ACSS. Administração Central do Sistema de Saúde, I.P. Manual de Auditoria Interna Parte III Hospitais

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1 Administração Central do Sistema de Saúde, I.P. Hospitais

2 Página: 2 de 116 I. Histórico do documento Data Versão Descrição Autor Aprovação 1/02/ MAI aprovado Versão 1 ACSS

3 Página: 3 de 116 II. Objectivos Objectivos do manual O propósito deste documento é disponibilizar à Função Auditoria Interna dos Hospitais (e/ou outras Unidades de Saúde com as devidas adaptações) um guia sobre: Os princípios da Função Auditoria Interna; O seu posicionamento no seio da Organização; A gestão da Função Auditoria Interna; e A gestão das acções (projectos) de Auditoria Interna. Estrutura do manual Este manual divide-se em três volumes: Parte I Princípios, conceitos e standards de desempenho da Função Auditoria Interna Parte II Metodologias e técnicas de trabalho de auditoria e exemplos de documentos Questionários de controlo interno e programas de trabalho standard Responsabilidades de manutenção e aprovação do manual Compete ao responsável pelo Departamento de Auditoria da ACSS proceder à sua manutenção e actualização, e obter a respectiva aprovação do Conselho Directivo da ACSS. É da responsabilidade do Conselho de Administração do Hospital, sob proposta da ACSS, proceder à sua aprovação e implementação.

4 Página: 4 de 116 III. Índice 1. PRODUÇÃO E GESTÃO DE UTENTES Objectivos de Controlo/Auditoria Principais factores de risco e erros ou omissões Questionário sobre o controlo interno Programa de auditoria CLIENTES E CONTAS A RECEBER Objectivos de Controlo/Auditoria Principais factores de risco e erros ou omissões Questionário sobre o controlo interno Programa de auditoria RECURSOS HUMANOS Objectivos de Controlo/Auditoria Principais factores de risco e erros ou omissões Questionário sobre o Controlo Interno Programa de Auditoria COMPRAS E CONTAS A PAGAR Objectivos de Controlo/Auditoria Principais factores de risco e erros ou omissões Questionário sobre o Controlo Interno Programa de auditoria EXISTÊNCIAS Objectivos de Controlo/Auditoria... 54

5 Página: 5 de Principais factores de risco e erros ou omissões Questionário sobre o Controlo Interno Programa de auditoria IMOBILIZADO Objectivos de Controlo/Auditoria Principais factores de risco e erros ou omissões Questionário sobre o Controlo Interno Programa de auditoria TESOURARIA Objectivos de Controlo/Auditoria Principais factores de risco e erros ou omissões Questionário sobre o Controlo Interno Programa de auditoria CONTABILIDADE E REPORTE Objectivos de Controlo/Auditoria Principais factores de risco e erros ou omissões Questionário sobre o Controlo Interno

6 Página: 6 de PRODUÇÃO E GESTÃO DE UTENTES 1.1. Objectivos de Controlo/Auditoria O auditor deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos: Todos os dados-mestre de utentes são correctamente registados e mantidos correctos e actualizados. A admissão de utentes é realizada de forma a que todos sejam devidamente registados e que todos os actos clínicos sejam efectivamente imputados. As isenções concedidas são correctamente registadas e fundamentadas. A entidade financeira responsável dos utentes é adequadamente identificada e utilizada prioritariamente como elemento identificativo para efeitos de facturação. A produção registada corresponde a actos clínicos ou episódios (actos de produção) efectivamente realizados e foram registadas na sua totalidade. Todos os actos clínicos realizados são registados correctamente quando ocorridos. Apenas os actos clínicos válidos realizados são registados. Todos os actos clínicos efectuados são correctamente valorizados tendo em conta os custos directos e indirectos associados aos mesmos. Todos os consumos de medicamentos, materiais e MCDT s são devidamente registados, controlados e facturados. Todos os serviços externos são devidamente autorizados e registados. Os recursos afectos à produção são utilizados de modo a maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade. É produzida informação sobre produção, a qual representa correctamente todos os actos clínicos efectuados, permitindo o acompanhamento do desempenho dos serviços. Os resíduos são adequadamente tratados. São divulgadas no Relatório e Contas todas as informações pertinentes relacionadas com a produção.

7 Página: 7 de 116 Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de autorização, registo e controlo de actos de produção recaiam sobre diferentes pessoas. Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros) são correcta e atempadamente efectuados.

8 Página: 8 de Principais factores de risco e erros ou omissões Os principais factores de risco e erros ou omissões que comprometem a consecução dos objectivos de controlo interno e/ou impacte nas demonstrações/dados financeiros são os seguintes: Produção incorrectamente registada. Produção registada em períodos incorrectos. Registo de Produção sem a execução do respectivo acto. Produção não registada na sua totalidade (execução do acto sem reflexo administrativo/ registo informático). Doentes admitidos com informação insuficiente ou incorrecta, facto que torna a facturação difícil de controlar. Codificação de GDH não conferida. Registo de actos inválidos. Medicamentos, consumíveis e MCDT s não imputados total ou correctamente ao acto clínico (processo clínico). Recurso excessivo a meios diagnóstico exteriores. Sistema de suporte à produção desactualizado.

9 Página: 9 de Questionário sobre o controlo interno O auditor deverá concluir sobre o sistema de controlo interno implementado nesta área, recorrendo ao questionário abaixo apresentado, podendo, para o efeito, escolher outros procedimentos/questões que considere mais adequadas. O questionário sobre o controlo interno tem como objectivo: Compreensão preliminar do sistema de controlo interno instituído. Identificação de pontos fracos e factores de risco do processo. Apoio na definição da Estratégia de Auditoria e na elaboração do respectivo programa, no sentido de: o Desenhar os tipos e extensão de testes a efectuar o Confirmar os pontos fracos suscitados na compreensão e/ou identificar novas situações de excepção. O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável e na segunda coluna (-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário sempre que considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja Não e indicie problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas demonstrações financeiras. I QUESTIONÁRIO 1. Existe organograma que descreva os níveis hierárquicos-funcionais e permita uma apropriada distribuição de funções e de competências? 2. Existe manual de procedimentos ou regulamento interno para esta área? Indicar as datas da aprovação pelo responsável e de implementação.

10 Página: 10 de É utilizada a aplicação informática criada pela ACSS para a área de produção/gestão de doentes? Em caso negativo, qual a aplicação utilizada? 4. Os serviços de Urgência, Consulta Externa, Internamento, Ambulatório, Hospital de Dia e Bloco Operatório estão informatizados? 5. Qual a forma de admissão dos utentes nestes serviços? a) Existe suporte normalizado (ficha)? b) É preenchido informaticamente? c) No caso de se tratar de ficha preenchida manualmente, indicar quantas vias contém e qual o destino das mesmas? d) No caso de a ficha ser preenchida de forma manual, os dados são perfeitamente legíveis? 6. O Hospital utiliza o software desenvolvido pela ACSS para o registo de entrada dos doentes? Em caso negativo, qual a aplicação utilizada? 7. A ficha de admissão do utente é numerada sequencialmente? 8. O campo de identificação do utente apresenta os elementos necessários relativos à entidade responsável pelo pagamento dos serviços, nomeadamente: a) Nome b) Morada c) Contactos d) Número de cartão de utente e) Número de beneficiário f) Entidade financeira responsável (subsistema) 9. Existe um processo clínico, único, por utente? É registado informaticamente? 10. A ficha do utente acompanha-o durante o percurso nos serviços, registando-se a causa da admissão e os exames/análises efectuados (meios complementares de diagnóstico e terapêutica MDCT)?

11 Página: 11 de No acto da inscrição, para além do número de utente, é solicitada a identificação de um subsistema a que eventualmente pertença e é (este subsistema) considerado para efeitos de facturação? 12. É efectuado um processo de triagem dos doentes? 13. Nos casos de admissão na urgência, qual procedimento efectuado, sempre que não seja possível identificar de imediato o utente? 14. Sempre que o utente se identifica com um número provisório, que procedimentos de validação são efectuados (números provisórios válidos inferiores a 6 meses)? 15. Relativamente aos utentes indocumentados ou estrangeiros, quais os procedimentos de admissão no Hospital e que dados são considerados para efeitos de posterior facturação? 16. Existe registo sobre os meios complementares de diagnóstico e terapêutica prescritos pelos médicos? 17. Relativamente às prescrições de medicamentos e de exames complementares de diagnóstico e terapêutica (MCTD) a realizar pelo utente fora do Hospital, existe controlo sobre a sua emissão? 18. Quando a factura da Sub-Região é recebida procede-se à sua conferência verificando-se: a) Se as prescrições de medicamentos e MCDT tiveram origem no Hospital. b) Se o médico que prescreve está afecto ao Hospital. 19. No caso da prescrição de exames complementares a realizar pelo doente fora do Hospital é emitida requisição ou termo de responsabilidade (devidamente autorizada)? É enviada cópia para a contabilidade?

12 Página: 12 de Quando a factura da Sub-região é recebida procede-se à sua conferência com os respectivos termos de responsabilidade e com a tabela de preços objecto de contrato ou convenção? 21. No serviço de gestão de doentes são realizadas conferências entre o número total de termos de responsabilidade e os exames complementares facturados pela Sub-região? 22. O registo de actos clínicos e MCDT s é efectuado aquando da ocorrência dos mesmos? Os registos são efectuados simultaneamente no processo clínico e no sistema de gestão de utentes? 23. São emitidas listagens periódicas de erros de dados mestres de utentes introduzidos em sistema (ex: insuficiência de morada, inexistência de número de beneficiário)? 24. São efectuadas análises estatísticas periódicas da produção? Como é garantida a fiabilidade da informação com os sistemas informáticos? 25. A prescrição de medicamentos pelos médicos está registada informaticamente permitindo a identificação do utente? 26. É efectuada uma análise do padrão de prescrição por médico (ex: genéricos ou não genéricos, tipo de medicamentos, etc.)? Está instituído um processo de receita electrónica? 27. Existe controlo sobre as vinhetas emitidas pela ARS? Encontram-se em local seguro e o seu acesso é restrito? 28. Existe e é utilizado um sistema informático que permita recolher todos os dados clínicos e administrativos resultantes da estadia do utente em cada serviço, por forma a disponibilizar os dados essenciais aos GDH (Grupo de Diagnóstico Homogéneo)?

13 Página: 13 de Como são arquivadas as folhas de codificação dos GDH? Que controlos estão instituídos sobre a sua totalidade e exactidão da codificação? 30. Quantos médicos codificadores existem no Hospital? Qual o volume de processos codificados por mês? 31. O serviço de gestão de doentes envia mensalmente listagem dos GDH codificados à contabilidade, por forma que esta verifique se todos os GDH foram facturados? 32. Os serviços prestadores de MCDT estão informatizados? 33. A realização de exames complementares só é efectuada com a respectiva prescrição médica? 34. Existe uma agenda de ocupação de salas de bloco operatório? 35. Como são identificados os actos médicos a retirar da facturação (Portaria 567/2006)? 36. Quais os indicadores de produção e desempenho elaborados regulamentos? Com que periodicidade? 37. Está instituído algum sistema de acompanhamento e avaliação dos consumos dos produtos farmacêuticos pelos diversos serviços do Hospital?

14 Página: 14 de Programa de auditoria De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do Hospital a auditar avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo, contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados. Tipo Teste 1. Obter uma listagem de produção, por serviço/valência, do período em análise e confrontar com a informação reportada à ARS/ACSS. Se possível obter os ficheiros informáticos de produção retirados do sistema. TC 2. a) Observar o procedimento sobre a verificação de erros de input de dados de mestre de clientes. b) Verificar, numa base de teste, a evidência de análise da listagem de erros produzida pelo sistema e respectiva correcção em sistema (considerar a possibilidade de verificar a evidência em sistema). TC 3. Analisar a sequência numérica das fichas de admissão no hospital e relacionar com os respectivos registos da produção do respectivo serviço/valência TC 4. Seleccionar uma amostra de actos/episódios clínicos e verificar se o registo dos mesmos foi efectuado de acordo com os procedimentos instituídos TC 5. Tendo por base uma amostra de actos/episódios clínicos, verificar o seu registo no processo clínico do doente TC 6. Solicitar uma listagem de consultas desmarcadas e, numa base de amostragem, confrontá-la com os registos da produção, no sentido de verificar a sua não inclusão nos mesmos TC 7. Para uma amostra de consultas externas, validar que os utentes pertencem à área de influência do Hospital. TC

15 Página: 15 de Verificar nos registos informáticos, a sobreposição de actos de consulta com sessões de hospital de dia. Tipo Teste TC 9. Para o serviço de internamento, solicitar a listagem de episódios por codificar em GDH. Verificar a antiguidade da mesma e averiguar situações de antiguidade superior a 20 dias TC 10. Para o serviço de internamento, obter evidência de revisão da codificação efectuada pelo gestor de GDH TC 11. Para o serviço de internamento, obter evidência de verificação de listagem de erros emitida pela aplicação auditoria a registos de GDH TC 12. Identificar se existem episódios de internamento inferiores a 24 horas, e verificar se foram analisadas as causas. TC 13. Identificar para reentradas no internamento (em períodos inferiores a 72 horas após a saída) e verificar se foram analisadas as causas. TC 14. Obter uma listagem de entrada na urgência, pelo motivo de: acidente de viação, acidente de trabalho, agressão e acidente escolar. Numa amostra seleccionada, verificar a entidade facturada. TC 15. Analisar nos registos informáticos se está completa a identificação do utente e correcção identificação da sua entidade financeira responsável TC 16. Verificar, com referência à data de fecho, que não existe produção por enviar para facturação. TC 17. Comparar o volume de serviços prestados com a capacidade instalada (camas disponíveis, horas ocupação MCDT, capacidade de atendimento nas consultas externas e na urgência, etc.) TSRA 18. Proceder à leitura e análise das reclamações dos utentes. TC

16 Página: 16 de 116 Tipo Teste 19. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionadas com este processo, verificar os controlos de integração de informação. TC

17 Página: 17 de CLIENTES E CONTAS A RECEBER 2.1. Objectivos de Controlo/Auditoria O auditor deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos: Todos os dados mestre de clientes e de serviços / preços são correctamente registados e mantidos correctos e actualizados. Todas as prestações de serviços foram devidamente facturadas e de acordo com a legislação em vigor. Todas as cobranças são relevadas correctamente nas contas de clientes e contabilizadas. Todos os ajustamentos aos saldos de clientes são devidamente autorizados e correctamente registados e contabilizados. As contas de clientes são adequadamente geridas de modo a assegurar a cobrança dos valores em dívida nos prazos fixados bem como a correcção dos saldos. É efectuado encontro de contas regular com outros hospitais. São constituídas provisões adequadas para créditos de cobrança duvidosa tendo em conta informação dos serviços de contencioso e advogados externos da entidade. As prestações de serviços correspondem a serviços efectuados, foram registadas na sua totalidade, contabilizadas pelos valores facturados e estão registados na conta apropriada. Os recursos afectos à facturação e gestão de clientes são utilizados de modo a maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade. As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas os valores correctos de prestações de serviços, clientes e provisões para cobrança duvidosa. São divulgadas nos Anexos às Demonstrações Financeiras todas as informações pertinentes para facilitar a compreensão das mesmas. As dívidas de clientes representam a totalidade dos montantes ainda não recebidos neste período e em períodos anteriores. Os saldos de clientes representam direitos da entidade.

18 Página: 18 de 116 A política de anulação de débitos em função da antiguidade e valor respeita as normas em vigor. Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de autorização, contabilização, controlo e salvaguarda de activos recaiam sobre diferentes departamentos e/ou pessoas. Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros) são correcta e atempadamente efectuados.

19 Página: 19 de Principais factores de risco e erros ou omissões Os erros e as omissões mais frequentes e/ou de maior impacte nas Demonstrações Financeiras são os seguintes: Prestações de serviços não registadas na sua totalidade (as taxas moderadoras são contabilisticamente registadas quando recebidas). Actos clínicos não facturados, facturados incorrectamente ou não facturados oportunamente. Facturação sem a execução do respectivo serviço. Informação insuficiente ou incorrecta sobre o utente, para efeitos de facturação. Informação insuficiente ou incorrecta sobre os clientes. Facturação incorrecta aos subsistemas. Ajustamentos à facturação não aprovados. Facturas não registadas nas contas de clientes. Cobranças não registadas nas contas de clientes. Gestão inadequada de saldos de clientes. Ajustamentos a saldos de clientes não aprovados. Proveitos mal classificados ou não reconhecidos. Proveitos registados por valores incorrectos. Proveitos registados em períodos incorrectos. Análises de antiguidade dos saldos de clientes, saldos em contencioso e necessidades de constituição de provisões para cobranças duvidosas, efectuadas inadequadamente. Incobráveis não provisionados.

20 Página: 20 de Questionário sobre o controlo interno O auditor deverá concluir sobre o sistema de controlo interno implementado nesta área, recorrendo ao questionário abaixo apresentado, podendo, para o efeito, escolher outros procedimentos/questões que considere mais adequadas. O questionário sobre o controlo interno tem como objectivo: Compreensão preliminar do sistema de controlo interno instituído. Identificação de pontos fracos e factores de risco do processo. Apoio na definição da Estratégia de Auditoria e na elaboração do respectivo programa, no sentido de: o Desenhar os tipos e extensão de testes a efectuar o Confirmar os pontos fracos suscitados na compreensão e/ou identificar novas situações de excepção. O questionário deverá ser respondido na primeira coluna (S-Sim / N-Não), quando aplicável e na segunda coluna (-Referência) com explicações adicionais, sob a forma de narrativas, fluxogramas ou descrições anexas ao presente questionário, sempre que considerado adequado ou quando a resposta a qualquer questão seja Não e indicie problemas ou desconformidades a nível do controlo interno com potenciais impactes nas demonstrações financeiras. I QUESTIONÁRIO 1. Mensalmente procede-se à comparação da facturação registada na contabilidade com a facturação (informação) evidenciada pelo sistema de gestão de doentes? 2. Os documentos de suporte à facturação são arquivados juntamente com a factura na contabilidade? 3. São preparados balancetes de antiguidade de saldos? Por quem são analisados e com que formalismo?

21 Página: 21 de São constituídas provisões para clientes de cobrança duvidosa? Qual o critério? 5. São efectuadas diligências (ofício) solicitando o pagamento das dívidas? 6. Qual o mecanismo estabelecido para a passagem dos clientes à fase de contencioso? Caso estes serviços sejam prestados por advogados externos, está instituído e em funcionamento um sistema de acompanhamento regular das acções desenvolvidas e dos seus resultados? 7. Que autorizações são necessárias para anulação de créditos considerados incobráveis? No caso dos montantes envolvidos serem significativos o esforço de cobrança prossegue após tal anulação? 8. São realizadas periodicamente circularizações de confirmação dos saldos mais significativos de clientes? 9. São efectuados dados estatísticos de cobranças por local de origem (urgência, consulta externa, internamento e MCDT)? 10. Tais estatísticas são comparadas com as prestações de serviços registadas contabilisticamente? 11. Relativamente às taxas moderadoras dos MDCT, como se procede o recebimento? Qual o controlo instituído? 12. Na situação em que o recebimento de taxas moderadoras não é efectuado no próprio dia são emitidas as respectivas notas de débito? 13. Existe algum sector responsável pelos procedimentos relativos à cobrança de taxas moderadoras referentes às notas de débito emitidas? 14. Estão instituídos procedimentos para os utentes que não paguem as taxas moderadoras?

22 Página: 22 de Estão identificadas quais as principais causas da não cobrança de taxas moderadoras? 16. No serviço de gestão de doentes: 16.1 É conferido o número total de utentes atendidos com as taxas moderadoras recebidas, as notas de débito emitidas e os casos isentos? 16.2 Existe suporte documental para as conferências realizadas? 17. Para os utentes de subsistemas ou entidades financeiras responsáveis pelo pagamento (fora SNS), são realizadas as conferências necessárias pelo serviço de gestão de doentes e este envia informação para a contabilidade, para se proceder à respectiva facturação? 18. O serviço de gestão de doentes envia para a contabilidade, as listas dos subsistemas a facturar, dos utentes que não pagaram e que pagaram? 19. Existe e é utilizado um sistema informático que permita recolher todos os dados clínicos e administrativos resultantes da estadia do utente em cada serviço, por forma a disponibilizar os dados essenciais aos GDH (Grupo de Diagnóstico Homogéneo) e efectuar a facturação e ligação à contabilidade?

23 Página: 23 de Programa de auditoria De acordo com a natureza, extensão dos procedimentos de auditoria e especificidade do Hospital a auditar, avaliados na fase de planeamento, o auditor deverá elaborar um programa detalhado de trabalho, recorrendo ao exemplo abaixo apresentado, podendo, contudo, escolher outros passos de validação que considere mais adequados. Tipo Teste 1. Comparar os saldos de clientes (subsistemas) e o PMR (prazo médio de recebimentos), com o ano anterior, investigando diferenças e dando especial ênfase à razoabilidade das explicações obtidas. Comparar as prestações de serviços reais com as orçamentadas. TSRA 2. Rever o balancete de clientes à data do Balanço e verificar: a) A consistência dos saldos mais significativos com os clientes mais importantes. b) A adequacidade das provisões constituídas para cobranças duvidosas. c) A existência de saldos credores investigando a sua natureza. TSRA 3. Relativamente às prestações de serviços: a) Obter mapa com as prestações de serviços mensais, por natureza. Comparar com o período anterior, investigar flutuações ou tendências e verificar a sua consistência, discutir com a entidade. b) Comparar as prestações de serviços anuais com o orçamento. c) Comparar as inscrições de doentes com as prestações de serviços. d) Comparar as prestações de serviços com os recebimentos. TSRA 4. Rever o arquivo das notas de crédito emitidas após o final do ano, relacionadas com anulação das prestações de serviços efectuadas no período em análise. Considerar a necessidade de se constituírem provisões e de se efectuarem ajustamentos em custos/prestações de serviços. 5. Verificar, com referência à data de fecho, a eventual existência de serviços efectuados, antes daquela data, e não facturados tendo em atenção: a) Informação sobre os serviços prestados constante do sistema informático do serviço de gestão de doentes.

24 Página: 24 de 116 Tipo Teste b) Em caso contrário, verificar os motivos das prestações de serviços. 6. Analisar sequência numérica dos diversos arquivos: facturas, notas de débito, recibos, notas de crédito, etc., e concluir sobre a forma como os referidos arquivos se encontram organizados. TC 7. Através de consulta do arquivo de facturas, verificar se em todas elas é indicado o nº da respectiva ficha de admissão do utente/prescrição médica (requisição). Efectuar igualmente o teste inverso, isto é, partindo do arquivo da ficha de admissão do utente/prescrição médica (requisição), e confirmando a inscrição do número da factura. TC 8. A partir do arquivo de notas de crédito emitidas, verificar se é inscrito o número da factura/nota de débito a que diz respeito. TC 9. Para os meses mais significativos, constantes dos mapas de facturação, seleccionar as prestações de serviços mais significativas, incluindo notas de crédito, e realizar as seguintes tarefas: a) Verificar a cópia da factura, confirmando o seu preenchimento (n.º(s) de contribuinte, descrição, numeração, etc.). b) Testar cálculos. c) Comparar preços com as tabelas em vigor. d) Verificar a contabilização na conta corrente do cliente / utente. e) Verificar recebimentos, depósitos e emissão de recibo. f) Para as notas de crédito seleccionadas: verificar adequacidade do seu preenchimento; comparar com a respectiva factura/nota de débito, e obter explicação para a sua emissão, verificando autorização e contabilização. 10. Com base no balancete de clientes seleccionar alguns saldos para circularização procedendo também ao seguinte trabalho: 10.1 Para as respostas recebidas: a) Registar os saldos na folha de controlo de circularização. b) Solicitar ao Hospital a preparação de reconciliações para as respostas não concordantes.

25 Página: 25 de 116 c) Investigar os itens de reconciliação antigos levando em linha de conta a necessidade de serem provisionadas a 100% Para os clientes que não responderam nos 15 dias seguintes à expedição do 1º pedido, enviar novo pedido, com a expressão "2ºPedido" inscrita a vermelho no canto superior direito Caso não haja qualquer resposta utilizar processos alternativos de confirmação, nomeadamente "follow up" do saldo e recebimentos subsequentes, encontro de contas, etc Encerrar circularização e elaborar mapa resumo com resultados da circularização e dos procedimentos alternativos. Tipo Teste 11. Para um dia seleccionado aleatoriamente verificar a facturação dos consumos de medicamentos administrados a utentes. 12. Em situações de transferência de dados entre aplicações, relacionado com este processo, verificar os controlos de integração de informação.

26 Página: 26 de RECURSOS HUMANOS 3.1. Objectivos de Controlo/Auditoria O auditor interno deverá concluir nesta área sobre os seguintes aspectos: É mantida informação (dados mestre) adequada sobre recursos humanos em termos de dados pessoais, carreiras, avaliações de desempenho, formação, absentismo e remunerações. As remunerações são processadas de forma correcta, com base em tempos normais, suplementares efectivamente trabalhados e em conformidade com a legislação em vigor. O trabalho suplementar é autorizado previamente. As escalas são aprovadas superiormente devendo cada colaborador ter uma escala assignada. O registo e controlo de assiduidade é adequado e efectivo. Os valores processados e pagos estão de acordo com as horas efectivamente trabalhadas. As contribuições e impostos são processados de forma correcta. Os recursos afectos à função recursos humanos são utilizados de modo a maximizar a eficácia e eficiência das operações da entidade. A contratação, demissão, promoção avaliação de desempenho de colaboradores são efectuadas de acordo com a legislação em vigor. A informação requerida por entidades externas (INE, Segurança Social, etc.) é produzida de acordo com a legislação em vigor. As Demonstrações Financeiras reflectem nas rubricas apropriadas o valor correcto dos custos com o pessoal. Todas as responsabilidades significativas referentes ao pessoal existentes ou incorridas até à data estão mensuradas, registadas e classificadas nas demonstrações financeiras pelos valores apropriados. São divulgadas nos Anexos às Demonstrações Financeiras todas as informações pertinentes para facilitar a compreensão das mesmas.

27 Página: 27 de 116 Estão definidas as atribuições e responsabilidades dos colaboradores as quais contemplam uma adequada segregação de funções, assegurando que as operações de autorização, contabilização, controlo e salvaguarda de activos recaiam sobre diferentes departamentos e/ou pessoas. Os reportes para as entidades externas (ACSS, ARS, IGAS, IGF entre outros) são correcta e atempadamente efectuados.