C O N T R O L A D O R I A

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1 C O N T R O L A D O R I A Prof. Arievaldo Alves de Lima

2 1. Controladoria 1.1 Aspectos introdutórios O debate e as críticas quanto à ineficiência da Contabilidade tradicional, enquanto construtora e mantenedora de sistemas de informações, responsável por suprir os gestores com informações úteis e em tempo hábil na condução do processo de gestão das atividades empresariais, já data de algum tempo. A Contabilidade tradicional tem-se prestado à mensuração (ainda que conceitualmente falha) de eventos econômicos passados das organizações, na maioria das vezes, em atendimento às necessidades fiscais. Uma gestão com foco na continuidade da organização não se faz extrapolando dados do passado. Para atingir os estados futuros desejados, há que se simular eventos futuros, visto que decisões que se concretizarão no futuro são tomadas no presente. Assim a contabilidade, enquanto ciência, tem uma rica base conceitual da qual devemos nos valer e, interagindo de forma multidisciplinar com os demais ramos do conhecimento, buscar a construção de uma via alternativa, cuja base conceitual é inadequada para modelar as informações destinadas ao uso dos gestores. Como uma evolução natural desta Contabilidade tradicional praticada identificamos a Controladoria. 1.2 Controladoria O novo entorno econômico globalizador, vivido atualmente no mundo, tem introduzido profundas mudanças no ambiente econômico internacional, provocando novo arranjo na Economia Mundial, que tende a um processo de globalização, caracterizado basicamente pela união de países em torno de uma proposta comum de intercâmbio comercial por meio da queda de barreiras tarifárias cambiais e de outras condições de livre comércio. Todo esse processo impacta tanto o contexto externo das relações contratuais das organizações, como ambiente interno das empresas, criando assim a demanda por melhores práticas de gestão. Quer queiramos ou não, os movimentos sociais exigirão futuramente um posicionamento das empresas e elas serão cobradas em seu papel social, principalmente em relação a seu desempenho; assim sendo, a otimização do uso dos recursos disponíveis é preocupação primeira dos gerenciadores das organizações. O objetivo de um negócio privado, em uma economia competitiva, é obter o maior lucro possível desde que não seja inconsistente com o crescimento de longo prazo da companhia e com os padrões éticos da sociedade. Copyright /08/17 12:53 página 2/22

3 A Contabilidade Moderna tem-se caracterizado com uma das ferramentas mais úteis aos administradores na otimização do processo de tomada de decisão. Como um sistema de informação e mensuração de eventos que afetam a tomada de decisão, possibilita que, partindo do conhecimento de fatos passados, procedimentos sejam delineados de forma que esta otimização seja, senão alcançada totalmente, buscada com maior segurança. O aumento da complexidade na organização das empresas, o maior grau de interferência governamental por meio de políticas fiscais, a diferenciação das fontes de financiamentos das atividades, a percepção das necessidades de consideração dos padrões éticos na condução dos negócios e, principalmente, a demanda por melhores práticas de gestão, criando a necessidade de um sistema contábil mais adequado para um controle gerencial mais efetivo, tem sido, entre outras, algumas das razões para que a responsabilidade com o gerenciamento das finanças das empresas tenha aumentado de importância dentro do processo de condução dos negócios. Diante de todo esse contexto a Controladoria não pode ser vista como um método, voltado ao como fazer. Para uma correta compreensão do todo, devemos cindi-la em dois vértices: o primeiro como ramo do conhecimento responsável pelo estabelecimento de toda base conceitual, e o segundo como órgão administrativo respondendo pela disseminação de conhecimento, modelagem e implantação de sistemas de informações. A Controladoria está voltada para modelar a correta mensuração da riqueza, a estruturação do modelo de gestão. Para tanto ela é vista como uma unidade administrativa responsável pela coordenação e disseminação da Tecnologia de Gestão, no tange ao processo de sistemas de informações e também como órgão aglutinador e direcionador de esforços dos demais gestores que conduzam á otimização do resultado global da organização. Copyright /08/17 12:53 página 3/22

4 2. Missão e Responsabilidade A gestão das atividades empresariais é conduzida sob uma perspectiva sistêmica, visto que a maximização isolada dos resultados das partes não conduz necessariamente à otimização do todo. Cabe, então, à Controladoria, por ser a única área com uma visão ampla e possuidora de instrumentos adequados á promoção da otimização do todo, a responsabilidade pelo cumprimento de uma missão muito especial. A missão da Controladoria será: Assegurar a otimização do resultado da organização. Para que a missão possa ser cumprida a contento, objetivos claros e viáveis estarão sendo estabelecidos. O objetivo maior da Controladoria é a gestão econômica, compreendida pelo conjunto de decisões e ações orientado por resultados desejados e mensurados. Dado este maior temos que os objetivos da Controladoria, tendo em vista a missão e seu objetivo maior estabelecidos, são: Promoção da eficácia organizacional; Viabilização da gestão econômica; Promoção da integração das áreas de responsabilidade Responsabilidade da Controladoria A Controladoria, como qualquer área de responsabilidade de uma organização, tem sua responsabilidade definida claramente, respondendo pelas gestões operacional, financeira, econômica e patrimonial de suas atividades. Entretanto, por ser uma atividade de coordenação e em decorrência de sua missão, a responsabilidade da Controladoria se diferencia da responsabilidade das áreas operacionais e de apoio. Esta diferença se caracteriza no processo desenvolvido para assegurar a otimização do resultado. É responsabilidade da Controladoria: ser a indutora dos gestores, no diz respeito à melhora das decisões, pois sua atenção envolve implementar um conjunto de ações cujos produtos materializam-se em instrumentos disponibilizados aos gestores. Copyright /08/17 12:53 página 4/22

5 3. Funções da Controladoria Na Controladoria as funções estão diretamente ligadas ao conjunto de objetivos e, quando desempenhadas, viabilizam o processo de gestão econômica. As funções da Controladoria são: Subsidiar o processo de gestão Essa função envolve ajudar a adequação do processo de gestão à realidade da empresa ante seu meio ambiente. Sendo materializada tanto no suporte à estruturação do processo de gestão como pelo efetivo apoio às fases do processo de gestão, por meio de um sistema de informação que permita simulações e projeções sobre eventos econômicos no processo de tomada de decisão. Estará a Controladoria suprindo os Gestores das diversas áreas no processo de gestão com instrumentos gerenciais que fornecem informações sobre desempenhos e resultados econômicos. É inerente a esta função monitorar o processo de elaboração do orçamento e respectiva consolidação das diversas áreas de responsabilidade da empresa. Apoiar a avaliação de Desempenho Na avaliação de desempenho, seja dos gestores ou das áreas de responsabilidade, a Controladoria estará: Elaborando a análise de desempenho econômico das áreas; Elaborando a análise de desempenho dos gestores; Elaborando a análise de desempenho econômico da empresa; Avaliando o desempenho da própria área. Apoiar a avaliação de resultado Ao apoiar a avaliação de resultado, a Controladoria estará: Elaborando a análise de resultado econômico dos produtos e serviços; Monitorando e orientando o processo de estabelecimento de padrões; Avaliando o resultado de seus serviços. Copyright /08/17 12:53 página 5/22

6 Gerir os sistemas de informações Desempenhando a função de gerir os sistemas de informações, estará a Controladoria: Definindo a base de dados que permita a organização da informação necessária à gestão; elaborando modelos de decisão para os diversos eventos econômicos, considerando as características físico-operacionais próprias das áreas, para os gestores, padronizando e harmonizando o conjunto de informações econômicas. Atender aos gestores do mercado A empresa é um sistema aberto e, conseqüentemente, interage com o meio ambiente, trocando os mais diferentes tipos de recursos/produtos. Ante a essa condição, é função da Controladoria atender às demandas externas, da seguinte forma: Analisando e mensurando o impacto das legislações no resultado econômico da empresa; atendendo aos diversos agentes do mercado, seja como representante legal formalmente estabelecido, seja apoiando o gestor responsável. Copyright /08/17 12:53 página 6/22

7 4. Controller Funções do Controller Qual será o papel do controller dentro do processo de definir, planejar e acompanhar as operações de uma entidade? Verifica-se que este papel difere grandemente de empresa para empresa. Dependendo do porte e estrutura organizacional, a função do controller pode atingir aos mais diversos níveis da administração. O trabalho do controller inicia-se na contabilidade geral o que o situaria na estrutura organizacional como um órgão de linha, normalmente se subordinado ao principal executivo financeiro da empresa. Suas atividades incluem a geração de informações dentro dos diversos setores a ele subordinados. Neste caso, o controller seria responsável, entre outras, pelas seguintes áreas e funções: a) contabilidade geral b) controle patrimonial c) orçamentos d) auditoria interna e) administração financeira Logo após, o controller seria envolvido na compilação, síntese e análise das informações geradas. As principais responsabilidades do controller: 1) organização de adequado sistema de informações gerenciais que permita à administração conhecer os fatos ocorridos e os resultados obtidos com as atividades; 2) comparação permanente entre o desempenho esperado e o real; 3) identificação das causas e dos responsáveis pelas variações; 4) apresentação das recomendações para a adoção de medidas corretivas. Copyright /08/17 12:53 página 7/22

8 5. Instrumentos de Controladoria e Processo de Gestão Instrumentos da Controladoria A Controladoria, na execução de suas atividades, deve utilizar-se de dois instrumentos fundamentais: Processo de Gestão e Sistemas de Informações. Processo de Gestão Embora existam diferentes escolas de pensamento a respeito do termo Administração e como essa deve ser praticada, é geralmente aceito que o processo de gestão possui cinco funções principais: 1. Planejamento 2. Organização 3. Controle 4. Comunicação 5. Motivação Planejamento Planejamento é a mais básica de todas as funções gerenciais, e a habilidade com que essa função está sendo desempenhada determina o sucesso de todas as operações. Planejamento pode ser definido como o processo de reflexão que procede a ação e é regido para a tomada de decisão agora, com vistas no futuro. O planejamento é formado de cinco estágios: 1. Estabelecer os objetivos da organização; 2. Avaliar o cenário no qual a organização estará operando, relacionando os fatores externos que irão possivelmente afetar suas operações. Para este propósito, uma projeção deve ser feita na tentativa de predizer o que irá acontecer no futuro, não importando se deverão ser ou não mudanças na política da organização dos planos; 3. Avaliar os recursos existentes, pois a gestão tem como escopo o uso mais eficiente destes recursos escassos: homens, máquinas, materiais e dinheiro; Copyright /08/17 12:53 página 8/22

9 4. Determinar a estratégia para alcançar os objetivos estabelecidos no plano geral que especifica as metas. As decisões estratégicas dizem respeito ao estabelecimento do relacionamento entre a empresa e o meio ambiente; 5. Delinear um programa de ação para alcançar metas estratégicas selecionadas para programas de longo prazo e de curto prazo, discriminando o tipo de recurso no orçamento anual. Assim, decisões são essenciais em todos os estágios do processo de planejamento. As áreas chaves podem ser estabelecidas quando se decide: o que deve ser feito, quando deve ser feito, como deve ser feito e quem deve fazê-lo. A importância dos fatores conjunturais no processo de planejamento é óbvia, e é igualmente claro que informações a esse respeito não devem estar sujeitas a um tratamento menos rígido do que as informações analíticas são criticadas como inadequada para o propósito de uma decisão eficiente. As deficiências na natureza e qualidade dessas informações serão examinadas posteriormente com maiores detalhes. Entretanto, existe a necessidade de um fluxo contínuo de informações sobre o meio ambiente, pois o mais importante fator potencial de crescimento da firma e de maior eficiência é a habilidade de assimilação e aprendizado de seus gestores. O sistema de informação tem presentemente migrado de uma pesada ênfase na informação analítica para a incorporação de dados ambientais. Podem-se distinguir duas espécies de atividade de planejamento: Planejamento Estratégico Planejamento Operacional Planejamento Estratégico A fase de planejamento estratégico tem como premissa fundamental assegurar o cumprimento da missão e da continuidade da empresa. Essa fase do processo de gestão gera um conjunto de diretrizes estratégicas de caráter qualitativo que visa orientar a etapa de planejamento operacional. O processo de planejamento estratégico contempla o estabelecimento de cenários, a análise das variáveis do ambiente externo (identificação das oportunidades e ameaças) e do ambiente interno da empresa (identificação de seus pontos fortes e fracos) e a determinação das diretrizes estratégicas. Copyright /08/17 12:53 página 9/22

10 As diretrizes estratégicas objetivam aproveitar as oportunidades, evitar as ameaças, utilizar os pontos fortes e superar as deficiências dos pontos fracos. Para tanto, são pré-requisitos: clara definição da missão da empresa, envolvimento e a participação dos gestores, e o apoio de sistema de informações sobre variáveis ambientais, que gerem informações sobre os desempenhos passados e propiciem o conhecimento das variáveis atuais dos ambientes interno e externo. Planejamento Operacional O planejamento Operacional divide-se em pré-planejamento, planejamento de médio/longo prazo e planejamento de curto prazo, com objetivos, processos, produtos e requisitos específicos. Pré-Planejamento Operacional A fase de pré-planejamento objetiva assegurar a escolha das melhores alternativas operacionais que viabilizem as diretrizes estratégicas. O processo de pré-planejamento contempla estabelecimento de objetivos e metas operacionais, identificação de alternativas de ação operacionais, simulação das alternativas disponíveis, análise e escolha das melhores alternativas simuladas nas diversas áreas, consolidação e harmonização das alternativas. O produto dessa fase do processo gerencial é o conjunto de alternativas de ação selecionadas. Os pré-requisitos são: um conjunto de diretrizes estratégicas, envolvimento e participação dos gestores e apoio de sistema de simulação de resultados econômicos. Planejamento Operacional Médios e Longos Prazos Essa fase do processo gerencial objetiva otimizar o desempenho da empresa em determinada perspectiva temporal considerada pela empresa como médio e longo prazos. O processo caracteriza-se pelo detalhamento das alternativas selecionadas na fase de pré-planejamento, quantificando-se analiticamente os recursos, volumes, preços, prazos, investimentos e demais variáveis planejadas. Envolve a definição do horizonte de planejamento e dos módulos temporais de planejamento, a determinação dos recursos necessários ao atingimento dos objetivos e metas e das etapas e prazos para o cumprimento das metas. O produto desse processo é o plano operacional de médio/longo prazos aprovados. Os pré-requisitos são: conjunto de alternativas operacionais aprovadas, envolvimento e participação dos gestores e apoio de um sistema de orçamento. Copyright /08/17 12:53 página 10/22

11 Planejamento Operacional Curto Prazo Essa fase corresponde a um replanejamento efetuado em momento mais próximo á realização dos eventos e à luz do conhecimento mais seguros das variáveis envolvidas, visando assegurar a otimização do desempenho no curto prazo. Para tal fim, o processo contempla identificação das variáveis internas e externas de curto prazo, análise de adequação do plano operacional de médio/longo prazos à realidade operacional de curto prazo, decisão quanto à manutenção ou revisão dos planos originais para o curto prazo e, por fim, consolidação e harmonização das alternativas. O produto dessa fase é o programa operacional para um módulo no horizonte temporal de curto prazo do planejamento operacional, envolvendo um plano operacional de curto prazo, cujo detalhamento consiste na programação das transações a serem efetivadas. Organização Organização envolve definição da estrutura administrativa para que as decisões estratégicas sejam implementadas. A configuração da área administrativa procura estabelecer a estrutura e a forma da firma ou da organização e definir as responsabilidades e linhas de autoridade. Isso envolve definição das tarefas necessárias para alcançar as metas estratégicas, uma determinação de quem irá desempenhar estas tarefas e assumir responsabilidades por seu desempenho. A função de organização é coordenar estas tarefas de modo que a empresa esteja apta a trabalhar eficientemente e alcançar seus objetivos. A organização é desenvolvida através do processo de departamentalização no qual, diferentes especialistas são divididos em departamentos separados. Estes departamentos estão ligados por uma hierarquia, uma estrutura formal de comunicação que possibilita a passagem das instruções e das informações tanto de baixo para cima como de cima para baixo. O propósito principal de toda estrutura organizacional é facilitar o fluxo das informações para o processo de tomada de decisão. Execução É exatamente na fase de execução que as ações são implementadas e surgem as transações realizadas. Nessa etapa, procura-se alcançar os objetivos e metas estabelecidos no planejamento, de forma a otimizar cada negócio. Com esse propósito, o processo de execução envolve a identificação, a simulação e a escolha de alternativas para o cumprimento das metas, bem como a implementação das ações. São pré-requisitos: plano operacional de curto prazo aprovado e sistemas de apoio à execução das operações. Copyright /08/17 12:53 página 11/22

12 Controle Efetivamente, controle é um sistema de feedback que possibilita aos desempenhos serem comparados com os objetivos planejados. Controle é essencial para a realização do planejamento. Na prática, á medida que maior ênfase é dada ao controle das operações, mais próximo estarão de serem cumpridos os objetivos descritos. O feedback de informações é parte integrante dos procedimentos de controle dirigidos para detectar possíveis variações. O objetivo é evidenciar os desvios do plano tão cedo quanto possível para que ações corretivas sejam implementadas. A função do controle está intimamente ligada á função de planejamento, por um sistema que informa o resultado de decisões passadas, pois proporciona meios de avaliação contínua do desempenho corrente em face do planejado estrategicamente. Comunicação Comunicação é uma troca de fatos, idéias e opiniões, por duas ou mais pessoas. A troca é bem-sucedida somente quando resulta num real entendimento. Resumidamente, dizer não é o bastante, quem recebe a informação precisa entender a mensagem que o emissor está tentando comunicar. A comunicação, portanto, ocorre quando o receptor da informação entende o que o emissor pretende comunicar. Comunicação supõe ligação de todas as funções gerenciais pela transmissão de informações e instruções internas da organização. Adicionalmente, o processo de comunicação relaciona a organização com seu meio ambiente, por ligá-la a seus fornecedores, e aos consumidores para quem se produto é direcionado. Em qualquer organização, a especialização das tarefas e a conseqüente divisão do trabalho criam situações nas quais um fluxo de idéias e de fatos é necessário em função da eficiência. Alto grau de comunicação agrega os vários membros da organização, unindo-os na busca das metas organizacionais. Assim, uma empresa pode ser vista somente como um sistema de tomada de decisão, mas também como um sistema de comunicação. Os principais componentes de um sistema de comunicação são: o emissor, a mensagem e o receptor. O emissor pode ser uma pessoa, um computador ou qualquer aparelho capaz de emitir uma mensagem. Do ponto de vista gerencial, a comunicação escrita possui vantagens especiais, pois nela a informação pode ser planejada e incorporada aos procedimentos formais, formas nas quais a comunicação se efetiva. Copyright /08/17 12:53 página 12/22

13 Essencialmente, procedimentos que são destinados a comunicar informações devem focalizar o que é importante, a fim de maximizar a possibilidade de ocorrência da comunicação efetiva. Isto requer um número limitado de mensagens a serem comunicadas, para que a informação realmente importante possa ser preservada. Ressalta-se que comunicar somente informações excepcionais, isto é, informações a respeito de variações do plano predeterminado, que requerem atenção imediata, é um modelo bastante aceito. Motivação Traduz-se no envolvimento total dos membros da organização e na busca de maneiras de como melhorar a desempenho individual. Quando se estuda a motivação, estudam-se as influências das pessoas e de seu comportamento. Alguns fatores motivacionais são basicamente biológicos ou psicológicos e podem ser vistos como naturais ou inerentes como a necessidade de ar, água, alimentação, sono, vestimenta e moradia. Alguns fatores motivacionais são adquiridos, como por exemplo: a combinação de necessidades associadas ao ego individual e a uma correta avaliação de si próprio. Outros fatores motivacionais estão relacionados a necessidades sociais e são influenciados pela organização da situação do trabalho. Muitos estudos têm examinado os efeitos destas necessidades, e mostram como o tamanho, a coesão e a finalidade do grupo atuam no controle dos membros, através de suas próprias razões. Assim, a organização deve criar situação em que os objetivos pessoais e do grupo tenham grandes possibilidades de coincidirem. Copyright /08/17 12:53 página 13/22

14 6. Sistema x Empresa Sistema pode ser conceituado como conjunto de partes que interagem entre si, integrando-se para atingir um objetivo ou resultado. As organizações empresariais interagem com o ambiente e a sociedade de maneira completa. A empresa é um sistema em que há recursos introduzidos, que são processados, e há a saída de produtos ou serviços. Uma empresa é considerada um sistema aberto em razão de sua interação com a sociedade e o ambiente onde ela atua. Essa interação com a sociedade provoca influência nas pessoas, aumento nos padrões de vida e o desenvolvimento da sociedade. Assim, podemos dizer que toda a empresa tem uma missão em relação à sociedade e que a missão das empresas corresponde aos seus objetivos permanentes, que consistem em otimizar a satisfação das necessidades humanas. Enfoque atual dos sistemas nas empresas Dentro das empresas, o enfoque atual dos sistemas está principalmente no negócio empresarial e no objetivo de auxiliar os respectivos processos decisórios. Em geral, os sistemas procuram atuar como: * Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrincada (confusa) abrangência e complexidade. * Instrumentos que possibilitam uma avaliação das empresas e, quando necessária, sintética das empresas. * Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relações. * Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional. * Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios empresariais. * Produtores de informações oportunas e geradores de conhecimento. * Valores agregados e complementares à modernidade, perenidade, lucratividade e competitividade empresarial. Copyright /08/17 12:53 página 14/22

15 Composição e constituição dos sistemas A composição moderna dos sistemas empresariais ultrapassa a convenção simplória e vetusta (velha) de entrada, processamento e saída. Está dividida em outros componentes: a. Objetivos do sistema: Objetos do tema, alvos, essências ou desígnios que se pretende atingir. Os objetivos devem ser relatados, formalizados e caracterizados, também chamados de objetivos reais, para não deixar dúvidas ou ocasionar distorções, omissões do sistema etc. Devem expressar claramente os requisitos funcionais do sistema. b. Ambiente do sistema: Local onde o sistema executa suas funções, considerando ambiente interno, externo e físico. c. Recursos do sistema: Meios necessários para que o sistema cumpra suas funções, infra-estrutura logística e de tecnologia. d. Componentes humanos do sistema: Pessoas responsáveis pelo acionamento e utilização dos produtos. e. Função do sistema: Atividades que o sistema propõe fazer, atendendo à execução de seus requisitos funcionais e à geração dos produtos necessários. f. Procedimentos do sistema: Atividades que antecedem e sucedem, ou ainda, paralelas à função principal do sistema, porém necessárias à preparação para funcionamento e remessa dos produtos. g. Gestão do sistema: Compreende a administração, análise dos produtos, retroalimentação, controles e avaliações de qualidade e atendimento aos requisitos funcionais. Copyright /08/17 12:53 página 15/22

16 Etapas de desenvolvimento e implantação de um Sistema de Informações O atual estágio de desenvolvimento das entidades conduz à necessidade de adaptações e modificações nos sistemas de informação, especialmente naqueles voltados para o planejamento e o controle. Tão importante quanto utilizar adequadamente tais instrumentos é conhecer os aspectos inerentes a sua concepção, implantando operação e manutenção. As informações devem ser concebidas e comunicadas com base em princípios, procedimentos e orientações estabelecidos no modelo de gestão da empresa. Na qualidade de principal cliente dos sistemas de informação operacional existentes nas entidades, e como fornecedor de informações aos processos decisórios empresariais, cabe à controladoria papel relevante nas atividades de desenvolvimento e implantação de um sistema de informações. Esse papel justifica-se à medida que um adequado conhecimento da realidade empresarial, em seus aspectos técnico, econômico-financeiro e político, aliado ao conhecimento e domínio das técnicas de implementação e utilização de recursos que permitam transformar dados em informações, cria algumas das condições necessárias a um eficaz posicionamento da Controladoria no ambiente empresarial. Apresentam-se a seguir as etapas para o desenvolvimento e a implantação de um sistema de informações gerenciais. Diagnóstico da situação atual Nessa etapa inicial, estuda-se a necessidade de criação, substituição ou manutenção de um sistema de informações, caracterizando o início de um projeto de implantação. O termo projeto é aqui definido como um conjunto de atividades que tem começo, meio e fim definidos, no qual se aloca um conjunto de recursos humanos e materiais para obter um produto final compatível com os objetivos da empresa. Nessa fase do projeto, normalmente ocorrem as seguintes etapas: a. Preliminares do projeto: compreende atividades iniciais, negociação com os clientes/usuários, reuniões e troca de correspondência entre as áreas envolvidas; b. Planejamento do projeto: é a definição das diretrizes do projeto, a alocação dos recursos e a elaboração dos primeiros cronogramas de trabalho; c. Levantamento de dados: é a coleta de informações relativas ao projeto, cujo produto será uma pasta de levantamento, com o seguinte conteúdo: * descrição do sistema; * áreas envolvidas; * características e modelos de entradas e saídas; * características dos arquivos de informações, em termos de conteúdo; * representação gráfica do sistema proposto; correspondência entre as áreas envolvidas. Copyright /08/17 12:53 página 16/22

17 d. Definição do problema: é a identificação dos pontos principais que levaram à criação do projeto, definindo-se a situação desejada ou o objetivo a alcançar. Essa fase é de capital importância, pois da exata definição do problema ou da questão a ser desenvolvida dependerá o sucesso ou o fracasso do projeto em questão; e. Avaliação da situação atual: é a confrontação da situação atual com a situação desejada, destacando-se os desvios entre as duas situações. Aqui, identificam-se as alternativas da solução quando a situação atual apresentar desvios considerados inaceitáveis / indesejáveis; f. Análise das exigências de desempenho e das restrições ao novo sistema: é a identificação das exigências de desempenho para cada uma das alternativas que se apresentam para a solução do problema, tais como: * tempos de resposta em unidades de processamento de dados; * períodos críticos de coleta e fornecimento dos dados para processamento no sistema; * meios de coleta/captação de dados e formas de recuperação e tratamento das informações; * avaliação das restrições para que sejam atendidas as exigências de desempenho para o novo sistema. Etapas necessárias ao estudo: Estudo de viabilidade da implantação do sistema a. análise custo/benefício é proposta orçamentária do projeto: é a identificação dos benefícios/resultados a serem alcançados com a alternativa para a implantação e operação do sistema em questão e uma análise comparativa em relação à situação atual. Nessa etapa, o aspecto mais importante diz respeito à determinação do nível ótimo de geração de informações. Sabe-se que o valor da informação é diretamente relacionado com seu uso final, isto é, seu valor depende da redução da incerteza derivada de seu uso. De maneira ideal, um projeto de sistemas implicará que grande parte de recursos seja gasta na fase pré-operacional e, à medida que efetivamente operar, seus custos de operação e manutenção serão representados por uma curva de comportamento relativamente constante; b. elaboração do relatório de viabilidade do sistema: é a obtenção de um produto que destaque a situação desejada comparativamente à situação atual, descrevendose as alternativas de solução, as análises das exigências de desempenho e as restrições existentes. Copyright /08/17 12:53 página 17/22

18 Desenvolvimento do sistema de informação Aprovado o projeto e designados os recursos necessários a seu desenvolvimento, inicia-se a fase na qual o trabalho toma corpo dentro da organização. Atualmente, existem metodologias e tecnologias específicas para essa etapa. Assim, segue uma breve descrição de alguns pontos relativos a uma metodologia de implantação de sistemas de informação. a. definição do projeto lógico do sistema de informação: é a definição da tecnologia a ser utilizada na montagem das bases de dados, em que se decide se os arquivos residirão em bases de dados convencionais, bancos de dados ou outros suportes de dados: b. elaboração dos diagramas de fluxos de dados: é a elaboração dos diagramas de fluxos de dados dos processos relativos aos sistemas em questão; c. elaboração do diagrama de estrutura de dados: é a definição do grupamento de dados, de acordo com a engenharia de informações, definindo-se as otimizações necessárias ao processo de obtenção de informações; d. elaboração do fluxograma do sistema: é a identificação dos programas que compõem o sistema, o encadeamento lógico dos programas e a geração gráfica do fluxo lógico do sistema; e. definição dos programas: é a definição dos conjuntos de códigos de instrução para o equipamento processador, que geralmente contém: Descrição geral do programa; Descrição detalhada do procedimento de operação; Descrição detalhada dos arquivos e dos acessos a serem realizados; Descrição das telas e dos relatórios necessários. f. codificação e teste dos programas: significa "escrever" os programas que executarão o processamento das informações, tarefa normalmente realizada pelo programador/analista programador. É uma fase importante, pois a interação desse profissional com a equipe deverá ser constante, para otimização do trabalho e obtenção do produto desejado; g. elaboração da documentação do sistema: nessa fase, registram-se o desenvolvimento e a implantação do sistema, com a descrição dos layouts de arquivos dos programas e dos diagramas relacionais, dos procedimentos externos ao sistema, bem como das áreas envolvidas e dos modelos de documentos de entrada e saída dos dados. Copyright /08/17 12:53 página 18/22

19 Implantação do sistema de informações Nessa etapa, devem ser observados os seguintes procedimentos: a. Teste e depuração (ato ou efeito) do projeto: É a preparação e confecção da massa de dados para os testes de programas e do sistema, levando-se em conta os testes de mesa efetuados ao longo do desenvolvimento, com o acompanhamento ao processo de produção experimental. Nessa fase, serão corrigidos os problemas relativos ao processamento das informações e ao fluxo de entrada/saída de dados; b. Treinamento ao usuário: é a preparação do material e do efetivo treinamento do cliente/usuário do sistema. De maneira ideal, o cliente/usuário acompanhará a implantação/desenvolvimento do projeto, assimilando o máximo de informações a respeito do sistema, e seu treinamento será facilitado por esse contato preliminar; c. implantação e acompanhamento: é a implantação propriamente dita, seguida das fases de operação. É necessário acompanhar junto ao cliente/usuário o andamento dos trabalhos, o grau de satisfação e a operacionalidade do sistema em questão. Nesse ponto, podem ser criadas/desenvolvidas atividades que estarão enquadradas na própria operação/manutenção do sistema. Controles Internos Reconhecidamente, o controle permanente é uma função gerencial de relevância primordial para o sucesso de qualquer empreendimento. Ignorar esse fato, ou mesmo menosprezar sua importância, é como pilotar urna aeronave sem acesso constante às referências que indicam a que velocidade ou altitude se está voando, a que distância se está do destino, quanto de combustível resta no reservatório ou se a rota está dentro do planejado. Copyright /08/17 12:53 página 19/22

20 7. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO A Contabilidade, de acordo com Hendriksen, faz uma distinção geral relevante entre dados e informação. Os dados podem ser definidos como mensurações ou descrições de objetos ou eventos. Se esses dados não interessam ou já são conhecidos à pessoa a quem são comunicados, não podem ser definidos como informação. A informação pode ser definida como um dado (ou conjunto de dados) que provoca o efeito surpresa na pessoa que recebe. Além disso, ela deve reduzir a incerteza, comunicar uma mensagem, ter valor superior ao seu custo e ser capaz, potencialmente, de evocar uma resposta do tomador de decisão. Os gerentes sempre se defrontam com a responsabilidade pela solução dos grandes problemas de uma empresa e tomam decisões fazendo a escolha entre soluções alternativas, o que caracteriza uma preferência, que se supõe baseada em um adequado sistema de informações. No passado, a informação era obtida e os gerentes a processavam com base em sua habilidade pessoal. Modernamente, porém, observa-se que ocorreram mudanças que estão contribuindo para o aperfeiçoamento da gestão de uma empresa, e para sua eficácia gerencial: 1) A gestão da empresa passou a ser feita sob uma abordagem sistêmica (lógica) e as próprias técnicas gerenciais obtiveram um avanço considerável. 2) A informação passou a ser tratada como um produto de um sistema planejado, de modo a torná-la disponível de acordo com as necessidades dos gerentes. 3) Desenvolveram-se sistemas de informações, que suportam os processos de planejamento e controle dos gerentes, bem como, os sistemas operacionais de gestão das atividades de produção da empresa. Sob esse enfoque sistêmico, o sistema de informação é um subsistema do sistema da empresa, e nesta linha de raciocínio pode-se concluir que o sistema de informações é um conjunto de subsistemas de informações interdependentes. NASH e ROBERTS definem o sistema de informação global de uma empresa da seguinte maneira: O sistema de informações é uma combinação de pessoas, facilidades, tecnologias, mídias, procedimentos e controles, com as quais se pretende manter canais de comunicações relevantes, processar transações rotineiras, chamar a atenção dos gerentes e outras pessoas para eventos internos e externos significativos e assegurar as bases para a tomada de decisões inteligentes. Copyright /08/17 12:53 página 20/22

21 SISTEMAS DE APOIO ÀS OPERAÇÕES Nível Operacional Transação Simples Dado Processamento Informações Decisões Operacionais Nível Econômico- Financeiro Transações Agregadas Processamento Informações Decisões Gerenciais Copyright /08/17 12:53 página 21/22

22 Os vários subsistemas interdependentes que constituem o sistema global de informações podem ser classificados, geralmente, em dois grupos: SISTEMAS DE APOIO ÀS OPERAÇÕES São os que processam dados relativos a transações rotineiras, recorrente e, portanto, programáveis. Estes podem ser, ainda, subdivididos em duas categorias: - Sistemas que processam dados ligados a transações individualizadas, tais como compras, faturamento, contas a pagar, contas a receber, que envolvem decisões menos complexas, mas importantes como a eficiência e a produtividade; - Sistemas que processam dados de transações agregadas, tais como planejamento e controle de produção, custos, contabilidade, envolvendo decisões operacionais mais complexas que afetam a eficácia da empresa. SISTEMAS DE APOIO À GESTÃO São os que processam dados para a tomada de decisões e atividades de solução de problemas dos gerentes, portanto, não programáveis, tais como previsão de vendas, análise de custos, elaboração de orçamentos. Estes sistemas destinam-se a: - Auxiliar o processo decisório dos gerentes; - Dar suporte às avaliações e aos julgamentos dos gerentes; - Aumentar a eficácia do processo decisório. Mensagem Final: O modelo conceitual de Controladoria, descrito na apostila, deve ser entendido antes de tudo como um corpo coerente e consistente de conhecimentos do que como um departamento, órgão ou função. É preciso mudar valores, crenças, atitudes e comportamentos dos gestores, ou seja, mudanças na cultura organizacional da empresa significando isto que a implementação com sucesso de tal modelo requer uma estratégia adequada em cada situação real de implementação do modelo. Logo, é sempre recomendável, realizar uma explanação de sensibilização sobre o modelo conceitual de Controladoria para a alta administração da empresa. É preciso deixar claro: os objetivos, as metas, os conceitos-chave e princípios contidos no modelo, de modo a ficarem evidentes os seguintes aspectos: O que vai mudar na e/ou com a empresa, se ela vier a adotar o modelo; o que a empresa vai ganhar ou deixar de ganhar (ou eventualmente até mesmo perder) com a implementação ou não do modelo; metodologia e recursos necessários para a implementação do modelo. Copyright /08/17 12:53 página 22/22