ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

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1 FIEP SESI SENAI IEL Federação das Indústrias do Estado da Paraíba Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial Departamento Regional da Paraíba MÓDULO I - DOCUMENTAÇÃO: ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Campina Grande 2011

2 2 É autorizada reprodução total ou parcial deste material, por qualquer meio ou sistema desde que a fonte seja citada. Informamos que não será permitida qualquer alteração neste material, sem que haja autorização da UNIEP. SENAI. PB. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO: Aprendizagem/SENAI Departamento Regional da Paraíba. Campina Grande, Organização de Documentos CDD SENAI Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial Departamento Regional da Paraíba Avenida: Manoel Guimarães 195 José Pinheiro CEP: Campina Grande PB Fone: (83) Fax: (83) senaipb@fiepb.org.br Home page:

3 3 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO DOCUMENTOS Natureza dos Documentos Tipos de Documentos ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Conceito de Organização de documentos Ambiente O Módulo de Informatização de Arquivos Físicos Possui 07 Inúmeros Recursos Vantagens PROTOCOLO PROCESSOS ADMINISTRATIVOS Fluxo de Documentos Objetivo Classificação de Ferramentas do Workflow Workflow, Racionalização do Trabalho e Gestão Eletrônica de 12 Documentos Benefícios do Workflow + Gestão Eletrônica de 12 Documentos Armazenamento Eletrônico ou Imaging Objetivos PRAZOS LEGAIS PARA GUARDA DE 14 DOCUMENTOS Competência - Previdenciária Competência - Trabalhista Competência Federal - Tributária Competência Estadual - Fiscal Competência Municipal - Fiscal SISTEMA DE CONTROLE DE OCUMENTOS Comparativo Sistema de Controle de Documentos e Dados REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 26

4 4 1. INTRODUÇÃO A gestão documental abrange a administração das áreas ocupadas, dos equipamentos utilizados e o pessoal especializado. O presente material propõe rotinas para gerenciamento dos documentos que compõem os tipos de documentos, seu controle, incluindo processos administrativos, o fluxo de documentos, prazos e atualizações de dados cadastrais. A organização de documentos é essencial para que a empresa possa desenvolver suas atividades com mais eficiência e eficácia e para que os resultados sejam alcançados com maior rapidez.

5 5 2. DOCUMENTOS É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma ATIVIDADE NATUREZA DOS DOCUMENTOS Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhecê-los: 1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, mapa. 2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações contidas no documento. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma. 3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual(filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides); textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, CD-ROM) TIPOS DE DOCUMENTO É a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.

6 6 3. ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS 3.1. CONCEITO DE ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS Entende-se por gestão de documentos o controle planificado e sistemático das normas, métodos e procedimentos que regem a criação, manutenção, utilização e prazos de conservação dos documentos gerados pelas atividades de um organismo público ou privado, bem como seu encaminhamento final para conservação permanente ou descarte AMBIENTE Ambiente de trabalho organizado e limpo, entre diversas outras vantagens que o correto acondicionamento e catalogação dos arquivos internos podem proporcionar. A organização e informatização de arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de sistemas de organização e gerenciamento de arquivos O MÓDULO DE INFORMATIZAÇÃO DE ARQUIVOS FÍSICOS POSSUI INÚMEROS RECURSOS Indexação dos documentos mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e campos configuráveis: departamento, título, nomes, datas e números, possibilitando personalizar o sistema a características específicas da sua empresa; Impressão dos rótulos das caixas e pastas; Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para alocação de cada unidade integrante do acervo na sede da empresa; Definição automática do local de arquivamento de novos documentos, conforme seu título documental; Criação da central de atendimento;

7 7 Controle de empréstimo de documentos, com impressão de protocolos; Histórico das solicitações e devoluções; Controle de temporalidade, com relatório de documentos a serem expurgados; Realização de consultas com possibilidade de filtragem em variados níveis; Categorias de permissão conforme o usuário, com restrições de acessos a índices e documentos predeterminados, e ainda delimitações para consulta, inclusão, exclusão de documentos e operação de funções avançadas VANTAGENS Disponibilização de espaço físico; Organização física adequada; Sistema de identificação visual; Padronização dos métodos de arquivamento; Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos; Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos; Redução de custos com a administração e manutenção do acervo; Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos; Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos. 4. PROTOCOLO Conjunto de operações e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar, garantir a imediata localização e recuperação do documento. Garantido assim o acesso a informação.

8 8 DICA LEGAL: PROTOCOLO A atividade de protocolo é uma atividade típica de arquivo corrente. É a fase em que os documentos são criados. O Protocolo realiza as seguintes atividades/operações: Recebimento : Receber os documentos produzidos pela instituição ou outras instituições, que para lá foram encaminhados. aqueles produzidos por Registro : Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básico do Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado); Os dados são utilizados para localização do documento. documento; Autuação: Documentos são transformados em processo abertura de processo; Inserção de capa específica; Numeração das páginas; Atribuição de nº de identificação do processo. Classificação : Uma vez recebido no protocolo, o documento será analisado para identificar o assunto, classificando de acordo com o código de classificação de documentos; Documentos que estiverem em envelopes fechados devem ser abertos no protocolo. Os únicos que não são abertos no protocolo são: PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto). Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) deverão ser abertos, analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos seus destinatários. Expedição/Distribuição: Enviar os documentos para os seus destinatários. DISTRIBUIÇÃO: remessa de documentos para os destinatários dentro do próprio órgão. EXPEDIÇÃO: remessa de documentos para outro órgão.

9 9 Controle da Movimentação/Tramitação: Controle da Movimentação: é a atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos. Para recuperá-lo com agilidade quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação. É realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de protocolo) Tramitação de processo: é a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, feita em sistema próprio. 5. PROCESSOS ADMINISTRATIVOS 5.1. FLUXO DE DOCUMENTOS OBJETIVO O objetivo do fluxo de documentos é de gerenciar processos administrativos. É uma ferramenta chave na automação de processos, substitui o tramite de documentos em papel. Uma ferramenta de fluxo de documentos ou "workflow" é a de maior complexidade quanto à interface com o usuário. Ela possui funções de implementação de tomada de decisão, de desvio de processo, de atividades correlatas. Como as atividades de trâmite de documentos variam muito de empresa para empresa e mesmo de setor para setor, os produtos oferecidos no mercado rumaram para a especialização ou para um excesso de generalização. Na hora da escolha da ferramenta, uma idéia deve estar sempre em mente: a transição do processo em papel para o processo totalmente informatizado é especialmente difícil para os funcionários e por isso a interface deve ser a mais amigável possível.

10 CLASSIFICAÇÃO DE FERRAMENTAS DE WORKFLOW Tipo Nível de utilização de documentos Nível de atividades externas Ferramenta auxiliar Produção Alto Baixo Armazenamento óptico Administrativo Alto Alto Decisões, Regras de Desvio, Grupos de Trabalho e Gerenciamento de documentos Ad-hoc Baixo Baixo Groupware computing e Correio eletrônico Colaborativo Baixo Alto Gerenciamento de documentos, Gerenciador de tarefas, Gerenciador de formulários 5.2. WORKFLOW, RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO E GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS Workflow ou Fluxo de Trabalho é o processo onde as empresas estabelecem meios de automatizar e racionalizar os seus processos de negócio, estabelecendo melhores maneiras para realizar o trabalho dentro de uma organização. Quanto o fluxo de trabalho e atividades de uma empresa está otimizado, temos um enorme ganho tanto em eficiência, custos e até mesmo em produtividade, já que as atividades já foram previamente planejadas e descritas, não se perde mais tempo elaborando e repensando estratégias todas vez que um problema semelhante ocorre.

11 11 No contexto da administração e gestão da informação modernas, para poder se implementar um sistema eficiente de Workflow, como parte integrante do mesmo com certeza temos que implementar um sistema de gestão eletrônica de documentos ( GED ). A lógica é simples: como podemos racionalizar e organizar o método de trabalho de uma empresa se as informações dentro da mesma se encontram mau organizadas e são produzidas de forma caótica? No caso descrito acima o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos passa a ser parte integrante do sistema de Workflow, compondo um mecanismo ainda maior. Ao invés de termos um sistema simples de gestão eletrônica de documentos, temos um sistema chamado WfMs ( Workflow Management System ) que engloba além do processo de gestão da informação, também toda a questão do uso correto e racional da mesma, um sistema onde documentos, informações, dados e tarefas são repassados a todos os profissionais envolvidos, segundo um conjunto pré-estabelecido de regras e procedimentos BENEFÍCIOS TRAZIDOS PARA AS EMPRESAS QUE ADOTAM SISTEMAS DE WORKFLOW + GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS Sistemas integrados de gestão eletrônica de documentos e gestão de processos de trabalho, trazem os seguintes benefícios para a sua empresa: Integração de documentos, processos, personagens, sistemas de informação e conhecimentos gerais dentro da empresa em uma única esfera; Melhor controle do acervo documental ( digitalizado e físico ), tanto do ponto da produção da informação, quanto do uso da mesma, empregando em conjunto as ferramentas de controle do sistema de gestão eletrônica de documentos e também do sistema de workflow; Direcionamento do conhecimento da empresa do nível de pessoa para o nível de empresa, desta maneira o trabalho fica mais racional e menos dependente do talento e conhecimento individuais; Mapeamento e controle do fluxo das informações: com um processo mais organização de gestão e produção de documentos podemos controlar melhor por quem, onde e quando as informações foram acessadas; Eliminação ou redução da necessidade de mecanismos manuais de controle tais como cadernetas ou fichários, que estão mais sujeitos a erros e interferências do que sistemas eletrônicos de gestão de documentos;

12 12 Digitalização de documentos que anteriormente se encontravam em papel e restritos a poucas pessoas, para o formato eletrônico que é mais simples de ser distribuído e controlado; Melhor controle dos prazos e detalhes relativos ao organograma dos projetos, já que vai ser possível controlar quem e quando cada documento foi acessado; Registros unificados do histórico dos projetos bem como quais informações foram utilizadas nos mesmos. As informações são o maior patrimônio de uma empresa. Gerencia-las de modo eficiente e simples, faz toda a diferença para uma organização que quer se modernizar e se tornar mais competitiva ARMAZENAMENTO ELETRÔNICO OU "IMAGING" OBJETIVO Converção dos documentos, cujos originais estão na forma de papel ou microfilme, para o meio eletrônico de forma que possa ser consultado através da rede. A implantação de um sistema de armazenamento eletrônico de documentos ("Imaging") tem como metas: Uniformizar a fonte de consulta de documentos: papel, microfilme ou arquivos gerados em computador; Economizar espaço de armazenamento de papel; Permitir a consulta simultânea de pastas de documentos por diversas pessoas; Manter a integridade dos documentos.

13 13 6. PRAZO LEGAL PARA GUARDA DE DOCUMENTOS DA EMPRESA 6.1. COMPETÊNCIA PREVIDENCIÁRIA Documento Comunicação de Acidente do Trabalho CAT Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social GSP ao sindicato profissional Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD Comprovante de pagamento ou declaração do segurado Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS Documentos das entidades isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício etc.) Livro Diário Folha de Pagamento Guia da Previdência Social GPS Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias Livro Diário - Livro Razão Salário-Educação documentos relacionados ao benefício Salário-Família documentos relacionados ao benefício Tempo de guarda 10 ANOS Indeterminado permanente permanentes

14 COMPETÊNCIA TRABALHISTA Documento Acordo de compensação de horas Acordo de prorrogação de horas Adiantamento salarial Atestado de Saúde Ocupacional Autorização de descontos não previstos em lei Aviso prévio comunicado Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED Carta com Pedido de Demissão Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA - processo Eleitoral Comunicação de Acidente do Trabalho - CAT Contrato de trabalho Contribuição Financiamento da Seguridade Social - COFINS Controles de ponto Folha de Pagamento Fundo de Garantia do Tempo de Serviço FGTS depósitos Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical GRCS Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social GFIP e Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social - SEFIP Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social GRFC Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho LTCAT Livro Registro de Segurança Livro de Inspeção do Trabalho Livros ou fichas de Registro de Empregados Mapa Anual de Acidentes do Trabalho do SESMT Pedido de demissão Perfil Profissiográfico previdenciário PPP Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO Programa de Integração Social - PIS e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público PASEP Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Recibo de entrega do vale-transporte Recibos de pagamentos de férias Recibos de pagamentos de salários Recibos de pagamentos do 13º salário Recibos e abonos pecuniários Relação Anual de Informações Sociais - RAIS Relação dos depósitos bancários de salários Resumo Estatístico Anual Tempo de guarda Tempo de validade 2 anos 36 meses Indeterminado 30 anos 30 anos 30 anos 20 anos Existência de equipamento Indeterminado Indeterminado 2 anos 20 anos 20 anos 20 anos Indeterminado 3 anos

15 15 Seguro Desemprego Comunicado de Dispensa Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 2 anos 6.3. COMPETÊNCIA FEDERAL TRIBUTÁRIA Documento Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados) Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos) Contratos de seguros de bens documentos originais Contratos de seguros de pessoas documentos originais Contratos Previdenciários Privados Contribuição de intervenção no Domínio Econômico - CIDE Declaração de Ajuste Anual IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP) Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais - DCTF Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal DIPI-TIPI 33 Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias - DIMOB Declaração do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural - ITR Declaração Especial de Informações DIF - DIF - Bebidas - DIF - Cigarros - DIF - Papel Imune Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica - DIPJ Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais - DACON Demonstrativo de Notas Fiscais - DNF Demonstrativo do Crédito Presumido - DCP Extinção das debêntures - livros Imposto de Renda Pessoa Jurídica livros1 e documentos em geral: - Pessoa física considerada empresária - Pessoa jurídica lucro presumido - Pessoa jurídica lucro real - Pessoa jurídica lucro arbitrado - Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física) - Imunes e isentas - Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - Deduções do Imposto sobre a Renda Tempo de guarda 20 anos 20 anos

16 16 Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados - IE - comprovantes Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros - II - comprovantes Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores Mobiliários IOF comprovantes e informações Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI comprovantes de escrituração fiscal e contábil Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial - Livro Diário -Livro Razão Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativas Sociedades Anônimas S/A Títulos ou contratos de investimento coletivo Títulos de Capitalização - documentos originais Permanente Indeterminado 8 anos 20 anos 6.4. COMPETÊNCIA ESTADUAL FISCAL Documento Administradora de Cartão de Crédito ou de Débito arquivo magnético Declaração de informações e Apuração do Imposto Declaração do Simples Declaração para o Índice de Participação dos Municípios na Arrecadação do ICMS DIPAM (A, B, ME e Substitutiva) Demonstrativo de Crédito Acumulado - DCA Demonstrativo do Movimento de Gado - ICMS Documentos fiscais: Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A; Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2; Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF; Nota Fiscal de Produtor, modelo 4; Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6; Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7; Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; Conhecimento Aéreo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11; Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13; Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14; Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15; Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16; Despacho de Transporte,modelo 17; Resumo de Movimento Diário, modelo 18; Ordem de Coleta de Carga, modelo 20; Nota Fiscal de Serviço Tempo de guarda

17 17 de Comunicação, modelo 21; Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22; Manifesto de Carga. Documentos fiscais das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte: Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A; Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2; Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF; Nota de Produtor, modelo 4; Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7; Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Ordem de Coleta de Cargas, modelo 20. Guia de informação e Apuração GIA Eletrônica Guia Nacional de informação e apuração do ICMS Substituição Tributária GIA-ST Livros fiscais: Registro de Entradas, modelo 1; Registro de Entradas, modelo 1-A; Registro de Saídas, modelo 2; Registro de Saídas, modelo 2-A; Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3; Registro do Selo Especial de Controle, modelo 4; Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5; Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6; Registro de Inventário, modelo 7; Registro de Apuração do IPI, modelo 8; Registro de Apuração do ICMS, modelo 9; Livro de Movimentação de Combustíveis LMC; e, Livro de Movimentação de Produtos - LMP. Livros fiscais das Empresas de Pequeno Porte: Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A; Registro de Saídas, modelo 2 ou 2-A; Registro de Inventário, modelo 7; e, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6. Livros fiscais das Microempresas: Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A; Registro de Inventário, modelo 7; e, Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6. Operações com Combustível arquivo magnético Operações ou Prestações interestaduais arquivo magnético Regimes de Apuração Normal GARE Regimes de Apuração Simplificado Simples Paulista GARE Relação das Entradas e Saídas de mercadorias em Estabelecimento do Produtor Remessa Interestadual em Consignação industrial arquivo eletrônico

18 COMPETÊNCIA MUNICIPAL FISCAL Documento Declaração Anual do Movimento Econômico - DAME Declaração Eletrônica de Serviços DES Documentos fiscais: Nota Fiscal de Serviços - Tributados, série A; Nota Fiscal Simplificada de Serviços; Nota Fiscal de Serviços - Não-tributados ou Isentos, série C; Nota Fiscal de Serviços - Remessa ou Devolução, série D; Nota Fiscal de Serviços - Estacionamento, série E; e, Nota Fiscal-Fatura de Serviços. Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza comprovantes de Recolhimento Livros fiscais: Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados (modelo 51); Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros (modelo 53); Registro de Movimento de Ingressos em Diversões Públicas (modelo 54); Registro de Serviços; Tomados de Terceiros (modelo 56); Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências (modelo 57); e, Registro de Impressão de Documentos Fiscais (modelo 58). Taxa de Fiscalização de Anúncios TFA Taxa de Fiscalização de Estabelecimento TFE Tempo de guarda 5anos

19 19 7. SISTEMAS DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 7.1. COMPARATIVO ENTRE TRÊS SISTEMAS DE CONTROLE DE DOCUMENTOS E DADOS Sistema Manual X Intranet X Software Para Controle De Documentos (QualityDoc) RECURSOS NECESSÁRIOS A UM BOM SISTEMA DE CONTROLE DE DOCUMENTOS 1) Permitir acesso seletivo aos usuários interessados, evitando divulgação de informações sigilosas. 2) Impedir cópias não autorizadas de documentos. 3) Permitir rápida divulgação de documentos na empresa. TIPO DE SISTEMA M I S A N O N T F U R T A A W L N A E R JUSTIFICATIVA T E X X SISTEMA MANUAL: O usuário tem acesso apenas às pastas que contém os documentos que lhe interessam. INTRANET: Qualquer usuário que acesse a Intranet poderá também acessar qualquer documento publicado nela. Isto reduz a segurança das informações. Software QualityDoc: O acesso aos documentos é controlado através das senhas de acesso de cada usuário. Cada usuário terá permissão para acessar apenas um determinado grupo de documentos para os quais tenha permissão. X X X SISTEMA MANUAL: Em princípio, nada impede que um usuário tire uma fotocópia de um documento que esteja em uma pasta à qual tem acesso. INTRANET: Qualquer usuário pode imprimir qualquer documento que esteja sendo divulgado através da rede. Software QualityDoc: As permissões para impressão de documentos são controladas através do tipo de permissão dada à cada usuário. Assim, um usuário poderá consultar um documento, mas se não tiver permissão, não poderá imprimi-lo. SISTEMA MANUAL: As pastas onde um documento deva ser publicado deverão ser atualizadas com cópias das últimas revisões de cada documento, e alguém precisará fazer isto, imprimindo as cópias, protocolando-as, entregando-as nas pastas e recolhendo as cópias obsoletas. Este é um processo demorado. INTRANET: Os documentos, uma vez publicados na rede, ficarão acessíveis à todos, entretanto alguém

20 20 4) Informar as pessoas responsáveis, sobre atividades pendentes que estão aguardando por uma ação delas (documentos para aprovação, conhecimento, etc). 5) Garantia de que não haverão versões desatualizadas de documentos no sistema. X X deverá efetuar essa publicação e isso não é imediato, além de exigir também uma atualização manual das listagens de controle. Software QualityDoc: Cada documento emitido através do programa fica imediatamente disponível para acesso aos usuários interessados e o programa ainda envia uma mensagem automática à esses usuários, através de , informando-os de que há um documento novo, já aprovado, para conhecimento. As listagens de controle são automaticamente atualizadas pelo QualityDoc. SISTEMA MANUAL: Cada documento precisa circular fisicamente na empresa, coletando as assinaturas dos responsáveis. Isso toma tempo e exige que alguém efetue o controle desses documentos que estão em circulação. Depois, as listagens de controle e os controles de alterações também precisam ser atualizados. Se algo for esquecido, a falha poderá não ser percebida até que o sistema seja auditado. INTRANET: Da mesma forma que no sistema manual, antes de ser publicado na rede, um original de cada documento precisa circular fisicamente entre os responsáveis pelas aprovações e depois o original aprovado ainda precisará ficar armazenado em uma pasta, pois a Intranet serve apenas para divulgação e não para controle. Alguém precisará controlar manualmente a circulação, o arquivamento e as alterações efetuadas nesses originais. Software QualityDoc: O programa envia automaticamente, através de s, pendências aos usuários responsáveis por alguma atividade no programa (aprovar um documento, efetuar um treinamento, ler um documento, verificar o prazo de validade de um documento, etc). Quando o usuário abre o programa, visualiza uma listagem com as suas pendências e o programa ainda irá orientá-lo nos passos necessários para a solução de cada pendência. O QualityDoc é um software iterativo, que trabalha junto com o usuário, orientando-o sempre que necessário. SISTEMA MANUAL: Como o sistema manual depende de alguém para atualizar as listagens de controle, efetuar a substituição dos documentos nas pastas pelos documentos na última revisão e recolher as cópias desatualizadas, podemos esperar falhas humanas nesse processo. INTRANET: Da mesma forma que o sistema manual, alguém precisará atualizar as listagens de controle e efetuar a substituição das cópias dos documentos publicados na rede por cópias atuais. Esse processo

21 21 6) Rapidez e facilidade de operação. ficará sujeito a falhas humanas. Software QualityDoc: O próprio programa se encarrega de mudar os números das revisões dos documentos sempre que há alterações nesses documentos e divulgar cada documento apenas na sua última revisão, tornando impossível o acesso dos usuários à revisões obsoletas, as quais serão automaticamente enviadas para o arquivo morto. Nos casos em que houverem sido impressas cópias físicas de documentos, o programa emitirá mensagens de alerta informando os locais onde essas cópias se encontram, para que sejam efetuadas as substituições por cópias atualizadas. X SISTEMA MANUAL: No sistema manual, os documentos precisam ser impressos para serem aprovados, depois precisam ficar armazenados em pastas e essas pastas e os seus respectivos conteúdos precisam ser controladas através de listagens de controle que precisam constantemente ser atualizadas. É necessário que se tenha um controle das alterações sofridas por cada documento. Há documentos que possuem prazos de validade e que precisam ser monitorados, etc. Alguém precisa se dedicar ao controle dessas atividades. INTRANET: Da mesma forma que no sistema manual, os documentos precisam ser impressos para serem aprovados e depois os originais precisam ser armazenados em pastas controladas através de listagens de controle que precisam constantemente ser atualizadas por alguém, etc. Além disso, há ainda o sistema da própria Intranet, que precisa ser atualizado, pois os menus e links de acesso aos documentos precisam ser atualizados por alguém que entenda de edição de home pages e tenha autorização para editar a Intranet, pois esse tipo de atividade não poderá ser feito por qualquer um, sob pena de o conteúdo da Intranet virar uma bagunça. Software QualityDoc: Cada documento registrado no QualityDoc passa imediatamente a ser controlado pelo programa, dispensando a atuação de quem quer que seja, pois o próprio sistema se auto-administra, solicitando, quando necessário, a atuação das pessoas responsáveis pelas correções nos documentos, aprovações, treinamentos, leituras ou emissões dos documentos. Todos os controles de acesso aos documentos são efetuados pelo programa e todas as atividades pendentes são enviadas automaticamente às pessoas responsáveis. Todas as listagens de documentos são atualizadas automaticamente e o sistema está sempre sob controle, independe da