Para utilizá-lo, siga os passos: 1. Acesse a opção Inserir - Nomes - Definir na barra de menu. 2. Será aberta a seguinte caixa de diálogo: Figura 8.6: Definindo nomes 3. Digite um novo nome para a célula selecionada. 4. Clique então em Adicionar e em seguida OK. Inserir Possibilita referênciar outra célula. Essa função é semelhante ao uso do símbolo de igual (=), mencionado na seção Para utilizar essa função, selecione a célula onde referência deverá ser exposta; clique em Inserir - Nomes - Inserir. 83

84 Em seguida será exibida a janela Colar nomes. No campo Colar Nomes, selecione o nome da célula desejada, como mostra a figura a seguir: Figura 8.7: Inserindo nomes Vale ressaltar que essa ação só funcionará perfeitamente caso pelo menos um nome tenha sido definido para alguma das células da planilha. Criar Pode-se nomear células a partir de células já nomeadas. Para definir o nome de uma célula usando essa opção é necessário que haja uma célula nomeada, outro requerimento é que a célula que receberá o mesmo nome esteja junta à célula nomeada. A diferença entre essa opção e a opção de definir nomes, é que essa permite atribuir nomes a uma lista de células simultaneamente (desde que elas estejam juntas). Assim sendo, se houver uma lista com células nomeadas, as células ao lado serão nomeadas de acordo com a lista. Após selecionar as células, execute os seguintes passos para atribuir nome a uma célula, ou a uma lista de células: clique em Inserir - Nomes - Criar... na Barra de Menu. A seguinte janela será aberta, nela você deverá confirmar a posição dos nomes das células selecionadas. Escolha uma das opções e clique em OK. Figura 8.8: Criando nomes 84

85 8.11 Notas Explicativas Essa opção insere um campo de notas explicativas para uma célula selecionada. Ao executar essa função, será aberta uma caixa de texto onde você de entrar com as suas anotações. Figura 8.9: Inserindo notas - 1 Para encerrar a digitação, clique com o mouse fora da caixa de texto. Para ativar essa função: clique em Inserir - Anotação. Observe que após inserida a anotação, um ponto vermelho aparece no canto superior direito da tela. Quando esse ponto aparecer, significa que há uma anotação na célula. A caixa de texto em amarelo é a anotação feita na célula. Para acioná-la passe, o mouse sobre a célula (não é necessário clicar nela). Figura 8.10: Inserindo notas - 2 Para editar, ou eliminar, uma anotação selcione a célula onde a anotação se encontra e siga os mesmo procedimentos utilizados para inserir anotações. Ao fazê-lo, a anotação poderá ser reeditada. Para alterar seu conteúdo atual, digite o novo texto; para eliminar integralmente a nota, apague-a utilizando a tecla <Backspace> ou a tecla <Delete>. Lembramos que esse recurso é idêntico ao recurso Comentário do MS-Excel. 85

86 8.12 Inserir Imagem Essa opção permite que o usuário insira uma figura na planilha. Para inserir figuras pode-se procurar a figura no Editor de Imagem do OpenOffice.org ou em uma outra pasta. Para inserir uma imagem no documento clique em Inserir - Figura - Do arquivo... na Barra de Menu. Ao acionar esse item será aberta a seguinte tela: Figura 8.11: Inserindo figuras a partir de um arquivo Nessa tela o usuário pode escolher qual figura deseja inserir no texto Inserir Objeto Essa opção insere um objeto em um documento. inserção: Há cinco opções de objetos disponíveis para Figura 8.12: Menu inserir - objetos 86

87 Objeto OLE Insere um objeto OLE a partir de um documento feito no OpenOffice.org. Plug-in Essa opção permite ao usuário inserir um objeto do tipo Plug-in em um novo documento ou em um documento HTML. Um Plug-in é um programa anexado ao browser que roda arquivos tipo Applet. Som Insere um objeto de som no documento. Video Insere um objeto de vídeo no documento. Fórmula Essa opção abre o editor de fórmulas para que o usuário insira uma fórmula no texto Inserir Gráficos O OpenOffice.org Calc permite que o usuário insira, e configure, gráficos em documentos. possível inserir gráficos a partir de uma tabela existente. Para fazê-lo: É 1. Selecione uma tabela dentro da planilha; 2. clique em Inserir - Gráfico; será aberta a seguinte caixa: Figura 8.13: Inserindo gráficos 1 3. A tabela aparecerá, selecionada, no campo seguinte caixa: Área. Clique em Próximo, será aberta a 87

88 Figura 8.14: Inserindo gráficos 2 4. Nessa caixa, é possível escolher o tipo do gráfico e a ordem dos dados: eles podem ser exibidos em linhas ou em colunas. Após fazer suas escolhas, clique em Próximo para avançar para a terceira caixa: Figura 8.15: Inserindo gráficos 3 5. Nessa caixa, é possível acrescentar ao gráfico itens como linhas de grelhas e variantes. Essas linhas podem unir as colunas ou servir como referência. 88

89 6. Clique em Próximo, aparecerá uma caixa onde é possível incluir o título do Gráfico, legenda, e o título do eixo do gráfico: Figura 8.16: Inserindo gráficos 4 7. Em seguida, clique no botão Criar para criar o gráfico. 89

90 Capítulo 9 Ferramentas 9.1 Ortografia O recurso de verificação ortográfica possibilita verificar erros de digitação ou de ortografia em seu texto. Para acessá-lo, clique em Ferramentas na Barra de Menu, e, em seguida, clique em Ortografia. Existem duas opções: Verificar... e AutoVerificação Automática: Figura 9.1: Menu ferramentas - ortografia Verificar... Faz a verificação de palavra por palavra do texto, permitindo ao usuário aceitar ou não as sugestões do OpenOffice.org Calc. Também é possível acessar esse recurso por uma tecla de atalho <F7>. Se o usuário preferir, é possível acessar esse comando utilizando o botão Verificar na Barra de Ferramentas. AutoVerificação Automática Faz a verificação à medida que o usuário digita o texto, grifando de vermelho as palavras que necessitem de correção ortográfica. Se o usuário preferir, é possível acessar esse comando utilizando o botão AutoVerificação Automática que se encontra na Barra de Ferramentas. Auto Corretor do texto Ferramentas - AutoCorrecção na Barra de Menu. Essa opção possibilita a correção automática de palavras. Clique em 90

91 Figura 9.2: Auto correção Na caixa de correção você poderá: ˆ Substituir Possibilita substituir as palavras do texto. ˆ Exceções Possibilita assinalar as palavras que não devem ser autocorrigidas. ˆ Opções Possibilita escolher ítens para se fazer a autocorreção. ˆ Aspas tipográficas Possibilita escolher aspas tipográficas. 91

92 Capítulo 10 Impressão de documentos Existem duas maneiras de imprimir um documento: ˆ Através do botão Imprimir na barra de funções; ˆ Através da Barra de Menu (clicando em Arquivo - Imprimir). Será necessário usar essa opção quando houver a necessidade de se imprimir várias cópias, configurar a impressora, ou selecionar quais páginas deverão ser impressas. Ao clicar nesse sub-item, aparecerá a seguinte tela: Figura 10.1: Imprimindo documentos Nessa tela, selecione os ítens que deseja alterar e clique em OK para imprimir. 92

93 10.1 Definir a área de impressão O OpenOffice.org permite que o usuário escolha os dados da planilha que deverão ser impressos. Para definir quais células do documento deverão ser impressas, clique em Formatar - Intervalos de impressão na Barra de Menu. Será aberto o seguinte submenu: Figura 10.2: Menu formatar - intervalos de impressão Definir Defina a área que deverá ser impressa (utilizando o mouse ou o teclado), clique em Formatar - Intervalos de impressão - Definir. A área marcada será definida por linhas verticais e horizontais. Importante: Caso o usuário não defina uma área de impressão o OpenOffice.org Calc imprimirá toda a planilha. Adicionar Esse recurso possibilita adicionar células selecionadas na área de impressão. Remover Elimina as áreas de impressão que foram determinadas manualmente. Se todas as quebras de páginas de todas as folhas forem removidas, a área de impressão será definida como automática, mostrando, assim, todas as planilhas existentes. Editar Esse recurso possibilita editar a área de impressão, além de repetir linhas e/ou colunas. O campo Área de impressão possibilita que o usuário edite a área definida para impressão. Nesse campo pode-se aumentar ou diminuir a área de impressão definida pelo usuário. O campo Linha a repetir permite que o usuário repita linhas em todas as páginas do documento a ser impresso (como títulos, por exemplo). O campo Coluna a repetir permite que o usuário repita colunas em todas as páginas do documento a ser impresso. 93

94 10.2 Visualizar a impressão Para visualizar a impressão de um documento: Clique em Arquivo - Visualizar Página na barra de Menu. Em seguida será exibida a seguinte tela: Figura 10.3: Visualizar página Nessa tela é possível visualizar o documento que será impresso e também alterar configurações de página (como as margens e o tamanho da planilha, por exemplo). 94

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