Relato da Iniciativa

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1 1 Relato da Iniciativa 5.1 Nome da iniciativa ou projeto Novo portal institucional da Prefeitura de Vitória ( 5.2 Caracterização da situação anterior A Prefeitura de Vitória está presente na Internet com um site oficial desde janeiro de O projeto, elaborado pela empresa Universo OnLine (UOL) e implantado pela então Coordenadoria de Comunicação, utilizou tecnologia não dinâmica e os conteúdos foram organizados com base na estrutura administrativa da Prefeitura, composta por secretarias. Dessas duas escolhas derivou a maioria dos problemas identificados nos anos seguintes: dificuldade para o internauta navegar nas páginas; informações no portal redundantes e divergentes; dificuldade do usuário em buscar e recuperar informações; reduzida interatividade, isto é, baixa possibilidade de o cidadão também ser emissor de informações e estabelecer um diálogo via site com a administração municipal; centralização e lentidão do processo de atualização dos conteúdos, uma vez que o site fora construído em linguagem HTML, o que requeria domínio de editores específicos; limitação na convergência de mídias (rara utilização de arquivos em áudio e vídeo), dada a limitação tecnológica; não cumprimento dos padrões de acessibilidade para a internet, recomendados pelo Governo Federal; ausência de padronização de layout, de navegação e de usabilidade. 5.3 Descrição da Iniciativa ou Projeto Objetivos que se propôs e resultados visados

2 2 - Contribuir para a democratização da gestão pública, promovendo o acesso às informações públicas, por meio da prestação de contas de projetos e ações executadas, orientação do cidadão sobre a utilização de serviços, apresentação e discussão de políticas públicas por meio de canais interativos. - Promover o portal à condição de porta única de entrada para conteúdos diversos (notícias, informações institucionais, prestação de contas, serviços on line etc), produzidos por diversas unidades administrativas. - Melhorar a usabilidade e navegabilidade do portal, ou seja, criar mecanismos que permitam o acesso às informações do portal de forma fácil, rápida e padronizada. - Implantar sistema eficiente de busca, para recuperação de conteúdos; - Oferecer alternativa de navegação que não seja aquela que obriga o usuário a conhecer a estrutura administrativa para encontrar uma determinada informação. - Promover a acessibilidade, facilitando o acesso e navegação por pessoa com deficiência física ou motora. - Descentralizar e agilizar a atualização de conteúdos. - Proporcionar que um conteúdo possa ser acessado a partir de vários caminhos no portal, mas que esteja armazenado em um único local, permitindo melhor controle e evitando a oferta de informações repetidas ou divergentes. - Tornar o layout da página oficial mais atrativo para os internautas Público-alvo da Iniciativa ou Projeto O público-alvo da iniciativa são os cidadãos de Vitória, os moradores e os usuários de serviços municipais, como turistas, comerciantes e empreendedores, que acessam o portal para se informar, buscar orientação, utilizar serviços online e se comunicar com a Prefeitura. O portal também se destina aos servidores municipais, considerados como público estratégico na disseminação de informações da administração e também alvo de interesse, já que uma área do portal reúne conteúdos específicos para o funcionalismo. Dada a diversidade de conteúdos que o portal agrega (dados estatísticos, indicadores, serviços online, notícias, descrição de projetos, legislação etc), pode-se falar que o público também abrange pesquisadores, gestores públicos, estudantes e os internautas em geral Concepção e trabalho em equipe

3 3 O projeto de reestruturação do portal institucional atende a uma demanda antiga da Comunicação da Prefeitura, de quase uma década. Relacionada em vários planejamentos da equipe de comunicação, a iniciativa nunca teve o seu projeto levado a cabo. Então, o projeto só foi possível em função de uma decisão gerencial, sendo a iniciativa de desenvolvê-lo da secretária de Comunicação, Ruth Reis. Para desenvolvêlo, foi formada uma equipe de trabalho, composta por servidores efetivos e formada por uma analista de comunicação, um programador e o gerente de Governo Eletrônico da Secom. Coube ao programador e ao gerente de Governo Eletrônico desenvolver e implementar a estrutura tecnológica necessária ao portal. Ficou a cargo da analista de comunicação realizar o inventário dos conteúdos do site antigo; propor novos conteúdos e organizar o trabalho de produção de textos. Os jornalistas da Secom participaram da elaboração dos conteúdos institucionais. A equipe de trabalho, juntamente com os gestores, participou efetivamente do processo de elaboração do layout e arquitetura de navegação e informação, sob a responsabilidade da Agência de Publicidade A4 e da empresa 4Ps, especializada em desenvolver ambientes digitais e contratada para esse fim. O processo contou com apoio do corpo gerencial, que garantiu à equipe autonomia para desenvolver seus trabalhos Ações e etapas da implementação Para desenvolver o projeto, a Secom optou pelas seguintes estratégias: 1) terceirizar a elaboração do layout e da arquitetura de navegação atividades essas realizadas com a participação da equipe da Secom. 2) desenvolvimento da solução tecnológica (gerenciadores de conteúdo) por servidores da Secom, também encarregados de produzir, revisar e editar conteúdos institucionais para o novo portal. 3) envolver as secretarias e órgãos municipais produtores de conteúdo, por intermédio dos assessores de comunicação, responsáveis por estabelecer um diálogo com os gestores, identificando e encaminhando suas demandas específicas. A seguir, apresentamos as principais etapas de implantação. Período Setembro a dezembro de Atividade Realização de inventário das páginas do site vigente, buscando identificar conteúdos desatualizados, redundantes, divergentes, bem como propor novos conteúdos Realização de pesquisa em sites de governos nacionais e

4 4 Novembro de Novembro e Dezembro de Dezembro de Dezembro de a junho de Março de Junho de Julho de Julho a dezembro de Dezembro a Janeiro de 2010 Fevereiro de 2010 internacionais, de modo a analisar conteúdos disponíveis e formas de organização das informações (arquitetura de informação). Subcontratação de serviço especializado/empresa responsável por elaborar layout e arquitetura de navegação e informação Reuniões com os assessores, objetivando apresentação de inventário das páginas do site vigente, bem como definição de conteúdos para o novo portal. Implantação do gerenciador de conteúdos de notícias (ainda no layout antigo) Desenvolvimento de layout e arquitetura de navegação do portal Reunião ampliada (Secom, Seges, Semfa-SUBTI, Vice-prefeito e Gabinete) para apresentar o projeto de reestruturação do portal Apresentação de uma versão do portal ao prefeito João Coser e equipe de Gabinete. Implantação do gerenciador de conteúdos institucionais Edição no gerenciador de conteúdos institucionais. Desenvolvimento de outros gerenciadores de conteúdo (quem somos, galeria, vídeo, foto, áudio etc) Divulgação do endereço do portal, ainda em fase de desenvolvimento, para público interno com a finalidade de realizar testes e adequações quanto à usabilidade, navegabilidade e revisão de conteúdos Lançamento do portal Recursos Utilizados Para desenvolvimento do layout e da arquitetura de navegação e informação, a Agência de Publicidade A4, contratada pela PMV, subcontratou a empresa 4Ps, ao custo de R$85.800,00, sendo utilizados, para isso, recursos próprios do orçamento da Secom. Quanto aos recursos humanos, o projeto envolveu os funcionários lotados na Secom das áreas de tecnologia e jornalismo. No que se refere aos recursos tecnológicos, foram empregados softwares livres e utilizados para o desenvolvimento os equipamentos de hardware da própria Secom. Fotos e vídeos utilizados no novo portal foram obtidos junto ao banco de imagens da secretaria ou produzidos pela equipe de fotógrafos. Portanto, não houve custo adicional àquele pago para a empresa Por que considera que houve utilização eficiente dos recursos na iniciativa ou Projeto? Excetuando-se o projeto de arquitetura e layout, todas as outras etapas, que são contínuas e de grande envergadura desenvolvimento tecnológico e produção e edição

5 5 de conteúdos - foram e continuam sendo realizadas por servidores da casa. Essa escolha reduziu drasticamente o custo de criação do novo portal. Além disso, utilizamos somente softwares livres ou gratuitos. 5.4 Caracterização da Situação Atual Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação de resultados e indicadores utilizados Para avaliar o novo portal, utilizamos o sistema de estatísticas da própria prefeitura ( que registra os acessos ao portal, para acompanhar e monitorar a navegabilidade. Para isso, consideramos como indicadores o número de páginas visitadas por pessoa e o tempo de permanência Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados Os dados fornecidos pelo sistema de monitoramento do portal apontam que houve melhoria na navegação da página oficial. Em setembro de, a média mensal de páginas por visita era de 31,81. Em setembro de 2010, o índice registrado foi de 106,62. Isso indica que aumentou o número de páginas visitadas por pessoa, dada a facilidade de navegação. Outra indicação da melhoria é o tempo de permanência do visitante no portal, conforme quadro comparativo dos meses de setembro de e setembro de A tabela abaixo indica que as pessoas estão navegando por mais tempo no portal. Em setembro de, a maioria dos visitantes (56,4%) ficava até 30 segundos no site, indicando a visita apenas à página inicial. Em setembro de 2010, percebe-se aumento na porcentagem dos visitantes que ficam mais tempo no portal, inferindo que a melhoria da navegação permite que as pessoas encontrem de maneira mais eficiente os conteúdos que buscam. Tempo de Setembro de Setembro de 2010 permanência 0 a 30s 56,4% dos visitantes 35,2% dos visitantes 30s a 2 minutos 13,7% dos visitantes 17,1% dos visitantes 2 a 5 minutos 8,3% dos visitantes 11,1% dos visitantes 5 a 15 minutos 8,4% dos visitantes 11,2% dos visitantes 15 a 30 minutos 4,6% dos visitantes 8,4% dos visitantes 30 minutos a 1 hora 4,8% dos visitantes 6,8% dos visitantes Fonte:

6 6 5.5 Lições Aprendidas Soluções adotadas para a superação dos principais obstáculos Um dos primeiros obstáculos para a realização do projeto era o alto custo financeiro. Conseguimos reduzi-lo ao optarmos por contratar apenas a criação de layout e elaboração de arquitetura de informação, deixando as outras atividades a cargo da equipe interna da Secom. Outra dificuldade na implementação foi a percepção de que, por ser porta de entrada para conteúdos produzidos por diversas unidades administrativas, o portal abrigava dados divergentes e redundantes. Organizamos, então, uma comissão intersecretarias para discutir o gerenciamento de informações da prefeitura, de modo a definir responsabilidades e evitar sobreposição de competências na produção de conteúdos com saída para internet. Definidas as competências, o portal passou a buscar dados de determinada natureza (ex: endereços) em um único banco de dados. O trabalho resultou na criação de um Comitê Gestor do Portal, que será instituído por decreto municipal e que terá como atribuição acompanhar a contratação e o desenvolvimento de sistemas com saída para a Internet, com vistas a integrar os módulos de gerenciamento e preservar a unidade da arquitetura de informações do portal Fatores críticos de sucesso - Desenvolvimento do projeto pelos servidores da casa. Coube à equipe da Gerência de Governo Eletrônico da Secom desenvolver os gerenciadores de conteúdos. O desenvolvimento de softwares pela equipe interna foi uma decisão estratégica de modo a atender às demandas específicas do projeto, assegurando também a implantação de mudanças pós-implantação. Por outro lado, a decisão de envolver os jornalistas na produção dos conteúdos institucionais também se mostrou acertada, dada a qualidade das informações produzidas por aqueles que acompanham o dia a dia da Prefeitura. - Apoio do corpo gerencial, que acompanhou o projeto, participou de todas as etapas, deu autonomia à equipe de trabalho e confiou na competência dos servidores da casa Por que a Iniciativa ou Projeto pode ser considerado uma inovação? Apontar quais as características que fazem da iniciativa uma prática inovadora.

7 7 - Concepção de um modelo de produção e gerenciamento das informações exibidas no portal. Os conteúdos, de acordo com sua natureza (notícia, institucional, dados estatísticos, endereços etc), devem vir de bases de dados específicas. O cruzamento dos dados dessas bases proporcionaria a exibição de informações no portal, eliminando-se a redundância e divergência. - Como consequência do item acima, o novo modelo de produção e gerenciamento implantado impactou, de maneira positiva, outros sistemas de informação da Prefeitura. Para atender o portal, esses sistemas tiveram de passar por atualizações e modificações no layout, na forma de recuperação e exibição de informações e até mesmo na organização dos dados. Dessa forma, o portal contribuiu para o aperfeiçoamento de sistemas corporativos. - Desenvolvimento do projeto pela equipe interna da Secom, cujo núcleo foi formado por funcionários efetivos. Por um lado, permite identificar com maior acuidade as demandas da prefeitura para o projeto. Por outro, garante-lhe a base para a continuação e aperfeiçoamento da iniciativa. - Implantação de espaços interativos entre a Prefeitura e os cidadãos. Instituímos a possibilidade de o internauta inserir comentários nas notícias, emitindo sua opinião sobre as ações divulgadas. Além disso, o portal tornou-se porta de entrada para espaços colaborativos, como os blogs de eventos relevantes, que mobilizam a participação dos cidadãos com envio de textos e imagens. - Utilização de softwares livres ou gratuitos: banco de dados (MySql), linguagem de programação (Php), componentes para exibição de vídeo e difusão de áudio (Long Tail), entre outros. Dessa forma, atendemos às recomendações do Governo Federal.

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