Aleph Manual de utilização do módulo de aquisições

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1 Aleph Manual de utilização do módulo de aquisições Elaborado por: Ana Cosmelli e Amélia Janeiro SDUL 2008

2 Índice 1. Gestão de encomendas Criar uma nova encomenda Associar uma encomenda a um registo bibliográfico... 4 a. Pesquisar registos bibliográficos... 4 b. Catalogar registos directamente no módulo de aquisições... 5 c. Catalogar novos registos no módulo de catalogação Associar uma encomenda a um orçamento Criar uma nova encomenda Cabimentar uma encomenda Facturar uma encomenda Dar entrada de uma encomenda Gestão de orçamentos Criar um novo orçamento Transferir orçamentos Alocar recursos aos orçamentos Gestão de fornecedores Criar um novo fornecedor Reclamações Criar uma nova reclamação... 23

3 O módulo de Aquisições inclui 6 áreas. Facturação Administração (fornecedores, orçamentos ) Pesquisa de registos bibliográficos Pesquisa de encomendas Pesquisa de fornecedores Gestão de encomendas Principais procedimentos disponíveis neste módulo: Criação e gestão de encomendas a. Facturação b. Cabimentação c. Chegada de encomendas Criação e gestão de orçamentos a. Gestão de moeda usada nas transacções Criação e gestão de fornecedores Reclamações - 3 -

4 1. Gestão de encomendas 1.1 Criar uma nova encomenda Associar uma encomenda a um registo bibliográfico Para criar uma nova encomenda é necessário seleccionar ou catalogar o registo bibliográfico referente ao documento a ser encomendado. Para tal, deve optar por uma das 3 possibilidades: a. Pesquisar um registo bibliográfico já existente b. Catalogar um registo directamente no módulo de aquisições c. Catalogar um novo registo no módulo de catalogação a. Pesquisar registos bibliográficos 1- Seleccione a zona de pesquisa 2- Introduza os termos de pesquisa 3- Lance a pesquisa 4- Identifique e seleccione o registo 5- Envie o registo seleccionado para as aquisições 6- Aparece a indicação da informação sobre o documento a adquirir na linha das encomendas - 4 -

5 b. Catalogar registos directamente no módulo de aquisições 1- Seleccione Encomendas 2- Seleccione Catalogar encomenda 3- Preencha campos 4- Verifique e aceite a informação introduzida, criando, deste modo, um novo registo bibliográfico 5- Aparece nas aquisições o registo bibliográfico a adquirir - 5 -

6 c. Catalogar novos registos no módulo de catalogação 1- Abra a template das aquisições 2- Em alternativa, abra a template na barra de links rápidos 3- Seleccione a template acq.mrc 4- Catalogue o documento que vai adquirir com o máximo de informação que tiver 5- Envie o registo para as aquisições 6- Em alternativa, pode enviar o registo para as aquisições pela barra de links rápidos 7- Verifique que o registo relativo ao documento a adquirir aparece indicado na linha das encomendas no módulo de aquisições Menu das funções Barra de links rápidos - 6 -

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8 1.1.2 Associar uma encomenda a um orçamento Deve verificar se já tem orçamentos disponíveis. Caso não tenha terá de criar um novo orçamento Criar uma nova encomenda 1- Na Lista de encomendas seleccione Adicionar 2- Escolha um dos três tipos de encomenda: Monografia, Periódico, Encomenda pendente 3- Preencha os campos que aparecem nos 3 separadores activos Nota: O Nº de encomenda aparece automaticamente. Os campos mínimos a preencher: Separador 2: Formato do material, Tipo de material, Sub-biblioteca, Método de aquisição. Se for uma nova encomenda, o Estado é NEW Separador 3: Código do fornecedor Separador 4: Nº de unidades, Preço unitário, Preço total, Orçamento para Cabimentação 4- Seleccione Adicionar 5- A informação relativa à encomenda aparece no menu e na lista das encomendas. A partir deste momento, a encomenda poderá ser alterada, actualizada (poderá, por exemplo, alterar os diversos estados da encomenda) e geridas a sua cabimentação, a facturação, a chegada e a sua possível reclamação 6- É activado o 1º separador com informação sobre a encomenda 7- No botão Imprimir / cancelar, pode imprimir informação sobre o registo, imprimir carta a realizar ou a cancelar a encomenda. No botão Enviar, sai uma carta para encomenda ao fornecedor - 8 -

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10 1.2 Cabimentar uma encomenda É necessário cabimentar a encomenda antes de facturar e realizar o pagamento. No caso de orçamentos não geridos autonomamente pela biblioteca, a cabimentação deverá ser realizada antes do envio do pedido de encomenda ao fornecedor. A diferença é que só após se passar o passo da cabimentação e de concedida a autorização se poderá enviar o pedido de aquisição/encomenda. 1.3 Facturar uma encomenda Quando chegar a factura da encomenda, deve facturar o pedido: 1- Seleccione Factura 2- Seleccione Adicionar 3- Introduza o número que vem na factura 4- Preencha os campos (não se esqueça de incluir os valores, o IVA, o código do objecto, o estado, o tipo de pagamento e as datas). Seleccione Adicionar 5- Indique se o material foi ou não recepcionado 6- Aparece a indicação da factura na Lista de facturas 7- Seleccionando Orçamentos, vê-se o valor debitado ao orçamento escolhido para a factura (desde que o tipo de pagamento seleccionado tenha sido Débito)

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12 1.4 Dar entrada de uma encomenda Quando chegar a encomenda deverá dar a sua entrada: Se a encomenda chegar com a factura, dê entrada da factura e no passo 5 da facturação indique que o material foi recepcionado. Se a encomenda chegar depois da factura, no passo 5 da facturação indique que o material não foi recepcionado. Nessa altura: 1- Quando o material chegar, faça a pesquisa da encomenda e no ecrã das Encomendas, seleccione Chegada na zona de navegação (indicará 0/1) 2- Seleccione Adicionar para dar entrada do material

13 3- Preencha os campos necessários (datas e número de documentos chegados) e seleccione Adicionar 4- Na zona de navegação, verifique que a indicação mudou para 1/1 5- No ecrã central, aparece a indicação da chegada com a respectiva data 6- Verifique que o estado da encomenda está completo na Chegada e na Facturação

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15 2. Gestão de orçamentos Os procedimentos relacionados com os orçamentos gerem-se no ecrã de administração Zona de pesquisa Lista de orçamentos disponíveis Orçamentos Fornecedores Moeda Detalhes dos orçamentos Principais procedimentos disponíveis neste ecrã: Criação e gestão de orçamentos Criação e gestão de fornecedores Selecção de moeda para transacções 2.1 Criar um novo orçamento Passos para criar um novo orçamento: 1- No ecrã de administração, seleccione Orçamentos 2- Seleccione Adicionar 3- Preencha os campos do separador 1. Info orçamento 1 (nome, código, tipo, validade, estado) 4- Preencha também os campos do separador 2. Info orçamento 2 (código objecto, valores de cabimentação e de facturação e limitações). Os outros separadores ainda se encontram inactivos 5- Seleccione Adicionar

16 2.2 Transferir orçamentos Caso o orçamento não seja gasto na totalidade e possa ser transferido para o ano seguinte ou caso existam vários orçamentos em simultâneo e seja necessário transferir alguma quantia de um orçamento para outro (é

17 possível uma biblioteca gerir orçamentos de projectos, ou preferir fazer a distinção entre o orçamento de periódicos e de monografias): 1- No ecrã de administração, seleccione Orçamentos 2- Escolha o orçamento a transferir. Seleccione o separador Transacções 3- Seleccione Transferir 4- Indique o montante a transferir 5- Seleccione o orçamento para onde vai transferir o montante introduzido 6- Quando seleccionar a seta para executar a transferência, aparece a confirmação da transacção 7- Aparece a lista das transacções associadas ao orçamento que está seleccionado. O código das transferências é TRN

18 2.3 Alocar recursos aos orçamentos Caso necessite de realizar uma alocação (adicionar ou subtrair recursos) a algum orçamento: 1- No ecrã de administração, seleccione Orçamentos 2- Escolha o orçamento a alocar. Seleccione o separador Transacções 3- Seleccione Alocação 4- Preencha os campos do ecrã de alocação (data, divisa, montante, tipo de transacção). Seleccione OK 5- Aparece a lista das transacções associadas ao orçamento que está seleccionado. O código das alocações é ALC

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20 3. Gestão de fornecedores Os procedimentos relacionados com os orçamentos gerem-se no ecrã de administração 3.1 Criar um novo fornecedor Passos para criar um novo fornecedor: 1- No ecrã de administração, seleccione Fornecedores 2- Seleccione Adicionar 3- Preencha os campos do separador 1. Info Fornec. 1 (código do fornecedor, nome do fornecedor, estado, país, língua) 4- Preencha também os campos do separador 2. Info Fornec. 2 (divisa, entrega encomenda, formato carta, método envio carta) 5- Preencha ainda os campos do separador 3. Info Fornec. 3 (contacto, entrega, indicação de existência de ). O separador relativo à sub-biblioteca ainda se encontra inactivo 6- Seleccione Adicionar para activar o separador sub-biblioteca 7- Seleccione a sub-biblioteca a que corresponderá o fornecedor 8- Para acrescentar informação relativa às moradas ou acrescentar o , estando no ecrã principal do fornecedor, seleccione morada e preencha os campos necessários

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23 4. Reclamações Os procedimentos relacionados com os orçamentos gerem-se no ecrã das encomendas 4.1 Criar uma nova reclamação Passos para criar uma nova reclamação: 1- Depois de pesquisar a encomenda que pretende reclamar, no ecrã das encomendas, seleccione Reclamações 2- Seleccione Adicionar 3- Preencha os campos. Seleccione Adicionar 4- Verifique que a reclamação criada consta da lista de reclamações 5- Verifique que na zona de navegação das encomendas surge o número de reclamações com a respectiva data

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