Sumário. Ambiente de Trabalho... Erro! Indicador não definido.

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1 Sumário Ambiente de Trabalho... Erro! Indicador não definido.

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3 Introdução ao Project Um projeto é uma seqüência bem definida de eventos, com um início e um final identificável. O foco de um projeto é obter uma meta identificada; é responsabilidade do gerente do projeto conduzí-lo na direção da meta, com base nos parâmetros estabelecidos como tempo, custo e recursos, enquanto se mantém um padrão e qualidade especificada. Você pode usar o Project para organizar e gerenciar qualquer projeto; por exemplo, você pode construir uma casa, organizar uma mudança, coordenar uma maratona, desenvolver um novo brinquedo, escrever um livro, montar uma empresa ou desenvolver um projeto de montagem de calçados entre outros. Desenvolvendo as Partes de um Projeto Depois de definir seu projeto, a próxima tarefa é decidir como e quando você atingirá sua meta. Um projeto típico é composto de três partes ou blocos de construção: Tarefas; Marcos; Recursos. Todo projeto dimensionável pode ser dividido em uma série de tarefas bem definidas. Cada tarefa leva certo tempo para ser completada. Algumas podem ser feitas simultaneamente, enquanto outras devem ser realizadas em uma seqüência específica. Cada tarefa também exige a disponibilidade de recursos apropriados, como pessoas, ferramentas ou instalações. Definindo Tarefas de Projeto As tarefas, também chamadas de etapas, exigidas para completar um projeto definem a abrangência da meta do projeto. Identificar as tarefas é um passo importante no planejamento de um projeto. Com a meta do projeto em mente, você começa a identificar os principais elementos ou fases do projeto. 1

4 Identificando Marcos do Projeto Um marco representa um evento ou condição que identifique o término de um grupo de tarefas relacionadas ou uma fase de projeto. Os marcos ajudam a organizar as tarefas em grupos ou seqüências lógicas; você também pode usá-lo para acompanhar o andamento do projeto. Ao completar um grupo de tarefas relacionadas, chega-se a um marco do projeto. Exemplos de marcos em um projeto editorial poderia ser a estrutura de tópicos completa, a edição de cópia completa e a prova completa. No Project, os marcos normalmente tem uma duração de zero, pois identificam um ponto específico na agenda, quando uma fase do projeto está pronta. Avaliando Recursos do Projeto Para realizar uma tarefa, você precisa de recursos. Os recursos podem incluir pessoas, equipamentos ou instalações especiais necessárias para realizar a tarefa. Iniciando o Microsoft Project Antes que um projeto possa começar e uma agenda possa ser criada, a meta do projeto deve estar definida. Uma vez definida, você pode iniciar o processo de criação da agenda do projeto, identificando as tarefas necessárias para atingir essa meta. Para iniciar o Project, basta clicar no botão Iniciar, Todos os programas, Microsoft Office e clique no programa Microsoft Office Project

5 Quando você inicia o Project pela primeira vez, um arquivo de projeto em branco é apresentado no modo-padrão Gráfico de Gantt. 1 - Barra de título; É nesta barra que fica visível o nome do programa. 2 - Barra de Menu; A Barra de Menus do MS Project tem as seguintes opções: Arquivo: Trata das operações com arquivos. Editar: Cuida da edição. Exibir: Fornece as diversas visões do projeto. Inserir: Trata da inserção de dados, colunas etc. Formatar: Cuida da formatação de textos, tabelas, fontes, etc. Ferramentas: Disponibiliza ferramentas adicionais de trabalho. Projeto: Trata da inserção e ordenamento das informações relativas às tarefas e ao projeto. 3

6 Janela: Trata da visualização da tela, projetos, etc. Ajuda: Permite tirar dúvidas on-line. 3 - Barra de Ferramentas Padrão Destacada na figura abaixo, a Barra de Ferramentas Padrão contém uma série de botões que servem de atalho para comandos que normalmente seriam acessados pela Barra de menus. 4 - Barra de Ferramentas Formatação Destacada na figura abaixo, a Barra de Formatação, possui botões que são atalhos para comandos de formatação de tarefas e de textos. 5 - Caixa de inserção de dados É nesta barra que as informações são visualizadas. 6 - Barra de Modos A Barra de modos exibe ícones de atalho com os modos de exibição mais freqüentemente usados no MS Project, nos quais você poderá clicar para mostrar o modo desejado. 7 - Área de trabalho do projeto É nesta Área de trabalho que é montado o projeto. 4

7 Salvando um Projeto Para salvar um projeto, basta ativar o menu Arquivo, clicar no comando Salvar como. Em alguns instantes surgirá a janela Salvar como. Nesta janela é necessário preencher o campo Nome do arquivo, digitar o nome do seu projeto e no campo Salvar em, localizar a pasta em que será salvo seu projeto e por fim salvar o conteúdo. 5

8 Abrindo um Projeto Para abrir um projeto, utilize o botão Abrir da barra de ferramentas. Ative o drop-downdo campo Examinar, localize e abra a pasta que está seu projeto, em seguida selecione o arquivo e clique no botão Abrir. Alterando Modos O Project vem com os modos predefinidos. Cada um deles pode ser apresentado usando-se o menu Exibir ou a Barra de modos, localizada no lado esquerdo da janela do programa. A Barra de modos apresenta oito modos usados como ícones, mais um ícone para apresentar modos adicionais. Veja na tabela a seguir os ícones da Barra de modos e uma breve descrição sobre cada um deles. 6

9 Iniciando uma Agenda de Projeto Algumas informações como data de início, data de término, etc são importantes para um projeto, por isso devem ser definidas. Para definir as informações do projeto, ative o menu Projeto e dê um clique no comando Informações sobre o projeto. Depois de alguns instantes aparecerá a caixa de diálogo Informações sobre o projeto. 7

10 No campo Agendar a partir de é necessário definir se o projeto será iniciado a partir da data de início ou de término. Após definir, é importante informar a data que irá começar seu projeto usando o campo Data de início e confirme clicando no botão OK. Alterando Período Útil Como cada empresa pode ter um período de trabalho diferente é importante saber mudar. O calendário define os dias da semana e horários em que o projeto será realizado. Para ativar o calendário basta clicar no menu Ferramentas, em seguida no comando Alterar Período Útil. 8

11 Na janela Alterar Período Útil pode ser criado um calendário usando o botão Criar Novo Calendário. Em alguns instantes será aberta a janela Criar novo calendário base. Nesta janela podemos definir um nome para o calendário digitando no campo Nome, ativando a opção Criar novo calendário base e confirmar clicando no botão OK. Para alterar o mês é usada a Barra de rolagem para deixar ativo o mês escolhido na caixa de diálogo Informações sobre o projeto. 9

12 Criando as folgas Na parte inferior da janela temos duas guias. Guia Exceções e Semanas de Trabalho. Na guia Exceções podemos definir um feriado, basta selecionar o mês que tenha algum feriado em seguida o dia. É necessário que seja preenchido os seguintes campos: - No campo Para calendário esteja com o calendário criado ativo; - Na coluna Nome digitar o nome do feriado; - Na primeira célula da coluna Início aparecerá a data do feriado; - Clicar no botão Detalhes para definir outras informações. Na janela Detalhes deixe a opção Folga marcada, pois assim deixa de ser um dia útil neste calendário. 10

13 No item Padrão de recorrência podemos definir a freqüência que essa exceção acontece e após definir todos os detalhes, basta clicar no botão OK. Com a opção de início e término no mesmo dia, ou seja, se fosse um feriado prolongado, poderíamos definir outra data para o término. Na guia Semanas de Trabalho podemos alterar os horários de trabalho da semana para esse projeto. Selecionando a primeira célula da coluna Início, dê um clique no botão Detalhes. Em alguns instantes será aberta a janela Detalhes de '[Padrão]' nesta janela você deverá fazer algumas alterações: -Na caixa Selecionar dia(s): deverá selecionar um de cada vez; -Ativar a opção Definir dia(s) para os períodos de trabalho específicos; -Nas colunas De e Para colocar os horários que deverão ser seguidos durante o projeto. 11

14 Na caixa Selecionar dia(s) você deverá alterar um de cada vez, em seguida confirmar as janelas. Quando você cria seu próprio calendário para seu projeto é necessário definí-lo como padrão, para isso ative as seguintes opções: -Ativar o menu Projeto; -Clicar no comando Informações sobre o projeto; -No drop-down do campo Calendário ative o calendário que você criou. 12

15 Definindo as Informações do Projeto É preciso também definir as informações sobre as propriedades do projeto. Essas propriedades são detalhes do projeto, como: assunto, gerente, etc... Para definir estas propriedades é usado o menu Arquivo e a opção Propriedades. Depois de alguns instantes aparecerá a caixa de diálogo Propriedades do seu projeto, nela digite as informações necessárias e clique no botão OK. Introduzindo tarefas e durações As tarefas são basicamente o "centro das atenções" do Project. Os recursos e as configurações são direcionados às tarefas que compõem um projeto. Definir a duração de cada tarefa é muito importante para o nosso projeto. O Project utiliza a duração das tarefas para calcular a data de início ou também de término do projeto. 13

16 Antes de inserir uma tarefa é preciso visualizar o projeto no modo Gráfico de Gantt. Este modo é composto por uma tabela e um diagrama de barras horizontais que representam a duração das tarefas do seu projeto. A primeira célula da coluna Nome da tarefa deverá ser selecionada e em seguida ser digitado o nome da tarefa. Note na imagem anterior que ao teclar <Tab>, a primeira célula da coluna Duração já aparece por padrão a duração estimada de 1 dia para a tarefa. O sinal de interrogação (?) é usado após o DIA, quando ainda não se sabe o tempo exato para efetuar um determinado trabalho, ou seja, esse sinal representa a estimativa de uma tarefa. Para modificar a duração mantenha selecionada a célula da coluna Duração e digite o valor ou ainda pode usar as setas. Veja um exemplo de tarefas inseridas em um projeto. Observe que ao inserir as tarefas, o Project cria um gráfico representando a duração das tarefas. 14

17 Criando backups e senhas de proteção Fazer cópias ou backups é muito importante, pois pode voltar o projeto a um ponto específico sem precisar refazê-lo caso o arquivo original tenha sido apagado ou corrompido. Para fazer uma cópia automática ao salvar, é necessário ativar o menu Arquivo e clicar no comando Salvar como. Na parte inferior do lado esquerdo da janela Salvar como, clique no drop-down do botão Ferramentas em seguida no item Opções Gerais. 15

18 Criando backups e senhas de proteção Surgirá a janela Opções de gravação, nesta janela é necessário ativar a opção Sempre criar cópia de backup. Podemos, ainda, colocar senhas para impedir o acesso aos dados do arquivo por usuários maliciosos. Bastando digitar uma senha no campo Senha de proteção e para criar uma senha para gravação do arquivo, basta digitar outra senha no campo Senha de gravação. Ao confirmar a criação do backup clicando no botão OK desta janela, volta-se para a janela do Salvar como; neste momento basta clicar no botão Salvar que surgirá a janela Microsoft Office Project. Esta janela está afirmando que já existe um arquivo com este nome, confirme clicando no botão OK. Abrindo um arquivo de backup. Para verificar o arquivo de backup é necessário clicar no menu Arquivo, em seguida no comando Abrir ou tecle <Ctrl>+<A>. 16

19 Na janela Abrir, ative o drop-down do campo Arquivos do tipo e clique na opção Todos os arquivos. Assim aparecerá um arquivo com o mesmo nome, mas com outra extensão. Veja uma figura de exemplo: Se fosse necessário abrir este arquivo bastaria selecionar o arquivo de backup e clicar no botão Abrir. Movendo tarefas dentro da lista O Project possui um recurso de mover tarefas. Movendo as tarefas podemos organizá-las mesmo depois que já foram inseridas no Project. Antes de mover alguma tarefa, é preciso selecionar uma linha ou mais, para isso, posicione o ponteiro do mouse perto do número, segure e arraste até o local desejado. 17

20 Para mover as tarefas, posicione o ponteiro do mouse perto do número dela até que ele se transforme em uma seta normal e embaixo uma seta de quatro pontas. Então clique, mantenha pressionado o botão do mouse e arraste as tarefas entre os números desejados. Inserindo tarefas na lista e adicionando marco Para inserir tarefas dentro do projeto é preciso selecionar a célula desejada, clicar sobre o menu Inserir e depois sobre o comando Nova tarefa. 18

21 Digite a nova tarefa com a duração. As tarefas com uma duração zero (0) são chamadas de Marcos. As tarefas marco representam o término de um evento, fase ou outro objetivo mensurável do projeto. Quando uma tarefa se torna um marco, a barra de Gantt muda para um marcador em forma de losango, com a data em que ocorre à esquerda do marcador. Cada projeto deve ter pelo menos um marco. Estruturando um Projeto em Tópicos Uma estrutura de tópicos pode ser criada para tornar mais fácil a leitura de listas de tarefas longas para dividir um projeto em fases distintas ou para criar uma visualização de alto nível do projeto para fins administrativos. Os botões da estrutura de tópicos estão localizados na Barra de Ferramentas de Formatação, são usados para criar e apresentar a estrutura. Estes são disponíveis apenas nos modos Gráficos de Gantt, Planilha de tarefas e Uso da tarefa. Os botões estão descritos a seguir: 1. Recuo para a esquerda: Alinha uma tarefa a um nível mais alto. 2. Recuo: Alinha uma tarefa a um nível inferior. Recuar cria uma tarefa de resumo abaixo. 3. Mostrar subtarefas: Expande a tarefa de resumo para mostrar a subtarefas. 4. Ocultar subtarefas: Contrai a tarefa de resumo para ocultar as subtarefas. 19

22 5. Ocultar atribuições: Nos modos Uso de recurso e Uso da tarefa, apresenta as atribuições de recurso com recuos semelhantes ao das subtarefas. 6. Mostrar todas as subtarefas: Apresenta todas as subtarefas da estrutura de tópicos. Veja o exemplo de um projeto já com a estrutura de tópicos. Exibindo os números nos Tópicos É possível criar uma lista numerada entre tópicos. Isso é útil para localizar as tarefas dentro de um projeto. 20

23 Para numerar os tópicos, é preciso clicar no menu Ferramentas e depois sobre o comando Opções. Surgirá a janela Opções. Nela a guia Exibir deverá ficar ativa. Para finalizar é preciso ativar a opção Mostrar número da estrutura de tópicos localizada na parte inferior e clicar no botão OK para confirmar. Projeto com estrutura de tópicos numerada. 21

24 Estabelecendo Dependências de Tarefa Quando uma tarefa é introduzida inicialmente no Project, ela é programada para começar na data de início do projeto. Vinculando as tarefas, você estabelece uma dependência que determina a seqüência de tarefas. Por conseguinte, o Project agenda as tarefas definindo as datas de início e término de cada tarefa. Existem quatro tipos de dependência de tarefas: Para criar uma dependência padrão Término-a-Início, selecione as tarefas desejadas. Com as tarefas selecionadas é preciso clicar no botão Vincular tarefas na barra de ferramentas. 22

25 Observe que agora uma tarefa só começa se ocorrer o término da tarefa anterior. Existem tarefas que são executadas ao mesmo tempo. Para alterar este tipo de dependência (Término-a-Início), clique duas vezes na seta que indica a dependência entre as tarefas. Surgirá a janela Dependência entre tarefas. Nela selecione a opção Início-a-Início na caixa Tipo:, depois clique sobre o botão OK para confirmar. Este é um exemplo de gráfico após a alteração de dependência. 23

26 Para desvincular totalmente uma tarefa, isto é, tirar seu predecessor e seu sucessor, basta clicar no botão Desvincular tarefa localizado na barra de ferramentas Padrão. O Project também permite alterar a data de início de cada tarefa. Para isso, clique no drop-down da célula desejada da coluna Início e mude o Mês, o Ano e a Data. Copiar e colar tarefas Para copiar uma tarefa é necessário selecioná-la, em seguida ativar o botão Copiar. 24

27 Agora é preciso ativar a célula onde deverá ficar o conteúdo e clicar no botão Colar. Atribuindo Recursos Recursos são as pessoas, locais e itens necessários para completar uma tarefa. Um projeto pode ser agendado com ou sem atribuição de recursos às tarefas, contudo, se você não atribuir recursos, haverá menos responsabilidade pelo término das tarefas e menos flexibilidade no planejamento. Ao atribuí-los, você poderá controlar melhor a quantidade de trabalho em uma tarefa, o custo do trabalho e o andamento do projeto. Para atribuir os recursos em um projeto é preciso clicar no botão Atribuir recursos na Barra de ferramentas. Agora para atribuir os recursos às tarefas, selecione a tarefa do projeto, na caixa de diálogo Atribuir recursos clique sobre o recurso responsável por executar esta tarefa em seguida clique no botão Atribuir. 25

28 Depois que o recurso é atribuído à tarefa, uma marca de seleçãoaparece ao lado do nome do recurso, e um valor de unidade de 100% é apresentado. Após atribuir os recursos nas tarefas, use o botão Fechar da janela Atribuir recursos. Inserindo Tarefa Recorrente Este é o tipo de tarefa que se repete várias vezes dentro de um projeto. Por exemplo, podemos programar o dia que começará a reunião e até quando vai ter. Para inserir uma tarefa recorrente é preciso clicar no menu Inserir em seguida no comando Tarefa recorrente. Em alguns instantes será aberta a janela Informações sobre Tarefas Recorrentes. 26

29 Após inserir as informações necessárias, basta clicar no botão OK para confirmar. Esta tarefa irá se repetir enquanto o projeto estiver em andamento. Note que nos referimos à duração através de horas, e todo o nosso projeto estava sendo definido em dias. Não se preocupe, o Project cuidará de fazer a conversão para nós. Veja neste exemplo que foram agendadas todas as Terças-feiras durante o projeto e também foi remanejado para o próximo dia se houver feriado. Se desejar também poderá ativar o campo Termina após e configurar a quantidade de ocorrências, sendo assim definida a quantidade, essa tarefa se encerra após o tempo determinado, por exemplo, se você definir 4 semanas ela se encerrará após quatro semanas. A tarefa recorrente pode ser colocada em qualquer lugar no projeto, bastando selecionar uma célula e inserir. A nova tarefa será inserida abaixo da linha correspondente ao campo. No Project podemos Restringir tarefa. Para isso é necessário dar um duplo clique na célula que deseja restringir, em seguida surgirá a janela Informações sobre a tarefa 27

30 Para alterar ative o campo Prazo final: e mude a data, se tiver um calendário próprio, basta selecionar o nome do seu no campo Calendário. Feitas as alterações, é só confirmar clicando no botão OK. Observe que o projeto tem um prazo final definido, representada por uma seta na parte do gráfico. Análises PERT A análise PERT é utilizada quando temos divergência em questão de tempo de duração para concluir uma tarefa. Podemos ativar a barra de ferramentas usando o caminho, menu Exibir, siga até o comando Barra de Ferramentas e clique sobre a opção Análise PERT assim ela será exibida no programa. 28

31 Ao clicar no botão Planilha de entrada PERT será ativa a visualização do modo PERT, neste modo temos a opção de incluir até três tipos de durações para as tarefas: Na Duração otimista, será colocado o período de duração mínima para concluir a tarefa; Na Duração pessimista, será colocada a duração máxima que a tarefa pode ter; Na Duração esperada, será colocada a duração provável do tempo que a tarefa levará para ser executada. Veja um exemplo com essas colunas preenchidas: O Project tem o botão Calcular PERT e assim o campo Duração poderá ser recalculado. Para obter o novo resultado leia as informações da janela Análise PERT e clique no botão Sim. 29

32 A duração estimada é calculada e o número de dias do campo Duração é alterado. Para sair deste modo basta ativar o menu Exibir e clicar no modo Gráfico de Gantt. Atrasos O recurso Atraso é utilizado para saber quanto tempo ainda pode se gastar para concluir uma tarefa, sem que prejudique outras. Para ativar o modo de visualização é preciso clicar no menu Exibir, em seguida clicar no comando Mais modos de exibição que em alguns instantes será aberta a janela Mais modos de exibição. Selecione a opção Gantt detalhado e clique no botão Aplicar. 30

33 Novamente o menu Exibir, siga até o comando Tabela: Atraso, clique na opção Mais tabelas, selecione a opção Atraso e por fim clique no botão Aplicar. Use as Barras de rolagens para localizar o início do projeto. Note que no gráfico de exemplo aparecem linhas mais finas, com numerações informando quanto tempo ainda tem para que aquela tarefa seja concluída. 31

34 Utilizando recursos Para ativar a planilha de recursos podemos usar dois caminhos, veja a seguir: -Na Barra de modos clicando no botão Planilha de recursos. -Ativando o menu Exibir e clicando no comando Planilha de recursos. Por padrão, todos os recursos vêm definidos como Trabalho. Recursos classificados como trabalho diz respeito às pessoas e equipes necessárias para realizar o projeto. Para alterar o recurso para material, selecione a célula, clique no drop-down da célula que deseja alterar, em seguida dê outro clique na opção Material. Agora os recursos Cimento e Tinta passaram a ser um recurso Material. Recurso materiais, como o nome diz, são os materiais necessários para realização do projeto. Uma nova opção no Project é o tipo de recurso Custo. Este recurso mantém um custo fixo, como passagens de avião que podem ser necessárias para realizar alguma tarefa. 32

35 Na coluna Unidade do Material podemos colocar a quantidade de recurso que será utilizada. Neste caso, o recurso deve ser necessariamente um recurso Material. A Unidade do material é o tipo de unidade que aquele material possui, por exemplo, litros, caixas, metros. Aplicar Custos para os recursos Note que temos três campos relacionados aos custos de um recurso. Taxa de Hora Extra: só é utilizado para recursos de trabalho; Taxa Padrão: os custos de recursos de trabalho são colocados por hora neste campo; Custo por uso: podemos inserir um custo por uso, tanto para recursos materiais como para recursos de trabalho caso exista hora extra no projeto. 33

36 Após preencher, por exemplo, a coluna Taxa padrão já é possível visualizar o custo de cada recurso. Essa visualização é apresentada também na janela Atribuir recursos. Compartilhamento de recursos O Project permite compartilhar recursos entre projetos ou mesmo criar um banco de recursos para ser utilizado em diversos projetos. Para fazer o compartilhamento de recursos entre projetos é preciso mudar o modo de visualização clicando no botão Planilha de recursos do lado esquerdo. É necessário que o projeto já tenha seus recursos preenchidos, em seguida você pode ativar o menu Arquivo, clicar no comando Salvar como, no campo Nome do arquivo digitar um nome e clicar no botão Salvar. Mantenha a lista de recursos aberta. Este compartilhamento pode ser feito em um arquivo em branco ou um projeto que você já tenha começado. nosso exemplo foi compartilhado em um arquivo novo. 34

37 Com um arquivo em branco aberto, será ativado o menu Ferramentas, em seguida o comando Compartilhamento de recursos, então clique na opção Compartilhar recursos. Na caixa de diálogo Compartilhar recursos, deverá ser selecionada a opção Usar recursos. No item Em caso de conflito com informações sobre recursos ou calendário definimos que ação o Project deve tomar em caso de conflito de calendário ou informações. Mantenha a opção padrão, que dá prioridade à lista de recursos que será utilizado. Para finalizar clique no botão OK. Neste exemplo foi usado um projeto em branco, para visualizar a lista de recursos é preciso mudar o modo de visualização para Planilha de recursos. 35

38 Modos de exibição Os modos de exibição Uso dos recursos e Uso da tarefa são dois modos que permitem uma visualização melhor das atribuições dos recursos às tarefas. O modo de exibição dos recursos é ativado através do menu Exibir e clicando no comando Uso da tarefa. Este modo de exibição permite visualizar a tarefa e o recurso atribuído a ela. Podemos também visualizar facilmente as horas de trabalho, a duração, o início e o término de cada tarefa. À direita visualizamos a distribuição do recurso de acordo com a disponibilidade ou quantidade. O outro modo também é ativado no menu Exibir, clicando no comando Uso dos Recursos. Essa visualização permite verificar os recursos e as tarefas a que eles estão atribuídos. Também podemos visualizar o total de horas de uso de um recurso. 36

39 À direita podemos visualizar o uso do recurso por período trabalhado. Relatórios de informações Com o Project 2007, você conseguirá imprimir relatórios detalhados de tudo o que precisa, e apenas o que precisar se você desejar, em poucos instantes. Através desta barra pode ser feita a impressão de relatórios e visualização dos custos do projeto. Para exibir a barra, é necessário ativar o menu Exibir e clicar no comando Ativar Guia do Projeto. Um dos modelos de relatórios pode ser montado através da guia Relatório, em seguida selecionada a opção Selecionar um modo de exibição ou um relatório assim será ativada a próxima etapa, nela selecione a opção Exibir ou analisar informações sobre o projeto com um modo de exibição. Selecione o modo de exibição Calendário, clique no botão Aplicar este Modo de exibição. 37

40 O relatório é exibido como modo de exibição. Relatório Visual 38

41 O Relatório Visual é montado através da guia Relatório, nela será ativada a opção Selecione um modo de exibição ou um relatório em seguida escolha a opção Criar um relatório de projeto e clique na opção Exibir Relatórios Visuais. Em alguns instantes será aberta a janela Relatórios Visuais - Criar Relatório, na guia Todos é preciso selecionar um dos relatórios e clicar no botão Exibir assim ele será processado. 39

42 Ao terminar o processamento do Relatório Visual será aberto o programa do Excel, pois assim terá uma boa visualização. Imprimir um modo de visualização como relatório Para imprimir um modo de visualização como relatório, basta clicar no botão Relatório, ativar a opção Selecionar um modo de exibição ou um relatório. Nesta etapa é preciso selecionar a opção Criar um relatório de projeto, em seguida clicar na opção Exibir Relatórios. Surgirá à janela Relatórios, assim você poderá selecionar uma das opções e clicar no botão Selecionar. Em alguns instantes surgirá a janela Relatórios de carga de trabalho; nesta janela é preciso escolher uma das opções e também clicar sobre o botão Selecionar. Em alguns instantes surgirá o resultado do relatório. Com a visualização podemos configurar a página de impressão, clicando sobre o botão Configurar página; nesta página podemos modificar a página na guia Página, alterar as Margens, o Cabeçalho e o Rodapé. 40

43 Imprimir o Projeto Para imprimir o projeto a opção Gráfico de Gantt tem que ficar ativa. Na Barra Guia do Projeto, ative a guia Relatório, selecione a opção Imprimir o modo de exibição atual como um relatório. Na etapa Imprimir Modo de Exibição Atual, ative uma das opções e clique no botão Visualizar Impressão. Assim será mostrada a quantidade de páginas definidas do projeto. 41

44 Para imprimir este modelo de relatório é preciso clicar no botão Imprimir e fechar o modo de visualização. Visualizar os custos de um projeto Na visualização do custo do um projeto é preciso ativar a barra Guia do Projeto, depois a guia Relatório em seguida selecionar a opção Ver os custos do projeto. Na opção Custo do Projeto, caso você ainda não tenha salvado uma linha de base, será necessário salvar uma agora, do contrário o processo continuará normalmente. Para fazer isso basta clicar na opção salvar uma linha de base, na próxima etapa será ativo o botão Salvar Linha de Base, clique sobre ele. Ao clicar neste botão surgirá logo abaixo uma confirmação. Para continuar, clique novamente no botão Relatório da barra de ferramentas da Guia do Projeto. 42

45 Só depois de salvar a linha de base o processo poderá seguir normalmente, repita o processo clicando em Ver os custos do projeto, assim, os custos de seu projeto serão visualizados. Preparando o Plano de Linha de Base No preparo da linha de base, a barra de ferramentas Guia do projeto tem que estar ativa para usar a guia Controlar e ativar a opção Preparar o controle do progresso do projeto. 43

46 Esta etapa refere-se ao Project Server, como não o estamos usando, podemos pular essa etapa marcando a opção Não, em seguida clicar na em Continuar com Etapa 2. Observe que o Project possui três métodos de controle. 1. O primeiro método proporciona o controle com uso de porcentagem de trabalho concluído. É um método simples e mais ágil, mas não é exato. 2. O segundo método permite o controle do trabalho já concluído para calcular o tempo restante. 3. O terceiro método é o mais complexo, contudo, mais preciso. Ele possibilita o controle com base nas horas trabalhadas e recursos utilizados. Neste curso, foi selecionada a terceira opção e em seguida você poderá clicar na opção Salvar e Concluir para continuar e assim o modo de exibição é ativado. 44

47 Verificando o progresso do projeto Verificar o processo do projeto A verificação do processo é feito através da guia Controlar, selecionar a opção Verificar o progresso do projeto assim pode ser acompanhadas as tarefas que já foram concluídas, as que estão atrasadas e as que estão no prazo. Atualizar o processo do projeto. É preciso selecionar uma das células do projeto, ativar o menu Ferramentas, o comando Controle e clicar na opção Atualizar Tarefa. Depois de alguns instantes aparecerá a janela Atualizar tarefas. Nesta janela podemos informar se a tarefa selecionada já foi ou não concluída usando os campos % concluída ou o campo Duração real. Após atualizar o projeto, o gráfico pode ser visto através do modo Gráfico de Gantt, neste gráfico note que em cada tarefa atualizada existe uma linha preta, indicando que foram concluídas ou não. 45

48 Não esqueça que o ideal é manter um padrão de atualização de acordo com seu projeto, mas sempre mantê-lo atualizado. Atrasando Tarefas Podemos utilizar o Atraso e Adiantamento de nossas tarefas dependendo da necessidade do projeto. Para atrasar basta dar um duplo clique na linha de vínculo entre as tarefas, assim a janela Dependência entre tarefas será exibida. Nesta janela, digite no campo Latência o valor referente aos dias de atraso e depois confirme. Tarefa atrasada. 46

49 Quando uma tarefa é adiantada, é necessário digitar no campo Latência um valor negativo. Veja um exemplo: Tarefa adiantada. Exibindo estatísticas do projeto Todos os custos do projeto já foram definidos, sendo assim, já podem ser visualizadas as estatísticas do projeto. Para isso, clique sobre o menu Projeto e escolha a opção Informações sobre o projeto. Para a visualização é preciso clicar sobre o botão Estatísticas para ser exibida a janela com várias informações sobre o projeto. 47

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