Relato da Iniciativa

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Adelino Lameira Lombardi
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1 1 Relato da Iniciativa 5.1 Nome da Iniciativa ou Projeto Jornal Mural Taruíra: fortalecendo a comunicação com os servidores 5.2 Caracterização da Situação Anterior Historicamente, a comunicação interna se desenvolveu, na Prefeitura de Vitória, em ritmo lento em relação a outras áreas de comunicação. Até 2005, as iniciativas de comunicação interna eram pontuais. Naquele ano, foram lançadas as diretrizes para o setor dentro do Plano de Comunicação elaborado pela Secretaria de Comunicação (Secom). Dessa iniciativa resultou a criação dos seguintes canais: o jornal impresso Servidor em Notícia; o descanso de tela e o Informe On Line. Apesar de contar com dois veículos de informação rápida, eles não atingiam a totalidade dos servidores, uma vez que nem todos tinham ou computador com sistema para leitura. Concebeu-se, então, o projeto do jornal Mural, que objetivava atingir esses servidores, disseminando as informações sobre a administração pública. 5.3 Descrição da Iniciativa ou Projeto Objetivos que se propôs e resultados visados Implantar um canal de comunicação que atinja todos os servidores, incluindo aqueles que não acesso às informações divulgadas por meios eletrônicos. Contribuir para democratizar o acesso às informações produzidas pela administração pública municipal. Fomentar a cultura entre os servidores de que eles são partícipes da administração municipal e importantes multiplicadores das ações e projetos empreendidos pela administração. Proporcionar à administração municipal um canal de comunicação impresso ágil e atrativo por seus recursos visuais.

Até 2005, as iniciativas de comunicação interna eram pontuais. Naquele ano, foram lançadas as diretrizes para o setor dentro do Plano de Comunicação elaborado pela Secretaria de Comunicação (Secom).

2 Público-alvo da Iniciativa ou Projeto O público-alvo da iniciativa são os servidores municipais. Mas, dada a circulação de contribuintes, prestadores de servidores, fornecedores etc nos prédios municipais, o jornal mural Taruíra também alcança esses públicos Concepção e trabalho em equipe O jornal mural Taruíra integra a política de comunicação interna, elaborada pela Secretaria de Comunicação (Secom) em Essa política trazia, dentre as estratégias, centralizar as ações de comunicação interna, de forma a evitar a diversidade e a duplicidade de ações e garantir que o servidor municipal perceba-se informado sobre o que acontece na Prefeitura de Vitória, reconhecendo-se como público prioritário para a administração. Para efetivar a política de comunicação interna, a Secom elaborou um plano no qual estava prevista a criação e implantação de vários canais de comunicação com os servidores. Dentre eles, o jornal mural cumpriria a função de possibilitar a comunicação de forma sucinta e ágil, com maior utilização de recursos visuais. Em 2008, a então gerente de Comunicação Interna da Secom, Thereza Marinho, elaborou o projeto de concepção do jornal mural, sua utilização e operacionalização. Para isso, contou com a parceria da subsecretaria de Marketing, responsável pela produção do layout e pela contratação da estrutura física do mural. Todos os servidores da Secom também se envolveram no projeto: em primeiro lugar, foram sugeridos cerca de 50 nomes, dos quais foram selecionados três. Os nomes selecionados foram submetidos, então, a uma votação da qual puderam participar todos os servidores da Prefeitura de Vitória. Para isso, foram instaladas urnas de votação no Palácio Municipal, no Centro Integrado de Atendimento ao Cidadão (Ciac) e no prédio do Centro Integrado de Cidadania (CIC).

3 Concepção e trabalho em equipe O jornal mural Taruíra integra a política de comunicação interna, elaborada pela Secretaria de Comunicação (Secom) em 2006.

3 3 A secretária de Comunicação, Ruth Reis, acompanhou todo o processo, participando efetivamente da definição da identidade visual e da linha editorial Ações e etapas da implementação Para desenvolver o projeto, a Secom optou pelas seguintes estratégias: 1) utilização de suporte material de modo a facilitar a instalação e o manuseio do jornal mural; 2) definição da periodicidade semanal; 3) reserva de espaço para cartazes e folheteria de campanhas institucionais; 4) produção e impressão dos conteúdos, utilizando-se para isso a própria estrutura da Secom; 5) utilização da rede de assessores de comunicação na sugestão de pautas de interesse dos servidores; 6) definição de 10 pontos estratégicos para a instalação do suporte material, de modo a atingir um maior número de servidores. A seguir, apresentamos as principais etapas de implantação do jornal mural: Data Atividade Março de 2006 Concepção do projeto Julho de 2006 Elaboração de proposta de layout pelo Marketing Levantamento e análise de locais para a instalação Setembro de 2006 Apresentação e discussão do projeto de implantação do jornal mural Outubro de 2006 Definida a política de implantação do projeto Novembro de 2008 Levantamento de sugestões de nomes junto aos servidores da Secom Dezembro de 2008 Realização de votação entre os servidores municipais para a escolha do nome do jornal mural Março de 2009 Contratação, por meio da agência de publicidade, do serviço de produção de quadros em acrílico Abril de 2009 Ajustes no layout a partir do nome vencedor Setembro de 2009 Contratação do serviço de adesivamento Outubro de 2009 Instalação do suporte material em 10 pontos estratégicos Novembro de 2009 Lançamento do jornal mural Taruíra pelo prefeito de Vitória, João Coser Recursos Utilizados (recursos humanos, financeiros, materiais, tecnológicos etc.) A Secom utilizou recursos próprios para a contratação, via agência de publicidade, dos serviços de produção de 12 quadros em acrílico como suporte material, ao custo total aproximado de R$ 12 mil. Já para a produção de adesivos com o nome do mural e a sua marca, utilizou-se o contrato de

semanal; 3) reserva de espaço para cartazes e folheteria de campanhas institucionais; 4) produção e impressão dos conteúdos, utilizando-se para isso a própria estrutura da Secom; 5) utilização da

4 4 sinalização já existente dentro da Secom. No que se refere à produção e impressão de conteúdos informativos, essa atividade foi assumida pela Gerência de Comunicação Interna, utilizando os recursos da própria Secom (computador e impressora). A Secom assumiu, também, a logística de distribuição Por que considera que houve utilização eficiente dos recursos na Iniciativa ou Projeto? Porque contratamos apenas a produção do suporte material (quadros) e o serviço de adesivação. As demais etapas do projeto foram e são desenvolvidas pela equipe interna. 5.4 Caracterização da Situação Atual Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação de resultados e indicadores utilizados A Secom realizou, no segundo semestre de 2010, uma pesquisa junto a 193 servidores de todas as secretarias para avaliar o grau de satisfação dos servidores quanto aos canais de comunicação interna. Os dados ainda estão sendo compilados. Com base nessa pesquisa, será feita a adequação e ampliação do jornal mural, hoje existente em 10 pontos Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados Os resultados só podem ser apresentados com a compilação dos dados da pesquisa mencionada acima. 5.5 Lições Aprendidas Soluções adotadas para a superação dos principais obstáculos encontrados Até 2005, a Prefeitura carecia de uma política de comunicação voltada para os servidores. Aprovada a política, foi elaborado um plano no qual se previam vários canais de comunicação interna (jornal, descanso de tela, jornal mural, informe on line).

A Secom assumiu, também, a logística de distribuição. 5.3.6 Por que considera que houve utilização eficiente dos recursos na Iniciativa ou Projeto?

5 5 O projeto de implantação do jornal mural sofreu atraso em sua implantação, em função da prioridade dada a outros canais de comunicação. Há de se ressaltar, no entanto, que no período a Prefeitura avançou na comunicação com os servidores, destacando-se a reestruturação do Jornal do Servidor e a implantação do Informe On Line e do descanso de tela Fatores críticos de sucesso Engajamento da equipe de comunicação interna no trabalho de elaboração do projeto, que envolveu pesquisa em outras administrações municipais e empresas privadas e levantamento minucioso das demandas das secretarias municipais de Vitória. Decisão estratégica assumida pela secretária municipal de Comunicação, Ruth Reis, em retomar o projeto e promover a sua implantação Por que a Iniciativa ou Projeto pode ser considerado uma inovação? Na época da elaboração do projeto, foi realizada uma pesquisa junto a prefeituras da Região Sudeste e se constatou que só a Prefeitura de São Paulo tinha uma experiência similar, mas restrita a apenas alguns órgãos. Outro fato a ser destacado é a postura da administração municipal, em querer implementar um canal que promovesse uma comunicação rápida e direta para com os servidores.

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Responsável pelo projeto: Gustavo Adolpho Castilho Freire - Assessor E-mail: gustavo@ibge.gov.br

Responsável pelo projeto: Gustavo Adolpho Castilho Freire - Assessor E-mail: gustavo@ibge.gov.br 1 Experiência: Sistema de Suprimento de Fundos Instituição: Fundação Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística IBGE Coordenação de Orçamento e Finanças Coordenador: Reinaldo Silva Pereira E-mail: